Nomor SOP : 800/2652.1/25.

4/2019
Tgl. Pembuatan : 27 September 2019
Tgl. Revisi :
Tgl. Pengesahan :
Kepala Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Daerah
Kabupaten Simalungun

Disahkan Oleh
PEMERINTAH KABUPATEN SIMALUNGUN
BADAN KEPEGAWAIAN, PENDIDIKAN DAN Jamesrin Saragih, S.Pd, M.Si

PELATIHAN DAERAH Nip.19651210 198803 1 005

BIDANG DIKLAT Nama SOP : Pelaksanaan UJian Dinas Kenaikan Pangkat dan Penyesuaian
Ijazah
Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana
1 Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2008 Tentang Diklat Jabatan PNS. 1. Memahami prosedur pendataan dan penyelenggaraan Ujian Dinas kenaikan pangkat dan
Penyesuaian Ijazah;
2 Peraturan Bupati Simalungun Nomor 32 Tahun 2017 Tentang Perubahan atas Peraturan 2. Memahami tugas dan fungsi terkait pelaksaan Ujian Dinas kenaikan pangkat dan
Bupati Simalungun Nomor 25 Tahun 2016 Tentang Rincian Tugas, Fungsi dan Tata Kerja Penyesuaian Ijazah;
pada Organisasi Badan-Badan, Inspektorat Kabupaten, Korps Pegawai Republik Indonesia
(KORPRI) dan Administrator Kawasan Ekonomi Khusus (KEK) Sei Mangkei
KabupatenSimalungun .

3 Renstra Badan Kepegawaian, Pendidikan, Dan Pelatihan Daerah Kabupaten Simalungun 3. Memahami peraturan tentang pelaksanaan Ujian Dinas kenaikan pangkat dan Penyesuaian
Tahun 2016-2021 Ijazah.
4 Rencana Kerja Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Daerah Kabupaten
Simalungun 2019

Keterkaitan Peralatan/ Perlengkapan

1 SOP Pengelolaan Surat Masuk - Komputer - ATK - Printer
2 SOP Pengelolaan Surat Keluar - Lembar disposisi - Agenda

Peringatan Pencatatan dan Pendataan

1 Pendatan peserta dilaksanakan paling lama 1 bulan sebelum pelaksanaan kegiatan

 SOP PELAKSANAAN PELATIHAN DAN BIMTEK
PELAKSANA MUTU BAKU
STAKE
NO KEGAIATAN KASUBB KELENGK KET
HOLDE KABID KABAN STAF SEKBAN WAKTU OUTPUT
ID APAN
R
Surat
Mengirim surat ke OPD terkait kebutuhan kebutuhan
1
pelatihan/bimtek pelatihan/
Surat 1 Jam
bimtek
Surat
kebutuhan
Membalas surat terkait kebutuhan pelatihan/
2
pelatihan/bimtek ke BKPPD bimtek
Surat
Surat 1 Hari
Permohon
an,
Meminta persetujuan Kepala Badan untuk Rencana
2
melaksanakan pelatihan/bimtek Kerja(RKA-
SKPD) 15 MenitNota Dinas
Menyetujui/menolak penyelenggaraan
3
pelatihan/bimtek Nota Dinas 10 MenitDisposisi
Memerintahkan Kasubbid untuk
mempersiapkan dan membuat konsep
4
kelengkapan administratif dan teknis
penyelenggaraan pelatihan/bimtek Disposisi 15 MenitDisposisi

Mengonsep kelengkapan administratif dan

teknis serta menugaskan staf untuk
5
memproses kelengkapan administratif dan
teknis penyelenggaraan pelatihan/bimtek
Disposisi 45 MenitDisposisi

Memproses kelengkapan administratif dan Konsep

6 teknis penyelenggaraaan Administra
pelatihan/bimtek si dan
Disposisi 3 Hari Teknis
 Meyerahkan konsep kelengkapan
administratif dan teknis penyelenggaraan Konsep Konsep
7 Administra Administra
pelatihan/bimtek kepada kasubbid untuk
di koreksi si dan si dan
Teknis 30 MenitTeknis
Meyerahkan konsep kelengkapan Konsep Konsep
administratif dan teknis penyelenggaraan Administra Administra
8 si dan si dan
pelatihan/bimtek kepada kabid untuk di
koreksi Teknis
Konsep 20 Menit Teknis
Konsep
Mengoreksi konsep kelengkapan
administrasi dan teknis penyelenggaraan Administra Administra
9 si dan si dan
pelatihan/bimtek dan diserahkan kepada
Sekretaris Badan Teknis 10 MenitTeknis
Konsep Konsep
Mereview dan memaraf konsep
Administra Administra
10 kelengkapan administrasi dan teknis
si dan si dan
penyelenggaraan pelatihan/bimtek
Teknis 10 MenitTeknis

Menandatangani konsep kelengkapan Kelengkap

11 administrasi dan teknis penyelenggaraan Konsep an
pelatihan/bimtek Administra Adminidtra
si 10 Menitsi
Kelengkap Pelaksanaa
an n
12 Melaksanakan pelatihan/bimtek
Adminidtra Pelatihan/
si 4+ Hari Bimtek
 Nomor SOP :
Tgl. Pembuatan : 2019
Tgl. Revisi :
Tgl. Pengesahan :
Kepala Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan
Daerah Kabupaten Simalungun

Disahkan Oleh
PEMERINTAH KABUPATEN SIMALUNGUN
SATUAN KERJA
BADAN KEPEGAWAIAN, PENDIDIKAN DAN Jamesrin Saragih, S.Pd, M.Si
Nip.19651210 198803 1
PELATIHAN DAERAH 005
BIDANG DIKLAT Nama SOP : Pembuatan Rekap Calon Peserta Diklat, Pelatihan dan
Bimbingan Teknis
Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana
1 Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2008 Tentang Diklat Jabatan PNS. 1. Memahami prosedur pendataan dan penyelenggaraan Diklat, Pelatihan dan Bimbingan
Teknis;
2 Peraturan Bupati Simalungun Nomor 32 Tahun 2017 Tentang Perubahan atas Peraturan 2. Memahami tugas dan fungsi terkait pelaksaan Diklat, Pelatihan dan Bimbingan Teknis;
Bupati Simalungun Nomor 25 Tahun 2016 Tentang Rincian Tugas, Fungsi dan Tata Kerja
pada Organisasi Badan-Badan, Inspektorat Kabupaten, Korps Pegawai Republik Indonesia
(KORPRI) dan Administrator Kawasan Ekonomi Khusus (KEK) Sei Mangkei Kabupaten
Simalungun .

