Anda di halaman 1dari 16

https://www.hashmicro.

com/id/blog/apa-
itu-erp-software/
Apa Itu ERP Software dan Apa
Kegunaannya bagi Bisnis Anda?

Kanya Anindita 02/09/2018

Apa itu ERP software? Secara singkat, ERP (Enterprise Resource Planning) adalah
seperangkat software yang berfungsi untuk mengelola dan mengintegrasikan berbagai
aktivitas operasional dalam sebuah bisnis. ERP dulu lebih banyak digunakan oleh
perusahaan-perusahaan berskala besar (enterprise), namun sekarang juga telah populer di
kalangan UKM. Dalam artikel kali ini, kami akan membahas pengertian ERP software
dengan lebih detail, lengkap dengan sejarah singkat, jenis, dan kegunaannya bagi bisnis
Anda.

Pengertian ERP Software


ERP adalah paket sistem dan software yang digunakan oleh perusahaan untuk mengelola
kegiatan bisnis harian mereka, seperti pengelolaan keuangan, pengadaan, produksi, proyek,
SDM, dan-lain-lain. Sistem ini dapat memfasilitasi bisnis dengan informasi real-time dan
akurat, sehingga Anda dapat membuat keputusan bisnis dengan baik berdasarkan data yang
dihasilkan. Dengan mengumpulkan data transaksi bersama dari berbagai sumber, sistem ERP
mencegah duplikasi data dengan memberikan integritas data.

Sejarah Singkat ERP Software

Sejarah singkat ERP software

Istilah ERP diciptakan pada tahun 1990 oleh Gartner Group. Akan tetapi,
konsepnya sebenarnya sudah ada sejak tahun 1960-an. Saat itu, konsep ini hanya diterapkan
pada manajemen inventaris dan kontrol di sektor manufaktur. Pengembang software
membuat program untuk memantau inventaris, merekonsiliasi saldo, dan melaporkan status.
Pada tahun 1970-an, program ini berevolusi menjadi Material Requirements Planning (MRP)
untuk penjadwalan proses produksi.

Pada 1980-an, MRP dikembangkan untuk mencakup lebih banyak proses manufaktur,
sehingga mengubah namanya menjadi MRP-II atau Material Resource Planning. Pada tahun
1990, sistem ini telah memiliki lebih banyak fungsi di luar manajemen inventaris dan proses
operasional lainnya ke fungsi-fungsi back-office lain seperti keuangan, permesinan,
manajemen proyek, dan SDM. Pada tahun inilah istilah ERP mulai digunakan.

Seiring dengan kemunculan permasalahan komputer Y2K dan pengenalan Euro yang akan
segera terjadi, perusahaan-perusahaan di tahun 1990-an bergegas memperbarui sistem mereka
yang sudah ada. Banyak juga dari mereka yang memilih untuk benar-benar mengubah sistem
mereka dengan mengadopsi solusi ERP. Kemudian, pada tahun 1998, NetSuite didirikan,
dengan tujuan menciptakan sistem yang dapat digunakan di seluruh perusahaan dan bisa
dioperasikan melalui internet.

Pada tahun 2000-an, Gartner Group kembali mengembangkan ERP dengan mengeluarkan
ERP II. Ini adalah ERP berbasis Cloud keluaran pertama. Sistem ini menawarkan fleksibilitas
tingkat tinggi, karena dapat melampaui batas wilayah dan waktu (asal terhubung dengan
internet). Kini sistem ERP SaaS (Software-as-a-Service) semakin diminati oleh berbagai
bisnis terutama UKM dikarenakan tingkat mobilitasnya yang tinggi dan harganya yang lebih
terjangkau.

Industri Apa Saja yang Dapat Menggunakan ERP?


Meskipun ERP pada awalnya dirancang untuk industri manufaktur, sekarang perangkat lunak
ini telah berkembang ke berbagai sektor lainnya seperti jasa, pendidikan, ritel dan grosir, real
estate, makanan dan minuman, kesehatan, dan bahkan pemerintahan.

Setiap perusahaan atau organisasi tentunya mengelola karyawan, membeli produk atau jasa,
menjual atau mendistribusikan sesuatu, dan mencatat keuangan. ERP memungkinkan
perusahaan dari segala industri untuk mengintegrasikan dan mengelola seluruh fungsi dasar
tersebut.

Baca juga artikel terkait: Daftar 5 Software ERP Terbaik di Indonesia Yang Wajib Diketahui

Apa Kegunaan ERP bagi Bisnis Anda?


