RANGKUMAN MODUL SAP FUNDAMENTAL

UNIT 4 DAN UNIT 6

Diajukan Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Pengantar Sistem Enterprise
Dosen : Sri Lestari,I.r.,M.T

Oleh:

Disya Dwi Lenggana 1117101036

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS
WIDYATAMA BANDUNG
2019
 UNIT 4

Lesson: Logistik (Procurement)

Procurement Process Overview (gambaran proses pengadaan)

MySAP ERP tidak hanya mencakup proses tradisional seperti requestioning, manajemen
pesanan pembelian, faktur dan verifikasi, tetapi juga katalog berbasis swalayan
requestioning untuk pemeliharaan, perbaikan dan (MRO) operasi bahan dan jasa.

Siklus pengadaan barang dasar (atau pembelian untuk membayar) untuk suatu layanan
atau material terdiri dari fase-fase berikut:
 1. Determination of Requirement
Didalam fase ini berfungsi untuk menentukan atau memasukkan apa saja kebutuhan
bahan baku sesuai permintaan pembelian kedalam sistem control atau sistem
perencanaan.

2. Source Determination
Dengan mySAP ERP membantu untuk mengidentifikasi atau menentukan potensi sumber
pasokan bahan baku. Hal ini mempercepat proses menciptakan permintaan penawaran
harga (RFQs), yang dapat dikirim ke vendor elektronik melalui EDI, jika diinginkan.

3. Vendor Selection and Comparion of Quotation

Didalam fase ini mampu membantu untuk membandingkan harga dari beberapa vendor
atau disebut juga mensimulasikan skenario harga

4. Purchase Order Creation

Fase ini adalah suatu pemrosesan pesanan pembelian untuk menentukan pesanan apa saja
yang akan dibeli .

5. Purchase Order Follow-Up

Setelah fase proses pesanan pembelian, dibuatnya sebuah dokumen yang berisi tentang
status dari semua permintaan pembelian dan pesanan pembelian.

6. Goods Receiving and Inventory Management

Diterimanya barang pesanan dan dilakukannya pengecekan barang pesanan dengan
mengecek nomor pesanan pembelian.

7. Invoice Verification
Sistem ini mendukung pemeriksaan dan pencocokan faktur. Hal ini mempercepat proses
audit dan faktur untuk pembayaran.
Purchase Orders
Fase ini berfungsi sebagai permintaan resmi kepada vendor untuk memasok barang atau jasa yang
sudah sesuai dengan pesanan pembelian. Jika memasukkan data pesanan pembelian, sistem
menunjukkan nilai default. Sebagai contoh, sistem menunjukkan alamat pemesanan, serta hal
pembayaran dan pengiriman (incoterms) dari rekaman master vendor.
Self-Service Procurement
Service Pengadaan memungkinkan karyawan untuk membuat dan mengelola daftar permintaan
mereka sendiri. Dan service ini pun bisa mengurangi beban pembelian atau beban administrasi
sehingga dapat membuat proses pengadaan lebih cepat dan lebih responsive.

Inventory Management
Memposting tanda terima barang ke stok dengan mengacu pada pesanan pembelian memiliki
sejumlah keuntungan untuk anda, termasuk:
 Titik penerimaan barang dapat memeriksa apakah pengirimannya sama dengan data
pesanan pembelian, lalu apakah barang yang dipesan telah dikirimkan.
 Sistem menyarankan data dari pesanan pembelian saat anda memasukkan tanda terima
barang (contohnya, barang dan jumlah).
 Riwayat pesanan pembelian secara otomatis diperbarui sebagai hasil dari pengiriman.
 Ketika anda mengirim tanda terima barang ke gudang, sistem membuat dokumen
material yang berisi informasi seperti materi yang dikirimkan dan jumlah yang
dikirimkan.
 Dalam transaksi yang relevan untuk penilaian material, sistem menciptakan setidaknya
satu dokumen akuntansi yang mencatat efek pergerakan barang terhadap nilai stok.

Invoice Verification
Dibagian ini proses pengadaan disimpulkan oleh verifikasi faktur. Jika faktur dimasukkan dengan
mangacu kepada data order pembelian, maka sistem akan menunjukkan data dari pesanan
pembelian (misalnya, vendor, bahan, kuantitas, syarat pembayaran dan sebagainya).

