Laporan KP
Laporan KP
Oleh
I GED NETRA JAYA
1605552034
(Ni Wayan Risna Dewi, SS.) (Ni Made Ika Marini Mandenni, ST.,M.Kom)
NIP. 19710612 199803 2 009 NIP. 198003172009122002
Mengetahui,
Koordinator Program Studi Teknologi
Informasi
ii
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadapan Ida Sang Hyang Widhi Wasa,
Tuhan Yang Maha Esa karena atas berkat dan rahmat-Nya penulis dapat
menyelesaikan laporan Kerja Praktek yang berjudul “”. Penyusunan laporan yang
dilakukan oleh penulis, mendapat banyak masukan dan bimbingan dari berbagai
pihak. Maka dari itu, penulis mengucapkan terima kasih kepada:
1. Bapak Dr. I Made Oka Widyantara, ST., MT. selaku Ketua
Program Studi Teknologi Informasi Fakultas Teknik Universitas
Udayana.
2. Bapak A.A. Kt. Agung Cahyawan Wiranatha, ST., MT. selaku
koordinator kerja praktek.
3. Ibu Ni Made Ika Marini Mandenni,ST.,M.Kom selaku dosen
pembimbing yang telah banyak memberikan bantuan, petunjuk,
dan bimbingan kepada penulis di dalam penyelesaian laporan
kerja praktek ini.
4. Ibu Ni Wayan Risna Dewi, SS selaku pembimbing kerja praktek
di UPTD. Layanan Desain Denpasar Disperindag Denpasar.
5. Orang tua, keluarga, dan teman, serta semua pihak yang tidak
dapat disebutkan satu per satu.
Penulis menyadari bahwa laporan ini jauh dari kata sempurna baik dalam
materi maupun penulisannya, kritik dan saran yang bersifat membangun dari semua
pihak sangat diharapkan. Akhir kata, semoga laporan ini dapat memberikan
manfaat bagi semua pihak sesuai dengan yang diharapkan.
Penulis
iii
ABSTRAK
iv
DAFTAR ISI
ABSTRAK ............................................................................................................ iv
v
2.3.9 Penertiban Pelaporan Akta Perkawinan Luar NegeriError! Bookmark
not defined.
2.4 Standard Operating Procedure (SOP)...................................................... 7
2.5 Flowchart .................................................................................................. 9
BAB III METOGOLOGI ....................................................................................11
vi
4.3 Analisa Hasil ........................................................................................... 36
BAB V PENUTUP ................................................................................................38
vii
DAFTAR GAMBAR
viii
DAFTAR TABEL
ix
BAB I
PENDAHULUAN
Bab I membahas mengenai latar belakang, rumusan masalah, tujuan,
manfaat, batasan masalah dan sistematikan penulisan dari Laporan Akhir Kerja
Praktek.
1.1. Latar Belakang
Perkembangan teknologi saat ini begitu pesat dan tidak dapat dihindari.
Perkembangan teknologi yang diikuti dengan kebutuhan akan informasi yang
begitu besar membuat orang berlomba-lomba untuk menciptakan sebuah sistem
yang dapat digunakan untuk mengelola informasi tersebut salah satu sistem yang
mengalami pengembangan yang sangat pesat adalah dalam bidang teknologi
informasi. Teknologi informasi diharapkan dapat membantu manusia dalam
memudahkan pelaksaan tugas seperti pengelolaan administrasi, penyimpanan data,
penyampaian informasi dan lain sebagainya, selain itu dengan bantuan teknologi
informasi diharapkan informasi dapat diolah dengan sedemikian rupa sehingga
informasi dapat disampaikan dengan menarik dan dapat diterima oleh masyarakat
Unit Pelaksana Teknis Dinas (UPTD) UPTD Layanan Desain Denpasar
Disperindag Kota Denpasar merupakan salah satu instansi pemerintahan yang
melaksanakan tugas mengenai pelayanan terhadap masyarakat dengan memberikan
layanan desain kemasan secara gratis dan membantu dalam promosi produk yang
diharapkan akan membantu UKM dan IKM. UPTD Layanan Desain Denpasar
Disperindag Kota Denpasar saat ini dalam sebagian layanannya sudah
menggunakan sistem informasi dan akan terus dikembangkan. Penerapan teknologi
informasi di instansi UPTD Layanan Desain Denpasar Disperindag Kota Denpasar
membuat cara kerja dari setiap bidang mengalami perubahan, sehingga Standard
Operating Procedure (SOP) yang sebelumnya sudah diberlakukan harus
diperbaharui bukan hanya untuk menyesuaikan dengan peraturan pemerintah yang
baru namun juga untuk menyesuaikan dengan situasi kerja yang terbaru di lapangan
1.2. Rumusan Masalah
Rumusan masalah yang dapat diambil berdasarkan latar belakang yang telah
diuraikan adalah sebagai berikut.
