SISTEM DAN PROSEDUR KERJA KOPERASI.

I. PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
Peningkatan dan Kemajuan Koperasi Kingmi Zaitun Bertumbuh Kota Jayapura,
meningkat dengan mengedepankan penerapaan Disiplin dan kinerja kepada seluruh
Anggota Koperasi melalui :

 Persamaan presepsi dan derap langkah yang sama .

 Penting adanya Pedoman Kerja yang baku dan berlaku untuk kegiatan
Koperasi.
 Mempermudah proses pengambalian keputusan dalam pelaksanaan
tugas dan pekerjaan dari seluruh Anggota Koperasi .

B. MAKSUD
Sebagai Pedoman Kerja bagi Pembina , Pengawas , Pengurus , seluruh Anggota dan
karyawan Koperasi untuk melaksanakan Tugas dan Wewenang serta Tanggung
jawabnya masing-masing.

C. TUJUAN
Terciptanya sistem kerja yang memungkinkan dalam melaksanakan tugas-tugas
jabatan baik Rutin maupun Kegiatan Usaha Koperasi secara Insidential serta dapat
terlaksana dengan Baik, Tertib, Aman dan Lancar.

II. BIDANG TUGAS

A. VISI KOPERASI KINGMI ZAITUN
 Motto Gereja Kingmi Papua ‘BERUBAH UNTUK MENJADI KUAT ‘

Visi Gereja Kingmi POS.PI Zaitun APO Klasis Kota Jayapura, adalah : “Berakar ,
Bertumbuh dan Berubah,”. Berangkat dari Motto GEREJA Kingmi Sinode Papua dan
Visi Gereja Kingmi POS.PI Zaitun APO Klasis Kota Jayapura tersebut di atas, maka
Koperasi Kingmi Zaitun Bertumbuh APO Kota Jayapura mempunyai Visi yaitu :

“MENJADIKAN ANGGOTA KOPERASI YANG MANDIRI,SEHAT,SEJAHTERA

DAN BERIMAN MELALUI KEMANDIRIAN USAHA BERSAMA .’

B. MISI
Koperasi Kingmi Zaitun Bertumbuh APO Kota Jayapura mempunyai Misi :
1. Menjadikan anggota/Masyarakat yang Mandiri melalui usaha dan kerja keras
di Tahun 2030.
2. Meningkatkan Pembinaan pola hidup sehat melalui usaha Kelompok.
3. Menjadikan keluarga Sejahtera melalui usaha Bersama /Kelompok.
4. Medapatkan Pembinaan ,Pendidikan,dan pelatihan melalui Usaha.
5. Menjadikan anggota agar patut dan taat pada ketentuan koperasi dan
Keyakinan hidup beriman dan bertakwa .
C. KEDUDUKAN, TUGAS POKOK DAN FUNGSI ( UU.No.25 Thn 1992, Psl.21).
1. Rapat Anggota :
Rapat Anggota merupakan pemegang kekuasaan Tertinggi dala Koperasi.
( Pasal.22 )

Rapat Anggota Menetapkan : (Pasal.23)

a.Anggaran Dasar
b.Kebijakan Umum dibidang Organisasi,Manajemen dan Usaha Koperasi.
c. Pemilihan,Pengangkatan,Pemberhentian Pengurus dan Pengawas .
d.Rencana Kerja, Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja koperasi serta
Pengesahan raporan keuangan koperasi.
e.Pengesahan pertangung jawaban pengurus dalam pelaksanaan tugasnya .
f. Pembangian Sisa Hasil Usaha ( SHU).
g. Penggabungan ,Peleburan,Pembagian dan perubahan koperasi.

2. Penasehat mempunyai tugas :

Memberikan masukan dan dorongan serta saran kepada setiap anggota koperasi

3. Pembina mempunyai tugas :

Membimbing ,mendidik,mendampingi dan menjiwai kepada setiap anggota
Koperasi agar memiliki kemampuan kemandirian usahawan yang sukses.

4. a.Pengawas mempunyai tugas : ( Pasal. 38 ) .

Melaksanaan pemeriksaan terhadap pelaksanaan kebijakan pengurus dalam
bidang organisasi dan pengelolahan usaha koperasi,Membuat Laporan
pemeriksaan /pengawasan kepada anggota koperasi
b.Pengawas Berwenang Untuk (Psl.39)
Meneliti catatan yang ada pada koperasi dan mendapatkan keterangan yang
diperlukan dari siapapun juga .

5. a.Pengurus mempunyai tugas : (UU.25. Thn 1992.Psl.29 dan 30.)

