LAPORAN KERJA PRAKTEK

PERBAIKAN STANDAR OPERATING PROCEDURE PROSES

PENGAJUAN PELATIHAN PADA UPTD. LAYANAN DESAIN
DENPASAR DISPERINDAG KOTA DENPASAR

Diajukan untuk Memenuhi Syarat Mata Kuliah Kerja Praktek

Program Strata I Teknologi Informasi

Oleh
I GED NETRA JAYA
1605552034

PROGRAM STUDI TEKNOLOGI INFORMASI

FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS UDAYANA
2019
 LEMBAR PENGESAHAN
LAPORAN KERJA PRAKTEK

JUDUL : PERANCANGAN STANDAR OPERATING

PROCEDURE PADA UPTD. LAYANAN DESAIN
DENPASAR DISPERINDAG KOTA DENPASAR

NAMA MAHASISWA : I GEDE NETRA JAYA

NIM : 1605552034
FAKULTAS : TEKNIK
PROGRAM STUDI : TEKNOLOGI INFORMASI
KONSENTRASI : MANAJEMEN BISNIS

Denpasar, Desember 2019

Menyetujui,

Pembimbing Lapangan Dosen Pembimbing

(Ni Wayan Risna Dewi, SS.) (Ni Made Ika Marini Mandenni, ST.,M.Kom)
NIP. 19710612 199803 2 009 NIP. 198003172009122002
Mengetahui,
Koordinator Program Studi Teknologi
Informasi

(Dr. I Made Oka Widyantara, S.T., M.T.)

NIP. 197312111999031001

ii
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadapan Ida Sang Hyang Widhi Wasa,
Tuhan Yang Maha Esa karena atas berkat dan rahmat-Nya penulis dapat
menyelesaikan laporan Kerja Praktek yang berjudul “”. Penyusunan laporan yang
dilakukan oleh penulis, mendapat banyak masukan dan bimbingan dari berbagai
pihak. Maka dari itu, penulis mengucapkan terima kasih kepada:
1. Bapak Dr. I Made Oka Widyantara, ST., MT. selaku Ketua
Program Studi Teknologi Informasi Fakultas Teknik Universitas
Udayana.
2. Bapak A.A. Kt. Agung Cahyawan Wiranatha, ST., MT. selaku
koordinator kerja praktek.
3. Ibu Ni Made Ika Marini Mandenni,ST.,M.Kom selaku dosen
pembimbing yang telah banyak memberikan bantuan, petunjuk,
dan bimbingan kepada penulis di dalam penyelesaian laporan
kerja praktek ini.
4. Ibu Ni Wayan Risna Dewi, SS selaku pembimbing kerja praktek
di UPTD. Layanan Desain Denpasar Disperindag Denpasar.
5. Orang tua, keluarga, dan teman, serta semua pihak yang tidak
dapat disebutkan satu per satu.
Penulis menyadari bahwa laporan ini jauh dari kata sempurna baik dalam
materi maupun penulisannya, kritik dan saran yang bersifat membangun dari semua
pihak sangat diharapkan. Akhir kata, semoga laporan ini dapat memberikan
manfaat bagi semua pihak sesuai dengan yang diharapkan.

Bukit Jimbaran, 1 Desember 2019

Penulis

iii
 ABSTRAK

Perkembangan teknologi saat ini begitu pesat yang membuat penyebaran

informasi menjadi sangat pesat. Hal ini membuat sistem informasi mempunyai
peran yang sangat vital sebagai salah satu media penyebaran informasi. Saat ini
instansi pemerintahan mulai berlomba-lomba membangun sistem informasi untuk
memudahkan pelayanan dan pekerjaan serta mengefisienkan waktu dalam
menjalankan tugas. UPTD Layanan Desain Denpasar Disperindag Kota Denpasar
adalah salah satu dari istansi pemerintah yang sudah menerapkan sistem informasi
dalam pelayanannya. Penerapan sistem informasi membuat alur kerja dari setiap
bidang juga mengalami perubahan, sehingga diperlukan perbaharuan setiap
Standard Operating Procedure (SOP) yang ada di UPTD Layanan Desain Denpasar
Disperindag Kota Denpasar. Beberapa SOP yang mengalami pembaharuan di
UPTD Layanan Desain Denpasar Disperindag Kota Denpasar adalah Pelayanan
Konsultasi Desain Dan Kemasan.

Kata Kunci: Sistem Informasi, UPTD, SOP, Standar Kerja

iv
 DAFTAR ISI

LAPORAN KERJA PRAKTEK........................................................................... i

LEMBAR PENGESAHAN .................................................................................. ii

KATA PENGANTAR .......................................................................................... iii

ABSTRAK ............................................................................................................ iv

DAFTAR ISI ...........................................................................................................v

DAFTAR GAMBAR .......................................................................................... viii

DAFTAR TABEL ................................................................................................ ix

BAB I PENDAHULUAN .......................................................................................1

1.1. Latar Belakang .......................................................................................... 1

1.2. Rumusan Masalah ..................................................................................... 1
1.3. Tujuan ....................................................................................................... 2
1.4. Manfaat ..................................................................................................... 2
1.5. Batasan Masalah ....................................................................................... 2
1.6. Sistematika Penulisan ............................................................................... 2
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ...........................................................................4

2.1 Visi dan Misi Disdukcapil Kota Denpasar................................................ 4

2.2 Struktur Organisasi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota
Denpasar.............................................................................................................. 4
2.3 Pelayanan .................................................................................................. 6
2.3.1 Kartu Keluarga ......................................... Error! Bookmark not defined.
2.3.2 KTP Elektronik ........................................ Error! Bookmark not defined.
2.3.3 Akta Kelahiran ......................................... Error! Bookmark not defined.
2.3.4 Akta Perkawinan ...................................... Error! Bookmark not defined.
2.3.5 Akta Perceraian ........................................ Error! Bookmark not defined.
2.3.6 Akta Kematian ......................................... Error! Bookmark not defined.
2.3.7 Akta Pengesahan dan Pengakuan Anak ... Error! Bookmark not defined.
2.3.8 Penertiban Pelaporan Akta Kelahiran Luar NegeriError! Bookmark not
defined.

v
 2.3.9 Penertiban Pelaporan Akta Perkawinan Luar NegeriError! Bookmark
not defined.
2.4 Standard Operating Procedure (SOP)...................................................... 7
2.5 Flowchart .................................................................................................. 9
BAB III METOGOLOGI ....................................................................................11

3.1 Tempat dan Waktu Penelitian ................................................................. 11

3.2 Data ......................................................................................................... 11
3.2.1 Sumber Data............................................................................................ 11
3.2.2 Jenis Data ................................................................................................ 11
3.3 Tahapan Penelitian .................................................................................. 11
3.4 Pelaksanaan Kerja Praktek ...................................................................... 12
BAB IV PEMBAHASAN.....................................................................................15

4.1 Analisa Lapangan.................................................................................... 15

4.1.1. SOP Perubahan KK dan Akta Kelahiran Kerjasama RS/Puskesmas Online
............................................................... Error! Bookmark not defined.
4.1.2. SOP Penerbitan KTP Elektronik Hilang ................................................. 16
4.1.3. SOP Penerbitan Akta Kelahiran Luar Negeri ......................................... 17
4.1.4. SOP Penertiban Akta Pengakuan Anak .................................................. 18
4.1.5. SOP Penerbitan Akta Perkawinan WNA ................................................ 19
4.1.6. SOP Penerbitan Akta Kelahiran WNA ................................................... 20
4.1.7. SOP Penerbitan Akta Kematian WNA ................................................... 21
4.1.8. SOP Penerbitan Surat Pindah (SP) sekaligus KK (Paket) ...................... 22
4.1.9. SOP Penerbitan Akta Perceraian Luar Negeri ........................................ 23
4.2 Solusi Permasalahan ............................................................................... 24
4.2.1 SOP Perubahan KK dan Akta Kelahiran Kerjasama RS/Puskesmas Online
.............................................................................................................. 24
4.2.2 SOP Penerbitan KTP Elektronik Hilang ................................................. 26
4.2.3 SOP Penerbitan Akta Kelahiran Luar Negeri ......................................... 27
4.2.4 SOP Penertiban Akta Pengakuan Anak .................................................. 28
4.2.5 SOP Penerbitan Akta Perkawinan WNA ................................................ 30
4.2.6 SOP Penerbitan Akta Kelahiran WNA ................................................... 32
4.2.7 SOP Penerbitan Akta Kematian WNA ................................................... 33
4.2.8 SOP Penerbitan Surat Pindah (SP) Sekaligus KK (Paket) ..................... 34
4.2.9. SOP Penerbitan Akta Perceraian Luar Negeri ........................................ 35

vi
 4.3 Analisa Hasil ........................................................................................... 36
BAB V PENUTUP ................................................................................................38

