Anda di halaman 1dari 17

MAKALAH

KOMUNIKASI BISNIS
PERENCANAAN, PENGORGANISASIAN, DAN REVISI PESAN BISNIS

DI SUSUN OLEH
HASBI 43218120166

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS


JURUSAN AKUNTANSI
UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA
BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah


Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pemimpin kepada para bawahan,
terkadang tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini menyebabkan pesan-pesan yang
disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apa yang dikehendaki.
Dengan mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang disampaikan
akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi, maupun praktis bagi
audiens. Mengorganisasi pesan-pesan secara baik adalah suatu keharusan dan menjadi
tantangan bagi komunikator.
Hal yang perlu diperhatikan dalam mengorganisasi pesan-pesan yang baik sebagai berikut:
Subjek dan tujuan harus jelas, semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan,
ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis, semua informasi yang
penting harus sudah tercakup.
Revisi dalam organisasi atau perusahaan sangat diperlukan agar pesan-pesan bisnis yang telah
direncanakan dan dibuat tersebut dapat ditinjau ulang atau disempurnakan untuk menghindari
terjadinya kesalahan ketik atau kekurangan lainnya, sehingga sesuai dengan maksud dan tujuan
yang dikehendaki. Menulis pesan-pesan bisnis sangat berbeda dengan menulis pesan-pesan
yang bersifat pribadi. Dalam menulis pesan-pesan bisnis yang baik diperlukan proses
pemikiran, tenaga, dan waktu yang cukup. Akan berbahaya apabila penyampaian pesan-pesan
bisnis cenderung dilakukan secara asal-asalan dan ceroboh, baik dari sisi substansi isi pesan
maupun format penulisannya.
Keterampilan dalam merevisi pesan-pesan bisnis sangat diperlukan oleh para pelaku bisnis agar
maksud dan tujuan yang dikehendaki bisa sesuai dengan apa yang direncanakan. Pemilihan
kata yang tepat dan pengembangan paragraf yang efektif sangat diperlukan dalam pembuatan
revisi pesan-pesan bisnis yang efektif.

1
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas, maka rumusan masalah dalam makalah ini adalah :

1. Apakah Perencanaan berpengaruh terhadap Pesan-Pesan Bisnis


2. Apakah Pengorganisasian berpengaruh terhadap Pesan-Pesan Bisnis
3. Apakah Revisi berpengaruh terhadap Pesan-Pesan Bisnis

1.3 Tujuan Makalah


Berdasarkan rumusan masalah diatas, maka tujuan makalah ini adalah
1. Untuk Mengetahui Apakah Perencanaan, Pengorganisaian dan Revisi Berpengaruh
Terhadap Pesan-Pesan Bisnis

1.4 Sistematika penulisan


Untuk mengetahui gambaran dari makalah ini, maka disusun sistematika penulisan sebagai
berikut :

BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini dimuat tentang : latar belakang masalah, rumusan masalah, dan tujuan
Makalah

BAB II LANDASAN TEORI


Dalam bab ini menjelaskan tentang landasan teori yang menjadi dasar pemikiran
dalam mencari pembuktian dan solusi yang tepat terhadap Perencanaan,
Pengorganisasian, dan revisi terhadap Pesan-Pesan Bisnis.

BAB III PENUTUP


Berdasarkan penjelasan hasil gambaran umum pada landasan teori yang telah
dijabarkan pada Bab II, sehingga segala permasalahan yang dikemukakan dalam
Bab I dapat terpecahkan atau mendapat solusi yang tepat. Maka akan dirumuskan
kesimpulan dan saran-saran yang diharapkan bisa berguna dan bermanfaat bagi kita
semua.

