BAB

DEFINISI
I

A. Pengertian SPO
Adapun pengertian SPO dari beberapa ahli mengemukakan
bahwa Standar Operasional Prosedur (SPO) merupakan panduan
yang digunakan untuk memastikan kegiatan operasional organisasi
atau perusahaan berjalan dengan lancar (Sailendra, 2015:11). dan
Menurut Tjipto Atmoko (2011), Standar Operasional Prosedur (SPO)
merupakan suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas
pekerjaan sesuai denga fungsi dan alat penilaian kinerja instansi
pemerintah berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif dan
prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit
kerja yang bersangkutan.
Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa SPO adalah
sekumpulan petunjuk atau instruksi tertulis mengenai kegiatan yang
rutin dan berkala pada suatu organisasi dalam sebuah panduan yang
berbentuk dokumen. SPO menjelaskan segala hal yang berhubungan
dengan teknis dan dasar-dasar operasional perusahaan yang dapat
dijadikan panduan untuk suatu pekerjaan.

B. Tujuan Penyusunan SPO

1. Agar petugas menjaga konsistensi dan tingkat kinerja petugas
atau tim dalam organisasi atau unit.
2. Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi
dalam organisasi
3. Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari
petugas terkait.
4. Melindungi organisasi dan staf dari malpraktek atau kesalahan
administrasi lainnya.

PANDUAN PENYUSUNAN SOP

1
 5. Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi
dan inefisiensi.

Tujuan SPO dari penjelasan di atas hendaklah Agar berbagai

proses kerja rutin terlaksana dengan efisien, efektif, konsisten/
seragam dan aman, dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan
melalui pemenuhan standar yang berlaku.

C. Prinsip-prinsip Standard Operating Procedure (SPO)

Prinsip-prinsip Standard Operating Procedure menurut Moekijat
(2008) hendaklah:
1. Sederhana, sehingga dapat mempermudah pengawasan.
2. Spesialisasi dipergunakan sebaik-baiknya.
3. Pencegahan penulisan, gerakan, atau kegiatan yang tidak
perlu.
4. Berusaha mendapatkan arus pekerjaan yang sebaik-baiknya
dan mencegah adanya rintangan-rintangan.
5. Mencegah kekembaran (duplikasi) pekerjaan (terutama
formulir- formulir).
6. Mencegah pemeriksaan yang tidak perlu.
7. SPO memberikan pengawasan yang terus-menerus terhadap
pekerjaan yang dilakukan.
8. Menggunakan mesin kantor yang sebaik-baiknya.
9. Menggunakan urutan pelaksanaan pekerjaan yang sebaik-
baiknya.
10.Tiap pekerjaan yang diselesaikan harus memajukan pekerjaan
dengan memperhatikan tujuan.
Prinsip-prinsip SPO dari penjelasan di atas hendaklah
sederhana, spesialisasi dipergunakan sebaik-baiknya, penghapusan
atau pencegahan kegiatan yang tidak perlu, dan memanfaatkan
waktu, peralatan, urutan pekerjaan yang sebaik-baiknya, serta
memudahkan dalam pengawasan.