3 Renstra Badan Kepegawaian, Pendidikan, Dan Pelatihan Daerah Kabupaten Simalungun 3. Memahami peraturan tentang pelaksanaan Diklat, Pelatihan dan Bimbingan Teknis.
Tahun 2016-2021
4 Rencana Kerja Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Daerah Kabupaten
Simalungun 2019

Keterkaitan Peralatan/ Perlengkapan

1 SOP Pengelolaan Surat Masuk - Komputer - ATK - Printer
2 SOP Pengelolaan Surat Keluar - Lembar disposisi - Agenda

Peringatan Pencatatan dan Pendataan

Rekap harus diterima kabid paling lama dua minggu setelah batas akhir penerimaan surat
1 usulan calon peserta dari SKPD terkait. Jika jumlah peserta telah memenuhi kuota maka pelaksanaan diklat sudah bisa diusulkan
 PELAKSANA MUTU BAKU
No Uraian Prosedur Waktu KET
JFU Kelengkapan Output
(Hr, Jam)

Menerima surat masuk yang ditujukan ke Badan

- Surat
Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Daerah Kab.
1 - Dokumen 1 jam Surat
Simalungun terkait calon peserta dari stakeholder/ OPD
Pendukung
Pemerintah Kabupaten Simalungun.

- Surat
Mengumpulkan daftar calon peserta dan menseleksi,
2 - Dokumen 1 jam Disposisi
dilaporkan kepada Kasubbid.
Pendukung

- Surat
Membuat Rekap calon peserta diklat, pelatihan dan
3 - Dokumen 1 jam Disposisi
bimbingan teknis.
Pendukung

- Surat
4 Melaporkan rekap calon peserta kepada Kasubbid - Dokumen 1 jam Disposisi
Pendukung

Mendokumentasikan rekap calon peserta untuk - Surat

5 kemudian diperlukan membuat undangan pemanggilan - Dokumen 1 jam Surat
peserta diklat. Pendukung

Ket : Simbol Kapsul/Terminator ( ) mendiskripsikan kegiatan mulai dan akhir

: Simbol Kotak/Process ( ) mendiskripsikan proses atau kegiatan eksekusi

: Simbol Belah Ketupat/Decision ( ) mendeskripsikan kegiatan pengambilan keputusan

: Simbol Anak Panah/Arrow ( ) mendeskripsikan arah kegiatan (arah proses kegiatan)

: Simbol Segilima/Off-Page Connector ( ) mendeskripsikan hubungan antar simbol yang berbeda halaman
 Nomor SOP :
Tgl. Pembuatan : 2019
Tgl. Revisi :
Tgl. Pengesahan :
Kepala Badan Kepegawaian, Pendidikan dan
Pelatihan Daerah Kabupaten Simalungun

PEMERINTAH KABUPATEN SIMALUNGUN SATUAN Disahkan Oleh

KERJA
BADAN KEPEGAWAIAN, PENDIDIKAN DAN Jamesrin Saragih, S.Pd, M.Si
Nip.19651210
PELATIHAN DAERAH 198803 1 005
BIDANG DIKLAT Nama SOP : Pembuatan Surat Permintaan Widyaswara

Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana

1 Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2008 Tentang Diklat Jabatan PNS. 1. Memahami prosedur pendataan dan penyelenggaraan Diklat, Pelatihan dan Bimbingan
Teknis;
2 Peraturan Bupati Simalungun Nomor 32 Tahun 2017 Tentang Perubahan atas Peraturan 2. Memahami tugas dan fungsi terkait pelaksaan Diklat, Pelatihan dan Bimbingan Teknis;
Bupati Simalungun Nomor 25 Tahun 2016 Tentang Rincian Tugas, Fungsi dan Tata Kerja
pada Organisasi Badan-Badan, Inspektorat Kabupaten, Korps Pegawai Republik
Indonesia (KORPRI) dan Administrator Kawasan Ekonomi Khusus (KEK) Sei Mangkei
Kabupaten Simalungun .

3 Renstra Badan Kepegawaian, Pendidikan, Dan Pelatihan Daerah Kabupaten Simalungun 3. Memahami peraturan tentang pelaksanaan Diklat, Pelatihan dan Bimbingan Teknis.
Tahun 2016-2021
4 Rencana Kerja Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Daerah Kabupaten
Simalungun 2019

Keterkaitan Peralatan/ Perlengkapan

1 SOP Pengelolaan Surat Masuk - Komputer - ATK - Printer

2 SOP Pengelolaan Surat Keluar - Lembar disposisi - Agenda

Peringatan Pencatatan dan Pendataan

Penugasan widyaiswara dilakukan maksimal 3 hari sebelum diklat dilaksanakan, jika
1 belum dilakukan sesuai dengan jadwal maka pelaksanaan penetapan WI dalam - Daftar WI Pengampu Mata Diklat
menyiapkan Materi yang diampu akan kurang maksimal.
 PELAKSANA MUTU BAKU
No Aktivitas
Kepala Waktu
Kabid Kasubbid JFU Sekretaris Kelengkapan
Badan (Hr, Jam)

Menugaskan Kasubbid untuk membuat Surat Permintaan

1 - Disposisi 30 Menit
sebagai Tenaga Pengajar.

Membuat konsep Surat Permintaan sebagai Tenaga Pengajar

- ATK
2 dan menugaskan JFU untuk mengetik konsep 30 Menit
- Surat
tersebut.

