BAB II

TATA NASKAH DOKUMEN KEDINASAN

A. KETENTUAN UMUM
1. Persyaratan Penyusunan
Persyaratan penyusunan naskah dinas terdiri dari:
a. Efisien dan efektif.
b. Pembakuan.
c. Akuntabilitas.
d. Keterkaitan.
e. Kecepatan dan ketepatan.
f. Keamanan.
2. Nama instansi/jabatan pada kepala naskah dinas
Pemberian KOP surat UPT Puskesmas Baras 1 pada lembar naskah dinas
resmi.
3. Penomoran Naskah Dinas
a. Di dalam pemberian nomor dalam penyusunan naskah dinas disesuaikan
dengan kebutuhan.
b. Pengaturan penomoran dikendalikan oleh Unit Tata Usaha.
4. Nomor Halaman
a. Di dalam pemberian nomor halaman dalam penyusunan tata naskah
dimulai dari angka terkecil hingga terbesar dimana nomor halaman terletak
dibagian bawah sebelah kanan tata naskah.
b. Pada naskah dinas non formal yang peruntukannya sebagai
penyelenggara tugas operasional harian diatur sesuai kebutuhan.
c. Catatan kaki
5. Ketentuan Jarak Spasi
Ketentuan jarak spasi yang digunakan dalam penyusunan naskah dinas
menggunakan spasi 1,5.
6. Penggunaan Huruf
Penggunaan huruf didalam penyusunan naskah dinas menggunakan huruf
Arial angka 12.
7. Ruang Tanda Tangan
Ruang tanda tangan yang ditanda tangani kepala UPT Puskesmas Baras 1
berada disebelah kanan bawah dari naskah dinas.
8. Penentuan Batas / Ruang Tepi
Penentuan batas / ruang tepi dalam penyusunan naskah dinas adalah:
Batas atas : 2 cm
Batas bawah : 3 cm

4
 Batas kanan : 2 cm
Batas kiri : 3 cm
9. Penggunan Bahasa
Di dalam penyusunan naskah dinas menggunakan bahasa Indonesia yang
baik, benar, dan lugas.
10. Media / Sarana Naskah Dinas
Media naskah dinas menggunakan:
a. Jenis kertas : HVS 70 gram
b. Ukuran kertas : 21,5 cm x 33 cm
11. Kop Naskah Dinas UPT Puskesmas Baras 1
a. Bentuk dan Isi
Menggunakan lambang daerah berwarna, logo puskesmas, sebutan
pemerintah Kabupaten Pasangkayu, Dinas Kesehatan, UPT Puskemas
Baras 1, alamat telpon, Email dan kode pos.
b. Penggunaan
Kop UPT Puskesmas Baras 1 digunakan untuk naskah dinas yang ditanda
tangani oleh kepala UPT Puskesmas Baras 1 yang bertindak sebagai
penanggung jawab.
Contoh:

PEMERINTAH KABUPATEN PASANGKAYU

DINAS KESEHATAN
UPT PUSKESMAS BARAS 1
Jalan Trans Sulawesi Dsn. Bantayang Desa Bulu Parigi
Kec. Baras Kab. Pasangkayu Telp.0852 4119 1736
e-mail: puskesmas.baras1@gmail.com Kode Pos 91572

Keterangan :
Line spacing :1
Spacing After :0
Kiri Kop Logo Pemerintah Kabupaten Pasangkayu
Ukuran Logo :
1) Height : 3 cm
2) Width : 2,5 cm
Kanan Kop Logo Puskesmas
Ukuran Logo :
1) Height : 3 cm
2) Width : 2,5 cm

