Anda di halaman 1dari 44

KATA PENGANTAR

Buku panduan ini merupakan rumusan informasi-informasi


terkait penyelenggaraan Penilaian Potensi dan Kompetensi
Pejabat Pimpinan Tinggi dan Administrator dalam rangka
penyusunan Talent Pool yang akan dilakukan oleh Badan
Kepegawaian Negara (BKN) pada tahun 2018. Kegiatan ini
merupakan gelombang keempat dari keseluruhan rangkaian
yang direncanakan untuk diselenggarakan dalam 5 gelombang
(2015-2019).
Penyusunan Talent Pool merupakan salah satu upaya BKN
dalam mendukung penerapan sistem manajemen
kepegawaian yang berbasis merit. Untuk itu, salah satu
langkah strategis BKN dalam pengisian jabatan pimpinan
tinggi adalah penyediaan data-data atau profil pejabat yang
sedang menduduki JPT dan Administrator (database Talent
Pool JPT). Database Talent Pool JPT tersebut diharapkan
meliputi aspek kualifikasi, aspek kompetensi, dan aspek
kinerja.
Kegiatan Penilaian Potensi dan Kompetensi Pejabat Pimpinan
Tinggi dan Administrator ini juga memberikan tantangan
sekaligus kebanggaan yang besar bagi BKN, khususnya Pusat
Penilaian Kompetensi ASN karena: (1) Penilaian dilakukan

1
secara mandiri dengan melibatkan komponen Kantor
Regional; dan (2) Penerapan Teknologi Informasi dalam
kegiatan Penilaian Potensi dan Kompetensi.
Dengan diselenggarakannya kegiatan ini, kami berharap
bahwa hasilnya dapat menjadi kontribusi positif terhadap
kemajuan manajemen kepegawaian ASN secara keseluruhan.

Jakarta,
Kepala Pusat Penilaian Kompetensi ASN

Dr. Purwanto, M.M.

2
DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ..................................................................................................... 1

PENDAHULUAN ........................................................................................................... 5

TUJUAN DAN MANFAAT KEGIATAN ................................................................... 7

TALENT POOL JPT....................................................................................................... 9

ASPEK POTENSI ................................................................................................... 10

ASPEK KOMPETENSI ......................................................................................... 12

PETUNJUK TEKNIS KEGIATAN ........................................................................... 17

PESERTA KEGIATAN .......................................................................................... 17

Ketentuan Peserta .......................................................................................... 17

Alokasi Peserta ................................................................................................ 18

Pengusulan Peserta ........................................................................................ 19

Undangan Peserta........................................................................................... 19

TEMPAT DAN WAKTU PELAKSANAAN KEGIATAN .............................. 21

INSTRUMEN PENILAIAN .................................................................................. 21

Instrumen Penilaian Potensi ...................................................................... 22

Instrumen Penilaian Kompetensi............................................................. 22

TIM PELAKSANA KEGIATAN .......................................................................... 22

SARANA DAN PRASARANA PENDUKUNG................................................. 27

3
PEDOMAN UNTUK PESERTA............................................................................... 29

PENDAFTARAN PESERTA................................................................................ 29

Mekanisme Pendaftaran .............................................................................. 29

Panduan Aplikasi Registrasi (talentpool.bkn.go.id) ......................... 31

Teknis Pelaksanaan Penilaian ................................................................... 43

4
PENDAHULUAN

Jabatan pimpinan tinggi (JPT) merupakan jabatan strategis dalam


mendukung birokrasi yang progresif, responsif, dan partisipatif
melalui tugas pelayanan publik, tugas pemerintahan, dan tugas
pembangunan yang diembannya. Dalam melaksanakan tugas-tugas
demikian, setiap pejabat pimpinan tinggi harus menjamin
akuntabilitas jabatan, sesuai dengan jenjangnya masing-masing.
Mengingat tugas strategis yang diemban oleh JPT dan akuntabilitas
jabatannya, maka pengangkatan dan penempatan seorang Pejabat
Pimpinan Tinggi patut mendapat perhatian khusus. Dalam Undang-
undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara, secara
khusus diatur mengenai JPT dan pengisiannya pada instansi pusat
dan daerah melalui sebuah mekanisme seleksi yang objektif berbasis
sistem merit. Hal ini tentu bertujuan untuk menjaring pimpinan atau
pejabat yang memiliki integritas, kompetensi, dan mampu mengelola
segala perbedaan budaya, latar belakang suku dan agama, serta
kepentingan seluruh elemen bangsa.
Untuk menghadapi permasalahan di atas dan juga tantangan serta
dinamika globalisasi, maka diperlukan pemimpin-pemimpin yang
memiliki integritas dan kompetensi tinggi untuk menjalankan
perannya. Sejalan dengan harapan masyarakat terhadap
meningkatnya kualitas dan kinerja birokrasi, maka pemimpin dalam

