Manajemen File dan Data

Bimbingan Teknis PPAD Jawa Tengah

Satriyo Adhy, M.T

17 April
2014
 Daftar Isi
Daftar Isi .................................................................................................................................................. 1
Manajemen File dan Data ....................................................................................................................... 2
Manajemen File .................................................................................................................................. 2
Target .............................................................................................................................................. 2
Perintah dalam manajemen file ...................................................................................................... 2
Jenis-jenis File ................................................................................................................................. 2
Atribut File ...................................................................................................................................... 2
Jenis-jenis File ................................................................................................................................. 3
Pencetakan File ............................................................................................................................... 4
Manajemen Data Menggunakan Ms.Excel ......................................................................................... 5
Get Eksternal Data (Import Data) ................................................................................................... 5
Sort & Filter ..................................................................................................................................... 8
Data Tools ..................................................................................................................................... 12
 Manajemen File dan Data
Manajemen File
File atau Berkas adalah sebuah koleksi informasi berkaitan yang diberi nama dan disimpan di dalam
secondary storage. Biasanya sebuah file merepresentasikan data atau program.

Target
1. Mengetahui perintah perintah dalam melakukan manajemen file
2. Menerangkan manfaat manajemen file
3. Mendemonstrasikan langkah-langkah manajemen file
4. Mengklasifikasikan ekstensi file

Perintah dalam manajemen file

1. Windows Explorer: Copy, Cut, Paste selain itu ada juga Open, Read, Print dsb tergantung dari
aplikasi yang meng-asociate extensi file yang bersangkutan.
2. CMD/DOS: Copy, Move, Dir, RD, CD, MD, DEL, Edit dan sebagainya. (Bantuan: [Copy] /?)

Jenis-jenis File
1. Text file. yaitu urutan dari karakter-karakter yang diatur menjadi barisan dan mungkin
halaman.
2. Source file. yaitu urutan dari berbagai subroutine dan fungsi yang masing-masing kemudian
diatur sebagai deklarasi-deklarasi diikuti oleh pernyataan-pernyataan yang dapat diexecute.
3. Object file. yaitu urutan dari byte-byte yang diatur menjadi blok-blok yang dapat dipahami
oleh penghubung system.
4. Executable file. adalah kumpulan dari bagian-bagian kode yang dapat dibawa ke memori
dan dijalankan oleh loader.

Atribut File
Selain nama dan data, sebuah file dikaitkan dengan informasi-informasi tertentu yg disebut atribut
diantaranya adalah :

1. Nama. nama file simbolik ini adalah informasi satu-satunya yang disimpan dalam format
yang dapat dibaca oleh pengguna.
2. Identifier. Tanda unik ini yang biasanya merupakan sebuah ekstensi.
3. Jenis. untuk sistem-sistem yang mendukung jenis file yang berbeda.
4. Lokasi. penunjuk pada sebuah device dan pada lokasi file pada device tersebut.
5. Ukuran. Ukuran dari sebuah file (dalam bytes, words, atau blocks) dan mungkin ukuran
maksimum dimasukkan dalam atribut ini juga.
6. Proteksi. menentukan siapa yang dapat melakukan read, write, execute, dan lainnya.
7. Waktu dan identifikasi pengguna. untuk pembuatan file, modifikasi terakhir, dan
penggunaan terakhir. Data-data ini dapat berguna untuk proteksi, keamanan, dan
monitoring penggunaan.
 Gambar Informasi file

Ekstensi File
1. Executable exe, com, bin, atau tidak ada
2. Object obj, o
3. Source code c, cc, java, pas, asm
4. Batch bat, sh
5. Text txt, doc
6. Word wp, tex, rtf, doc
7. Library lib, a, so,
8. Print/view ps,pdf, jpg
9. Archive arc, zip, tar, rar
10. Multimedia mpeg, mov, rm, 3gp
11. Gambar bmp, jpg, gif, png
12. Halaman web htm, html, php, asp
 Gambar Cara Melihat Ekstensi File

Pencetakan File
1. Menggunakan aplikasi : File  Print  Memilih printer, melakukan setting printer,
menentukan jumah cetakan, melakukan setting halaman  Print
2. Menggunakan DOS : PRINT [/D:device] [drive:\path\file_name]. Contoh : PRINT /d:LPT1
D:\surat.txt. Untuk menambahkan file dalam antrian  /p file_name. Untuk menghapus
salah satu antrian antrian  /c file_name. Untuk membatalkan seluruh antrian  /t
file_name.
Manajemen Data Menggunakan Ms.Excel
Get Eksternal Data (Import Data)
Merupakan suatu cara dalam mendapatkan data yang diperoleh dari data dengan format
lain seperti dari Ms.Access, Web, Text/Csv, dll
Langkah-langkah :
1. Memilih Ribbon ‘Data’  memiih toolbar ‘Get External Data’’From Text’

