BAB II

TINJAUAN PUSTAKA DAN KERANGKA PEMIKIRAN

2.1 Tinjauan Pustaka

Bab ini berisi penjelasan tentang konsep dan teori-teori dari setiap objek

penelitian yang akan diteliti. Teori yang menjadi landasan penelitian ini adalah

sistem informasi, pengembangan sistem informasi dan pengendalian internal.

Teori-teori tersebut akan menjadi landasan dalam penentuan kerangka pemikiran

dilakukannya penelitian. Berikut adalah penjelasan mengenai teori-teori yang

digunakan dalam penelitian ini :

2.1.1 Sistem Informasi

2.1.1.1 Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi membahas mengenai teori sebuah sistem yang dibangun

berkaitan dengan informasi dan komunikasi. Menurut Whitten dan Bentley (2004:

12) mengungkapkan bahwa “Information system is an arrangement of people,

data, processes, and information technology that interact to collect, process,

store, and provide as output the information needed to support an organization.”

Dengan demikian sistem informasi adalah suatu pengaturan dari orang-orang,

data, proses, dan teknologi informasi yang saling berinteraksi untuk

mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyediakan informasi yang

dibutuhkan untuk mendukung organisasi.

Laudon dan Laudon (2004: 9) mendefinisikan sistem informasi secara teknis

sebagai satuan komponen yang saling berhubungan yang mengumpulkan (atau

mendapatkan kembali), memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi

untuk mendukung pengambilan keputusan dan kendali dalam suatu organisasi.

Sebagai tambahan terhadap pendukung pengambilan keputusan, koordinasi, dan

kendali, sistem informasi dapat juga membantu para manajer dan karyawan untuk

meneliti permasalahan, memvisualisasikan pokok-pokok yang kompleks, dan

menciptakan produk-produk baru.

Sedangkan menurut Azhar Susanto (2013:52) “Sistem informasi adalah

kumpulan dari subsistem apapun baik fisik maupun non fisik yang saling

berhubungan satu sama lain dan bekerja secara harmonis untuk mencapai tujuan

yaitu mengolah data menjadi informasi yang berarti dan berguna”.

Hakikatnya sistem informasi mempunyai serangkaian aktivitas yang terdiri

dari input (masukan), proses, output (keluaran). Yang mengubah data menjadi

suatu informasi yang bermanfaat untuk para penggunanya. Berikut adalah gambar

serangkaian aktivitas tersebut :

Input Proses Output

Gambar 2.1 Kegiatan Sistem Informasi

(Sumber : Mardi, 2011:3)

Berdasarkan beberapa pengertian dari literatur diatas, maka dapat

disimpulkan bahwa sistem informasi adalah kumpulan dari subsistem baik fisik

maupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja secara

harmonis untuk mengolah data di mana data dikumpulkan, diproses, disimpan dan

disediakan sebagai informasi yang dibutuhkan untuk mendukung organisasi.

(Azhar Susanto, 2013:52; Laudon dan Laudon, 2004:9; Whitten dan Bentley,

2004: 12)
2.1.1.2 Manfaat Sistem Informasi

Dalam menerapkan sistem informasi untuk menunjang kegiatan

operasional, perusahaan akan mendapatkan manfaat atas penerapan sistem

informasi tersebut. Manfaat sistem informasi adalah untuk efisiensi dan efektivitas

dalam melaksanakan kegiatan operasional, serta membantu dalam proses

pengambilan keputusan disuatu perusahaan atau organisasi. Terdapat tiga manfaat

umum dari sistem informasi menurut Mardi (2011:4) yaitu sebagai berikut :

1. Untuk mendukung fungsi kepengurusan manajemen suatu organisasi atau

perusahaan, karena bertanggung jawab untuk menginformasikan
pengaturan dan penggunaan sumber daya organisasi dalam rangka
pencapaian tujuan organisasi tersebut.
2. Untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen, karena sistem
informasi memberikan informasi yang diperlukan pihak manajemen untuk
melakukan pengambilan keputusan.
3. Untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan.

2.1.1.3 Komponen Sistem Informasi

Secara garis besar, sistem informasi memiliki beberapa komponen yang

mendukung suksesnya sistem informasi dalam suatu organisasi. Terdapat enam

komponen sistem informasi akuntansi menurut (Romney dan Steinbart, 2014:11),

yaitu sebagai berikut :

1) The people who operate the system and perform various functions.
2) The procedure, both manual and automated, involved in collecting,
processing, and storing data about the organization activities.
3) The data about the organization business process
4) The software used to process the organization data.
5) The information technology infrastructure, including computers,
peripheral device, and network communications devices.
6) Internal control and security measure of data accounting information
systems.

Ada pun penjelasan mengenai komponen sistem informasi yang telah

diuraikan diatas adalah sebagai berikut :

1) Sumber daya manusia yang mengoperasikan sistem dan melaksanakan

berbagai macam informasi. Kinerja sumber daya manusia adalah

kemampuan individu dalam suatu organisasi untuk melakukan fungsi-

fungsi atau kewenangannya dalam mencapai tujuan secara efektif dan

efisien. Sumber daya manusia yang akan menggunakan sistem harus

berkualitas, dapat melakukan pendidikan dan pelatihan agar dapat

diandalkan.

2) Prosedur manual dan otomatis, meliputi pengumpulan, pemrosesan dan

penyimpanan data yang berkaitan dengan aktivitas perusahaan.

Prosedur-prosedur pada umumnya merupakan pedoman tertulis,

termasuk didalamnya petunjuk pengoperasian alat dan dokumentasi

lainnya dari tugas-tugas yang dilakukan oleh pegawai yang terlibat

dalam sistem informasi.

3) Data yang berkualitas dengan aktivitas perusahaan.

Data yang berkaitan dengan organisasi dan bisnis biasanya disimpan

pada database. Database adalah seperangkat koordinasi beberapa file

data terpusat yang disimpan dan berhubungan.

4) Software yang digunakan untuk mengolah data yang dimiliki oleh

perusahaan. Komponen perangkat lunak terdiri dari perangkat lunak

sistem dan perangkat lunak aplikassi. Sistem operasi program yaitu

ditulis untuk mengendalikan dan mengkoordinasikan kegiatan dari

sistem komputer. Perangkat lunak harus membantu mempermudah

pekerjaan.
 5) Infrastruktur teknologi informasi

Infrastruktur teknologi informassi meliputi komputer, perangkat

peripheral, dan perangkat jaringan komunikasi yang digunakan.

6) Pengendalian internal dan pengukuran keamanan yang menyimpan

data. Pengendalian internal adalah proses dan prosedur yang

diimplementasikan dalam sebuat organisasi untuk menyediakan

jaminan memadai bahwa data diproses dengan benar, aset dan

informasi diamankan, dan hukum yang berlaku diikuti. Pengendalian

ini harus dilakukan baik pengendalian umum dan pengendalian untuk

aplikasi.

Selanjutnya Krismiaji (2015:16) menyatakan “bahwa sebuah sistem informasi

memiliki delapan komponen sebagai berikut : (1) Tujuan. (2) Input. (3) Output.

(4) penyimpanan data. (5) Pemrosesan. (6) Instruksi dan Prosedur. (7) User. (8)

Pengamanan dan pengawasan”. Adapun penjelasan mengenai komponen sistem

informasi yang telah diuraikan diatas sebagai berikut :

1) Tujuan, setiap sistem informasi dirancang untuk mencapai satu atau

lebih tujuan yang memberikan arah bagi sistem tersebut secara

keseluruhan.

2) Input, data harus dikumpulkan dan dimasukan sebagai input ke dalam

sistem dan sebagian besar input berupa data transaksi.

3) Output, informasi yang dihasilkan oleh sebuah sistem.

4) Penyimpanan data, data yang disimpan untuk dipakai lagi dimasa yang

akan mendatang. Data yang tersimpan harus diperbaharui untuk

menjaga keterkinian data.

 5) Pemrosesan, pemrosesan data yang dimaksudkan untuk menghasilkan

informasi dengan menggunakan komponen pemrosesan.

6) Instruksi dan prosedur, sistem informasi tidak dapat memproses data

untuk menghasilkan informasi tanpa instruksi dan prosedur secara rinci.

7) User, orang yang berinteraksi dengan sistem dan menggunakan

informasi yang dihasilkan sistem.

8) Pengamanan dan pengawasan, informasi yang dihasilkan oleh sebuah

sistem informasi harus akurat, bebas dari berbagai kesalahan dan

terlindung dari akses secara tidak sah. Untuk mencapai kualitas

informasi semacam itu, maka sistem pengamanan dan pengawasan

harus dibuat dan melekat pada sistem.

Selain itu, Azhar Susanto (2009:61) mengemukakan bahwa komponen-

komponen sistem informasi yaitu : “ (1) Hardware. (2) Software. (3) Brainware.

(4) Procedure. (5) Database. (6) Communication Network”. Adapun penjelasan

mengenai komponen – komponen sistem informasi menurut susanto diatas, yaitu :

1) Hardware (Perangkat Keras)

Perangkat keras merupakan peralatan fisik yang dapat digunakan

untuk mengumpulkan, memasukkan, memproses, menyimpan dan

mengeluarkan hasil pengolahan data dalam bentuk informasi.

2) Software (Perangkat Lunak)

Perangkat lunak merupakan kumpulan dari program – program yang

digunakan untuk menjalankan komputer.

 3) Brainware (Manusia)

Manusia merupakan sumber daya yang terlibat dalam pembuatan

sistem informasi, pengumpulan, pengolahan data, pendistribusian dan

pemanfaatan informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi tersebut.

4) Procedure (Prosedur)

Prosedur merupakan rangkaian aktivitas atau kegiatan yang dilakukan

secara berulang – ulang dengan cara yang sama.

5) Database (Basis Data)

Basis data merupakan kumpulan data – data yang tersimpan di dalam

media penyimpanan di suatu perusahaan (arti luas) atau di dalam

komputer (arti sempit).

6) Communication Network (Jaringan Komunikasi)

Jaringan komunikasi merupakan kumpulan hardware dan software

yang sesuai (compitable) yang disusun untuk mengkomunikasikan

berbagai macam informasi dari satu lokasi ke lokasi yang lain.

Dari penjelasan mengenai komponen-komponen sistem informasi diatas

maka dapat disimpulkan bahwa sistem informasi bergantung pada hardwarde,

software, brainware, data, serta jaringan untuk melakukan input, proses, output.

2.1.1.4 Sistem Pengendalian Internal

Pada dasarnya sistem pengendalian internal mengacu pada prosedur dan

kebijakan yang ditetapkan oleh perusahaan untuk memberikan jaminan bahwa

tujuan perusahaan akan dapat dicapai. Hal ini selaras dengan definisi

pengendalian internal menurut Azhar susanto (2017: 95) :

 Pengendalian intern dapat didefinisikan sebagai suatu proses yang
dipengaruhi oleh dewan direksi, manajemen dan karyawan yang
dirancang untuk memberikan jaminan yang menyakinkan bahwa tujuan
organisasi akan dapat dicapai melalui: (1) efesiensi dan efektivitas
operasi (2) penyajian laporan keuangan yang dapat dipercaya (3)
ketaatan terhadap undang-undang dan aturan-aturan yang berlaku

Menurut Romney dan Steinbart (2009:229):

Pengendalian internal adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang

dipergunakan untuk menjaga asset (kekayaan) perusahaan, memberikan
informasi yang akurat dan andal untuk mendorong dan memperbaiki
efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan
kebijakan yang telah ditetapkan.

Tujuan dari sistem pengendalian internal menurut Mulyadi (2001:163) adalah

“(1) Menjaga kekayaan organisasi. (2) Mengecek ketelitian dan keandalan data

akuntansi. (3) Mendorong efisiensi kinerja organisasi. (4) Mendorong dipatuhinya

kebijakan manajemen.”.