1.Mengelola Koperasi dan usahanya .
2.Mengajuhkan Rancangan kerja serta rencana kerja anggaran pendapatan
belanja koperasi ( RKAPBK).
3.Menyelenggaraka Rapat Anggota.
4.Mengajuhkan laporan keuangan/laporan pertangungjawaban kegiatan Tugas.
5.Memelihara Daftar Buku dan Anggota dan Pengurus.

b.Pengurus berwenang : (Psl.31 )

1.Mewakili koperasi didalam dan diluar pengadilan.
2.Memutuskan penerimaan dan penolakan anggota baru serta
Memberhentikan.
3.Melakukan tidakan dan Upaya kepentingan koperasi.sesuai dengan
Tanggung jawabnya dan rapat anggota .
 Pengurus bertanggung jawab mengenai segala kegiatan koperasi dan Usahanya
kepada Rapat Anggota Koperasi /Rapat Anggota luar Biasa .

STRUKTUR ORGANISASI KOPERASI KINGMI ZAITUN

BERTUMBUH KOTA JAYAPURA .

RAPAT ANGGOTA.

PENASEHT
PENGAWAS

PEMBINA PENGURUS

BIDANG
BIDANG KEUANGAN BIDANG
ORGANISASI/ADMIN
USAHA
ISTRASI

ANGGOTA / KARYAWAN.

D. PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN UMUM/KHUSUS

 Dasar Firman ALLAH MATIUS Pasal.7 Ayat 7.8.( Luk:11 ayat. 19-13).
 Undang-undang Dasar 1945 Ps.33 Ayat 1.2.3 dan 4
 Undan-Undang No.25 Tahun 1992 Tentang Perkoperasian .
 Undang-Undang Otonomi Khusus Papua No.21 Tahun 2001 ,Psl.38
Ayat 2. Tentang Usaha-Usaha Perekonomian di Provinsi Papua . .
 Peraturan Daerah Provinsi Papua Tentang Perkoperasian .
 Peraturan Khusus dan Keputusan Bersama Koperasi.
 Anggaran Dasar/Anggaran Rumah Tangga (AD/ART).
 NOTARIS :NO.
III. PROSEDUR KERJA
1. BAGIAN ORGANISASI DAN ADMINISTRASI .

A. Prosedur Kerja Organisasi adalah :

Prosedur kerja organisasai dilakukan berdasarkan Undang-Undang / Peraturan

Kebijaksanaan/Juknis dan Keputusan lainnya yang dibuat oleh Badan Pengurus
Koperasi Zaitun Bertumbuh Kota Jayapura dalam pengelolahan organisasi koperasi
tidak terlepas dari AD/ART yang ditetapkan oleh Pembuat AKTA NOTARIS adalah
sebagai berikut :

1. Prosedur Rapat Penerima Kuasa Akta Pendirian Koperasi.

2. Prosedur Penyusunan AD/ART dan Pembuatan AKTA Notaris
3. Prosedur Penetapan Anggota dan Badan Pengurus Koperasi.
4. Prosedur Penetapan Rapat Anggota Koperasi.
5. Prosedur Pengelolahan Usaha Koperasi.
6. Prosedur Permodalan dan Keuangan Koperasi.
7. Prosedur Prosedur Jangka Waktu berdirinya Koperasi.
8. Prosedur Pembagian sisa hasil Usaha (SHU) Koperasi .
9. Prosedur Pemberian Sangksi Koperasi .

B. KOORDINASI KERJA ORGANISASI

Koordinasi Kerja Anggota Koperasi Kingmi Zaitun Kota Jayapura didasarkan
pada VISI, MISI dan PROGRAM serta TUJUAN Organisasi Koperasi dengan tidak
terlepas dari Landasan,Asas,Prinsip dan Nilai-Nilai Koperasi . dalam koordinasi kerja
perlu diatur secara jelas sehingga semua anggota dalam koperasi dapat mengetahui
dengan mudah dalam menjalankan USAHA Kegiatan Koperasi.
Koordinasi Kerja Koperasi diatur melalui prosedur dengan menggunakan Media
masa ,Media Elektro ,Lisan,Tulisan ,melalui HP. terutama adalah :
1) Rapat Koordinasi Kerja Pengurus dan Anggota Koperasi.
2) RapatKoordinasi kerja Koperasi Bersama Pemerintah ,
3) Rapat Koordinasi Kerjasama Usaha Koperasi dengan Pihak Lain
4) Rapat Koordinasi Kerja Kelompok Unit Usaha .
5) Rapat Istimewa koperasi.
C. KOMUNIKASI KERJA ORGANISASI
Komunikasi Kerja dapat juga dibangun dan diberlakukan kepada seluruh
Pengurus dan anggota koperasi Kingmi Zaitun Bertumbuh Kota Jayapura, agar
semua Aktifitas Kegiatan Usaha Koperasi dapat berjalan B A I K .
KOMUNIKASI KERJA DAN TATA TERTIB KOPERASI, diantaranya adalah:

1.Komunikasi Kerja :
a.Komunikasi Kerja Interen (Kedalam) dengan Pengurus dan Anggota Koperasi.
b.Komunikasi Kerja Eksteren (Keluar) dengan fihak luar/fihak lain .
c.Komunikasi Kerja antar Pegurus.
d.Komunikasi Kerja antar anggota dan
e.Komunikasi kerja antar kelompok.
 2.Tata Tertib Waktu Kerja
a) Tertip masuk dan keluar kantor atau Tempat usaha .
b) Tertip selama jam kerja.
c) Tertip selama Rapat.
d) Tertip penggunaan alat-alat kerja koperasi.

3.Tata Tertib Penggunaan Telepon

a) Rapat/Ibadah/Diluar/Dikantor/Dirumah dll.
b) Jawaban telepon dari luar dan dalam gunakan kata yang baik dan benar.
c) Dan lain-lain.Tataterip diatur kemudian .

4.Kebersihan, Kerapian dan Kesehatan Kerja Koperasi

a) Kebersihan Tempat Kerja.
b) Kerapiadan Tempat kerja
c) Kesehatan dan Keselamatan Tempat Kerja .

2. ADMINISTRASI KERJA .
A. BIDANG UMUM /TATA USAHA .
1. Tata Persuratan Koperasi
Kegiatan surat-menyurat koperasi dapat lancar dan tertib melalui :
a. Prosedur Surat Keluar/Masuk.
b. Prosedur Penyampaian Penandatanganan Surat Penting dari Koperasi
c. Prosedur Pengetikan Surat Biasa dan Rahasia.
d. Dan lain-lain.

2. Tata Ruang Kerja Koperasi

Tata ruang kerja Koperasi dapat ditata dengan baik agar karyawan mudah
bekerja dengan nyaman dan lancar, seperti :
a. Pengaturan Perabotan/Peralatan Kerja.
b. Bahan Kerja.
c. Aksesoris Ruangan.
d. Penerangan.
e. Ventilasi.
f. Kebersihan Ruangan.

3. Tata kelola Perlengkapan Kerja

Inventaris kantor Koperasi perlu dikelola dengan baik ,efisien dan efektif, seperti
a. Prosedur Pengadaan.
b. Prosedur Pemeliharaan/Penyimpanan.
c. Prosedur Pendistribusian.
d. Prosedur Penghapusan.
4. Tata Kelola Kearsipan Koperasi
Kearsipan koperasi dapat dikelola dengan baik prosedurnya, adalah
sebagai berikut :
a. Prosedur Penyimpanan.
b. Prosedur Pemindahan.
c. Prosedur Penghapusan
d. Prosedur Pencatakan.

5. Tata Kelola Keuangan Koperasi

Prosedur Pengelolahan keuangan Koperasi diatur dengan baik sesuai
mekanisme kebutuhan koperasi seperti :
a. Prosedur Penyusunan Anggaran.
b. Prosedur Pelaksanaan Anggaran
c. Prosedur Opname Kas
d. Prosedur Laporan Keuangan
e.Prosedur Penerimaan dan Penyimpanan Anggaran Koperasi.
f.Prosedur Pengelolahan dan Pembagian Anggaran Koperasi.
h.Prosedur Penggajian dan Tunjangan Karyawan Koperasi.
i.Prosedur Penyerapan Keuangan dalam kegiatan usaha Koperasi.

6. Tata Kelola Kesekretariatan Koperasi dan Karyawan

Prosedur administrasi koperasi perlu di lakukan menjadi prosedur tetap,
antara lain :
a. Penatausahaan.(Kehadiran, Rapat,Informasi,Laporan,Kegiatan,dll.)
b. Pengurusan Hak-Hak Anggota.
c. Daftar Nama Anggota.
d. Daftar Buku Simpan dan Pinjam Anggota Koperasi.
e. Tata Persuratan lainnya .