2. Memilih file yang akan digunakan dari tempat penyimpanan  klik ‘Import’
3. Mengatur data(text import wizard) langkah 1 memilih tipe file kita, apakah
menggunakan deimetered(pembeda) atau fixed length(jarak yang tetap) 
menentukan awal mulai mengambil data, mengisi nomor baris mulai  klik ‘Next’

4. Mengatur data(text import wizard) langkah 2memilih jenis delimeters(pembeda)

 sehingga data akan dapat dipisahkan kedalam kolom-kolom yang berbeda  klik
‘Next’
5. Mengatur data(text import wizard) langkah 3 menentukan format data setiap
kolom  klik ‘Finish

6. Memilih tempat meletakkan data  klik ‘OK’

7. Data tampil dalam kolom dan baris.

Sort & Filter
Merupakan suatu cara untuk menampikan data sesuai dengan yang kita inginkan, dengan
cara mengurutkan berdasarkan kolom tertentu atau lebih dari satu kolom.

1. Mengurutkan berdasarkan satu kolom  klik satu kolom tertentu  klik ‘A-Z’ untuk
mengurutkan dari kecil ke besar atau ‘Z-A’ untuk mengurutkan dari besar ke kecil
dari ribbon ‘Sort & Filter’.
2. Mengurutkan berdasarkan banyak kolom  klik ‘Sort’  klik ‘Add level’ untuk
menambahkan aturan pengurutan atau klik ‘Delete level’ untuk mengurangi aturan
pengurutan

Menambahkan aturan pengurutan data

3. Filter
Merupakan suatu cara menampikan data yang kita inginkan dengan membatasi data
yang tampil. Sorot baris nama kolom Klik ‘Filter’ pada ribbon ‘Sort & Filter’.
Klik pada salah satu panah dalam kolom yang diinginkan untuk membatasi data yang
akan tampil.

Centang data yang ingin ditampikan dan hilangkan centang data yang tidak ingin
ditampikan  Klik ‘OK’
 Filter lebih dari satu kolom

Data Tools
Merupakan suatu cara mengolah data untuk menghasilkan data yang lebih baik (valid).
1. Text to Columns
Merupakan cara memisahkan data yang berkumpul dalam satu kolom kedalam
beberapa kolom dengan delimeter(pembeda) atau fix length(jarak tetap) yang ada
dalam data kita.
2. Remove Dupicates
Merupakan cara menghilangkan data yang sama (ganda). Misalnya ada 3 data yang
ganda.

Klik pada header kolom  klik ‘Remove Duplicates’

 Klik ‘OK’

Hasil = dua data yang dianggap menyamai data yang lain dihilangkan.
3. Data Validation
Merupakan suatu alat pengolahan data yang dapat dipergunakan untuk melakukan
validasi isian dari suatu cell(kolom baris) data.
Misalnya : memvalidasi isian L/P berdasarkan satu tabel L/P  sorot kolom yang
ingin dilakukan validasi  Klik ‘Data Validation’ pada Ribbon ‘Data Tools’pada tab
‘setting’ pilih ‘allow’  pilih ‘list’ tentukan tabel referensi pada isian ‘source’
(opsional) berikan ‘input message’ untuk membantu/memberi petunjuk pengisian
(opsional) berikan ‘Error Alert’ untuk memberi pesan kesalahan jika saah
pengisian kolom tersebut.
Misalnya : memvalidasi isian Fakultas berdasarkan satu tabel Fakutas

Memberikan petunjuk pengisian

 Memberikan peringatan kesalahan pengisian

Contoh Pengisian yang salah

4. Eksport Data ke Text/Csv

Merupakan suatu cara untuk mengubah data dari excel ke text atau CSV (Comma
Separate Value)
Pada Sheet yang diinginkan  Klik ‘Ribbon’ ‘File’  Klik ‘Save As’
Pilih ‘Save As Type’ ke ‘CSV (Comma Delimeted)’  isikan File Name (Nama File) dan
lokasi penyimpanan  Klik ‘Save’

~ Semoga Bermanfaat ~
 Test

Pilihlah jawaban yang PALING benar dengan men-silang atau

melingkarinya !

