1.

Job Analysis
Perkembangan organisasi dan perubahan struktur dalam organisasi
menyebabkan kebutuhan akan pekerjaan baru semakin meningkat. Sebelum organisasi
melakukan seleksi terhadap karyawan yang akan menduduki jabatan yang baru, maka
manajer sumber daya manusia perlu mengetahui dan mengidentifikasi pekerjaan-
pekerjaan apa saja yang akan dilakukan dan bagaimana pekerjaan dilakukan serta jenis
personal yang bagaimana yang layak menduduki pekerjaan tersebut. Dalam hal ini,
organisasi perlu menetapkan standar-standar pekerjaan dan kriteria keterampilan,
pendidikan, dan pengalaman yang diperlukan. Untuk mengetahui jenis pekerjaan,
bagaimana melakukan pekerjaan dan siapa yang tepat untuk melakukan pekerjaan itu
perlu dilakukan analisis terhadap pekerjaan itu sendiri yang disebut sebagai analisa
jabatan (job analysis). Dessler (1997), mengungkapkan bahwa analisa jabatan
merupakan prosedur untuk menetapkan tugas dan tuntutan keterampilan dari suatu
jabatan dan orang macam apa yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut. Dalam
pengertian ini, dessler menekankan pada dua aspek, yaitu meyangkut isi pekerjaan dan
orang yang melaksanakan pekerjaan.
Job analysis adalah penilaian yang mendefinisikan pekerjaan dan perilaku yang
diperlukan untuk melaksanakannya. Adapun kualifikasi yang dibutuhkan untuk
menjadi seorang anggota UKM Bali, berikut ini merupakkan penjelasan dari kualifikasi
yang dibutuhkan untuk menjadi anggota UKM Bali.
Tahapan Dalam Proses Analisa Jabatan
Penjelasan :
1. Planning the Job Analysis
Sebelum mengumpulkan data dari para manajer dan karyawan, adalah penting
untuk melakukan proses perencanaan terhadap analisis jabatan. Permasalahan
utama dalam perencanaan analisis pekerjaan adalah menjawab dan
mengidentifikasi sasaran dan analisis pekerjaan itu. Selanjutnya perencana
meminta persetujuan dan dukungan dari manajemen puncak untuk menghindari
munculnya keresahan dan resisensi manajerial dan karyawan.
2. Preparing and Communication the Job Analysis
Pada tahap ini, pegawai yang akan dilibatkan dalam melakukan analisis
pekerjaan dan metode yang akan digunakan harus diidentifikasi. Apakah
mereka yang dilibatkan itu termasuk kelompok pegawai harian, untuk salah satu
divisi, atau seluruh pegawai yang ada dalam organisasi. Kegiatan lain dalam
tahap ini adalah mengkaji dokumentasi pekerjaan yang ada, baik menyangkut
struktur organisasi maupun sumber daya yang tersedia. Terakhir adalah
mengkomunikasikan proses kepada para manajer dan pegawai untuk
menghindari keresahan tadi.
3. Conducting the Job Analysis
Pada tahap ini analisis sudah dapat dilakukan. Berbagai data yang diperlukan
dikumpulkan melalui sebuah angket yang disertai dengan sebuah surat yang
menjelaskan proses dan instruksi untuk pengisian dan mengembalikan angket
analisis pekerjaan itu. Setelah data terkumpul, kegiatan berikutnya adalah
melakukan pemilahan (sortir) menurut kelompok atau unit-unit. Bila perlu
untuk mencocokan data perlu digunakan wawancara atau pertanyaan tambahan.
4. Developing Job Descriptions and Job Specifications
Apabila data yang dikumpulkan sudah sesuai, maka selanjutnya menyiapkan
draft uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Begitu draft 9 tersebut
rampung diisi, selanjutnya ditinjau ulang oleh manajer. Setelah selesai ditinjau
oleh manajer, uraian pekerjaan kemudian didistribusikan oleh bagian SDM ke
para manajer, supervisor, dsn pegawai.
5. Maintaining and Updating Job Description and Job Specification Begitu
uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan telah selesai dan ditinjau ulang oleh
semua individu yang sesuai, sebuah system harus dikembangkan untuk menjaga
keakuratannya. Satu cara efekitf untuk menjamin terjadinya tinjauan ulang yang
akurat adalah menggunakan uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan dalam
aktivitas SDM lainnya. Misalnya, setiap kali terjadi kekosongan, uraian dan
spesifikasi pekerjaan harus ditinjau ulang dan direvisi secara tepat sebelum
kegiatan perekrutan dan seleksi dimulai.