Otomatiskan Proses Bisnis Anda Sekarang!
Tingkatkan Produktivitas dan Keuntungan dengan ERP Software Terbaik!
LEARN MORE!

Pernahkah Anda bertanya-tanya mengapa begitu banyak bisnis yang mencari solusi ERP?
Apa yang mereka butuhkan? Mereka tidak akan mempertimbangkan penerapan sistem ERP
jika sistem ini tidak memiliki keuntungan untuk bisnis mereka. Menurut data statistik tahun
lalu, ada sebanyak 81 persen perusahaan dalam proses penerapan ERP atau telah berhasil
mengimplementasikannya. Berikut ini adalah beberapa manfaat yang bisa Anda dapatkan
dengan mengimplementasikan perangkat lunak ERP di perusahaan Anda.

1. Mengoptimalkan Efisiensi

Sistem ERP berfungsi menyederhanakan berbagai aktivitas operasional yang memakan


banyak waktu dan tenaga. Tugas-tugas kompleks seperti pengecekan inventaris, pembagian
tugas ke karyawan, pemantauan jam kerja, penggajian, pembuatan laporan keuangan,
semuanya dapat dilakukan secara otomatis.

Dengan berkurangnya pekerjaan manual, tim dapat lebih fokus pada pekerjaan mereka tanpa
harus mengganggu tim lainnya. Misalnya, tim marketing dapat memantau laporan web traffic
harian tanpa harus memintanya dari tim IT, atau tim akuntansi dapat membuat laporan yang
terkait dengan sales tanpa harus bergantung pada manajer penjualan.

ERP juga menyediakan akses data yang cepat bagi manajer dan pemangku kepentingan di
perusahaan. Decision maker dapat memantau indikator kinerja utama di seluruh perusahaan
hanya melalui dasbor. Seluruh data yang dibutuhkan dapat dihasilkan secara real time.

2. Meningkatkan Kolaborasi

Kolaborasi antar-departemen merupakan bagian yang krusial dan sering diperlukan dalam
bisnis. ERP software meruntuhkan dinding-dinding pembatas antara departemen. Dengan
data yang dimasukkan ke dalam sistem ERP yang terpusat dan konsisten, satu departemen
dapat mengakses data dari departemen yang lain. ERP SaaS atau yang berbasis Cloud dapat
memperluas kolaborasi antar-tim yang ada di seluruh cabang perusahaan melalui internet.

3. Menghemat Biaya Operasional


ERP juga membantu perusahaan dalam menghemat biaya operasional. Karena sebagian besar
aktivitas operasional diotomatiskan, maka berbagai gangguan, kendala, dan kerusakan dapat
diantisipasi dengan baik. Seluruh pekerjaan kompleks dapat diselesaikan dengan lebih cepat
sehingga ini dapat mengurangi lead time. Perusahaan juga dapat mengurangi biaya tenaga
kerja, karena ERP mampu mengambil alih berbagai pekerjaan manual.

4. Meningkatkan Keamanan Data

ERP memiliki firewall dan kontrol pembatasan untuk mencegah pelanggaran data. Seluruh
data disimpan dalam sistem terpusat sehingga titik akses dapat dimonitor dengan ketat dan
keamanannya pun terjaga. Admin yang bertanggung jawab mengelola data perusahaan bisa
memberikan hak akses terbatas kepada karyawan. Misalnya, manajer HR dapat
menyembunyikan data-data penting hanya untuk dirinya dan para pemangku kepentingan
sementara memberikan hak akses kepada karyawan untuk melihat data keuangan mereka
masing-masing.

Admin juga dapat dengan cepat menghentikan akses karyawan yang diberhentikan dan
memberikan hak akses kepada karyawan baru. Solusi ERP juga menunjukkan aktivitas
pengguna, sehingga admin dapat dengan mudah mengidentifikasi tindakan yang tidak sah
atau pola aktivitas yang mencurigakan dalam sistem.

5. Membuat Prakiraan Bisnis yang Akurat

Salah satu hal yang paling krusial bagi kemajuan bisnis adalah prakiraan (forecast) yang
tepat. Pemangku kepentingan dalam perusahaan bergantung pada laporan untuk membuat
prakiraan yang pada akhirnya akan memengaruhi keputusan yang mereka ambil. Oleh karena
itu, sangatlah penting bagi bisnis untuk mendapatkan laporan real-time, lengkap, dan
konsisten. Solusi ERP bisa memfasilitasi semua itu.