5.1 Simpulan ................................................................................................. 38

5.2 Saran ....................................................................................................... 38
DAFTAR PUSTAKA ...........................................................................................40

vii
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Disdukcapil Kota Denpasar 6

Gambar 2.2 Contoh SOP 16
Gambar 2.3 Simbol Flowchart 18
Gambar 4.1 SOP Perubahan KK dan Akta Kelahiran Kerjasama
RS/Puskesmas Online 23
Gambar 4.2 SOP Penerbitan KTP Elektronik Hilang 24
Gambar 4.3 SOP Penerbitan Akta Kelahiran Luar Negeri 25
Gambar 4.4 SOP Penerbitan Akta Pengakuan Anak 26
Gambar 4.5 SOP Penerbitan Akta Perkawinan WNA 27
Gambar 4.6 SOP Penerbitan Akta Kelahiran WNA 28
Gambar 4.7 SOP Penerbitan Akta Kematian WNA 29
Gambar 4.8 SOP Penerbitan Surat Pindah (SP) sekaligus KK (Paket) 30
Gambar 4.9 SOP Penerbitan Akta Perceraian Luar Negeri 31
Gambar 4.10 SOP Perubahan KK dan Akta Kelahiran Kerjasama
RS/Puskesmas Online 32
Gambar 4.11 SOP Penerbitan KTP Elektronik Hilang 33
Gambar 4.12 SOP Penerbitan Akta Kelahiran Luar Negeri 34
Gambar 4.13 SOP Penerbitan Akta Pengakuan Anak 36
Gambar 4.14 SOP Penerbitan Akta Perkawinan WNA 38
Gambar 4.15 SOP Penerbitan Akta Kelahiran WNA 39
Gambar 4.16 SOP Penerbitan Akta Kematian WNA 40
Gambar 4.17 SOP Penerbitan Surat Pindah (SP) sekaligus KK (Paket) 41
Gambar 4.18 SOP Penerbitan Akta Perceraian Luar Negeri 42

viii
 DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Pelaksanaan Kerja Praktek 20

ix
 BAB I
PENDAHULUAN
Bab I membahas mengenai latar belakang, rumusan masalah, tujuan,
manfaat, batasan masalah dan sistematikan penulisan dari Laporan Akhir Kerja
Praktek.
1.1. Latar Belakang
Perkembangan teknologi saat ini begitu pesat dan tidak dapat dihindari.
Perkembangan teknologi yang diikuti dengan kebutuhan akan informasi yang
begitu besar membuat orang berlomba-lomba untuk menciptakan sebuah sistem
yang dapat digunakan untuk mengelola informasi tersebut salah satu sistem yang
mengalami pengembangan yang sangat pesat adalah dalam bidang teknologi
informasi. Teknologi informasi diharapkan dapat membantu manusia dalam
memudahkan pelaksaan tugas seperti pengelolaan administrasi, penyimpanan data,
penyampaian informasi dan lain sebagainya, selain itu dengan bantuan teknologi
informasi diharapkan informasi dapat diolah dengan sedemikian rupa sehingga
informasi dapat disampaikan dengan menarik dan dapat diterima oleh masyarakat
Unit Pelaksana Teknis Dinas (UPTD) UPTD Layanan Desain Denpasar
Disperindag Kota Denpasar merupakan salah satu instansi pemerintahan yang
melaksanakan tugas mengenai pelayanan terhadap masyarakat dengan memberikan
layanan desain kemasan secara gratis dan membantu dalam promosi produk yang
diharapkan akan membantu UKM dan IKM. UPTD Layanan Desain Denpasar
Disperindag Kota Denpasar saat ini dalam sebagian layanannya sudah
menggunakan sistem informasi dan akan terus dikembangkan. Penerapan teknologi
informasi di instansi UPTD Layanan Desain Denpasar Disperindag Kota Denpasar
membuat cara kerja dari setiap bidang mengalami perubahan, sehingga Standard
Operating Procedure (SOP) yang sebelumnya sudah diberlakukan harus
diperbaharui bukan hanya untuk menyesuaikan dengan peraturan pemerintah yang
baru namun juga untuk menyesuaikan dengan situasi kerja yang terbaru di lapangan
1.2. Rumusan Masalah
Rumusan masalah yang dapat diambil berdasarkan latar belakang yang telah
diuraikan adalah sebagai berikut.

1
1. Bagaimana alur bisnis proses yang diterapkan di UPTD Layanan Desain
Denpasar Disperindag Kota Denpasar.
2. Bagaimana perancangan Standard Operating Procedure (SOP) berdasarkan
alur bisnis proses di UPTD Layanan Desain Denpasar Disperindag Kota
Denpasar.
1.3. Tujuan
Tujuan dari penulisan laporan kerja praktek di UPTD Layanan Desain
Denpasar Disperindag Kota Denpasar adalah mampu merancang Standard
Operating Procedure (SOP) yang ada di UPTD Layanan Desain Denpasar
Disperindag Kota Denpasar berdasarkan alur bisnis proses.
1.4. Manfaat
Manfaat dari adanya penulisan laporan kerja praktek ini adalah sebagai
berikut.
1. Manfaat secara teoritis diharapkan mampu memberikan kontribusi bagi
perkembangan ilmu pengetahuan dan sebagai bahan referensi bagi laporan
selanjutnya.
2. Manfaat bagi UPTD Layanan Desain Denpasar Disperindag Kota
Denpasar, diharapkan dapat memberi tambahan informasi bagaimana alur
kerja yang benar bagi semua pegawai yang bekerja.

1.5. Batasan Masalah

Berdasarkan tujuan yang telah diuraikan di atas, maka pada laporan ini
masalah yang dibahas dibatasi pada ruang lingkup perancangan Standard
Operating Procedure (SOP) di UPTD Layanan Desain Denpasar Disperindag Kota
Denpasar.
1.6. Sistematika Penulisan
Sistematika yang digunakan dalam penulisan laporan Kerja Praktek ini
antara lain sebagi berikut:
BAB I : PENDAHULUAN

2
 Bab I membahas tentang latar belakang, rumusan
masalah, tujuan, manfaat, batasan masalah dan
sistematika pembahasan.
BAB II : TINJAUAN PUSTAKA
Bab II membahas tentang teori serta konsep dasar yang
menunjang topik seperti sejarah perusahaan, struktur
organisasi serta topik lainnya yang memiliki relevansi
atau ikatan dengan laporan pelaksanaan kerja praktek.
BAB III : METODOLOGI
Bab III membahas tentang tempat dan waktu kerja
praktek, data, sumber data, metode pengumpulan data,
serta jadwal penyelesaian kerja praktek.
BAB IV : ANALISA DAN PEMBAHASAN
Bab IV membahas tentang analisia dan pembahasan
secara rinci mengenai permasalahan yang dihadapi serta
solusi yang ditawarkan.
BAB V : PENUTUP
Bab V berisi kesimpulan umum dari analisa yang telah
dibahas serta saran dari hasil evaluasi dan pembahasan
telah diuraikan pada laporan Kerja Praktek.