PANDUAN PENYUSUNAN SOP

2
D. Manfaat Standard Operating Procedure (SPO)
SPO tidak hanya bermanfaat bagi tingkat manajerial sebagai
perancang prosedur, tetapi juga bermanfaat bagi tingkat non
manajerial sebagai pelaksana. SPO juga membantu tingkat manajerial
dan non manajerial untuk melaksanakan fungsi manajemen pada
setiap bagian/divisi. Manfaat SPO dalam melaksanakan fungsi
manajemen (Nuraida, 2008), adalah:
1. Planning-controlling
a. Mempermudah dalam pencapaian tujuan.
b. Merencanakan secara seksama mengenai besarnya beban
kerja yang optimal bagi masing-masing pegawai.
c. Menghindari pemborosan atau memudahkan penghematan
biaya.
d. Mempermudah pengawasan yang berkaitan dengan hal-hal
yang seharusnya dilakukan dan yang sudah dilakukan.
Menilai apakah pelaksanaannya sudah sesuai dengan
prosedur atau apabila pelaksanaan pekerjaan tidak sesuai
dengan prosedur maka perlu diketahui penyebabnya. Hal
ini dilakukan sebagai bahan masukan dalam tindakan
koreksi terhadap pelaksanaan atau revisi terhadap
prosedur. Dengan adanya prosedur yang telah dibakukan
maka dapat disampaikan proses umpan balik yang
konstruktif.
2. Organizing
a. Mendapatkan instruksi kerja yang dapat dimengerti oleh
bawahan mengenai bagaimana tanggung jawab setiap
prosedur pada masing- masing bagian/divisi, terutama
pada saat pelaksanaan kegiatan yang berkaitan dengan
bagian-bagian lain. Misalnya, bagian/divisi yang terlibat
dalam inventarisasi barang-barang kantor suatu organisasi
adalah bagian sarana dan prasarana serta bagian
PANDUAN PENYUSUNAN SOP

3
 keuangan.
b. Dihubungkan dengan alat-alat yang mendukung pekerjaan
kantor serta dokumen kantor yang diperlukan.
c. Mengakibatkan arus pekerjaan menjadi lebih baik dan lebih
lancar serta menciptakan konsistensi kerja
3. Staffing-leading
a. Membantu atasan dalam memberikan training atau dasar-
dasar instruksi kerja bagi pegawai baru dan pegawai lama.
Prosedur mempermudah orientasi bagi pegawai baru.
Sedangkan bagi pegawai lama, training juga diperlukan
apabila pegawai lama harus menyesuaikan diri dengan
metode dan teknologi baru, atau mendapat tugas baru yang
masih asing sama sekali. Dengan demikian pegawai akan
terbiasa dengan prosedur-prosedur yang baku dalam suatu
pekerjaan rutin di kantor yang berisi tentang cara kerja dan
kaitannya dengan tugas lain.
b. Atasan perlu mengadakan counseling bagi bawahan yang
bekerja tidak sesuai dengan prosedur. Penyebab
ketidaksesuaian harus diketahui dan atasan dapat
memberikan pengarahan yang dapat memotivasi pegawai
agar mau memberikan kontribusi yang maksimal bagi
kantor.
c. Mempermudah pemberian penilaian terhadap karyawan.
4. Coordination
a. Menciptakan koordinasi yang harmonis bagi tiap
departemen dan antar departemen.
b. Menetapkan dan membedakan prosedur-prosedur rutin
prosedur-prosedur independen.
Berdasarkan penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa SPO
bermanfaat banyak bagi pimpinan maupun karyawan. Manfaat SPO bagi
pimpinan adalah untuk mempermudah mencapai tujuan perusahaan atau
rumah sakit, mempermudah pengawasan terhadap karyawan, memudahkan

PANDUAN PENYUSUNAN SOP

4
dalam pembagian tugas, membantu saat training, dan menciptakan
koordinasi yang harmonis terhadap bawahan.

Sedangkan bagi karyawan, SPO bermanfaat untuk menjaga

konsistensi kerja, mengurangi beban kerja, memperlancar arus kerja,
dan mengurangi kesalahan komunikasi baik dengan sesama
karyawan maupun dengan atasan. SPO juga dapat digunakan
sebagai pedoman untuk melaksanakan pekerjaan kantor atau rumah
sakit.

