MANAJEMEN PERKANTORAN

Teknologi Informasi Perkantoran

Dosen Mata Kuliah:

Marsofiyati, S.Pd., M.Pd.

Disusun oleh:

Disusun Oleh:

Aulia Dwi Yuniarti 1709617071

Indra Lesmana 1709617028
Nabilla Aulia Rachmi 1709617076
Shyva Tita Nia 1709617074

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN ADMINISTRASI

PERKANTORAN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI JAKARTA
2019
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah
memberi rahmat dan karunia-Nya, sehingga makalah ini dapat tersusun dengan
baik untuk memenuhi persyaratan nilai mata kuliah Manajemen Perkantoran.
Kami ingin menyampaikan banyak terima kasih kepada seluruh pihak
yang telah membantu kami menyelesaikan makalah ini. Meskipun banyak
hambatan dan tantang dengan bantuan banyak pihak, makalah ini dapat
diselesaikan tepat pada waktunya.
Dengan adanya makalah ini, diharapkan dapat bermanfaat bagi para
pembaca dan dapat dijadikan pelajaran yang berharga tentunya untuk masyarakat
luas. Untuk itu, diharapkan kritik dan saran dari para pembaca yang bersifat
membangun.

Jakarta, 22 September 2019

Penyusun

i
 DAFTAR ISI

Halaman
KATA PENGANTAR .................................................................................... i
DAFTAR ISI .................................................................................................. ii
BAB I PENDAHULUAN ............................................................................... 1
A. Latar Belakang Masalah ....................................................................... 1
B. Rumusan Masalah ................................................................................ 2
C. Tujuan Penulisan ................................................................................. 3
D. Manfaat Penulisan ............................................................................... 3
BAB II PEMBAHASAN ................................................................................ 4
A. Pengertian Teknologi informasi Perkantoran....................................... 4
B. Fungsi Teknologi Informasi Perkantoran............................................. 8
C. Pemanfaatan Teknologi Informasi Dalam Manajemen Kantor ........... 10
D. Pengaruh Teknolofi Informasi Terhadap Perkantoran ......................... 13
E. Kantor Maya (Virtual Office) ............................................................. 15
BAB III PENUTUP ........................................................................................ 18
A. Kesimpulan .......................................................................................... 18
B. Saran ..................................................................................................... 18
DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................... 19

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Era disrupsi merupakan fenomena ketika masyarakat menggeser aktivitas-
aktivitas yang awalnya dilakukan di dunia nyata, ke dunia maya. Fenomena
ini berkembang pada perubahan pola dunia bisnis. Kemunculan transportasi
gadget / daring adalah salah satu dampaknya yang paling populer di Indonesia.
Era disrupsi dijadikan hambatan dan keuntungan bagi para pelaku bisnis
yang ada di Indonesia. Karena era disrupsi juga dijadikan sebagai era
digitalisasi, dimana seluruh aktifitas/kegiatan menggunakan daring atau media
internet. Hal ini menjadikan para pelaku bisnis market leader harus pintar
mencari celah atau solusi bagaimana cara menjadikan era disrupsi ini sebagai
keuntungan bagi mereka.
Terdapat perubahan yang jelas dari masa sebelum era disrupsi dengan
masa saat ini. Dimana setiap lini kehidupan mengalami pergerakan teknologi,
yang tidak jarang teknologi membuat manusia diberikan kemudahan juga
diberikan tantangan apakah kita mampu untuk memanfaatkannya dengan
bijaksana. Banyak hal yang ditimbulkan dari pergerakan teknologi ini,
dkantaranya manusia dengn mudah menyelesaikan pekerjaan sehingga lebih
cepat dan lebih tepat dalam mencapai hasil yang diinginkan.
Pemanfaatan teknologi pun tidak terbatas pada ruang pelaksanaannya.
Seperti halnya sektor pendidikan, ekononomi, dan budaya ikut terlibat dalam
perkembangan teknologi. Begitu pula dengan dunia perkantoran. Kita bisa
melihat bagaimana dunia perkantoran semakin canggih dan terbantu dengan
teknologi yang tersedia, sehingga hal ini dapat mempengaruhi pimpinan dalam
mengambil keputusan. Seperti contohnya, jika dahulu kertas – kertas yang
telah terpakai dan habis nilai gunanya, dimusnahkan dengan cara dibaakar,
dampak yang dihasilkan adalah polusi udara, pengeluaran yang lebih mahal
untuk sampai pada pembakaran tersebut akan tetapi kini untuk memusnahkan
sebuah arsip hanya memerlukan sebuah mesin yang nantinya akan membuat