3
 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

Bab II membahas tentang beberapa teori umum yang digunakan sebagai

penunjang laporan dalam pelaksanaan kerja praktek yaitu diantaranya visi dan misi
UPTD Layanan Desain Denpasar Disperindag Kota Denpasar, struktur organisasi
UPTD Layanan Desain Denpasar Disperindag Kota Denpasar dan pembahasan
mengenai Standart Operating Procedure (SOP).
2.1 Visi dan Misi UPTD Layanan Desain Denpasar Disperindag Kota
Denpasar
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, visi adalah pandangan atau
wawasan kedepannya, jadi dapat diartikan bahwa visi adalah sebuah tujuan bersama
yang ingin dicapai di masa yang akan datang. Sedangkan Misi adalah tugas yang
dirasakan orang sebagai suatu kewajiban untuk melakukannya agama, ideologi,
patriotisme, dan sebagainya, jadi misi dapat diartikan sebagai langkah atau cara
yang digunakan oleh sebuah perusahaan atau instansi untuk mencapai visi atau
tujuan yang telah dirumuskan. Setiap organisasi memiliki visi dan misi diamana
merupakan tujuan bersama setiap anggota organisasi. UPTD. Layanan Desain
Denpasar Disperindag Denpasar instansi yang melaksanakan tugasnya dengan
memegang visi dan misi bersama, berikut adalah visi dan misi dari UPTD Layanan
Desain Denpasar Disperindag Kota Denpasar [4].
1. Visi
Visi dari UPTD Layanan Desain Denpasar Disperindag Kota Denpasar
adalah “Menjadi Pusat Pengembangan Desain Kemasan untuk Denpasar, Bali, dan
Indonesia Timur”.
2. Misi
Misi pembangunan sebagai penjabaran yang lebih konkrit untuk
mendukung terwujudnya visi UPTD Layanan Desain Denpasar Disperindag Kota
Denpasar adalah :
“Menunjang dan membantu pengembangan desain untuk UKM,
Mensosialisasikan dan melatih UMKM agar dapat mempergunakan program

4
aplikasi desain dan membuat kemasan yang kreatif, inovatif, dan memiliki daya
jual, Mengembangkan desain lokal agar dapat bersaing di Pasar Dunia,
Memberikan konsultasi dan pelayanan teknis bagi UMKM dalam bidang desain
kemasan”.

2.2 Struktur Organisasi UPTD Layanan Desain Denpasar Disperindag

Kota Denpasar
Struktur Organisasi dari UPTD Layanan Desain Denpasar Disperindag Kota
Denpasar adalah sebagai berikut pada gambar 2.1

Gambar 2.1 Struktur Organisani UPTD Layanan Desain Denpasar

5
 Gambar 2.1 merupakan gambaran struktur organisasi dari UPTD Layanan
Desain Denpasar Disperindag Kota Denpasar. Jabatan tertinggi yaitu Kepala
UPTD, terdapat bagian Kepala Sub Bagian Tata Usaha yang memiliki hubungan
dalam garis komando, bagian Staff dibagi menjadi lima Sub Bagian. Bagian yaitu
Bagian Tenaga Desain, Bagian Administrasi, Bagian Tenaga Operator, Bagian
Clening Service dan Bagian Penjaga Malam.

2.3 Pelayanan
Pelayanan yang dimiliki oleh UPTD Layanan Desain Denpasar
Disperindag Kota Denpasar. Layanan yang dimaksud adalah sebagai berikut.
2.3.1 Layanan Pembuatan Sampel Desain Kemasan
Pelayanan Pembuatan Sampel Desain Kemasan oleh UPTD Layanan
Desain Denpasar Disperindag Kota Denpasar memerlukan beberapa persyaratan.
Berikut merupakan persyarataan yang harus dilampirkan untuk Pelayanan
Pembuatan Sampel Desain Kemasan.
1. 1 lembar fotocopy KTP Pemohon.
2. 1 lembar fotocopy Surat Izin Usaha.
3. Fotocopy Sartifikat Atau Piagam usaha yang dimiliki.
4. Mengisi formulir yang telah disediakan oleh UPTD Layanan Desain
Denpasar Disperindag Kota Denpasar.
5. Melampirkan logo yang dimiliki (jika ada).
6. Menggambarkan desain yang diinginkan.
2.3.2 Layanan Pelatihan Pembuatan Desain Dan Kemasan
Layanan pelatihan pembuatan desain dan kemasan oleh UPTD Layanan
Desain Denpasar Disperindag Kota Denpasar memerlukan beberapa persyaratan.
Berikut merupakan persyarataan yang harus dilampirkan untuk layanan pelatihan
pembuatan desain dan kemasan.
1. Surat pengajuan pemohon yang diserahkan di Dinas Perindustrian &
Perdagangan Kota Denpasar
2. Membawa surat disposisi dari Dinas Perindustrian & Perdagangan Kota
Denpasar ke UPTD Layanan Desain Denpasar Disperindag Kota Denpasar.

6
2.4 Standard Operating Procedure (SOP)
Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah dokumen yang berkaitan
dengan prosedur yang dilakukan secara kronologis untuk menyelesaikan suatu
pekerjaan yang bertujuan untuk memperoleh hasil kerja yang paling efektif dari
para pekerja dengan biaya yang serendah-rendahnya. Tujuan pembuatan SOP
adalah untuk menjelaskan perincian atau standar yang tetap mengenai aktivitas
pekerjaan yang berulang-ulang yang diselenggarakan dalam suatu organisasi. SOP
yang baik adalah SOP yang mampu menjadikan arus kerja yang lebih baik, menjadi
panduan untuk karyawan baru, penghematan biaya, memudahkan pengawasan,
serta mengakibatkan koordinasi yang baik antara bagian-bagian yang berlainan
dalam perusahaan [5]. SOP memiliki salah satu format yaitu format diagram alir
bercabang (branching flowcharts). Bentuk diagram alir bercabang (branching
flowcharts) termasuk juga prosedur yang singkat (sedikit, kurang dari sepuluh)
dengan atau tanpa pengambilan keputusan. Berikut merupakan contoh SOP pada
Gambar 2.2

7
 Gambar 2.2 Contoh SOP

Gambar 2.2 meruapakan sebuah contoh SOP dimana terdiri dari dua bagian
yaitu bagian SOP dan diagram alir pelaksanaan. Bagian SOP yang berisikan dasar-
dasar hokum, keterkaitan dengan SOP lainnya, peringatan jika pelaksanaan tidak
suai SOP, peralatan & perlengkapan, dan seterusnya. Bagian diagram alir berisikan
deskripsi kegiatan, pelaku kegiatan dan aliran proses kegiatan dilengkapi dengan
keterangan waktu pengerjaan dan output.

8
2.5 Flowchart
Flowchart atau bagan alir adalah suatu gambar yang terdiri dari bagan
(chart) yang merupakan langkah-langkah terpisah secara berurutan dengan suatu
alir (flow) dalam suatu prosedur atau program. Urutan atau aliran dari proses ini
ditunjukkan dengan panah, sementara berbagai bentuk atau simbol dapat digunakan
untuk menggambarkan langkah-langkah kegiatan atau keputusan dalam proses.
Sebuah flowchart pada dasarnya adalah rencana yang harus diikuti ketika
proses/program tersebut dibuat [6]. Beberapa simbol yang digunakan dalam
menggambar suatu flowchart adalah sebagai berikut.

Gambar 2.3 Simbol Flowchart

(http://wawasandunialuas.blogspot.com/simbol-flowchart-beserta-fungsi.html)

9
 Gambar 2.3 merupakan gambar dari simbol-simbol flowchart yang
digunakan. Terdapat beberapa simbol yang digunakan mempunyai fungsinya
masing-masing dalam membuat sebuah diagram alir, contoh symbol decision
ginakan untuk memilih kondisi yang ada, processing symbol menunjukan bahwa
pengolahan yang dilakukan oleh computer begitu seterusnya.

10
 BAB III
METOGOLOGI

Bab III akan membahas mengenai tempat dan waktu penelitian kerja
praktek, sumber dan jenis data yang digunakan dalam pembuatan laporan kerja
praktek, serta rincian kegiatan selama kerja praktek.
3.1 Tempat dan Waktu Penelitian
Penelitan ini bertempat di UPTD Layanan Desain Denpasar Disperindag
Kota Denpasar dan waktu penelitan berlangsung selama 1 bulan sesuai dengan jam
kerja di UPTD Layanan Desain Denpasar Disperindag Kota Denpasar.

3.2 Data
Perbaikan Rancangan SOP sangat memerlukan sebuah data, sehingga data
merupakan salah satu bagian penting dari sebuah penelitian. Sumber data, jenis data
dan metode pengumpulan data dalam Perbaikan Rancangan SOP adalah sebagai
berikut.
3.2.1 Sumber Data
Data yang digunakan dalam penelitian ini diperoleh dari wawancara
langsung di UPTD Layanan Desain Denpasar Disperindag Kota Denpasar dengan
staff yang bersangkutan dan pengamatan secara langsung di lapangan serta dari
sumber literatur berupa SOP terdahulu dan peratuan pemerintah.
3.2.2 Jenis Data
Jenis data yang diperoleh terbagi menjadi dua yaitu data primer dan data
sekunder. data primer diperoleh dari hasil wawancara secara langsung dan
pengamatan di lapangan, sedangkan data sekunder diperoleh dari berbagai sumber
pustaka berupaa buku, internet dan dokumen dari instansi terkait.