5
jabatan publik diharapkan mampu memformulasikan kebijakan yang
pro-masyarakat dan berorientasi pada kemanfaatan hasilnya.
Selain itu, pemimpin birokrasi dalam hal ini adalah pejabat pimpinan
tinggi, harus memiliki integritas dan mampu mengelola segala
perbedaan budaya, latar belakang, suku dan agama, serta kepentingan
seluruh elemen bangsa. Dengan demikian saatnya pemerintah
memilih dan menempatkan seorang pejabat yang akan menduduki
jabatan dalam birokrasi pemerintahan secara tepat sehingga mampu
menghasilkan pejabat yang memiliki keunggulan moral, bersih,
perduli dan profesional.
Badan Kepegawaian Negara (BKN) sesuai amanat pasal 48 huruf b
Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara,
diserahi tugas untuk membina dan menyelenggarakan penilaian
kompetensi ASN. Salah satu langkah strategis yang dilakukan oleh
BKN adalah menyediakan data-data atau profil pejabat yang akan
menduduki atau sedang menduduki Jabatan Pimpinan Tinggi.
Penyediaan data atau profil ini dilakukan melalui kegiatan penilaian
potensi dan kompetensi Pejabat Pimpinan Tinggi dan Administrator
untuk menyusun talent pool JPT Pratama. Hasil talent pool ini dapat
dimanfaatkan untuk memetakan pejabat pada posisi atau jabatan
yang sesuai dengan potensi dan kompetensinya atau sebagai bahan
rekomendasi untuk mengikuti seleksi pada jabatan yang lebih tinggi.

6
TUJUAN DAN MANFAAT KEGIATAN

Tujuan pelaksanaan penilaian potensi dan kompetensi adalah untuk


mendapatkan data dan profil Pejabat Pimpinan Tinggi dan
Administrator yang diperlukan untuk menyusun talent pool secara
Nasional guna menjadi dasar penilaian atau seleksi lebih lanjut, serta
pengembangan kompetensi kepemimpinan kader yang potensial.
Diharapkan pelaksanaan penilaian potensi dan kompetensi guna
penyusunan Talent Pool JPT dan Administrator dapat memberikan
manfaat:
1. Bagi peserta:
Dapat merencanakan pengembangan dirinya sendiri atau
merencanakan karirnya.
2. Bagi instansi partisipan:
a. Memiliki database profil potensi dan kompetensi Pejabat
Pimpinan Tinggi Pratama dan Administrator.
b. Dasar penerapan manajemen ASN yang transparan,
kompetitif, dan berbasis merit.
c. Dasar bagi pengembangan kompetensi kepemimpinan
untuk perubahan birokrasi.
d. Dapat memperpendek tahapan seleksi terbuka karena
instansi telah memiliki profil potensi dan kompetensi
Pejabat Pimpinan Tinggi dan Administrator.

7
8
TALENT POOL JPT

Secara umum, pengertian talent pool adalah “… A community of


qualified internal and external candidates who are actively interested in
your organization, your industry and your success and are engaged over
time to fill vacancies and refer people they know…” (Allegis).
Pengertian ini dapat dimaknai bahwa talent pool adalah sekelompok
kandidat baik yang berasal dari internal maupun eksternal organisasi,
dan yang memiliki ketertarikan terhadap organisasi untuk mengisi
jabatan atau lowongan pada organisasi tersebut.
Kriteria talent yaitu kriteria calon pemimpin yang sesuai dengan
kebutuhan organisasi. Talent adalah individu yang mampu membuat
perbedaan bagi kinerja organisasi, baik melalui kontribusi langsung
atau kontribusi dalam jangka panjang melalui kemampuan
menampilkan potensi yang istimewa. McKinsey menyatakan talent
adalah penjumlahan dari :
• Kemampuan pribadi
• Bakat-bakat bawaan (intrinsic)
• Keterampilan, pengetahuan dan pengalaman
• Kecerdasan
• Kemampuan membuat keputusan, sikap, karakter,
energi/daya dorong
• Kemampuan untuk belajar dan berkembang

9
Dalam konteks penyusunan Talent Pool JPT, pengertian Talent Pool
JPT adalah kelompok kandidat yang memenuhi persyaratan jabatan,
yang memiliki minat mengisi posisi JPT, terlibat secara berkelanjutan
untuk meniti karir sebagai ASN, dimana sukses penyelenggaraan
fungsi Pemerintahan dan Negara bergantung dari ketersediaan
kandidat kelompok JPT secara berkelanjutan (Allegis, terjemahan Y.R.
Munthe, 2015).