Menurut Mulyadi (2001:163) sistem pengendalian internal tersebut dapat

dibagi menjadi dua macam, yaitu :

1. Pengendalian Internal Akuntansi (Internal Accounting Control)

Meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang
dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan
mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi.
2. Pengendalian Internal Administratif (Internal Administrative Control)
Meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang
dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya
kebijakan manajemen.

Sistem pengendalian intern juga memiliki beberapa unsur pokok sistem

diantaranya adalah:

1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara

tegas.

2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan

perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.

 3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit

organisasi.

4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

Menurut Widjajanto (2001:18) mendefinisikan pengendalian intern (internal

control) adalah suatu sistem pengendalian yang meliputi struktur organisasi

beserta semua metode dan ukuran yang diterapkan dalam perusahaan dengan

tujuan untuk:

 mengamankan aktivitas perusahaan

 mengecek kecermatan dan ketelitian data akuntansi

 meningkatkan efisiensi dan

 mendorong agar kebijakan manajemen dipatuhi oleh segenap jajaran

organisasi

Berdasarkan pengertian diatas bisa disimpulkan bahwa sistem pengendalian

internal adalah proses atau metode-metode yang digunakan manajemen untuk

menjaga seluruh asset perusahaan dan mengendalikan aktivitas operasional agar

sesuai dengan kebijakan-kebijakan manajemen agar suatu perusahaan bisa

mencapai tujuannya. (Azhar susanto 2017: 95; Romney dan Steinbart 2009:229;

Widjajanto, 2001:18)

2.1.1.5 Sistem Informasi Akuntansi

Sistem informasi akuntansi merupakan salah satu sub sistem yang ada

diperusahaan yang membantu untuk mengolah transaksi keuangan perusahaan

agar berjalan dengan lebih terstruktur didalamnya terdapat input, proses, dan

output sebuah transaksi operasional perusahaan. Sistem informasi akuntansi

merupakan sumber daya, seperti manusia dan peralatan yang dirancang untuk
mengubah data keuangan dan data lainnya ke dalam informasi, informasi tersebut

dikomunikasikan kepada pengambil keputusan. Sistem informasi akuntansi

diterapkan baik dengan sistem manual maupun sistem terkomputerisasi. (Bodnar

dan Hopwood, 2003:3)

Menurut Krismiaji (2015:4) dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi

menyatakan “Sistem Informasi Akuntansi adalah sebuah sistem yang memproses

data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk

merencanakan, mengendalikan, dan mengoperasikan bisnis.”

Sedangkan menurut Azhar Susanto (2013:72) sistem informasi akuntansi

adalah “Kumpulan dari subsistem/komponen apapun baik phisik ataupun non

phisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis

untuk mengolah transaksi yang berkaitan dengan masalah keuangan menjadi

informasi keuangan”.

Azhar Susanto (2013:8) Fungsi Sistem Informasi Akuntansi yaitu sebagai

berikut: “Mendukung aktivitas perusahaan sehari-hari, Mendukung proses

pengambilan keputusan, Membantu pengelola perusahaan dalam memenuhi

tanggung jawabnya kepada pihak eksternal.”

Menurut Pengertian para ahli diatas dapat disimpulkan bahwa Sistem

Informasi Akuntansi adalah sebuah subsistem yang didalamnya terdapat

pengolahan transaksi akuntansi yang diproses menjadi laporan keuangan yang

bermanfaat bagi pelaporan eksternal maupun internal. (Bodnar dan Hopwood,

2003:3; Krismiaji, 2015:4; Azhar Susanto, 2013:72)

2.1.2 Sistem Informasi Pembelian

2.1.2.1 Pengertian Sistem Informasi Pembelian

Sistem informasi pembelian adalah bagian yang ada di perusahaan yang salah

satu aktivitasnya untuk memilih sumber bahan baku untuk diproduksi oleh

perusahaan. Menurut Mulyadi (2001:301) bahwa “Sistem informasi akuntansi

pembelian adalah suatu prosedur yang meliputi dari permintaan pembelian,

penawaran, order pembelian, penerimaan barang, pencatatan barang, pencatatan

uang, dan distribusi pembelian.”

Menurut Romney dan steinbart (2004:74) sistem informasi akuntansi

pembelian adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data

terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.

Mulyadi (2008:298) menyatakan bahwa “Pembelian adalah kegiatan

pemilihan sumber, pemesanan, dan perolehan barang dan jasa sebagai salah satu

aktivitas utama operasi bisnis perusahaan.”

Sedangkan menurut Soemarso (2010:205) bahwa:

Pembelian adalah proses transaksi antara pihak yang membutuhkan

atau mengolah aktiva produktif, barang dagangan dan barang jasa

lainnya dengan pihak suplier, dimana transaksi tersebut dapat

dilakukan tunai maupun kredit dengan atau tanpa syarat.

Menurut pendapat para ahli diatas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi

pembelian suatu sistem yang meliputi suatu sistem yang mengacu pada prosedur

dan kebijakan-kebijakan mengenai pembelian serta pembayaran barang dan jasa

dimulai dari dari permintaan pembelian, penawaran, order pembelian, penerimaan

barang, pencatatan barang, pencatatan uang, dan distribusi pembelian. (Mulyadi,

2001:301; Romney dan Steinbart, 2004:74; Mulyadi, 2008:298; Soemarso,

2010:205) Sistem informasi pembelian meliputi fungsi-fungsi yang terkait dalam

penjualan, dan dokumen yang digunakan.

2.1.2.2 Fungsi Pembelian

Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian menurut Mulyadi

(2001:300) sebagai berikut:

1. Fungsi Gudang, bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan

pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan

untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.

2. Fungsi Pembelian, bertanggungjawab untuk memperoleh informasi

mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam

pengadaan barang, mendapatkan informasi mengenai permintaan

pembelian dari gudang, dan mengeluarkan order pembelian kepada

pemasok yang dipilih.

3. Fungsi Penerimaan, bertanggungjawab untuk melakukan pemeriksaan

terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima pemasok yang

bertujuan untuk menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima

oleh perusahaan.

4. Fungsi Akuntansi, fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian

adalah fungsi pencatat hutang dan fungsi pencatat persediaan.

2.1.2.3 Dokumen yang Digunakan Sistem Informasi Pembelian

Sistem informasi pembelian memiliki dokumen yang terkait. Menurut

Mulyadi (2001:303) dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian

adalah :
1. Surat Permintaan Pembelian

Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang

persediaan untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang

dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tertera dalam surat

permintaan pembelian.

2. Surat Permintaan Penawaran Harga

Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang

yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi, yang menyangkut

jumlah rupiah pembelian yang besar.

3. Surat Order Pembelian

Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang

telah dipilih untuk memasok barang.

4. Laporan Penerimaan Barang

Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan barang untuk menunjukan

bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis,

spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang tercantum didalam surat order

pembelian.

5. Surat Perubahan Order Pembelian

Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang

sebelumnya telah dibuat. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan

kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian atau hal lain

yang bersangkutan dengan perubahan bisnis. Biasanya perubahan tersebut

diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan surat

perubahan order pembelian.

 6. Bukti Kas Keluar

Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi

pembelian, dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas

untuk pembayaran utang kepada pemasok.

Dokumen yang digunakan dalam sistem informasi pembelian menurut

Azhar Susanto (2017: 190) antara lain sebagai berikut:

1. Surat permintaan pembelian barang

2. Order pembelian

3. Tanda terima barang

4. Faktur dengan tanda lunas

Adapun unsur pokok pengendalian internal dalam sistem akuntansi pembelian

adalah sebagai berikut:

Struktur Organisasi

1. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan barang.

2. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi.

3. Fungsi penerimaan barang harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang.

4. Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi

pembelian, fungsi penerimaan barang, fungsi pencatat utang, dan fungsi

akuntansi yang lain. Tidak ada transaksi pembelian yang dilaksanakan

secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut.

Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

5. Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang

yang disimpan dalam gudang, atau oleh fungsi yangbersangkutan, untuk

barang yang langsung pakai.

 6. Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang

lebih tinggi.

7. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang.

8. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi pencatat utang atau pejabat yang

lebih tinggi.

9. Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang

didukung dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang dan

faktur dari pemasok.

10. Pencatatan ke dalam kartu utang dan register bukti kas keluar diotorisasi

oleh fungsi pencatat utang.

Praktik yang sehat

11. Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya

dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang.

12. Surat order pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya

dipertanggung jawabkan oleh fungsi pembelian.

13. Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya

dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan barang.

14. Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari

berbagai pemasok.

15. Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan barang jika

fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi

pembelian.
 16. Fungsi penerimaan barang melakukan pemeriksaan barang yang diterima

dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut

dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.

17. Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian, dan ketelitian

perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses

untuk dibayar.

18. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik

direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar.

19. Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat

pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh

potongan tunai.

20. Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap lunas oleh fungsi

pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok.

2.1.4 Sistem Informasi Penjualan

2.1.4.1 Pengertian Sistem Informasi Penjualan

Sistem informasi penjualan merupakan elemen paling penting dalam

perusahaan, karena dibagian inilah proses penjualan barang dagangan/jasa

perusahaan yang nantinya akan menghasilkan laba yang menjadi bagian penting

bagi keberlangsungan dan perkembangan suatu perusahaan.

Menurut Soemarso (2002: 274)

Sistem informasi akuntansi penjualan diartikan sebagai suatu

pembuatan pernyataan penjualan, kegiatan akan dijelaskan melalui
prosedur-prosedur yang meliputi urutan kegiatan sejak diterimanya
pesanan dari pembeli, pengecekan barang ada atau tidak ada dan
diteruskan dengan pengiriman barang yang disertai dengan pembuatan
faktur dan mengadakan pencatatan atas penjualan yang berlaku
Bodnar dan Hopwood (2003:16) menyatakan :

Sistem akuntansi penjualan adalah kegiatan administrasi berupa

pencatatan-pencatatan formulir dan prosedur serta alat-alat yang
digunakan untuk menerima pengelolaan kas dalam bentuk laporan-
laporan yang diperlukan untuk pihak manajemen dan kreditur untuk
mengawasi usahanya.

Sedangkan Mulyadi (2008:202) menyatakan :

Penjualan merupakan kegiatan yang dilakukan oleh penjual dalam

menjual barang atau jasa dengan harapan akan memperoleh laba dari
adanya transaksi-transaksi tersebut dan penjualan dapat diartikan sebagai
pengalihan atau pemindahan hak kepemilikan atas barang atau jasa dari
pihak penjual ke pembeli

Bayu swastha dalam Rara Sri Artati Rejeki (2011:152) mengemukakan:

Penjualan adalah suatu sistem keseluruhan dari kegiatan usaha yang

ditujukan untuk merencanakan, menentukan harga, mempromosikan
dan mendistribusikan barang, jasa, ide kepada pasar sasaran agar
dapat mencapai tujuan organisasi.

Berdasarkan pengertian para ahli diatas dapat disimpulkan bahwa penjualan

adalah aktivitas perusahaan yang melakukan proses jual beli suatu barang atau

jasa dengan maksud memperoleh keuntungan dan mempertahankan kelangsungan

hidup perusahaan. (Soemarso, 2002:274; Bodnar dan Hopwood, 2003:16;

Mulyadi, 2008:202; Bayu Swastha, 2011:152) Sistem informasi penjualan

meliputi fungsi-fungsi yang terkait dalam penjualan, dan dokumen yang

digunakan

2.1.4.2 Fungsi Penjualan

Penjualan memiliki Fungsi dan peran yang penting dalam proses dan alur

bisnis didalam suatu perusahaan. Menurut Mulyadi (2001:462) bahwa fungsi

penjualan adalah :
1. Fungsi Penjualan

Pada bagian transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini

bertanggung jawab untuk menerima order dari pembelian, mengisi faktur

penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli guna

kepentingan pembayaran harga barang ke fungsi kas. Dalam struktur

organisasi, fungsi ini berada pada bagian order penjualan.