5
 PEMERINTAH KABUPATEN PASANGKAYU
Size : 14
Font : Arial (uppercasel kapital, center)
DINAS KESEHATAN
Size : 14
Font : Arial (uppercasel kapital, center)
UPT PUSKESMAS BARAS 1
Size : 18
Font : Arial (uppercasel kapital, center)
Alamat Pukesmas : Jl. Trans Sulawesi Desa Bulu Parigi Kec. Baras 1
Kab. Pasangkayu, telepon dan Email
Size : 10
Font : Arial
12. Stempel UPT Puskesmas Baras 1
a. Bentuk
Stempel UPT Puskesmas Baras 1
b. Ukuran
1. Ukuran garis tengah lingkaran luar untuk stempel instansi adalah 1,8
cm.
2. Ukuran garis tengah lingkaran tengah untuk stempel instansi adalah 1,7
cm.
3. Ukuran garis tengah lingkaran dalam untuk stempel instansi adalah 1,2
cm.
4. Jarak antara 2 (dua) garis yang terdapat pada lingkaran dalam untuk
stempel instansi adalah 0,5 cm
c. Isi
Stempel UPT Puskemas Baras 1 berisi nama Pemerintah Kabupaten
Pasangkayu dengan pembatas tanda bintang dan nama Dinas Kesehatan,
Kecamatan Baras 1 serta nama UPT Puskesmas Baras 1.
d. Penggunaan
Yang berhak menggunakan stempel UPT Puskesmas Baras 1 adalah
kepala UPT Puskesmas Baras 1 dan atau yang di beri kewenangan.
e. Warna
Stempel untuk naskah dinas menggunakan tinta ungu dan dibubuhkan
pada bagian kiri tanda tangan kepala UPT Puskesmas Baras 1 dan atau
yang diberi kewenangan.

6
 f. Kewenangan, Pemegang dan Penyimpan Stempel
1) Kepala UPT Puskesmas Baras 1 memiliki kewenangan penuh atas
penggunaan stempel UPT Puskesmas Baras 1.
2) Pemegang stempel UPT Puskesmas Baras 1 adalah kepala Sub Tata
Usaha.
3) Penyimpanan stempel UPT Puskesmas Baras 1 dilakukan dan menjadi
tanggung jawab unit tata usaha.
g. Contoh :

DINAS
KESEHATAN
UPT PUSKESMAS
BARAS 1
KECAMATAN
BARAS

13. Papan Nama UPT Puskesmas Baras 1

a. Bentuk
Papan nama UPT Puskesmas Baras 1 berbentuk persegi panjang.
b. Ukuran
Ukuran papan nama UPT Puskesmas Baras 1 yaitu
Panjang : 2 meter
Lebar : 1 meter
Tinggi : 220 meter
c. Warna
Warna papan nama berwarna putih dan warna tulisan pada papa nama
berwarna Hitam.
d. Isi
Papan nama UPT Puskesmas Baras 1 berisi tulisan Pemerintah
Kabupaten Pasangkayu, Dinas Kesehatan, UPT Puskesmas Baras 1,
Alamat dan Kode Pos.
e. Penempatan
Papan nama ditempatkan pada tempat yang strategis, mudah dilihat dan
serasi dengan letak dan bentuk bangunannya.
f. Penggunaan
Penggunaan papan nama UPT Puskesmas Baras 1 digunakan dan dibuat
sesuai dengan kebutuhan.

7
14. Surat Biasa
a. Pengertian
Surat biasa adalah naskah dinas yang berisi pemberitahuan, pertanyaan,
permintaan jawaban atau saran dan sebagainya.
b. Susunan :
1) Kepala surat biasa, terdiri dari :
a). Kop Surat.
b). Nama tempat dan tanggal, bulan dan tahun ditetapkan.
c). Pejabat/alamat yang dituju.
d). Nomor.
e). Sifat.
f). Lampiran.
g). Hal.
c. Isi surat, terdiri dari :
1) Dirumuskan dalam bentuk uraian atau narasi.
2) Dicantumkan dengan jelas maksud dan tujuan surat.
d. Bagian akhir surat biasa, terdiri dari:
1. Nama Jabatan.
2. Tanda tangan pejabat.
3. Nama dan NIP bagi PNS.
4. Stempel jabatan/instansi.
5. Tembusan (apabila diperlukan).
e. Penandatanganan
Surat biasa ditandatangani oleh kepala UPT Puskesmas Baras 1 dibuat
diatas kertas folio, dengan menggunakan kop naskah dinas yang telah
diatur sesuai dengan ketentuan.
15. Surat Keterangan Berbadan Sehat
a. Pengertian
Surat keterangan Berbadan Sehat adalah naskah dinas yang berisi
penyataan tertulis dari dokter sebagai tanda bukti untuk menerangkan atau
menjelaskan bahwa pasien yang diperiksa dinyatakan sehat.
b. Susunan
1) Judul, terdiri dari:
a) Kop surat
b) Kata “SURAT KETERANGAN BERBADAN SEHAT” ditempatkan
dibagian tengah lebar naskah
c) Nomor surat.

