8th

Industrial Research Workshop and National Seminar

Politeknik Negeri Bandung July 26-27, 2017

Memahami Arsip dan Arsiparis Dalam Manajemen Kearsipan di

Amerika Serikat dan Indonesia
Ernita Siambaton

Jurusan Administrasi Niaga, Politeknik Negeri Jakarta, Depok 16424

E-mail: ernitamunte39@gmail.com

ABSTRAK

Setiap profesi sepatutnya ditunjang dengan kompetensi yang sesuai dengan bidangnya. Tidak hanya profesi eksakta seperti
dokter atau apoteker yang diharuskan memiliki kompetensi dasar, beberapa profesi sosial seperti dokter, perawat, dosen, guru,
bidan, penerjemah, pranata komputer, jagawana, penyuluh pertanian, widyaiswara dan lain-lain juga sepatutnya memiliki
kompetensi yang mumpuni, tak terkecuali seorang pustakawan dan arsiparis. Seseorang dengan profesinya sebagai pengelola
arsip atau arsiparis seharusnya juga memiliki kompetensi dasar yang membimbing arsiparis tersebut melaksanakan wewenang
dan tanggung jawabnya dengan baik. Arsiparis di luar negeri telah memiliki standar kompetensi arsiparis yang diakui secara
internasional dan memiliki 12 standar kemampuan. Semua arsiparis di Amerika juga telah memiliki sebuah asosiasi komunitas
atau perkumpulan para arsiparis Amerika yang dinamakan “The SAA” atau The Society of American Archivist. Bahkan,
komunitas ini telah berdiri sejak tahun 1936. Kompetensi arsiparis di Indonesia baru dikembangkan pada tahun 1990
sejak diterbitkannya Keputusan Menteri PAN Nomor:36/1990 tanggal 12 Mei 1990 tentang Angka Kredit bagi Jabatan
Arsiparis. Amerika Serikat memiliki perbedaan mencolok dengan Indonesia dalam pengelolaan kearsipan, karena Arsip
Nasional Amerika Serikat (National Archives and Records Administration, disingkat NARA) sudah merupakan badan
independen pemerintah Amerika Serikat sejak 1 April 1985, berdasarkan undang-undang tertanggal 19 Oktober 1984 dimana
pengelola arsip bekerja secara profesional dalam melakukan pengawetan dan penyimpanan arsip serta dokumen bersejarah
agar dapat diakses masyarakat dan pejabat pemerintah AS. Arsip nasional AS juga bertugas memberi layanan kepada
masyarakat yang ingin melihat arsip atau melakukan riset sejarah. Arsip nasional AS juga bertugas memberi layanan kepada
masyarakat yang ingin melihat arsip atau melakukan riset sejarah. Pada umumnya, subsistem dalam sistem kearsipan
mencakup tata naskah dinas (form management), pengurusan surat (correspondence management), penataan berkas (files
management), tata kearsipan dinamis (records management), dan tata kearsipan statis (archives management). Kurangnya
tenaga profesional di bidang kearsipan maupun terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan
arsip di hampir sebagian besar instansi pemerintah maupun swasta di Indonesia. Kondisi semacam itu diperparah dengan
image yang selalu menempatkan bidang kearsipan sebagai bidang periferal diantara aktivitas-aktivitas kerja lainnya. Disinilah
letak perbedaan yang mencolok dalam sistem kearsipan antara Indonesia dan Amerika Serikat.