2. Fungsi Kas

Dalam transaksi ini penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini

bertanggung jawab sebagai penerimaan kas dari pembeli. Dari struktur

organisasi, fungsi ini berada pada bagian kasir.

3. Fungsi Gudang

Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini

bertanggung jawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli,

serta menyerahkan barang tersebut kepada fungsi penerimaan. Dalam

struktur organisasi.

4. Fungsi Penerimaan

Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini

bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan

kas serta pembuatan laporan penjualan. Dalam struktur organisasi, fungsi

ini berada pada bagian jurnal.

 5. Fungsi Akuntansi

Fungsi ini bertanggung jawab sebagai transaksi penjualan dan penerimaan

kas serta membuat laporan penjualan saat transaksi penjualan telah

dilaksanakan. Fungsi ini berada di tangan bagian jurnal.

2.1.4.3 Dokumen yang Digunakan Sistem Informasi Penjualan

Dokumen yang digunakan didalam fungsi penjualan ini digunakan untuk

memudahkan karyawan di bagian penjualan untuk mengoperasikan fungsi ini.

Menurut Mulyadi (2001:463) dalam bukunya Sistem Akuntansi, dokumen yang

digunakan dalam sistem penerimaan kas dan penjualan tunai adalah :

1. Faktur Penjualan Tunai

Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang

diperlukan manajemen mengenai transaksi penjualan tunai.

2. Pita Register Kas

Dokumen ini dihasilkan oleh fungsi kas dengan cara mengoperasikan

mesin register kas (cash register)

3. Credit card sales slip

Dokumen ini dicetak oleh credit card center bank yang menerbitkan kartu

kredit dan diserahkan pada perusahaan (disebut merchant) yang

menjadikan anggota kartu kredit.

4. Bill of lading

Dokumen ini merupakan bukti penyerahan barang dari perusahaan

penjualan barang kepada perusahaan angkutan umum.

 5. Faktur Penjualan COD

Dokumen ini digunakan untuk merekam penjualan Cash-on-delivery.

Tembusan faktur penjualan COD diserahkan kepada pelanggan melalui

bagian angkutan perusahaan, kantor pos atau perusahaan angkutan umum

dan dimintakan tanda tangan penerimaan barang sebagai bukti telah

diterimanya barang oleh pelanggan. Tembusan faktur penjualan COD

digunakan oleh perusahaan untuk menagih kas yang harus dibayar oleh

pelanggan pada saat penyerahan barang yang dipesan oleh pelanggan.

6. Bukti Setor Bank

Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank.

7. Rekapitulasi harga pokok Penjualan

Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga

pokok produk yang dijual selama satu periode (misalnya satu bulan), data

yang direkam dalam dokumen ini barasal dari kolom “jurnal harga” dalam

kolom “pemakaian”

Dokumen yang digunakan dalam sistem informasi penjualan menurut

Azhar susanto (2017: 190) antara lain sebagai berikut:

1. Order penjualan

2. Status persediaan

3. Surat perintah pengiriman barang

4. Slip pengiriman barang dengan tanda terima

5. Faktur jual

6. Faktur jual dengan tanda terima

 Adapun unsur pokok pengendalian internal dalam sistem penerimaan kas dari

penjualan tunai adalah sebagai berikut:

Struktur organisasi

1. Fungsi penjualan kas harus terpisah dari fungsi kas

2. Fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi

3. Transaksi penjualan tunai harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi

kas, fungsi pengiriman, dan fungsi akuntansi

Sistem Otorisasi dan Prosedur pencatatan

4. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan

menggunakan formulir faktur penjualan tunai

5. Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi kas dengan cara membubuhkan cap

“lunas” pada faktur penjualan tunai dan penempelan pita register kas pada

faktur tersebut

6. Penjualan dengan kartu kredit bank didahului dengan permintaan otorisasi

dari bank penerbit kartu kredit

7. Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara

membubuhkan cap “sudah diserahkan” pada faktur penjualan tunai

8. Pencatatan ke dalam buku jurnal diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan

cara memberikan tanda pada faktur penjualan tunai

Praktik yang sehat

9. Faktur penjualan tunai bernomor urut tercetak dan pemakaiannya

dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan

 10. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank

pada hari yang sama dengan transaksi penjualan tunai atau hari kerja

berikutnya

11. Penghitungan saldo kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodic dan

secara mendadak oleh fungsi pemeriksa intern

2.1.5 Pengembangan Sistem Informasi

Sistem informasi baru merupakan konsekuensi dari proses pemecahan

masalah pada organisasi. Suatu sistem informasi yang baru dibangun sebagai

solusi atas beberapa jenis masalah atau sekumpulan masalah yang dianggap

dihadapi oleh perusahaan. Pengembangan sistem menurut Hoffer dalam Abdul

Kadir (2003: 398) “Metodologi pengembangan sistem adalah suatu proses standar

yang diikuti oleh organisasi untuk melaksanakan seluruh langkah yang diperlukan

untuk menganalisa, merancang, mengimplementasikan, dan memelihara sistem

informasi.”

Konsep SDLC mendasari berbagai jenis metodologi pengembangan sistem.

“System development life cycle adalah daur dari suatu perkembangan sistem

informasi mulai dari konsep yang berwujud gagasan, proses pengembangannya,

hingga implementasi dan pengoperasiannya.” (Widjajanto, 2001: 521)

Metodologi-metodologi ini membentuk suatu kerangka kerja untuk perencanaan

dan pengendalian pembuatan sistem informasi. Jogianto (2010: 59) “Metodologi

pengembangan sistem adalah metode-metode, prosedur-prosedur, konsep-konsep

pekerjaan, aturan-aturan dan postulat-postulat yang akan digunakan untuk

mengembangkan suatu sistem informasi.” Berdasar literatur diatas, metodologi

pengembangan sistem dapat dimaknai sebagai sekumpulan aktivitas yang

digunakan untuk mengembangkan sistem dengan maksud memperoleh hasil yang

optimal. Salah satu metodelogi pengembangan sistem adalah FAST (Frame Work

For The Application Of System Technique) “FAST atau Frame Work For The

Application Of System Technology merupakan metode yang menyediakan

mekanisme untuk memahami dan menganalisis kebutuhan pengguna, hingga

mengimplementasikan sebuah sistem” (Whitten dan Bentley 2004: 87). Adapun

menurut Whitten dan Bentley (2004: 89) metode FAST terdiri dari 8 fase, yaitu:

1. Scope definition

2. Problem analysis

3. Requirement analysis

4. Logical design

5. Decision analysis

6. Physical design and integration

7. Construction and testing

8. Installation and delivery

Pengembangan sistem pun didalamnya terdapat pendekatan JAD. Azhar

susanto dalam buku Analisis dan percangan sistem informasi akuntansi (2017:73)

mengutarakan “Joint Application Development (JAD) adalah suatu kerja sama

yang terstruktur antara pemakai sistem informasi (users), manajer dan ahli sistem

informasi untuk menentukan dan menjabarkan permintaan pemakai, teknik-teknik

yang dibutuhkan dan unsur rancangan eksternal (input, output, dan tampilan)”

Tahapan didalam proses pengembangan sistem informasi adalah suatu

kegiatan yang akan membawa proyek kepada suatu kondisi dimana keputusan

manajemen dibutuhkan untuk melanjutkan atau tidak proyek tersebut. Adapun

tahap-tahap pengembangan sistem informasi menurut Whitten dan Bentley dalam

bukunya System Analysis & Design Method (2004: 37) :

1. System Initiation (Inisiasi Sistem)

2. System Analysis (Analisis Sistem)

3. System Design (Perancangan Sistem)

4. System Implementation (Implentasi Sistem)

5. System Support (Sistem Pendukung)

Menurut Mulyadi (2008:39) dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi

Akuntansi menjelaskan bahwa Pengembangan Sistem Informasi terdiri dari tiga

tahapan yaitu :

1. Analisis Sistem (System analyze)

2. Desain Sistem (System design)

3. Implementasi sistem (System implementation)

Menurut Mardi (2011:124) pengembangan sistem informasi terdiri dari lima

aktivitas yaitu:

1. Perencanaan sistem

2. Analisis sistem

3. Desain Sistem

4. Implementasi sistem

5. Operasional dan pemeliharaan

Menurut paparan yang telah dijelaskan diatas dapat disimpulkan kesamaan

antar ketiganya adalah bahwa pengembangan sistem informasi melalui tahapan

analisis sistem, desain sistem, dan implementasi sistem. (Whitten dan Bentey,

2004: 37; Mulyadi, 2008:39; Mardi, 2011:124)

2.1.5.1 Inisiasi Sistem (System Initiation)

Tahap inisisasi sistem merupakan tahap awal dari pengembangan sistem.

Dalam metodologi lain inisiasi sistem biasa disebut perencanaan sistem. Menurut

Whitten dan Bentley (2004: 37) “Inisiasi sistem (system initiation) adalah

perencanaan awal untuk mendapatkan ruang lingkup bisnis, tujuan, batasan watu

dan pendanaan.” Tahap ini bertujuan untuk menentukan kegunaan sistem yang

akan dibuat.

Marshall dan Paul (2005: 273) mengatakan “Setiap proyek pengembangan

sistem membutuhkan rencana, dan setiap rencana pengembangan harus

direncanakan” Marshall dan Paul (2005:273) berpendapat juga bahwa

Perencanaan pengembangan sistem merupakan langkah penting untuk alasan-

alasan utama berikut ini:

1. Konsistensi, perencanaan memungkinkan sasaran dan tujuan sistem sesuai

dengan rencana strategis keseluruhan perusahaan.

2. Efisiensi, sistem akan lebih efisien, subsistem akan lebih terkoordinasi,

dan terdapat dasar yang baik untuk memilih aplikasi baru untuk

pengembangan.

3. Terkemuka, perusahaan akan tetap menjadi pemimpin dalam perubahan TI

yang ada.

4. Pengurangan biaya, duplikasi pengeluaran tenaga yang tidak perlu, dan

biaya serta waktu yang tidak seharusnya dikeluarkan dapat dihindari.

Sistem tersebut akan lebih murah dan lebih mudah untuk dipelihara.
 5. Kemampuan adaptasi, pihak manajemen dapat lebih baik bersiap-siap

untuk kebutuhan dimasa mendatang dan para pegawai dapat lebih baik

mempersiapkan diri atas berbagai perubahan yang terjadi.

Krismiaji (2015:176) bahwa “Perencanaan sistem yang baik merupakan

tahapan yang penting, agar dapat dihasilkan sebuah sistem yang operasional,

terintegrasi dengan sistem yang lain yang sudah ada, dan disusun dengan biaya

yang tidak mahal.”

Tujuan pokok perencanaan sistem adalah untuk menjamin hal-hal seperti :

a. Konsistensi, tujuan sebuah sistem informasi harus sesuai dengan seluruh

rencana stratejik organisasi.

b. Efisiensi, sebuah sistem harus efisien, subsistemnya dikoordinasikan, dan

ada dasar yang logis untuk memilih program/aplikasi yang baru.

c. Pengurangan biaya, pada dasarnya perusahaan akan selalu terlibat dengan

perubahan teknologi informasi. Jika proyek penyusunan sistem informasi

tidak direncanakan dengan baik, maka proses tersebut bisa menjadi sebuah

proses yang tidak ada akhirnya karena selalu ingin menyesuaikan diri

dengan perubahan teknologi informasi terbaru. Selain itu, dapat pula

dihindari adanya duplikasi, aktivitas yang tidak perlu dilakukan, dan

pemborosan biaya dapat dihindari. Akhirnya, pemeliharaan sistem juga

akan lebih murah dan mudah.

d. Kemudahan beradaptasi dengan lingkungan, dengan perencanaan yang

baik, maka manajemen akan lebih siap untuk menyediakan kebutuhan

sumber daya di masa mendatang, dan persiapan pegawai pun dapat pula

dilakukan dengan lebih baik.