Mengetik Surat Permintaan sebagai Tenaga Pengajar sesuai

- Komputer
3 instruksi. Kemudian menyampaikan kembali 1 Jam
- ATK
kepada Kasubbid untuk diperiksa.
T - ATK
Memeriksa konsep Surat Permintaan sebagai Tenaga Pengajar.
- Surat
4 Jika benar di sampaikan kepada Kabid untuk diparaf, jika Y 1 Jam
- Dokumen
belum benar dikembalikan kepada JFU untuk diperbaiki.
Pendukung
T
Memeriksa Surat Permintaan sebagai Tenaga Pengajar. Jika Y - Surat
sudah benar menyampaikan kepada Sekretaris untuk dibuat
5 - Dokumen 1 Jam
paraf koordinasi, jika tidak disetujui dikembalikan kepada
Pendukung
Kasubbid untuk diperbaiki.
T
Memeriksa Surat Permintaan sebagai Tenaga Pengajar. Jika
- Surat
sudah benar diparaf dan menyampaikan kepada Kepala Badan
6 - Dokumen 1 Jam
untuk ditandatangani, jika tidak sesuai
Pendukung
dikembalikan kepada Kabid untuk diperbaiki.
Y
T
Memeriksa Surat Permintaan sebagai Tenaga Pengajar. Jika Y
sudah benar ditandatangani dan diserahkan kepada Sekretaris - Surat
7 untuk di tindaklanjuti, jika belum benar dikembalikan kepada - Dokumen 30 Menit
Sekretaris untuk Pendukung
diperbaiki.
 Menerima Surat Permintaan sebagai Tenaga Pengajar yang telah
- Surat
ditandatangani Kepala Badan, menugaskan JFU Sekretariat
8 - Dokumen 30 Menit
untuk membuat nomor dan stempel pengesahan, kemudian
Pendukung
diserahkan kepada Kabid untuk kemudian ditindaklanjuti.
UTU BAKU
KET
Output

Instruksi

Konsep Surat

Surat

Paraf Hierarki

Paraf Hierarki

Paraf Hierarki

Disposisi
Disposisi
 PELAKSANA MUTU BAKU
No Aktivitas Kabid Kasubbid JFU Sekretaris Kepala Kelengkapan Waktu Output KET
Badan (Hr, Jam)
- Surat
- Dokumen
Menugaskan Kasubbid untuk proses distribusi Surat Permintaan Pendukung
9 30 Menit Disposisi
Tenaga Pengajar

- Surat Surat
Menyerahkan Surat Permintaan sebagai Tenaga Pengajar. - Dokumen Permintaan
10 Kemudian menugaskan JFU untuk menggandakan dan Pendukung 1 Jam sebagai
mendistribusikan surat tersebut kepada pihak terkait. Tenaga
Pengajar

- Surat Surat
Menggandakan, mengagendakan/ mendokumentasikan dan - Komputer Permintaan
11 mendistribusikan Surat Permintaan sebagai Tenaga Pengajar - Dokumen 1 Hari sebagai
dan mendistribusikannya pada pihak terkait. Pendukung Tenaga
Pengajar

Ket : Simbol Kapsul/Terminator ( ) mendiskripsikan kegiatan mulai dan akhir

: Simbol Kotak/Process ( ) mendiskripsikan proses atau kegiatan eksekusi

: Simbol Belah Ketupat/Decision ( ) mendeskripsikan kegiatan pengambilan keputusan
: Simbol Anak Panah/Arrow ( ) mendeskripsikan arah kegiatan (arah proses kegiatan)
: Simbol Segilima/Off-Page Connector ( ) mendeskripsikan hubungan antar simbol yang berbeda halaman
 Nomor SOP :
Tgl. Pembuatan : 2019
Tgl. Revisi :
Tgl. Pengesahan :
Kepala Badan Kepegawaian, Pendidikan dan
Pelatihan Daerah Kabupaten Simalungun

PEMERINTAH KABUPATEN SIMALUNGUN Disahkan Oleh

SATUAN KERJA Jamesrin Saragih, S.Pd,

BADAN KEPEGAWAIAN, PENDIDIKAN DAN M.Si
Nip.19651210 198803 1
PELATIHAN DAERAH 005
BIDANG DIKLAT Nama SOP : Pembuatan Surat Pemanggilan Peserta

Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana

1 Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2008 Tentang Diklat Jabatan PNS. 1. Memahami prosedur pendataan dan penyelenggaraan Diklat, Pelatihan dan Bimbingan
Teknis;
2 Peraturan Bupati Simalungun Nomor 32 Tahun 2017 Tentang Perubahan atas 2. Memahami tugas dan fungsi terkait pelaksaan Diklat, Pelatihan dan Bimbingan Teknis;
Peraturan Bupati Simalungun Nomor 25 Tahun 2016 Tentang Rincian Tugas, Fungsi
dan Tata Kerja pada Organisasi Badan-Badan, Inspektorat Kabupaten, Korps Pegawai
Republik Indonesia (KORPRI) dan Administrator Kawasan Ekonomi Khusus (KEK)
Sei Mangkei Kabupaten Simalungun .

3 Renstra Badan Kepegawaian, Pendidikan, Dan Pelatihan Daerah Kabupaten 3. Memahami peraturan tentang pelaksanaan Diklat, Pelatihan dan Bimbingan Teknis.
Simalungun Tahun 2016-2021
4 Rencana Kerja Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Daerah Kabupaten
Simalungun 2019

Keterkaitan Peralatan/ Perlengkapan

1 SOP Pengelolaan Surat Masuk - Komputer - ATK - Printer

- Lembar disposisi - Agenda

2 SOP Pengelolaan Surat Keluar

Peringatan Pencatatan dan Pendataan

Surat dikirimkan ke OPD pada awal tahun atau selambat-lambatnya satu bulan
1 - Pemanggilan peserta dilaksanakan setelah kuota terpenuhi.
sebelum pelaksanaan diklat.
 PELAKSANA MUTU BAKU
No Aktivitas Kabid Kasubbid JFU Sekretaris Kepala Kelengkapan Waktu
Badan (Hr, Jam)