Jabatan Job specification

1.Mampu berkomunikasi dengan baik
2. Memiliki manajemen waktu yang baik
3. Mampu menjadi Mediator Seorang pemimpin yang
bijak mampu bertindak adil dan berpikir obyektif.
4. Merupakan mahasiswa aktif Telkom University
Ketua
5. Mengetahui azas dan tujuan organisasi. Mampu
merencanakan, mengorganisasi, mendelegasikan
wewenang, mengambil keputusan, mengawasi, dan
lain-lain untuk tercapainya tujuan.

a. Syarat Personalitas
1. Pandai dan mudah bergaul dengan banyak orang.
2. Dapat dipercaya ketika diberi amanah.
b. Syarat Pengetahuan/Pemahaman Ilmu
1. pemahaman ilmu yang luas. Dalam hal ini
pengetahuan yang dimaksud adalah pengetahuan
umum dan pengetahuan khusus sesuai dengan
Sekertaris bidang atau sektor tempat kita bekerja.
2. Mengetahui visi dan misi dari UKM Bali.
c. Syarat Keahlian/Hard Skills
1. Mampu membuat dan menyusun laporan.
3. Mampu menguasai bahasa Indonesia
4. Mengerti cara berkomunikasi via telepon.
5. Mengetahui cara menulis surat formal.
 1. Mampu menyusun,mengelola anggaran UKM
Bali
2. Mampu bertanggung jawab terhadap anggaran
Bendahara
dalam UKM Bali
3. Memiliki kemampuan manajemen keuangan
yang baik.
1. Setiap calon anggota mau mengembangkan
potensi menari dan penabuh mereka.
2. Setiap anggota bersedia untuk membantu untuk
Divisi Seni dan Budaya menyiapkan penari dan penabuh untuk
penampilan.
3.Bersedia merencanakan even-event untuk
kegiatan UKM. Memiliki tanggung jawab atas
setiap tugas yang diberikan
1. Memiliki tanggung jawab terhadap semua
peralatan dan perlengkapan UKM Kesenian
Bali.
2. Bersedia untuk menyiapkan peralatan dan
Divisi Perlengkapan perlengkapan untuk event yang di butuhkan saat
event - event.
3. Mampu membuat laporan pengeluaran untuk
setiap pembelian peralatan atau perlengkapan
yang akan diserahkan ke bendahara.

1. Memiliki tanggung jawab untuk menyiapkan

transportasi demi kelancara kegiatan UKM.
Divisi Akomodasi dan
2. Mau bersedia untuk mengurus konsumsi di
Transportasi
setiap acara yang dilaksanakan.
3. Memiliki sim A dan C.
4. Dapat menggunakan kendaraan roda 4 dan 2.
Divisi Publikasi dan 1. Mampu membuat media publikasi kegiatan
Doukumentasi (misalnya dalam bentuk pamflet, leaflet, brosur,
spanduk, baliho, poster, undangan sesuai dengan
 kebutuhan kegiatan) dan menyebarkannya
kepada pihak terkait)
2. Memiliki kemampuan dalam bidang fotografi
3. Memiliki kemampuan dalam penggunaan
software editing seperti CorelDRAW,
Photoshop, dll.
1. Memiliki Plenty of ideas , seorang humas
dituntut buat menciptakan hal-hal baru nan
kreatif dan inovatif dalam mempromosikan
UKM Bali.
Divisi Hubungan 2. Memiliki Credibility , mendapatkan
Masyarakat kepercayaan dari masyarakat sebab
kejujurannya dalam menerangkan sesuatu nan
positif tentang perusahaan secara netral dan
objektif tentunya.
3. Mampu berkomunikasi dengan baik, verbal
maupun tulisan.
1. Bertanggung jawab atas administrasi anggota
Divisi Kaderisasi dan baru.
Keanggotaan 2. Memiliki tanggung jawab atas kehadiran setiap
anggota.
3. Bersedia mendata status keanggotaan UKM.