 Perencanaan pengembangan sistem merupakan bagian dari siklus hidup

pengembangan sistem. Menurut Jogianto (2003:74) proses dari perencanaan

sistem dapat dikelompokan dalam tiga proses utama, yaitu : “(1) Merencanakan

proyek-proyek sistem yang akan dilakukan. (2) Menentukan proyek-proyek

sistem yang akan dikembangkan. (3) Mendefinisikan proyek-proyek sistem yang

akan dikembangkan oleh analis sistem”

Diferensiasi mengukur bagaimana suatu perusahaan dapat menawarkan

produk atau pelayanan yang sangat berbeda dengan produk dan pelayanan dari

saingannya. Diferensiasi dapat dicapai dengan meningkatkan kualitas, variasi,

penanganan khusus, pelayanan yang lebih cepat, dan biaya yang lebih rendah.

Manajemen melihat bagaimana sistem informasi menyediakan informasi

untuk menolong manajer dalam merencanakan, mengendalikan dan membuat

keputusan. Manajemen ini dapat dilihat dengan adanya laporan-laporan tentang

efisiensi produktivitas setiap hari.

2.1.5.2 Analisis Sistem (System Analysis)

Tahap analisis sistem merupakan tahapan yang paling pertama dalam

kegiatan analisis dan perencanaan sistem. Menurut Whitten dan Bentley (2004)

dalam bukunya System Analysis & Design Methods, menjelaskan bahwa tahapan

analisis terdiri dari 5 tahapan yaitu: (1) Scope defition phase (2) Problem analysis

phase (3) Requirement analysis phase (4) Logical design phase (5) Decision

analysis phase.

1. The Scope definition phase

Ada beberapa tahap dalam scope definition phase ini yaitu:

1.1. Identify baseline problems and opportunities

Aktvitas yang paling penting dari scope definition phase adalah

mengidentifikasi dasar permasalahan awal, peluang serta instruksi yang memicu

proyek dengan tolak ukur: (1) urgency (2) visibility (3) benefits (4) priority

Output dari aktivitas ini adalah preliminary problem statement terdiri dari

masalah, peluang dan arahan yang telah diidentifikasi.

1.2. Negotiate baseline scope

Aktivitas selanjutnya adalah mendiskusikan batasan-batasan ruang lingkup

atau scope, permasalahan mana yang akan dimasukan kedalam proyek dan tidak

dimasukkan kedalam proyek. Scope dapat berubah selama proyek, namun tidak

boleh melenceng dari sasaran yang telah ditetapkan.

Aktivitas ini dipicu oleh preliminary problem statement yang telah cukup

selesai dari aktivitas sebelumnya. Output dari akvitas ini adalah preliminary

problem statement, dan scope statement. pernyataan-pernyataan tersebut secara

resmi didokumentasikan untuk diserahkan ke aktivitas berikutnya.

1.3. Assess baseline project worthiness

Tujuan fase ini memberikan dasar untuk menilai seberapa layak proyek

tersebut. Tim pengembang dengan pemilik sistem melakukan negosiasi

(penawaran) nilai proyek dengan menambah atau mengurangi batasan sistem.

Input aktivitias ini adalah preliminary problem staement dan scope statement.

Output dari aktivitas ini adalah persetujuan dari pemilik sistem untuk melanjutkan

proyek.
1.4. Develop baseline schedule and budget

Setelah disetujui oleh pemilik sistem langkah selanjutnya adalah menentukan

rencana proyek (plan the project). Di mana perancanaan proyek minimal terdiri

dari 2 hal (Whitten dan Bentley, 2004: 199) 1) Sebuah rencana dan jadwal utama

menjadi konsep awal untuk menyelasaikan segala proyek. Jadwal ini akan

dimodifikasi pada akhir tiap fase proyek. Ini biasanya disebut sebagai garis besar

rencana. 2) Sebuah rencana dan jadwal terperinci untuk menyelesaikan fase

selanjutnya (problem analysis phase)

Input yg memicu aktivitas ini dimana adanya persetujuan dari pemilik sistem.

perjanjian terbentuk pada saat tercapainya kata sepakat (konsensus) di antara para

pihak mengenai unsur pokok perjanjian, yaitu problem statement, scope, peluang,

instruksi dan layaknya proyek tersebut.

Aktivitas ini menghasilkan output berupa baseline project (garis besar

proyek), plan and schedule (rencana dan jadwal), statement of work (pernyataan

kerja) dan jadwal proyek serta penugasan sumber daya juga ditambahkan ke

repositori untuk peninjauan lebih lanjut dan, jika perlu diperbaharui

1.5. Communicate the project plan

Bagaimana pun juga sebuah proyek membutuhkan persetujuan dari komite

pengarah, maka hasil analisis harus diinformasikan kepada manajemen

perusahaan mengenai permasalahan-permasalahan dan peluang-peluang yang

harus dilakukan. Sehingga harus dilakukan perbaikan sistem guna memperbaiki

permasalahan-permasalahan yang ada.

Aktivitas ini dipicu oleh penyelesaian baseline project (garis besar proyek).

Output dari aktivitas ini adalah sebuah project charter yang berisi dokumen
(kebutuhan bisnis, asumsi, kendala, pemahaman keinginan klien dan persyaratan

tingkat tinggi) yang dimaksudkan untuk mencapai tujuan

Ukuran project charter bervariasi tergantung pada kompleksitas proyek dan

informasi yang diketahui pada saat pembuatannya. Faktor lingkungan perusahaan

mempengaruhi project charter, minimal project charter harus menjelaskan

mengenai batasan-batasan proyek. Project charter nantinya digunakan manajer

proyek sebagai titik awal untuk perencanaan awal

2. The problem analysis phase

Analisis masalah merupakan proses untuk mempelajari permasalahan-

permasalahan sistem yang sudah diidentifikasi pada proses identifikasi

permasalahan sistem. Pada proses ini sistem analis dan tim pengembang akan

mempelajari apakah solusi yang telah diidentifikasi benar benar bisa memecahkan

masalah atau apakah sistem yang baru layak untuk dikembangkan atau tidak.

Whitten dan Bentley (2004: 201) "The goal of the problem analysis phase is to

study and understand the problem domain well enough to thoroughly analyze its

problem, opportunities and constraints."

Dalam metodelogi lain problem analysis phase biasa disebut study phase,

study of the current system, detailed investigation phase, atau feasibility analysis.

Whitten dan Bentley (2004: 203) mengungkapkan 5 aktivitas dalam problem

analysis phase, antara lain sebagai berikut:

2.1. Understand the problem domain

Selama problem anlysis phase, tim berusaha mempelajari sistem saat ini.

Setiap anggota tim memiliki tingkat pemahaman yang berbeda. Penelitian yang
dilakukan dengan baik dapat membuka pikiran semua pihak, termasuk manajemen

dan pengguna.

Aktivitas ini dimulai setelah ada persejutuan dari pemilik sistem untuk

melanjutkan proyek beserta project charter yang berisi informasi dari fase

sebelumnya. Output yang dihasilkan adalah setiap anggota tim mengerti wilayah

permasalahan dan business vocabulary, salah satu caranya dengan memodel

sistem saat ini. Pemodelan sistem merupakan dokumentasi mengenai model

sistem yang digunakan untuk menggambarkan sistem yang sedang dijalankan oleh

perusahaan, sehingga membantu dalam melakukan analisis sistem.

2.2. Analyze Problems and Opprotunities (Analisis Masalah dan Peluang)

Permasalahan merupakan sumber dari peluang yang harus dikembangkan

dalam sistem sehingga sistem diperbaiki untuk menjadi lebih baik dari sistem

yang sebelumnya.

Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk memahami penyebab dan dampak

mendasar dari semua masalah dan peluang yang dirasakan, dan memahami efek

dan potensi efek samping dari semua peluang yang dirasakan.

Aktivitas ini dimulai dengan penyelesaian dari aktivitas understanding the

problem domain dan persetujuan dari pemilik sistem untuk melanjutkan proyek.

Input yang tidak kalah penting adalah problem statement (dari scope difinition

phase) yang masih perlu diperbarui, bisa jadi bahwa yang disampaikan bukanlah

masalah, namun masih gejala masalah yang diakibatkan oleh masalah

sesungguhnya yang tidak diketahui atau dipahami oleh user, permasalahan dan

peluang, sebab-akibat yang dikumpulkan dari analis bisnis dan pengguna sistem
lainnya. Output dari aktivitas ini adalah analisis sebab-akibat. Dan rumusan

masalah (problem statement) yang telah diperbarui

2.3. Analyze Business Process (Analisis Proses Bisnis)

Analisis proses bisnis dilakukan untuk mendapatkan data-data mengenai alur

bisnis suatu perusahaan. Dan membantu analisis untuk mengumpulkan semua

informasi dan mendokumentasikan permasalahan yang sedang diterapkan.

Aktivitas ini hanya untuk kepentingan dalam pemodelan proses. Pemodelan

proses ini lebih banyak detail dari pada dalam tipe lainnya dalam proyek. Itu

menunjukkan setiap jalan alur kerja yang memungkinkan melewati sistem,

termasuk proses error

Aktivitas analisis proses bisnis hanya pada pengetahuan wilayah

permasalahan. Produk-produk jadi aktivitas ini adalah model-model proses dan

analisis-analisis proses “dalam keadaan sekarang.” Model-model proses dapat

terlihat sangat mirip seperti data flow diagram, kecuali mereka sangat signifikan

dilengkapi keterangan untuk menunjukan (1) volume data yang mengalir selama

proses-proses, (2) waktu-waktu respons tiap proses dan (3) penundaan atau

bottleneck apapun yang muncul dalam sistem. Data analisis proses menyediakan

informasi tambahan seperti (a) biaya tiap proses, (b) nilai ditambahkan oleh setiap

proses, dan (c) konsekuensi-konsekuensi penghapusan atau penyingkatan proses.

2.4. Establish System Improvement Objectives and Constrains (Menetapkan

Tujuan dan Kendala Pengembangan sistem)

Setelah diberikan pemahaman akan lingkup, masalah dan kesempatan sistem.

Selanjutnya adalah menentukan tujuan perbaikan sistem. Tujuan dari aktivitas ini

adalah untuk menetapkan kriteria mengeni mana perbaikan pada sistem yang akan
diukur, dan mengidentifikasi batasan yang mungkin membatasi fleksibilitas dalam

mencapai tujuan tersebut. Constraint/batasan adalah menetapkan limitasi atau

delimitasi pada pencapataian tujuan. Salah satu contoh yang membatasi adalah

deadline

Aktivitas ini dapat dimulai dengan penyelesaian dari dua aktivitas sebelumnya

analisis masalah dan peluang dan analisis proses bisnis. Inputnya adalah model

sistem dan analisis sebab/akibat. Output dari aktivitas ini adalah tujuan dan

batasan perbaikan sistem.

2.5. Update or refine the Project Plan

Aktivitas ini dipicu oleh kelengkapan “sasaran perbaikan sistem”,

“rencana proyek” awal adalah input kunci lainnya, dan rencana proyek yang

sudah diperbarui adalah output. Rencana proyek berubah dipicu oleh ruang

lingkup proyek yang sifat nya terus berubah/bergerak. Berdasarkan jadwal dan

anggaran dasar dari fase definisi ruang lingkup, maka ukuran dan kompleksitas

ruang lingkup dapat berkembang atau berkurang.