Menugaskan Kasubbid untuk membuat Surat Pemanggilan

1 Peserta ke Stakeholder/ OPD Pemerintah Kabupaten - Disposisi 30 Menit
Simalungun.

Membuat konsep dan menugaskan JFU untuk mengetik - ATK

2 30 Menit
Pembuatan Surat Pemanggilan Peserta. - Surat

Mengetik Pembuatan Surat Pemanggilan Peserta sesuai - Konsep Surat

3 1 Jam
instruksi. - Komputer

T
- ATK
Memeriksa konsep Pembuatan Surat Pemanggilan Peserta, jika
- Surat
4 sesuai disampaikan kepada Kabid dan jika tidak sesuai Y 1 Jam
- Dokumen
dikembalikan kepada JFU untuk diperbaiki.
Pendukung

T
Memeriksa konsep Surat Pemanggilan Peserta, jika sesuai Y
- Surat
disampaikan kepada Sekretaris untuk dibuat paraf koordinasi
5 - Dokumen 1 Jam
dan jika tidak sesuai dikembalikan kepada Kasubbid untuk
Pendukung
diperbaiki.

T Y
Memeriksa konsep Surat Pemanggilan Peserta, jika sesuai
- Surat
diparaf dan disampaikan kepada Kepala Badan untuk
6 - Dokumen 1 Jam
ditandatangani dan jika tidak sesuai dikembalikan kepada
Pendukung
Kabid untuk diperbaiki.

T
Y
Memeriksa Surat Pemanggilan Peserta, jika sesuai - Surat
7 ditandatangani dan diserahkan kepada Sekretaris dan jika tidak - Dokumen 1 Hari
sesuai dikembalikan kepada Sekretaris untuk diperbaiki. Pendukung
 Menerima Surat Pemanggilan Peserta yang telah ditandatangi,
- Surat
menugaskan JFU Sekretariat untuk membuat nomor dan
8 - Dokumen 30 Menit
stempel pengsahannya.
Pendukung
Kemudian diserahkan kepada Kabid untuk ditindak lanjuti.
MUTU BAKU
Output KET

Instruksi

Konsep Surat

Surat

Paraf
Hierarki

Paraf
Hierarki

Paraf
Hierarki

Paraf
Hierarki
Disposisi
 PELAKSANA MUTU BAKU
No Aktivitas Kepala Waktu KET
Kabid Kasubbid JFU Sekretaris Kelengkapan Output
Badan (Hr, Jam)

Menyerahkan Surat Pemanggilan Peserta yang - Surat

9 telah ditandatangi kepada Kasubbid untuk proses - Dokumen 30 Menit Disposisi
distribusi. Pendukung

Menugaskan JFU untuk menggandakan,

- Surat
mendokumentasikan dan mendistribusikan
10 - Dokumen 30 Menit Disposisi
Pembuatan Surat Pemanggilan Peserta kepada
Pendukung
Stakeholder/OPD terkait.

Pembuatan
Menggandakan, mendokumentasikan dan - Surat
Surat
11 mendistribusikan Pembuatan Surat Pemanggilan - Agenda 1 Hari
Pemanggilan
Peserta kepada Stakeholder/OPD terkait. - Fax
Peserta

Ket : Simbol Kapsul/Terminator ( ) mendiskripsikan kegiatan mulai dan akhir

: Simbol Kotak/Process ( ) mendiskripsikan proses atau kegiatan eksekusi

: Simbol Belah Ketupat/Decision ( ) mendeskripsikan kegiatan pengambilan keputusan

: Simbol Anak Panah/Arrow ( ) mendeskripsikan arah kegiatan (arah proses kegiatan)

: Simbol Segilima/Off-Page Connector ( ) mendeskripsikan hubungan antar simbol yang berbeda halaman
 Nomor SOP :
Tgl. Pembuatan : 2019
Tgl. Revisi :
Tgl. Pengesahan :
Kepala Badan Kepegawaian, Pendidikan
dan Pelatihan Daerah Kabupaten
Simalungun
Disahkan Oleh

PEMERINTAH KABUPATEN SIMALUNGUN SATUAN KERJA

BADAN KEPEGAWAIAN, PENDIDIKAN DAN
Jamesrin Saragih, S.Pd, M.Si
PELATIHAN DAERAH Nip.19651210 198803 1 005
BIDANG DIKLAT Nama SOP : Pembuatan SK Panitia

Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana

1 Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2008 Tentang Diklat Jabatan PNS. 1. Memahami prosedur pendataan dan penyelenggaraan Diklat, Pelatihan dan
Bimbingan Teknis;

2 Peraturan Bupati Simalungun Nomor 32 Tahun 2017 Tentang Perubahan atas Peraturan Bupati 2. Memahami tugas dan fungsi terkait pelaksaan Diklat, Pelatihan dan Bimbingan
Simalungun Nomor 25 Tahun 2016 Tentang Rincian Tugas, Fungsi dan Tata Kerja pada Organisasi Teknis;
Badan-Badan, Inspektorat Kabupaten, Korps Pegawai Republik Indonesia (KORPRI) dan
Administrator Kawasan Ekonomi Khusus (KEK) Sei Mangkei Kabupaten Simalungun .

3 Renstra Badan Kepegawaian, Pendidikan, Dan Pelatihan Daerah Kabupaten Simalungun Tahun 2016- 3. Memahami peraturan tentang pelaksanaan Diklat, Pelatihan dan Bimbingan Teknis.
2021
4 Rencana Kerja Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Daerah Kabupaten Simalungun 2019

Keterkaitan Peralatan/ Perlengkapan

1 SOP Pengelolaan Surat Masuk - Komputer - ATK

2 SOP Pengelolaan Surat Keluar - Lembar disposisi - Agenda

Peringatan Pencatatan dan Pendataan

 Surat dikirimkan ke OPD pada awal tahun atau selambat-lambatnya satu bulan sebelum pelaksanaan - Buku Agenda Kegiatan
1 diklat.
:
: 2019

Kepala Badan Kepegawaian, Pendidikan

dan Pelatihan Daerah Kabupaten
Simalungun

Jamesrin Saragih, S.Pd, M.Si

Nip.19651210 198803 1 005
: Pembuatan SK Panitia

dataan dan penyelenggaraan Diklat, Pelatihan dan

ngsi terkait pelaksaan Diklat, Pelatihan dan Bimbingan

tang pelaksanaan Diklat, Pelatihan dan Bimbingan Teknis.