Messages
Ketika membuat sebuah RFQ (Request for Quotation), pesanan pembelian, kontrak atau
perjanjian penjadwalan, sistem ini dapat membuat pesan dari dokumen terpengaruh. Pesan ini
kemudian ditempatkan dalam antrian pesan.
Lesson: Sales Order Management (manajemen pemesanan penjualan)

Sales Order Process Overview

mySAP ERP memberikan wawasan unggul dalam proses penjualan di kantor. Termasuk
pertanyaan, kutipan, pembuatan pesanan, dan manajemen siklus penagihan. Manfaat atau
keuntungan dari gambaran lengkap siklus hidup pelanggan, termasuk status pesanan, penagihan,
pembayaran, dan manajemen kredit. Selain fitur back office, mySAP ERP juga mendukung
penjualan internet, penjualan yang masuk melalui perangkat seluler seperti perangkat genggam
dan pusat panggilan dasar secara fungsional. Dan dengan adanya SAP ini dapat membantu
meningkatkan penjualan pada perusahaan dimana akan mendapatkan margin keutungan dan
kepuasan pelanggan.

Siklus pemrosesan pesanan penjualan dasar untuk suatu layanan atau material terdiri dari fase-
fase berikut:

 Pre-Sales Activities
Kegiatan Pra-Penjualan dapat berupa pertanyaan atau kutipan yang dimasukkan dalam
sistem. Dan kemudian dapat digunakan sebagai referensi selama pembuatan pesanan
penjualan.
  Sales Order Creation and Availability Check
Dibagian ini pesanan penjualan dapat mengadopsi informasi dari dokumen pra-penjualan.
Dan perjanjian penjadwalan penjualan atau kontrak penjualan (perjanjian penjualan
jangka panjang) juga dapat dibuat dengan mengacu pada pesanan penjualan dan
didukung oleh langkah-langkah proses penjualan. Dan selama berlangsungnya proses
penjualan akan dicek ada atau tidak ketersediaan stok barang.

Didalam proses penjualan ini terdapat beberapa fase, yaitu:

 Sales Order
Fase ini terdapat proses menginput pesanan barang yang berasal dari sales. Dimana
penerimaan informasi pesanan bisa diterima melalui via SAP, dan email..
 Availability Check
Fase ini memuat tentang mengecek ketersediaan barang di gudang (apakah barang
tersedia atau tidak).
 Outbond delivery
Mengatur penjadwalan pengiriman keluar (barang dikirim).
 Transportation
Pengiriman barang dengan transportasi (mobil,kapal).
 Picking
Proses pengambilan barang yang sudah dikirim.
 Good issue
Proses dikeluarkan nya barang dari transportasi, tetapi belum ditanda tangan oleh
penerima.
 Billing
Tahap pemrosesan akhir untuk transaksi bisnis dalam pemrosesan order.
 Payment Processin
Proses dibuatnya tagihan pembayaran kepada konsumen.

Goods Issue Posting Functions

The outbond delivery menjadi dasar posting masalah barang. Data yang diperlukan untuk posting
masalah barang disalin dari pengiriman outbond ke dokumen masalah barang yang tidak dapat
diubah secara manual.
 Document flow
Dokumen penjualan yang anda buat adalah dokumen individual, tetapi mereka juga dapat
menjadi bagian dari rangkaian dokumen yang saling terkait. Misalnya, anda dapat merekam
permintaan telepon pelanggan dalam sistem. Pelanggan selanjutnya meminta kutipan, yang
kemudian anda buat dengan merujuk pada pertanyaan.

Lesson: Production

Production
Dengan dukungan untuk semua strategi manufaktur untuk bisnis dalam proses diskrit dan
industry produk konsumen, mySAP ERP membantu perusahaan mengelola berbagai kegiatan
manufaktur, mulai dari perencanaan hingga eksekusi dan analisis, dalam satu sistem dari ujung ke
ujung. mySAP ERP mendukung pengembangan dan pelaksanaan rencana produksi yang efisien
dan memastikan bahwa informasi yang akurat dan komprehensif tersedia kapan saja bagi mereka
yang membutuhkannya.

