Anda di halaman 1dari 7

A.

PENGELOLAAN OBAT DI PUSKESMAS


1. PERENCANAAN
Proses seleksi Sediaan Farmasi dan Bahan Medis Habis Pakai (BMHP)
dilakukan dengan mempertimbangkan pola penyakit, pola konsumsi Sediaan
Farmasi periode sebelumnya, data mutasi Sediaan Farmasi, dan rencana
pengembangan. Proses seleksi Sediaan Farmasi dan Bahan Medis Habis Pakai
juga harus mengacu pada Daftar Obat Esensial Nasional (DOEN) dan Formularium
Nasional. Proses seleksi ini harus melibatkan tenaga kesehatan yang ada di
Puskesmas seperti dokter, dokter gigi, bidan, dan perawat, serta pengelola program
yang berkaitan dengan pengobatan.
a. MORBIDITAS
Menghitung kebutuhan obat berdasarkan pola penyakit yang ada
b. KONSUMSI
Menghitung kebutuhan obat didasarkan pada banyakanya pemakaian obat
tahun lalu
c. KOMBINASI
Kombinasi antara perencanaan metode konsumsi dengan metode
morbiditas. Perencanaan ini dilakukan dengan cara menghitung obat-
obatan yang dibutuhkan berdasarkan metode morbiditas untuk 10 penyakit
terbanyak dan dilakukan crosscheck dengan metode konsumsi
berdasarkan pemakaian sebelumnya. Cara ini efektif untuk melihat
rasionalisasi obat
d. ANGGARAN
Usulan obat disesuaikan dengan anggaran yang ada, jika anggaran tidak
mencukupi makan dilakukan efisiensi dimulai dari obat obat yang menelan
biaya terbanyak namun bukan termasuk kategori obat esensial contohnya
vitamin dan supplemen.

2. PERMINTAAN
Permintaan diajukan kepada Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan dan kebijakan pemerintah daerah
setempat melalui LPLPO (lembar pemakaian dan lembar permintaan obat). LPLPO
berfungsi untuk melaporkan data pemakaian obat bulanan dan mengajukan
permintaan obat. Permintaan obat dilakukan setiap 3 bulan, sedangkan pelaporan
obat dilakukan setiap bulannya. Sumber data yang diperlukan untuk LPLPO adalah
kartu stok, buku catatan harian penerimaan dan pemakaian obat, buku catatan
harian penerimaan resep.

3. PENERIMAAN
Penerimaan adalah suatu kegiatan dalam menerima obat-obatan yang
diserahkan dari unit pengelola yang lebih tinggi kepada unit pengelola di bawahnya,
dalam hal ini unit pengelola yang lebih tinggi adalah Dinas Kesehatan Kota dan unit
kesehatan yang dibawahnya adalah Puskesmas. Petugas penerima obat wajib
melakukan pengecekan terhadap obat-obat yang diserahkan, mencakup jumlah
kemasan, jenis, jumlah obat, bentuk obat sesuai dengan isi dokumen (LPLPO) serta
petugas wajib memeriksa waktu kadaluarsa, nomor batch dan ditanda tangani oleh
petugas/diketahui Kepala Puskesmas. Bila tidak memenuhi syarat petugas
penerima dapat mengajukan keberatan. Jika terdapat kekurangan, penerimaan obat
wajib menuliskan jenis yang kurang (rusak, jumlah kurang, dan lain-lain). Setiap
penambahan obat-obatan dicatat dan dibukukan pada buku penerimaan obat dan
kartu stok. Masa kadaluarsa minimal dari sediaan farmasi yang diterima disesuaikan
dengan periode pengelolaan di Puskesmas ditambah satu bulan. Proses
penerimaan dilakukan oleh Apoteker penanggung jawab, apabila Apoteker
penanggung jawab berhalangan hadir maka proses penerimaan dapat didelegasikan
ke Tenaga Kefarmasian/tenaga medis/tenaga kesehatan lain.