8
 2) Isi surat keterangan, terdiri dari:
a) Nama, tempat tanggal lahir, jenis kelamin, agama, pendidikan dan
atas permintaan.
b) Tujuan dibuatkan Surat Keterangan Sehat.
c) Keterangan perihal tinggi badan, berat badan, tekanan darah,
penglihatan, golongan darah, dll.
3) Bagian akhir surat keterangan, terdiri atas:
a) Nama tempat, tanggal, bulan dan tahun ditetapkan/dikeluarkan.
b) Tanda tangan pemeriksa.
c) Nama Jabatan.
d) Nama lengkap pemeriksa.
e) NIP bagi PNS.
f) Stempel instansi.
g) Tembusan (apabila diperlukan).
4) Penandatanganan dan penggunaan kop naskah dinas.
Surat keterangan ditandatangani oleh dokter UPT Puskesmas Baras 1
dibuat di atas kertas folio, dengan menggunakan kop naskah dinas
yang telah diatur sesuai dengan ketentuan.
16. Surat Keterangan Sakit
a. Pengertian
Surat keterangan sakit adalah naskah dinas yang berisi pernyataan tertulis
dari dokter sebagai tanda bukti untuk menerangkan atau menjelaskan
bahwa pasien yang diperiksa diberikan izin istirahat karena sakitnya.
b. Susunan :
1) Judul, terdiri dari :
a. Kop surat
b. Kata “SURAT KETERANGAN SAKIT” ditempatkan dibagian tengah
lembar naskah
c. Nomor surat.
2) Isi surat keterangan, terdiri dari:
a. Nama, jenis kelamin, umur, pekerjaan dan alamat pasien.
b. Tujuan dibuatkan Surat Keterangan Istirahat.
c. Keterangan Perihal pernyataan dokter yang menerangkan bahwa
pasien benar dalam kondisi sakit.
d. Jumlah dan tanggal hari istirahat yang diberikan.
3) Bagian akhir surat keterangan, terdiri atas:
a. Nama tempat, tanggal, bulan dan tahun ditetapkan.
b. Tanda tangan pemeriksa.

9
 c. Nama Jabatan.
d. Nama lengkap pemeriksa.
e. NIP bagi PNS.
f. Stempel instansi.
g. Tembusan (apabila diperlukan).
4) Penandatanganan dan penggunaan kop naskah dinas.
Surat keterangan ditandatangani oleh dokter UPT Puskesmas Baras 1
dibuat di atas kertas folio, dengan menggunakan kop naskah dinas
yang telah diatur sesuai dengan ketentuan.
17. Surat Keterangan Kelahiran
a. Pengertian
Surat Keterangan Kelahiran adalah naskah dinas yang berisi pernyataan
tertulis dari bidan sebagai tanda bukti untuk menerangkan atau
menyatakan kelahiran bayi.
b. Susunan
1. Judul, terdiri dari:
a) Kop surat
b) Kata “SURAT KETERANGAN KELAHIRAN” ditempatkandibagian
tengah lembar,
c. Nomor, tanggal dan tahun
2) Isi surat keterangan, terdiri dari:
a) Nama, umur, pekerjaan, dan alamat orang tua bayi.
b. Keterangan kelahiran bayi, anak ke, jenis kelamin, tempat, tanggal,
bulan, tahun kelahiran dan nama lengkap bayi.
3) Bagian akhir surat keterangan, terdiri atas:
a) Nama tempat, tanggal, bulan dan tahun ditetapkan.
b) Tanda tangan pejabat.
c) Nama jabatan.
d) Nama lengkap pejabat.
e) NIP bagi PNS.
f) Stempel instansi.
g) Tembusan (apabila diperlukan).
4) Penandatanganan dan penggunaan kop naskah dinas.
Surat keterangan ditandatangani oleh bidan UPT Puskesmas Baras 1
dibuat di atas kertas folio, dengan menggunakan kop naskah dinas
yang telah diatur sesuai dengan ketentuan.