Didalam proses Production terdapa beberapa fase, yaitu:

 Order Creation
Di fase ini terdapat pembuatan pesanan dari konsumen
 Machine Occupacy
Mengecek layak atau tidaknya sarana untuk proses produksi
 Order Release
Harus ada perizinan fix order
 Order Printing
Semua dokumen tentang pengiriman barang di print out untuk sebagai bukti
 Material Staging
Fase ini salah satu proses untuk mengeluarkan cost
 Order Execution
Dilakukannya proses disalurkannya kepada bagian gudang yang siap untuk mengirim
barang kepada konsumen
 Confirmation
Melakukan konfirmasi terlebih dahulu sebelum dikirim
 Goods Receipt
Bagian terakhir penerimaan barang di gudang yang siap untuk dikirim
 Unit 6

Human Capital Management

A. Human Capital Management (figure 6-1)

Human capital Management lebih menekankan kepada manusia sebagai salah satu modal utama
dalam perusahaan dengan nilai dan jumlah yang tidak terhingga, yang dapat dikelola dalam suatu
proses, yang pada akhirnya menghasilkan value creations bagi para stakeholders’ seperti
pemegang saham, konsumen, karyawan dan masyarakat.

1. Organizational Management

Organizational Management berbeda dengan Organizational Element. Organizational

Management merupakan pemetaan dari element-element yang ada di perusahaan sesuai dengan
yang ada di lapangan diluar dari system SAP. Sedangkan Organizational Element merupakan
struktur yang ada di system SAP sehingga organizational element mengacu pada organizational
management.
Struktur Organizational Management dibentuk oleh:

-Organizational Unit: Unit bisnis, department, yang dibagi menjadi beberapa functional area

- Jobs: Deskripsi karakteristik pekerjaan yang dikenakan kepada beberapa posisi

- Position: Tugas spesifik yang diwariskan kepada seorang pegawai, posisi nyata dari job

-Person: pegawai

Struktur Organizational Element dibentuk oleh: Client, Company Code, Organizational Unit,
Position, dan Person.

2. Recruitment by applicant data

Munculnya lowongan pekerjaan adalah saat suatu posisi/vacancy di perusahaan tidak terisi
(kosong) yang secara langsung terintegrasi dengan job advertisement perusahaan sehingga
mendatangkan beribu applicant/pelamar yang berusaha mengisi posisi tersebut. Saat pelamar
muncul dengan seluruh data dan berkas yang dimilikinya, secara otomatis data tersebut masuk ke
dalam system SAP. Saat data pelamar masuk kedalam SAP system, data tersebut diolah melalui
proses seleksi yang disebut dengan profile match up. Yaitu proses seleksi dan mencocokkan
kualifikasi data pelamar dengan posisi pekerjaan yang sedang dibutuhkan. Setelah itu dibuatkan
rating pelamar potensial sebagai alat bantu membuat keputusan. Jika sudah maka pelamar yang
terpilih akan menerima feedback berupa surat panggilan dan pembuatan kesepakatan waktu
kontrak kerja. Data pegawai yang selesai dipilih akan di salurkan ke dalam master data HCM
sebagai infotypes pegawai. Proses Recruitment selesai.

3. Personnel Management

Data pegawai yang terekam dalam inforypes adalah terdiri dari data biodata personel dan riwayat
selama bekerja di perusahaan. Seperti Oganizational Assigment, waktu kerja, basic pay, bank
detail, data yang berhubungan dengan data keuangan, dan personal biodata. Salah satu element
dalam infotypes yang penting adalah organizational assignment yang terhubung secara langsung
ke dalam Struktur Human Capital Management.
4. Personnel Development

Semakin tinggi jabatan seseorang adalah berbanding lurus dengan skill yang dimilikinya. Skill
bukan hanya sekedar kemampuan tapi kemampuan tersebut haruslah unik dan berbeda dari yang
lain sehingga memiliki entitasnya sendiri. Ini adalah mengenai keputusan perusahaan dalam
mempertahankan pegawainya. Yaitu mengenai pengembangan kebutuhan tugas dan pegawai
yang mengisi posisi tersebut. Jika pegawai dinilai tidak memiliki kapasitas untuk dapat
memenuhi perkembangan kebutuhan pekerjaan, maka hanya ada 2 pilihan yaitu meninggalkan
pegawai lama dan membuka recruitment bagi pelamar untuk mengisi posisi tersebut atau
perusahaan memberikan training/pelatihan kepada pegawai tersebut sampai dinilai mampu untuk
melanjutkan pekerjaan yang ada. Keputusan yang akan diambil tergantung dari besarnya dana
yang harus dikeluarkan perusahaan untuk masing-masing pilihan.