2
BAB II
PEMBAHASAN

Agar pesan bisnis efektif, diperlukan pemahaman terhadap proses penyusunan pesan bisnis.
Proses penyusunan pesan bisnis bersifat fleksibel. Tidak ada proses penyusunan pesan bisnis
yang terbaik. Walaupunn demikian, sejumlah langkah umum dalam penyusunan pesan bisnis
yang efektif perlu diperhatikan. Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi tiga komposisi, yaitu:
1. Perencanaan
2. Pengorganisasian
3. Revisi

2.1 Perencanaan
Dalam tahap ini, ditentukan hal-hal yang mendasar dari suatu pesan yang akan
dikomunikasikan. Secara rinci, tahap perencanaan tersebut meliputi :

2.1.1 Penentuan Tujuan


Tahap pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud atau tujuan
komunikasi. Sebelum memutuskan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain
maka perlu terlebih dahulu menjawab tiga pertanyaan penting, yaitu : Apakah tujuan tersebut
realistis ?, Apakah waktunya sudah tepat ?, dan Apakah tujuannya sudah dapat diterima
organissi tersebut ?.
Untuk dapat melakukan hal itu, pertama kita harus menentukan tujuan yang jelas dan dapat
diukur sesuai dengan tujuan organisasi. Tujuan yang jelas akan dapat membantu mengarahkan
anda mencapai tujuan yang dikehendaki. Di samping itu penentuan tujuan yang jelas bagi suatu
organisasi akan membantu proses pengambilan keputusan yang mencakup antara lain :
 Keputusan untuk meneruskan pesan, sebelum menyampaikan pesan kita harus menanyakan
kepada diri sendiri apakah pesan yang akan disampaikan benar-benar diperlukan atau tidak.
 Keputusan untuk menanggapi untuk menanggapi audiens, perlu mempertimbangkan motif-
motif audiens untuk memutuskan bagaimana cara yang paling baik untuk menghadapinya.
 Keputusan untuk memutuskan isi pesan, komunikator harusnya memasukan informasi yang
penting, yang relevan dengan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan karena dengan
mempunyai tujuan yang jelas dapat membantu memusatkan isi pesan.
 Keputusan untuk menetapkan media yang akan digunakan, media komunikasi yang akan
digunakan dapat berupa lisan atau tulisan.

3
Ada tiga tujuan umum komunikasi, yaitu :
1) memberi informasi (informming)
2) membujuk atau persuasi (persuading)
3) melakukan kerjasama atau kolaborasi (collaborating).

Masing-masing tujuan tersebut akan menentukan tingkat partisipasi penerima dan tingkat
pengendalian pengirim. Jika hanya bertujuan memberikan informasi, akan diperlukan sedikit
saja partisipasi komunikan, dan kendali pesan sepenuhnya berada pada komunikator. Pesan
yang bersifat persuasi akan memerlukan partisipasi komunikan dan interaksi yang lebih tinggi,
serta pengendalian pesan yang tidak sepenuhnya berada pada komunikator. Sementara jika
pesan bisnis bertujuan menjalin kerja sama, akan diperlakukan partisipasi maksimum dan
komunikan dan kendali komunikator terhadap isi pesan yang lebih rendah. Pesan yang dibuat
tidak akan ada gunanya apabila gagal mencapai tujuan. Oleh karena itu, tujuan pesan bisnis
hendaknya realistis dan tidak bertentangan dengan tujuan perusahaan (organisasi).

2.1.2 Analisis Audiens


Sasaran atau target utama dari setiap komunikasi adalah penerima atau audiens. Analisis
terhadap audiens sangat perlu dilakukan. Audiens dalam studi komunikasi bisa individu
ataupun organisasi. Audiens biasanya memiliki pemahaman yang berbeda beda atas pesan yang
mereka terima.

2.1.2.1 Mengembangkan Profil Audiens


Analisis terhadap audiens yang sudah dikenal biasanya relative lebih mudah dilakukan tanpa
harus melalui penelitian yang rumit. Reaksi atas pesan yang dikirim kepada orang yang sudah
dikenal yang pada umumnya dapat diperkirakan. Contoh audiens yang sudah dikenal atasan,
rekan sekerja, pelanggan lama, dan pemasok lama. Untuk audiens yang sama sekali belum
dikenal maka komunikator perlu melakukan investigasi untuk mengantisipasi reaksi mereka.
Analize : Siapa pihak penerima pesan?
Understand : Bagaimana pengetahuan penerima mengenai subjek?
Demographics : Berapa umur, Jenis kelamin, Pendidikan penerima?
Interest : Apa yang menarik perhatian penerima?
Environment : Apakah penerima bersahabat atau bermusuhan?
Needs : Informasi apa yang diperlukan penerima?
Customize : Bagaimana penyesuaian pesan yang diperlukan?
Expectation : Apa yang diharapkan penerima?