1
 arsip – arsip yang nilai gunanya telah habis menjadi hancur. Dan hal ini dapat
di pertimbangkan pimpinan dalam upaya memanfaatkan teknologi.
Lain hal nya dengan tata persuraratan disebuah perusahaan, jika dulu
mengirim surat memerlukan kertas, amplop, dan kurir yang mengantarnya,
namun kini mengirim surat dapat dilakukan hanya dengan duduk di depan
sebuah monitor computer, surat tersebut dapat dikirim kemanapun tanpa
memandang jarak dan waktu dibutuhkannya surat tersebut. Banyak kebaruan –
kebaruan dalam dunia perkantoran seperti, telepon, printer, scanner, dan
perlengkapan lainnya, bahkan terdapat virtual office dimana kantor maya ini
tidak memerlukan sebuah bangunan sebagai tempat kerja, hanya dengan
memanfaatkan teknologi seseorang dengan orang lain dapat terhubung
menjadi sebuah organisasi perusahaan.
Era disrupsi tidak hanya terjadi di dunia digital. Era ini mengenai banyak
pihak mulai dari anak-anak, mahasiswa, buruh, pemerintah, dan jajaran kelas
atas. Dunia bisnis hingga hukum juga harus beradaptasi agar tidak ditinggal
penggunanya. Sebagai generasi muda, sangat dianjurkan untuk semakin
memperluas pengetahuan di berbagai bidang. Sebab kelak pekerjaan fisik akan
mulai digantikan dengan mesin atau robot. Manusia hanya akan berperan
dalam mengolah kreativitas dan pekerjaan yang menyangkut afeksi serta
emosi. Oleh sebab itu memanfaatkannya dengan bijaksana merupakan salah
satu langkah konkrit dalam menyikapi era pergeseran teknologi ini.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, maka permasalahan dapat dirumuskan
sebagai berikut:
1. Apakah yang dimaksud teknologi informasi perkantoran?
2. Bagaimana fungsi teknologi dan informasi dalam dunia perkantoran?
3. Bagaimana pemanfaatan teknologi dan informasi di sebuah perusahaan?
4. Apa pengaruh teknologi informasi terhadap perkantoran?
5. Mengapa teknologi informasi dapat melahirkan sebuah kantor maya
(virtual office)?

2
C. Tujuan Penulisan
Berdasarkan rumusan masalah di atas, maka penulisan makalah ini
mempunyai tujuan sebagai berikut:
1. Memahani pengertian dari teknologi informasi perkantoran
2. Mengetahui fungsi dari teknologi dan informasi dalam dunia perkantoran
3. Memahami pemanfaatan teknologi dan informasi di perusahaan
4. Memahami pengaruh teknologi informasi terhadap perkantoran
5. Mengetahui bahwa teknologi informasi dapat melahirkan sebuah kantor
maya (virtual office).
D. Manfaat Penulisan
Berdasarkan tujuan penulisan di atas, maka manfaat dari penulisan ini
adalah sebagai berikut:
1. Kegunaan Teoritis
Dengan dibuatnya makalah ini, diharapkan dapat memberikan
wawasan dalam teknologi informasi perkantoran.
2. Kegunaan Praktis
Penulisan ini dapat dijadikan sebagai pemecahan masalah bagi
berbagai pihak yaitu:
a. Penulis
Sebagai sarana untuk menambah wawasan dan pengalaman yang
lebih mendalam mengenai Teknologi Dan Informasi Perkantoran.
b. Universitas Negeri Jakarta
Dapat menjadi masukan bagi para mahasiswa yang mempelajari
Manajemen Perkantoran, serta memperkaya perbendaharaan
perpustakaan baik di Fakultas Ekonomi maupun di Perpustakaan
Universitas Negeri Jakarta dalam Teknologi Dan Informasi
Perkantoran.

3
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian Teknologi Informasi Perkantoran

Teknologi informasi yang semakin berkembang, menyebabkan seluruh
kegiatan perkantoran tidak terlepas dari peran teknologi. Hal tersebut juga
sangat berpengaruh terhadap pengelolaan informasi perkantoran. Pengolahan
data dan informasi manual yang dinilai lambat, berdampak terhadap
perkembangan kebijakan perusahaan, yang harus cepat dan terintegrasi. Oleh
karena itu, era digital yang ditandai dengan perkembangan teknologi informasi
dan otomatisasi perkantoran, menjadi salah satu ilmu pengetahuan yang harus
dipelajari dan dikembangkan oleh organisasi baik itu perusahaan maupun
lembaga-lembaga lainnya.
Teknologi Informasi berasal dari dua kata, yaitu Teknologi dan Informasi,
yang masing-masing memiliki definisi. Kata teknologi berasal dari Bahasa
Perancis, La teknique yang dapat diartikan semua proses yang dilaksanakan
dalam upaya untuk mewujudkan sesuatu secara rasional. Dalam hal ini, yang
dimaksud dengan sesuatu dapat berupa benda atau konsep, sedangkan yang
dimaksud dengan secara rasional adalah dapat dipahami. Teknologi adalah
pengembangan dan aplikasi dari alat, mesin, material dan proses yang
menolong manusia menyelesaikan masalahnya. Teknologi adalah keseluruhan
sarana untuk menyediakan barang-barang yang diperlukan bagi kelangsungan
dan kenyamanan hidup manusia. Menurut Iskandar Alisyahbana (1980)
"Teknologi adalah cara melakukan sesuatu untuk memenuhi kebutuhan
manusia dengan bantuan alat dan akal sehingga seakan-akan memperpanjang,
memperkuat atau membuat lebih ampuh anggota tubuh, panca indera, dan otak
manusia". Miarso, menyatakan bahwa teknologi adalah pengembagnan dan
aplikasi dari alat, mesin, material dan proses yang menolong manusia
menyelesaikan masalahnya.
Teknologi juga penerapan keilmuwan yang mempelajari dan
mengembangkan kemampuan dari suatu rekayasa dengan langkah dan teknik