ASPEK POTENSI

Penilaian atas aspek potensi dilakukan guna mengukur tingkat


kesesuaian karakteristik pejabat pimpinan tinggi maupun kader ASN
yang potensial dengan tuntutan fungsi JPT. Kesesuaian karakteristik
dimaksud diperlukan untuk optimalisasi seorang pejabat dalam
menjalankan peran jabatan yang lebih tinggi/lebih luas di masa
depan.
Empat dimensi yang harus dipertimbangkan untuk menentukan
tingkat potensi seseorang, adalah :
1) Sikap Kerja, adalah dimensi yang memberikan gambaran
mengenai cara kerja seseorang dalam mengelola
pekerjaannya. High potential dalam dimensi ini adalah
pegawai yang mampu untuk berkinerja secara konsisten
melampaui harapan, bertahan untuk menampilkan kinerja
tinggi dalam rentang waktu yang panjang, mampu
mengantisipasi kebutuhan/tuntutan organisasi dan pemangku

10
kepentingan, serta berorientasi pada hasil, kreatif
menciptakan solusi.
2) Karakter (Character), adalah dimensi yang memberikan
gambaran mengenai pola perilaku seseorang dalam
menyikapi situasi. High potential dalam dimensi ini adalah
pegawai yang mampu menunjukkan keteladanan dalam
menampilkan nilai-nilai dan budaya kerja, memiliki kecintaan
pada organisasi dan sasaran yang akan dicapai organisasi,
percaya diri dan dihormati di lingkungan, serta mampu
membangun tim (pengikut).
3) Kapabilitas Berpikir (Thinking Capability), adalah dimensi
yang memberikan gambaran mengenai proses berfikir
seseorang, pemahaman terhadap masalah dan perumusan
solusi. High potential dalam dimensi ini mampu menunjukkan
fleksibilitas pada kondisi yang berubah, efektif dalam
mengelola ketidakpastian (ambiguity), cepat belajar, mampu
memprioritaskan dan mengoptimalkan situasi untuk
mencapai hasil.
4) Motivasi Kerja (Motivation), adalah dimensi yang memberikan
gambaran mengenai dorongan/keinginan yang menyebabkan
seseorang bekerja dengan optimal. High potential memiliki
aspirasi untuk mengambil tanggung jawab dan tantangan ke
tingkat yang lebih tinggi, tekun dan teguh dalam mencari
kesempatan berkembang sebagai pemimpin, serta bekerja
tidak sebatas pada tanggung saat ini, “go beyond the scope”

11
Apabila seseorang sudah mampu memenuhi keempat dimensi potensi
seperti di atas, dapat dikatakan bahwa individu tersebut adalah “high
potential”.

ASPEK KOMPETENSI

Secara umum, kompetensi adalah aspek pribadi yang ditunjukkan


melalui kemampuan seseorang untuk secara konsisten memberikan
tingkat kinerja yang memadai atau tinggi dalam suatu fungsi
pekerjaan spesifik. Kompetensi merupakan sebuah konsep yang
dapat diartikan sebagai kombinasi antara keterampilan (skills),
atribut personal (personal’s attribute), dan pengetahuan (knowledge)
yang tercermin melalui perilaku yang dapat diamati, diukur dan
dievaluasi. Kompetensi merupakan faktor penentu keberhasilan
kinerja. Fokus kompetensi adalah perilaku yang merupakan aplikasi
dari keterampilan, atribut personal, dan pengetahuan.
Spencer& Spencer (1993) mendefinisikan kompetensi sebagai “…
underlying characteristic of an individual that is causally related to
criterion-referenced effective and/or superior performance in a job or
situation…”. Sedangkan LOMA (1998), kompetensi didefinisikan
sebagai “… the personal aspects of an employee that enable him or her
to achieve superior performance…”. Secara awam, dalam beberapa
situs, disebutkan bahwa kompetensi adalah “… a combination of skill,
job attitude, and knowledge which is reflected in job behavior that can
be observed, measured and evaluated…”. Dapat disimpulkan bahwa
kompetensi merupakan karakteristik individu yang mencakup

12
kebiasaan kerja dan keterampilan yang dapat diukur dengan kriteria
tertentu yang memungkinkan individu untuk mencapai unjuk kerja
yang efektif dan/atau superior.
Dalam konteks JPT, perlu didefinisikan lebih spesifik mengenai
kompetensi yang diperlukan dalam jenjang Pimpinan Tinggi.
kompetensi kepemimpinan menurut Bennis dan Nanus (Matondang,
2008) adalah “the ability to manage” dengan attention (vision),
meaning (communication), trust (emotional glue), dan self
(commitment, willingness to take risk). Kompetensi kepemimpinan JPT
dibangun dari fungsi strategis JPT sebagaimana amanat UU ASN, yaitu
seorang pejabat/ pemangku JPT berfungsi memimpin dan memotivasi
setiap pegawai ASN pada instansi pemerintah yang dipimpinnya
melalui kepeloporan dalam bidang keahlian profesional, analisis dan
rekomendasi kebijakan, dan kepemimpinan manajemen. Pemangku
JPT diharapkan mampu untuk melaksanakan pengembangan
kerjasama, menunjukkan keteladanan dan menjamin akuntabilitas
jabatan. Selain itu, semangat pemerintah melalui slogan yang
disampaikan oleh Presiden Joko Widodo dalam berbagai forum resmi
turut memberikan arah dalam perumusan kompetensi kepemimpinan
yaitu “Kerja, kerja, kerja”. Presiden juga mengharapkan para Menteri
dan segenap pimpinan birokrasi untuk meningkatkan persatuan,
gotong royong, bahu-membahu, dan bekerja keras, bekerja dengan
semangat, dan kreatif.
Standar kompetensi yang digunakan dalam penilaian potensi dan
kompetensi pejabat pimpinan tinggi, disusun secara generik,