Kata kunci
arsip, arsiparis, manajemen kearsipan, Amerika Serikat, Indonesia

1. PENDAHULUAN untuk menerima hasil dan meneksekusi hasil (the ability to

Setiap profesi sepatutnya ditunjang dengan kompetensi
yang sesuai dengan bidangnya. Tidak hanya profesi eksakta
seperti dokter atau apoteker yang diharuskan memiliki
kompetensi dasar, beberapa profesi sosial seperti dokter,
perawat, dosen, guru, bidan, penerjemah, pranata komputer,
jagawana, penyuluh pertanian, widyaiswara dan lain-lain
juga sepatutnya memiliki kompetensi yang mumpuni, tak
terkecuali seorang pustakawan dan arsiparis. Seseorang
dengan profesinya sebagai pengelola arsip atau arsiparis
seharusnya juga memiliki kompetensi dasar yang
membimbing arsiparis tersebut melaksanakan wewenang
dan tanggung jawabnya dengan baik. Arsiparis di luar
negeri telah memiliki standar kompetensi arsiparis yang
diakui secara internasional. Pada umumnya (2012), terdapat
dua belas aspek kompetensi bagi seorang arsiparis dalam
bekerja secara profesional, yaitu: (1) kemampuan untuk
berpikir kreatif dalam memecahkan masalah (the ability to
think creatively—problem solving skills); (2) kemampuan
achieve results—execution and results); (3) kemampuan
untuk membangun relsi dan interpersonal (the ability to
build relationships—interpersonal skills); (4) kemampuan
untuk promosi dan memberikan kepuasan kepada
konsumen (the ability to promote customer service
satisfaction);(5)kemampuan berkomunikasi yang membawa
dampak (the ability to communicate with impact); (6)
kemampuan untuk promosi organisasi secara bertanggung
jawab (the ability to promote organizational awareness);(7)
kemampuan untuk mempengaruhi/negosiasi dengan orang
lain (the ability to influence/negotiate with others); (8)
kemampuan untuk melakukan demonstrasi bisnis (the
ability to demonstrate business savvy); (9) kemampuan
untuk menangani proyek (theability to manage projects);
(10) kemampuan untuk melakukan penelitian dan analisa
(the ability to conduct research and analysis); (11)
kemampuan memimpin tim kerja (the ability to lead
teams); dan (12) kemampuan untuk terus belajar (the ability
to embrace continual learning) [1]. Oleh karena itu, semua

245
 8th
Industrial Research Workshop and National Seminar
Politeknik Negeri Bandung July 26-27, 2017
arsiparis di Amerika juga telah memiliki sebuah asosiasi
komunitas atau perkumpulan para arsiparis Amerika yang
dinamakan “The SAA” atau The Society of American
Archivist. Bahkan, komunitas ini telah berdiri sejak tahun
1936 [2].
Berbeda dengan di indonesia kompetensi arsiparis di
indonesia baru dikembangkan pada tahun 1990 sejak
diterbitkannya Keputusan Menteri PAN Nomor : 36/1990
tanggal 12 Mei 1990 tentang Angka Kredit bagi Jabatan
Arsiparis. Dengan pembakuan tersebut kemudian dikenal
istilah profesi kearsipan sebagai substansi yang melekat
pada manajemen arsip. Dalam keputusan tersebut arsiparis
masih terbatas pada Pegawai Negeri Sipil. Seiring dinamika
dalam kehidupan berbangsa dan bernegara, pemikiran
mengenai profesi arsiparis pun semakin berkembang dalam
Peraturan Menteri PAN Nomor : PER/3/M.PAN/3/2009
tanggal 10 Maret 2009 tentang Jabatan Fungsional
Arsiparis dan Angka Kreditnya, istilah profesi kearsipan se-
bagai substansi yang melekat pada manajemen arsip. Dalam
Pasal 1 PerMen PAN ini arsip-arsip diberi pengertian yang
terbatas yaitu”jabatan yang mempunyai ruang lingkup,
tugas,tanggung jawab, dan wewenang untuk melakukan
kegiatan pengelolaan arsip dan pembinaar kearsipan yang
diduduki oleh Pegawai Negeri Sipil yang mengelola arsip
dan dokumen yang ada dikantor pemerintah yang diangkat
menjadi pejabat arsiparis sudah dianggap pejabat
fungsional, sama dan setara jabatan fungsional lainnya
seperti: dokter, perawat dosen, guru, bida, penerjemah,
pranata komputer, pustakawan, jagawana, penyuluh
pertanian, widyaiswara dan lain-lain. Arsiparis dapat naik
pangkat setiap dua tahun sekali kalau kredit poin yang
ditentukan telah terpenuhi. Kalau pegawai yang bukan
fungsional harus bekerja 4 tahun lamanya untuk naik
pangkat. Arsiparis juga menerima tunjangan jabatan
sebagaimana pejabat lainnya (struktural maupun
fungsional) sesuai dengan tingkatan golongan dan
pangkatnya. Tulisan ini mengulas tentang Memahami Arsip
dan Arsiparis Dalam Manajemen Kearsipan di Amerika
Serikat dna Indonesia.
2. PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Arsip
Arsip (record) yang dalam istilah bahasa Indonesia ada
yang menyebutkan sebagai “warkat”, pada pokoknya dapat
diberikan pengertian sebagai: setiap catatan tertulis baik
dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat
keterangan-keterangan mengenai sesuai subyek (pokok
persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk
membantu daya ingatan orang (itu) pula. Dalam Pasal 1
Undang‐undang Nomor 43 Tahun 2009 tanggal 23
Oktober 2009 tentang Kearsipan, telah didefenisikan arsip
sebagai “rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai
bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara” [3].
246
Penjelasan arti penting arsip dalam kehidupan manusia
modern secara global dapat dikelompok-kan dalam lima
bagian yaitu : (1) Kebutuhan hidup manusia sejak sebelum
hidup sampai sesudah mati. Hal ini tidak dapat dipungkiri
bahwa kehidupan modern menuntut ketersediaan dokumen
yang menyertai kehidupan seseorang. Ketiadaan dokumen
pribadi ini akan menimbulkan kesulitan bagi yang
bersangkutan. Bukan hanya menyangkut identitas tetapi
lebih dari itu juga menyangkut status dan hak seseorang
dalam komunitasnya. Oleh karena itu, keberadaan dokumen
pribadi ini seolah-olah memiliki kedudukan yang saa
dengan pemiliknya; (2) Urat nadi bagi administrasi dan
bukti kinerja. Tidak dapat dipungkiri bahwa arsip
merupakan urat nadi bagi kehidupan administrasi bagi
sebuah organisasi. Selain itu, arsip juga menjadi bukti
kinerja sebuah organisasi. Organisasi sebagai suatu bentuk
administrasi tidak mungkin mengabai-kan keberadaan
arsip. Setiap bentuk kegiatan mesti melahirkan arsip. Oleh
karena itu, munculah istilah arsip sebagai by product
organisasi. Bagi sebuah organisasi arsip ibarat dara. Tanpa
arsip sebuah organisasi akan mengalami hambatan dalam
melaksanakan tugas dan fungsinya. Banyak kasus yang
mencerminkan peran arsip dalam sebuah organisasi; (3)
Bukti sumber dan informasi otentik. Kehidupan modern
yang tertumpu pada ketersediaan arsip. Status, kewenangan,
hak, tanggungjawab, identitas, maupun hasil dari suatu
kegiatan organisasi ataupun individu tertumpu pada arsip
yang tersedia sebagai sumber informasiotentik karena arsip
merupakan data yang tercipta paling dektan dengan
kegiatan atau peristiwa yang mengiringi.; )4) Rekaman
kegiatan/peristiwa. Kehidupan modern yang memiliki
kecanggihan teknologi yang mengagumkan semakin
memberi kemungkinan untuk menempatkan arsip sebagai
rekaman kegiatan/peristiwa. Arsip tekstual cenderung
memiliki nilai formalitas yang cukup tinggi sevbagai bukti
kegiatan/peristiwa. Apalagi ada kecenderungan terjadinya
peristiwa yang tidak terencana, seperti bencana alam,
musibah, atau insiden lain yang tidak terencana.
Kecanggihan teknologi yang kepemilikannya tidak terbatas
menjadikan semakin tersedianya bukti kegiatan/bukti dari
suatu peristiwa; (5) Bukti prestasi kerja. Dalam pelaksanaan
operasional organisasi, baik bisnis maupun publik,
senantiasa bertumpu pada ketersediaan data. Demikiannya
dengan prestasi kerja yang telah dicapai. Setiap kegiatan
dalam suatu organisasi didasarkna pada catatan. Catatan
inilah yang menjadi dasar dalam penilaian prestasi kerja
[4].
Dalam Pasal 1 butir 10 Undang‐undang Nomor 43 Tahun
2009 tanggal 23 Oktober 2009 tentang Kearsipan, telah
didefenisikan arsiparis sebagai “seseorang yang memiliki
kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui
pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan
kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung
jawab melaksanakan kegiatan kearsipan”.