Laporan dalam sistem ERP menggunakan filter dan analitik canggih yang bisa menyaring
ketidakkonsistenan pada data. Sistem ini juga memastikan bahwa data yang diperoleh
dihasilkan pada waktu yang sebenar-benarnya. Laporan bisnis yang akurat akan membantu
pemangku kepentingan dalam menghasilkan keputusan yang terbaik bagi bisnis mereka.

Kapan Sebaiknya Memutuskan untuk Menggunakan


ERP?
Setiap bisnis unik dan memiliki tantangan yang berbeda. Yang menjadi pertanyaannya
sekarang adalah, kapan sebaiknya Anda memutuskan untuk menggunakan ERP? Berikut ini
adalah beberapa parameter yang menunjukkan bahwa Anda harus mempertimbangkan untuk
menggunakan sistem ERP secepatnya.

 Staf Anda menghabiskan terlalu banyak waktu pada tugas-tugas yang


semestinya sudah tidak dilakukan secara manual
 Anda tidak memiliki akses cepat dan mudah ke data yang Anda butuhkan untuk
mengambil keputusan bisnis
 Anda bekerja sama dengan berbagai vendor atau supplier dari berbagai wilayah
 Anda memiliki banyak aplikasi yang berbeda yang telah Anda terapkan untuk bisnis
Anda selama bertahun-tahun, tetapi semuanya tidak saling terhubung satu sama lain
 Anda tidak dapat memonitor tingkat inventaris Anda setiap hari
 Anda menghabiskan terlalu banyak waktu untuk mencari informasi, mencoba
meningkatkan produktivitas dan efisiensi, dan mengintegrasikan berbagai fungsi
dalam bisnis Anda
 Staf Anda tidak dapat dengan mudah berkolaborasi atau berbagi informasi satu sama
lain
 Anda tidak dapat mengakses data dan informasi bisnis penting saat berada di luar
kantor
 Anda sering kali terlambat ketika mengatasi masalah; dengan kata lain, Anda tidak
dapat bersikap proaktif dalam mengidentifikasi masalah dalam proses bisnis Anda

Jika sebagian besar poin yang dikemukakan di atas relevan bagi Anda, maka berarti ini
saatnya bagi Anda untuk segera mencari vendor ERP yang tepat.

Jenis-Jenis Pengembangan ERP Software

Ada beberapa jenis pengembangan ERP yang sedang tren di pasaran saat ini. Agar Anda
tidak bingung ketika vendor ERP menawarkan solusi ini kepada Anda, coba pelajari tiga jenis
pengembangan ERP yang populer berikut ini.

On-Premise ERP

Ini disebut juga dengan ERP konvensional atau ERP di tempat. Sistem ERP ini dipasang
secara lokal di perangkat keras dan server komputer yang dikelola oleh staf TI. Jadi,
perusahaan mengelola sistem ERP ini secara in-house.

Investasi awal untuk ERP konvensional terbilang tinggi, karena perusahaan perlu membeli
perangkat keras seperti server untuk menjalankan sistemnya. Perusahaan juga harus
mempekerjakan staf TI yang bertanggung jawab untuk mengelola dan memelihara sistem
tersebut. Selain itu, melakukan upgrade pada sistem ini juga memerlukan banyak upaya,
karena tim harus melakukan deployment di beberapa komputer dan menerapkan ulang
berbagai penyesuaian dan integrasi dengan sistem yang sudah digunakan sebelumnya.
Meskipun membutuhkan banyak biaya dan upaya, solusi ERP konvensional masih banyak
diminati karena sistem ini memungkinkan perusahaan untuk menangani data-datanya sendiri
sehingga memastikan keamanan. Selain itu, sistem ini juga menawarkan kemudahan untuk
penyesuaian dan memberikan lebih banyak kontrol atas proses implementasi. Solusi ERP
konvensional biasanya lebih populer di kalangan perusahaan berskala besar.

Cloud ERP

Sistem ERP berbasis Cloud atau juga disebut SaaS merupakan jenis ERP yang
memungkinkan perusahaan untuk mengelola data secara terpusat melalui koneksi internet.
Vendor ERP bertanggung jawab terhadap kelancaran sistem ini dan mengawasinya melalui
backend. Penggunanya hanya memerlukan username dan password untuk dapat mengakses
sistem dari browser.