2.6. Communicate Findings and Recomendations

Manajer proyek dan sponsor eksekutif harus bersama-sama memfasilitasi

tugas ini. Para partisipan yang lain seharusnya memasukan keseluruhan tim

proyek, termasuk pemilik sistem, pengguna, penganalisis, perancang dan

pembangun yang sah. Seperti biasa, perkumpulan itu seharusnya terbuka bagi

siapa saja yang terkait dengan komunikasi bisnis ini. Juga, jika sebuah website

intranet telah dibuat untuk proyek, maka website ini harus terus dipelihara di

sepanjang fase analisis masalah untuk menjamin komunikasi yang terus-menerus

bagi kemajuan proyek itu sendiri.

 Aktivitas ini dipicu oleh rencana proyek yang telah diperbarui. Input informasi

meliputi analisis masalah, semua model sistem, sasaran peningkatan sistem, dan

semua dokumentasi lain yang dibuat selama berada pada fase analisis masalah.

3. The requirements analysis phase (Fase analisis persyaratan)

Fase analisis persyaratan dapat disebut fase definisi. Fase analisis persyaratan

merupakan fase kegiatan menjawab pertanyaan apa yang dibutuhkan dan

diinginkan pengguna (user) dari sistem yang baru.

3.1. Identify and express system requirements (mengidentifikasi dan

menyatakan persyaratan sistem)

Aktivitas awal fase analisis persyaratan adalah mengidentifikasi dan

menyatakan persyaratan. “Persyaratan sistem (system requirements) adalah apa

yang harus dihasilkan sebagai output, dan input yang diperlukan untuk

menghasilkan output tersebut.” (Widjajanto, 2001: 553) Persyaratan untuk sistem

yang baru harus di tentukan agar sistem baru yang akan dijalankan nanti sesuai

dengan tujuan yang ingin dicapai.

Aktivitas ini di mulai dengan adanya persetujuan untuk melanjutkan proyek ke

dalam fase analisis persyaratan. Input kuncinya adalah sasaran peningkatan sistem

dari fase analisis masalah. Akvititas ini mengidentifikasi persyaratan sistem yang

ditegaskan ke dalam sebuah skema dari persyaratan fungsional (functional

requirement) dan persyaratan nonfungsional (nonfunctional requirement).

“Minimally, this task translates those objectives into an outline of functional and

nonfunctional requirements that will be needed to meet the objectives” (Whitten

dan Bentley, 2004: 212) Persyaratan-persyaratan sistem itu selanjutnya dijabarkan

secara rinci sehingga dengan jelas akan menggambarkan berbagai hal yang harus

dilakukan dan dihasilkan oleh sistem.

Produk jadi yang dihasilkan adalah rancangan functional requirement dan

rancangan nonfunctional requirement. Kedua-duanya diintergrasikan membentuk

requirement statement

3.2. Prioritize system requirements (memprioritaskan persyaratan sistem)

Seperti telah disampaikan bahwa sukses proyek pengembangan sistem dapat

diukur dalam istilah tingkatan dimana persyaratan bisnis dipenuhi/dicapai. Namun

sebenarnya, semua persyaratan tidak sama. Jika suatu proyek dinilai terlalu over

budget, mungkin bisa dipilih persyaratan mana yang lebih penting daripada yang

lain. Sistem dapat disesuaikan dengan kebutuhan mengutamakan persyaratan yang

paling penting.

Untuk membuat prioritas diperlukan persyaratan yang lengkap dan sesuai

dengan sasaran yang akan dicapai. Input aktivitas ini adalah validated

requirement. Output dari aktivitas ini adalah prioritas dan persyaratan sistem.

3.3. Update or refine the project plan (memperbaharui atau memperhalus

rencana proyek)

Merupakan hal penting untuk tetap menjaga rencana proyek tetap up-to-date.

Setelah mengidentifikasi persyaratan sistem maka akan berdampak pada

berubahnya batasan-batasan proyek. Tim harus mempertimbangkan kemungkinan

bahwa sistem baru mungkin lebih besar daripada yang semula diharapkan.

Input aktivitas ini adalah kelengkapan prioritas dan persyaratan, serta rencana

proyek. Berdasarkan objek yang ingin dicapai tersebut tim harus menyesuaikan
jadwal, anggaran atau scope. Output aktivitas ini adalah rencana proyek yang

sudah diperbarui.

3.4. Communicate the Requirements Statement (mengkomunikasikan rumusan

persyaratan)

Komunikasi adalah sebuah aktivitas fase analisis persyaratan yang

berlangsung terus-menerus. Input aktivitas ini adalah persyaratan dan prioritas

4. The logical design phase (Fase desain logis)

a. Strukture functional requirements (menstruktur persyaratan fungsional)

Salah satu pendeketan fase desain logis adalah menstruktur persyaratan

fungsional. Aktivitas ini menggambarkan model untuk mendokumentasikan

persyaratan fungsional. Hal ini mencakup kombinasi data, proses dan model objek

yang secara rinci menggambarkan persyaratan bisnis dan persyaratan pengguna.

Inputnya adalah tiap-tiap persyaratan fungsional, outputnya adalah model sistem

dan spesifikasi terinci yang aktual.

b. Prototipe functional requirements (prototipe persyaratan fungsional)

Protoyping adalah sebuah pilihan (dan kadang-kadang sebuah prasyarat) untuk

pemodelan sistem. Kadang-kadang pengguna mengalami kesulitan untuk

menyatakan fakta-fakta yang diperlukan untuk menggambar model sistem yang

tepat. Dalam kasus seperti itu, maka pendekatan alternatif atau pelengkap untuk

pemodelan sistem adalah dengan membangun protitipe temuan. Prototyping

umum digunakan dalam fase analisis persyratan untuk membangun input dan

output contoh.
4.2. Validate Functional Requirements (memvalidasi persyaratan fungsional)

Baik model sistem dan prototipe adalah representasi dari persyaratan

pengguna. Keduanya harus divalidasi dalam hal kelengkapan dan kebenarannya.

Analisis sistem memfasilitasi tugas penyusunan dan prioritas dengan secara

interaktif menyatukan pengguna sistem untuk mengidentifikasi kesalahan dan

kelalaian atau untuk membuat klrarifikasi

4.3. Define Acceptance Test Cases (menentukan penerimaan test case)

Sekalipun bukan tugas yang diharuskan, kebanyakan pakar setuju bahwa

tidaklah terlalu dini untuk memulai merencanakan pengujian sistem. Model dan

prototipe sistem sangat efektif untuk menentukan persyaratan pemrosesan, aturan-

aturan data, dan aturan-aturan bisnis bagi sistem baru. Karena itu spesifikasi ini

dapat digunakan untuk menentukan test case yang akhirnya dapat digunakan

untuk menguji program dalam hal kebenarannya. analisis sistem atau pembangun

sistem dapat melakukan tugas ini dan memvalidasi test case dengan pengguna

sistem

5. The decision analysis phase (Fase analisis keputusan)

Fase analisis keputusan merupakan fase terahir dari sistem analisis dan

perancangan. “The purpose of the decision analysis phase is to identify candidate

solutions, analyze, those candidate solutions, and recommend a target system that

will be designed, constructed and impelemented.” (Whitten dan Bentley, 2004:

218)

5.1. Identify Candidate Solutions (mengidentifikasi solusi kandidat)

Setelah ada persyaratan bisnis dalam fase definisi dari sistem analisis,

pertama-pertama kita harus mengenali solusi kandidat alternatif. Ide untuk solusi
alternatif bisa diperoleh dari pihak internal maupun pihak eksternal, semakin

banyak jumlah kandidat alternatif maka, akan semakin besar peluang pemecahan

masalah. "It is the intent of this task not to evaluate the candidates but, rather,

simplay to define possible candidate solutions to be considered" (Whitten dan

Bentley, 2004: 218)

Aktivitas ini dipicu oleh persetujuan untuk melanjutkan proyek dari analisis

persyaratan. Tiap ide yang didapatkan dipertimbangkan sebagai solusi kandidat

untuk persyaratan bisnis. Output yang dihasilkan adalah satu atau lebih solusi

kandidat. Matrix dapat digunakan untuk mengkomunikasikan volume yang besar

dari informasi mengenai solusi kandidat.

5.2. Analyze Candidate Solutions (menganalisis solusi kandidat)

Setiap solusi kandidat harus dianalisis untuk kelayakannya. Analisis ini dapat

dilakukan ketika masing-masing kandidat diidentifikasi atau setelah semua

kandidat diidentifikasi. Analisis kelayakan seharusnya tidak terbatas pada biaya

dan manfaat. Whitten dan Bentley (2004:222) mengungkapkan sedikitnya ada

empat kriteria untuk mengevaluasi solusi:

1) technical feasibility (kelayakan teknis)

2) operational feasibility (kelayakan operasional)

3) economic feasibility (kelayakan ekonomis)

4) Schedule feasibility (kelayakan jadwal)

Analisis ini dilakukan terhadap masing-masing kandidat, bukan membuat

perbandingan antarkandidat. Aktivitas ini dimulai dengan adanya penentuan dari

satu atau lebih solusi kandidat. Output dari aktivitas ini adalah penyelesaian

analisis kelayakan dari tiap kandidat.

5.3. Compare candidate solution (membandingkan solusi kandidat)

Sekali analisis kelayakan telah dilengkapi, selanjutnya adalah membandingkan

antarkandidat. Kandidat yang tidak layak dieliminasi dari pertimbangan lebih

lanjut. Aktivitas ini dipicu oleh penyelesaian analisis kelayakan dari tiap kandidat

(tidak ada lagi solusi kandidat) kombinasi terbaik dari kelayakan teknis,

operasional, ekonimi dan jadwal. Inputnya adalah analisis kelayakan dari tiap

kandidat, jadwal proyek dan penugasan sumberdaya terbaru harus ditinjau

kembali dan diperbarui. Outpunya adalah Solusi yang direkomendasikan. Jika

lebih dari satu solusi yang direkomendasikan, maka ditentukan berdasarkan

ranking prioritas.

5.4. Update the Project Plan (memperbarui rencana proyek)

Berdasarkan solusi yang direkomendasi memperbarui rencana proyek guna

mendapat kesesuaian. Aktivitas ini dipicu oleh penyeselasaian solusi untuk

direkomendasikan, jadwal proyek dan penugasan sumber daya. Rencana proyek

yang diperbarui adalah output kunci

5.5. Recommend a system solution (merekomendasikan solusi sistem)

Aktivitas ini dipicu oleh penyelesaian rencana proyek yang diperbarui, solusi

sistem target diformat ulang untuk presentasi sebagai proposal sistem. Format

dapat berupa sebuah laporan persentasi verbal, atau pemeriksaan oleh auditor.

2.1.5.3 Perancangan Sistem (System Design)

Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah

mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tiba waktunya

sekarang bagi analis sistem untuk memikirkan bagaimana membentuk sistem

tersebut. Tahap ini bertujuan untuk mempersiapkan solusi-solusi teknis yang

dapat menunjang sistem.

A. Tahap Perancangan Sistem

Whitten dan Bentley (2004: 472) berpendapat, “...system design focuses on

the technical or implementation concerns of the system”. Dengan demikian sistem

desain berfokus pada masalah yang bersifat teknikal atau menyangkut

implementasi sistem yang akan diterapkan. Aktivitas dalam fase sistem desain

meliputi mendesain arsitektur aplikasi, mendesain database sistem, mendesain

interface sistem, mengemas spesifikasi desain, dan memperbarui rencana proyek.

1. Design the Application Architecture (mendesain arsitektur aplikasi)

Tujuan aktivitas desain yang pertama adalah menentukan sebuah arsitektur

aplikasi. Arstiketur aplikasi menetapkan teknologi yang akan digunakan oleh

seorang, beberapa atau seluruh sistem informasi khususnya pada data, proses,

antarmuka dan komponen jaringan mereka. Jadi, mendesain arsitektur aplikasi

melibatkan pertimbangan teknologi jaringan dan pengambilan keputusan

bagaimana data, process dan antarmuka dari sistem akan didistribusikan di sekitar

lokasi bisnis.