- Printer

n
 PELAKSANA MUTU BAKU
No Aktivitas Kepala Waktu
Kabid Kasubbid JFU Sekretaris Kelengkapan Output
Badan (Hr, Jam)

1 Menugaskan Kasubbid untuk membuat SK Panitia. - Disposisi 30 Menit Instruksi

Membuat konsep SK Panitia dan menugaskan JFU untuk - ATK Konsep

2 30 Menit
mengetik konsep tersebut. - Surat Surat

- Konsep Surat
Mengetik SK Panitia sesuai instruksi Kasubbid. Setelah
-
3 selesai, menyampaikan konsep SK Panitia kepada 1 Jam Surat
Komputer
Kasubbid.
- ATK
T
Memeriksa konsep SK Panitia, Tenaga Pengajar, Piket - ATK
Kelas.. Jika benar di sampaikan kepada Kabid Fungsional - Surat Paraf
4 Y 1 Jam
untuk diparaf, jika belum benar dikembalikan kepada JFU - Dokumen Hierarki
untuk diperbaiki. Pendukung

T
Memeriksa konsep SK Paniti, jika disetujui diparaf dan Y
- Surat
disampaikan kepada Sekretaris untuk dibuat paraf Paraf
5 - Dokumen 1 Jam
koordinasi, jika tidak disetujui dikembalikan kepada Hierarki
Pendukung
Kasubbid untuk diperbaiki

Memeriksa konsep SK Panitia, jika disetujui diparaf dan

- Surat
disampaikan kepada Kepala Badan untuk ditandatangani, Paraf
6 T Y - Dokumen 1 Jam
jika tidak disetujui dikembalikan kepada Kabid untuk Hierarki
Pendukung
diperbaiki.

T
Memeriksa SK Panitia, jika sudah benar ditandatangani dan
- Surat
diserahkan kepada Sekretaris untuk ditindak lanjuti, jika Paraf
7 - Dokumen 1 Hari
tidak benar dikembalikan kepada Sekretaris untuk Hierarki
Pendukung
diperbaiki kembali.
Y
 Menerima SK Panitia, yang telah ditandatangani oleh
- Surat
Kepala Badan, menugaskan JFU Sekretariat untuk membuat
8 - Dokumen 30 Menit Disposisi
nomor dan stempel pengesahan, kemudian menyerahkannya
Pendukung
kepada Kabid untuk kemudian di Proses.
KET
 PELAKSANA MUTU BAKU
No Aktivitas Kepala Waktu KET
Kabid Kasubbid JFU Sekretaris Kelengkapan Output
Badan (Hr, Jam)

Menyerahkan SK Panitia yang telah ditandatangani oleh - Surat

9 Kepala Badan kepada Kasubbid untuk kemudian di - Dokumen 30 Menit Disposisi
Proses. Pendukung

Menginstruksikan kepada JFU untuk menggandakan,

- Surat
mengagendakan/mendokumentasikan dan
10 - Dokumen 30 Menit Disposisi
mendistribusikanSK Panitia kepada seluruh pegawai
Pendukung
yang terkait.

Menggandakan, mengagendakan/ mendokumentasikan -Surat

11 1 Hari Surat
dan mendistribusikan SK Panitia pegawai yang terkait. -Agenda

Ket : Simbol Kapsul/Terminator ( ) mendiskripsikan kegiatan mulai dan akhir

: Simbol Kotak/Process ( ) mendiskripsikan proses atau kegiatan eksekusi

: Simbol Belah Ketupat/Decision ( ) mendeskripsikan kegiatan pengambilan keputusan

: Simbol Anak Panah/Arrow ( ) mendeskripsikan arah kegiatan (arah proses kegiatan)

: Simbol Segilima/Off-Page Connector ( ) mendeskripsikan hubungan antar simbol yang berbeda halaman
 Nomor SOP :
Tgl. Pembuatan : 2019
Tgl. Revisi :
Tgl. Pengesahan :
Kepala Badan Kepegawaian,
Pendidikan dan Pelatihan Daerah
Kabupaten Simalungun

PEMERINTAH KABUPATEN SIMALUNGUN SATUAN Disahkan Oleh

KERJA
BADAN KEPEGAWAIAN, PENDIDIKAN DAN
Jamesrin Saragih, S.Pd, M.Si
PELATIHAN DAERAH Nip.19651210 198803 1 005
BIDANG DIKLAT Nama SOP : Pembuatan Naskah Pidato Kegiatan

Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana

1 Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2008 Tentang Diklat Jabatan PNS. 1. Memahami prosedur pendataan dan penyelenggaraan Diklat, Pelatihan dan
Bimbingan Teknis;
2 Peraturan Bupati Simalungun Nomor 32 Tahun 2017 Tentang Perubahan atas Peraturan Bupati 2. Memahami tugas dan fungsi terkait pelaksaan Diklat, Pelatihan dan Bimbingan
Simalungun Nomor 25 Tahun 2016 Tentang Rincian Tugas, Fungsi dan Tata Kerja pada Teknis;
Organisasi Badan-Badan, Inspektorat Kabupaten, Korps Pegawai Republik Indonesia
(KORPRI) dan Administrator Kawasan Ekonomi Khusus (KEK) Sei Mangkei Kabupaten
Simalungun .

3 Renstra Badan Kepegawaian, Pendidikan, Dan Pelatihan Daerah Kabupaten Simalungun Tahun 3. Memahami peraturan tentang pelaksanaan Diklat, Pelatihan dan Bimbingan
2016-2021 Teknis.