2.2. Pengertian Arsiparis dan Bidang Kegiatannya
Pengertian arsiparis secara sederhana, yaitu arsiparis adalah
seorang profesional yang bertanggung jawab dalam
mengelola arsip-arsip penting. Seorang arsiparis adalah
 8th
Industrial Research Workshop and National Seminar
Politeknik Negeri Bandung July 26-27, 2017
seseorang yang terdidik secara profesional, terlatih dan
berpengalaman, dan bertanggung jawab dalam pengelolaan
atau administrasi arsip dengan melakukan kegiatan
penilaian dan mengindentifikasi arsip yang memiliki nilai
berkelanjutan, mendokumentasikan dan melestarikan arsip
sesuai dengan kepentingannya dengan mengupayakan serta
menfasilitasi penggunaannya secara berkesinambungan.
Secara tradisional arsiparis diartikan sebagai orang yang
menyimpan dan menjaga arsip [5].
Arsiparis adalah seseorang yang bertanggung jawab dalam
mengelola arsip publik maupun swasta. Mereka memelihara
arsip lembaga induk, dapat berupa pemerintah, organisasi
atau lembaga, dimana tujuan utamanya adalah untuk
kepentingan administrasi bagi penciptanya atau penerusnya.
Karena arsip erat kaitannya dengan tahap penciptaan,
beberapa arsiparis juga mempunyai tanggung jawab
terhadap rekod sebelum menjadi arsip. Dalam hal ini
mereka berperan sebagai manajer rekod dan membantu
dalam tahap penciptaan rekod dalam rangka efisiensi dalam
penciptaan, pemeliharaan, penggunaan dan penempatan
rekod, agar dengan demikian lembaga dapat mengurangi
jumlah dan meningkatkan kualitas arsip yang dimilikinya.
Jadi pengertian archivist (dalam bahasa Inggris) yang sering
diterjemahkan ke dalam bahasa Indonesia sebagai arsiparsi,
mungkin saja bekerja pada perusahaan swasta ataupun
lembaga pemerintah. Namun pengertian arsiparis di
Indonesia agak berbeda dengan pengertian yang
dikemukakan di atas [6].
Di Indonesia sesuai pasal 1 Peraturan Menteri PAN Nomor
: PER/3/M.PAN/3/2009 tanggal 10 Maret 2009 tentang
Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya,
arsiparis adalah Pegawai Negeri Sipil . “jabatan yang
mempunyai ruang lingkup, tugas, tanggungjawab, dan
wewenang untuk melakukan kegiatan pengelolaan arsip dan
pembinaan kearsipan yang diduduki oleh Pegawai Negeri
Sipil dengan hak dan kewajiban yang diberikan secara
penuh oleh pejabat yang berwenang.
Jadi seorang arsiparis adalah Pegawai Negeri Sipil yang
tentu saja bekerja pada lembaga pemerintahan, sedangkan
pada lembaga swasta dan perusahaan-perusahaan
penggunaan istilah arsiparis tidak lazim digunakan
untuk petugas yang menangani arsip, sehingga istilah
arsiparis yang digunakan dalam tulisan ini adalah defenisi
arsiparis sesuai Keputusan Menteri PAN di atas.
Kegiatan pokok yang merupakan fungsi arsiparis meliputi
lima bagian, yaitu: (1) appraise, yaitu kegiatan menentukan
rekod mana yang memiliki nilai permanen dan sebaiknya
dipelihara dan dipertahankan. Dalam menentukan
keputusan, arsiparis sering bekerjasama dengan pimpinan
kunci (key administrators) dan manajer rekod; (2) acquire,
yaitu kegiatan setelah memutuskan arsip yang akan
disimpan dimana mereka menambahkannya ke dalam
khasanah arsip organisasi; (3) arange and describe, yaitu
kegiatan penataan file dan menyiapkan finding aids atau
alat bantu temu kembali yang membantu pengguna dalam
menemukan arsip tersebut; (4) preserve, yaitu pelestarian
yang mencakup sejumlah aktivitas termasuk penyimpanan
247
materi arsip ke dalam folder dan kotak yang acid free, dan
konsultasi dengan ahli pelestarian dalam penanganan
khusus arsip yang rusak; dan (5) provide access and
reference services, yaitu kegiatan arsiparis untuk
mengupayakan agar khasanah arsip dapat dimanfaatkan
oleh orang-orang yang membutuhkannya, baik arsip
terbuka untuk umum, atau terbatas kepada peneliti atau
akademisi, atau hanya terbuka untuk staf organisasi [6].