10
18. Surat Tugas
a. Pengertian
Surat tugas adalah naskah dinas dari atasan yang ditujukan kepada
bawahan yang berisi perintah untuk melaksanakan pekerjaan tertentu.
b. Susunan:
1) Judul, terdiri dari:
a) Kop surat
b) Kata “SURAT TUGAS” ditempatkan dibagian tengah lembar
c) Nomor, tanggal dan tahun.
2) Isi surat keterangan, terdiri dari:
a) Nama pejabat dan jabatan yang memberi perintah.
b) Tulisan “MENUGASKAN” diletakkan di tengah dan ditulis dengan
huruf kapital.
c) Menjelaskan identitas penerima perintah yang memuat nama
pejabat, jabatan dan isi perintah.
3) Bagian akhir surat perintah, terdiri dari:
a) Nama Tempat, tanggal, bulan dan tahun.
b) Nama jabatan.
c) Tanda tangan Pejabat.
d) Nama Lengkap Pejabat dan NIP bagi PNS.
e) Stempel jabatan atau instansi.
f) Tembusan (apabila diperlukan).
c. Penandatanganan dan penggunaan kop naskah dinas
Surat perintah ditandatangani oleh kepala UPT Puskesmas Baras 1 dibuat
diatas kerta folio, dengan menggunakan kop naskah dinas yang telah diatur
sesuai dengan ketentuan.
19. Surat Izin Tidak Masuk Kerja
a. Pengertian
Surat izin tidak masuk kerja adalah naskah dinas yang berisi permintaan
izin pegawai puskesmas kepada kepala puskesmas untuk tidak masuk
kerja terkait dengan urusan pribadi.
b. Susunan
1) Kepala surat, terdiri dari :
a) Nama tempat dan tanggal, bulan dan tahun ditetapkan.
b) Pejabat yang dituju.
c) Tempat pejabat.
2) Isi surat izin, terdiri dari:
a. Identitas pembuat surat izin, meliputi nama, NIP dan jabatan.

11
 b. Alasan tidak masuk kerja.
c. Hari dan tanggal izin.
3) Bagian akhir surat izin terdiri atas:
a. Salam hormat pembuat surat izin.
b. Mengetahui kepala puskesmas.
c. Tanda tangan pembuat surat izin.
d. Nama lengkap pejabat.
e. NIP bagi PNS.
f. Stempel jabatan atau instansi.
g. Tembusan (apabila diperlukan).
c. Penandatanganan dan penggunaan kop naskah dinas
Surat izin tidak masuk kerja ditandatangani oleh kepala UPT
Puskesmas Baras 1 dibuat diatas kertas folio, dengan menggunakan
kop naskah dinas yang telah diatur sesuai dengan ketentuan.
20. Surat Cuti Tahunan
a. Pengertian
Surat cuti tahunan adalah naskah dinas yang berisi permintaan izin
pegawai PNS kepada kepala puskesmas untuk mengambil cuti terkait
dengan urusan pribadi.
b. Susunan:
1) Judul, terdiri dari:
a) Kop Surat.
b) Tempat dan tanggal surat.
c) Tujuan surat ke Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten Pasangkayu.
d) Melalui Kepala Puskesmas UPT Puskesmas Baras 1.
e) Nomor, sifat, lampiran dan hal diketik ke bawah.
2) Isi surat, terdiri dari:
a) Identitas pembuat surat, melingkupi Nama, NIP, Pangkat/Golongan,
Jabatan, Satuan Organisasi.
b) Jumlah hari cuti yang diambil.
c) Tanggal hari cuti yang diambil.
d) Tempat keberadaan pembuat surat.
3) Bagian akhir nota kesepakatan bersama, terdiri dari:
a) Tanda tangan pembuat surat.
b) Tanda tangan Kepala Puskesmas UPT Puskesmas Baras 1.
c) Nama lengkap pejabat.
d) NIP bagi PNS.
e) Stempel jabatan/instansi.