3.3 Tahapan Penelitian

Tahap-tahap yang dilakukan dalam perbaikan rancangan Sistem Informasi
di UPTD Layanan Desain Denpasar Disperindag Kota Denpasar terdiri dari diawali
dengan studi literatur, menentukan kebutuhan data, melakukan wawancara,

11
melakukan pembuatan rancangan SOP, evaluasi SOP yang telah dibuat dan
melakukan perbaikan dari SOP yang sudah di evaluasi

3.4 Pelaksanaan Kerja Praktek

Kerja Praktek yang dilakukan di UPTD Layanan Desain Denpasar
Disperindag Kota Denpasar berlangsung selama 30 hari. Terhitung dari tanggal 11
Juni 2019 sampai dengan 11 Juli 2019 . Berikut adalah rincian kegiatan yang
dilakukan selama pelaksanaan kerja peraktek.
Tabel 3.1 Pelaksanaan Kegiatan Kerja Praktek
Hari/Tanggal Kegiatan
Selasa, 11 Juni 2019 Perkenalan secara umum dengan pegawai dan pimpinan
di UPTD Layanan Desain Denpasar Disperindag Kota
Denpasar.
Rabu, 12 Juni 2019 Melakukan pengamatan proses pemotongan sampel di
UPTD Layanan Desain Denpasar Disperindag Kota
Denpasar.
Kamis, 13 Juni2019 Melakukan pengamatan proses pemotongan sampel di
UPTD Layanan Desain Denpasar Disperindag Kota
Denpasar.
Jum’at, 14 Juni 2019 Melakukan pengamatan proses pemotongan sampel di
UPTD Layanan Desain Denpasar Disperindag Kota
Denpasar.
Senin, 17 Juni 2019 Melakukan penglipatan sampel yang telah di potong di
UPTD Layanan Desain Denpasar Disperindag Kota
Denpasar.
Selasa, 18 Juni 2019 Melakukan penglipatan sampel yang telah di potong di
UPTD Layanan Desain Denpasar Disperindag Kota
Denpasar.
Rabu, 19 Juni 2019 Melakukan penglipatan sampel yang telah di potong di
UPTD Layanan Desain Denpasar Disperindag Kota
Denpasar.

12
Kamis, 20 Juni 2019 Melakukan penglipatan sampel yang telah di potong di
UPTD Layanan Desain Denpasar Disperindag Kota
Denpasar.
Jumat, 21 Juni 2019 Melakukan penglipatan sampel yang telah di potong di
UPTD Layanan Desain Denpasar Disperindag Kota
Denpasar.
Senin, 24 Juni 2019 Melakukan penglipatan sampel yang telah di potong di
UPTD Layanan Desain Denpasar Disperindag Kota
Denpasar
Selasa, 25 Juni 2019 Melakukan penglipatan sampel yang telah di potong di
UPTD Layanan Desain Denpasar Disperindag Kota
Denpasar.
Rabu, 26 Juni 2019 Melakukan penglipatan sampel yang telah di potong di
UPTD Layanan Desain Denpasar Disperindag Kota
Denpasar.
Kamis, 27 Juni 2019 Melakukan penglipatan sampel yang telah di potong di
UPTD Layanan Desain Denpasar Disperindag Kota
Denpasar.
Jum’at, 28 Juni 2019 Melakukan penglipatan sampel yang telah di potong di
UPTD Layanan Desain Denpasar Disperindag Kota
Denpasar.
Senin, 01 Juli 2019 Melakukan penglipatan sampel yang telah di potong di
UPTD Layanan Desain Denpasar Disperindag Kota
Denpasar.
Selasa, 02 juli 2019 Melakukan penglipatan sampel yang telah di potong di
UPTD Layanan Desain Denpasar Disperindag Kota
Denpasar.
Rabu, 03 juli 2019 Melakukan penglipatan sampel yang telah di potong di
UPTD Layanan Desain Denpasar Disperindag Kota
Denpasar.

13
Kamis, 04 Februari Melakukan pengantaran berkas ke gedung Graha
2019 Seweka Dharma.
Jum’at, 05 Juli 2019 Membuat formulir pemohon dengan google form.
Senin , 08 Juli 2019 Membuat akun sosial media UPTD Layanan Desain
Denpasar Disperindag Kota Denpasar.
Selasa, 09 Juli 2019 Membuat chatboot menggunakan chatbot Dialogflow
yang terhubung ke aplikasi Line.
Rabu, 10 Juli 2019 Membuat chatboot menggunakan chatbot Dialogflow
yang terhubung ke aplikasi Line.
Kamis, 11 Juli 2019 Membuat chatboot menggunakan chatbot Dialogflow
yang terhubung ke aplikasi Line.

14
 BAB IV
PEMBAHASAN

BAB IV membahas tentang rincian dari kegiatan kerja praktek di UPTD

Layanan Desain Denpasar Disperindag Kota Denpasar mengenai Standard
Operating Procedure (SOP) yang dirancang.
4.1 Analisa Lapangan
Pelaksanaan proses analisa lapangan dilakukan selama kegiatan kerja
praktek dilaksanakan di UPTD Layanan Desain Denpasar Disperindag Kota
Denpasar selama kurang lebih 1 bulan. Proses analisa lapangan dilakukan dengan
cara mengobservasi segala jenis kegiatan yang ada di UPTD Layanan Desain
Denpasar Disperindag Kota Denpasar. Kegiatan obeservasi dengan mewawancara
pembimbing lapangan dan beberapa staff yang bertugas langsung pada kegiatan
pelayanan di UPTD Layanan Desain Denpasar Disperindag Kota Denpasar.
Proses observasi yang dilakukan menghasilkan kesimpulan yang ada di
UPTD Layanan Desain Denpasar Disperindag Kota Denpasar yang dapat dijadikan
pokok permasalahan yaitu belum adanya Standard Operating Procedure (SOP)
yang jelas. Sebagian besar dari masyarakat masih kurang memahami tentang
bagaimana jalannya proses pelayanan yang ada di UPTD Layanan Desain Denpasar
Disperindag Kota Denpasar sehingga pelayanan yang diberikan menjadi kurang
efektif. Selain itu sebagian besar SOP yang di miliki UPTD Layanan Desain
Denpasar Disperindag Kota Denpasar belum memenuhi standart aturan dalam
pembuatan SOP seperti tata penulisan, penggunaan simbol serta penjelasan seperti
yang distandarkan oleh Kementrian Pendayagunaan Aparatur Negara dan
Reformasi Birokrasi. Berikut merupakan beberapa SOP yang dinilai kurang dalam
perancangannya.
4.1.1. Pembuatan Sampel Desain Kemasan

15
 Gambar 4.1 SOP Perubahan KK dan Akta Kelahiran Kerjasama RS/Puskesmas Online

Gambar 4.1 menunjukan sebuah SOP dalam proses perubahan KK dan akta
kelahiran yang dimana bekerja sama dengan pihak RS/Puskesmas dengan sistem
online. Adapun beberapa kekurangan dari SOP tersebut yaitu kesalahan subjek
yang memulai proses yaitu RS/Puskesmas yang seharusnya yang memulai adalah
pemohon perubahan. Kedua yaitu kesalahan simbol yang digunakan pada kegiatan
menyerahkan berkas, memeriksa kelengkapan, dan membuat tanda terima
pengambilan hanya menggunakan symbol decision, sedangkan terdapat proses pada
kegiatan tersebut. Ketiga yaitu pada proses yang dilakukan oleh Kabid Dafduk di
kegiatan nomor 7 simbol proses memiliki 3 cabang hal tersebut menyalahi aturan,
dan mengakibatkan aliran yang rancu. Keempat yaitu kesalahan simbol di kegiatan
nomor 7 yang dilakukan oleh Kabid Capil, yang dimana melakukan sebuah proses
tetapi menggunakan simbol terminator yaitu untu memulai dan mengakhiri.
4.1.2. SOP Penerbitan KTP Elektronik Hilang