Adapun tugas pokok arsiparis telah dimuat dalam Bab II,
Pasal 2, 3, dan 5 Peraturan Menteri PAN Nomor :
PER/3/M.PAN/3/2009 tanggal 10 Maret 2009 tentang
Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditny, yaitu :
(1) jabatan fungsional arsiparis termasuk dalam rumpun
arsiparis, pustakawan dan yang berkaitan (Pasal 1); (2)
arsiparis berkedudukan sebagai pelaksana teknis fungsional
dibidang pengelolaan arsip dan pembinaan kearsipan (Pasal
3 ayat 1); (3) arsiparis adalah jabatan karier yang hanya
dapat diduduki oleh Pegawai Negeri Sipil (Pasal 3 ayat 2);
dan (4) tugas pokok arsiparis adalah melaksanakan
kegiatan pengelolaan arsip dan pembinan kearsipan
(Pasal 5).
Khusus pemahaman dalam Pasal 1 di atas, perlu diketahui
bahwa jabatan arsiparis dan pustakawan pada dasarnya
memiliki tujuan yang sama dalam mengelola dan
memberikan informasi tentang suatu dokumen. Akan tetapi
ada perbedaan antara arsiparis dan pustakawan dalam
menjalankan rutinitas tupoksinya. Tidak semua arsip dapat
diketahui oleh umum, karena ada beberapa jenis arsip yang
bersifat penting dan rahasia. Sedangkan, pustakawan
melakukan kegiatan rutinitasnya dengan merawat dan
menyimpan buku-buku yang dipublikasikan untuk umum.
Oleh karena itu, seorang yang memiliki jabatan arsiparis,
harus bisa menjaga kerahasiaan dari arsip-arsip yang
dikelolanya.
2.3. Kesamaan dan Perbedaan Sistem Kearsipan di
Indonesia dan Amerika
Kesamaan sistem kearsipan dimanapun biasanya
mencakup semua subsistem dalam manajemen kearsipan.
Manajemen kearsipan dimaknai sebagai pelaksanaan
fungsi-fungsi manajeman didalam rangka mengelola
keseluruhan daur hidup arsip, meliputi: proses penciptaan,
pendistribusian, penggunaan, penyimpanan arsip aktif,
pemindahan arsip, penyimpanan arsip inaktif, pemusnahan,
dan penyimpanan arsip permanen. Pada umumnya,
subsistem dalam sistem kearsipan mencakup tata naskah
dinas (form management), pengurusan surat
(correspondence management), penataan berkas (files
management), tata kearsipan dinamis (records
management), dan tata kearsipan statis (archives
management). Dengan demikian, terdapat kesamaan
mendasar antara Indonesia dan Amerika Serikat dalam
mengelola kearsipan di masing-masing negara berdasarkan
daur hidup arsip dan subsistem dalam sistem kearsipan.
Sistim kearsipan di Indonesia kini telah beralih dari media
penyimpanan konvensional berupa kearsipan fisik atau
biasa disebut sebagai "Hard copy" kedalam media
elektronik yang biasa disebut "Soft copy" atau kearsipan

elektronik yang memberikan banyak keuntungan dan
efisiensi. Sistem pengarsipan elektronik ini biasa dikenal
dengan istilah Electronic Filing System (EFS). Penggunaan
sistem kearsipan elektronik sangat membantu pihak
pengelola arsip untuk dapat mengelola dokumen dengan
baik secara efektif dan efisien, baik dalam hal
penyimpanan, pengolahan, pendistribusian, dan perawatan
dokumen. Namun, berbagai kendala seperti kurangnya
tenaga profesional di bidang kearsipan maupun terbatasnya
sarana dan prasarana selalu menjadi alasan
buruknya pengelolaan arsip di hampir sebagian besar
instansi pemerintah maupun swasta di Indonesia. Kondisi
semacam itu diperparah dengan adanya image yang selalu
menempatkan bidang kearsipan sebagai bidang periferal
diantara aktivitas-aktivitas kerja lainnya. Akibatnya, timbul
persoalan klasik seputar tidak diperhatikannya bidang
kearsipan suatu instansi atau organisasi, karena pimpinan
masih memandang sebelah mata peranan kearsipan, tetapi
selalu ingin pelayanan cepat dan tentu saja persoalan tidak
se-bandingnya insentif yang diperoleh pengelola kearsipan
dengan beban kerja yang ditanggungnya. Disinilah letak
perbedaan yang mencolok dalam sistem kearsipan antara
Indonesia dan Amerika Serikat [8]. Sudah tidak dapat
dibantah bahwa Amerika Serikat memiliki perbedaan
mencolok dengan Indonesia dalam pengelolaan kearsipan,
karena Arsip Nasional Amerika Serikat (National Archives
and Records Administration, disingkat NARA) sudah
merupakan badan independen pemerintah Amerika Serikat
sejak 1 April 1985, berdasarkan undang-undang tertanggal
19 Oktober 1984 dimana pengelola arsip bekerja secara
profesional dalam melakukan pengawetan
penyimpanan arsip serta dokumen bersejarah agar dapat
diakses masyarakat dan pejabat pemerintah AS. Arsip
nasional AS juga bertugas memberi layanan kepada
masyarakat yang ingin melihat arsip atau melakukan riset
sejarah [1,8].