2. Workforce Planning
Workforce planning adalah proses menganalisis, memperkirakan dan merencanakan
tenaga kerja serta mengidentifikasi kesenjangan antara tenaga kerja yang akan untuk
memastikan bahwa suatu organisasi memiliki orang yang tepat dengan keterampilan
yang tepat di tempat dan waktu yang tepat. Hal ini berarti bahwa organisasi dapat
menentukkan tenaga kerja yang cukup, tidak lebih (overstaffing) ataupun kurang
(understaffing). Tujuan dari workforce planning adalah memiliki tenaga kerja dengan
ukuran yang tepat, bentuk yang tepat (memiliki kompetensi yang dibutuhkan), biaya
yang tepat (biaya tenaga kerja yang optimal),dan agility (tenaga kerja yang fleksibel
dan dapat beradaptasi dengan permintaan pasar) agar organisasi dapat memenuhi
tujuannya.
Workforce planning terdiri dari enam fase, meliputi :
1. Strategic Direction
Strategic direction mencakup pemahaman mengenai tujuan utama dari
organisasi yang ditelah ditetapkan dan bagaimana untuk menyelaraskan tenaga
kerja agar dapat mencapai tujuan organisasi.
Dalam melakukan kegiatannya, UKM Bali memiliki tujuan yang diharapkan
dapat dicapai. Berikut ini merupakkan tujuan dari UKM Bali :
1. Terlaksananya semua acara yang diselenggarakan oleh UKM Kesenian
Bali “Widyacana Murti”
2. Bertambahnya jumlah tawaran untuk mengisi acara baik didalam dan
diluar kampus.
3. Bertambahnya prestasi UKM Kesenian Bali Widyacana Murti dalam
mengikuti perlombaan kesenian Bali.
Dalam usaha untuk mencapai tujuannya, UKM Bali memiliki beberapa kendala
yang dihadapi, salah satunya adalah kurangnya partisipasi dari masyarakat luar
untuk mengikuti acara yang diselenggarakan oleh UKM Bali yang disebabkan
oleh pelaksanaan acara yang kurang tepat pada hari keagamaan. Maka
diperlukannya, yaitu pada saat acara kegiatan mudik roadshow UKM Bali
melaksanakan kegiatan try-out yang dilakukan di media sosial. Namun kegiatan
ini tidak efektif sehingga menghambat tercapainya tujuan organisasi. Selain itu
kendala yang dihadapi lainnya adalah ketika acara mudik roadshow terhambat
karena dilakukan bersamaan ketika hari raya keagamaan.
2. Supply Analysis
Supply Analysis meliputi pemahaman mengenai tenaga kerja saat ini dan
bagaimana tenaga kerja tersebut untuk dapat mengikuti perubahan yang terjadi
seiring waktu.
3. Demand Analysis
Demand analysis merupakan analisis yang melibatkan pemahaman mengenai
organisasi saat ini dan kebutuhan tenaga kerja di masa depan. Saat proses
rekruitasi anggota baru dapat dijelaskan bahwa job description yang telah
dirumuskan serta job specification yang telah ditentukan menjadikan kaderisasi
lebih mudah dan tepat dalam pemilihan anggota barunya.
 4. Gap Analysis
Fase yang melibatkan pemahaman tentang kesenjangan antara permintaan dan
penawaran tenaga kerja untuk menentukkan kesenjangan prioritas utama
dengan dampak paling besar pada performansi organisasi.
5. Solution Implementation
Kegiatan tenaga kerja yang tepat untuk menutupi kesenjangan tenaga kerja dan
memberikan solusi agar organisasi dapat memenuhi tujuannya.
6. Monitoring Progress
Monitoring progress dilakukan untuk mengetahui dampak dari kinerja yang
telah dilakukan untuk menghasilkan solusi lainnya yang bertujuan untuk
memaksimalkan efektivitasnya sehingga strategi organisasi dapat diperbarui
sesuai dengan perubahan yang dirasakan oleh organisasi.

3. Staffing
Staffing merupakan salah satu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia
pada suatu organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai
dengan usaha agar setiap tenaga petugas memberi daya guna maksimal kepada
organisasi. Staffing dan organizing yang erat hubungannya. Menurut R. Duane dan J.
Clifton (1989;p. 239) staffing merupakan proses formal dari memastikan bahwa
organisasi mempunyai sumber daya berijazah atau memenuhi syarat untuk mendekati
tujuan, dan mewakili sumber hidup dari setiap perusahaan. Organizing yaitu berupa
penyusunan wadah legal untuk menampung berbagai kegiatan yang harus dilaksanakan
pada suatu organisasi, sedangkan staffing berhubungan dengan penerapan orang-orang
yang akan memangku masing-masing jabatan yang ada dalam organisasi tersebut.
Staffing dilakukan setelah setiap calon anggota baru telah melakukan
wawancara, dimana dari hasil wawancara tersebut setiap calon anggota dikelompokkan
di setiap divisi yang mereka minati atau mereka sesuai dengan kriteria yang ditentukan
oleh setiap divisi UKM.