1
1. Bagaimana alur bisnis proses yang diterapkan di UPTD Layanan Desain
Denpasar Disperindag Kota Denpasar.
2. Bagaimana perancangan Standard Operating Procedure (SOP) berdasarkan
alur bisnis proses di UPTD Layanan Desain Denpasar Disperindag Kota
Denpasar.
1.3. Tujuan
Tujuan dari penulisan laporan kerja praktek di UPTD Layanan Desain
Denpasar Disperindag Kota Denpasar adalah mampu merancang Standard
Operating Procedure (SOP) yang ada di UPTD Layanan Desain Denpasar
Disperindag Kota Denpasar berdasarkan alur bisnis proses.
1.4. Manfaat
Manfaat dari adanya penulisan laporan kerja praktek ini adalah sebagai
berikut.
1. Manfaat secara teoritis diharapkan mampu memberikan kontribusi bagi
perkembangan ilmu pengetahuan dan sebagai bahan referensi bagi laporan
selanjutnya.
2. Manfaat bagi UPTD Layanan Desain Denpasar Disperindag Kota
Denpasar, diharapkan dapat memberi tambahan informasi bagaimana alur
kerja yang benar bagi semua pegawai yang bekerja.
2
Bab I membahas tentang latar belakang, rumusan
masalah, tujuan, manfaat, batasan masalah dan
sistematika pembahasan.
BAB II : TINJAUAN PUSTAKA
Bab II membahas tentang teori serta konsep dasar yang
menunjang topik seperti sejarah perusahaan, struktur
organisasi serta topik lainnya yang memiliki relevansi
atau ikatan dengan laporan pelaksanaan kerja praktek.
BAB III : METODOLOGI
Bab III membahas tentang tempat dan waktu kerja
praktek, data, sumber data, metode pengumpulan data,
serta jadwal penyelesaian kerja praktek.
BAB IV : ANALISA DAN PEMBAHASAN
Bab IV membahas tentang analisia dan pembahasan
secara rinci mengenai permasalahan yang dihadapi serta
solusi yang ditawarkan.
BAB V : PENUTUP
Bab V berisi kesimpulan umum dari analisa yang telah
dibahas serta saran dari hasil evaluasi dan pembahasan
telah diuraikan pada laporan Kerja Praktek.
3
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
4
aplikasi desain dan membuat kemasan yang kreatif, inovatif, dan memiliki daya
jual, Mengembangkan desain lokal agar dapat bersaing di Pasar Dunia,
Memberikan konsultasi dan pelayanan teknis bagi UMKM dalam bidang desain
kemasan”.
5
Gambar 2.1 merupakan gambaran struktur organisasi dari UPTD Layanan
Desain Denpasar Disperindag Kota Denpasar. Jabatan tertinggi yaitu Kepala
UPTD, terdapat bagian Kepala Sub Bagian Tata Usaha yang memiliki hubungan
dalam garis komando, bagian Staff dibagi menjadi lima Sub Bagian. Bagian yaitu
Bagian Tenaga Desain, Bagian Administrasi, Bagian Tenaga Operator, Bagian
Clening Service dan Bagian Penjaga Malam.
2.3 Pelayanan
Pelayanan yang dimiliki oleh UPTD Layanan Desain Denpasar
Disperindag Kota Denpasar. Layanan yang dimaksud adalah sebagai berikut.
2.3.1 Layanan Pembuatan Sampel Desain Kemasan
Pelayanan Pembuatan Sampel Desain Kemasan oleh UPTD Layanan
Desain Denpasar Disperindag Kota Denpasar memerlukan beberapa persyaratan.
Berikut merupakan persyarataan yang harus dilampirkan untuk Pelayanan
Pembuatan Sampel Desain Kemasan.
1. 1 lembar fotocopy KTP Pemohon.
2. 1 lembar fotocopy Surat Izin Usaha.
3. Fotocopy Sartifikat Atau Piagam usaha yang dimiliki.
4. Mengisi formulir yang telah disediakan oleh UPTD Layanan Desain
Denpasar Disperindag Kota Denpasar.
5. Melampirkan logo yang dimiliki (jika ada).
6. Menggambarkan desain yang diinginkan.
2.3.2 Layanan Pelatihan Pembuatan Desain Dan Kemasan
Layanan pelatihan pembuatan desain dan kemasan oleh UPTD Layanan
Desain Denpasar Disperindag Kota Denpasar memerlukan beberapa persyaratan.