16
 Gambar 4.2 SOP Penerbitan KTP Elektronik Hilang

Gambar 4.2 merupakan SOP dalam permohonan penerbitan KTP Elektronik

yang hilang. Jadi pemohon sudah sempat mempunyai KTP Elektronik dimana data
sudah masuk ke sistem informasi. SOP tersebut perlu dirancang ulang karena
adanya ketidak efektifan yaitu pada kegiatan nomor 4 pemohon harus foto ulang,
sedangkan data sudah ada di sistem. Hal tersebut memakan waktu yang lumayan
apalagi jika jumlah pemohon yang berjumlah banyak. Kekurangan yang kedua
yaitu proses penerbitan KTP Elektronik hilang masih mencapai 7 hari kerja, hal
tersebut kurang masuk akal hanya untuk mencetak ulang KTP Elektronik.
4.1.3. SOP Penerbitan Akta Kelahiran Luar Negeri

17
 Gambar 4.3 SOP Penerbitan Akta Kelahiran Luar Negeri

Gambar 4.3 merupakan diagram alir SOP untuk permohonan penerbitan

akta kelahiran luar negeri. Akta kelahiran luar negeri yang dimaksud adalah
penerbitan akta kelahiran bagi yang lahir di luar negeri. Kekurangan pada SOP ini
adalah kesalahan penggunaan simbol pada kegiatan menghubungi pemohon saat
ada berkas yang belum lengkap. Simbol yang digunakan adalah simbol terminator
yaitu simbol untuk memulai atau mengakhiri suatu aliran. Kekurangan yang kedua
yaitu Petugas Penerima dan Petugas Registrasi yang dipisahkan hal tersebut
berdampak memakan waktu yang cukup lebih lama, yang dimana tugasnya hampir
sama hanya memilah kelengkapan berkas pemohon. Karena petugas Petugas
Penerima dan Petugas Registrasi adalah petugas yang berbeda kekurangan ketiga
yaitu pada kegitan nomor 7 jika ada koreksi dari Kasi dan Kabid pemohon
diarahkan terlalu jauh ke Petugas Penerima, hal tersebut dinilai terlalu
menyusahkan pemohon.
4.1.4. SOP Penertiban Akta Pengakuan Anak

18
 Gambar 4.4 SOP Penertiban Akta Pengakuan Anak

Gambar 4.4 merupakan SOP permohonan pernerbitan akta pengakuan anak.

Adapun kekurangan yang dimiliki yaitu kesalahan dala penggunaan simbol pada
kegiatan nomor 3 yang dilakukan oleh Petugas Admin yaitu proses memeriksa
kelengkapan dan lain-lain menggunakan symbol proses. Seharusnya ada
penambanhan symbol decision. Kesalahan penggunaan symbol selanjutnya yaitu
pada kegiatan memberikan koreksi yang dilakukan oleh Kabid yang merupakan
sebuah proses bukan decision. Kekurangan yang ketiga yaitu saat berkas dinyatakan
salah atau kurang lengkap oleh Kabid, berkas terlalu jauh kembali pada kegiatan 2
ini dinilai menyusahkan pemohon yang harus mengulang dari awal. Kekurangan
selanjutnya yaitu kesalahan penggunaan symbol pada kegiatan penandatanganan
oleh akta oleh Kadis yang menggunakan symbol decision padahal itu adalah sebuah
proses.
4.1.5. SOP Penerbitan Akta Perkawinan WNA

19
 Gambar 4.5 SOP Penerbitan Akta Perkawinan WNA

Gambar 4.5 merupakan SOP dari permohonan penerbitan akta perkawinan

bagi WNA. Adapun kekurangan dari SOP tersebut adalah kurangnya symbol
decision karena terdapat kegiatan memeriksa kelengkapan berkas pemohon. Kedua
yaitu kesalahan penggunaan symbol pada kegitan nomor 6 yang dilakukan oleh
Kabid, sedangkan disana ada sebuah proses koreksi. Selanjutnya saat berkas
diangkap kurang lengkap atau salah, proses dilempar terlalu jauh ke awal di
kegiatan nomor 2 hal tersebut jelas merugikan pemohon yang harus mengulang dari
awal. Kekurangan yang terakhir pada SOP permohonan akta perkawinan bagi
WNA yaitu kesalahan penggunaan symbol padakegiatan penandatangan akta oleh
kadis yang menggunakan symbol decision.
4.1.6. SOP Penerbitan Akta Kelahiran WNA

20
 Gambar 4.6 SOP Penerbitan Akta Kelahiran WNA

SOP yang ditunjukan oleh gambar 4.6 yaitu SOP untuk permohonan
penerbitan akta kelahiran bagi Warga Negara Asing. Adapun beberapa kekurangan
yang dimiliki pada SOP tersebut yaitu kesalahan penggunaan symbol pada kegiatan
memeriksa kelengkapan berkas pemohon. Hanya menggunakan sismbol proses,
tetapi juga ada pernyataan memeriksa kelengkapan yang jika ada yang kurang
lengkap harus kembali pada kegiatan sebelumnya untuk melengkapi. Kesalahan
penggunaan symbol juga ada pada kegiatan memberikan koreksi yang dilakukan
oleh Kabid yang mana menggunakan symbol yang salah yaitu symbol decision.
Kesalahan penggunaan symbol juga ada pada kegiatan penandatangan oleh Kadis
yang salah menggunakan symbol decision. Selanjutnya kekurangan dari SOP
tersebut ialah jika berkas dilanyatakan kurang atau salah oleh Kabid, berkas terlalu
jauh dilempar ke kegiatan pengisioan formulir tentu akan memakan waktu yang
lebih lama.
4.1.7. SOP Penerbitan Akta Kematian WNA

21
 Gambar 4.7 SOP Penerbitan Akta Kematian WNA

Gambar 4.7 merupakan SOP pelayanan permohonan penerbitan akta

kematian bagi Warga Negara Asing. Adapun SOP tersebut memiliki beberapa
kelemahan dan kekurangan yaitu kesalahan dalam penggunaan symbol untuk
membuat diagram alir pada kegiatan nomor 3. Kegiatan nomor 3 melakukan
pemeriksaan berkas dan membuat tanda terima pengambilan berkas pemohon, pada
SOP tersebut hanya menggunakan symbol proses tanpa symbol decision. Kesalahan
penggunaan symbol selanjutnya yaitu pada pemberian koreksi yang dikalukan oleh
Kabid. Pemberian koreksi oleh Kabid merpakan sebuah proses, tetapi pada SOP
tersebut menggunakan symbol decision. Kekurangan selanjutnya yaitu jika berkas
dinyatakan kurang oleh Kabid akan dikembalikan ke kegitan pengisian formulir, itu
dinilai kurang efektif karena akan memakan usaha dan waktu yang lebih banyak.
Kesalahan terakhir dari SOP tersebut yaitu kesalahan dalam penggunaan symbol
penandatanganan oleh Kadis yang menggunakan symbol decision, sedangkan
penandatanganan merupakan suatu proses.
4.1.8. SOP Penerbitan Surat Pindah (SP) sekaligus KK (Paket)

22
 Gambar 4.8 SOP Penerbitan Surat Pindah (SP) sekaligus KK (Paket)

Gambar 4.8 merupakan SOP untuk permohonan penerbitan surat pindah

sekaligus perubahan KK. SOP tersebut memiliki beberapa kekurangan dan
kelemahan yang membuat kurang efektif yaitu adanya kegiatan nomor 3 dan nomor
4, yang bertujuan untuk memeriksa kelengkapan berkas tetapi dibuat menjadi
kegiatan yang berbeda. Selanjutnya kesalahan penggunaan symbol pada kegiatan
nomor 4 yaitu memeriksa kelengkapan berkas yang hanya menggunakan symbol
proses tidak bis merepresentasikan sebuah decision. Kesalahan penggunaan symbol
juga ada pada kegiatan pemeriksaan surat pindah dan KK oleh kasi dengan
menggunakan symbol proses. Kesalahan penggunaan symbol selanjutnya yaitu
pada penyerahan surat pindah dan KK (sebuah dokumen) ke pemohon
menggunakan symbol yang salah yaitu symbol proses.
4.1.9. SOP Penerbitan Akta Perceraian Luar Negeri