Biaya investasi untuk Cloud ERP jauh lebih rendah dibandingkan dengan biaya investasi
ERP konvensional. Akan tetapi, penggunanya dikenakan biaya overhead (biasanya per bulan)
yang harus dibayarkan selama mereka menggunakan sistem tersebut. Sistem ERP ini lebih
populer di kalangan bisnis berskala kecil dan menengah. Kelebihan yang dimiliki Cloud ERP
antara lain sebagai berikut:

 Deployment yang Lebih Cepat

Tidak seperti on-premise ERP, Cloud ERP tidak memerlukan perangkat keras tambahan
sehingga perusahaan tidak perlu membuang waktu untuk pengadaan dan pemasangan
infrastruktur TI. Waktu pemasangan ERP berbasis Cloud biasanya hanya membutuhkan 3-6
bulan sementara solusi ERP konvensional membutuhkan setidaknya 1 tahun.

 Pembaruan & Peningkatan Sistem Secara Berkala

Sistem ERP berbasis Cloud terus ditingkatkan oleh penyedianya dan Anda dapat yakin bahwa
selalu menggunakan sistem ERP dengan versi terbaru dan paling mutakhir. Sementara jika
Anda menggunakan sistem ERP konvensional, maka update dan upgrade harus dilakukan
dengan menghapus penyesuaian yang telah digunakan sebelumnya.

 Mobilitas Tingkat Tinggi

Solusi Cloud ERP memungkinkan Anda untuk mengawasi bisnis Anda di mana saja dan
kapan saja. Karena ERP jenis ini berbasis website, maka penggunanya dapat mengakses
sistem melalui browser yang didukung. Anda tidak perlu datang ke kantor untuk melihat
berbagai data yang Anda inginkan, sebab Anda bisa mengaksesnya dari telepon seluler atau
tablet Anda.

Hybrid ERP

Hybrid ERP merupakan kombinasi dari on-premise ERP dan Cloud ERP dan solusi ERP.
Sistem ERP jenis ini berfungsi sebagai solusi logis bagi banyak perusahaan yang ingin
meningkatkan sistem ERP konvensional mereka saat ini tanpa harus mengubahnya. Selain
memisahkan fungsi antara ERP konvensional dan berbasis Cloud, Hybrid ERP juga
membantu perusahaan untuk mengintegrasikan atau menambahkan fungsi ke sistem ERP
yang ada dengan biaya minimum.
Modul-Modul Umum yang Ada dalam ERP Software

Anda telah memahami apa itu ERP beserta jenis pengembangan dan kegunaannya. Kini Anda
perlu mengetahui modul-modul apa saja yang biasanya ada dalam ERP secara umum.

Accounting (Akuntansi)

Modul akuntansi berfungsi mengelola arus kas yang masuk dan keluar dalam suatu
perusahaan. Modul juga membantu perusahaan menangani berbagai transaksi akuntansi
seperti pengeluaran, neraca, buku besar, rekonsiliasi bank, penganggaran, manajemen pajak,
dan lain-lain. Laporan keuangan perusahaan dapat dibuat hanya dengan beberapa klik dengan
modul ini.

CRM

Modul CRM (Customer Relationship Management) membantu meningkatkan kinerja


penjualan melalui layanan pelanggan yang lebih baik dan membangun hubungan yang sehat
dengan pelanggan. Modul ini juga membantu perusahaan mengelola dan melacak informasi
prospek dan pelanggan seperti riwayat komunikasi, panggilan, pertemuan, data transaksi
yang mereka lakukan, durasi kontrak, dan lain-lain.

HRM

Modul HRM (Human Resource Management) membantu meningkatkan efisiensi


departemen SDM atau HR dalam perusahaan. Modul ini membantu mengelola informasi
karyawan seperti penilaian kinerja, deskripsi pekerjaan, keterampilan, kehadiran, cuti, dan
lain-lain. Manajemen Penggajian merupakan salah satu sub modul yang paling penting dalam
modul HRM yang befungsi untuk mengelola gaji, biaya perjalanan, dan pengembalian biaya.

Sales (Penjualan)

Modul ini berfungsi menangani alur kerja penjualan seperti pertanyaan penjualan, penawaran,
sales order, dan faktur. Integrasi modul Penjualan dan CRM dapat mempercepat siklus
penjualan dan menghasilkan keuntungan lebih besar bagi perusahaan.

Inventory (Inventaris)

Modul inventaris berguna untuk melacak dan mengelola stok barang di perusahaan termasuk
memantau tingkat persediaan, menjadwalkan pengisian ulang, melakukan forecasting dan
membuat laporan inventaris. Sistem ERP yang bagus memungkinkan integrasi modul
inventaris dengan barcode atau SKU scanner. Modul inventaris akan lebih efektif jika
diintegrasikan dengan modul pembelian.

