SIKLUS DEMING (Plan-Do-Check-Act Cycle/PDCA)

Siklus Deming

W. Edwards Deming pada tahun 1950 mengusulkan bahwa proses bisnis harus
dianalisis dan diukur untuk mengidentifikasi sumber variasi yang menyebabkan
produk menyimpang dari persyaratan pelanggan. Dia merekomendasikan bahwa
proses bisnis ditempatkan dalam sebuah loop umpan balik terus menerus sehingga
manajer dapat mengidentifikasi dan mengubah bagian-bagian dari proses yang
membutuhkan perbaikan. Sebagai guru, Deming menciptakan diagram (agak
disederhanakan) untuk menggambarkan proses yang berkesinambungan, umumnya
dikenal sebagai siklus PDCA Plan, Do, Check, Act *:
RENCANA: Desain atau merevisi komponen proses bisnis untuk meningkatkan
hasil
DO: Melaksanakan rencana dan mengukur kinerjanya
PERIKSA: Menilai pengukuran dan melaporkan hasilnya kepada pengambil
keputusan
ACT: Tentukan perubahan yang diperlukan untuk meningkatkan proses
Siklus Deming PDCA dapat digambarkan sebagai berikut:

Deming adalah fokus pada proses produksi industri, dan tingkat perbaikan yang
dicari berada di tingkat produksi. Pada perusahaan pasca-industri modern, jenis-
jenis perbaikan masih dibutuhkan tetapi driver kinerja nyata sering terjadi pada
tingkat strategi bisnis. Penyebaran strategis adalah proses yang lain, tetapi memiliki
relatif lebih lama-panjang variasi karena perusahaan besar tidak dapat mengubah
secepat unit usaha kecil. Namun, inisiatif strategis dapat dan harus ditempatkan
dalam loop umpan balik, lengkap dengan pengukuran dan perencanaan terkait
dalam siklus PDCA. Untuk menggambarkan hubungan proses unit bisnis untuk
proses strategis, kita dapat membangun dua siklus PDCA bersarang:

Ini 'roda dalam roda "menggambarkan hubungan antara manajemen strategis dan
manajemen unit bisnis di sebuah perusahaan besar. Sebenarnya ada beberapa unit
bisnis yang terpisah, tentu saja, masing-masing dengan mengatur sendiri metrik,
tujuan, target dan inisiatif. Namun angka ini menggambarkan gagasan bahwa
aktivitas bisnis merupakan bagian dari upaya DO strategis secara keseluruhan.
* Catatan: Siklus PDCA sebenarnya awalnya dikembangkan oleh Walter A,
Shewhart, Bell Laboratories ilmuwan yang adalah teman Deming dan mentor, dan
pengembang Statistical Process Control (SPC) pada akhir tahun 1920. Jadi kadang-
kadang ini disebut sebagai "Siklus Shewhart". Ada juga beberapa variasi baru pada
konsep ini. Lihat The Man Who Kualitas Ditemukan oleh A. Gabor, Penguin
Books, 1990.
Plan-Do-Check-Act (PDCA)

PDCA, singkatan bahasa Inggris dari "Plan, Do, Check, Act" (Rencanakan, Kerjakan, Cek, Ti
langkah iteratif yang umum digunakan dalam pengendalian kualitas. PDCA dikenal sebagai “siklu
Shewhart beberapa puluh tahun yang lalu. Namun dalam perkembangannya, metodologi analisis
Deming adalah orang yang mempopulerkan penggunaannya dan memperluas penerapannya. Nam
Shewhart, dari nama Walter A. Shewhart, yang sering dianggap sebagai bapak pengendalian kualita
PDSA ("Plan, Do, Study, Act") untuk lebih menggambarkan rekomendasinya.Dengan nama apa
melakukan perbaikan secara terus menerus tanpa berhenti.