1. Penggandaan File dari satu direktori ke direktori yang lain atau ke suatu media penyimpanan
lain dapat dilakukan dengan cara :
a. Dengan perintah ‘Copy’ pada file yang akan digandakan dan ‘Paste’ pada
tempat/media penyimpanan yang baru
b. Klik kiri mouse dan ditarik ke tempat yang baru
c. Menggunakan perintah command line ‘Copy to’
d. a dan b Benar
e. a, b, dan c Benar
2. Memindahkan File dari satu direktori ke direktori yang lain atau ke suatu media penyimpanan
lain dapat dilakukan dengan cara :
a. Dengan perintah ‘Cut’ pada file yang akan digandakan dan ‘Paste’ pada
tempat/media penyimpanan yang baru
b. Klik kiri mouse dan ditarik ke tempat yang baru
c. Menggunakan perintah command line ‘Cut to’
d. a dan b Pasti Benar
e. a, b, dan c Benar
3. Membuat Folder Baru dapat dilakukan dengan cara :
a. Dengan perintah ‘New Folder’ pada ‘Ribbon’ ‘Windows Explorer’ di tempat
yang diinginkan
b. Klik kanan mouse, pilih ‘New’, dan memilih submenu ‘Folder’ pada tempat yang
diinginkan
c. Menggunakan perintah command line ‘mkdir’
d. a dan b Benar
e. a, b, dan c Benar
4. Ekstensi File merupakan :
a. Versi File
b. Type File
c. Jumlah File
d. Lokasi File
e. Tidak ada yang benar
5. Merupakan Jenis File, kecuali :
a. Text file
b. Source file
c. Doc File
d. Object File
e. Executable File
6. Apakah symbol ‘~!@#$%^&()_+’ dapat digunakan sebagai nama file ?
a. Dapat
b. Tidak
7. Apakah symbol ‘<>?/\*:”|’ dapat digunakan sebagai nama file ?
a. Dapat
b. Tidak
8. Apakah kita dapat melihat kapan file yang kita punya dibuat pertama kali dan dapat dilihat
yang membuat?
a. Dapat
b. Tidak
 9. Apakah kita dapat melihat kapan file yang kita punya terakhir kali dilakukan perubahan dan
dapat dilihat yang merubah?
a. Dapat
b. Tidak
10. Informasi apa sajakah yang dapat dilihat dari sebuah file dokumen?, Kecuali
a. Ukuran File
b. Jumlah Huruf
c. Jumlah Waktu Edit
d. Jumlah halaman
e. Waktu terakhir dicetak

Nomor 11-20 Merupakan pertanyaan yang berkaitan dengan Pengolahan Data menggunakan
Ms.Excell

11. Apakah Kepanjangan dari CSV ?

a. Coloum Sheet View
b. Coloum Save View
c. Copy Save View
d. Comma Separated Value
e. Tidak ada yang benar
12. Dapatkah CSV langsung dibuka di Ms.Excell?
a. Dapat
b. Tidak Dapat
c. Belum Tentu
d. Dapat Tapi tidak selalu menampilkan sesuai yang diinginkan
e. Tidak ada yang benar
13. Untuk mengurutkan data di Ms.Excel, kita dapat menggunakan toolbar?
a. Sort
b. Ribbon
c. Sort A-Z atau Sort Z-A
d. a dan b Benar
e. a dan c Benar
14. Dapatkah aturan sorting dilakukan dengan melibatkan lebih dari satu kolom?
a. Dapat
b. Tidak Dapat
15. Kemunculan data dapat diatur dengan :
a. Sort
b. Ribbon
c. Filter
d. a dan b Benar
e. a dan c Benar
16. Dapatkah kita mengatur kemunculan data menggunakan aturan yang melibatkan lebih dari
satu kolom :
a. Dapat
b. Tidak
17. Pada saat menggabungkan beberapa data, sangat dimungkinkan terdapat data yang sama,
bagaimana hal ini diatasi?
a. Dicari satu demi satu hingga bertemu data yang sama kemudian dihilangkan salah
satu
b. Diurutkan kemudian dihilangkan salah satu
c. Menggunakan toolbar ‘Remove Duplicate’
d. Menggunakan toolbar ‘Clear Data’
 e. Semua jawaban Benar
18. Entry Data merupakan pekerjaan yang sangat memungkinkan terjadinya kesalahan manusia,
apakah hal ini dapat dicegah?
a. Tidak Dapat
b. Dapat dicegah, dengan memberikan buku panduan kepada orang yang melakukan
entry data
c. Data akan dibersihkan setelah dilakukan Entry
d. Dapat Dicegah dengan melakukan bloking Entry yang salah
e. Dapat Dicegah dengan petugas Entry lebih dari satu (salah seorang menjadi
supervisor)
19. Apakah dapat dilakukan validasi entry data dengan mengambil dari sheet yang lain?
a. Dapat
b. Tidak Dapat
20. File Excell dapat diubah/dieksport ke dalam bentuk file lain, diantaranya ?
a. PDF
b. CSV
c. html
d. xml
e. Semua Jawaban Benar

~ Selamat Mengerjakan ~
Jawaban Test

No Jawaban No Jawaban
1 D 11 D
2 A 12 D
3 E 13 E
4 B 14 A
5 C 15 C
6 A 16 A
7 B 17 C
8 A 18 D
9 A 19 A
10 B 20 E