23
 Gambar 4.9 SOP Penerbitan Akta Perceraian Luar Negeri

Gambar 4.9 merupakan diagram alir SOP untuk permohonan penerbitan

akta perceraian luar negeri. Akta perceraian luar negeri yang dimaksud adalah
penerbitan akta perceraian bagi yang melaksanakan perceraian di luar negeri.
Kekurangan pada SOP ini adalah kesalahan penggunaan simbol pada kegiatan
menghubungi pemohon saat ada berkas yang belum lengkap. Simbol yang
digunakan adalah simbol terminator yaitu simbol untuk memulai atau mengakhiri
suatu aliran. Kekurangan yang kedua yaitu Petugas Penerima dan Petugas
Registrasi yang dipisahkan hal tersebut berdampak memakan waktu yang cukup
lebih lama, yang dimana tugasnya hampir sama hanya memilah kelengkapan berkas
pemohon.
4.2 Solusi Permasalahan
Solusi dari pokok permasalahan yang sudah dibahas sebelumnya adalah
dengan cara perbaikan rancangan SOP agar mempermudah staff untuk melakukan
tugas serta mempermudah masyarakat dalam segala jenis administrasi
kependudukan. Adapun SOP yang dirancang adalah sebagai berikut.
4.2.1 SOP Perubahan KK dan Akta Kelahiran Kerjasama RS/Puskesmas
Online
SOP penerbitan Perubahan KK dan Akta Kelahiran kerjasama
RS/Puskesmas Online adakah SOP yang beisikan tata cara penerbitan Kartu

24
Keluarga (KK) dan Akta Kelahian melalui puskesmas atau rumahsakit. Pemohon
dapat melakukan permohonan untuk melakukan perubahan KK dan Akta Kelahiran
tanpa datang ke Dinas dengan melengkapi berkas Fotokopi akta perkawinan kedua
orang tua, Fotokopi KTP kedua orang tua, SKL dari rumah sakit/puskesmas,
fotokopi KTP 2 (dua) orang saksi dan KK asli serta melengkapi form yang sudah
disediakan. Berikut adalah rancangan perubahan SOP penerbitan Perubahan KK
dan Akta Kelahiran kerjasama RS/Puskesmas Online pada Gambar 4.10

Gambar 4.10 SOP Perubahan KK dan Akta Kelahiran Kerjasama RS/Puskesmas Online

Proses pengajuan penerbitan perubahan KK dan Akta Kelahiran kerjasama

RS/Puskesmas Online diawali dengan pemohon menyiapkan berkas yang sudah
ditentukan. Berkas tersebut diserahka ke petugas rs/puskesmas untuk di-input-kan
ke sistem. Petugas operator online di Dinas melakukan pemeriksaan terhadap
berkas yang sudah di-input-kan oleh petugas RS/Puskesmas. Jika berkas yang
diterima tidak sesuai maka petugas dinas memberikan informasi ke petugas
rs/puskesmas bahwa berkas yang dikirim belum sesuai atau ditolak. Jika berkas
sudah sesuai berkas tersebut diserahkan kepada petugas Dafduk dengan tujuan
untuk memeriksa kembali kelengkapan, membuat tanda terima pengambilan berkas
dan memilah berkas tersebut sesuai dengan kecamatan pemohon serta mencatat

25
berkas yang keluar dan masuk. berkas tersebut kemudian diserahkan ke Petugas
Pengetikan Dafuk untuk dilakukan pengetikan ke dalam form yang sudah
disediakan. Berkas yang sudah diketik diserahkan ke Kasi Dafduk dan Kabid
Dafduk untuk dikoreksi. Jika terjadi kesalahan maka berkas tersebut diserahkan
kembali ke petugas Pendaftaran Dafduk untuk diperbaiki. Jika berkas sudah benar
maka berkas diserahkan ke petugas pengetikan capil untuk dibuatkan form
selanjutnya. Berkas yang sudah selsai diketik diserahkan ke Kasi Capil dan Kabid
Capil untuk diperiksa kembali, jika berkas tidak sesuai maka berkas akan
diserahkan kembali ke petugas Pendaftaran Dafduk untuk diperbaiki. Jika berkas
sudah benar, berkas tersebut diserahkan ke Sekpri untuk encatatan data masuk dan
keluar, berkas kemudian diserahkan ke Kepala Dinas (Kadis) untuk Pengesahan,
Registrasi dan Penyiapan Arsi Permohonan. Berkas yang sudah selesai diserahkan
ke petugas pengantar untuk diantarkan ke Pemohon.
4.2.2 SOP Penerbitan KTP Elektronik Hilang
Penduduk yang mengalami kehilangan E-KTP dapat mencetak kembali E-
KTP dengan menyertakan Surat Keterangan Kehilangan dari Kepolisian dan
Fotokopi KK. Berikut adalah SOP Penerbitan E-KTP hilang. Berikut merupakan
perubahan rancangan SOP permohonan penerbitan KTP Elektronik yang hilang
pada gambar 4.11

Gambar 4.11 SOP Penerbitan KTP Elrktronik Hilang

Proses penerbitan KTP hilang di Disdukcapil diawali pemohon mengambil

nomor antrian di mesin yang sudah disiapkan dan menunggu sampai nomor

26
antriannya dipanggil. Pemohon yang nomor antriannya sudah dipanggil dapat
langsung menuju ke Petugas 1 untuk dilakukan pengecekan berkas. Jika berkas
tidak sesuai, berkas tersebus dikembalikan ke Pemohon untuk dilengkapi
sedangkan jika berkas sudah sesuai maka Petugas 2 akan mencetakan E-KTP
Pemohon. E-KTP yang sudah dicetak dapat diserahkan langsung ke Pemohon.

4.2.3 SOP Penerbitan Akta Kelahiran Luar Negeri

Penduduk yang ingin membuat Akta Kelahiran Luar Negeri dapat dilakukan
di Disdukcapil dengan melengkapi persyaratan fotokopi Sertifikat Married kedua
orang tua, fotokopi Paspor kedua orang tua, SKL dari rumah sakit/klinik bersalin
dan fotokopi KTP/Paspor 2 (dua) orang saksi serta melengkapi formulir yang
disediakan oleh Disdukcapil, berikut adalah SOP penerbitan Akta Kelahiran Luar
Negeri pada gambar 4.12

Gambar 4.12 SOP Penerbitan Akta Kelahiran Luar Negeri

Proses penerbitan Akta Kelahiran Luar Negeri dumulai dengan pemohon

mengambil nomor antrian di mesin yang sudah disediakan dan meunggung sampai
dipanggil. Pemohon yang nomor antriannya sudah dipanggil dapat menuju ke

27
petugas pendaftaran untuk pengecekan persyaratan dan pembuatan tanda terima
berkas. Berkas yang tidak lengkap akan dikembalikan lagi ke pemohon untuk
dilengkapi sedangkan berkas yang usdha lengkap akan dipilah perkecamatan. Jika
berka pemohon sudah lengkap maka akan dilakukan pengetikan Akta oleh Petugas
Pengetikan. Akta tersebut kemudian diserahkan ke Kasi untuk dikoreksi. Akta yang
kurang lengkap akan diserahkan kembali ke petugas pendaftaran sedangkan akta
yang sudah lengkap diserahkan ke Kabid untuk diperiksa, akta tersebut kemudian
diserahkan ke Kadis untuk ditandatangani. Akta yang sudah ditandatangi Kadis
diserahkan ke petugas pengambilan untuk dilakukan registrasi dan pengesahan.
Akta yang sudah sah kemudian diserahkan ke pemohon.
4.2.4 SOP Penertiban Akta Pengakuan Anak
Penduduk yang ingin membuat Akta Pengakuan Anak dapat dilakukan di
Disdukcapil dengan melengkapi persyaratan Surat Keterangan Lahir, Surat
Keterangan Kawin orang tua biologis secara Adat/Agama, Surat Pernyataan kedua
orang tua biologis, KK asli dan fotokopi E-KTP kedua orang tua biologis serta
melengkapi formulir yang disediakan oleh Disdukcapil, berikut adalah SOP
penerbitan Akta Pengakuan Anak pada gambar 4.13

28
 Gambar 4.13 SOP Penerbitan Akta Pengakuan Anak

Proses penerbitan Akta Pengakuan Anak dumulai dengan pemohon

mengambil nomor antrian di mesin yang sudah disediakan dan meunggung sampai
dipanggil. Pemohon yang nomor antriannya sudah dipanggil dapat menuju ke
petugas pendaftaran untuk pengecekan persyaratan dan pembuatan tanda terima
berkas. Berkas yang tidak lengkap akan dikembalikan lagi ke pemohon untuk
dilengkapi sedangkan berkas yang usdha lengkap akan dipilah perkecamatan. Jika
berka pemohon sudah lengkap maka akan dilakukan pengetikan Akta Pengakuan
Anak dan KK oleh Petugas Pengetikan. Akta tersebut kemudian diserahkan ke Kasi
untuk dikoreksi. Akta Pengakuan Anak dan KK yang kurang lengkap akan
diserahkan kembali ke petugas pendaftaran sedangkan Akta Pengakuan Anak dan
KK yang sudah lengkap diserahkan ke Kabid untuk diperiksa, Akta Pengakuan
Anak dan KK tersebut kemudian diserahkan ke Kadis untuk ditandatangani. Akta
Pengakuan Anak dan KK yang sudah ditandatangi Kadis diserahkan ke petugas
pengambilan untuk dilakukan registrasi dan pengesahan. Akta yang sudah sah
kemudian diserahkan ke pemohon.