4
2.1.2.2 Memuaskan Audiens akan Kebutuhan Informasi
Pesan yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan penerima. Memenuhi kebutuhan
informasi penerima merupakan salah satu kunci sukses pesan bisnis. Ada lima pedoman yang
perlu diperhatikan agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan imformasi audiens, yaitu :
 Temukan apa yang ingin diketahui audiens
 Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan
 Berikan semua informasi yang diperlukan oleh audiens
 Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens

2.1.2.3 Memuaskan kebutuhan motivasional audiens


Pesan yang bertujuan membujuk dan bekerja sama seringkali gagal mengubah keyakinan atau
perilaku audiens, dapat disebabkan oleh pesan yang menyajikan informasi yang tidak
diperlukan, alasan yang dikemukakan tidak rasional, dan terlalu panjang atau tidak menarik
untuk dibaca. Hal yang harus diingat bahwa pesan bisnis disampaikan kepada audiens yang
juga melakukan kegiatan bisnis dan memiliki pemahaman terhadap masalah bisnis. Di samping
itu, audiens pada umumnya enggan melakukan perubahan. Pendekatan argumentative tak
selamanya mampu menggaet konsumen. Untuk mencapai tujuan komunikasi, diupayakan agar
pesan bisnis menggunakan pendekatan emosional audiens, terstruktur, rasional, serta disusun
dengan format yang menarik.

2.1.3 Penentuan Ide Pokok


Setelah menganalisis tujuan dan audiens maka selanjutnya adalah menentukan cara untuk
mencapai tujuan tersebut. Setiap pesan-pesan bisnis akan bermuara pada satu tema pokok yaitu
ide pokok (main idea), selebihnya adalah ide-ide pendukung (supporting idea).

2.1.3.1 Teknik Curah Pendapat (Brainstorming)


Teknik ini memberikan keleluasaan pikiran untuk mencari berbagai kemungkinan, menguji
berbagai alternative dengan mempertimbangkan tujuan, audiesni, dan fakta yang ada.

2.1.3.2 Pembatasan Cakupan


Penyajian informasi rutin kepada audiens yang telah dikenal sebaiknya menggunakan kata
yang singkat untuk membangkitkan hormat audiens kepada komunikator dan untuk
menghindari skeptic dari audiens yang belum dikenal. Ide pokok dari pesan-pesan selebihnya
disesuaikan dengan waktu yanag ada dan haruslah mudah dimengerti dan diterima oleh
audiens.

5
2.1.4 Seleksi Saluran dan Media
Pilihan saluran dan media komunikasi sangat tergantung pada sifat pesan, waktu, formalitas,
dan harapan penerima. Saluran komunikasi terdiri atas saluran komunikasi lisan (oral
communication) dan tertulis (written communication). Masing-masing saluran memiliki
beberapa jenis media. Media yang dimaksud disini adalah alat atau sarana yang digunakan
untuk memindahkan pesan dari pengirim kepada penerima.

2.1.4.1 Saluran Komunikasi Lisan


Komunikasi lisan merupakan saluran yang paling banyak digunakan dalam bisnis. Komunikasi
itu antara lain, percakapan antara dua orang secara langsung (tatap muka), melalui telepon,
wawancara, pidato, seminar, pelatihan, dan presentasi bisnis.

2.1.4.2 Media Pada Saluran Lisan:


 Percakapan tatap muka (pidato, rapat, seminar, konferensi)
 Telepon, voice mail
 Radio, televise, computer
 Pita audio dan video
 Teleconference
 Video conference

2.1.4.3 Saluran Komunikasi Tertulis


Pesan-pesan tertulis dalam bisnis dibuat dalam berbagai bentuk, misalnya surat, memo,
proposal, dan laporan. Pesan-pesan tertulis bisa ditulis tangan atau dengan bantuan media
elektronik. Media elektronik yang biasanya dipergunakan adalah mesin faks, telegram, dan e-
mail. Kelebihan dari saluran komunikasi tertulis adalah adanya kesempatan bagi para
komunikator untuk merencanakan dan mengendalikan pesan. Kekurangannya adalah umpan
balik secara langsung yang tidak bisa diperoleh dalam waktu cepat.