13
mengakomodir kompetensi kritis atau terpenting untuk pemangku
JPT, sedangkan kompetensi spesifik sesuai dengan substansi K/L/I,
dapat ditambahkan kemudian.

Standar kompetensi jabatan yang digunakan dalam penilaian potensi


dan kompetensi pejabat pimpinan tinggi, terdiri dari dua belas (12)
kompetensi yang dikelompokkan ke dalam empat kluster, yakni:
1) Kemampuan Berpikir (Thinking),
2) Kemampuan Mengelola Tugas (Working),
3) Kemampuan Menjalin Hubungan (Relating),
4) Wawasan Kebangsaan.
Berikut ini adalah dua belas (12) Standar Kompetensi JPT yang telah
disusun:
THINKING WORKING RELATIONS WASBANG
Visioning Integrity & Team Leadership Mengelola
(Penetapan Visi) Courage of (Kepemimpin tim) Kedaulatan
Conviction Conflict Bangsa
Championing (Integritas &
Change keberanian untuk Management
(Memprakarsai meyakinkan) (Manajemen
perubahan) Konflik)
Planning &
In-Depth Organizing Managing
Problem Solving (Perencanaan Diversity
Analysis and Pengorganisa- (Mengelola
Decision Making sian) keberagaman)
(Analisis
Pemecahan Driving for Result
Masalah dan (Mendorong
Pengambilan pada hasil)
Keputusan)

14
Stakeholder Focus
Innovation (Berfokus pada
(Inovasi) pemangku)

Tabel 1-Kompetensi Yang Dinilai

15
16
PETUNJUK TEKNIS KEGIATAN

PESERTA KEGIATAN

KETENTUAN PESERTA

a. Peserta adalah Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama dan


Administrator, dengan kriteria sebagai berikut:
1) Sedang menduduki jabatan pimpinan tinggi pratama atau
jabatan administrator
2) Berusia paling tinggi 56 tahun untuk Pejabat
Administrator dan 57 tahun untuk Pejabat Pimpinan
Tinggi terhitung pada tanggal 1 Januari 2018
b. Pejabat Administrator yang diusulkan adalah mereka yang
dinilai berkinerja baik dan memiliki potensi untuk
melaksanakan tugas dan fungsi yang lebih kompleks dan
strategis.
c. Diutamakan bagi Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama dan
Administrator yang belum pernah mengikuti penilaian baik di
instansi BKN maupun lembaga assessment lainnya. Aplikasi
akan secara otomatis menolak peserta yang pernah mengikuti
kegiatan Penilaian Potensi dan Kompetensi untuk Penyusunan
Talent Pool JPT dan Administrator di BKN pada tahun 2016 –
2017.

17
ALOKASI PESERTA

Alokasi peserta akan diinformasikan kepada masing-masing kantor


regional yang kemudian akan diteruskan kepada instansi daerah
untuk mengirimkan peserta. Data alokasi peserta untuk masing-
masing wilayah kantor regional sebagai berikut;

No Wilayah Kerja Alokasi Peserta


1 Kanreg I BKN Yogyakarta 182 orang
2 Kanreg II BKN Surabaya 252 orang
3 Kanreg III BKN Bandung 196 orang
4 Kanreg IV BKN Makassar 252 orang
5 Kanreg V BKN UPT Lampung 69 orang
6 Kanreg V BKN UPT Pontianak 114 orang
7 Kanreg VI BKN Medan 196 orang
8 Kanreg VII BKN Palembang 182 orang
9 Kanreg VIII BKN Banjarmasin 168 orang
10 Kanreg XI BKN Jayapura 70 orang
11 Kanreg X BKN Denpasar 224 orang
No Wilayah Kerja Alokasi Peserta
12 Kanreg XI BKN Manado 168 orang
13 Kanreg XII BKN Pekanbaru 168 orang
14 Kanreg XIII BKN Aceh 60 orang
15 Kanreg XIV BKN Manokwari 50 orang
16 BKN Pusat 150 orang

18
PENGUSULAN PESERTA

a. Semua peserta mendapat persetujuan dan diusulkan oleh


Pejabat Pembina Kepegawaian (PPK).
b. Setiap peserta yang sudah disetujui dan diusulkan, dapat
mendaftarkan diri dengan difasilitasi oleh BKD setempat
secara online menggunakan aplikasi Pendaftaran TalentPool
JPT dan Administrator yang dapat diakses di alamat
talentpool.bkn.go.id
c. Peserta yang tidak memenuhi kriteria yang telah ditentukan,
secara otomatis akan ditolak oleh aplikasi.
d. Untuk menjaga akurasi seleksi peserta, setiap instansi daerah
diharapkan melakukan peremajaan (updating) data pegawai
yang bersangkutan dalam SAPK.

