1. Bagaimana proses pembelian pada perusahaan transportasi yang menerapkan iso 9001:2015?

Pengendalian proses pembelian sesuai ISO 14001:2015 mencakup pembelian produk dan jasa
maupun outsourced process.

Secara mendasar, setiap kegiatan atau organisasi memiliki jenis dan tingkat pengendalian
operasional yang berbeda. Hal tersebut tergantung pada sifat operasi, risiko dan peluang, aspek
lingkungan penting dan kewajiban kepatuhan.

Sebuah organisasi memiliki fleksibilitas untuk memilih jenis dan metode pengendalian
operasional yang diperlukan untuk memastikan proses yang efektif dan mencapai hasil yang
diinginkan.

Untuk mengendalikan dan mempengaruhi proses pembelian dalam menentukan supplier, vendor
dan subcont dapat mempertimbangkan beberapa faktor seperti bagan dibawah ini.

Ketika melakukan pembelian baik produk maupun jasa, kemampuan organisasi untuk
mengendalikan dan mempengaruhi dapat bervariasi.
Contoh kasus, terdapat outsourced proses yang dilakukan didalam perusahaan tersebut sehingga
dapat dikontrol oleh perusahaan. Namun ketika outsourced proses dilakukan atau dikerjakan
diluar organisasi maka kemampuan mengendalikannya terbatas.
Ketika menentukan jenis dan tingkat pengendalian operasional yang berkaitan dengan penyedia
eksternal, termasuk kontraktor, organisasi dapat mempertimbangkan beberapa faktor seperti:

1. Aspek lingkungan dan dampak lingkungan yang terkait;

2. Risiko dan peluang yang terkait dengan pembuatan produk atau penyediaan jasa;
3. Kewajiban kepatuhan organisasi

Pengendalian operasional dalam proses pembelian organisasi dilakukan dengan menetapkan

persyaratan lingkungan kepada penyedia eksternal termasuk kontraktor. Persyaratan lingkungan
tersebut minimal mengakomodir 3 hal diatas, diluar hal tersebut menjadi kewenangan organisasi
untuk menentukan persyaratan lingkungannya. Terlampir contoh persyaratan lingkungan dalam
proses pembelian.

Pengendalian operasional untuk sebuah proses yang diserahkan (Outsourced Process) / subcont
harus memenuhi syarat berikut:

1. Masuk dalam lingkup sistem manajemen lingkungan;

2. Merupakan bagian integral fungsi organisasi;
3. Dibutuhkan system manajemen lingkungan untuk mencapai hasil yang diinginkan;
4. Kewajiban dalam memenuhi persyaratan yang diminta oleh organisasi
5. Organisasi dan penyedia eksternal memiliki hubungan yang dirasakan oleh pihak yang
berkepentingan selama kerjasama antara organisasi dan penyedia eksternal dilakukan.
2. Apa yang dimaksud dengan preservasi? Apa saja contohnya dalam suatu bisnis transportasi

- Reservasi adalah organisasi yang harus menjaga output selama produksi dan penyedian jasa,
selama diperlukan untuk memastikan kesesuaian dengan persyaratan.
Reservasi dapat mencakup identifikasi, penanganan , pengendalian kontaminasi, pengemasan,
penyimpanan transmisi/transportasi dan proteksi
Contoh :
- busway (transjakarta)
Penjaga busway yang mengawasi palang pintu busway disetiap jalan tertentu agar
kendaraan selain busway tidak dapat melintasi jalur terntentu sehingga busway dapat
berjalan dengan lancar dan tertib.
- Kereta api
Terdapat plang disetiap jalan umum yang melintasi jalan kereta dan beberapa tugas untuk
mengatur lalu lalang kendaraan yang melintas.

3. Apa yang dimaksud dengan audit internal dalam iso 9001:2015? Jelaskan? Bagaimana keterkaitannya
dengan PDCA? Hasil audit internal disampaikan kepada siapa?

- Organisasi harus melakukan audit internal pada selang waktu terencana untuk menyediakan
informasi terkait sistem manajemen mutu apakah: a) sesuai terhadap: 1) persyaratan organisasi
untuk sistem manajemen mutu 2) persyaratan dari standar internasional ini; b) diterapkan dan
dipelihara secara efektif
Organisasi harus: a) Merencanakan, membuat, menerapkan, dan memelihara program audit
mencakup frekwensi, metode, tanggung jawab, persyaratan perencanaan dan laporan, yang
harus mempertimbangkan kepentingan dari proses tertentu, perubahan yang mempengaruhi
organisasi, dan hasil audit sebelumnya; b) menjelaskan kriteria dan lingkup untuk masing-
masing audit; c) memilih auditor dan melaksanakan audit untuk memastikan keobyektifan dan
ketidak berpihakan proses audit; d) memastikan bahwa hasil audit dilaporkan kepada
manajemen yang relevan; e) melakukan koreksi dan tindakan perbaikan tanpa penundaan; f)
mempertahankan informasi terdokumentasi sebagai bukti penerapan program audit dan hasil
audit

4. Bagaimana penerapan survey kepuasan pelanggan? Apa saja yang perlu diperhatikan?

Tujuan dari sistem manajemen mutu, muaranya adalah kepuasan pelanggan. Karena kepuasan
adalahmasalah pendapat dan persepsi, maka cara terbaik untuk mengetahui apakah pelanggan sudah
puasatau belum adalah dengan menanyakannya langsung kepada pelanggan. Organisasi bisa
sajamenganggap produk dan pelayanan sudah memuaskan pelanggan. Tetapi apakah benar
begitu?Jawabannya hanya dapat diketahui dengan meminta pendapat peanggan langsung.