4. PENYIMPANAN
Penyimpanaan merupakan kegiatan pengaturan terhadap sediaan farmasi
dan bahan medis habis pakai yang diterima agar aman, terhidar dari kerusakan fisik
maupun kimia dan mutunya tetap terjamin, sesuai dengan persyaratan yang
ditetapkan. Penyimpanan haruslah dalam wadah asli dari produsen dengan
mempertimbangkan hal hal sebagai berikut :
a. Bentuk dan jenis sediaan
b. Kondisi yang dipersyaratkan
c. Mudah atau tidaknya meledak/terbakar
d. Narkotika dan psikotropika disimpan sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan ; dan
e. Tempat penyimpanan tidak digunakan untuk menyimpan barang lainnya
yang dapat menyebabkan kontaminasi
f. Tidak bersinggungan langsung antara kemasan dengan lantai
Prosedur sistem penyimpapan obat terbagi menjadi beberapa yaitu :
a. Obat disusun berdasarkan abjad (alfabetis), persamaan bentuk (obat
kering atau cair), dan cara pemerian obat (luar, oral, dan suntikan)
b. Penyusunan obat berdasarkan frekuensi penggunaan :
- FIFO (First in Out First Out) obat yang datang pertama akan
kadaluarsa lebih awal, maka dari itu obat lama harus diletakkan dan
disusun paling depan dan obat baru diletakkan paling belakang
- FEFO (First Expired First Out) obat yang lebih awal kadaluarsa
harus dikeluarkan lebih dahulu
c. Obat disusun berdasarkan volume
1) Barang yang jumlah sedikit harus diberi perhatian/tanda khusus
agar mudah ditemukan kembali
2) Barang yang jumlahnya banyak ditempatkan sedemikian ruapa
agar tidak terpisah, sehingga mudah pengawasan dan
penanganannya.

Ketentuan mengenai sarana penyimpanan obat antara lain :

a. Gudang atau tempat penyimpanan


Harus lembab, dengan ventilasi agar cahaya dapat masuk dan terdapat
perputaran udara sehingga udara tidak lembab ataupun panas. Sebaiknya
gudang disertai dengan pengukur suhu ruangan.
b. Kondisi penyimpanan
Untuk menghindari udara lembab maka dapat dilakukan :
1) Ventilasi pada ruangan atau jendela dibuka
2) Pasang kipas angin atau AC
3) Jangan sampai terjadi kebocoran pada atap.

Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran sediaan obat di gudang,


terbagi menjadi 3 tipe sistem tata ruang penyimpanan obat sistem arah garis
lurus, arus U, dan arus L.
5. PENDISTRIBUSIAN
Pendistribusian adalah kegiatan pengeluaran dan penyerahan obat secara
teratur dan merata untuk memenuhi kebutuhan sub unit farmasi puskesmas dengan
jenis, mutu, jumlah dan waktu yang tepat. Sistem distribusi yang baik harus :
menjamin kesinambungan penyaluran/penyerahan, mempertahankan mutu,
meminimalkan kehilangan, kerusakan, dan kadaluarasa, menjaga tetelitian
pencatatan, menggunakan metode distribusi yang efisien, dengan memperhatikan
peraturan perundangan dan ketentuan lain yang berlaku, menggunakan sistem
informasi manajemen. Sub-sub unit di Puskesmas dan jaringannya antara lain:
1. Sub unit pelayanan kesehatan di dalam lingkungan Puskesmas;
2. Puskesmas Pembantu;
3. Puskesmas Keliling;
4. Posyandu; dan
5. Polindes.

6. PEMUSNAHAN DAN PENARIKAN


Pemusnahan dan penarikan Sediaan Farmasi, dan Bahan Medis Habis Pakai
yang tidak dapat digunakan harus dilaksanakan dengan cara yang sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan. Penarikan sediaan farmasi yang tidak
memenuhi standar/ketentuan peraturan perundang-undangan dilakukan oleh pemilik
izin edar berdasarkan perintah penarikan oleh BPOM (mandatory recall) atau
berdasarkan inisiasi sukarela oleh pemilik izin edar (voluntary recall) dengan tetap
memberikan laporan kepada Kepala BPOM. Penarikan Bahan Medis Habis Pakai
dilakukan terhadap produk yang izin edarnya dicabut oleh Menteri. Pemusnahan
dilakukan untuk Sediaan Farmasi dan Bahan Medis Habis Pakai bila:
1. Produk tidak memenuhi persyaratan mutu
2. Telah kadaluwarsa
3. Tidak memenuhi syarat untuk dipergunakan dalam pelayanan
kesehatan atau kepentingan ilmu pengetahuan; dan/atau
4. Dicabut izin edarnya.
Tahapan pemusnahan Sediaan Farmasi dan Bahan Medis Habis Pakai terdiri dari:
1. Membuat daftar Sediaan Farmasi dan Bahan Medis Habis Pakai yang
akan dimusnahkan
2. Menyiapkan Berita Acara Pemusnahan;.
3. Mengoordinasikan jadwal, metode dan tempat pemusnahan kepada
pihak terkait;
4. Menyiapkan tempat pemusnahan; dan
5. Melakukan pemusnahan disesuaikan dengan jenis dan bentuk sediaan
serta peraturan yang berlaku.