2.4. Jenjang Jabatan Fungsional dan Pangkat
Arsiparis Profesional
Sebagaimana telah dikemukakan di atas bahwa pengertian
arsiparis yang ditetapkan dalam tulisan ini adalah arsiparis
sebagai Pegawai Negeri Sipil yang diberi tugas, tanggung
jawab dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang
untuk melaksanakan kegiatannya. Pengakuan arsiparis
sebagai jabatan fungsional sebagaimana dimaksud dalam
Bab II, Pasal 2,2 dan 5 Peraturan Menteri PAN Nomor :
PER/3/M.PAN/3/2009 tanggal 10 Maret 2009 tentang
Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya di atas,
didukung oleh tiga persyaratan profesionalisme berikut : (1)
arsiparis melaksanakan kegiatan kearsipan tidak terlepas
dari pemahamannya terhadap konteks organik pada struktur
administrasi dan pertanggungjawaban nasional kepada
generasi mendatang; (2) arsiparis melaksanakan pengkajian
suatu sistem administrasi dan merumuskan suatu sistem
pengaturan informasi pada arsip untuk menjamin efisiensi
administrasi dan menjamin pengamanan, penyelamatan,
pewarisan budaya nasional secara tepat informasi, tepat
sasaran, dan tepat waktu; dan (3) arsiparsi profesional harus
memiliki keterampilan mengatur endapan informasi dan
8th
Industrial Research Workshop and National Seminar
Politeknik Negeri Bandung July 26-27, 2017
wawasan keilmuan yang memungkinkannya untuk
memberikan penilaian terhadap budaya yang perlu
dilestarikan.
Adapaun empat persyararan profesionalisme yang harus
dimiliki oleh seorang arsiparis, yaitu: (1) memiilik
kemampuan teknis dan keilmuan yang menjamin efisiensi
dan efektifitas perawatan, pengamanan, dan pelayanan
informasi pada instansi dan pelestarian budaya bangsa
selektif dan selengkap mungkin; (2) memahami suatu
sistem administrasi secara baik dan memiliki kemampuan
untuk mengembangkan suatu sistem kearsipan dan
mengolah informasi arsip untuk berbagai kepentingan
dalam rangka pelayanan administrasi, praktisi, keilmuan
dan umum tanpa mengorbankan kepentingan lain yang
karena ketentuan perundang-undangan atau etika harus
memperoleh perlindungan; (3) memahami dengan baik
prinsip-prinsip kearsipan praktis dan mampu menjabarkan
konsep-konsep dan teori-teori kearsipan dan
menterjemahkannya dalam praktek kegiatan kearsipan; dan
(4) memiliki kemampuan untuk melakukan pengkajian
terhadap teori/konsep kearsipan, melaksanakan penelitian
dan merumuskan alternatif baru di bidang kearsipan.
Sedangkan, terhadap tiga jenjang profesionalisme
arsipraris, yaitu: (1) arsiparis semi profesional dengan
kemampuan utama melaksanakan kegiatan kearsipan secara
praktis berdasarkan teori dan konsep yang ada; (2) arsiparis
profesional dengan kemampuan menyusun konsep-konsep
kearsipan berdasarkan hasil penelitian di lapangan dan/atau
renungan keilmuan serta praktek pengolahan informasi
arsip instansi/badan hukum serta perseorangan; dan (3)
dan
arsiparis ilmuwan yang memiliki kemampuan untuk
mengkaji secara teoritis terhadap berbagai
teori/sistem/konsep/kearsipan yang ada dan mencari
alternatif baru yang berkaitan dengan pengembangan ilmu
kearsipan [9].