2.1.4.4 Media Pada Saluran Tertulis:


 Surat, memo, laporan , proposal
 Electronic mail (e-mail)
 Telepon (SMS)
 Faks
 Telegram
 Pos biasa dan khusus

6
2.2 Pengorganisasian
Setelah tahap perencanaan, selanjutnya ide/gagasan dituangkan dalam pesan tertulis.
Pengorganisasian dan penyusunan dokumen dimulai dari penyusunan kata-kata, kalimat,
paragraf, serta memilih ilustrasi yang akan digunakan untuk mendukung ide/gagasan.

2.2.1 Mengorganisasikan Pesan-Pesan


Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pemimpin kepada para bawahan,
terkadang tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini menyebabkan pesan-pesan yang
disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apa yang dikehendaki.
Hal-hal yang menyebabkan pesan-pesan tidak terorganisir :
a. Bertele-tele
b. Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan
c. Menyajikan ide-ide yang tidak logis
d. Informasi penting kadangkala tidak tercakup dalam pembahasan

Dengan mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang disampaikan
akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi, maupun praktis bagi
audiens. Mengorganisasi pesan-pesan secara baik adalah suatu keharusan dan menjadi
tantangan bagi komunikator. Hal yang perlu diperhatikan dalam mengorganisasi pesan-pesan
yang baik sebagai berikut :
1. Subjek dan tujuan harus jelas.
2. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan.
3. Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis.
4. Semua informasi yang penting harus sudah tercakup.

Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu bagi audiens terutama dalam hal-hal
berikut ini :

2.2.1.1 Memahami Pesan yang disampaikan


Dengan mengemukakan hal-hal penting secara jelas, menyusun ide-ide secara logis dan
berurutan, dan memasukan semua informasi yang relevan dalam pesan, maka audiens akan
lebih mudah dalam memahami maksud dan isi pesan.

7
2.2.1.2 Membantu Audiens Menerima Pesan
Pengorganisasian pesan-pesan yang baik disamping membantu audiend dalam memahami
maksud pesan, juga membantu audiens untuk dapat menerima isi pesan tersebut.

2.2.1.3 Menghemat Waktu Audiens


Apabila suatu pesan tidak terorganisasi dengan baik, penyampaiannya akan menghabiskan
waktu audiens. Salah satu tujuan pengorganisasian pesan-pesan yang baik adalah penyampaian
informasi atau ide-ide yang relevan saja. Dengan hanya menyampaikan informasi yang relevan,
waktu audiens akan dapat dihemat. Disamping itu, audiens dapat dengan mudah mengikuti alur
pemikiran pesan yang disampaikan.

2.2.1.4 Mempermudah Pekerjaan Komunikator


Pengorganisasian pesan-pesan yang baik dapat membantu pekerjaan komunikator, sehingga
dapat selesai lebih cepat dan menghemat waktu. Hal ini merupakan faktor yang penting dalam
dunia bisnis, dimana penyelesaian pekerjaan berjalan dengan baik, cepat, dan efisien.Dengan
mengetahui apa yang ingin disampaikan, dan menetahuo cara menyampaikannya, rasa percaya
diri komunikator akan meningkat. Semakin tinggi rasa percaya diri komunikator, semakin
cepat dan efisien dalam menyelesaikan pekerjaan.

2.2.2 Mengorganisasikan Pesan-pesan Melalui Outline


2.2.2.1 Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide-ide

Apabila menyusun pesan yang panjang dan kompleks, outline sangat diperlukan. Outline akan
membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lainnya.
Susunan outline secara garis besar dapat digolongkan ke dalam 3 kelompok:
a. Mulailah dengan ide pokok, ide pokok akan membantu dalam menetapkan tujuan dan
strategi umum dari suatu pesan.
b. Nyatakan poin-poin pendukung yang penting, poin-poin pendukung akan memperkuat
tentang ide-ide pokok yang kita tentukan.
c. Ilustrasi dengan bukti-bukti, memberikan ilustrasi dengan mengemukakan bukti-bukti yang
berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti-bukti yang disajikan, outine yang dibuat akan
menjadi semakin baik.