12
 f) Tembusan (apabila diperlukan)
c. Penandatanganan dan penggunaan kop naskah dinas
Surat cuti tahunan ditandatangani oleh Kepala UPT Puskesmas Baras 1
dibuat diatas kertas folio, dengan menggunakan kop naskah dinas yang
telah diatur sesuai dengan ketentuan.

21. Surat Cuti Bersalin

a. Pengertian
Surat cuti bersalin adalah naskah dinas yang berisi permintaan izin
pegawai PNS kepada Kepala Puskesmas untuk mengambil cuti setelah
bersalin.
b. Susunan:
1) Judul, terdiri dari:
a) Kop Surat.
b) Tempat dan tanggal surat.
c) Tujuan surat ke Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten Pasangkayu.
d) Melalui Kepala Puskesmas UPT Puskesmas Baras 1.
e) Nomor, sifat, lampiran dan hal diketik ke bawah.
2) Isi surat, terdiri dari:
a) Identitas pembuat surat, melingkupi Nama, NIP,
Pangkat/Golongan, Jabatan, Satuan Organisasi.
b) Cuti bersalin keberapa kalinya.
c) Jumlah hari cuti yang diambil.
d) Tanggal hari cuti yang diambil.
e) Tempat keberadaan pembuat surat.
3) Bagian akhir nota kesepakatan bersama, terdiri dari:
a) Tanda tangan pembuat surat.
b) Tanda tangan Kepala Puskesmas UPT Puskesmas Baras 1.
c) Nama lengkap pejabat.
d) NIP bagi PNS.
e) Stempel jabatan/instansi.
f) Tembusan (apabila diperlukan).
c. Penandatanganan dan penggunaan kop naskah dinas
Surat cuti bersalin ditandatangani oleh Kepala UPT Puskesmas Baras 1
dibuat di atas kertas folio, dengan menggunakan kop naskah dinas yang
telah diatur sesuai dengan ketentuan.

13
22. Surat Dispensasi
a. Pengertian
Surat dispensasi adalah naskah dinas yang berisi permintaan izin
pegawai NON PNS kepada Kepala Puskesmas untuk mengambil cuti
terkait dengan urusan pribadi.
b. Susunan:
1) Kepala surat, terdiri dari:
a) Tempat dan tanggal surat.
b) Tujuan surat ke Kepala UPT Puskesmas Baras 1.
2) Isi surat, terdiri dari:
a) Identitas pembuat surat, melingkupi Nama, Jabatan, Satuan
Organisasi.
b) Jumlah hari cuti yang diambil.
c) Tanggal hari cuti yang diambil.
d) Tempat keberadaan pembuat surat.
3) Bagian akhir nota kesepakatan bersama, terdiri dari:
a. Jumlah hari dispensasi yang sudah diambil.
b. Tanda tangan pembuat surat.
c. Tanda tangan Kepala Puskesmas.
d. Nama lengkap pejabat.
e. NIP bagi PNS.
f. Stempel jabatan/instansi.
g. Tembusan (apabila diperlukan).
c. Penandatangan dana penggunaan kop naskah dinas
Surat dispensasi ditandatangani oleh Kepala UPT Puskesmas Baras 1
dibuat diatas kertas folio, dengan menggunakan kop naskah dinas yang
telah diatur sesuai dengan ketentuan.
23. Surat Perintah Perjalanan Dinas
a. Pengertian
Surat perintah perjalanan dinas adalah naskah dinas dari pejabat yang
berwenang kepada bawahan atau pejabat tertentu untuk melaksanakan
perjalanan dinas.
b. Susunan, terdiri dari:
1) Judul, terdiri dari:
a) Kop surat.
b) Tulisan “SURAT PERINTAH PERJALANAN DINAS” ditempatkan di
tengah lembar isi naskah dinas.
c) Nama Instansi.