Input kunci untuk akvitas ini adalah fakta, rekomendasi dan opini yang

dikumpulkan dari berbagai sumber dan proposal sistem yang telah disetujui dari

fase analisis keputusan. Output utama dari aktivitas ini adalah arsitektur aplikasi

dan analisis distribusi yang berfungsi sebagai cetak biru untuk fase desain yang

telah dirinci.
2. Design the System Database (mendesain database sistem)

Umumnya aktivitas desain sistem selanjutnya adalah mengembangkan

spesifikasi desain database yang sesuai. Database adalah sumber yang digunakan

secara bersama-sama. Desainer harus mendesain database yang dapat beradaptasi

dengan persyaratan dan pengembangan pada masa yang akan datang.

Tujuan tugas ini adalah mempersiapkan spesifikasi desain teknis untuk sebuah

database yang akan dapat beradaptasi dengan persyaratan dan pengembangan di

masa yang akan datang

Input akvitas ada keputusan arsitektur aplikasi dan analisis distribusi dari fase

desain sebelumnya. Output dari tugas ini meliputi skema database. Skema

database adalah model struktural untuk sebuah database. Skema tersebut adalah

gambar dari record dan hubungan yang harus diimplementasikan oleh database.

3. Design the System Interface (mendesain antarmuka sistem)

Setelah database didesain dan mungkin prototipe juga telah dibuat, maka

desainer sistem mengembangkan input atau output. Karena pengguna bekerja

dengan input dan output

Output transaksi didesain sebagai printed form yang di sanalah detail transaksi

akan dicetak. Laporan dan output lain biasanya dicetak langsung di atas kertas

atau ditampilkan pada screen terminal. Format dan layout yang tepat dari output

harus ditentukan. Akhirnya kontrol internal harus ditentukan untuk memastikan

bahwa output tidak hilang, salah pakai atau tidak lengkap. Bagi input, menjadi hal

yang sangat penting untuk mendesain metode data capture yang nantinya akan

digunakan
4. Package Design Specifications (mengemas spesifikasi desain)

Input akvitas ini adalah berbagai macam spesifikasi database, input dan output

yang telah dibuat sebelumnya. Setelah beberapa spesefikasi tersebut ditinjau

ulang, disetujui dan diorganisir sebagai spesifikasi desain yang sesuai untuk

mengkonstruksi sistem baru, maka spesifikasi itu akan diserahkan kepada tim

system builder (pembangun sistem) melalui repositori proyek

5. Update the Project Plan (memperbarui rencana proyek)

Aktivitas ini dipicu ketika manajer proyek memutuskan bahwa desain telah

selesai. Hasil utama dari tugas ini adalah rencana proyek yang telah diperbarui

mencakup rencana detail yang harus diikuti pada fase konstruksi

2. Metode Perancangan Sistem

Metode perancangan sistem adalah rincian secara menyeluruh dari siklus

pengembangan sistem informasi yang mencakup kegiatan dari masing-masing

tahapan. Teknik pengembangan yang digunakan untuk masing-masing tugas

berkaitan dengan teknologi yang digunakan oleh analis yang melakukan

pengembangan terhadap sistemnya. Metode perancangan sistem terdiri dari :

A. Perancangan Spesifikasi Secara Umum

Desain sistem merupakan tahap setelah analisis dalam siklus pengembangan

sistem. Tahap ini menggambarkan desain-desain untuk sistem yang baru yang

terdiri dari desain input, proses, dan output. Robert J.Verzello/John Reuter III

dalam Jogiyanto (2005:196) bahwa “Desain sistem merupakan tahap setelah

analisis dari siklus pengembangan sistem: pendefinisian dari kebutuhan-

kebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancang bangun implementasi;

menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk”.

 Disisi lain George M. Scott dalam Jogiyanto Analisis dan Desain (2005:196)

berpendapat bahwa:

Desain sistem menentukan bagaimana suatu sistem akan menyelesaikan

apa yang mesti diselesaikan; tahap ini menyangkut mengkonfigurasi
dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari
suatu sistem sehingga setelah instalasi dari sistem akan benar-benar
memuaskan rancang bangun yang telah ditetapkan pada akhir tahap
analisis sistem.

Oleh karena itu desain sistem dapat diartikan sebagai berikut: (1) Tahap

setelah analisis dari siklus pengembangan sistem; (2) Pendefinisian dari

kebutuhan-kebutuhan fungsional; (3) Persiapan untuk rancang bangun

implementasi; (4) Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk; (5) Yang

dapat berupa penggambaran, perencanaan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan

dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan

berfungsi; (6) Termasuk menyangkut mengkonfigurasi dari komponen-komponen

perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem.

Analisis sistem dapat mendesain model dari sistem informasi yang diusulkan

dalam bentuk physical sistem dan logical model. Bagan alir sistem (system

flowchart) merupakan alat yang tepat digunakan untuk menggambarkan physical

system. Simbol-simbol bagan alir sistem ini menunjukkan secara tepat arti

fisiknya, seperti simbol terminal, hard disk, dan laporan-laporan. Romney dan

Steinbart (2006:70) berpendapat :

A flowchart is an analytical technique used to described some aspect of

an information system in a clear, concise, and logical manner.
Flowchart use a standart set of symbols to describe pictorially the
transaction processing procedures use buy a company and the flow of
data through a system.

Flowchart didefinisikan sebagai suatu teknik analitikal yang digunakan untuk

menggambarkan beberapa aspek dari suatu sistem informasi secara jelas, ringkas,
dan logical. Flowchart menggunakan seperangkat simbol untuk menggambarkan

prosedur pemrosesan transaksi yang diapaki oleh perusahaan dan arus data dari

suatu sistem.

Logical model dari sistem informasi lebih menjelaskan kepada user

bagaimana nantinya sistem secara fisik akan diterapkan. Pengolahan data dari

sistem informasi berbasis komputer membutuhkan metode-metode dan

prosedurprosedur. Metode-metode dan prosedur-prosedur ini merupakan bagian

dari model sistem informasi (model prosedur) yang akan mendefinisikan urut –

urutan kegiatan untuk menghasilkan output dari input yang ada.

Simbol – simbol untuk pembuatan bagan alir dokumen Flowchart dapat

dilihat pada tabel dibawah ini.

Tabel 2.1 Simbol-simbol dalam Bagan flowchart

Simbol Nama Penjelasan

Dokumen Simbol ini menggambarkan
segala bentuk dokumen, yang
merupakan formulir yang
digunakan untuk merekam data
terjadinya suatu transaksi.
Berbagai Simbol ini menggambarkan
Dokumen berbagai jenis dokumen yang
digabungkan bersama di dalam
satu paket.

Catatan Simbol ini menggambarkan

catatan akuntansi yang digunakan
untuk mencatat data yang direkam
sebelumnya di dalam dokumen.
Penghubung Simbol ini menunjukkan kemana
pada halaman dan bagaimana bagan alir terkait
yang berbeda satu dengan yang lainnya.

Kegiatan Simbol ini menggambarkan

Manual kegiatan manual seperti :
menerima order dari pembeli, dan
jenis kegiatan klerikal lainnya.

Keterangan, Simbol ini memungkinkan ahli

Komentar sistem menambah keterangan
untuk memperjelas pesan yang
disampaikan dalam bagan alir.

Arsip Simbol ini menunjukkan tempat

Sementara penyimpanan dokumen seperti :
lemari arsip, kotak arsip, dsb.

Arsip permanen Simbol ini digunakan untuk

menggambarkan arsip permanen
yang merupakan tempat
penyimpanan dokumen yang tidak
akan diproses lagi dalam sistem
akuntansi yang bersangkutan.

On-line Simbol ini menggambarkan

computer pengolahan data dengan komputer
process secara on-line.

Keying (typing, Simbol ini menggambarkan

verifying) pemasukan data ke dalam
komputer melalui on-line terminal.
 Pita magnetic Simbol ini menggambarkan arsip
komputer yang berbentuk pita
magnetik. Nama arsip ditulis di
dalam simbol.

On-line storage Simbol ini menggambarkan arsip

komputer yang berbentuk on-line
(di dalam memory komputer).

Keputusan Simbol ini menggambarkan

keputusan yang harus dibuat
dalam proses pengolahan data.
Keputusan yang dibuat ditulis di
dalam simbol.
Garis alir Simbol ini menggambarkan arah
proses pengolahan data.

Mulai/berakhir Simbol ini untuk menggambarkan

awal dan akhir suatu sistem
akuntansi.

Magnetic disk Simbol yang menunjukkan

penyimpanan data pada suatu
magnetik disk.

(Sumber : Mulyadi 2004: 60-63)

B. Perancangan Spesifikasi Secara Rinci

1. Desain Objek Tabel

Desain objek tabel dapat melalui model E-R (Entity Relational) yang

merupakan suatu model yang digunakan untuk menggambarkan data dalam

bentuk entitas, atribut dan hubungan antarentitas. Model ini dinyatakan dalam

bentuk diagram. Model E-R ini tidak mencerminkan bentuk fisik yang nantinya
akan disimpan dalam database, melainkan hanya bersifat konseptual. Dalam

bukunya Fathansyah (2007:122) menjelaskan bahwa :

Entity Relational Diagram merupakan salah satu pemodelan data konseptual

yang paling sering digunakan dalam proses pengembangan basis data bertipe

relasional. Model E-R adalah rincian yang merupakan representasi logika dari

data pada suatu organisasi atau area bisnis tertentu.

a) Entitas

Entitas merupakan sesuatu yang diperlukan bisnis untuk menyimpan data.

Whitten dan Bentley (2004:176) berpendapat bahwa “An entity is a class of

persons, places, objects, events, or concepts about which we need to capture and

store data”. Dalam pemodelan sistem, akan sangat membantu untuk menetapkan

setiap konsep abstrak ke suatu bentuk. Entitas mengidentifikasi kelas entitas

tertentu dan dapat dibedakan dari entitas lain.

b) Atribut

Jika entitas adalah sesuatu yang digunakan untuk menyimpan data, maka kita

perlu mengidentifikasi bagian data spesifik yang ingin kita simpan dari setiap

contoh entitas tertentu. Whitten dan Bentley (2004:176) berpendapat bahwa “An

attribute is a descriptive property or characteristics of an entity”. Atribut

merupakan karakteristik dari entitas.

c) Hubungan (Relationship)

Hubungan (relationship) menyatakan keterkaitan antara beberapa tipe entitas.

Whitten dan Bentley (2004:179) berpendapat bahwa “A relationship is a natural

business association that exist between one or more entities”. Hubungan tersebut
dapat menyatakan kejadian yang menghubungkan entitas atau hanya persamaan

logika yang ada di antara entitas.

Jenis – jenis Relationship menurut pendapat Abdul Kadir (2009:46) “...jenis

hubungan antara dua tipe entitas dinyatakan dengan istilah hubunganone to-one,

one-to-many, manyto- one, dan many-to-many”. Dengan mengasumsikan bahwa

terdapat dua buah tipe entitas bernama A dan B, penjelasan masing – masing jenis

hubungan tersebut adalah seperti berikut :

1. Hubungan One-to-One (1:1) menyatakan bahwa setiap entitas pada tipe

entitas A paling banyak berpasangan dengan satu entitas pada tipe entitas

B. Begitu pula sebaliknya.

2. Hubungan One-to-Many (1:M) menyatakan bahwa setiap entitas pada tipe

entitas A bisa berpasangan dengan banyak entitas pada tipe entitas B,

sedangkan setiap entitas pada B hanya bisa berpasangan dengan satu

entitas pada tipe entitas B.