7. Kegiatan-Kegiatan Koperasi
Proses administrasi kegiatan yang perlu diberlakukan menjadi prosedur
tetap yaitu antara lain :
a. Penyusunan Rencana Kerja Koperasi(RKK) Dana Alokasi Kegiatan
Koperasi (DAKK).
b. Penetapan Pertanggung jawaban Program,Pembantu Pelaksana
Kegiatan, Pemegang KAS Cabang, Pembantu Pelaksanan Kegiatan
Usaha Koperasi Kingmi Zaitun Bertumbuh.
c. Pelaksana Teknis Kegiatan.
d. Pengendalian Teknis Kegiatan.
e. Pelaporan Kegiatan.
f. Penyerahan Hasil Kegiatan.
g. Pembagian SHU.
 8. Pengolahan Peralatan dan Perlengkapan Kerja
Inventaris kantor Koperasi dapat dikelola dengan baik (efisien dan
efektif), seperti :
e. Prosedur Pengadaan.
f. Prosedur Pemeliharaan/Penyimpanan.
g. Prosedur Pendistribusian.
h. Prosedur Penghapusan.

IV. PENGAWASAN MELEKAT (WASKAT)

Pengawasan melekat/waskat dimanfaatkan dalam seluruh kegiatan usaha yang
dijalankan oleh Pengurus,Pengawas,Anggota dan karyawan melalui :
a. Standar Operasianal dan Prosedur Kerja.(S O P )
b. Pemeriksaan Kerja kegiatan usaha .
c. Penilaian Kerja Kegitan usaha .
d. Hasil Kerja kegiatan usaha
e. Laporan Kegiatan Usaha

V. LAPORAN KOPERASI.
1. Laporan Pelaksanaan Tugas dan Kegiatan Usaha Koperasi Kingmi Zaitun
Bertumbuh Kota Jayapura
Setiap badan pengurus dan pengawas membuat laporan kegiatan-kegiatannya untuk
dilaporkan pada Rapat AnggotaTahunan (RAT) Koperasi, baik secara berkala maupun
secara insedentil.

2. Mekanisme Laporan diatur agar dapat terlaksana secara efektif dan efisien
 Laporan Pelaksanaan Tugas Pokok :
a. Laporan Isedentil.
b. Laporan Harian.
c. Laporan Mingguan.
d. Laporan Bulanan.
e. Laporan Triwulan (3 Bulan).
f. Laporan Semester (6 Bulan).
g. Laporan Tahunan

VI. BIDANG TEKNIS KOPERASI

Pada bidang teknis prosedur kerja yang di atur sesuai karakteristik bagian
Koperasi Kingmi Zaitun Kota Jayapura, antara lain:

1. Penugasan Bidang Teknis

Setiap penugasan jabatan koperasi, seperti :
a. Pembina Koperasi.
b. Pengawas Koperasi.
c. Pengurus Koperasi.
d. Karyawan Koperasi
e. Anggota. Koperasi
 f. Kelompok Usaha Koperasi.

Harus mengetahui teknisnya untuk mempelajari, memahami dan menguasai berbagai referensi
yang berkaitan dengan bidang tugasnya, seperti :

- Usaha mengenai bidang teknis koperasi.

- Usaha mengetahui bidang penunjang koperasi.
- Usaha menguasai bidang lainnya.

2. Pengumpulan Data Pengolahan Koperasi

Setiap badan Pengawas, Pengurus, dan Anggota, Sekretaris, Bendahara
bertanggung jawab atas tersedianya data/informasi yang berkaitan
dengan bidang tugas.

3. Telaahan Anggota Koperasi.

Setiap anggota wajib memberikan masukan-masukan kepada Badan
Pengurus baik secara lisan maupun tulisan atau diminta atau pun tidak
diminta agar mudah mengambil keputusan.
a. Prosedur pembuatan telaahan anggota Koperasi.
b. Prosedur penyampaian telaahan anggota Koperasi.

4. Penyusunan Program Kerja dan Jenis Usaha Koperasi

1.Program kerja menggambarkan tentang :
a. Program Prioritas.adalah memdidik dan membina anggota serta
pendampingan .
b. Dalam Membuat Progran Kerja dilibatkan ide-ide semua anggota..
c. Menentukan Tempat/Lokasi kegiatan usaha anggota..
d. Mengembangkan pendidikan dan Pelatihan anggota sesuai bidang
usahanya.
e. Mencari dukungan Pemerintah ,Swasta, dan Koperasi Serta Lembaga
lainnya.
f. Menyusun program kerja tahunan koperasi disesuaikan dengan tingkat
Kabupaten, Provinsi dan Nasional atau secara Global

Demikian Penyusunan Sistem Prosedur Kerja Koperasi KINGMI ZAITUN

Bertumbuh Kota Jayapura ini di buat. Untuk memudahkan pelaksanaan
kegiatan Usaha Koperasi.Tahun 2016/2017/2018.dan akan disesuaikan dengan
Perubahan Zaman .

Jayapura, 24 juni 2016

Oleh,

PEMBINA KOPERASI KINGMI ZAITUN BERTUMBUH KOTA JAYAPURA

MARIUS YEIMO, SE