14
 d) Nama Kegiatan.
e) BulanKegiatan.
2) Isi surat perintah perjalanan dinas, terdiri dari:
a) Nama pegawai yang diberi perintah.
b) Tujuan tempat perjalanan.
c) Tanggal perjalanan.
d) Stempel dan tanda tangan Instansi/tempat perjalanan dinas yang
dituju.
3) Bagian akhir surat perintah perjalanan dinas, terdiri dari:
a) Mengetahui pejabat yang memberi perintah.
b) Tanda tangan pejabat serta nama lengkap, pangkat dan NIP (bila
Pegawai Negeri Sipil) pemberi perintah.
c) Stempel jabatan/instansi.
c. Penandatanganan
Surat perintah perjalanan dinas ditandatangani oleh Kepala UPT
Puskesmas Baras 1 dibuat diatas kertas folio, dengan menggunakan kop
naskah dinas yang telah diatur sesuai dengan ketentuan.
24. Surat Kuasa
a. Pengertian
Surat kuasa adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang kepada
bawahan berisi pemberian wewenang dengan atas namanya untuk
melakukan suatu tindakan tertentu dalam rangka kedinasan.
b. Susunan, terdiri:
1) Judul, terdiri dari:
a) Kop surat
b) Tulisan “SURAT KUASA” ditempatkan di tengah lembar naskah
dinas.
c) Tulisan “NOMOR” surat kuasa ditempatkan dibawah tulisan “Surat
Kuasa”.
2) Isi surat kuasa, terdiri dari:
a) Nama pejabat, NIP, pangkat bagi PNS dan jabatan yang memberi
kuasa.
b) Tulisan “MEMBERI KUASA” diletakkan ditengah lembar naskah
dinas.
c) Tulisan “Kepada”.
d) Nama pejabat, NIP, pangkat, bagi PNS dan jabatan yang diberi
kuasa.
e) Tulisan “Untuk”.

15
 3) Bagian akhir surat kuasa, terdiri dari atas:
a. Nama tempat, tanggal, bulan dan tahun pembuatan.
b. Nama jabatan memberi kuasa.
c. Tanda tangan pejabat memberi kuasa.
d. Nama lengkap, pangkat dan NIP bagi PNS.
e. Stempel jabatan/instansi.
f. Nama jabatan yang diberi kuasa.
g. Tanda tangan pejabat yang diberi kuasa.
h. Nama lengkap dan NIP yang diberi kuasa.
c. Penandatanganan dan penggunaan kop naskah dinas
Surat kuasa ditandatangani oleh Kepala UPT Puskesmas Baras 1 dibuat
diatas kertas folio, dengan menggunakan kop naskah dinas yang telah
diatur sesuai dengan ketentuan.
25. Surat Undangan
a. Pengertian
Surat undangan adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi
undangan kepada pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan
untuk menghadiri suatu acara kedinasan.
b. Susunan, terdiri dari:
1) Judul, terdiri dari:
a) Kop Surat.
b) Nama tempat dan tanggal, bulan serta tahun ditempatkan di kanan
atas.
c) Alamat yang ditujukan.
d) Nomor, sifat, lampiran dan hal diketik ke bawah.
2) Isi surat undangan, terdiri dari:
a) Hari, tanggal penyelenggaraan.
b) Pukul penyelenggaraan.
c) Tempat diselenggaraan.
d) Acara.
e) Pimpinan acara/rapat.
f) Tulisan penutup.
3) Bagian akhir surat undangan terdiri dari:
a) Nama jabatan.
b) Tanda tangan pejabat.
c) Nama lengkap pejabat dan NIP bagi PNS.
d) Stempel jabatan/instansi.
e) Tembusan (apabila perlu).