3. Hubungan Many-to-One (M:1) menyatakan bahwa setiap entitas pada tipe

entitas A paling banyak berpasangan dengan satu entitas pada tipe entitas

B dan setiap entitas pada tipe entitas B dapat berpasangan dengan banyak

entitas pada tipe entitas A.

4. Hubungan Many-to-Many (M:M) menyatakan bahwa setiap entitas pada

suatu tipe entitas A bisa berpasangan dengan banyak entitas pada tipe

entitas B dan begitu pula sebaliknya.

Langkah selanjutnya untuk diagram E-R perlu untuk ditransformasikan ke

dalam bentuk model data relasional. Abdul Kadir (2009:78) menjelaskan bahwa
“Model data relasional adalah suatu model data yang meletakkan data dalam

bentuk relasti (atau populer dengan sebutan tabel).”

Dalam sebuah model data relasional terdapat berbagai key (kunci) yang

memiliki fungsinya masing – masing. Seperti yang dijelaskan oleh Abdul Kadir

(2009:81) yaitu, terdapat berbagai kunci (key) dalam sebuah model data relasional

adalah sebagai berikut :

1. Candidate Key / kunci kandidat

2. Primary Key / kunci primer

3. Foreign Key / kunci asing

Adapun penjelasan dari masing – masing kunci adalah sebagai berikut :

1. Candidate Key adalah sebuah atribut atau gabungan beberapa atribut yang

digunakan untuk membedakan antara satu baris dengan baris yang lain.

Dengan kata lain kunci tersebut dapat bertindak sebagai identitas yang

unik bagi baris – baris dalam suatu relasi.

2. Primary Key adalah kunci kandidat yang terpilih sebagai identitas untuk

membedakan satu baris dengan baris lain dalam suatu relasi. Dalam

sebuah relasi harus memiliki satu kunci primer/primary key. Suatu primary

key bisa melibatkan satu atau beberapa atribut. Apabila primary key hanya

mengandung satu atribut maka primary key tersebut disebut kunci

sederhana. Namun apabila primary key melibatkan lebih dari satu atribut,

maka primary key tersebut dinamakan kunci komposit.

3. Foreign Key adalah sebuah atribut (atau gabungan beberapa atribut) dalam

suatu relasi yang merujuk ke primary key pada relasi yang lain. Foreign
 key dalam suatu relasi yang mengacu pada primary key milik relasi lain

merupakan perwujudan untuk membentuk hubungan antar relasi.

2. Desain Input Terinci

Menurut Widjajanto (2001:590) menyatakan bahwa “Input terdiri dari

dokumen-dokumen-dokumen dan media magnetic yang digunakan sebagai

penampung pencatatan awal dari suatu transaksi perusahaan.” Dokumen sebagai

dasar informasi yang muncul pada saat transaksi terjadi yang dilakukan oleh

seseorang atau sekelompok orang, data transaksi menjadi masukan bagi sistem

informasi.

Alat input dapat digolongkan ke dalam dua golongan sesuai dengan pernyataan

Jogiyanto (2005:214) “Alat input dapat digolongkan ke dalam dua golongan, yaitu

alat input langsung (online input device) dan alat input tidak langsung(offline

input device).”

a) Proses Input

Berdasarkan alat input yang digunakan, proses dari input dapat melibatkan

dua atau tiga tahapan utama sesuai pendapat Jogiyanto (2005:215) bahwa :

“...proses dari input dapat melibatkan dua atau tiga tahapan utama, yaitu data

capture, data preparation, dan data entry.” Secara sederhana dapat dijelaskan

sebagai berikut:

1. Penangkapan data (data capture), merupakan proses mencatat kejadian

nyata yang terjadi akibat transaksi yang dilakukan oleh organisasi ke

dalam dokumen dasar, dan dokumen dasar merupakan bukti transaksi.

 2. Penyiapan data (data preparation), yaitu mengubah data yang telah

ditangkap ke dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin (machine

readable form, misalnya kartu plong, pita magnetik atau disk magnetik).

3. Pemasukan data (data entry), merupakan proses membacakan atau

memasukkan data ke dalam komputer

b) Tipe Input

Input memiliki dua tipe seperti pernyataan Jogiyanto (2005:216) yang

menjelaskan bahwa : “Input dapat dikelompokkan ke dalam 2 tipe, yaitu input

ekstern (external input) dan input intern (internal input).”

Input ekstern adalah input yang berasal dari luar organisasi, seperti misalnya

faktur pembelian, kwitansi-kwitansi dari luar organisasi. Input intern adalah input

yang berasal dari dalam organisasi, seperti misalnya faktur penjualan, order

penjualan, dan lain sebagainya.

c) Syarat Desain Input

Syarat desain input menurut Rosa Ariani (2009:11) adalah sebagai berikut:

1. Yang diinputkan hanya data – data variabel (bukan konstanta)

2. Tidak perlu menginput data yang dapat dihitung atau disimpan dalam

program

3. Gunakan kode untuk atribut – atribut yang sesuai

Jika suatu dokumen dirancang untuk mengumpulkan data, gunakan hal –hal

berikut :

1. Cantumkan intruksi pengisian form (dokumen).

2. Minimalkan jumlah tulisan tangan.

 3. Urutkan data yang harus diisi dengan urutan membaca buku (kiri - kanan,

atas - bawah).

4. Jika memungkinkan, gunakan rancangan berdasar pada metaphor

(misalnya, desain layar input penarikan rekening berdasar desain form

standar penarikan rekening).

d) Langkah – Langkah Desain Input

Langkah – langkah desain input menurut Rosa Ariani (2009:13) adalah

“...desain input diawali dengan identifikasi input sistem dan review kebutuhan

pemakai.”

Berdasarkan pendapat diatas maka dapat dijelaskan langkah – langkah desain

input adalah sebagai berikut :

1. Identifikasi input sistem dan review kebutuhan pemakai

2. Pilih kontrol pelengkap sesuai kebutuhan dan kemudahan seperti: Text

box, Radio button, Check box, List box, Drop-down list, Combination box

(combo box), Buttons.

3. Desain, validasi dan tes input menggunakan beberapa kombinasi alat bantu

layout dan prototyping

4. Jika perlu, buat pula desain dokumen sumber (formulir yang dipakai untuk

menyimpan data transaksi).

3. Desain Antarmuka (interface)

Umumnya desain interface saat ini berasumsi pemakai adalah pemula yang

sedang dalam proses menjadi ahli. Menurut pendapat Rosa Ariani (2009:14)

bahwa desain antar muka perlu memperhatikan :

1. Faktor pemakai
 2. Faktor human engineering

3. Dialog dan istilah

Berdasarkan pendapat diatas maka dalam mendesain antarmuka (interface)

ada beberapa hal penting yang harus dilakukan yaitu pahami user dan tugas

mereka, libatkan user dalam desain antarmuka, uji sistem dengan melibatkan user,

dan lakukan proses desain secara interaktif.

4. Desain Output Terinci

Dalam analisis sistem, model digunakan untuk menyajikan sistem. Model

proses paling sederhana dari sebuah sistem didasarkan pada input, output, dan

sistem itu sendiri yang ditampilkan sebagai proses. Menurut Whitten dan Bentley

(2004:216) “a process is work performed on, or in response to, incoming data

flows or conditions”. Diagram adalah alat perencanaan untuk model proses yang

lebih detail, yang disebut diagram aliran data (Data Flow Diagram).

Data Flow Diagram atau DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu

sistem yang telah ada, atau sistem yang baru yang akan dikembangkan secara

logika dan menjelaskan arus data dari mulai pemasukan sampai dengan keluaran.

Tingkat diagram suatu arus data menjelaskan mulai dari diagram konteks yang

secara umum, hingga batasan suatu sistem dari level nol dikembangkan menjadi

level satu dan seterusnya sampai sistem tergambar secara rinci.

DFD didesain sesuai dengan permasalahan yang dihadapi. DFD terdiri dari

beberapa komponen yaitu process, data flows, data store, dan sources atau sinks.

1. Process adalah simbol yang mengilustrasikan pengolahan data dari bentuk

masukan data menjadi keluaran data yang berguna untuk proses

selanjutnya.
 2. Data flows adalah simbol yang mengilustrasikan aliran data dari satu

proses ke proses yang lain.

3. Data store adalah simbol yang digunakan untuk mengilustrasikan tempat

penyimpanan data.

4. Sources atau sinks adalah simbol yang diisi dengan nama atas data source

atau tujuannya.

Bagan alir data (Data Flow Diagram) adalah suatu model yang

menggambarkan aliran data dan proses untuk mengolah data dalam suatu sistem.

Simbol pengolahan digunakan untuk menunjukan tempat-tempat dalam sistem

informasi yang mengolah atau mengubah data yang diterima menjadi data yang

mengalir ke luar.

Data flow diagram merupakan representasi grafis aliran data di sepanjang

sistem informasi dengan menggambarkan data yang terlibat pada setiap proses.

Menurut Mulyadi dalam bukunya Sistem Akuntansi (2001:58) “terdapat beberapa

simbol yang di gunakan pada DFD seperti berikut

2.1.5.4 Implementasi Sistem

a. Pengertian Implementasi Sistem

Implementasi sistem adalah prosedur yang dilakukan untuk menyelesaikan

desain yang ada dalam dokumen desain sistem yang disetujui dan menguji,

menginstal, memulai, serta menggunakan sistem yang baru atau sistem yang

diperbaiki. Menurut Azhar Susanto dalam bukunya “sistem informasi

akuntansi”(2005:189), “implementasi bermuara pada aktivitas, adanya aksi,

tindakan atau mekanisme suatu sistem”.

 Sedangkan menurut Whitten dan Bentley (2007:684) mengemukakan bahwa

“Systems implementation is the construction of the new system and the delivery of

that system into production (meaning day-to-day operation).”

Ungkapan mekanisme mengandung arti bahwa implementasi bukan sekedar

aktivitas, tetapi suatu kegiatan yang terancam dan dilakukan secara terorganisir

berdasarkan acuan aturan tertentu untuk mencapai tujuan kegiatan, oleh karena itu

implementasi tidak berdiri sendiri tetapi dipengaruhi oleh obyek berikutnya.

b. Langkah-langkah Implementasi Sistem

Untuk mencapai tujuan dari implementasi sistem atau menerapkan sistem

didalam sebuah perusahaan perlu adanya prosedur atau langkah-langkah yang

harus dicapai seperti yang diungkapkan oleh Whitten dan Bentley (2004:682)

yaitu :

1. Menguji Sistem

Setelah paket perangkat lunak dan program in-house telah diinstal dan diuji,

kita harus mengadakan tes final terhadap sistem. Seluruh paket perangkat lunak,

program costum-built, dan semua program yang ada serta terlibat dalam

pembangunan sistem ini harus diuji untuk memastikan bahwa mereka bekerja

bersama dengan baik. Tugas ini melibatkan analis, pemilik, pengguna dan

pembangun sistem.

Analis sistem memfasilitasi penyelesaian tugas ini, analis sistem secara

khusus mengkomunikasikan berbagai hal dan masalah pengujian dengan anggota

tim proyek. Pemilik dan pengguna sistem memiliki wewenang penuh apakah

sistem berjalan dengan baik atau tidak.

 Pembangun sistem, dari berbagai macam spesialisasi dilibatkan dalam

pengujian sistem misalnya programmer aplikasi, programmer database, dan

spesialisasi jaringan harus memecahkan masalah yang muncul selama pengujian

system.

2. Menyiapkan Rencana Konversi

Setelah pengujian sistem berhasil dicapai, maka tahap selanjutnya adalah

memulai persiapan untuk menempatkan sistem baru tersebut ke dalam operasi

dengan menggunakan spesifikasi desain untuk sistem baru, analis sistem akan

mengembangkan sebuah rencana detail konversi, rencana ini akan

mengidentifikasi database yang harus diinstal, pelatihan pengguna akhir dan

dokumentasi yang harus dikembangkan, serta sebuah strategi yang dapat

mengkonversi sistem lama ke sistem baru.