8
2.2.2.2 Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional
Untuk dapat menentukan urutannya, ada 2 pendekatan penting, yaitu:
a. Pendekatan Langsung (deduktif)
Ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti dengan bukti-bukti pendukungnya.
b. Pendekatan Tidak Langsung (induktif)
Bukti-bukti muncul terlebih dahulu, kemudian diikuti dengan ide pokoknya. Kedua
pendekatan dasar tersebut dapat diterapkan baik untuk pesan singkat (memo dan surat),
maupun pesan formal (laporan, usulan, dan presentasi). Untuk memilih diantara kedua
alternatif, harus dianalisis terlebih dahulu bagaimana reaksi audiens terhadap maksud atau
tujuan dan pesan-pesan yang akan disampaikan.

Setelah dianalisis kemungkinan reaksi para audiens dan memilih suatu pendekatan umum,
maka dapat dipilih rencana organisasional yang paling cocok sebagai berikut:
1. Direct Request
Direct request dapat berupa surat maupun memo. Bila para audiens akan menjadi tertarik
atau memiliki hasrat yang luar biasa, dapat digunakan permintaan langsung (direct request).
permintaan langsung menggunakan pendekatan langsung pada poin yang dituju.
2. Pesan-pesan Rutin, Good News, atau Goodwill
Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill lebih cocok dengan menggunakan pendekatan
langsung.
3. Pesan-pesan Bad News
Pendekatan yang diterapkan pada pesan bad news adalah pendekatan tidak langsung. Jika
mempunyai berita yang kurang menyenangkan, sebaiknya ditempatkan pada bagian
pertengahan surat dengan menggunakan bahasa yang halus.
4. Pesan-pesan Persuasif
Bila audiens benar-benar sangat tidak tertarik terhadap pesan-pesan yang disampaikan,
dapat digunakan dengan cara yang tidak langsung. Sehingga perlu membuka pikiran
audiens dengan melakukan persuasi sehingga mereka dapat memahami fakta yang ada.

Secara umum, mengorganisasi laporan dan presentasi secara analitis yang didesain kearah
suatu kesimpulan tertentu, lebih sulit. Manakala tujuannya adalah untuk melakukan kolaborasi
dengan audiens di dalam memecahkan suatu masalah atau melakukan persuasi untuk suatu
tindakan tertentu, harus dipilih suatu rencana organisasional yang memberikan argumen secara
logis.

9
2.2.3 Memformulasikan Pesan Bisnis
2.2.3.1 Mengendalikan Gaya dan Nada

Gaya adalah cara menggunakan kata-kata untuk mencapai nada atau kesan keseluruhan. Gaya
dapat diubah-ubah sesuai dengan kondisi suatu peristiwa, struktur kalimatnya juga disesuaikan
dengan sifat pesan dan hubungan dengan penerima. Setiap organisasi pada umumnya memiliki
gaya tersendiri dan menggunakan kosakata tertentu yang cenderung sama. Gaya yang jelas,
ringkas dan benar serta dipadukan dengan norma-norma kelompok organisasi akan
mencerminkan suatu organisasi.
Komunikasi dikatakan efektif jika memiliki karakteristik sebagai berikut
1) Courtesy (sopan santun)
Nada sopan dan santun akan membuat penerima merasa dihargai dan dihormati.
2) Correctness (tepat/benar)
Tidak terdapatnya kesalahan penulisan baik format, tanda baca, penggunaan kata, ejaan dan
tata bahasa. Selain itu penggunaan kata dan istilah yang tidak familiar akan
membingungkan para audiens.
3) Conciseness (ringkas)
Tidak menggunakan kata yang mubazir dan tidak mengulang kata-kata yang tidak
diperlukan. Penggunaan kalimat aktif lebih diutamakan karena lebih mantap, ringkas dan
secara umum lebih mudah dipahami. Sedangkan penggunaan kalimat pasif lebih baik hanya
dipergunakan untuk memperlunak berita buruk.
4) Clarity and Clearness (jelas)
Mudahnya bacaan dimengerti hanya dalam sekali baca dan tidak menimbulkan keraguan.
5) Concreteness (tepat)
Tidak menimbulkan kesalah interpretasi karena disajikan secara spesifik dan tidak biasa
6) Completeness (lengkap)
Memberikan informasi lengkap sesuai kebutuhan dean keinginan penerima.