4 Rencana Kerja Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Daerah Kabupaten Simalungun
2019

Keterkaitan Peralatan/ Perlengkapan

1 SOP Pengelolaan Surat Masuk - Komputer - ATK - Printer
2 SOP Pengelolaan Surat Keluar - Lembar disposisi - Agenda

Peringatan Pencatatan dan Pendataan

Pembuatan Naskah pidato sebaiknya dibuat selambat-lambatnya 3 hari sebelum Pembukaan - Buku Agenda Kegiatan
1 dilaksanakan
 PELAKSANA MUTU BAKU
No Aktivitas Kepala Waktu
Kabid Kasubbid JFU Sekretaris Kelengkapan Output
Badan (Hr, Jam)

Menugaskan Kasubbid membuat naskah pidato

1 - Disposisi 30 Menit Instruksi
Bupati.

Membuat konsep dan menugaskan JFU untuk - ATK Konsep

2 30 Menit
mengetik naskah pidato Bupati. - Surat Surat

Mengetik naskah pidato Bupati. Setelah selesai

- Komputer
3 menyampaikan konsep Naskah Pidato tersebut kepada 2 Jam Surat
- ATK
Kasubbid.
T
- ATK
Memeriksa konsep naskah pidato Bupati. Jika benar
- Surat Paraf
4 di sampaikan kepada Kabid untuk diparaf, jika belum Y 1 Jam
- Dokumen Hierarki
benar dikembalikan kepada JFU untuk diperbaiki.
Pendukung

T
Memeriksa konsep naskah pidato Bupati. Jika sesuai
- Surat
diparaf dan disampaikan kepada Sekretaris untuk Paraf
5 Y - Dokumen 1 Jam
dibuat paraf koordinasi, jika tidak disetujui Hierarki
Pendukung
dikembalikan kepada Kasubbid untuk diperbaiki.

Memeriksa konsep naskah pidato Bupati. Jika

- Surat
disetujui dibuat paraf dan disampaikan kepada Kepala Paraf
6 T Y - Dokumen 1 Jam
Badan untuk ditandatangani, jika tidak disetujui Hierarki
Pendukung
dikembalikan kepada Kabid untuk diperbaiki.

Memeriksa naskah pidato Bupati. Jika sudah benar

- Surat
membuat paraf dan diserahkan kepada Sekretaris Paraf
7 T - Dokumen 1 Hari
untuk ditindak lanjuti, jika tidak benar dikembalikan Hierarki
Pendukung
kepada Sekretariat untuk diperbaiki kembali.
Y
 Menyerahkan naskah pidato Bupati yang telah - Surat
8 didisposisi oleh Kepala Badan kepada Kabid untuk - Dokumen 30 Menit Disposisi
kemudian di Proses. Pendukung
KET
 PELAKSANA MUTU BAKU
No Aktivitas Kepala Waktu KET
Kabid Kasubbid JFU Sekretaris Kelengkapan Output
Badan (Hr, Jam)

Menyerahkan naskah pidato Bupati yang telah - Surat

9 didisposisi oleh Kepala Badan kepada Kasubbid untuk - Dokumen 30 Menit Disposisi
diantar ke Setda Kab.Simalungun untuk di proses Pendukung

Menginstruksikan kepada JFU untuk membuat stempel, Naskah

- Fax
menggandakan, mengagendakan/mendokumentasikan Pidato
10 - Buku Agenda 30 Menit
dan Kepala
- Stempel
mengantar ke Sekretariat Daerah Pemkab. Simalungun Badan.

Membuat stempel, menggandakan, mengagendakan/ - Surat Dokumen

mendokumentasikan naskah pidato Bupati dan - Komputer Naskah
11 1 Hari
mengantar ke Setda Pemkab. Simalungun untuk - Dokumen pidato
ditandatangani Bupati. Pendukung Kepala

Ket : Simbol Kapsul/Terminator ( ) mendiskripsikan kegiatan mulai dan akhir

: Simbol Kotak/Process ( ) mendiskripsikan proses atau kegiatan eksekusi

: Simbol Belah Ketupat/Decision ( ) mendeskripsikan kegiatan pengambilan keputusan

: Simbol Anak Panah/Arrow ( ) mendeskripsikan arah kegiatan (arah proses kegiatan)

: Simbol Segilima/Off-Page Connector ( ) mendeskripsikan hubungan antar simbol yang berbeda halaman
 Nomor SOP :
Tgl. Pembuatan : 2019
Tgl. Revisi :
Tgl. Pengesahan :
Kepala Badan Kepegawaian, Pendidikan dan
Pelatihan Daerah Kabupaten Simalungun

PEMERINTAH KABUPATEN SIMALUNGUN SATUAN Disahkan Oleh

KERJA
BADAN KEPEGAWAIAN, PENDIDIKAN DAN
Jamesrin Saragih, S.Pd, M.Si
PELATIHAN DAERAH Nip.19651210 198803 1 005
BIDANG DIKLAT Nama SOP : Pelaksanaan Penerimaan/Registrasi Peserta

Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana

1 Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2008 Tentang Diklat Jabatan PNS. 1. Memahami prosedur pendataan dan penyelenggaraan Diklat, Pelatihan dan
Bimbingan Teknis;

2 Peraturan Bupati Simalungun Nomor 32 Tahun 2017 Tentang Perubahan atas Peraturan Bupati 2. Memahami tugas dan fungsi terkait pelaksaan Diklat, Pelatihan dan Bimbingan
Simalungun Nomor 25 Tahun 2016 Tentang Rincian Tugas, Fungsi dan Tata Kerja pada Organisasi Teknis;
Badan-Badan, Inspektorat Kabupaten, Korps Pegawai Republik Indonesia (KORPRI) dan
Administrator Kawasan Ekonomi Khusus (KEK) Sei Mangkei Kabupaten Simalungun .