29
4.2.5 SOP Penerbitan Akta Perkawinan WNA
Penduduk yang ingin membuat Akta Perkawinan WNA dapat dilakukan di
Disdukcapil dengan melengkapi persyaratan wajib Surat Keterangan perkwakinan
dari Pemuka Agama/Penghayat/Kepercayaan/Salinan Penetapan Pengadilan, Surat
Keterangan dari Desa/Kelurahan, fotokopi kutipan Akta Kelahiran Suami dan Istri,
fotokopi KTP/KK yang Dilegalisir Pejabat Berwenang (untukWNI), 4 lembar foto
berdampingan (4x6), fotokopi KTP/Paspor 2 saksi, STMD dari Kepolisian, Surat
Ijin dari Perwakilan Negara Asing yang bersangkutan, Paspor/dokumen
Keimigrasiand dan SKTT dari Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil (jika ada)
serta melengkapi formulir yang disediakan oleh Disdukcapil. Persyaratan Wajib
dapat dilengkapi dengan persyaratan pilihan fotokopi Kutipan Akta Kelahiran Anak
yang akan diakui/disyahkan, fotokopi Akta Perkawinan /Kematian (jika yang
bersangkutan pernah kawin), Ijin pimpinan bagi TNI/POLRI, Perjanjian
Perkawinan, Surat ijin Istri yang berpoligami dan Surat ijin dari Pengalidan Negeri
bagi yang berpoligami. Berikut adalah SOP penerbitan Akta Perkawinan WNA
pada gambar 4.14

30
 Gambar 4.14 SOP Penerbitan Akta Perkawinan WNA

Proses penerbitan Akta Perkawinan WNA dumulai dengan pemohon

mengambil nomor antrian di mesin yang sudah disediakan dan meunggung sampai
dipanggil. Pemohon yang nomor antriannya sudah dipanggil dapat menuju ke
petugas pendaftaran untuk pengecekan persyaratan dan pembuatan tanda terima
berkas. Berkas yang tidak lengkap akan dikembalikan lagi ke pemohon untuk
dilengkapi sedangkan berkas yang usdah lengkap akan dipilah perkecamatan. Jika
berkas pemohon sudah lengkap maka akan dilakukan pengetikan Akta oleh Petugas
Pengetikan. Akta tersebut kemudian diserahkan ke Kasi untuk dikoreksi. Akta yang
kurang lengkap akan diserahkan kembali ke petugas pendaftaran sedangkan Akta
yang sudah lengkap diserahkan ke Kabid untuk diperiksa, Akta tersebut kemudian

31
diserahkan ke Kadis untuk ditandatangani. Akta yang sudah ditandatangi Kadis
diserahkan ke petugas pengambilan untuk dilakukan registrasi dan pengesahan.
Akta yang sudah sah kemudian diserahkan ke pemohon.
4.2.6 SOP Penerbitan Akta Kelahiran WNA
Permohonan penerbitan akta kelahiran WNA bisa di proses dengan
melengkapi beberapa berkas oleh pemohon yaitu Akta Perkawinan yang diterbitkan
oleh Dinas Catatan Sipil Luar Negeri, dan langsung di ranslate ke dalam Bahasa
Indonesia yang dilakukan oleh penterjemah tersumpah dan terdaftar di NKRI, Surat
Keterangan Pelaporan Perkawinan dari Kedubes, Fotokopi KK dan KTP (Jika
WNI), Fotokopi Passport. Berikut merupakan rancangan SOP penerbitan akta
kelahiran WNA pada gambar 4.15

Gambar 4.15 SOP Penerbitan Akta Kelahiran WNA

Proses permohonan diawali dengan mengambil nomor antrian oleh

pemohon dengan dilanjutkan mengisi formulir permohonan akta kelahiran disertai
dengan persyaratannya. Selanjutnya Petugas Pendaftaran bertugas untuk
memeriksa kelengkapan berkas dan membuat tanda terima pengambilan. Jika
berkas dinyatakan belum lengkap maka akan kembali ke proses pengisian formulir
dan melengkapi persyaratan, sedangkan jika sudah lengkap tahap selanjutnya yaitu
proses pengetikan akta yang dilakukan oleh petugas pengetikan. Selanjutnya akta

32
yang sudah diketik diserahkan ke Kasi dan Kabid agar bis dikoreksi. Jika akta
terjadi koreksi maka kembali ke tahapan pemilahan berkas dan diketik ulang,
sedangkan jika berkas sudah lengkap maka lanjut pada proses stempel, registrasi,
dan menyimpan arsip permohonan yang dilakukan oleh petugas pengambilan.
Tahap yang terakhir akta dapat diserahkan ke Pemohon.
4.2.7 SOP Penerbitan Akta Kematian WNA
Pembuatan Akta Kematian WNA dapat dilakukan di Disdukcapil dengan
melengkapi persyaratan fotokopi Paspor yang meninggal, Surat Keterangan
Kematian dari rumah sakit/desa, fotokopi Paspor pelapor dan fotokopi Paspor 2
(dua) orang saksi serta melengkapi formulir F-2.20 yang disediakan oleh
Disdukcapil. Berikut adalah SOP Penerbitan Akta Kematian WNA. Berikut
merupakan SOP pernerbitan akta kematian WNA pada gambar 4.16

Gambar 4.16 SOP Penerbitan Akta Kematian WNA

Proses penerbitan Akta Kematian WNA dumulai dengan pemohon

mengambil nomor antrian di mesin yang sudah disediakan dan meunggung sampai
dipanggil. Pemohon yang nomor antriannya sudah dipanggil dapat menuju ke
petugas pendaftaran untuk pengecekan persyaratan dan pembuatan tanda terima
berkas. Berkas yang tidak lengkap akan dikembalikan lagi ke pemohon untuk

33
dilengkapi sedangkan berkas yang usdah lengkap akan dipilah perkecamatan. Jika
berkas pemohon sudah lengkap maka akan dilakukan pengetikan Akta Kematian
dan KK oleh Petugas Pengetikan. Akta Kematian WNA tersebut kemudian
diserahkan ke Kasi untuk dikoreksi. Akta Kematian WNA yang kurang lengkap
akan diserahkan kembali ke petugas pendaftaran sedangkan Akta Kematian WNA
yang sudah lengkap diserahkan ke Kabid untuk diperiksa, Akta Kematian WNA
tersebut kemudian diserahkan ke Kadis untuk ditandatangani. Akta Kematian WNA
yang sudah ditandatangi Kadis diserahkan ke petugas pengambilan untuk dilakukan
registrasi dan pengesahan. Akta Kematian WNA yang sudah sah kemudian
diserahkan ke pemohon.
4.2.8 SOP Penerbitan Surat Pindah (SP) Sekaligus KK (Paket)
Permohonan penerbitan surrat pindah dan perubahan KK dapat di proses
jika pemohon telah melengkapi berkas persyaratan seperti formulir dengan kode F-
1.33, kode F-1.34, kode F-1.35, kode F-1.36, dan kode F-1.37 digunakan untuk
pendaftaran pindah datang WNI antar kabupaten/kota atau antar provinsi, di daerah
asal, pasfoto ukuran 4x6 sebanyak 2 lembar, surat Keterangan Berkelakuan Baik
dan foto copy KK. Berikut merupakan perancangan SOP Penerbitan Surat Pindah
(SP) Sekaligus KK (Paket) pada gambar 4.17

Gambar 4.17 SOP Penerbitan Surat Pindah (SP) Sekaligus KK (Paket)