5. Training & Event Management

Merupakan komponen penting dan terintegrasi yang mendukung perusahaan dalam hal
perencanaan, pelaksanaan dan pengelolaan pelatihan kursus dan kegiatan bisnis bagi para
karyawannya. Dimulai dari mengumpulkan data untuk pembuatan bisnis event catalog, seperti
jenis kursus dan lokasi yang akan diadakan. Setelah itu di set up terutama tanggal dan jenis
eventnya. Pelaksanaan Business Event, pemberian materi/ pelatihan untuk peserta. Setelah
Kursus berlangsung, maka hasilnya akan di follow up untuk di nilai dan diukur keberhasilan
pegawai setelah melaksanakan training. Termasuk biaya yang harus dikeluarkan dan tagihannya

6. Time Management

Mengenai penjadwalan waktu kerja untuk masing-masing karyawan, perencanaan waktu kerja,
dan evaluasi. Menentukan lamanya jam kerja karyawan yang sesuai dengan kelasnya
(berdasarkan standard tertentu) adalah berdasarkan perhitungan waktu untuk diluar kerja
(vacation), lembur (overtime), absensi kesehatan (sickness). Untuk dievaluasi apa yang sudah
direncanakan dan realisasinya. Time statement ini akan disimpan dalam infotype masing-masing
karyawan untuk digunakan dalam perhitungan gaji.
 7. Appraisal

Appraisal adalah pelaksanaan pengukuran keberhasilan suatu unit atau karyawan berdasarkan
standar tertentu dengan tingkat tertinggi dan objektivitas. Yang dinilai adalah kinerja pegawai
dengan metode 360o, yaitu penilaian oleh atasan, bawahan, dan sesame rekan kerja. Appraisal
terintegrasi dengankomponen SAP Sytem lainnya, seperti SAP SEM, mySAP ERP HCM
Personnel Development, Compensation Management, dan SAP BW.

8. Payroll & Personnel Cost Planning

Payroll yaitu menghitung renumerasi masing-masing pegawai atas pekerjaan yang telah
dilakukan. Perhitungan dari gaji mentah dikalkulasikan dengan beberapa potongan baik itu
voluntary atau legal, tunjangan, dan lainnya dari hasil appraisal/ penilaian sebagai grade atau
apresiasi yang diberikan kepada pegawai

B. The Organizational Plan (figure 6-2)

Organizational Unit
Unit Organisasi menggambarkan berbagai unit bisnis dalam organisasi Anda.Beberapa unit
organisasi, bersama dengan hubungan mereka membentuk struktur organisasi.
 ·Job
Pekerjaan adalah deskripsi umum atau template yang berlaku untuk beberapa
posisidengan persyaratan yang sebanding, tugas, dan karakteristik.
 ·Position
Posisi merupakan unit organisasi terkecil dari struktur organisasi. Mereka mewakili
distribusi tugas antara individu karyawan dalam organisasi. Posisi ditempati oleh orang.
Sebuah posisi mewarisi tugas dan persyaratan pekerjaan dari yang didefinisikan.
 Person
Orang menempati posisi dalam struktur organisasi. Mereka mewakili para
karyawandalam organisasi Anda. Data karyawan itu sendiri itu diselenggarakan dalam
Manajemen Personalia. Dengan menetapkan penghuni posisi, anda menentuka n
karyawan yang menempati posisi.
C. From Vacancy to Hiring (figure 6-3)

1.Vacancy
Vacancy adalah sebuah kursi kosong di suatu perusahaan yang tidak ada karyawan atau
pegawai.

2.Job advertisment
Job advertisment adalah dimana perusahaan itu mengiklankan kursi kosong tersebut di
perusahaan itu sendiri untuk mencari SDM yang dapat memenuhi kursi kosong tersebut.

3.Applicants
Applicants adalah proses SDM mengajukan lamaran untuk mengikuti seleksi di antara
SDM SDM lain untuk memenuhi kursi kosong dalam perusahaan tersebut.

4.Profile matchup
Profile matchup adalah sebuah proses pendataan lamaran lamaran para SDM apa saja
skill skill unggulan para SDM.