Berikut merupakan persyarataan yang harus dilampirkan untuk layanan pelatihan
pembuatan desain dan kemasan.
1. Surat pengajuan pemohon yang diserahkan di Dinas Perindustrian &
Perdagangan Kota Denpasar
2. Membawa surat disposisi dari Dinas Perindustrian & Perdagangan Kota
Denpasar ke UPTD Layanan Desain Denpasar Disperindag Kota Denpasar.
6
2.4 Standard Operating Procedure (SOP)
Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah dokumen yang berkaitan
dengan prosedur yang dilakukan secara kronologis untuk menyelesaikan suatu
pekerjaan yang bertujuan untuk memperoleh hasil kerja yang paling efektif dari
para pekerja dengan biaya yang serendah-rendahnya. Tujuan pembuatan SOP
adalah untuk menjelaskan perincian atau standar yang tetap mengenai aktivitas
pekerjaan yang berulang-ulang yang diselenggarakan dalam suatu organisasi. SOP
yang baik adalah SOP yang mampu menjadikan arus kerja yang lebih baik, menjadi
panduan untuk karyawan baru, penghematan biaya, memudahkan pengawasan,
serta mengakibatkan koordinasi yang baik antara bagian-bagian yang berlainan
dalam perusahaan [5]. SOP memiliki salah satu format yaitu format diagram alir
bercabang (branching flowcharts). Bentuk diagram alir bercabang (branching
flowcharts) termasuk juga prosedur yang singkat (sedikit, kurang dari sepuluh)
dengan atau tanpa pengambilan keputusan. Berikut merupakan contoh SOP pada
Gambar 2.2
7
Gambar 2.2 Contoh SOP
Gambar 2.2 meruapakan sebuah contoh SOP dimana terdiri dari dua bagian
yaitu bagian SOP dan diagram alir pelaksanaan. Bagian SOP yang berisikan dasar-
dasar hokum, keterkaitan dengan SOP lainnya, peringatan jika pelaksanaan tidak
suai SOP, peralatan & perlengkapan, dan seterusnya. Bagian diagram alir berisikan
deskripsi kegiatan, pelaku kegiatan dan aliran proses kegiatan dilengkapi dengan
keterangan waktu pengerjaan dan output.
8
2.5 Flowchart
Flowchart atau bagan alir adalah suatu gambar yang terdiri dari bagan
(chart) yang merupakan langkah-langkah terpisah secara berurutan dengan suatu
alir (flow) dalam suatu prosedur atau program. Urutan atau aliran dari proses ini
ditunjukkan dengan panah, sementara berbagai bentuk atau simbol dapat digunakan
untuk menggambarkan langkah-langkah kegiatan atau keputusan dalam proses.
Sebuah flowchart pada dasarnya adalah rencana yang harus diikuti ketika
proses/program tersebut dibuat [6]. Beberapa simbol yang digunakan dalam
menggambar suatu flowchart adalah sebagai berikut.
9
Gambar 2.3 merupakan gambar dari simbol-simbol flowchart yang
digunakan. Terdapat beberapa simbol yang digunakan mempunyai fungsinya
masing-masing dalam membuat sebuah diagram alir, contoh symbol decision
ginakan untuk memilih kondisi yang ada, processing symbol menunjukan bahwa
pengolahan yang dilakukan oleh computer begitu seterusnya.
10
BAB III
METOGOLOGI
Bab III akan membahas mengenai tempat dan waktu penelitian kerja
praktek, sumber dan jenis data yang digunakan dalam pembuatan laporan kerja
praktek, serta rincian kegiatan selama kerja praktek.
3.1 Tempat dan Waktu Penelitian
Penelitan ini bertempat di UPTD Layanan Desain Denpasar Disperindag
Kota Denpasar dan waktu penelitan berlangsung selama 1 bulan sesuai dengan jam
kerja di UPTD Layanan Desain Denpasar Disperindag Kota Denpasar.
3.2 Data
Perbaikan Rancangan SOP sangat memerlukan sebuah data, sehingga data
merupakan salah satu bagian penting dari sebuah penelitian. Sumber data, jenis data
dan metode pengumpulan data dalam Perbaikan Rancangan SOP adalah sebagai
berikut.