Purchasing (Pembelian)

Modul ini mengelola proses yang terlibat dalam pengadaan barang. Ini termasuk: daftar
supplier, permintaan dan analisis penawaran, Purchase Order, Goods Receipt Notes, dan
pembaruan stok. Modul ini dapat diintegrasikan dengan modul inventaris untuk manajemen
pengadaan stok yang lebih optimal.

Manufacturing (Manufaktur)

Modul ini berfungsi meningkatkan efisiensi dalam proses manufaktur dalam suatu bisnis,
seperti; perencanaan produk, material routing, pemantauan produksi harian, dan pembuatan
Bill of Materials. Sistem ERP yang baik memungkinkan modul manufaktur untuk
diintegrasikan dengan barcode atau RFID scanner.

Faktor-Faktor yang Perlu Dipertimbangkan Saat Memilih


ERP Software
Anda telah mengetahui apa itu ERP dan kegunaan software ini untuk bisnis Anda. Sekarang
Anda harus mengetahui faktor apa saja yang perlu Anda pertimbangkan sebelum Anda
menggunakan ERP. Berikut ini adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan:

1. Kebutuhan bisnis Anda

Setiap perusahaan memiliki kebutuhan yang berbeda. Tantangan yang dihadapi oleh
perusahaan Anda bisa jadi berbeda dari perusahaan lain. ERP software yang baik dapat
disesuaikan dengan kebutuhan unik setiap bisnis. Pastikan Anda memahami apa saja
tantangan yang dihadapi bisnis Anda dan solusi apa yang Anda harapkan dari ERP. Jelaskan
seluruh kebutuhan Anda secara detail kepada vendor Anda supaya Anda mendapatkan sistem
ERP dengan spesifikasi dan fitur-fitur yang sesuai dengan kebutuhan Anda.

2. Pengalaman vendor

Cari tahu informasi detail mengenai vendor ERP Anda, termasuk pengalaman mereka dalam
menyediakan solusi ERP untuk berbagai bisnis. Siapa saja klien mereka? Apa saja industri
mereka? Berapa lama vendor telah beroperasi? Minta testimonial dari setiap klien mereka.
Kalau perlu tanyakan langsung kepada klien mereka mengenai manfaat yang mereka
dapatkan semenjak menggunakan ERP software (termasuk hubungan mereka dengan vendor
dan layanan yang mereka dapatkan dari vendor).

3. Dukungan dari vendor

Ketika Anda berbicara dengan vendor ERP, Anda tidak boleh lupa menanyakan tentang
dukungan apa saja yang mereka berikan. Dukungan merupakan elemen yang sangat penting
dalam setiap tahap proyek, yang terdiri dari; analisis kebutuhan, perencanaan proyek,
implementasi, konfigurasi, pelatihan dan pendampingan, hingga pasca implementasi.
Pastikan bahwa vendor Anda dapat dengan mudah dihubungi ketika sistem ERP Anda sedang
mengalami masalah atau ketika Anda memiliki pertanyaan mengenai cara kerja sistem.

4. Kemudahan integrasi dan kustomisasi

ERP software yang baik memberikan kemudahan bagi penggunanya untuk mengintegrasi dan
menyesuaikannya. Anda mungkin belum membutuhkan banyak integrasi atau penyesuaian
saat ini, tetapi kebutuhan bisnis Anda dapat berubah sewaktu-waktu. Anda bisa saja ingin
menambahkan modul atau justru menguranginya di masa depan. Ketika bisnis Anda semakin
besar, maka kebutuhannya menjadi semakin kompleks. Jadi, pastikan bahwa ERP yang Anda
pilih dapat dengan mudah disesuaikan dengan skala bisnis Anda.

5. Proses implementasi

Salah satu faktor utama yang perlu Anda pertimbangkan saat memilih ERP adalah durasi
implementasinya. Lama implementasi biasanya tergantung pada seberapa banyak
penyesuaian yang perlu dilakukan. Semakin banyak penyesuaiannya, maka semakin lama
proses implementasinya. Implementasi ERP berbasis Cloud cenderung lebih cepat dan
sederhana dibandingkan dengan implementasi ERP konvensional. Jadi, pikirkan dengan baik
jenis deployment ERP mana yang lebih bermanfaat bagi perusahaan Anda.

Kesimpulan
Di tengah persaingan bisnis yang semakin ketat seperti sekarang, Anda harus dapat mengikuti
berbagai tren teknologi yang cepat berubah. Menjalankan bisnis Anda dengan metode lama
atau manual hanya akan membuat bisnis Anda tertinggal dari yang lain. Jika pemilik bisnis
lain sudah mengotomatiskan proses bisnis mereka, mengapa Anda belum?