3 Renstra Badan Kepegawaian, Pendidikan, Dan Pelatihan Daerah Kabupaten Simalungun Tahun 3. Memahami peraturan tentang pelaksanaan Diklat, Pelatihan dan Bimbingan Teknis.
2016-2021
4 Rencana Kerja Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Daerah Kabupaten Simalungun 2019

Keterkaitan Peralatan/ Perlengkapan

1 SOP Pengelolaan Surat Masuk - Komputer - ATK - Printer
2 SOP Pengelolaan Surat Keluar - Lembar disposisi - Agenda

Peringatan Pencatatan dan Pendataan

Registrasi dilaksanakan sebelum pembukaan diklat dilaksanakan, dan ditutup setelah

1 Semua dokumen harus disiapkan dan dipastikan dilengkapi peserta
pembukaan diklat selesai dilaksanakan.
 PELAKSANA MUTU BAKU
No Uraian Prosedur PANITIA Waktu KET
Kelengkapan Output
PENYELENGGARA (Hr, Jam)
Mempersiapkan Blanko Biodata peserta untuk - Blanko Biodata
1 dibagikan pada saat registrasi peserta dilaksanakan. - Dokumen 1 Hari Surat
Pendukung
Mempersiapkan segala keperluan pembelajaran diklat Kelengkapan yang diterima dari peserta
peserta yang akan dibagikan serentak pada saat : SPPD, Surat Tugas, Pas Photo.
- ATK Persiapan
registrasi, menyiapkan map khusus untuk menyimpan
- Pengumuman dokumen dan
2 dokumen SPPD dan surat tugas yang dibawa dr peserta 3 Jam
- Dokumen kelengkapan
sebagai bahan pertanggungjawaban peserta kepada
Pendukung registrasi'
isntansinya masing.

Mempersiapkan meja khusus registrasi ditempat yang - Meja Registrasi

telah ditentukan dan mempersiapkan setiap - Plank Penanda
3 kelengkapan yang diperlukan. 15 Menit Meja Registrasi
- Dokumen
Pendukung
Menerima peserta yang hadir dan memberikan blanko
biodata yg harus diisi oleh peserta, memberikan ATK - Surat
4 dan kelengkapan diklat, dan menerima berkas surat - Dokumen 1 jam Disposisi
tugas dan SPPD peserta untuk kemudian di stempel. Pendukung

Dokumen yg perlu disimpan pada saat

registrasi peserta : Biodata sebagai dasar
- Surat pembuatan sertifikat, surat tugas peserta
Menutup registrasi dengan menyimpan setiap
5 - Dokumen 30 Menit Surat untuk dokumen pertanggung jawaban
kelengkapan peserta untuk ditindaklanjuti berikutnya.
Pendukung kegiatan, dan SPPD untuk
pertanggungjawaban peserta

Ket : Simbol Kapsul/Terminator ( ) mendiskripsikan kegiatan mulai dan akhir

: Simbol Kotak/Process ( ) mendiskripsikan proses atau kegiatan eksekusi

: Simbol Belah Ketupat/Decision ( ) mendeskripsikan kegiatan pengambilan keputusan

: Simbol Anak Panah/Arrow ( ) mendeskripsikan arah kegiatan (arah proses kegiatan)

: Simbol Segilima/Off-Page Connector ( ) mendeskripsikan hubungan antar simbol yang berbeda halaman
 Nomor SOP :
Tgl. Pembuatan : 2019
Tgl. Revisi :
Tgl. Pengesahan :
Kepala Badan Kepegawaian, Pendidikan dan
Pelatihan Daerah Kabupaten Simalungun
Disahkan Oleh
PEMERINTAH KABUPATEN SIMALUNGUN
SATUAN KERJA
BADAN KEPEGAWAIAN, PENDIDIKAN DAN
Jamesrin Saragih, S.Pd, M.Si
PELATIHAN DAERAH Nip.19651210 198803 1 005
BIDANG DIKLAT Nama SOP : Pelaksanaan Pembukaan Kegiatan Diklat, Pelatihan dan
Bimbingan Teknis
Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana
1 Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2008 Tentang Diklat Jabatan PNS. 1. Memahami prosedur pendataan dan penyelenggaraan Diklat, Pelatihan dan
Bimbingan Teknis;
2 Peraturan Bupati Simalungun Nomor 32 Tahun 2017 Tentang Perubahan atas Peraturan Bupati 2. Memahami tugas dan fungsi terkait pelaksaan Diklat, Pelatihan dan Bimbingan
Simalungun Nomor 25 Tahun 2016 Tentang Rincian Tugas, Fungsi dan Tata Kerja pada Organisasi Teknis;
Badan-Badan, Inspektorat Kabupaten, Korps Pegawai Republik Indonesia (KORPRI) dan
Administrator Kawasan Ekonomi Khusus (KEK) Sei Mangkei Kabupaten Simalungun .

3 Renstra Badan Kepegawaian, Pendidikan, Dan Pelatihan Daerah Kabupaten Simalungun Tahun 3. Memahami peraturan tentang pelaksanaan Diklat, Pelatihan dan Bimbingan Teknis.
2016-2021
4 Rencana Kerja Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Daerah Kabupaten Simalungun
2019

Keterkaitan Peralatan/ Perlengkapan

1 SOP Pengelolaan Surat Masuk - Komputer - ATK - Printer
2 SOP Pengelolaan Surat Keluar - Lembar disposisi - Agenda

Peringatan Pencatatan dan Pendataan

Registrasi dilaksanakan sebelum pembukaan diklat dilaksanakan, sesuai dengan jadwal yang - Semua dokumen harus disiapkan dan dipastikan dilengkapi peserta.
1
telah ditentukan.
 MUTU BAKU
PANITIA
No Kegiatan Waktu KET
PENYELENGGARA Kelengkapan Output
(Hr, Jam)
Membacakan tata tertib dan Kata Pengantar oleh MC pada - Naskah Tata Tertib Pembacaan Pembukaan
1 10 menit
pelaksanaan pembukaan diklat Acara Acara

Menyanyikan lagu Indonesia Raya diikuti oleh seluruh peserta

2 - Dirgen 5 menit Lagu Indonesia Raya
acara pembukaan diklat
- Laporan
Membacakan laporan Penyelenggaraan Diklat yang Pembacaan Laporan
3 Penyelenggaraan 20 menit
disampaikan oleh Ketua Panitia Penyelenggara. Pelaksanaan diklat
Diklat

Membacakan Pernyataan Pembukaan Diklat sekaligus

- Pin Peserta sebagai Penyematan Tanda
4 Penyematan Tanda Peserta secara simbolis yang dilakukan oleh 5 menit
simbolis Peserta
Bupati/ Kepala Badan/ Yang mewakili.