3.2.1 Sumber Data
Data yang digunakan dalam penelitian ini diperoleh dari wawancara
langsung di UPTD Layanan Desain Denpasar Disperindag Kota Denpasar dengan
staff yang bersangkutan dan pengamatan secara langsung di lapangan serta dari
sumber literatur berupa SOP terdahulu dan peratuan pemerintah.
3.2.2 Jenis Data
Jenis data yang diperoleh terbagi menjadi dua yaitu data primer dan data
sekunder. data primer diperoleh dari hasil wawancara secara langsung dan
pengamatan di lapangan, sedangkan data sekunder diperoleh dari berbagai sumber
pustaka berupaa buku, internet dan dokumen dari instansi terkait.
11
melakukan pembuatan rancangan SOP, evaluasi SOP yang telah dibuat dan
melakukan perbaikan dari SOP yang sudah di evaluasi
12
Kamis, 20 Juni 2019 Melakukan penglipatan sampel yang telah di potong di
UPTD Layanan Desain Denpasar Disperindag Kota
Denpasar.
Jumat, 21 Juni 2019 Melakukan penglipatan sampel yang telah di potong di
UPTD Layanan Desain Denpasar Disperindag Kota
Denpasar.
Senin, 24 Juni 2019 Melakukan penglipatan sampel yang telah di potong di
UPTD Layanan Desain Denpasar Disperindag Kota
Denpasar
Selasa, 25 Juni 2019 Melakukan penglipatan sampel yang telah di potong di
UPTD Layanan Desain Denpasar Disperindag Kota
Denpasar.
Rabu, 26 Juni 2019 Melakukan penglipatan sampel yang telah di potong di
UPTD Layanan Desain Denpasar Disperindag Kota
Denpasar.
Kamis, 27 Juni 2019 Melakukan penglipatan sampel yang telah di potong di
UPTD Layanan Desain Denpasar Disperindag Kota
Denpasar.
Jum’at, 28 Juni 2019 Melakukan penglipatan sampel yang telah di potong di
UPTD Layanan Desain Denpasar Disperindag Kota
Denpasar.
Senin, 01 Juli 2019 Melakukan penglipatan sampel yang telah di potong di
UPTD Layanan Desain Denpasar Disperindag Kota
Denpasar.
Selasa, 02 juli 2019 Melakukan penglipatan sampel yang telah di potong di
UPTD Layanan Desain Denpasar Disperindag Kota
Denpasar.
Rabu, 03 juli 2019 Melakukan penglipatan sampel yang telah di potong di
UPTD Layanan Desain Denpasar Disperindag Kota
Denpasar.
13
Kamis, 04 Februari Melakukan pengantaran berkas ke gedung Graha
2019 Seweka Dharma.
Jum’at, 05 Juli 2019 Membuat formulir pemohon dengan google form.
Senin , 08 Juli 2019 Membuat akun sosial media UPTD Layanan Desain
Denpasar Disperindag Kota Denpasar.
Selasa, 09 Juli 2019 Membuat chatboot menggunakan chatbot Dialogflow
yang terhubung ke aplikasi Line.
Rabu, 10 Juli 2019 Membuat chatboot menggunakan chatbot Dialogflow
yang terhubung ke aplikasi Line.
Kamis, 11 Juli 2019 Membuat chatboot menggunakan chatbot Dialogflow
yang terhubung ke aplikasi Line.
14
BAB IV
PEMBAHASAN
15
Gambar 4.1 SOP Perubahan KK dan Akta Kelahiran Kerjasama RS/Puskesmas Online
Gambar 4.1 menunjukan sebuah SOP dalam proses perubahan KK dan akta
kelahiran yang dimana bekerja sama dengan pihak RS/Puskesmas dengan sistem
online. Adapun beberapa kekurangan dari SOP tersebut yaitu kesalahan subjek
yang memulai proses yaitu RS/Puskesmas yang seharusnya yang memulai adalah
pemohon perubahan. Kedua yaitu kesalahan simbol yang digunakan pada kegiatan
menyerahkan berkas, memeriksa kelengkapan, dan membuat tanda terima
pengambilan hanya menggunakan symbol decision, sedangkan terdapat proses pada
kegiatan tersebut. Ketiga yaitu pada proses yang dilakukan oleh Kabid Dafduk di
kegiatan nomor 7 simbol proses memiliki 3 cabang hal tersebut menyalahi aturan,
dan mengakibatkan aliran yang rancu. Keempat yaitu kesalahan simbol di kegiatan
nomor 7 yang dilakukan oleh Kabid Capil, yang dimana melakukan sebuah proses
tetapi menggunakan simbol terminator yaitu untu memulai dan mengakhiri.