ERP dapat menyederhanakan berbagai aktivitas operasional bisnis yang kompleks sehingga
meningkatkan efisiensi, menghemat biaya, dan mengoptimalkan produktivitas bisnis Anda.
Perangkat lunak ini dapat digunakan oleh setiap bisnis dengan berbagai skala; baik kecil,
menengah, maupun besar.

Sekarang Anda telah mengetahui apa itu ERP software, sejarah singkatnya, kegunaannya,
jenis pengembangannya, modul-modul yang biasanya ada di dalamnya, dan faktor-faktor
yang perlu Anda pertimbangkan ketika memilihnya. Selanjutnya, Anda hanya perlu
mengidentifikasi berbagai tantangan yang Anda hadapi dan solusi yang Anda butuhkan.

Jika Anda masih bingung mengenai modul-modul yang Anda butuhkan dalam sistem ERP,
jangan ragu untuk bertanya kepada penyedia solusi ERP yang tepat. HashMicro menyediakan
konsultasi gratis bagi Anda yang berencana mengimplementasikan ERP pada bisnis Anda.
Klik di sini untuk mengetahui metodologi konsultasi yang HashMicro sediakan.
Konsep Dasar ERP
Posted on August 3, 2013 by dwidarmawansaputra

ERP singkatan dari 3 elemen kata yaitu, Enterprise (perusahaan/organisasi), Resource


(sumber daya), Planning (perencanaan), 3 kata ini mencerminkan sebuah konsep yang
berujung kepada kata kerja, yaitu “planning” yang berarti bahwa ERP menekankan kepada
aspek perecanaan.

ERP adalah sebuah system informasi perusahaan yang dirancang untuk mengkoordinasikan
semua sumber daya, informasi dan aktifitas yang diperlukan untuk proses bisnis lengkap.
Sistem ERP didasarkan pada database pada umumnya dan rancangan perangkat lunak
modular.ERP merupakan software yang mengintegrasikan semua departemen dan fungsi
suatu perusahaan ke dalam satu system ystemr yang dapat melayani semua kebutuhan
perusahaan, baik dari departemen penjualan, HRD, produksi atau keuangan.

Syarat terpenting dari ystem ERP adalah Integrasi. Integrasi yang dimaksud adalah
menggabungkan berbagai kebutuhan pada satu software dalam satu logical database,
sehingga memudahkan semua departemen berbagi informasi dan berkomunikasi. Database
yang ada dapat mengijinkan setiap departemen dalam perusahaan untuk menyimpan dan
mengambil informasi secara real-time. Informasi tersebut harus dapat dipercaya, dapat
diakses dan mudah disebarluaskan. Rancangan perangkat lunak modular harus berarti bahwa
sebuah bisnis dapat memilih modul-modul yang diperlukan, dikombinasikan dan disesuaikan
dari vendor yang berbeda, dan dapat menambahkan modul baru untuk meningkatkan unjuk
kerja bisnis.

TUJUAN DAN PERANANNYA DALAM ORGANISASI


Tujuan ystem ERP adalah untuk mengkoordinasikan bisnis organisasi secara keseluruhan.
ERP merupakan software yang ada dalam organisasi/perusahaan untuk:

 Otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis


 Membagi database yang umum dan praktek bisnis melalui enterprise
 Menghasilkan informasi yang real-time
 Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan

KONSEP DASAR ERP

Konsep dasar ERP dapat dilihat pada diagram di bawah ini

Gambar 1. Konsep Dasar ERP

EVOLUSI SISTEM ERP

Gambar 2. Evolusi Sistem ERP


TAHAPAN EVOLUSI ERP

a. Tahap I : Material Requirement Planning (MRP)

Merupakan cikal bakal dari ERP, dengan konsep perencanaan kebutuhan material

b. Tahap II: Close-Loop MRP

Merupakan sederetan fungsi dan tidak hanya terbatas pada MRP, terdiri atas alat bantu
penyelesaian masalah prioritas dan adanya rencana yang dapat diubah atau diganti jika
diperlukan

c. Tahap III: Manufakturing Resource Planning (MRP II)

Merupakan pengembangan dari close-loop MRP yang ditambahkan 3 elemen yaitu:


perencanaan penjualan dan operasi, antarmuka keuangan dan simulasi analisis dari kebutuhan
yang diperlukan

d. Tahap IV: Enterprise Resource Planning

Merupakan perluasan dari MRP II yaitu perluasan pada beberapa proses bisnis diantaranya
integrasi keuangan, rantai pasok dan meliputi lintas batas fungsi organisasi dan juga
perusahaan dengan dilakukan secara mudah

1. Tahap V: Extended ERP (ERP II)

Merupakan perkembangan dari ERP yang diluncurkan tahun 2000, serta lebih konflek dari
ERP sebelumnya.