UNDANGAN PESERTA

a. Nama peserta yang telah terdaftar, akan dibagi dalam


angkatan-angkatan. Tata cara pembagian ini akan
memperhitungkan jenjang jabatan, yaitu pejabat pimpinan
tinggi pratama dan administrator.

19
b. Pembagian peserta dalam angkatan-angkatan akan dilakukan
oleh Puspenkom yang berkoordinasi dengan Koordinator Tim
Asesor setiap Kanreg.
c. Berdasarkan data peserta yang telah dibagi ke dalam
angkatan, Kanreg akan mengundang peserta untuk hadir
mengikuti penilaian di Kanreg setempat sesuai dengan jadwal
kehadirannya.
d. Pendaftaran ditutup 7 (tujuh) hari sebelum pelaksanaan.
e. Paling lambat 1 (satu) hari sebelum pelaksanaan kegiatan,
peserta akan diundang untuk mengikuti kegiatan penilaian
potensi dan kompetensi di kantor regional sesuai dengan
angkatan dan jadwal kehadirannya. Informasi mengenai
jadwal pelaksanaan penilaian juga akan ditampilkan pada
website registrasi/ pendaftaran.
f. Setiap peserta akan mengikuti 2 (dua) hari pelaksanaan
tes/penilaian, yang akan dijelaskan lebih lanjut pada bagian
Pedoman Pelaksanaan.
g. Peserta hadir di tempat penilaian (Kanreg setempat) sesuai
dengan jadwal kedatangannya dengan membawa:
1) Biodata / DRH
2) Pass foto
3) Formulir Critical Incident (CI) yang telah dilengkapi
4) Formulir Q – Kom yang telah dilengkapi
5) Kartu BPJS/Askes
6) Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)

20
TEMPAT DAN WAKTU PELAKSANAAN KEGIATAN

1. Kegiatan Penilaian Potensi dan Kompetensi untuk


Penyusunan Talent Pool JPT dan Administrator Tahun 2018
direncanakan mulai diselenggarakan pada bulan Maret
sampai dengan Agustus tahun 2018.
2. Proses pelaksanaan penilaian untuk setiap peserta
berlangsung selama 2 (dua) hari dengan rincian sebagai
berikut:
No. KEGIATAN WAKTU

1. Psikometri (CAT) 2,5 jam

2. Analisis Kasus 1 jam

3. Tes Kognitif 1 jam

4. Diskusi 1 jam

5. Wawancara 1 jam

3. Pelaksanaan penilaian bertempat di Kantor Regional BKN


masing-masing.

INSTRUMEN PENILAIAN

Proses penilaian potensi dan kompetensi pejabat pimpinan tinggi


bertujuan untuk mengevaluasi kemampuan peserta saat ini dengan
menggunakan berbagai teknik yang efektif untuk menghasilkan profil
kompetensi. Metode Assessment Center digunakan sebagai metode

21
evaluasi. Beberapa teknik yang digunakan dalam assessment ini
adalah sebagai berikut:

INSTRUMEN PENILAIAN POTENSI

Rangkaian tes penilaian potensi bertujuan untuk mengidentifikasi


preferensi dan potensi pribadi pegawai. Beberapa instrumen tes
digunakan untuk menggali konstruk-konstruk potensi yang telah
dirumuskan oleh Assessor SDM pada Puskenkom BKN.
Pada kegiatan Penilaian Potensi dan Kompetensi Talent Pool JPT
tahun 2018 ini, pelaksanaan kegiatan penilaian potensi dirancang
untuk dilakukan dengan bantuan komputer (computer assisted),
untuk mempersingkat waktu pengolahan data hasil penilaian.

INSTRUMEN PENILAIAN KOMPETENSI

Rangkaian penilaian kompetensi akan dilakukan dengan


menggunakan 2 (dua) simulasi (Analisa Kasus, Leaderless Group
Discussion) dan Wawancara Kompetensi.

TIM PELAKSANA KEGIATAN

Pelaksanaan penilaian melibatkan beberapa tim diantaranya, tim


penilai yang meliputi koordinator/administrator, asesor, tester,
asesor pendukung, serta tim pendukung teknis pelaksanaan yang
meliputi tim pendukung kantor pusat dan tim pendukung kantor

22
regional, dimana masing-masing tim akan bertugas pada wilayah
kerja di kantor regional setempat.