4.1.2. SOP Penerbitan KTP Elektronik Hilang
16
Gambar 4.2 SOP Penerbitan KTP Elektronik Hilang
17
Gambar 4.3 SOP Penerbitan Akta Kelahiran Luar Negeri
18
Gambar 4.4 SOP Penertiban Akta Pengakuan Anak
19
Gambar 4.5 SOP Penerbitan Akta Perkawinan WNA
20
Gambar 4.6 SOP Penerbitan Akta Kelahiran WNA
SOP yang ditunjukan oleh gambar 4.6 yaitu SOP untuk permohonan
penerbitan akta kelahiran bagi Warga Negara Asing. Adapun beberapa kekurangan
yang dimiliki pada SOP tersebut yaitu kesalahan penggunaan symbol pada kegiatan
memeriksa kelengkapan berkas pemohon. Hanya menggunakan sismbol proses,
tetapi juga ada pernyataan memeriksa kelengkapan yang jika ada yang kurang
lengkap harus kembali pada kegiatan sebelumnya untuk melengkapi. Kesalahan
penggunaan symbol juga ada pada kegiatan memberikan koreksi yang dilakukan
oleh Kabid yang mana menggunakan symbol yang salah yaitu symbol decision.
Kesalahan penggunaan symbol juga ada pada kegiatan penandatangan oleh Kadis
yang salah menggunakan symbol decision. Selanjutnya kekurangan dari SOP
tersebut ialah jika berkas dilanyatakan kurang atau salah oleh Kabid, berkas terlalu
jauh dilempar ke kegiatan pengisioan formulir tentu akan memakan waktu yang
lebih lama.
4.1.7. SOP Penerbitan Akta Kematian WNA
21
Gambar 4.7 SOP Penerbitan Akta Kematian WNA
22
Gambar 4.8 SOP Penerbitan Surat Pindah (SP) sekaligus KK (Paket)
23
Gambar 4.9 SOP Penerbitan Akta Perceraian Luar Negeri
24
Keluarga (KK) dan Akta Kelahian melalui puskesmas atau rumahsakit. Pemohon
dapat melakukan permohonan untuk melakukan perubahan KK dan Akta Kelahiran
tanpa datang ke Dinas dengan melengkapi berkas Fotokopi akta perkawinan kedua
orang tua, Fotokopi KTP kedua orang tua, SKL dari rumah sakit/puskesmas,
fotokopi KTP 2 (dua) orang saksi dan KK asli serta melengkapi form yang sudah
disediakan. Berikut adalah rancangan perubahan SOP penerbitan Perubahan KK
dan Akta Kelahiran kerjasama RS/Puskesmas Online pada Gambar 4.10
Gambar 4.10 SOP Perubahan KK dan Akta Kelahiran Kerjasama RS/Puskesmas Online
25
berkas yang keluar dan masuk. berkas tersebut kemudian diserahkan ke Petugas
Pengetikan Dafuk untuk dilakukan pengetikan ke dalam form yang sudah
disediakan. Berkas yang sudah diketik diserahkan ke Kasi Dafduk dan Kabid
Dafduk untuk dikoreksi. Jika terjadi kesalahan maka berkas tersebut diserahkan
kembali ke petugas Pendaftaran Dafduk untuk diperbaiki. Jika berkas sudah benar
maka berkas diserahkan ke petugas pengetikan capil untuk dibuatkan form
selanjutnya. Berkas yang sudah selsai diketik diserahkan ke Kasi Capil dan Kabid
Capil untuk diperiksa kembali, jika berkas tidak sesuai maka berkas akan
diserahkan kembali ke petugas Pendaftaran Dafduk untuk diperbaiki. Jika berkas
sudah benar, berkas tersebut diserahkan ke Sekpri untuk encatatan data masuk dan
keluar, berkas kemudian diserahkan ke Kepala Dinas (Kadis) untuk Pengesahan,
Registrasi dan Penyiapan Arsi Permohonan. Berkas yang sudah selesai diserahkan
ke petugas pengantar untuk diantarkan ke Pemohon.
4.2.2 SOP Penerbitan KTP Elektronik Hilang
Penduduk yang mengalami kehilangan E-KTP dapat mencetak kembali E-
KTP dengan menyertakan Surat Keterangan Kehilangan dari Kepolisian dan
Fotokopi KK. Berikut adalah SOP Penerbitan E-KTP hilang. Berikut merupakan
perubahan rancangan SOP permohonan penerbitan KTP Elektronik yang hilang
pada gambar 4.11
26
antriannya dipanggil. Pemohon yang nomor antriannya sudah dipanggil dapat
langsung menuju ke Petugas 1 untuk dilakukan pengecekan berkas. Jika berkas
tidak sesuai, berkas tersebus dikembalikan ke Pemohon untuk dilengkapi
sedangkan jika berkas sudah sesuai maka Petugas 2 akan mencetakan E-KTP
Pemohon. E-KTP yang sudah dicetak dapat diserahkan langsung ke Pemohon.