4
tertentu dalam suatu bidang. Sedangkan Informasi menurut kamus Wikipedia
adalah data yang telah diberi makna melalui konteks. Sebagai contoh,
dokumen berbentuk spreadsheet (seminal dari Microsoft Excel) seringkali
digunakan untuk membuat informasi dari data yang ada di dalamnya. Laporan
laba rugi dan neraca merupakan bentuk informasi, sementara angka-angka di
dalamnya merupakan data yang telah diberi konteks sehingga menjadi punya
makna dan manfaat.
Dalam Abdul Kadir (2002: 31); McFadden dkk (1999), beberapa
pengertian informasi dari beberapa ahli:
1. Raymond Mcheod
Mengungkapkan bahwa informasi adalah "data yang sudah diolah menjadi
bentuk yang memiliki arti bagi penerima dan bermanfaarbagi pengambilan
keputusan saat ini atau mendatang".
2. Tata Sutabri
Menyatakan bahwa informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau
diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan
keputusan.
3. Anton M. Meliono
Menurut Anton "Informasi adalah data yang sudah diproses untuk tujuan
tertentu. Tujuan tersebut adalah untuk menghasilkan sebuah keputusan".
4. Gordon B. Davis
Gordon menyatakkan "Informasi adalah data yang telah diproses menjadi
suatu bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat bagi
pengambilan keputusan saat ini atau mendatang"
5. Lani Sidharta
Menyatakan "Informasi adalah data yang disajikan dalam bentuk yang bisa
berguna untuk membuat keputusan"
6. Jogiyanto HM.
Menurutnya Informasi adalah sebagai hasil dari pengolahan data dalam
suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berhrti bagi penerimanya yang

5
 menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan
untuk pengambilan keputusan.

7. George H. Bodnar
Menurut George Informasi adalah data yang diolah sehingga dapat
dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat.

Jadi dapat disimpulkan bahwa informasi adalah sekumpulan data yang

diolah, dimanipulasi dan ditata untuk menjadi sesuatu yang berguna bagi
penerimanya, untuk pengambilan keputusan. Pengertian Teknologi Informasi
yang mudah dipahami adalah: "perolehan, pemrosesan, penyimpanan dan
penyebaran informasi baik yang berbentuk angka, huruf, gambar, maupun
suara dengan suatu alat electrinics berdasarkan kombinasi antara perhitungan
(computing) dan komunikasi jarak jauh (telecomunications)".
Perlu diketahui apabila pada masa lalu penanganan informasi
mengandalkan pada kertas, artinya semakin banyak informasi semakin banyak
kertas dibutuhkan atau disimpan, sedangkan sekarang, hal itu beralih kepada
"impulses" elektrik yang berukuran mini dengan kemampuan simpan lebih
besar dibandingkan kertas; misalnya sekarang flashdisk dapat memuat atau
diisi sejumlah informasi dari satu buku berukuran sedang. Tidak dipungkiri
bahwa peranan kertas akan tetap penting sebagai media penyajian informasi
atau tukar menukar informasi antar manusia atau organisasi (sering
diistilahkan sebagai "hardcopy"). Berikut pengertian teknologi informasi
menurut beberapa ahli teknologi informasi:
1. Menurut kamus Oxford (2015)Teknologi Informasi adalah studi atau
peralatan elektronika, terutama komputer, untuk menyimpan, menganalisa,
dan mendistribusikan informasi apa raja, termasuk kata-kata, bilangan, dan
gambar
2. Menurut Haag (1998) Teknologi Informasi adalah seperangkat alat yang
membantu anda bekerja dengan informasi dan melaksanakan tugas-tugas
yang berhubungan dengan pemrosesan informasi.

6
3. Menurut Martin (2002) Teknologi Informasi tidak hanya terbatas pada
teknologi komputer (software & hardware) yang digunakan untuk
memproses atau menyimpan informasi, melainkan juga mencakup
teknologi komunikasi untuk mengirimkan informasi
4. Menurut Lucas (2000) Teknologi Informasi adalah segala bentuk
teknologi yang diterapkan untuk memproses dan mengirimkan informasi
dalam bentul: elektronis
5. Menurut William & Sawyer, Teknologi Informasi adalah teknologi yang
menggabungkan komputasi (komputer) dengan jalur komunikasi
berkecepatan tinggi yang membawa data, suara, dan video.

Selanjutnya Haag juga membagi teknologi informasi menjadi enam

kelompok penting, yaitu:
1. Teknologi Masukan (Input Technology)
Merupakan segala perangkat yang digunakan untuk, menangkap data atau
informasi dari sumber asalnya. Contohnya antara lain barcode scanner dan
keyboard.
2. Teknologi Keluaran (Output Technology)
Teknologi yang berhubungan dengan segala piranti yang berfungsi untuk
menyajikan informasi hasil pengolahan sistem. Monitor dan printer
merupakan contoh teknologi keluaran.
3. Teknologi Perangkat Lunak (Software Technology)
Sekumpulan instruksi yang digunakan untuk mengendalikan perangkat
keras komputer. Pengolah data (word processor) merupakan contoh
program yang banyak digunakan oleh pemakai komputer untuk membuat
dokumen.
4. Teknologi Penyimpanan (Storage Technology)
Segala peralatan yang digunakan untuk menyimpan data. Tape, hard disk,
flash disk, zip disk merupakan contoh media untuk menyimpan data.
5. Teknologi Telekomunikasi (Telecomunication Technology)

7
 Teknologi yang memungkinkan hubungan jarak jauh. Internet dan LAN
merupakan contoh teknologi yang memanfaatkan teknologi komunikasi.

6. Mesin Pemroses (Processing Technology)

Dikenal dengan istilah CPU adalah bagian penting dalam teknologi
informasi yang berfungsi untuk mengingat data/program (berupa
komponen memori) dan mengeksekusi program (berupa komponen CPU).