Uraian tugas pada masing-masing tim adalah sebagai berikut;


a) Tim Penilai meliputi;
1. Koordinator asesor bertugas;
- Memastikan persiapan sarana dan prasarana.
- Memastikan jalannya penilaian kompetensi.
- Mengontrol pelaksanaan penilaian kompetensi.
- Mengatur angota tim dan memberikan arahan sebelum
pelaksanaan penilaian kompetensi.
- Mengkoordinasikan terselenggaranya asesor meeting.
2. Asesor bertugas;
- Melakukan observasi diskusi.
- Melakukan wawancara.
- Memberikan penilaian diskusi dan wawancara.
- Melakukan asesor meeting.
- Membuat laporan.
3. Asesor pendukung bertugas;
- Penggandaan berkas penilaian.
- Mengatur jadwal penilaian kompetensi.
- Menyediakan update data peserta dan tim.
- Mengawasi mekanisme teknis pelaksanaan.
- Melakukan penilaian analisa kasus.
- Menyusun berkas kelengkapan peserta.

23
4. Tester bertugas;
- Memimpin jalannya tes psikometri (CAT).
- Memberikan instruksi tes.
- Mengatur jalannya pelaksanaan tes.
- Melakukan penilaian analisa kasus.
- Melakukan control peserta melalui form kontrol.

b) Tim Pendukung Teknis (BKN Pusat) meliputi;


1. Koordinator lapangan bidang administrasi bertugas;
- Melakukan koordinasi dengan kordinator lapangan pada
masing-masing kantor regional.
- Melaporkan perkembangan situasi di lapangan kepada
pimpinan pusat.
2. Pendukung administrasi bertugas;
- Memastikan kesiapan peserta dan daftar hadir.
- Berkoordinasi dengan pihak tim pendukung teknis kantor
regional.
- Membuat cek list dan memeriksa data-data tim pelaksana
penilaian.
- Menyiapkan laporan kegiatan penyelenggaraan pada
masing-masing kantor regional.
- Menyiapkan kesiapan helpdesk yang akan digunakan.
- Menyiapkan kelengkapan administrasi pelaksanaan
kegiatan dan dokumen pertanggungjawaban keuangan.

24
3. Tim CAT bertugas;
- Memeriksa kesiapan perangkat sarana dan prasarana ruang
CAT.
- Menarik data peserta tes per angkatan.
- Mengendalikan peserta selama tes CAT berlangsung.

c) Tim Pendukung Teknis (BKN Kantor Regional) meliputi;


1. Koordinator lapangan bidang administrasi bertugas;
- Membagi tugas kepada para petugas yang ditentukan.
- Menyiapkan surat-surat terkait dengan penyelenggaraan
kegiatan kepada setiap instansi daerah.
- Monitoring pendaftaran disesuaikan dengan target peserta
yang sudah ditentukan sebelumnya.
- Memastikan kesiapan ruangan dan sarana prasarana yang
akan digunakan.
- Bertanggung jawab atas penandatangan administrasi
internal maupun eksternal BKN.
2. Tim Registrasi bertugas;
- Menyiapkan meja registrasi dan kelengkapan komputer.
- Mengkonfirmasi kedatangan peserta dalam aplikasi.
- Menerima dokumen peserta.
- Membagikan kartu peserta.
3. Tim CAT bertugas;
- Berkordinasi dengan tim CAT Pusat, menyiapkan ruang dan
sarana prasarana CAT.

25
- Mengendalikan peserta selama tes.
4. Tim pendukung sesi Diskusi bertugas;
- Memeriksa dan menyiapkan ruang sarana prasarana
penyelenggaraan diskusi.
- Mengumpulkan peserta pada masing-masing sesi diskusi
sesuai dengan jadwal.
5. Tim pendukung sesi Wawancara bertugas;
- Memeriksa dan menyiapkan ruang sarana prasarana
penyelenggaraan wawancara.
- Mengumpulkan peserta sesuai dengan jadwal wawancara.
6. Tim Akomodasi, Konsumsi dan Transportasi bertugas;
- Melakukan pemesanan hotel untuk tim pelaksanaan
kegiatan penilaian.
- Berkoordinasi dengan tim pendukung BKN Pusat terkait
kesiapan administrasi.
- Menyediakan konsumsi untuk tim pelaksanaan kegiatan dan
peserta.
- Melengkapi kelengkapan berkas administrasi untuk
pertanggungjawaban.
7. Tim medis bertugas;
- Menyiapkan obat-obatan dan peralatan medis yang
diperlukan.
- Berada di lokasi pelaksanaan kegiatan.
- Berkoordinasi dengan fasilitas pelayanan kesehatan
terdekat.

26
8. Petugas Keamanan bertugas;
- Membantu mengarahkan peserta saat pelaksanaan kegiatan.
- Menjaga keamanan lokasi penilaian.