27
petugas pendaftaran untuk pengecekan persyaratan dan pembuatan tanda terima
berkas. Berkas yang tidak lengkap akan dikembalikan lagi ke pemohon untuk
dilengkapi sedangkan berkas yang usdha lengkap akan dipilah perkecamatan. Jika
berka pemohon sudah lengkap maka akan dilakukan pengetikan Akta oleh Petugas
Pengetikan. Akta tersebut kemudian diserahkan ke Kasi untuk dikoreksi. Akta yang
kurang lengkap akan diserahkan kembali ke petugas pendaftaran sedangkan akta
yang sudah lengkap diserahkan ke Kabid untuk diperiksa, akta tersebut kemudian
diserahkan ke Kadis untuk ditandatangani. Akta yang sudah ditandatangi Kadis
diserahkan ke petugas pengambilan untuk dilakukan registrasi dan pengesahan.
Akta yang sudah sah kemudian diserahkan ke pemohon.
4.2.4 SOP Penertiban Akta Pengakuan Anak
Penduduk yang ingin membuat Akta Pengakuan Anak dapat dilakukan di
Disdukcapil dengan melengkapi persyaratan Surat Keterangan Lahir, Surat
Keterangan Kawin orang tua biologis secara Adat/Agama, Surat Pernyataan kedua
orang tua biologis, KK asli dan fotokopi E-KTP kedua orang tua biologis serta
melengkapi formulir yang disediakan oleh Disdukcapil, berikut adalah SOP
penerbitan Akta Pengakuan Anak pada gambar 4.13
28
Gambar 4.13 SOP Penerbitan Akta Pengakuan Anak
29
4.2.5 SOP Penerbitan Akta Perkawinan WNA
Penduduk yang ingin membuat Akta Perkawinan WNA dapat dilakukan di
Disdukcapil dengan melengkapi persyaratan wajib Surat Keterangan perkwakinan
dari Pemuka Agama/Penghayat/Kepercayaan/Salinan Penetapan Pengadilan, Surat
Keterangan dari Desa/Kelurahan, fotokopi kutipan Akta Kelahiran Suami dan Istri,
fotokopi KTP/KK yang Dilegalisir Pejabat Berwenang (untukWNI), 4 lembar foto
berdampingan (4x6), fotokopi KTP/Paspor 2 saksi, STMD dari Kepolisian, Surat
Ijin dari Perwakilan Negara Asing yang bersangkutan, Paspor/dokumen
Keimigrasiand dan SKTT dari Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil (jika ada)
serta melengkapi formulir yang disediakan oleh Disdukcapil. Persyaratan Wajib
dapat dilengkapi dengan persyaratan pilihan fotokopi Kutipan Akta Kelahiran Anak
yang akan diakui/disyahkan, fotokopi Akta Perkawinan /Kematian (jika yang
bersangkutan pernah kawin), Ijin pimpinan bagi TNI/POLRI, Perjanjian
Perkawinan, Surat ijin Istri yang berpoligami dan Surat ijin dari Pengalidan Negeri
bagi yang berpoligami. Berikut adalah SOP penerbitan Akta Perkawinan WNA
pada gambar 4.14
30
Gambar 4.14 SOP Penerbitan Akta Perkawinan WNA
31
diserahkan ke Kadis untuk ditandatangani. Akta yang sudah ditandatangi Kadis
diserahkan ke petugas pengambilan untuk dilakukan registrasi dan pengesahan.
Akta yang sudah sah kemudian diserahkan ke pemohon.
4.2.6 SOP Penerbitan Akta Kelahiran WNA
Permohonan penerbitan akta kelahiran WNA bisa di proses dengan
melengkapi beberapa berkas oleh pemohon yaitu Akta Perkawinan yang diterbitkan
oleh Dinas Catatan Sipil Luar Negeri, dan langsung di ranslate ke dalam Bahasa
Indonesia yang dilakukan oleh penterjemah tersumpah dan terdaftar di NKRI, Surat
Keterangan Pelaporan Perkawinan dari Kedubes, Fotokopi KK dan KTP (Jika
WNI), Fotokopi Passport. Berikut merupakan rancangan SOP penerbitan akta
kelahiran WNA pada gambar 4.15
32
yang sudah diketik diserahkan ke Kasi dan Kabid agar bis dikoreksi. Jika akta
terjadi koreksi maka kembali ke tahapan pemilahan berkas dan diketik ulang,
sedangkan jika berkas sudah lengkap maka lanjut pada proses stempel, registrasi,
dan menyimpan arsip permohonan yang dilakukan oleh petugas pengambilan.