34
 Proses dimulai dari pemohon mengambil nomor antrian dan melengkapi
berkas persyaratan sembari menunggu panggilan sesuai nomor antrian. Berkas yang
diserahkan oleh pemohon selanjutnya dilakukan pemeriksaan berkas dan
pendaftaran pindah dan KK. Jika berkas dianggap kurang lengkap maka kembali
diserahkan kepada pemohon untuk dilengkapi, sedangkan jika sudah dianggap
lengkap maka dilanjutkan ke tahap pengetikan surat oleh staff. Selanjutnya
dilakukan koreksi dan pemeriksaan oleh Kasi, jika masih adanya koreksi tahap
kembali ke pemeriksaan kelengkapan dan diketik ulang, sedangkan jika sudah
benar maka surat pidan dan KK di parah oleh Kasi dan Kabid dan terakhir
ditandatangani oleh Kadis. Tahapan terakhir Surat Pindah dan KK dapat diserahkan
ke pemohon dan dinas juga menyimpan sebagai arsip.
4.2.9. SOP Penerbitan Akta Perceraian Luar Negeri
Fotocopy KTP/KK/Paspor(untuk yang WNA)SOP dalam melakukan
permohonan akte perceraian luar negeri dapat diproses jika memenuni berkas
persyaratan seperti fotocopy dari dokumen kependudukan yang dilegalisir, serta
Paspor(untuk yang WNA), fotocopy Putusan Pengadilan. Berikut merupakan
rancangan SOP Akta Perceraian Luar Negeri pada gambar 4.18

Gambar 4.18 SOP Legalisir Dokumen Kependudukan

35
 Proses penerbitan Akta Perceraian Luar Negeri dumulai dengan pemohon
mengambil nomor antrian di mesin yang sudah disediakan dan meunggung sampai
dipanggil. Pemohon yang nomor antriannya sudah dipanggil dapat menuju ke
petugas pendaftaran untuk pengecekan persyaratan dan pembuatan tanda terima
berkas. Berkas yang tidak lengkap akan dikembalikan lagi ke pemohon untuk
dilengkapi sedangkan berkas yang usdha lengkap akan dipilah perkecamatan. Jika
berka pemohon sudah lengkap maka akan dilakukan pengetikan Akta oleh Petugas
Pengetikan. Akta tersebut kemudian diserahkan ke Kasi untuk dikoreksi oleh
Kabid. Akta yang kurang lengkap akan diserahkan kembali ke petugas pendaftaran
sedangkan akta yang sudah lengkap diserahkan ke Kadis untuk ditandatangani.
Akta yang sudah ditandatangi Kadis diserahkan ke petugas pengambilan untuk
dilakukan registrasi dan pengesahan. Akta yang sudah sah kemudian diserahkan ke
pemohon.

4.3 Analisa Hasil

Berdasarkan perbaikan 9 buah SOP yang ada pada Dinas Kependudukan
dan Catatan Sipil Kota Denpasar didapatkan analisis hasil untuk mengetahui
pengaruh dari adanya 9 perbaikan SOP adalah sebagai berikut,
1. Perbaikan yang dilakukan dapat mempermudah kinerja pegawai dalam
melaksanakan tugas dalam melayani masyarakat. Selain itu adanya
perbaikan SOP di beberapa bagian meningkatkan kinerja pegawai karena
adanya pemangkasan proses yang tidak perlu jadi dapat lebih efisien. Seperti
pada SOP Penerbitan KTP Elektronik Hilang, yang awalnya adanya proses
foto ulang, pada perbaikannya proses foto ulang dihilangkan karena data
pemohon sudah pernah ada di basisdata. Begitu pula pada SOP Penerbitan
Surat Pindah dan KK yang awalnya kegiatan nomor 3 dan nomor 4, yang
bertujuan untuk memeriksa kelengkapan berkas tetapi dibuat menjadi
kegiatan yang berbeda pada perubahannya kegiatan tersebut dijadikan satu
maka dapat mempercepat proses penerbitan Surat Pindah.
2. SOP sebelum diperbaiki menggunakan birokrasi yang dinilai kurang efektif,
adanya keluhan masyarakat yang merasa dirugikan dalam bentuk waktu

36
maupun materi. Adanya perbaikan beberapa SOP, proses yang awalnya
melakukan 10 kegiatan dalam suatu SOP dapat di efektifkan menjadi 8
kegiatan. Hal tersebut juga mempengaruhi keefisienan waktu dan
memerlukan waktu yang lebih singkat dalam pelayanan terhadap masyrakat.
Seperti pada SOP Penerbitan Akta Pengakuan Anak awalnya saat terjadinya
koreksi oleh Kabid jika berkas dinilai kurang lengkap pemohon terlalu jauh
kembali pada kegiatan 2 ini dinilai menyusahkan pemohon yang harus
mengulang dari awal. Perbaikannya pemohon cukup mengulang pada tepat
pada proses sebelumnya untuk melengkapi yang kurang. Begitu pula pada
SOP Penerbitan Akta Kelahiran awalnya jika berkas dilanyatakan kurang
atau salah oleh Kabid, berkas terlalu jauh dilempar ke kegiatan pengisioan
formulir tentu akan memakan waktu yang lebih lama. Perubahan yang
dilakukan jika ada berkas yang kurang lengkap pemohon cukup kembali
pada proses pemeriksaan berkas.

37
 BAB V
PENUTUP

Bab V akan membahas kesimpulan umum dari analisa yang telah dibahas
serta saran dari hasil evaluasi dan pembahasan telah diuraikan pada laporan Kerja
Praktek.
5.1 Simpulan
Adapun simpulan yang dapat diambil dari pembuatan laporan Kerja
Praktek ini adalah sebagai berikut.
1. Perubahan Perancangan Standard Operating Procedure (SOP) yang
dilakukan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Denpasar
terdiri dari sembilan buah SOP yang sudah memenuhi standar dalam
Kebijakan Reformasi Birokrasi dan sudah menyamai SOP yang berlaku
pada Disdukcapil di Kota lain. Perubahan Perancangan SOP dilakukan guna
menjadi sebuah standarisasi dalam menyelesaikan pekerjaan bagi karyawan,
sebagai acuan karyawan agar menjadi lebih mandiri serta sebagai pedoman
apabila terjadi sebuah kesalahan.
2. Perubahan Perancangan pada sembilan buah SOP dilakukan di Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Denpasar memberikan dampak
yang baik kepada kinerja pegawai yang menjadi lebih efektif dalam
memberikan pelayanan kepada masyarakat. Adanya Perubahan
Perancangan SOP seperti pemangkasan beberapa kegiatan yang dinilai
kurang efektif hal tersebut juga memberikan kenyamanan bagi masyarakat
sebagai pemohon bisa merasa proses penerbitan berkas bisa lebih mudah
dan cepat
5.2 Saran
Adapun saran yang dapat diberikan dari pembuatan laporan Kerja Praktek
ini adalah sebagai berikut.
1. Diharapkan agar adanya sosialisasi kepada masyarakat tentang SOP yang
telah diperbaharui. Sosialisasi dilakukan agar masyarakat mengetahui alur
dari setiap proses permohonan berkas yang dibutuhkan. Sosialisasi dapat

38
 dilakukan dengan cara seperti adanya pamflet alur permohonan berkas
atau bisa juga dengan dibuatkannya iklan layanan masyarakat.
2. Diharapkannya di rancangnya sebuah chatbot sebagai media layanan
informasi kepada masyarakat yang dapat diakses dimana saja dan kapan
saja.

39
 DAFTAR PUSTAKA

[1]. Sunaryo HJKI. ANALISIS FERTILITAS PENDUDUK PROVINSI

BENGKULU.11(1):21-42.

[2]. Suripto MA, Triyono RAJI-IJoN, Security. Pembangunan Sistem Informasi

Akta Kelahiran Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Sragen. 2013;3(3).

[3]. Pos J. Imigrasi Data WNA di Bali 2017 [Available from:

https://www.pressreader.com/indonesia/jawa-pos/20171008/281535111203187.

[4]. Visi dan Misi Denpasar: Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
Pemerintah Kota Denpasar; [Available from:
https://kependudukan.denpasarkota.go.id/index.php/profil/72/03-Visi-dan-
Misi.html.

[5]. Riadi M. Pengertian, Tujuan, Fungsi dan Manfaat SOP KajiaPustaka.com:

Muchlisin Riadi; 2016 [Available from:
https://www.kajianpustaka.com/2016/10/pengertian-tujuan-fungsi-dan-manfaat-
sop.html.

[6]. Informatikalogi. Pengertian Flowchart dan Jenis-jenisnya

Informatikalogi.com: Informatikalogi; 2017 [Available from:
https://informatikalogi.com/pengertian-flowchart-dan-jenis-jenisnya/.

40