PANDUAN PENYUSUNAN SOP

5
 BAB
II
RUANG LINGKUP

A. SPO Di Rumah Sakit

SPO dilingkungan rumah sakit dapat dikategorikan beberapa
bagian diantaranya sebagai berikut :
1. SPO untuk aspek keilmuan.
SPO mengenai proses kerja untuk diagnostik dan terapi,
meliputi:
a. Pelayanan medis
Komite medik / SMF, Rawat Inap, Rawat Jalan,
Pelayanan Gawat Darurat, ICCU/ICU, Kamar Bedah
b. Pelayanan penunjang
Laboratorium, Radiologi, Rehabilitasi medis, Farmasi,
Gizi, IPRS, IPAL dan bagian forensik.
c. Pelayanan keperawatan
Pelanan keperawatan dapat diartikan SPO mengenai
pelayanan keperawatan terhadap pasien pada saat dirawat
dan bagaimana cara menggunakan alat keperawatan yang
tersedia.
2. SPO untuk aspek manajerial
SPO mengenai proses kerja yang menunjang SPO keilmuan
dan pelayanan pasien non-keilmuan. Contoh : Prosedur Dokter
Jaga Ruangan, Prosedur Konsultasi Medis
3. SPO administrasi
Mengatur tata cara kegiatan dalam organisasi termasuk
hubungan antar unit kerja dan kegiatan – kegiatan non medis
SPO administrasi mencakup:
a. Perencanaan program/kegiatan
b. Keuangan
c. Perlengkapan
d. Kepegawaian
e. Pelaporan

B. Tata Cara Pengelolaan SPO

1. Agar ditetapkan siapa yang mengelola SPO.
PANDUAN PENYUSUNAN SOP

6
 2. Pengelola SPO harus mempunyai arsip seluruh SPO RSUD
Malingping Dinas Kesehatan Provinsi Banten
3. Pengelola SPO agar membuat tata cara penyusunan,
penomoran, distribusi, penarikan, penyimpanan, evaluasi dan
revisi SPO

C. Tata Cara Penyusunan SPO

1. Identifikasi kebutuhan yakni mengidentifikasi apakah kegiatan
yang dilakukan saat ini sudah memiliki SPO atau belum dan bila
sudah agar diidentifikasi apakah SPO masih efektif atau tidak jika
belum apakah kegiatan tersebut perlu disusun prosedurnya.
2. Perlu ditekankan bahwa SPO harus ditulis oleh mereka yang
melakukan pekerjaan tersebut atau oleh unit kerja tersebut. Tim
atau panitia yang ditunjuk oleh Kepala Bidang Keperawatan
RSUD Malingping hanya untuk menanggapi dan mengkoreksi
SPO tersebut. Hal tersebut sangatlah penting, karena komitmen
terhadap pelaksanaan SPO hanya diperoleh dengan adanya
keterlibatan personel/unit kerja dalam penyusunan SPO.
3. SPO harus merupakan flow charting dari suatu kegiatan
Pelaksana atau unit kerja agar mencatat proses kegiatan dan
membuat alurnya kemudian Tim Mutu diminta memberikan
tanggapan.
4. Di dalam SPO harus dapat dikenali dengan jelas siapa melakukan
apa, dimana, kapan, dan mengapa.
5. SPO jangan menggunakan kalimat majemuk, subjek, predikat dan
objek harus jelas.
6. SPO harus menggunakan kalimat perintah/instruksi dengan
bahasa yang dikenal pemakai.
7. SPO harus jelas, ringkas, dan mudah dilaksanakan untuk SPO
pelayanan pasien maka harus memperhatikan aspek
keselamatan, keamanan dan kenyamanan pasien. Untuk SPO
profesi harus mengacu kepada standar profesi, standar
pelayanan, mengikuti perkembangan Ilmu Pengetahuan dan
Teknologi (IPTEK) kesehatan, dan memperhatikan aspek
keselamatan pasien

PANDUAN PENYUSUNAN SOP

7
D. Hal-Hal Yang Mempengaruhi Keberhasilan Penyusunan SPO
1. Ada komitmen dari Direktur RSUD Malingping yang terlihat
dengan adanya dukungan fasilitas dan sumber daya.
2. Adanya fasilitator/petugas yang mempunyai kemampuan dan
kemauan untuk menyusun SPO.
3. Ada target waktu yaitu ada target dan jadwal yang disusun dan
disepakati.
4. Adanya pemantauan dan pelaporan kemajuan penyusunan SPO.