Tahap yang terakhir akta dapat diserahkan ke Pemohon.
4.2.7 SOP Penerbitan Akta Kematian WNA
Pembuatan Akta Kematian WNA dapat dilakukan di Disdukcapil dengan
melengkapi persyaratan fotokopi Paspor yang meninggal, Surat Keterangan
Kematian dari rumah sakit/desa, fotokopi Paspor pelapor dan fotokopi Paspor 2
(dua) orang saksi serta melengkapi formulir F-2.20 yang disediakan oleh
Disdukcapil. Berikut adalah SOP Penerbitan Akta Kematian WNA. Berikut
merupakan SOP pernerbitan akta kematian WNA pada gambar 4.16
33
dilengkapi sedangkan berkas yang usdah lengkap akan dipilah perkecamatan. Jika
berkas pemohon sudah lengkap maka akan dilakukan pengetikan Akta Kematian
dan KK oleh Petugas Pengetikan. Akta Kematian WNA tersebut kemudian
diserahkan ke Kasi untuk dikoreksi. Akta Kematian WNA yang kurang lengkap
akan diserahkan kembali ke petugas pendaftaran sedangkan Akta Kematian WNA
yang sudah lengkap diserahkan ke Kabid untuk diperiksa, Akta Kematian WNA
tersebut kemudian diserahkan ke Kadis untuk ditandatangani. Akta Kematian WNA
yang sudah ditandatangi Kadis diserahkan ke petugas pengambilan untuk dilakukan
registrasi dan pengesahan. Akta Kematian WNA yang sudah sah kemudian
diserahkan ke pemohon.
4.2.8 SOP Penerbitan Surat Pindah (SP) Sekaligus KK (Paket)
Permohonan penerbitan surrat pindah dan perubahan KK dapat di proses
jika pemohon telah melengkapi berkas persyaratan seperti formulir dengan kode F-
1.33, kode F-1.34, kode F-1.35, kode F-1.36, dan kode F-1.37 digunakan untuk
pendaftaran pindah datang WNI antar kabupaten/kota atau antar provinsi, di daerah
asal, pasfoto ukuran 4x6 sebanyak 2 lembar, surat Keterangan Berkelakuan Baik
dan foto copy KK. Berikut merupakan perancangan SOP Penerbitan Surat Pindah
(SP) Sekaligus KK (Paket) pada gambar 4.17
34
Proses dimulai dari pemohon mengambil nomor antrian dan melengkapi
berkas persyaratan sembari menunggu panggilan sesuai nomor antrian. Berkas yang
diserahkan oleh pemohon selanjutnya dilakukan pemeriksaan berkas dan
pendaftaran pindah dan KK. Jika berkas dianggap kurang lengkap maka kembali
diserahkan kepada pemohon untuk dilengkapi, sedangkan jika sudah dianggap
lengkap maka dilanjutkan ke tahap pengetikan surat oleh staff. Selanjutnya
dilakukan koreksi dan pemeriksaan oleh Kasi, jika masih adanya koreksi tahap
kembali ke pemeriksaan kelengkapan dan diketik ulang, sedangkan jika sudah
benar maka surat pidan dan KK di parah oleh Kasi dan Kabid dan terakhir
ditandatangani oleh Kadis. Tahapan terakhir Surat Pindah dan KK dapat diserahkan
ke pemohon dan dinas juga menyimpan sebagai arsip.
4.2.9. SOP Penerbitan Akta Perceraian Luar Negeri
Fotocopy KTP/KK/Paspor(untuk yang WNA)SOP dalam melakukan
permohonan akte perceraian luar negeri dapat diproses jika memenuni berkas
persyaratan seperti fotocopy dari dokumen kependudukan yang dilegalisir, serta
Paspor(untuk yang WNA), fotocopy Putusan Pengadilan. Berikut merupakan
rancangan SOP Akta Perceraian Luar Negeri pada gambar 4.18
35
Proses penerbitan Akta Perceraian Luar Negeri dumulai dengan pemohon
mengambil nomor antrian di mesin yang sudah disediakan dan meunggung sampai
dipanggil. Pemohon yang nomor antriannya sudah dipanggil dapat menuju ke
petugas pendaftaran untuk pengecekan persyaratan dan pembuatan tanda terima
berkas. Berkas yang tidak lengkap akan dikembalikan lagi ke pemohon untuk
dilengkapi sedangkan berkas yang usdha lengkap akan dipilah perkecamatan. Jika
berka pemohon sudah lengkap maka akan dilakukan pengetikan Akta oleh Petugas
Pengetikan. Akta tersebut kemudian diserahkan ke Kasi untuk dikoreksi oleh
Kabid. Akta yang kurang lengkap akan diserahkan kembali ke petugas pendaftaran
sedangkan akta yang sudah lengkap diserahkan ke Kadis untuk ditandatangani.