Perusahaan memerlukan cara menilai sistem manajemen secara keseluruhan, dalam arti bagai
karyawan serta diperluas pada setiap produk dan pelayanan. Pengendalian proses pelayanan adalah
hal itu tergantung pada kesehatan dan vitalitas dari organisasi, kepemimpinan dan komitmen. Kon
untuk proses perbaikan kualitas secara terus menerus tanpa berhenti tetapi meningkat ke ke
organisasi Pengidentifikasian masalah yang akan dipecahkan dan pencarian sebab-sebabnya serta
fakta. Hal ini dimaksudkan untuk menghindarkan adanya unsur subyektivitas dan pengambilan
emosional. Selain itu, untuk memudahkan identifikasi masalah yang akan dipecahkan dan sebagai p
standar

Kualitas saat ini sudah tidak lagi diartikan sebagai sebuah pengertian tradisional dimana k
persyaratan, melainkan dikaitkan sebagai suatu produk atau hasil yang dapat memuaskan konsum
suatu organisasi atau perusahaan dibangun, berbagai tahapan atau proses harus dilalui, seperti peren
pengawasan, tidak luput dari sebuah penjagaan kualitas agar dapat menghasilkan output yang optima
pada standar yang telah ditetapkan, menjadi sebuah penekanan terpenting dalam keberlangsung
diantaranya adalah : perencanaan dimana diperlukan sebuah prosedur perencanaan kualitas, tahap pe
diperlukan sebuah pengontrolan terhadap kualitas, dan tahap penjagaan serta pengembangan mutu
dengan keinginan konsumen, tidak harus mengeluarkan biaya yang lebih besar. Maka dari itu, dipe
misalnya dengan menerapkan program PDCA (Plan, Do, Check, Act).
Manfaat

PDCA seringkali dipergunakan dalam kegiatan KAIZEN dan DMAIC dipergunakan pada a
dipergunakan untuk skala kecil kegiatan continues improvement pada memperpendek siklus kerja, m
Sementara DMAIC akan lebih powerfull dalam hal menghilangkan varian output, kestabilan aka
penghematan biaya, dan efektivitas

Manfaat dari PDCA antara lain :

Untuk memudahkan pemetaan wewenang dan tanggung jawab dari sebuah unit organisasi;
Sebagai pola kerja dalam perbaikan suatu proses atau sistem di sebuah organisasi;
Untuk menyelesaikan serta mengendalikan suatu permasalahan dengan pola yang runtun dan sistem
Untuk kegiatan continuous improvement dalam rangka memperpendek alur kerja;
Menghapuskan pemborosan di tempat kerja dan meningkatkan produktivitas.

Proses PDCA
 Di dalam ilmu manajemen, ada konsep problem solving yang bisa diterapkan di tempat kerja
penyelesaian masalah. Dalam bahasa pengendalian kualitas, P-D-C-A dapat diartikan sebagai prose
dan sistematis. Secara ringkas, Proses PDCA dapa

1. P (Plan = Rencanakan)
Artinya merencanakan SASARAN (GOAL=TUJUAN) dan PROSES apa yang dibutuhkan untuk
yang ditetapkan. PLAN ini harus diterjemahkan secara detil dan per sub-sistem.

Perencanaan ini dilakukan untuk mengidentifikasi sasaran dan proses dengan mencari tahu hal-hal
ide untuk memecahkan masalah ini. Tahapan yang perlu diperhatikan, antara lain: mengidentifik
memberikan hasil yang sesuai dengan spesifikasi. Kemudian mendeskripsikan proses dari awal hin
peningkatan mutu (pilih salah satu permasalahan yang akan diselesaikan terlebih dahulu). Identifi
proses yang dibutuhkan untuk memberikan hasil yang sesuai dengan spesifikasi.
Mengacu pada aktivitas identifikasi peluang perbaikan dan/ atau identifikasi terhadap cara-cara me
Terakhir mencari dan memilih penyelesaian masalah.
2. D (Do = Kerjakan)
Artinya MELAKUKAN perencanaan PROSES yang telah ditetapkan sebelumnya. Ukuran-ukuran
konsep DO ini kita harus benar-benar menghindari penundaan, semakin kita menunda pekerjaan m
akan bertambah banyak..
Implementasi proses. Dalam langkah ini, yaitu melaksanakan rencana yang telah disusun sebelumnya
uji coba).
Mengacu pada penerapan dan pelaksanaan aktivitas yang direncanakan.
3. C (Check = Evaluasi)
Artinya melakukan evaluasi terhadap SASARAN dan PROSES serta melaporkan apa saja hasiln
sudahkah sesuai dengan standar yang ada atau masih ada kekurangan.
Memantau dan mengevaluasi proses dan hasil terhadap sasaran dan spesifikasi dan melaporkan has
Dalam pengecekan ada dua hal yang perlu diperhatikan, yaitu memantau dan mengevaluasi proses
Teknik yang digunakan adalah observasi dan survei. Apabila masih menemukan kelemahan-kelema
selanjutnya. Jika gagal, maka cari pelaksanaan lain, namun jika berhasil, dilakukan rutinitas.
Mengacu pada verifikasi apakah penerapan tersebut sesuai dengan rencana peningkatan dan perbaik
4. A (Act = Menindaklanjuti)
Artinya melakukan evaluasi total terhadap hasil SASARAN dan PROSES dan menindaklanjuti de
kerjakan masih ada yang kurang atau belum sempurna, segera melakukan action untuk memperba
melangkah lebih jauh ke proses perbaikan selanjutnya.
Menindaklanjuti hasil untuk membuat perbaikan yang diperlukan. Ini berarti juga meninjau seluru
sebelum implementasi berikutnya.
Menindaklanjuti hasil berarti melakukan standarisasi perubahan, seperti mempertimbangkan area
sudah diperbaiki, melakukan modifikasi standar, prosedur dan kebijakan yang ada, mengkomunikasi
yang dilakukan apabila diperlukan, mengembangkan rencana yang jelas, dan mendokumentasikan
melakukan pengukuran dan pengendalian proses secara teratur.