SARANA DAN PRASARANA PENDUKUNG

Kegiatan penilaian potensi dan kompetensi pejabat pimpinan tinggi


memerlukan beberapa sarana dan prasarana pendukung antara lain;
1) Ruang tes klasikal berbasis komputer (Ruang CAT) dilengkapi
dengan perangkat komputer, sound system, proyektor dan
layar, serta genset untuk operasional.
2) Ruangan Diskusi (LGD), dilengkapi dengan;
- 1 (satu) meja diskusi dilengkapi dengan kursi sebanyak 8
(delapan) buah.
- 2 (dua) kursi untuk asesor/observer.
- Kertas flip chart / papan whiteboard.
- Spidol whiteboard.
- Nomer meja yang akan diletakkan pada meja diskusi.
- Kertas A4 secukupnya.
- Alat perekam (disediakan oleh asesor).
3) Ruangan Wawancara, dilengkapi dengan;
- 1 (satu) meja wawancara dilengkapi dengan 2 (dua) kursi
ditata secara berhadapan.
- Alat perekam (disediakan oleh asesor).
4) Ruang tunggu bagi peserta yang akan mengikuti sesi
selanjutnya.

27
5) Ruangan untuk konsumsi.
6) Ruangan kerja untuk asesor / ruang sekretariat.
7) Ruangan asesor meeting.
8) Setiap ruangan diberikan label, yakni; ruangan
CAT/Psikometri, ruangan diskusi (LGD), dan ruangan
wawancara.
9) Denah ruangan / lokasi disiapkan untuk memudahkan peserta
dan tim asesor dalam menjalankan kegiatan.
10) Meja administrasi peserta berjumlah 3 (tiga) meja dan
dilengkapi dengan Laptop / PC secara online, yang
diperuntukkan untuk peserta melakukan pendaftaran.
11) Meja untuk pengambilan SPPD berjumlah 1 (satu).
12) Meja petugas helpdesk berjumlah 1 (satu) dan dilengkapi
dengan Laptop / PC secara online, diperuntukkan untuk
melayani kendala pada saat registrasi.
13) Dokumentasi kegiatan oleh masing-masing wilayah kantor
regional setempat.
14) Poliklinik; obat-obatan dan tenaga medis.

28
PEDOMAN PENDAFTARAN

PENDAFTARAN PESERTA

MEKANISME PENDAFTARAN

1. BKD mengirim daftar nominatif peserta menggunakan form


yang terlampir dalam surat yang dikirimkan oleh Kantor
Regional.
2. BKD mendaftarkan dan menginformasikan kepada calon
peserta bahwa mereka telah diusulkan menjadi peserta
kegiatan Talent Pool JPT 2018.
3. Pendaftaran secara online dapat dilakukan pada alamat :
talentpool.bkn.go.id (panduan registrasi pada bagian
selanjutnya).
4. Kantor regional mengendalikan proses pendaftaran dan
mengirimkan undangan untuk mengikuti kegiatan penilaian
potensi dan kompetensi, paling lambat 1 (satu) hari sebelum
hari pelaksanaan.
5. Setiap hari pelaksanaan, peserta melakukan proses check-in
dengan membawa kartu (form) kontrol peserta. Kartu kontrol
ini dapat dicetak secara mandiri setelah melakukan
pendaftaran.

29
SKEMA 1-Ilustrasi Mekanisme Pendaftaran Peserta Dari Instansi
PANDUAN APLIKASI REGISTRASI (TALENTPOOL.BKN.GO.ID)

SKEMA 2-Ilustrasi Alur Pendaftaran Dalam Aplikasi Registrasi Online


Penjelasan tatacara pendaftaran dalam aplikasi registrasi:
1. Mengakses aplikasi pada alamat talentpool.bkn.go.id

Halaman awal (beranda) aplikasi berisi fitur-fitur dan


informasi yang terkait dengan proses pendaftaran, antara lain:
 Persyaratan pendaftaran,
 Alur pendaftaran,
 Tahapan/jadwal penilaian, dan
 Registrasi.

32
2. Mengunduh (download) dokumen yang harus diisi peserta

Sebelum mendaftar, calon peserta harus mengisi dokumen


yang akan digunakan dalam penilaian. Dokumen ini sudah
disediakan formulirnya dalam bentuk file Microsoft Word, dan

dapat diperoleh melalui menu pada halaman


awal.
Ada 3 (tiga) dokumen yang harus diunduh:
b) DRH : Data Riwayat Hidup
c) QKOM : Quesioner Kompetensi
d) Form CI : Formulir Critical Incident
Setelah dokumen tersebut diisi, harap dikemas dalam bentuk

!
compressed file (.zip) sebelum diunggah dalam proses
pendaftaran

33
3. Melakukan pendaftaran
a) Mendaftarkan NIP

Proses pendaftaran peserta dimulai dengan memasukkan


NIP pada halaman registrasi yang dapat diakses melalui

menu .
Aplikasi akan secara otomatis melakukan penyaringan
terhadap NIP calon peserta berdasarkan kriteria jabatan
dan usia calon. Apabila calon tidak memenuhi syarat,
aplikasi akan memberikan pesan berikut:

34
b) Mengisi Formulir Registrasi
Apabila calon peserta memenuhi kriteria jabatan dan usia,
aplikasi akan masuk kedalam halaman registrasi
sebagaimana pada gambar berikut. Dalam halaman
registrasi tersebut, informasi berikut wajib untuk
disertakan: alamat email, nomor handphone (telepon),
pasfoto, mengunggah dokumen-dokumen pendaftaran
(DRH, QKOM dan form CI – bentuk .zip) dan memasukkan
kode acak (Captcha).