E. Tata Cara Penomoran SPO

Pemberian nomor mengikuti tata naskah RSUD Malingping atau
ketentuan penomoran yang khusus untuk SPO (bisa menggunakan
garis miring atau dengan sistem digit). Pemberian nomor sebaiknya
dilakukan secara terpusat.

BAB
TATA LAKSANA
III

A. Format Naskah SPO

Format SPO yang beredar di RSUD Malingping dinas
kesehatan provinsi banten terbagi 2 halaman yaitu :

KOTAK 2
KOTAK 1
JUDUL SPO
LOGO RUMAH SAKIT KOTAK 3 KOTAK 4 KOTAK 5
No. Dokumen No. Revisi Halaman
...................... ................ 1/…
PANDUAN PENYUSUNAN SOP

8
 KOTAK 6 KOTAK 7 KOTAK 8
STANDAR
Tanggal terbit Ditetapkan
PROSEDUR
..................... Direktur
OPERASIONAL
KOTAK 9
KOTAK 10
PENGERTIAN
KOTAK 11 KOTAK 12
TUJUAN
KOTAK 13 KOTAK 14
KEBIJAKAN
KOTAK 15 KOTAK 16
PROSEDUR
KOTAK 17 KOTAK 18
UNIT TERKAIT
1. Halaman Pertama

2. Halaman Kedua Dan Seterusnya

KOTAK 1 KOTAK 2
JUDUL SPO
LOGO RUMAH KOTAK 3 KOTAK 4 KOTAK 5
SAKIT No. Dokumen No. Revisi Halaman
...................... ................ 2/2
KOTAK 6 KOTAK 7

3. Keterangan Halaman Pertama

a. Kotak 1
1) Nama RSUD Malingping
2) Logo RSUD Malingping
3) Font arial ukuran 12
4) Ukuran logo RSUD Malingping Height 27 dan Widht 28
5) Posisi rata tengah
b. Kotak 2
1) Judul SPO
2) Huruf kapital bold
3) Font arial ukuran 14
4) Posisi rata tengah
c. Kotak 3
1) Nomor dokumen
2) Font arial ukuran 12
3) Posisi rata tengah
d. Kotak 4
1) Nomor revisi SPO
PANDUAN PENYUSUNAN SOP

9
 2) Menggunakan 2 digit angka sesuai status revisi SPO
tersebut, untuk dokumen baru diberi nomor 00, apabila
ada revisi diberi nomor 01 dan seterusnya
3) Font arial ukuran 12
4) Posisi rata tengah
e. Kotak 5
1) No halaman SPO
2) Diberi no dengan angka biasa bukan romawi
3) Angka pertama menunjukkan nomor halaman
dimaksud, angka kedua menunjukkan jumlah total
halaman, dipisahkan dengan tanda garis miring
4) Font arial ukuran 12
5) Posisi rata tengah

f. Kotak 6
1) Diisi kata : STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL
2) Huruf kapital bold
3) Font arial ukuran 12
4) Posisi rata tengah
g. Kotak 7
1) Tanggal SPO diterbitkan, seusia dengan tanggal
pemberlakuan SPO tanggal ditulis dengan angka, bulan
ditulis lengkap dengan huruf (bukan angka), dan tahun
ditulis lengkap dengan angka empat digit. Contoh: 29
desember 2019, bukan 29-12-2019
2) Font arial ukuran 12
3) Posisi rata tengah
h. Kotak 8
1) Kotak pengesahan SPO ditanda tangani oleh direktur
RSUD Malingping yang pada saat itu menjabat.
2) Font arial ukuran 12
3) Posisi rata tengah
i. Kotak 9
1) Diisi kata : PENGERTIAN
2) Huruf kapital bold
3) Font arial ukuran 12
4) Posisi rata tengah
j. Kotak 10
1) Berisi penjelasan mengenai SPO yang akan diungkap
bila terdapat beberapa pengertian dijabarkan diawali
nomor urut dengan angka 1,2,3, dan seterusnya.
2) Font arial ukuran 12
3) Posisi rata kanan dan kiri PANDUAN PENYUSUNAN SOP