INTEGRASI ERP DALAM ORGANISASI

MODUL ERP

• Manufacturing

• Supply Chain Management

• Financials

• Projects

• Human Resources

• Customer Relationship Management

• Data warehouse

• Access Control

• Customization
IMPLEMENTASI ERP

Implementasi sistem ERP tergantung pada ukuran bisnis, ruang lingkup dari perubahan dan
peran serta pelanggan. Perusahaan membutuhkan jasa konsultasi, kustomisasi dan jasa
pendukung.

Migrasi data adalah salah satu aktifitas terpenting dalam menentukan kesuksesan dari
implementasi ERP. Sayangnya, Migrasi data merupakan aktifitas terakhir sebelum fase
produksi. Langkah strategi migrasi data yang dapat menentukan kesuksesan implementasi
ERP:

 Mengidentifikasi data yang akan di migrasi


 Menentukan waktu dari migrasi data
 Membuat template data
 Menentukan alat untuk migrasi data
 Memutuskan persiapan yang berkaitan dengan migrasi
 Menentukan pengarsipan data

KELEBIHAN ERP

 Integrasi antara area fungsional yang berbeda untuk meyakinkan komunikasi, produktifitas
dan efisiensi yang tepat.
 Rancangan Perekayasaan
 Pelacakan pemesanan dari penerimaan sampai fulfillment
 Mengatur saling ketergantungan dari proses penagihan material yang kompleks
 Pelacakan 3 cara yang bersesuaian antara pemesanan pembelian, penerimaan inventori, dan
pembiayaan
 Akuntasi untuk keseluruhan tugas: melacak pemasukan, biaya dan keuntungan pada level
inti

KELEMAHAN ERP

 Terbatasnya kustomisasi dari perangkat lunak ERP


 Sistem ERP sangat mahal
 Perekayasaan kembali proses bisnis untuk menyesuaikan dengan standar industri yang telah
dideskripsikan oleh sistem ERP dapat menyebabkan hilangnya keuntungan kompetitif
 ERP sering terlihat terlalu sulit untuk beradaptasi dengan alur kerja dan proses bisnis
tertentu dalam beberapa organisasi
 Sistem dapat terlalu kompleks jika dibandingkan dengan kebutuhan dari pelanggan
 Data dalam sistem ERP berada dalam satu tempat, contohnya : pelanggan, data keuangan.
Hal ini dapat meningkatkan resiko kehilangan informasi sensitif, jika terdapat pembobolan
sistem keamanan

Definis dan deskripsi ERP dapat disimpulkan adanya kesamaan ide dan kata kunci utama
pada ERP, yaitu adanya aspek perencanaan yang terintegrasi di suatu organisasi atau
perusahaan dengan tujuan agar dapat merencanakan dan mengelola sumber daya organisasi
dan dapat merespon kebutuhan pelanggan dengan baik.

Konsep ERP dapat dijalankan dengan baik, jika didukung oleh seperangkat aplikasi dan
infrastruktur komputer baik software dan hardware sehingga pengelolaan data dan informasi
dapat dilakukan dengan mudah dan terintegrasi.
Beberapa software ERP opensource yang ada dipasaran, setiap software mempunyai
beberapa kelebihan tertentu dan biasanya ada beberapa perbedaan spesifik yang ada
dimasing-masing software

1. Compiere ERP
2. Apache OFBiz
3. Openbravo ERP
4. Opentabs

Sumber :

http://topa1908.wordpress.com

http://raifertilini.blogstudent.mb.ipb.ac.id

Sebagian perusahaan besar menggunakan software ERP dalam menjalankan bisnis untuk
meningkatkan produk dan efektifitas kerja orang – orangnya, yang akhirnya dapat
menghasilkan nilai tambah dan memberikan keuntungan maksimal bagi semua pihak yang
berkepentingan. ERP atau Enterprise Resource Planning System adalah sistem informasi
yang diperuntukkan bagi perusahaan menengah ke atas untuk mengintegrasikan dan
mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasional, produksi
maupun distribusi di perusahaan bersangkutan.

Sistem ERP secara modul biasanya mengangani proses manufaktur, logistik, distribusi,
persediaan (inventory), keuangan, invoice dan akunting perusahaan. ERP dipergunakan untuk
mengelola proses bisnis yang telah dibuat standarisasinya, agar berjalan sesuai dengan yang
telah ditargetkan, dengan cara mengelola data secara sentral sehingga hanya perlu sekali saja
memasukan data untuk selanjutnya dimanfaatkan oleh berbagai proses bisnis di dalam
perusahaan.