Secara implisit dan eksplisit teknologi informasi tidak sekedar berupa

teknologi komputer, tetapi juga mencakup teknologi komunikasi. Dengan kata
lain, yang disebut Teknologi Informasi adalah gabungan antara Teknologi
Komputer dan Teknologi Telekomunikasi. Teknologi Informasi adalah suatu
teknologi yang digunakan untuk mengolah data, termasuk memproses,
mendapatkan, menyusun, menyimpan, memanipulasi data dalam berbagai cara
untuk menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu informasi yang relevan,
akurat dan tepat waktu, yang digunakan untuk tujuan pribadi, bisnis, dan
pemerintahan dalam pengambilan keputusan.
B. Fungsi Teknologi Informasi Perkantoran
Peran teknologi informasi dalam kehidupan sehari-hari sangat penting.
Karena perkembangan teknologi sudah semakin pesat sehingga kebuutuhan
masnusia akan teknologi juga semakin banyak. Salah satu saat ini yang
memanfaatkan teknologi informasi adalah perushaan. Penggunaan teknologi
informasi dalam sebuah organisasi sangatlah penting, untuk menerapkan
teknologi informasi haruslah dilihat karakteristik organisasi tersebut.Apakah
dengan teknologi informasi mampu meningkatkan efisiensi sebuah perusahaan
sehingga dalam penerapan teknologi informasi dibutuhkan orang yang handal
yang dapat berjalan dengan baik. Peran teknologi informasi bagi sebuah
perusahaan dapat kita lihat dengan menggunakan kategori yang diperkenalkan
oleh G.R. Terry, ada 5 peranan mendasar teknologi informasi di sebuah
perusahaan, yaitu
1. Fungsi Operasional

8
 Membuat struktur organisasi menjadi lebih ramping telah diambil alih
fungsinya oleh teknologi informasi. Karena sifat penggunaannya yang
menyebar di seluruh fungsi organisasi, unit terkait dengan manajemen
teknologi informasi akan menjalankan fungsinya sebagai supporting
agency dimana teknologi informasi dianggap sebagai sebuah firm
infrastructure
2. Fungsi Monitoring and Control
Mengandung arti bahwa keberadaan teknologi informasi akan menjadi
bagian yang tidak terpisahkan dengan aktivitas di manajerial di dalam
setiap fungsi manajer, sehingga struktur organisasi unit terkait dengannya
harus dapat memiliki span of control atau peer relationship yang
memungkinkan terjadinya interaksi efektif dengan para manajer terkait.
3. Fungsi Planning and Decision
Mengangkat teknologi informasi ke tataran peran yang lebih strategis lagi
karena keberadaannya sebagai enabler dari rencana bisnis perusahaan dan
merupakan sebuah knowledge generator bagi para pimpinan perusahaan
yang dihadapkan pada realitas untuk mengambil sejumlalh keputusan
penting sehari-harinya. Tidak jarang perusahaan yang pada akhirnya
memilih menempatkan unit teknologi informasi sebagai bagian dari fungs
perencanaan dan/atau pengembangan korporat karena fungsi strategis
tersebut di perusahaan.
4. Fungsi Communication
Secara prinsip termasuk ke dalam firm infrastruct dalam era organisasi
modern dimana teknologi informasi ditempatkan pos sebagai sarana atau
media individu perusahaan dalam berkomunikasi berkolaborasi,
berkooperasi, dan berinteraksi.
5. Fungsi Interorganisational
Merupakan sebuah peranan yang cukup karena dipicu oleh semangat
globalisasi yang memaksa perusahaan untuk melakukan kolaborasi atau
menjalin kemitraan dengan sejumlah perusahaan lain Konsep kemitraan
strategis atau partnerships berbasis teknologi informasi seperti pada

9
 implementasi Supply Chain Management atau Enterprise Resource
Planning membuat perusahaan melakukan sejumlah terobosan penting
dalam mendesain struktur organisasi unit teknologi informasinya.

Bahkan tidak jarang ditemui perusahaan yang cenderung melakukan ke

sejumlah proses bisnis terkait dengan manajemen teknologi informasi pihak
lain ini secara langsung akan berpengaruh terhadap rancangan atau kegiatan
pengalihdayaan atau outsourcing in demi kelancaran bisnisnya. Tipe dan
fungsi peranan teknologi informasi desain struktur perusahaan dan struktur
organisasi departemen, divisi, atau unit sistem informasi, teknologi informasi,
dan manajemen informasi.

Organisasi terkait dengan pembahasan di atas dapat kita simpulkan bahwa

peranan teknologi informasi atau perusahaan besar, sedang mau lamun
pemerintahan, semuanya membutuhkan sistem teknologi informasi yang
mengintegrasikan informasi sehingga dapat mendukung infrastruktur
perusahaannya. Bank Ekonomi, Group Kalbe, dan FFI adalah beberapa
perusahaarn yang telah menerapkan aplikasi teknologi informasi secara luas,
hal ini akan karena aplikasi yang terdahulu tidak dapat lagi menunjang system
yang lang berjalan Meskipun ada hambatan-hambatan yang dilhadapi saat
implementasi ataupun dana yang terbilang besar untuk implementasi TI hal
tersebut tidak menghalangi perusahaan untuk tetap berjalan karena apa yang
telah dikeluarkan seimbang dengan apa yang didapatkan dalam hal ini proses
implementasi sesuai dengan apa yang diharapkan.
C. Pemanfaatan Teknologi Informasi Dalam Manajemen Kantor
Kantor adalah tempat dan proses penanganan informasi. Dari pengertian
ini dapat dipahami bahwa pekerjaan kantor adalah semua kegiatan yang
berkaitan dengan penanganan informasi yang berkaitan dengan bidang tugas
dari kantor/instansi yang bersangkutan. Pengertian teknologi informasi yang
mudah dipahami adalah perolehan, pemrosesan,penyimpanan dan penyebaran
informasi baik yang berbentuk angka, huruf, gambar, maupun suara dengan