Klausu 9.1.2 mensyaratkan agar organisasi :-

Memantau persepsi pelanggan tentang seberapa tinggi organisasi telah memenuhi kebutuhandan
harapan mereka-
Memilih metoda yang tepat untuk memperoeh informasi tentang persepsi tersebut: bisadengan survey
kepuasan pelanggan, data dari pelanggan tentang kinerja produk yang dikirim,analisa market share,
pujian, aporan klaim garansi, laporan dari dealer.

Menganalisa dan mengevaluasi infromasi tersebut dan menyimpulkan:

- Seberapa tinggi tingkat kesesuaian produk dan layanan dengan persyaratan

- Seberapa tinggi kepuasan pelanggan dan apa yang perlu ditingkatkan
- Apakah sistem manajemen mutu telah efekti
- Apakah berbagai perencanaan telah diterakpkan dan berhasil
- Apakah tindakan yang telah diambil untuk menangani resiko dan peluang telah efektif
- Seberapa tinggi kinerja pemasok
- Apakah dibutuhkan perbaikan sistem manajemen mutu

5. Sebutkan contoh contoh apa saja yang disebut sebagai rakaman mutu dalam sebuah perusahaan
transportasi?
segala sesuatu yang dapat menjadi bukti pelaksanaan kegiatan disebut rekaman mutu. Misalnya untuk kegiatan
training, maka rekaman mutu yang dimaksud bisa berupa absensi training, materi training, foto dokumentasi training,
dan sertifikat training. Diantara yang bisa dijadikan rekaman mutu adalah form / formulir isian, daftar, log book,
checklist, planning, dan report.

6. Gambarkan empat level dokumen? Apa saja istilah atau nama nama dari masing Masing 4 level
dokumen tersebut? Jelaskan contoh

Susunan dokumen manajemen mutu menganut aturan hirarki, di mana masing-masing dokumen
harus ditetapkan sesuai tingkatan yang diperlukan pada kegiatan Perusahaan. Dokumen yang
lebih rendah levelnya mengandung penjelasan klausul-klausul dokumen yang lebih tinggi dan
isinya tidak boleh bertentangan.

1. Manual Mutu, Dokumen level-1 menggambarkan kegiatan bisnis Perusahaan secara

umum dalam penerapannya harus memenuhi persyaratan Sistem Manajemen Mutu,
termasuk kebijakan mutu dan sasaran mutu yang telah ditetapkan oleh manajemen.
2. Prosedur, Dokumen level-2 menjelaskan langkah-langkah kegiatan yang harus
dilakukan dalam suatu proses tertentu yang terkait dengan penerapan SMM. Prosedur
SMM merupakan penjabaran yang lebih jelas terhadap pemenuhan persyaratan SMM
yang terkait dengan fungsi-fungsi kegiatan bisnis Perusahaan.
3. Instruksi Kerja / Standar Operasional, Dokumen level-3 sifatnya untuk memberikan
petunjuk pada pengoperasian suatu proses kerja yang harus dilakukan oleh satu orang
atau satu unit yang terlibat atau yang fungsi tugasnya dapat mempengaruhi kegiatan
SMM di Perusahaan. Instruksi Kerja dibuat untuk menghindari atau mengurangi potensi
kesalahan terhadap suatu pekerjaan.
4. Rekaman, Bukti kerja yang merupakan bagian dari dokumen Mutu, dikatakan sebagai
dokumen level-4. Rekaman ini berupa formulir-formulir isian, check sheet, dan lain
sebagainya, yang harus diatur dan dikendalikan secara tersendiri
7. Jelaskan mengenai sasaran mutu dalam penerapan SMM ISO 9001:2015 ? apa contohnya?

Sasaran Mutu merupakan salah satu persyaratan dalam ISO 9001. Penetapan sasaran mutu sangat
penting dalam pelaksanaan persyaratan dari ISO 9001 tersebut.

Sasaran Mutu adalah goal atau target dari suatu organisasi dalam melakukan suatu proses yang
ingin dicapai dalam jangka waktu tertentu. Sasaran mutu merupakan metoda yang di gunakan oleh
Perusahaan untuk tetap fokus mengejar target yang berasal dari Pedoman Mutu hingga rencana
untuk pencapaiannya.

Penetapan sasaran mutu dilakukan oleh Pimpinan Departemen atas persetujuan dari Manajemen
Puncak berdasarkan Business Plan Perusahaan dan Persyaratan Pelanggan (Customer
Requirement). Sasaran mutu yang telah ditetapkan harus disosialisasikan ke Internal Departemen
masing – masing agar semua orang di dalam departemen tersebut mengerti kemana sasaran mereka
dan bagaimana kontribusinya dalam mencapai sasaran tersebut. Dalam persyaratan ISO
9001:2008. Manajemen puncak harus memberikan bukti atas komitmennya untuk pengembangan
dan penerapan sistem manajemen mutu dan secara berkelanjutan meningkatkan keefektifannya
melalui pengukuran sasaran mutu yang telah diterapkan. Manajemen puncak harus menjamin
bahwa kebijakan mutu memberikan kerangka untuk menetapkan dan meninjau sasaran-sasaran
mutu.

Sasaran mutu harus :

 Konsisten dengan kebijakan mutu

 Dapat diukur
 Memperhitungkanpersyaratan yang berlaku
 Relevanuntuk kesesuaian produk dan jasa dan untuk peningkatan kepuasan pelanggan
 Harus dipantau
 Harus dikomunikasikan
 Diperbarui sesuai kebutuhan

8. Sebutkan beberapa peran top manajemen dalam penerapan SMM ISO 9001:2015? Bagaimana
keterkaitannya dengan POAC?