Bab III, Pasal 6 Peraturan Menteri PAN Nomor :
PER/3/M.PAN/3/2009 tanggal 10 Maret 2009 tentang
Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya di atas,
telah mengatur: (1) instansi pembina jabatan fungsional
arsiparis adalah Arsip Nasional Republik Indonesia; (2)
Arsip Nasional Republik Indonesia sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) wajib melakukan tugas pembinaan, yang
antara lain meliputi: (a) penyusunan petunjuk teknis
pelaksanaan jabatan fungsional arsiparis; (b) penyusunan
pedoman formasi jabatan arsiparis; (c) penetapan standar
kompetensi jabatan arsiparis; (d) pengusulan tunjangan
jabatan arsiparis; (e) sosialisasi jabatan arsiparis serta
petunjuk pelaksanaannya; (f) penyusunan kurikulum
pendidikan dan pelatihan fungsional/teknis bagi arsiparis
dan penetapan sertifikasi; (h) pengembangan sistem
informasi jabatan arsiparis; (i) fasilitasi pelaksanaan jabatan
arsiparis; (j) fasilitasi pembentukan organisasi profesi
arsiparis; (k) fasilitasi penyusunan dan penetapan etika
profesi dan kode etik arsiparis; dan (l) melakukan
monitoring dan evaluasi jabatan arsiparis. Dalam Bab V,
Pasal 7 ayat 4 – 6 telah mengatur jenjang pangkat dan
golongan arsiparis: (1) Jabatan Tingkat Terampil: (a)
Asparis Pelaksana: (i) Pengatur, golongan ruang II/c; (ii)
248
 8th
Industrial Research Workshop and National Seminar
Politeknik Negeri Bandung July 26-27, 2017
Pengatur Tingkat I, golongan ruang II/d; (b) Arsiparis
Pelaksana Lanjutan: (i) Penata Muda, golongan ruang III/d;
(ii) Penata Muda Tingkat I, golongan ruang III/b; (c)
Arsiparis Penyelia: (i) Penata, golongan ruang III/c; (ii)
Penata Tingkat I, golongan ruang III/d; dan (2) Arsiparis
Tingkat Ahli: (a) Arsiparis Pelaksana: (i) Penata Muda,
golongan ruang III/a; (ii) Penata Muda Tingkat I, golongan
ruang III/b; (b) Arsiparis Muda: (i) Penata, golongan ruang
III/c; (ii) Penata Tingkat I, golongan ruang III/d; (c)
Arsiparis Madya: (i) Pembina: golongan ruang IV/a; (ii)
Pembina Tingkat I, golongan ruang IV/b; dan (iii) Pembina
Utama Madya, golongan ruang IV/c; dan (d) Arsipas
Utama: (i) Pembina Utama Madya, golongan ruang IV/d;
dan (ii) Pembina Utama, golongan ruang IV/c. Dalam Pasal
7 PerMen PAN ini telah jelas mengatur bahwa: “Penetapan
jenjang jabatan arsiparis untuk pengangkatan dalam jabatan
ditetapkan berdasarkan jumlah angka kredit yang dimiliki
[oleh setiap arsiparis] setelah ditetapkan oleh pejabat yang
berwenang menetapkan angka kredit” [sesuai „rincian butir
kegiatan arsiparis tingkat terampil dan angka kreditnya
dalam Lampiran 1 PerMen PAN ini]. Dengan demikian,
arsiparis dapat naik pangkat setiap dua tahun sekali kalau
jumlah kredit poin yang ditentukan telah terpenuhi. Kalau
pegawai yang bukan fungsional harus bekerja 4 tahun
lamanya untuk naik pangkat. Arsiparis juga menerima
tunjangan jabatan sebagaimana pejabat lainnya (struktural
maupun fungsional) sesuai dengan tingkatan golongan dan
pangkatnya.
3. KESIMPULAN
1. Arsip merupakan “rekaman kegiatan atau peristiwa
dalam berbagai bentuk media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negar,
perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyaraka, berbangsa dan bernegara”.