10
suatu alat elektronik berdasarkan kombinasi antara perhitungan (computing)
dan komunikasi jarak jauh (telecomunications).
Terdapat tiga komponen utama teknologi informasi, yaitu komputer, mikro
elektronik, dan telekomunikasi. Berikut penjelasannya:
1. Komputer
Yakni mesin elektronik yang mampu untuk membuat kalkuasi dengan
kapasitas yang besar dan sangat cepat.
2. Mikro elektronik
Rancang bangun (design) penerapan dan produksi dari peralatan elektronik
yang berukuran sangat kecil, terdiri atas komponen-komponen yang rumit.
3. Telekomunikasi
Transmisi informasi melalui kabel atau gelombang radio.

Adanya kemajuan teknologi, khususnya teknologi informasi mempunyai

pengaruh yang besar terhadap pekerjaan kantor. Pekerjaan kantor dapat
dilaksanakan dengan mudah dan cepat. Di bawah ini dapat dilihat bagaimana
teknologi informasi dapat membantu masing-masing pekerjaan kantor.
1. Penanganan surat dan pembuatan laporan
Dengan diciptakannya mikro komputer yang sekaligus dapat
berfungsi sebagai word processor, maka dengan menggunakan komputer
semacam ini penyelesaian surat-surat dan laporan sangat dipermudah,
cepat, dan cermat. Ada tiga jenis dasar word processor:
a. word processor yang berperan sendiri dalam hal ini sifat penggunaan
word processor independen dan hanya digunakan untuk pengolahan
teks, terdiri atas keyboard, processor, memory, layar, dan printer.
b. Beberapa word processor digunakan secara bergabung sebagai suatu
sistem, terdiri atas beberapa keyboard dan layarnya yang dihubungkan
dengan komputer sentral yang berfungsi sebagai pusat pengolahan,
penyimpanan, dan pencetakan.
c. Beberapa micro computer dengan tujuan umum dimana digunakan
program pengolahan kata (a word –processing program).

11
 Berikut beberapa keuntungan dari penggunaan word processor
diantaranya sebagai berikut:
a. Meningkatkan produktivitas dalam pengolahan dokumen, laporan atau
surat dan sebagainya.
b. Menambah kepuasan kerja.
c. Meningkatkan kualitas dan konsistensi hasil akhir (output).
d. Menghemat tenaga.
e. Mempermudah mengedit atau mengolah kalimat.
f. Mempermudah memperoleh kembali data yang tersimpan.
g. Kemampuan untuk mengintegrasikan word processor dengan
komputer-komputer lainnya.

Berikut beberapa kerugian dalam penggunaan word processor,

diantaranya sebagai berikut:
a. Memerlukan perubahan baik tata ruang fisik maupun prosedur kerja
yang ada.
b. Memerlukan pelatihan yang memadai.
c. Memnimbulkan gangguan pada mata karena terlalu banyak di muka
layar.
d. Mengurangi kesempatan kerja seperti pekerjaan kesekretarisan.
2. Komunikasi perkantoran.
Komunikasi dapat diartikan sebagai proses penyampaian pesan
dari seseorang kepada orang lain melalui saluran. Komunikasi merupakan
sarana yang menghubungkan orang-orang dalam organisasi untuk
mencapai tujuan bersama. Dengan pesatnya kemajuan teknologi modern,
alat-alat komunikasi beraneka ragam, sarana komunikasi semakin canggih
yang kita kenal dengan telekomunikasi (telecommunication) berasal dari
kata tele artinya pemindahan jarak jauh dan communication yang berarti
hubungan. Dalam pengertian yang sederhana, telekomunikasi adalah cara
penyampaian informasi jarak jauh melalui kabel/kawat listrik atau melalui

12
 gelombang radio. Telepon dan telegram merupakan telekomunikasi yang
cukup tua.
Dengan kemajuan teknologi informasi, maka teknologi informasi
makin dipermudah dan dipercepat. Informasi tidak saja dapat dikirimkan
dalam bentuk kata-kata dan sandi-sandi seperti halnya dapat dilakukan
melalui telepon dan telegram, tetapi dapat dikirim dalam bentuk tulisan,
angka, maupun gambar. Berkat kemajuan teknologi informasi tersebut,
sekarang jenis komunikasi yang termasuk ke dalam telekomunikasi makin
bertambah jumlahnya.
3. Pengiriman surat
Setelah berkembangnya teknologi informasi yang diterapkan pada
telekomunikasi,pengiriman surat, terutama pengiriman surat jarak jauh,
dilakukan dengan pesawat elektronik, karena itu dikenal dengan nama pos
elektronik (electronic mail). Karakteristik utama dari electronic mail
adalah transmisi informasi dari satu tempat ke tempat lain atau dari
seseorang kepada orang lain dengan menggunakan metode elektronik
penangkapan, pentransmisian, dan penyampaian informasi. Karena
informasi disampaikan secara visual, maka teks aslinya tidak perlu
dikirimkan. Yang termasuk ke dalam pos elektronik adalah teleks,
faksimile dan komunikasi antar komputer.
4. Tata laksana Arsip/Fillin.
Komputer mikro sangat membantu dalam hal pelaksanaan
pekerjaan mengarsip/filling warkat-warkat.arsip yang semula berupa
tumpukan kertas dan disimpan di gedung arsip, sekarang arsip dapat
disimpan di dalam disket-disket, CD, Flashdisk. Dengan demikian
penyimpanan arsip sekarang beralih kepada penyimpanan dan
pemeliharaan yang memerlukan tempat jauh lebih sedikit daripada gudang
arsip dalam bentuk kertas.