2.2.3.2 Mengembangkan Paragraf yang Logis


Paragraf adalah satu kesatuan unit pemikiran. Setiap paragraf merupakan bagian penting dari
keseluruhan pesan. Pada umumnya paragraf yang pendek dapat lebih mudah dibaca dan
dipahami dibandingkan paragraf panjang. Paragraf umumnya memiliki tiga unsur, yaitu
kalimat topik, kalimat pendukung topik dan kalimat peralihan. Kalimat topik mengungkapkan
subjek dari paragraf dan bagaimana subjek akan dikembangkan. Selanjutnya paragraf

10
dikembangkan melalui deretan kalimat berkaitan yang menyediakan dukungan untuk kalimat
topik. Sedangkan unsur peralihan diatur dalam urutan yang logis dan terpadu.

2.3 Revisi Pesan-Pesan Bisnis


Setelah tahapan perencaan, pengorganisasian, dan pembuatan (penulisan) pesan-pesan bisnis,
langkah selanjutnya adalah melakukan koreksi, penyempurnaan atau perbaikan (revisi)
terhadadap pesan-pesan bisnis. Revisi sangat diperlukan agar pesan-pesan bisnis yang telah
direncanakan dan dibuat tersebut dapat ditinjau ulang atau disempurnakan untuk menghindari
kemungkinan terjadinya kesalahan ketik atau kekurangan lainnya, sehingga sesuai dengan
maksud dan tujuan yang dikehendaki.

2.3.1 Keterampilan Merevisi


Dalam menulis surat-surat bisnis yang baik diperlukan proses pemikiran, tenaga dan waktu
yang cukup. Akan berbahaya apabila penyampaian pesan-pesan bisnis cenderung dilakukan
secara asal-asalan dan ceroboh, baik dari sisi substansi isi pesan maupun format penulisannya.
Pesan-pesan bisnis terbagi menjadi dua yaitu pesan-pesan bisnis tertulis dan pesan-pesan bisnis
yang disampaikan secara lisan. Kedua bentuk pesan-pesan bisnis tersebut memiliki persamaan
dan perbedaan dari sisi format penulisan, gaya penulisan (writting style), maupun cara
penyampaiannya.

2.3.2 Pesan-pesan Bisnis Tertulis


Proses penulisan pesan-pesan bisnis dalam bentuk tertulis dimulai dari penulisan draf,
selanjutnya dilakukan penelaahan lebih lanjut dari sudut substansi suatu pesan maupun
pengorganisasian, gaya (style) bahasa yang digunakan, susunan kalimat, mekanika, format dan
tata letak (layout) penulisannya.

2.3.3 Mengedit Isi, Pengorganisasian, dan Gaya Penulisan


Pada saat melakukan evaluasi, ada beberapa hal yang perlu mendapatkan perhatian, antara lain:
substansi suatu pesan,pengorganisasian pesan, dan gaya penulisannya. Berikut pertanyaan
penting yang perlu diperhatikan, antara lain:
 Apakah anda telah memasukkan poin-poin dengan urutan yang benar?
 Apakah terdapat keseimbangan yang baik antara hal-hal yang bersifat umum dengan hal-
hal yang khusus?
 Apakah ide yang paling penting telah memperoleh porsi pembahasan yang cukup?

11
 Apakah anda telah memberikan fakta-fakta pendukung dan melakukan pemeriksaan ulang
(cross check) terhadap fakta-fakta yang ada?
 Apakah anda ingin menambahkan informasi yang baru?