16
 f) Catatan yang dianggap perlu.
c. Penandatanganan dan penggunaan kop naskah dinas
Surat undangan ditandatangani oleh Kepala UPT Puskesmas Baras 1
dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas
yang diatur sesuai dengan ketentuan.
26. Lembar Disposisi
a. Pengertian
Lembar disposisi adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi
petunjuk tertulis kepada bawahan
b. Susunan
1) Judul, terdiri dari:
a) Kop Dinas Kesehatan Kabupaten Pasangkayu.
b) Tulisan “LEMBAR DISPOSISI” di tengah atas lembar naskah dinas.
c) Surat dari.
d) Tanggal surat.
e) Nomor surat.
f) Diterima tanggal.
g) Nomor agenda.
h) Diteruskan kepada.
i) Perihal.
2) Isi disposisi
a) Isi lembar disposisi dirumuskan dalam bentuk uraian.
b) Bagian akhir lembar disposisi dibubuhi paraf atasan yang memberi
disposisi beserta tanggalnya.
c. Penandatanganan
Lembar disposisi dimaksud diatas dibuat di atas kertas berwarna hijau
folio, dengan menggunakan kop naskah dinas SKPD yang bersangkutan
dan ditandatangani oleh Pejabat Instansi.
27. Berita Acara
a. Pengertian
Berita acara adalah naskah dinas yang berisi keterangan atas sesuatu hal
yang ditandatangani oleh para pihak.
b. Susunan.
1) Judul, terdiri dari:
a) Kop surat.
b) Tulisan “BERITA ACARA” ditempatkan ditengah lembar naskah.
2) Isi berita, terdiri dari:
a) Tujuan surat berita acara ditujukan.

17
 b) Pembuat berita acara.
c) Tanggal berita acara.
d) Nomor berita acara.
e) Sifat.
f) Lampiran.
g) Hal: acara dirumuskan dalam bentuk uraian yang didalamnya
dicantumkan tempat, hari, tanggal, bulan dan tahun kejadian,
disamping permasalahan pokoknya.
3) Bagian akhir berita acara, terdiri dari:
a. Tanda tangan pihak yang terlibat.
b. Mengetahui Pejabat Instansi.
c. Tandatangan, Nama, NIP Pejabat Instansi.
c. Penandatanganan
Berita acara ditandatangani oleh Kepala UPT Puskesmas Baras 1 dibuat di
atas kertas folio, dengan menggunakan kop naskah dinas yang telah diatur
sesuai dengan ketentuan.
28. Daftar Hadir
a. Pengertian
Daftar hadir adalah naskah dinas yang dipergunakan untuk mencatat dan
mengetahui kehadiran seseorang dalam suatu acara/kegiatan.
Daftar hadir, terdiri dari:
1) Daftar hadir yang didalamnya sudah dicantumkan nama-nama orang
yang akan hadir.
2) Daftar hadir yang didalamnya belum tercantum nama-nama orang yang
akan hadir.
b. Susunan
1) Judul, terdiri dari:
a) Tulisan “DAFTAR HADIR”.
b) Nama kegiatan, tempat dan tanggal acara.
2) Isi daftar hadir, terdiri dari:
a) Kolom nomor urut.
b) Kolom nama.
c) Kolom NIP dan Golongan (bagi PNS)
d) Kolom tanda tangan/paraf.
3) Bagian akhir daftar hadir terdiri atas:
a. Mengetahui pejabat.
b. Tanda tangan.
c. Nama pejabat, dan NIP.

18
 c. Penandatanganan dan penggunaan kop naskah dinas
Daftar hadir ditandatangani oleh Kepala UPT Puskesmas Baras 1 dibuat di
atas kertas folio, dengan menggunakan kop naskah dinas yang telah diatur
sesuai dengan ketentuan.