D. Pengaruh Teknologi Informasi Terhadap Perkantoran

13
 Dalam memperkirakan pengaruh teknologi informasi terhadap perkantoran
ada beberapa perspektif (harapan) yang perlu dipertimbangkan:
1. Implikasi umum
a. Investasi di bidang teknologi mungkin akan menimbulkan persoalan-
persoalan seperti kebosanan, keterampilan berulang-berulang yang
digunakan, serta kehilangan kepuasan kerja.
b. Pekerjaan perkantoran akan banyak mengalami perubahan.
c. Pekerjaan-pekerjaan yang bersifat rutin cenderung diambil alih oleh
mesin.
d. Proses dan pengiriman informasi akan semakin cepat.
e. Pekerjaan rutin kantor akan lebih efektif.
f. Keluwesan pelayanan perkantoran dimungkinkan karena ditunjang
oleh berbagai variasi peralatan yang tersedia.
g. Komunikasi bisnis internasional akan dilakukan oleh kantor-kantor
kecil sekalipun.
2. Implikasi terhadap karyawan kantor
Terdapat beberapa keuntungan dari implikasi terhadap karyawan,
diantaranya sebagai berikut:
a. Mendorong untuk belajar keterampilan baru
b. Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat dialihkan ke mesin-
mesin.
c. Lebih mempermudah dan mempercepat penanganan informasi
d. Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan-kesalahan.
e. Bertambahnya kesempatan dalam bidang pemeliharaan peralatan
elektronik, programmer, dan rekayasa software.
f. Kesempatan untuk memperpendek hari kerja setiap minggu.
g. Lebih sedikit pekerjaan.
Selanjutnya juga terdapat kerugian dari implikasi terhadap
karyawan kantor, diantaranya sebagai berikut:
a. Cenderung karyawan menjadi “machine-minders”.

14
 b. Masalah kesehatan sebagai ekses dari peralatan seperti
layar,printer,dsb.
c. Kehilangan kontak personal, karena penyampaian informasi dilakukan
oleh mesin.
3. Implikasi terhadap pemberi kerja.
a. Memerlukan waktu untuk perubahan dari sistem manual ke sistem
elektronik
b. Menimbulkan keresahan pada sementara karyawan pada tahap
Penerapan.
c. Tidak seluruh software yang tersedia pasti sepenuhnya memenuhi
kebutuhan.

Jadi secara keseluruhan keuntungan yang dapat diperoleh perusahaan atau

kantor dengan adanya teknologi perkantoran adalah:
a. Penghematan biaya untuk gaji karena berkurangnya pegawai yang
dibutuhkan.
b. Harga teknologi baru ini relatif murah.
c. Penghematan biaya ketatausahaan sebagai akibat penyimpangan data di
disk tidak memerlukan ruang seluas Filling cabinet.
d. Untuk pengambilan keputusan,data dapat diperoleh, diproses, disimpan,
dan dicari secara cepat.
e. Produktivitas meningkat secara cepat.
f. Keluwesan dalam bekerja karena adanya berbagai variasi peralatan untuk
berbagai keperluan.
g. Meningkatnya komunikasi antara para eksekutif secara individual dari
kantornya.
E. Kantor Maya (Virtual Office)
Kantor Maya atau kantor virtual (Virtual office) pertama kali muncul
pada tahun 1970-an, memungkinan seseorang untuk bekerja di rumah. Pada
saat itu istilah ”teleprocessing” digunakan unt uk menjelaskan komunikasi
data, dan isitlah telecommuting diperkenalkan untuk menggambarkan

15
bagaimana pegawai bolak-balik (commute) ke tempat kerja secara elektronik.
Terdapat keuntungan yang dapat diambil bila menggunakan kantor maya
diantaranya sebagai berikut:
1. Mengurangi biaya fasilitas.
Dalam hal ini adalah fasilitas kantor seperti ruang furniture, dan
AC.Ruang kantor nantinya dapat hanya sebuah ruang tamu kecil, untuk
sekali-sekali orang bertatap muka.

2. Mengurangi biaya peralatan.

Peralatan kantor dapat dikurangi jumlahnya seiring dengan
sedikitnya kebutuhan tenaga kerja administratif.
3. Mempunyai jaringan komunikasi formal.
Dengan terhubung dalam saluran komunikasi formal maka seluruh
relasi usaha, rekan bisnis maupun konsumen, dapat berhubungan dengan
perusahaan setiap saat tanpa terputus. Meningkatnya perhatian pada
kebutuhan telecommuter berpotensi menghasilkan komunikasi yang lebih
baik dari pada, jika semua pegawai/karyawan di lokasi tetap.
4. Mengurangi pekerjaan-pekerjaan yang tertunda.
Kantor maya tidak mengenal jam kerja maupun Iembur, seluruh
waktu yang ada adalah jam kerja, sehmgga sehingga sebuah pekerjaan
tidak harus dihentikan karena jam kerja telah selesai. Bila terjadi cuaca
ekstrim seperti hujan atau badai, membuat pegawai tidak memungkinkan
untuk pergi ke tempat kerja, kegiatan organisasi akan terhenti, namun
dengan adanya kantor maya, sebagian besar pekerjaan dapat dilanjutkan.
5. Mendukung kegiatan sosial.
Kantor maya memungkinkan organisasi mempekerjakan pegawai
yang tidak memiliki peluang bekerja untuk bekerja dengan baik dan orang-
orang yang tidak dapat meninggalkan rumah menjadi bisa bekerja dengan
tidak harus pergl ke kantor.