7. PENGENDALIAN SEDIAAN FARMASI DAN BAHAN MEDIS HABIS PAKAI


Pengendalian Sediaan Farmasi dan Bahan Medis Habis Pakai adalah suatu
kegiatan untuk memastikan tercapainya sasaran yang diinginkan sesuai dengan
strategi dan program yang telah ditetapkan sehingga tidak terjadi kelebihan dan
kekurangan/kekosongan Obat di unit pelayanan kesehatan dasar.
Kegiatan pengendalain adalah :
1. Memperkirakan/menghitung pemakaian rata-rata periode tertentu di
Puskesmas dan selurut unit pelayanan. Jumlah stok ini disebut stok kerja
2. Menentukan :
- Stok optimum adalah jumlah obat yang diserahkan kepada unit
pelayanan agar tidak mengalami kekurangan/kekosongan
- Stok pengaman adalah stok yang disediakan untuk mencegah
terjadinya suatu hal yang tidak terduga misalnya keterlambatan
pengiriman.
- Menentukan waktu tunggu (lead time) yaitu waktu yang diperlukan
mulai dari pemesanan sampai obat diterima.
Tujuannya adalah agar tidak terjadi kelebihan dan kekosongan Obat di unit
pelayanan kesehatan dasar.
Pengendalian Sediaan Farmasi terdiri dari:
1. Pengendalian persediaan;
Untuk melakukan pengendalian persediaan diperlukan pengamatan
terhadap stok kerja, stok pengaman, waktu tunggu dan sisa stok.
Sedangkan untuk mencukupi kebutuhan, perlu diperhitungkan keadaan
stok yang seharusnyanya pada waktu kedatangan obat atau kalau
dimungkinkan memesan.
Untuk mencegah terjadinya kekosongan obat perlu diperhatikan hal-hal
berikut ini :
- cantumkan jumlah stok optimum pada kartu stok
- laporakan segera kepada POPPK jika terdapat pemakaian yang
melebihi rencana karena keadaan tidak terduga
- buat laporan sederhana secara berkala kepada Kepala Puskesmas
tentang pemakaian obat tertentu yang banyak dan obat lainnya
masih mempunyai persediaan banyak.

2. Pengendalian penggunaan; dan


Tujuan pengendalian penggunaan adalah untuk menjaga kualitas
pelayanan obat dan meningkatkan efisiensi pemanfaatan dana obat.
Pengendalian penggunaan meliputi :
- Presentase penggunaan antibiotik
- presentase penggunaan injeksi
- Presentase rata-rata jumlah resep
- Presentase obat penggunaan obat generik
- Kesesuaian dengan pedoman
3. Penanganan Sediaan Farmasi hilang, rusak, dan kadaluwarsa.

8. ADMINISTRASI
Administrasi meliputi pencatatan dan pelaporan terhadap seluruh rangkaian
kegiatan dalam pengelolaan Sediaan Farmasi dan Bahan Medis Habis Pakai, baik
Sediaan Farmasi dan Bahan Medis Habis Pakai yang diterima, disimpan,
didistribusikan dan digunakan di Puskesmas atau unit pelayanan lainnya. Tujuan
pencatatan dan pelaporan adalah:
1. Bukti bahwa pengelolaan Sediaan Farmasi dan Bahan Medis Habis Pakai
telah dilakukan
2. Sumber data untuk melakukan pengaturan dan pengendalian
3. Sumber data untuk pembuatan laporan

Kegiatan pencatatan dan pelaporan meliputi :


a. Pencatatan Penerimaan Obat
1) Formulir Penerimaan Obat Merupakan dokumen pencatatan mengenai
datangnya obat berdasarkan pemberitahuan dari panitia pembelian
2) Buku harian penerimaan barang Dokumen yang memuat catatan
mengenai data obat/dokumen obat harian
b. Pencatatan Penyimpanan Kartu persediaan obat/barang
c. Pencatatan Pengeluaran
Buku harian pengeluaran barang Dokumen yang memuat catatan
pengeluaran baik tentang data obat, maupun dokumen catatan obat
d. Pelaporan
Laporan mutasi barang Laporan berkala mengenai mutasi barang dilakukan
triwulan, persemester ataupun pertahun.

9. PEMANTAUAN DAN EVALUASI PENGELOLAAN OBAT


Pemantauan dan evaluasi pengelolaan Sediaan Farmasi dan Bahan Medis
Habis Pakai dilakukan secara periodik dengan tujuan untuk:
a. mengendalikan dan menghindari terjadinya kesalahan dalam pengelolaan
Sediaan Farmasi dan Bahan Medis Habis Pakai sehingga dapat menjaga
kualitas maupun pemerataan pelayanan
b. memperbaiki secara terus-menerus pengelolaan Sediaan Farmasi dan Bahan
Medis Habis Pakai; dan
c. memberikan penilaian terhadap capaian kinerja pengelolaan.
Setiap kegiatan pengelolaan Sediaan Farmasi dan Bahan Medis Habis Pakai,
harus dilaksanakan sesuai standar prosedur operasional. Standar Prosedur
Operasional (SPO) ditetapkan oleh Kepala Puskesmas. SPO tersebut diletakkan di
tempat yang mudah dilihat. Contoh standar prosedur operasional sebagaimana
terlampir.