3. Melatih Para Pengguna

Perubahan itu baik namun tidak selalu mudah, konversi kesistem baru

membuat pengguna sistem harus dilatih dan dilengkapi dengan dokumentasi yang

akan memandu mereka untuk menggunakan sistem baru tersebut. Pelatihan dapat

dilakukan satu demi satu atau dengan cara berkelompok, tetapi biasanya pelatihan

kelompok lebih disukai karena lebih menghemat waktu dan meningkatkan

pembelajaran kelompok.

Pemilik sistem harus mendukung aktivitas ini, mereka harus bersedia

menyetujui release rime yang diperlukan oleh orang-orang untuk mendapatkan

pelatihan yang dibutuhkan untuk menjadi pengguna yang berhasil dari sistem

baru.
4. Beralih ke Sistem Yang Baru

Konversi ke sistem baru dari sistem lama adalah kejadian yang sangat

penting, setelah konversi, kepemilikan sistem secara resmi berpindah dari analis

dan programer kepada pengguna akhir.

Tugas ini melibatkan pemilik sistem, pengguna, analis. Manajer proyek yang

akan mengawasi proses konversi memfasilitasi tugas ini, pemilik sistem

memberikan umpan balik berkenaan dengan pengalaman mereka dalam

keseluruhan proyek dan mereka juga memberikan umpan balik berkenaan dengan

sistem baru yang telah diletakan pada operasi.

Pengguna sistem akan memberikan umpan balik yang berharga tentang

penggunaan aktual dari sistem baru, mereka akan menjadi sumber dari mayoritas

umpan balik yang digunakan untuk mengukur penerimaan sistem analis, analis

desainer, dan pembangun sistem akan menilai umpan bailk yang diterima dari

pemilik dan pengguna sistem setelah sistem digunakan.

2.1.5.5 Sistem Pendukung

a. Pengertian System Support

System support menurut Whitten dan Bentley (2004: 696) adalah “The on-

going maintenance of a system(s) after it has been placed into operation. This

includes program maintenance and system improvements”.

b. Langkah-Langkah Support System

1. Perawatan Sistem

Tidak peduli sebagus apapun sistem atau aplikasi didesain, dikontruksi dan

diuji, eror atau bugs tidak dapat dihindari, menurut Whitten dan Bentley

(2004:698) Bugs dapat disebabkan oleh beberapa hal diantaranya :

 a. Buruknya validasi persyaratan.

b. Persyaratan tidak dikomunikasikan dengan baik.

c. Terjadinya misinterprestasi pada persyaratan

d. Persyaratan atau desain tidak diimplementasikan dengan benar.

e. Kesalahan kecil dalam pengunaan program.

Tujuan dasar dari perawatan sistem menurut Whitten dan Bentley (2004:698)

adalah :

a. Membuat perubahan yang dapat diperkirakan pada program yang sudah

ada untuk memperbaiki eror yang telah dibuat selama desain implementasi

sistem.

b. Mempertahankan aspek-aspek program yang sudah benar dan menghindari

kemungkinan bahwa perbaikan pada program menyebabkan aspek lain

dari program bertingkah laku dengan cara yang berbeda

c. Sedapat mungkin menghindari terjadinya degradasi pada sistem.

Perawatan sistem yang buruk dapat mengurangi troughput dan waktu

respon.

d. Untuk menyelesaikan tugas secepat mungkin tanpa mengorbankan kualitas

dan keandalan.

2. Perbaikan Sistem

Kegagalan dari waktu kewaktu sistem tidak dapat dihindari, biasanya

berakibat pada program mengalami aborted atau hung dan dapat disertai

hilangnya transaksi atau data binis yang tersimpan. Analis sering memperbaiki

sistem atau bertindak sebagai penengah antara pengguna dan orang-orang yang

dapat memperbaiki sistem tersebut. Bagian ini meringkas peran analis dalam
rekoveri sistem, menurut Whitten dan Bentley (2004:702) “Kegiatan rekoveri

sistem dapat diringkas seperti berikut :

a. Dalam beberapa kasus analis dapat menempati terminal pengguna dan

memperbaiki sistem.

b. Pada beberapa kasus analis harus menghubungi personil operasi sistem

untuk memperbaiki masalah yang ada.

c. Pada beberapa kasus analis harus memanggil administrator data untuk

merekoveri file data atau database yang hilang atau rusak.

d. Pada beberapa kasus analis dapat memanggil administrator jaringan untuk

memperbaiki masalah lokal, atau internet working. Ahli jaringan selalu

dapat log-out sebuah progam akun dan inisialisasi ulang.

e. Pada beberapa kasus analis dapat memanggil teknisi atau vendor service

representative (perwakilan layanan vendor) untuk memperbaiki masalah

perangkat keras.

f. Pada beberapa kasus analis akan menemukan bahwa bugs perangkat lunak

yang mungkin muncul akan menimbulkan crash.

3. Dukungan Teknis

Kegiatan lain yang relatif rutin dari sistem support adalah dukungan teknis.

Tidak perduli seberapa bagus pengguna telah dilatih atau seberapa bagus

dokumen telah dibuat, pengguna akan membutuhkan bantuan tambahan. Analis

sistem biasanya dipanggil untuk membantu pengguna menggunakan aplikasi

khusus. Pada aplikasi mission-critical analis harus siap dipanggil siang dan

malam. Menurut Whitten dan Bentley (2004:703) “Tugas paling khusus dari

kegiatan dukungan teknis adalah :

 a. Secara rutin mengobservasi pengguna sistem.

b. Mengadakan survei dan pertemuan mengenai kepuasan pengguna.

c. Mengubah prosedur bisnis untuk klarifikasi (dibuat dalam repository)

d. Memberikan pelatihan tambahan, jika perlu.

e. Menggali ide dan permintaan peningkatan/perbaikan repository.

4. Peningkatan Sistem

Laju perubahan didalam dunia ekonomi sekarang ini mengelami peningkatan,

dan diharapkan ada respon yang cepat. Peningkatan sistem mewajibkan analis

sistem untuk mengevaluasi persyaratan baru pada perubahan efek atau

mengarahkan permintaan perubahan kepada subset yang sesuai kepada proses

pengembangan sistem orisinil.

Pada beberapa kasus analis mungkin harus memperbaiki sturktur fisik dari

sistem yang sudah ada sebagai pendahuluan untuk mengarahkan perubahan

pembangunan kembali sistem. Peningkatan sistem merupakan proses adaptif,

sebagian besar peningkatan sistem.

Peningkatan sistem (system enchancement) merupakan reaksi alami ketika

pengguna atau manajer meminta perubahan, system enchancement

memperpanjang umur sistem yang sudah ada dengan cara mengadaptasinya pada

perubahan yang tidak dapat dihindarkan (mutlak). Menurut Whitten dan Bentley

(2004:704) “Tujuan ini dapat dihubungkan ke blok pembangunan sistem

informasi anda seperti dibawah ini:

a. Pengetahuan data, beberapa peningkatan sistem meminta informasi baru

(laporan atau screen) yang berasal dari data yang tersimpan, tetapi
 beberapa data peningkatan digunakan untuk merestrukturisasi data

tersimpan.

b. Proses, beberapa peningkatan sistem memerlukan modifikasi terhadap

program yang sudah ada atau pembuatan program baru untuk memperluas

keseluruhan sistem aplikasi.

c. Komunikasi, beberapa peningkatan membutuhkan modifikasi pada

bagaimana pengguna akan memakai sistem.

5. Sistem Obsolescene

Pada beberapa kondisi, mendukung dan memelihara sebuah sistem informasi

bukanlah hal yang efektif terhadap biaya. Seluruh sistem menurun seiring waktu,

ketika dukungan dan perawatan menjadi tidak efektif dari segi biaya maka proyek

pengembangan sistem baru harus dimulai untuk menggantikan sistem yang lama.

2.2 Kerangka Pemikiran dan Penilitian Terdahulu

Sistem informasi adalah kumpulan dari subsistem fisik maupun non fisik

yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja secara harmonis untuk

mengolah data di mana data dikumpulkan, diproses, disimpan dan disediakan

sebagai informasi yang dibutuhkan untuk mendukung organisasi. (Azhar Susanto,

2013:52; Laudon dan Laudon, 2004:9; Whitten dan Bentley, 2004:12) Dengan

adanya sistem informasi, maka organisasi dapat menyediakan lebih banyak

informasi yang mendukung visi, misi, tujuan dan strategi organisasi sehingga

karyawan dapat mengembangkan diri (Rini Handayani, 2010). Selain itu, dengan

menerapkan sistem informasi yang memadai akan meningkatkan pengendalian

internal yang ada dalam suatu organisasi, mulai dari seluruh kegiatan operasional

yang terdokumentasi, terhindarnya dari penyelewengan yang dapat terjadi dan

meningkatkan tingkat keakuratan informasi, dimana keakuratan informasi

berkaitan dengan informasi yang cepat dan tepat (Laudon dan Laudon, 2014: 45)

Berdasarkan pengamatan penulis sistem informasi yang sedang berjalan

pada saat ini memiliki kendala-kendala yang membuat aktivitas bisnis COFFEE

STRASSE berjalan tidak efektif dan efisien. Salah satu yang menjadi kendala

adalah tidak jelasnya pembagian tugas yang harus dikerjakan oleh setiap orang,

hal ini disebabkan lemahnya struktur pengendalian internal. Dalam proses

transaksi COFFEE STRASSE masih melakukan pendataan secara manual karena

itu didalam proses transaksi dapat membuat informasi yang dihasilkan kurang

optimal. Salah satunya terjadi kesalahan dalam pencatatan pesananan pelanggan,

selain itu dikarenakan prosesnya masih manual dan media yang digunakan kurang

baik, dan arsip yang disimpan merupakan bukti satu-satunya saat terjadi transaksi.

Pembelian bahan baku tidak menggunakan data penjualan atau data Gudang,

hanya berdasarkan permintaan barista sehingga sering terjadi bahan baku tidak

tersedia untuk membuat menu tertentu atau bahan baku habis terlalu cepat,

sehingga menu yang dipesan oleh pelanggan tidak tersedia.

Permasalahan dan kendala yang dihadapi COFFEE STRASE dapat

diminimalisir, dengan melakukan pengembangan sistem informasi atau

perancangan kembali sistem informasi yang berkaitan dengan pembelian,

persediaan, dan penjualan. Sebagaimana penelitian yang dilakukan oleh Lusiana

citra dewi (2013) mengenai sistem informasi pembelian, persediaan, dan

penjualan untuk apotek. Hasil penelitian menunjukan bahwa sistem yang

dikembangkan mampu mengurangi kesalahan pencatatan barang dengan

melakukan pengecekan jumlah stok barang dan meng-update jumlah stok barang
secara langsung setiap melakukan transaksi pembelian dan penjualan. Selain itu,

sistem yang dikembangkan dapat menyimpan setiap transaksi pembelian, retur

serta mengolah data menjadi informasi secara cepat, tepat dan akurat sehingga

penyediaan laporan yang dibutuhkan tidak terlambat.

Demikian pula dengan penelitian Nadia Gita (2018) yang meneliti

mengenai analisis dan perancangan sistem informasi pembelian, produksi, dan

penjualan pada PT Jaya Harja. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem yang

terkomputerisasi dapat membantu para karyawan perusahaan Jaya Harja dalam

menyelesaikan tugas-tugas operasional pembelian, produksi dan penjualan. Selain

itu dapat membantu menghasilkan laporan yang berisi informasi yang dibutuhkan

secara cepat, tepat dan akurat untuk membantu perusahaan dalam pengambilan

keputusan.