16
 Selain itu terdapat juga kerugian – kerugian dari adanya kantor maya,
diantaranya sebagai berikut:
1. Kurang mempunyai rasa memiliki terhadap perusahaan, hal ini dapat
muncul karena kegiatan sosial seperti tatap muka dan sambung rasa antara
pimpinan dan bawahan jarang dilakukan.
2. Takut kehilangan pekeriaan, banyak pekerjaan yang dilakukan oleh
komputer maupun perusahaan penyedia layanan kantor maya, sehingga
tenaga kerja yang dibutuhkan menjadi berkurang.
3. Semangat kerja yang rendah. ini terkait dengan adanya kecenderungan
sementara orang untuk berbuat tidak baik apabila tidak langsung bertatap
muka (lempar batu sembunyi tangan). Pencegahan dapat dilakukan dengan
memberikan kontrol yang ketat pada pengamanan sistem komputer.
4. Ketegangan Keluarga. Hal lni muncul bila pekerjaan kantor dilakukan di
rumah. Kegiatan-kegiatan dalam keluarga kadang menyita Iebih banyak
perhatian daripada beban kerja kantor.

Terdapat beberapa strategi yang dapat dilakukan untuk menerapkan kantor

maya adalah sebagai berikut:
1. Menyediakan sumber daya komputer
2. Menyediakan sarana akses ke sumber daya informasi atau akses internet
3. Menyediakan perlengkapan non komputer
4. Menyiapkan sarana telpon yang dapat di dialihkan
5. Menyediakan kelengkapan untuk panggilan konferensi
6. Membuat jadwal pertemuan reguler
7. Melaksanakan urut-urutan pekerjaan secara teratur

Selain hal-hal di atas, ada tiga hal penting yang menjadi wacana ekonomis
dalam kantor maya yaitu :
1. Informasi
Dalam kantor maya informasi tersimpan dan terdistribusi dengan baik
dalam database perusahaan.
2. Ide

17
 Dapat disebarluaskan segera ke seluruh kelompok pengambil keputusan
dalam perusahaan untuk segera didiskusikan tanpa harus menunggu
berkumpul terlebih dahulu. lde iuga dapat muncul dari ruang-ruang diskusi
(board service).
3. Intelijen
Kegiatan mengumpulkan informasi dari stake holder dapat dilakukan lebih
mudah karena banyak informasi yang bersifat terbuka.

BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Teknologi Informasi adalah perolehan, pemrosesan, penyimpanan dan
penyebaran informasi baik yang berbentuk angka, huruf, gambar, maupun
suara dengan suatu alat electronics berdasarkan kombinasi antara perhitungan
(computing) dan komunikasi jarak jauh (telecomunications). Adanya
kemajuan teknologi, khususnya teknologi informasi mempunyai pengaruh
yang besar terhadap pekerjaan kantor. Pekerjaan kantor dapat dilaksanakan
dengan mudah dan cepat. Teknologi informasi dapat membantu masing-
masing pekerjaan kantor seperti penanganan surat dan pembuatan laporan,
komunikasi perkantoran, pengiriman surat, dan tata laksana arsip/Filling.
Selain itu, sekarang juga sudah banyak perusahaan yang memilih untuk
menggunakan virtual office, dimana kantor maya tidak memerlukan sebuah
bangunan sebagai tempat kerja, hanya dengan memanfaatkan teknologi
seseorang dengan orang lain dapat terhubung menjadi sebuah organisasi
perusahaan. Dengan adanya teknologi informasi dapat memberikan manfaat
seperti menghemat biaya untuk gaji karena pegawai yang dibutuhkan relatif
berkurang, penghematan biaya ketatausahaan, untuk pengambilan keputusan,
serta meningkatnya produktivitas.

B. Saran

18
 Seiring perkembangan zaman, pekerjaan kantor yang dilakukan oleh
tenaga manusia kini lambat laun tergantikan oleh tenaga mesin. Untuk itu
diharapkan generasi muda dapat beradaptasi dan memperluas pengetahuan
serta keterampilannya dalam menggunakan teknologi agar kelak tidak tergerus
oleh zaman. Manusia hanya akan berperan dalam mengolah kreativitas dan
pekerjaan yang menyangkut afeksi serta emosi. Oleh sebab itu
memanfaatkannya dengan bijaksana merupakan salah satu langkah konkrit
dalam menyikapi era pergeseran teknologi ini.

