Anda di halaman 1dari 3

TUGAS TUTORIAL KE-3

PROGRAM STUDI MANAJEMEN

Nama Mata Kuliah : Komunikasi Bisnis


Kode Mata Kuliah : EKMA4159
Jumlah sks : 3 (Tiga)
Nama Pengembang : Dr. Muhammad Istan, SE., M.Pd., MM
Nama Penelaah : Irmawaty, SE., M.Si.
Status Pengembangan : Baru/Revisi* (coret yang tidak sesuai)
Tahun Pengembangan : 2019
Edisi Ke- : 1 (satu)

No Tugas Tutorial Skor Maksimal Sumber Tugas Tutorial


1 Identifikasi 50 Modul 7 Kb. 1 Merencanakan rapat
Persiapan rapat bisnis;
bisnis
2 Melaksanakan 50 Modul 7 Kb. 2 Melaksanakan rapat
rapat bisnis dan bisnis dan membuat laporannya.
membuat
laporannya;
* coret yang tidak sesuai

Jawaban :
1. Identifikasi Persiapan rapat bisnis :
1) Perencanaan dan logistic rapat, yang pada tahap ini, kita melakukan hal-hal seperti
berikut:
 Bertanya pada kita sendiri, apakah rapat ini memang kita perlukan dan apa yang harus
ada dan kita lakukan untuk mencapai maksud dan tujuan rapat?
 Menentukan siapa yang seharusnya hadir dalam rapat tersebut.
 Memastikan orang yang harus hadir dalam rapat bisa datang dan berpartisipasi dalam
rapat
 Menyusun agenda dan menangani pendokumentasiannya
 Mempersiapkan bahan dan perlengkapan yang diperlukan dalam penyelenggaraan
rapat.
2) Mengkaji ulang dan perencanaan rapat, yang pda dasarnya merupakan penjabaran dari
maksud dan tujuan rapat. Pada tahap ini kita memiliki 3 jenjang perencanaan yaitu:
 Perencanaan strategis yang lebih menekankan pada apa yang akan kita peroleh
dari satu rapat dan scenario seperti apa yang hendak kita jalankan dalam
penyelenggaraan rapat tersebut.
 Perencanaan operasional yang merupakan penjabaran dan rencana strategis.
 Perencanaan fungsional yang berarti kita melakukan pembagian sumber daya
manusia yang ada untuk menjalankan fungsi-fungsi dalam penyelenggaraan
rapat seperti siapa yang bertanggung jawab atas materi rapat, penyebaran
undangan dan orang yang mencatat keseluruhan proses dan hasil rapat.
 Setelah semua rencana tersebut disusun dengan baik, kita perlu melakukan
peninjauan ulang untuk memastkan bahwa rencana kita memang bias dijalankan
dengan baik

3) Penetapan model rapat, yang pada dasarnya sudah kita susun pada pembuatan scenario
rapat pada tahap perencanaan operasional. Pada penetapan model rapat ini kita
memperhatikan:
 Model rapat apa pun pada dasarnya tidak terlalu banyak memperhatikan berapa
banyak orang yang hadir dalam rapat, namun lebih pada apa yang akan dihasilkan
oleh rapat.
 Sering kali kita lebih asyik membahas berapa lama waktu untuk rapat. Padahal
dalam perencanaan dan penyelenggaraan rapat, yang hendaknya lebih kita
diperhatikan bukanlah berapa lama kita rapat melainkan seberapa baik kita
memanfaatkan waktu rapat
 Form atau bentuk rapat seperti apa yang hendak kita selenggarakan, apakah rapat
formal yang biasanya menghasilkan keputusan yang mengikat atau rapat informal
yang biasanya dilakukan untuk mencairkan suasana atau sekedar membuka katup-
katup komunikasi yang mampat
 Prosedur rapat seperti apa yang hendaki kita pilih
 Langkah tindak lanjut, yang penting kita perhatikan karena sering terjadi rapat
terselenggara dengan keputusan yang hanya menjadi catatan.
4) Pengumpulan fakta dan informasi, yang juga bisa kita lakukan dalam penyelenggaraan
rapat sesuai dengan maksud dan tujuan rapat. Ada beberapa cara yang dapat kita lakukan
untuk mengumpulkan fakta dan informasi tersebut, yaitu :
 Kemutakhiran data yang tersedia secara berkali yang selanjutnya dapat dijadikan
bahan rapat atau menyelenggarakan rapat untuk memperoleh data paling
mutakhir tentang sesuatu seperti data pemasaran
 Kelompok diskusi terfokus
 Urun-rembug
 Dialog
 Konsultasi
 Analisis kesenjangan dan kebutuhan
 Analisis isu

5) Pemecahan masalah dan pengambilan keputusan yang dilakukan dengan menetapkan


langkah-langkah sebagai berikut:
 Temu kenal masalah dan merumuskan masalah
 Pendekatan pemecahan masalah: berpikir linear-rasional atau lateral-kreatif yang
akan kita pakai
 Gaya untuk pengambilan keputusan, musyawarah atau pemungutan suara

2. Melaksanakan rapat bisnis dan membuat laporannya !