Akta yang sudah ditandatangi Kadis diserahkan ke petugas pengambilan untuk
dilakukan registrasi dan pengesahan. Akta yang sudah sah kemudian diserahkan ke
pemohon.
36
maupun materi. Adanya perbaikan beberapa SOP, proses yang awalnya
melakukan 10 kegiatan dalam suatu SOP dapat di efektifkan menjadi 8
kegiatan. Hal tersebut juga mempengaruhi keefisienan waktu dan
memerlukan waktu yang lebih singkat dalam pelayanan terhadap masyrakat.
Seperti pada SOP Penerbitan Akta Pengakuan Anak awalnya saat terjadinya
koreksi oleh Kabid jika berkas dinilai kurang lengkap pemohon terlalu jauh
kembali pada kegiatan 2 ini dinilai menyusahkan pemohon yang harus
mengulang dari awal. Perbaikannya pemohon cukup mengulang pada tepat
pada proses sebelumnya untuk melengkapi yang kurang. Begitu pula pada
SOP Penerbitan Akta Kelahiran awalnya jika berkas dilanyatakan kurang
atau salah oleh Kabid, berkas terlalu jauh dilempar ke kegiatan pengisioan
formulir tentu akan memakan waktu yang lebih lama. Perubahan yang
dilakukan jika ada berkas yang kurang lengkap pemohon cukup kembali
pada proses pemeriksaan berkas.
37
BAB V
PENUTUP
Bab V akan membahas kesimpulan umum dari analisa yang telah dibahas
serta saran dari hasil evaluasi dan pembahasan telah diuraikan pada laporan Kerja
Praktek.
5.1 Simpulan
Adapun simpulan yang dapat diambil dari pembuatan laporan Kerja
Praktek ini adalah sebagai berikut.
1. Perubahan Perancangan Standard Operating Procedure (SOP) yang
dilakukan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Denpasar
terdiri dari sembilan buah SOP yang sudah memenuhi standar dalam
Kebijakan Reformasi Birokrasi dan sudah menyamai SOP yang berlaku
pada Disdukcapil di Kota lain. Perubahan Perancangan SOP dilakukan guna
menjadi sebuah standarisasi dalam menyelesaikan pekerjaan bagi karyawan,
sebagai acuan karyawan agar menjadi lebih mandiri serta sebagai pedoman
apabila terjadi sebuah kesalahan.
2. Perubahan Perancangan pada sembilan buah SOP dilakukan di Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Denpasar memberikan dampak
yang baik kepada kinerja pegawai yang menjadi lebih efektif dalam
memberikan pelayanan kepada masyarakat. Adanya Perubahan
Perancangan SOP seperti pemangkasan beberapa kegiatan yang dinilai
kurang efektif hal tersebut juga memberikan kenyamanan bagi masyarakat
sebagai pemohon bisa merasa proses penerbitan berkas bisa lebih mudah
dan cepat
5.2 Saran
Adapun saran yang dapat diberikan dari pembuatan laporan Kerja Praktek
ini adalah sebagai berikut.
1. Diharapkan agar adanya sosialisasi kepada masyarakat tentang SOP yang
telah diperbaharui. Sosialisasi dilakukan agar masyarakat mengetahui alur
dari setiap proses permohonan berkas yang dibutuhkan. Sosialisasi dapat
38
dilakukan dengan cara seperti adanya pamflet alur permohonan berkas
atau bisa juga dengan dibuatkannya iklan layanan masyarakat.
2. Diharapkannya di rancangnya sebuah chatbot sebagai media layanan
informasi kepada masyarakat yang dapat diakses dimana saja dan kapan
saja.
39
DAFTAR PUSTAKA
[4]. Visi dan Misi Denpasar: Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
Pemerintah Kota Denpasar; [Available from:
https://kependudukan.denpasarkota.go.id/index.php/profil/72/03-Visi-dan-
Misi.html.
40