19
20
 Sesi Tanya Jawab Kelompok 12

1. Thasya Nabilla ; Jenis kantor seperti apa yang efektif digunakan ? kantor
maya atau kantor nyata ?
Jawaban : Indra Lesmana

Penggunaan jenis kantor merupakan pilihan yang dimaksudkan

untuk mempermudah dalam menjalankan operasional kantor. Kehadiran
kantor maya merupakan salah satu terobosan untuk mempermudah dalam
pelaksanaan kegaiatan kantor sehingga bisa dilaksanakan lebih efektif dan
efisien. Meskipun dalam pelaaksanaannya kantor maya memberikan
kemudahan, akan tetapi sebenarnya kegiatan kantor secara nyata pun perlu
adanya, hal ini berkaittan dengan kegiatan pertemuan penting yang harus
dilakukan secara langsung dan lain sebagainya, agar pihak yang bertemu
lebih teryakinkan dan kembali lagi ke asas kesopanan.
2. Khori Nadilla : Apa saja dampak negative dari adanya teknologi
perkantoran ?
Jawaban : Tita Nia
Salah satu dampak negative adalah ketergantungan terhadap
teknologi, sehingga softskill tentang perkantorang sedikit berkurang.
Selain itu pekerjaan yang tadinya dilakukan oleh manusia sedikt demi
sedikit mulai tergantikan oleh teknologi, meskipun tidak sepenuhnya.
3. Yessy Alviolenta : Bagaimana cara menghindari dampak negative dari
teknologi perkantoran ?
Jawaban : Tita Nia
Yaitu dengan terus meningkatkan softskill serta pengetahuan
tentang perkantoran maupun tentang teknologi itu sendiri, sihingga
manusia sebagai karyawan tetap menjaga eksistensinya dan tetap ada ,
tidak tergeser oleh keberadaan teknologi.
4. Nissa Hasna : Siapa yang menjalankan fungsi-fungsi teknologi
perkantoran ?

21
 Jawaban : Indra Lesmana
Dalam sistem perkantoran, penggunaan teknologi merupakan satu
hal yang bisa dianggap menyeluruh, dari atasan sampai bawahan ikut
menggunakan teknologi dalam operasionalnya. Teknologi yang digunakan
pun memiliki penyesuaian dalam penggunaanya, seperti monitoring untuk
para manajer, komunikasi untuk semua lapisan kantor, pembuatan laporan
keuangan dan lain sebagainya.
5. Rahayu Sulistyo : perlu atau tidak adanya pekerjaan manual disamping
penggunaan teknologi ?
Jawaban : Nabilla Aulia
Tentu perlu adanya yang bersifat manual di dalam melaksanakan
pekerjaan2 kantor karna sebagai cadangan dari dokumen2 kantor bila
terjadi error atau kerusakan di dalam teknologi perkantoran yg ada
6. Nurul Apriliani : Apakah pekerjaan virtual dapat memicu
kecumburuan sosial antar karyawan ?
Jawaban : Indra Lesmana
Pekerjaan virtual merupakan salah satu cara agar karyawan tetap
bisa melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya dimanapun ddan kapan
pun. Salah satunya adalah untuk karyawati yang sedang mengandung
dalam usia tua yang mengahruskannya untuk lebih banyak berdiam
dirumah, kantor virtual akan mempermudahnya. Hal ini tentusaja tidak
akan akan memicu kecemburuan, karena perusahaan akan memberikan
kebijakan atas dasar kebutuhan para karyawannya dan untuk
mempermudah pekerjaan kantor.
7. Masayu Rifda : Jika terjadi kerusakan atas peralatan, siapa yang
bertanggung jawab ?
Jawaban : Aulia Dwi Y.
Tanggungjawab pemakai. Tapi harus lapor ke general affairs, itu
divisi rumah tangganya perusahaan gitu. Nanti tergantung keputusan
manajemen, potong gaji karyawan atau masuk ke cost nya perusahaan.

22
8. Nita Yuwandara : Cara mengatasi gagap teknologi di dalam dunia
perkantoran untuk karyawan baru/anak magang ?
Jawaban : Nabilla Aulia
Walaupun di perkuliahan tidak diberikan pembelajaran tentang
bagaimana cara menggunakan teknologi kantor, biasanya kantor2 itu
selalu mengadakan pelatihan2 sesuai dgn devisi2 yg ada di kantor,
biasanya juga di hari pertama memulai kerja pasti masih di beri arahan
oleh senior atau karyawan2 lama bagaimana cara menggunakan alat2
perkantoran yg ada di sebuah kantor.
9. Febi Ferdian : Dampak keberadaan teknologi dalam kaitannya dengan
persaingan dengan perusahaan lain ?
Jawaban : Indra Lesmana
Teknologi memberikan dampak yang signifikan dalam
perkantoran. Operasional serta hasil yang didapatkan akan lebih efektif
dan efisien dibandingkan dengan kantor yang masih memiliki sistem
manual. Hal ini tentu saja berpengaruh terhadap persaingan antar
perusahaan satu sama lain. Perusaahn yang memiliki dan pemanfaatan
teknologi yang maksimal maka akan memiliki keutamaan dibanding
perusaan manual.
10. Yenni Aryani : Apa yang dimaksud dengan pengambilan keputusan
dalam teknologi informasi ?
Jawaban : Aulia Dwi Y.
Contohnya dalam menghitung keuangan menggunakan excel,
teknologi menghasilkan perhitungan yg tepat dan hasilnya tersebut dapat
menentukan keputusan yg akan dilakukan selanjutnya.

23
 DAFTAR PUSTAKA
Alisyahbana, I. (1980). Teknologi dan Perkembangan. Jakarta: Yayasan Idayu.
Haag, S. A. (1998). Managemeny Information Systems For The Information Age.
Hill International Ed.
Lucas, H. J. (2000). Information Technology For Management. Irwin/Mcgraw-
Hill.
Martin, E. B. (2002). Managing Information Technology. New Jersey : Prentice-
Hall, Inc.
Oxford. (2015). In M. P. Marsofiyati, Manajemen Perkantoran (p. 136). Jakarta:
Lembaga Pengembngan Pendidikan Universitas Negeri Jakarta.

24