Pada tahap awal pengeditan, perhatikan secara seksama pesan-pesan awal dan akhir, karena
pesan-pesan tersebut mempunyai pengaruh terbesar terhadap audiens. Perhatikan pembuka
surat atau memo, apakah sudah relevan, menarik, dan mengundang reaksi pembaca. Pada
pesan-pesan yang lebih panjang, beberapa paragraf pertama mencakup subjek, maksud, dan
organisasi bahan. Setelah yakin terhadap isi dan pengorganisasian suatu pesan bisnis, coba
perhatikan gaya penulisannya. Gunakan kata atau frase yang mampu menghidupkan suatu
pesan sehingga semakin menarik bagi audiens.pada saat yang sama, lakukan cek ulang untuk
mengetahui apakah pesan-pesan yang disampaikan sudah jelas, tidak membingungkan, dan
mudah dipahami oleh audiens. Di samping itu, untuk lebih memudahkan audiens anda
menangkap pesan-pesan anda, perlu dibuat judul, sub-sub judul, indentasi, huruf tebal, garis
bawah, huruf miring, huruf berwarna, tabel, gambar, dan sejenisnya.

2.3.4 Mengedit Mekanika/Teknis Penulisan


Mengedit mekanika atau teknis penulisan suatu pesan-pesan bisnis yang mencakup antara lain:
 Susunan kalimat yang digunakan, apakah sudah sesuai dengan kaidah kebahasaan yang
ada, sehingga mudah dipahami dengan baik.
 Penggunaan kapitalisasi secara tepat.
 Penulisan tanda baca secara benar.
 Perhatikan makan keutuhan suatu kalimat, sehingga makna suatu kalimat dapat dipahami
dengan mudah.
 Perhatikan terjadinya pengulangan kata yang tidak tepat dalam suatu kalimat. Hal ini dapat
menghilangkan makna suatu pesan-pesan bisnis yang telah disampaikan.

2.3.5 Mengedit Format dan Layout


Di samping melakukan penelaahan terhadap tata bahasa, ejaan, kesalahan-kesalahan tulis, dan
tanda baca, format penulisannya juga tidak boleh diabaikan begitu saja. Jika format
penulisannya menarik, ditata rapi, bersih, tidak penuh coretan, dan kertas yang digunakan
berkualitas baik, audiens anda akan senang membacanya.

12
2.3.6 Pesan-pesan Bisnis Lisan
Pesan-pesan bisnis yang disampaikan secara lisan antara lain penyampaian pesan-pesan bisnis
melalui rapat/pertemuan bisnis, negosiasi, dan presentasi bisnis. Meskipun pesan-pesan
tersebut disampaikan secara lisan, namun diperlukan juga kerangka dasar (outline) tentang
substansi pesan-pesan bisnis yang akan disampaikan.

2.3.6.1 Substansi Pesan


Langkah pertama dalam melakukan pengeditan pesan-pesan bisnis adalah mengedit substansi
pesan yang akan disampaikan pada audiens.
 Apakah substansi pesan yang ingin disampaikan telah tercantum di dalamnya?
 Apakah data pendukung juga sudah tercantum di dalamnya?

2.3.6.2 Pengorganisasian Pesan


 Pembuka (salam pembuka, perkenalan diri)
 Penyampaian substansi pesan (pengantar pesan dilanjutkan dengan substansi pesan)
 Penutup (kesimpulan, saran, rekomendasi, implikasi)

2.3.6.3 Gaya Bahasa


Gaya bahasa yang digunakan dalam penyajian pesan-pesan bisnis secara lisan lebih menarik
dan dinamis daripada yang berbenetuk tertulis karena cara penyampaiannya yang lebih santai,
luwes, dan tidak monoton. Di samping itu, melalui penyajian secara lisan penerima pesan akan
lebih mudah memahami maksud dan tujuan suatu pesan yang ditunjukkan dengan
penyampaian pesan-pesan secara langsung, pesan-pesan nonverbal yang didukung dengan
tampilan kata, huruf, gambar, bagan, dan tabel dalam format animasi yang dinamis.