10
k. Kotak 11
1) Diisi kata : TUJUAN
2) Huruf kapital bold
3) Font arial ukuran 12
4) Posisi rata tengah
l. Kotak 12
1) Berisi tujuan pelaksanaan SPO secara spesifik bila
terdapat beberapa tujuan diawali nomor urut dengan
angka 1,2,3, dan seterusnya.
2) Font arial ukuran 12
3) Posisi rata kanan dan kiri
m. Kotak 13
1) Diisi kata : KEBIJAKAN
2) Huruf kapital bold
3) Font arial ukuran 12
4) Posisi rata tengah
n. Kotak 14
1) Berisi kebijakan yang menjadi dasar dan garis besar
dibuatnya SPO tersebut bila terdapat beberapa
kebijakan, diawali nomor urut dengan angka 1,2,3, dan
seterusnya.
2) Font arial ukuran 12
3) Posisi rata kanan dan kiri
o. Kotak 15
1) Diisi kata : PROSEDUR
2) Huruf kapital bold
3) Font arial ukuran 12
4) Posisi rata tengah

p. Kotak 16
1) Terdapat kata struktur diawali dengan hurup kapital (A)
dimana diisi siapa saja yang berkontribusi atas
pelaksanaan SPO ini dibuat.
2) Terdapat kata proses diawali dengan hurup kapital (B)
dimana bagian ini merupakan bagian utama yang
menguraikan langkah-langkah kegiatan untuk
menyelasikan proses kerja tertentu.
PANDUAN PENYUSUNAN SOP

11
 3) Isi langkah-langkah proses kegiatan diawali nomor urut
dengan angka 1,2,3 dan seterusnya.
4) Font arial ukuran 12
5) Posisi rata kanan dan kiri
q. Kotak 17
1) Diisi kata : UNIT TERKAIT
2) Huruf kapital bold
3) Font arial ukuran 12
4) Posisi rata tengah
r. Kotak 18
1) Berisi unit-unit kerja yang terkait dalam pelaksanaan
SPO bila terdapat beberapa unit kerja terkait diawali
nomor urut dengan angka 1,2,3, dan seterusnya.
2) Font arial ukuran 12
3) Posisi rata kanan dan kiri
4. Halaman 2 Dan Seterusnya
a. Kotak 1
1) Nama RSUD Malingping
2) Logo RSUD Malingping
3) Font arial ukuran 12
4) Ukuran logo RSUD Malingping Height 27 dan Widht 28
5) Posisi rata tengah

b. Kotak 2
1) Judul SPO
2) Huruf kapital bold
3) Font arial ukuran 14
4) Posisi rata tengah
c. Kotak 3
1) Nomor dokumen
2) Font arial ukuran 12
3) Posisi rata tengah
d. Kotak 4
1) Nomor revisi SPO
2) Menggunakan 2 digit angka sesuai status revisi SPO
tersebut, untuk dokumen baru diberi nomor 00, apabila
ada revisi diberi nomor 01 dan seterusnya
3) Font arial ukuran 12
4) Posisi rata tengah
e. Kotak 5
1) No halaman SPO
2) Diberi no dengan angka biasa bukan romawi

PANDUAN PENYUSUNAN SOP

12
 3) Angka pertama menunjukkan nomor halaman
dimaksud, angka kedua menunjukkan jumlah total
halaman, dipisahkan dengan tanda garis miring
4) Font arial ukuran 12
5) Posisi rata tengah
f. Kotak 6 dan 7
Melanjutkan SPO dari halaman pertama
B. Pengaturan Kertas
Pengaturan kertas dalam pembuatan SPO yang berlaku di
RSUD Malingping Dinas Kesehatan Provinsi Banten adalah :
1. Jenis kertas A4
2. Margins Atas : 2,5 cm, Bawah : 2,5 cm, Kanan : 2,5 cm, Kiri : 3 cm
3. Jenis huruf arial dan Spasi 1