Dalam Model Proses ISO 9001, manajemen suatu organisasi setelah memahami persyaratan-p
tahap-tahap sebagai berikut :
menetapkan komitmennya untuk melaksanakan sistem manajemen mutu;
menetapkan kebijakan mutu dan sasaran mutu;
melakukan penetapan dan pendelegasian tugas dan wewenang;
menunjuk wakil manajemen yang bertugas mengawasi pelaksanaan sistem manajemen mutu;
melakukan tinjauan manajemen.
Tanggungjawab manajemen tersebut merupakan Proses Perencanaan (plan), dan organisasi har
sistem manajemen mutu, barulah kemudian menetapkan dokumentasi-dokumentasi yang diperluka
disini adalah manajemen puncak suatu organisasi/ perusahaan seperti Presiden Direktur, Direkt
organisasi secara

Proses berikutnya yang juga merupakan Proses Perencanaan (plan) adalah Pengelolaan Sumbe
daya yang diperlukan untuk melaksanakan sistem manajemen mutu dan memenuhi persyaratan pela
- sumber daya

- infrastruktur

- peralatan

- alat

- komunikasi dan lingkungan kerja.

Pada tahap selanjutnya, organisasi harus melaksanakan (do) perencanaan-perencanaan yang te

yang dilakukan organisasi adalah :
menetapkan semua kebutuhan untuk membuat proses;
melakukan kegiatan verifikasi, validasi, monitor, inspeksi;
pengujian yang dibutuhkan untuk kriteria penerimaan produk;
komunikasi dengan pelanggan, kegiatan desain dan pengembangan, pembelian, kegiatan pengenda
ukur, dan lain sebagainya.
Dengan kata lain, semua kegiatan operasional suatu perusahaan merupakan bagian dari prose
Persyaratan Pelanggan merupakan input bagi proses sedangkan outputnya adalah Kepuasan Pelangg
berikutnya adalah pemeriksaan (check) hasil-hasil yang diperoleh dan penetapan tindakan (act) yan
- organisasi memonitor dan men

- melakukan audit mutu internal

- memonitor dan mengukur

- melakukan pengendalian terhadap ketidaksesuaian

- menganalisa semua data yang diperoleh

- kemudian melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan.

 Hasil dari proses ini kemudian digunakan sebagai i
Keempat proses di atas, Plan-Do-Check-Act (PDCA) merupakan satu siklus yang tidak terputus
seharusnya digunakan untuk meningkatkan sistem manajemen mutu (kinerja organisasi) secara ter
berkesinambungan. Jika produk sudah sesuai dengan mutu yang direncanakan maka proses terseb
hasilnya belum sesuai dengan yang direncanakan, maka prosedur tersebut harus diperbaiki a
sesungguhnya tidak berakhir pada langkah Act, tetapi merupakan proses yang kontinu dan berkesin
seterusnya. (Hendra Poerwanto G