Sedangkan, arsiparis bermakna sebagai “seseorang yang
memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang
diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau
pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai
fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan
kegiatan kearsipan”.
2. Pada umumnya, subsistem dalam sistem kearsipan
mencakup tata naskah dinas (form management),
pengurusan surat (correspondence management),
penataan berkas (files management), tata kearsipan
dinamis (records management), dan tata kearsipan statis
(archives management).
3. Terdapat dua belas aspek kompetensi bagi seorang
arsiparis dalam bekerja secara profesional, yaitu: (1)
kemampuan untuk berpikir kreatif dalam memecahkan
masalah (2) kemampuan untuk menerima hasil dan
meneksekusi hasil (3) kemampuan untuk membangun
relsi dan interpersonal (4) kemampuan untuk promosi
dan memberikan kepuasan kepada konsumen (5)
kemampuan berkomunikasi yang membawa dampak;
(6) kemampuan untuk promosi organisasi secara
bertanggung jawab; (7) kemampuan untuk
249
mempengaruhi/negosiasi dengan orang lain; (8)
kemampuan untuk melakukan demonstrasi bisnis; (9)
kemampuan untuk menangani proyek; (10) kemampuan
untuk melakukan penelitian dan analisa; (11)
kemampuan memimpin tim kerja; dan (12) kemampuan
untuk terus belajar.
4. Kurangnya tenaga profesional di bidang kearsipan
maupun terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi
alasan buruknya pengelolaan arsip di hampir sebagian
besar instansi pemerintah maupun swasta di Indonesia.
Kondisi semacam itu diperparah dengan adanya image
yang selalu menempatkan bidang kearsipan
sebagai bidang periferal diantara aktivitas-aktivitas
kerja lainnya. Disinilah letak perbedaan yang mencolok
dalam sistem kearsipan antara Indonesia dan Amerika
Serikat.
UCAPAN TERIMA KASIH
Penulis berterima kasih kepada Prof. Yusuf L. Henukˏ Ph.D
dari Fakultas Pertanianˏ Universitas Sumatera Utara (USU)
- Medan yang telah memotivasi saya untuk tampil di
seminar nasional iniˏ termasuk membantu mengedit naskah
tulisan ini hingga berkomunikasi lewat media elektronik
dengan Panitia 8th Industrial Research Workshop and
National Seminar 2017.
DAFTAR PUSTAKA
[1] G. Price, G., “Archivist of the United States on the
Competencies NARA Wants For Archives
Specialists”, 2012,
http://www.infodocket.com/2012/02/18/archivist-of-
the-united-states-on-the-competencies-nara-wants-for-
its-archives-specialists/. Diakses 10 Juli 2017.
[2] Society of American Archivists, “Who We Are”,
2016, http://www2.archivists.org/aboutsaa, Diakses
10 Juli 2017.
[3] B. Barthos, “Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga
Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi”, Cetakan Ke-
8, PT Bumi Aksara, Jakarta, 2012.
[4] D.R. Burhanudin, “Peran dan Profesionalisme
Asparis”, Khazanah Buletin Kearsipan, Vol. 5, No.1,
Maret : 11 – 27, 2012.
[5] R.J. Cox, “Managing Institutional Archives:
Foundational Principles and Practices”, New York:
Sage Publications Inc., 1992.
[6] J.G. Bradsher, “Managing Archieves and Archival
Institution”, Chicago: The University of Chicago
Press, 1991.
[7] Waluyo, “Sistem Kearsipan di Indonesia”, Buletin
Kearsipan "Khazanah", Vol. I No 1, September 2008,
https://id.scribd.com/document/24857586/Sistem-
Kearsipan-Di-Indonesia. Diakses 10 Juli 2017.
[8] Arsip Nasional Amerika Serikat,
https://id.wikipedia.org/wiki/Arsip_Nasional_Amerika
_Serikat, Diakses 10 Juli 2017.
[9] E. Siambaton, “Motivasi Kerja Arsiparis Pada
Departemen Pekerjaan Umum”, Tesis, Program Studi
Ilmu Perpustakaan, Program Pascasarjana Fakultas
Ilmu Pengetahuan Budaya, Universitas Indonesia,
Depok, 2005.