5.Applicant correspondence
Applicant correspondence adalah proses penyeleksian SDM menggunakan applikasi oleh
atasan mana saja SDM yang memenuhi persyaratan yang di buat oleh perusahaan dan
dibuat untuk memenuhi kursi kosong tersebut.

6.Hiring as employee
Setelah diseleksi oleh atasan SDM yang memenuhi kriteria akan diterima oleh
perusahaan tersebut lalu bekerja sebagai pegawai atau karyawan
D. Infotypes (figure 6-4)

Infotypes ini merupakan sebuah master data yang terdapat di HCM.

 Single-layar pemeliharaan (satu infotype untuk satu orang)
 Personil tindakan (urutan infotypes untuk satu orang)
 Cepat masuk (satu infotype untuk beberapa orang)

E. Human Capital Management Structures (figure 6-5)

F. Personnel Actions (figure 6-6)

G. Personnel Development (figure 6-7)

- Person adalah Individu yang memegang bagian administrasi

- Administrator position adalah posisi analis, posisi di cocokan dengan kualifikasi
- Profile matchup adalah membandingkan skill/ lualifikasi
- Management capabilities required adalah menentukan pekerjaannya
- Training course adalah proses pelatihan dalam proses ini ada proses planning dan
penilaian
- Head of department position adalah kepala bagian yang mengawasi proses personnel
development

H. Processes in Training and Event Management (figure 6-8)

I. Training and Event Management (figure 6-9)

Pelatihan dan Event Management adalah compenent sangat terintegrasi yang mendukung
Anda dalam perencanaan, pelaksanaan, dan mengelola pelatihan kursus dan kegiatan bisnis.
Terdapat empat proses utama dalam training and event management:
 Bisnis persiapan acara mencakup semua data yang Anda butuhkan saat
membuatkatalog bisnis acara, seperti lokasi di mana pelatihan yang diadakan.
Katalog peristiwa bisnis diwakili menggunakan hirarki yang terdiri dari
kelompok peristiwa bisnis (yang digunakan untuk struktur katalog) jenis usaha
iklan acara.
  Katalog peristiwa bisnis ini kemudian diatur, yaitu, tanggal untuk acara
direncanakan dan dibuat dalam sistem.
 Setelah tanggal yang tersedia, hari-hari kegiatan dari pemesanan, rebooking, atau
membatalkan acara bisnis bagi peserta internal dan eksternal dapat terjadi. Untuk
setiap proses, Anda dapat mengirimkan pemberitahuan yang sesuai kepada
peserta.SAP menyediakan template, yang dapat Anda ubah sesuai dengan syarat-
syarat anda.
 Proses utama keempat terdiri dari kegiatan berulang yang terkait erat dengan
hari-hari kegiatan. Setelah kursus telah terjadi, para peserta dapat menulis
penilaian untuk itu. Dalam hal peserta internal, kualifikasi baru diperoleh dapat
ditransfer ke subprofildalam Pembuatan Personalia.

J. Time Management (Figure 6-10)

Komponen manajemen waktu mendukung Anda dalam semua proses yang menyangkut
perencanaan, merekam, dan mengevaluasi kehadiran karyawan dan tidak adanya kali
Terdapa bebarapa proses time management:
 ·Record
 self service applications
 cross application timesheet
 HR/Time administrator
 time recording terminals
 Valuate
 Time account
 Working time provisions attendance, absences, substitutions, etc
 Use time data
 Capacity planning
 Training and event management
 Cost assignment activity allocation
K. Appraisal (Figure 6-11)

Dengan fungsi penilaian dalam pengembangan personil mendukung Anda dengan proses
penilaian yang fleksibel yang dapat Anda gunakan untuk melakukan penilaian standar dengan
tingkat tertinggi dari objektivitas.

· 3600 appraisal
· Personnel appraisals
· Surveys
· Course appraisals
· Target setting and appraisals

L. Payroll (Figure 6-12)

Penggajian yang bersangkutan dengan menghitung remunerasi masing-masing karyawan

untuk pekerjaan yang ia telah melakukan. Sebuah remunerasi karyawan dihitung dalam dua
langkah utama:

1. Mengelompokkan elemen remunerasi, yaitu, gaji kotor

2. Hukum dan sukarela pemotongan, yaitu, gaji bersih negara tertentu

M. Personnel Cost Planning (Figure 6-13)