Pada perusahaan yang tidak menerapkan sistem ERP, pada umumnya menggunakan sistem
yang berbeda di tiap departemen. Sistem ERP dikembangkan untuk menggantikan sistem –
sistem yang terpisah itu menjadi satu kesatuan sehingga pengelolaannya lebih mudah dan
efisien. Ada baiknya kita melihat beberapa hal ini sebelum Anda memutuskan untuk
mengaplikasikan software ini ke dalam bisnis Anda:

1. Perencanaan & manajemen yang terkontrol (Planning)


Sistem ERP akan menyajikan beragam data dari unit bisnis yang berbeda-beda secara
sistematis, komprehensif, real-time, dan mudah dalam aksesnya. Hal ini akan memudahkan
perusahaan dalam melakukan pemantauan dan pengendalian atas proses bisnis Anda.

Selain menyediakan perencanaan yang lebih baik, sistem ERP juga dapat meningkatkan
efisiensi pada aktivitas rutin harian seperti pemesanan, pengiriman, kinerja pemasok,
manajemen kualitas, manajemen kas, dan realisasi penjualan. Dengan adanya sistem ERP,
siklus waktu penjualan ke kas dan pembayaran ke pemasok pun dapat dipersingkat.

2. Akurasi data yang lebih baik (Costing)


Menentukan akurasi nilai – nilai default dari skema dasar yang digunakan dalam hampir
keseluruhan proses transaksi khususnya transaksi keuangan dan material. Dengan sistem ERP
Anda dapat menentukan lebih dari satu penggunaan metoda dan level penilaian material
sesuai dengan tipe/jenis kategori material dan kebijakan perusahaan.

Dengan auto costing ini, setiap transaksi material dan aspek terkait dengan bisnis Anda dapat
secara real-time mempengaruhi pergerakan dan perubahan kondisi keuangan perusahaan,
yang pada akhirnya akan dapat menyajikan laporan keuangan dengan cepat bahkan real-time.

Baca Juga: Efesiensi Costing Dengan Menggunakan Sistem ERP

3.Peningkatan efisiensi & produktifitas (Forecasting)


Keuntungan yang dapat dirasakan secara langsung adalah pengurangan cost yang di butuhkan
dalam menjalankan bisnis. Sistem ERP dapat memperkirakan aspek yang tidak
menguntungkan. Dalam hal ini sistem ERP memiliki alat-alat pendukung pengambilan
keputusan yang baik seperti alat perencanaan dan alat simulasi yang dapat membantu
manajemen untuk lebih tepat memanfaatkan sumber dayanya seperti material, sumber daya
manusia dan mesin atau peralatan kerja.

Sistem ERP memiliki fleksibilitas untuk beradaptasi dengan kebutuhan-kebutuhan di masa


depan. Integrasi, kinerja, dan alur informasi yang berjalan dengan lebih baik dapat
meningkatkan kemampuan perusahaan dalam melakukan perencanaan dan pengendalian
sehingga mereka siap menghadapi tantangan di masa yang akan datang.

4. Ekosistem perusahaan yang terintegrasi (Integration)


Sistem ERP terdiri dari berbagai modul dan sub-modul yang dapat mewakili komponen
bisnis tertentu.
Kesulitan mengakses data bukanlah hal yang kita inginkan. Apalagi jika data yang kita
butuhkan tersebut sangat penting karena mempengaruhi keputusan yang perlu diambil.
Kesulitan akses data tersebut mungkin dapat terjadi jika kita tidak memiliki suatu sistem yang
rapi dan mudah untuk diakses dari manapun seperti software ERP. Karena terkadang kita
tidak melulu ada di kantor, sedangkan kita hanya dapat mengakses informasi dari kantor saja.
Software ERP dengan cloud system membantu Anda otomatisasi proses bisnis, mengatur
aktifitas harian di setiap bagian. Tanpa sistem ERP, Anda akan menjadi sangat sulit untuk
dapat menjalankan alur kerja secara efektif dan kolaborasi antara bagian dengan baik.

Kemudahan dengan ERP tersebut dapat menjadi pertimbangan Anda untuk memilih sistem
ERP yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Ingin tahu lebih banyak mengenai sistem
ERP Indonesia silakan hubungi ke +6221 304 90008 atau email ke ptbsi@ptbsi.co.id.

Latest News