Mendengarkan Pidato Pengarahan yang disampaikan oleh Pidato Kepala Badan

5 - Naskah Pidato 25 menit
Kepala Badan Diklat atau yang mewakili. atau yg mewakili

Melaksanakan pembacaan do'a sebagai akhir dari pelaksanaan

6 - Naskah Do'a 10 menit Pembacaan do'a
pembukaan diklat.

Mengatakan kata penutup pelaksanaan pembukaan diklat oleh - Naskah Tata Tertib
7 5 menit Penutupan Acara
MC. acara

Pengarahan diklat
menginformasik an
Acara Selesai
Usai penutupan panitia melanjutkan dengan melakukan tentang pembagian
8 - Map 10 menit dokumentasi pratest,
pengarahan program diklat kepada seluruh peserta diklat. peserta dan peraturan
absen
selama
diklat.

Ket : Simbol Kapsul/Terminator ( ) mendiskripsikan kegiatan mulai dan akhir

: Simbol Kotak/Process ( ) mendiskripsikan proses atau kegiatan eksekusi

: Simbol Belah Ketupat/Decision ( ) mendeskripsikan kegiatan pengambilan keputusan

: Simbol Anak Panah/Arrow ( ) mendeskripsikan arah kegiatan (arah proses kegiatan)

: Simbol Segilima/Off-Page Connector ( ) mendeskripsikan hubungan antar simbol yang berbeda halaman
 Nomor SOP :
Tgl. Pembuatan : 2019
Tgl. Revisi :
Tgl. Pengesahan :
Kepala Badan Kepegawaian, Pendidikan dan
Pelatihan Daerah Kabupaten Simalungun

PEMERINTAH KABUPATEN SIMALUNGUN SATUAN Disahkan Oleh

KERJA
BADAN KEPEGAWAIAN, PENDIDIKAN DAN
Jamesrin Saragih, S.Pd, M.Si
PELATIHAN DAERAH Nip.19651210 198803 1 005
BIDANG DIKLAT Nama SOP : Pembuatan Laporan Pelaksanaan Kegiatan

Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana

1 Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2008 Tentang Diklat Jabatan PNS. 1. Memahami prosedur pendataan dan penyelenggaraan Diklat, Pelatihan dan
Bimbingan Teknis;
2 Peraturan Bupati Simalungun Nomor 32 Tahun 2017 Tentang Perubahan atas Peraturan 2. Memahami tugas dan fungsi terkait pelaksaan Diklat, Pelatihan dan Bimbingan
Bupati Simalungun Nomor 25 Tahun 2016 Tentang Rincian Tugas, Fungsi dan Tata Kerja Teknis;
pada Organisasi Badan-Badan, Inspektorat Kabupaten, Korps Pegawai Republik Indonesia
(KORPRI) dan Administrator Kawasan Ekonomi Khusus (KEK) Sei Mangkei Kabupaten
Simalungun .

3 Renstra Badan Kepegawaian, Pendidikan, Dan Pelatihan Daerah Kabupaten Simalungun 3. Memahami peraturan tentang pelaksanaan Diklat, Pelatihan dan Bimbingan
Tahun 2016-2021 Teknis.
4 Rencana Kerja Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Daerah Kabupaten
Simalungun 2019

Keterkaitan Peralatan/ Perlengkapan

1 SOP Pengelolaan Surat Masuk - Komputer - ATK - Printer
2 SOP Pengelolaan Surat Keluar - Lembar disposisi - Agenda

Peringatan Pencatatan dan Pendataan

Dokumen yang harus dilampirkan dalam buku laporan dana tersebut terdiri dari :
Pembuatan Buku Laporan Diklat maksimal diselesaikan 2 minggu setelah penutupan diklat Naskah Materi Diklat, foto dokumentasi, laporan pembukaan, setiap lampiran rekap
1
dilaksanakan. penilaian peserta, rekap data peserta diklat, dll.
 PELAKSANA MUTU BAKU
No Kegiatan PANITIA Waktu (Hr, KET
Kelengkapan Output
PENYELENGGARA Jam)

Mengumpulkan seluruh absensi peserta dan Panitia yang

1 - Absensi peserta 1 hari Rekap Absensi
bertugas kemudian membuat rekapnya.

Mengumpulkan setiap koesioner penilaian dan membuat - Form koesioner Rekap

2 1 hari
rekapnya. penilaian Koesioner

Dokumen terdiri dari

- Setiap Surat2 Dokumentasi : Pidato, form
Mengumpulkan setiap dokumen yang tersedia selama - Lembar lembar pertanggungjawaban,
3 1 hari
pelaksanaan diklat berlangsung. Pertanggung pertanggung laporan pembukaan dan
jawaban jawaban penutupan diklat, materi
diklat dll.

Mengumpulkan setiap dokumen tersebut dan meminta

- dokumen yg telah Buku Laporan
4 percetakan untuk menjilid sebagai format 7 hari
dikumpulkan Kegiatan
pertanggungjawaban.

Distribusi Buku
Mendistribusikan buku laporan petanggung jawaban Buku Laporan
5 1 Jam Laporan
diklat. Kegiatan
Kegiatan

Ket : Simbol Kapsul/Terminator ( ) mendiskripsikan kegiatan mulai dan akhir

: Simbol Kotak/Process ( ) mendiskripsikan proses atau kegiatan eksekusi

: Simbol Belah Ketupat/Decision ( ) mendeskripsikan kegiatan pengambilan keputusan

: Simbol Anak Panah/Arrow ( ) mendeskripsikan arah kegiatan (arah proses kegiatan)

: Simbol Segilima/Off-Page Connector ( ) mendeskripsikan hubungan antar simbol yang berbeda halaman