BAB
IV DOKUMENTASI

A. Tata Cara Penyimpanan SPO

1. SPO asli (master dokumen/ SPO yang sudah dinomori dan sudah
ditandatangani) agar disimpan di tim SPO keperawatan dan
kebidanan sesuai dengan ketentuan yang berlaku di organisasi
tersebut tentang tata cara pengarsipan dokumen yang diatur
dalam tata naskah. Penyimpanan SPO yang asli harus rapi sesuai
metode pengarsipan sehingga mudah dicari kembali bila
diperlukan.
2. SPO fotocopy disimpan di masing- masing unit atau ruangan di
RSUD Malingping dimana SPO tersebut dipergunakan bila SPO
tersebut berlaku dan apabila ada SPO yang tidak berlaku lagi
maka unit atau ruangan wajib mengembalikan SPO yang sudah
tidak berlaku tersebut ke tim SPO keperawatan dan kebidanan
dan tim SPO keperawatan dan kebidanan dapat memusnahkan
fotocopy SPO yang tidak berlaku tersebut namun untuk SPO yang
PANDUAN PENYUSUNAN SOP

13
 asli agar tetap disimpan dengan lama penyimpanan sesuai
ketentuan dalam ketentuan retensi dokumen yang berlaku di
RSUD Malingping.
3. SPO di unit atau ruangan RSUD Malingping harus diletakkan
ditempat yang mudah dilihat,mudah diambil, dan mudah dibaca
oleh perawat dan bidan pelaksana.

B. Tata Cara pendistribusian SPO

1. Distribusi harus memakai ekspedisi dan / formulir tanda terima.
2. Distribusi SPO bisa hanya untuk unit kerja tertentu tetapi bisa juga
untuk seluruh unit kerja lainnya Hal tersebut tergantung jenis SPO
tersebut, bila SPO tersebut merupakan acuan untuk melakukan
kegiatan di semua unit kerja maka SPO didistribusikan ke semua
unit kerja. Namun bila SPO tersebut hanya untuk unit kerja
tertentu maka distribusi SPO hanya untuk unit kerja tertentu
tersebut dan unit terkait yang tertulis di SPO tersebut

C. Evaluasi SPO
1. Evaluasi SPO dilaksanakan sesuai kebutuhan dan maksimal 3
tahun sekali.
2. Evaluasi SPO dilakukan oleh masing-masing unit kerja yang
dipimpin oleh kepala unit kerja
3. Hasil evaluasi SPO masih tetap bisa dipergunakan dan bisa
Perbaikan/revisi sebagaian atau seluruhnya isi dari SPO
4. Perbaikan/revisi perlu dilakukan bila :
a. Alur di SPO sudah tidak sesuai dengan keadaan yang ada.
b. Adanya perkembangan IPTEK
c. Adanya perubahan organisasi atau kebijakan baru.
d. Adanya perubahan fasilitas

Evaluasi kepatuhan terhadap SPO dapat dilakukan dengan menilai tingkat

kepatuhan terhadap langkah-langkah dalam SPO untuk evaluasi ini dapat
dilakukan dengan menggunakan daftar tilik/check list pada saat kegiatan
kredensial atau setiap semester pada tiap unit.

Ditetapkan di : Malingping
PANDUAN PENYUSUNAN SOP

14
Pada tanggal : 12 September 2019
DIREKTUR UPT. RSUD MALINGPING

dr. H. Danang Hamsah Nugroho, M. Kes

NIP. 19730702 200501 1 003

PANDUAN PENYUSUNAN SOP

15