29. Pendelegasian Wewenang

a. Pengertian
Pendelegasian wewenang adalah naskah dinas dari pihak yang
berwenang untuk mendelegasikan tugas dan wewenangnya kepada
pihak lain dikarenakan yang bersangkutan berhalangan hadir.
b. Susunan
1) Judul, terdiri dari:
a) Kop surat.
b) Tulisan “PENDELEGASIAN WEWENANG”.
c) Nomor surat.
2) Isi daftar hadir, terdiri dari.
a) Identitas pemberi wewenang, meliputi nama, Pangkat/Golongan,
NIP jabatan.
b) Pernyataan mendelegasikan kepada.
c) Identitas pemberi wewenang, meliputi nama, Pangkat/Golongan,
NIP jabatan.
d) Wewenang yang diberikan.
e) Tanggal pendelegasian tugas.
3) Bagian akhir daftar hadir terdiri atas.
a) Tanggal surat di buat.
b) Tanda tangan, nama, dan NIP Pemberi Wewenang.
c) Tanda tangan, nama, dan NIP Pemberi Wewenang.
d) Tanda tangan, nama, dan NIP Kepala Puskesmas.
c. Penandatanganan dan penggunaan kop naskah dinas
Pendelegasian wewenang ditandatangani oleh Kepala UPT Puskesmas
Baras 1 dibuat diatas kertas folio, dengan menggunakan kop naskah
dinas yang telah diatur sesuai dengan ketentuan.

B. MEKANISME PENGENDALIAN DOKUMEN KEDINASAN.

Didalam penyelenggaraan naskah dinas terdapat ruang lingkup yang terdiri dari:
1. Pengelolaan surat masuk
Dilakukan melalui:

19
 a. UPT Puskesmas Baras 1 menindak lanjuti surat yang diterima melalui
tahapan:
1) Unit Tata Usaha menerima dan membaca surat masuk dari Instansi
lain (Dinas Kesehatan Kabupaten, Pemerintah Kabupaten
Pasangkayu, Kecamatan Baras, Desa Kasano, Kelurahan Baras, dan
Desa Bulu Parigi).
2) Unit Tata Usaha mencatat surat masuk di buku surat masuk.
3) Unit Tata Usaha mengajukan surat kepada Kepala Puskesmas.
4) Unit Tata Usaha mendistribusikan ke unit-unit, didistribusikan ke unit-
unit berdasarkan peruntukan surat.
5) Unit Tata Usaha menyimpan atau mengarsipkan surat ke lemari file.
b. Alur surat masuk diselenggarakan melalui mekanisme dari tingkat
pimpinan tertinggi hingga kepada pegawai yang berwenang.
2. Pengelolaan surat keluar
Dilakukan melalui :
a. Unit Tata Usaha membuat draf surat keluar.
b. Unit Tata Usaha menyampaikan draf surat kepada pimpinan untuk
melakukan pengesahan.
c. Unit Tata Usaha membuat surat dalam rangkap 2.
d. Unit Tata Usaha memberikan nomor pada surat keluar yang di sahkan oleh
pimpinan.
e. Unit Tata Usaha mencatat pada buku register surat keluar.
f. Unit Tata Usaha memerintahkan mengirimkan surat sesuai dengan tujuan.
g. Unit Tata Usaha mengarsipkan surat keluar dalam arsip surat keluar.
3. Kecepatan proses
Kecepatan proses penyampaian meliputi :
a. Amat segera/kilat, dengan batas waktu 24 jam setelah surat diterima.
b. Segera, dengan batas waktu 2x24 jam setelah surat diterima.
c. Penting/sedang, dengan batas waktu 3x24 jam setelah surat diterima.
d. Biasa, dengan batas waktu paling lama 5 hari.
4. Penggunaan kertas
Penggunaan kertas dalam naskah dinas adalah sebagai berikut:
a. Kertas yang digunakan untuk naskah dinas adalah HVS 70 gram atau
disesuaikan dengan kebutuhan, antara lain untuk kegiatan surat-menyurat,
penggandaan, dan dokumen pelaporan.
b. Penggunaan kertas HVS diatas 70 gram atau jenis lain dengan keasaman
tertentu, hanya terbatas untuk jenis naskah dinas yang mempunyai nilai
kegunaan dalam waktu lama.

20
 c. Ukuran kertas yang digunakan untuk surat-menyurat, dan laporan adalah
folio/F4 (21,5 cm x 33 cm).
5. Pengetikan sarana administrasi dan komunikasi perkantoran
Meliputi:
a. Arial atau disesuaikan dengan kebutuhan.
b. Spasi 1,5 atau sesuai kebutuhan.
c. Warna tinta adalah hitam.
6. Warna dan kualitas kertas
Warna dan kualitas kertas yang dimaksud adalah berwarna putih dengan
kualitas baik.

21