35
Dalam halaman registrasi tersebut juga ditampilkan data
calon peserta yang diambil dari database kepegawaian
nasional.
Apabila ada data yang belum akurat, BKD dapat

!
melakukan update data kepegawaian pada SAPK.

PESAN KESALAHAN (ERROR):


Aplikasi pendaftaran akan memberikan pesan kesalahan
“NIP Anda sudah terdaftar.” Sebagaimana gambar berikut,

# yang berarti pegawai ybs. telah terdaftar atau pernah


mengikuti
sebelumnya.
kegiatan Talent Pool JPT pada tahun

36
c) Informasi tentang User ID dan password
Apabila pendaftaran berhasil, aplikasi akan secara
otomatis mengirimkan informasi User ID dan password ke
alamat email yang digunakan untuk proses pendaftaran.
Informasi User ID dan password ini digunakan untuk
mengakses akun peserta.

Gambar diatas adalah format email terkait informasi login


kepada masing-masing peserta.

37
Untuk beberapa pengguna layanan email publik seperti
Google (gmail) dan sebagainya, email informasi login ini

!
mungkin akan masuk dalam folder “SPAM”. Harap untuk
memeriksa terlebih dahulu sebelum melaporkan kendala
ini pada panitia.

d) Mencetak Form Kontrol Peserta


Peserta dapat menggunakan informasi loginnya untuk
mengakses akun dalam aplikasi registrasi. Dalam akun
registrasi ini, peserta dapat mencetak form kontrol
peserta yang harus dibawa pada saat pelaksanaan
kegiatan. Berikut adalah model form peserta:

38
39
4. Memantau proses pendaftaran
Apabila telah sukses untuk melakukan prosedur nomor 1
sampai dengan 3, maka pendaftaran telah selesai. Peserta
diharapkan tetap memantau alamat web pendaftaran untuk
pengumuman-pengumuman terkait dengan kegiatan Talent
Pool JPT 2017.
Peserta masih dapat melakukan perubahan terhadap data
atau melengkapi dokumen pendukung dengan mengakses

akun peserta melalui menu .


Berikut ini adalah tampilan login peserta:

Peserta dapat login dengan menggunakan NIP sebagai


username dan password sesuai dengan informasi yang diemail

40
(lihat pada bagian sebelumnya tentang informasi user ID dan
password).

5. Fitur Lupa Password


Apabila peserta lupa password aksesnya, dapat menggunakan
fitur reset password sebagaimana gambar berikut:

Setelah melakukan reset password, peserta akan dikirimkan


email mengenai informasi login yang baru.

41
SKEMA 3-Ilustrasi Pelaksanaan Penilaian Kompetensi Dan Potensi
TEKNIS PELAKSANAAN PENILAIAN

CHECK-IN PESERTA

 Peserta Melakukan check in aplikasi dan menyerahkan


dokumen pendaftaran kepada Tim Registrasi (SPPD, Kartu
Kontrol, DRH, CI, QKOM)
 Form kontrol ditandatangani peserta dan panitia pada kolom
check in hari I, dan penyerahan SPPD
 Form kontrol dikembalikan kepada peserta
 Peserta yang telah check in, diberikan Kartu Tanda Peserta

PSIKOMETRI (COMPUTER ASSISTED)

 Peserta menuju ruang CAT diarahkan oleh Panitia


 Peserta menandatangani form kontrol pada kolom CAT dan
memberikan kepada Tim CAT
 Tester memberikan pengarahan dan instruksi tes.
 Tester menandatangani form kontrol pada kolom CAT.

DISKUSI

 Tim Pendukung (Petugas Pendukung LGD) mengarahkan


peserta sesuai dengan ruangannya.
 Asesor memberikan instruksi LGD.
 Asesor meminta dan menandatangani form kontrol peserta.

WAWANCARA

 Petugas Pendukung Wawancara mengarahkan peserta sesuai


dengan ruangannya.
 Asesor meminta dan menandatangani Form Kontrol pada
kolom wawancara.

CHECK-OUT PESERTA

 Peserta mengembalikan form control yang telah


ditandatangani kepada tim registrasi.

43
 Tim registrasi melakukan check out peserta dalam aplikasi
registrasi dan menandatangani form control.
 Tim registrasi menyerahkan dokumen SPPD.
 Tim registrasi menyimpan form kontrol peserta.

44