2.3.7 Pemilihan Kata yang Tepat


Pemilihan kata adalah penggunaan kata-kata tertentu untuk mencurahkan ide atau pikiran ke
dalam sebuah kalimat. Agar pesan yang terkandung dalam kalimat yang disampaikan kepada
orang lain dengan mudah dapat dimegengerti, anda harus dapat memilih kata-kata dengan
sebaik-baiknya. Oleh karena itu, agar maksud komunikasi dapat tercapai, perlu diperhatikan
beberapa hal berikut:
 Pilihlah kata yang sudah familier/dikenal
 Pilihlah kata-kata yang singkat
 Hindari kata-kata yang bermakna ganda

13
2.3.8 Membuat Kalimat yang Efektif
Kalimat merupakan sarana untuk menyampaikan pesan kepada orang lain. Kalimat dapat
dibuat untuk memanggil, memarahi, menasihati, menyuruh, dan memeperingatkan seseorang,
juga untuk mengemukakan pendapat, dan mengumumkan sesuatu. Agar pesan yang
disampaikan dapat dengan mudah dimengerti pembaca, kalimat harus disusun secara efektif.

2.3.9 Tiga Jenis Kalimat


1. Kalimat Sederhana, hanya memiliki sebuah subjek dan sebuah predikat. Namun tidak
menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek baik langsung maupun tak
langsung.
2. Kalimat Majemuk, berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa
dependen. Suatu kalimat majemuk dihubungkan dengan kata penghubung seperti “dan”,
”tetapi”, “atau”.
3. Kalimat Kompleks, berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen
sebagai anak kalimat.

Dalam menyusun kalimat, gunakanlah jenis kalimat mana yang paling tepat atau cocok dengan
pemikiran atau ide yang anda miliki.

2.3.10 Cara Mengembangkan Paragraf


 Ilustrasi, pemberian contoh terhadap suatu topik bahasan yang relevan akan memberikan
gambaran yang lebih jelas dan mudah dipahami oleh audiens.
 Perbandingan (Persamaan dan Perbedaan), cara pengembangan paragraph ini
memerlukan wawasan yang luas bagi penyampai pesan-pesan bisnis.
 Pembahasan sebab-akibat, pola pengembangan paragraph dengan sebab-akibat akan
membantu memberikan arah yang jelas terhadap suatu pokok bahasan tertentu.
 Klasifikasi, pola pengembangan paragraph dengan pengelompokan ini akan
mempermudah pemahaman bagi pengirim pesan maupun penerima pesan. Selain itu, cara
pengelompokan ini juga menjadikan suatu topic bahasan menjadi lebih terarah dan
terfokus.
 Pembahasan pemecahan masalah, cara pengembangan paragraf ini akan mampu
memberikan latihan analitis yang sangat diperlukan bagi seseorang dalam pengambilan
keputusan-keputusan penting bagi suatu organisasi.

14
BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Dapat diambil kesimpulan bahwa dalam penyusunan pesan-pesan bisnis terdiri atas tiga hal
yaitu perencanaan, komposisi, dan revisi. Langkah lain dalam penyusunan pesan-pesan bisnis
adalah dengan menentukan ide pokoknya. Ide pokok merupakan rangkuman pesan-pesan yang
disampaikan. Selain itu dalam merencanakan pesan-pesan bisnis perlu juga dilakukan
pemilihan saluran komunikasi yang akan digunakan.

3.2 Saran

Dalam menyampaikan suatu pesan, terkadang kita sering salah baik dalam penyampaian
maupun dalam pemakaian kata-kata yang sulit dicerna. Apalagi dalam dunia bisnis, seorang
pemimpin perusahaan harus dapat menyampaikan suatu pesan secara tegas dan jelas baik
secara tertulis maupun secara lisan. Untuk itu, sangatlah penting dilakukan pengorganisasian
dan revisi dalam penulisan pesan-pesan bisnis yang selalu diikuti dengan latihan-latihan atau
praktik-praktik dalam kehidupan sehari-hari.

15
DAFTAR PUSTAKA

Purwanto, Djoko. 2011. Komunikasi Bisnis edisi 4. Jakarta. Erlangga

https://vianisilv.wordpress.com/2015/04/30/152/

http://merryafrianty.blogspot.co.id/2013/05/pengorganisasianpesan-pesan-bisnis.html

https://h3r1y4d1.wordpress.com/2011/05/11/perencanaan-pesan-pesan-bisnis/

http://henrich27.blogspot.co.id/2014/04/perencanaan-pesan-bisnis.html

16