005-Sop Administrasi PDF

HIMPUNAN MAHASISWA FISIKA (HIMAFI)
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM

UNIVERSITAS RIAU
Sekretariat Himpunan Mahasiswa Fisika FMIPA Universitas Riau
Kampus Bina Widya Jl. HR. Soebrantas km 12.5 Pekanbaru
KEPUTUSAN HIMPUNAN MAHASISWA FISIKA

UNIVERSITAS RIAU
Nomor: 005/SK/HIMAFI-F3/UNRI/KI/V/2019
TENTANG
STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE ADMINISTRASI
HIMPUNAN MAHASISWA FISIKA
UNIVERSITAS RIAU
Menimbang : Bahwa untuk menyelaraskan dan menjaga Tata Tertib HIMAFI FMIPA UNRI,
maka perlu adanya prosedur yang harus dilaksanakan oleh seluruh pengurus.
Mengingat : 1. Undang- undang Nomor: 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional;
2. Undang-undang Nomor: 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi;
3. Surat Keputusan Menteri PTIP Nomor: 123 Tahun 1962 tentang Pendirian
Universitas Riau;
4. Surat Keputusan Menteri PTIP Nomor: 103 Tahun 1963 tentang Pendirian
FMIPA Universitas Riau;
5. Surat Keputusan Ketua Jurusan Fisika FMIPA Universitas Riau Pekanbaru
tentang Pengangkatan Pengurus Himpunan Mahasiswa Fisika (HIMAFI) FMIPA
Universitas Riau Periode 2019-2020.
6. Peraturan Mahasiswa FMIPA Nomor 3 Tahun 2018
MEMUTUSKAN:
Menetapkan :
Pertama : Membentuk Standard Operational Procedure Administrasi HIMAFI FMIPA
UNRI sebagaimana tercantum dalam lampiran Surat Keputusan ini.
Kedua : Setiap pengurus wajib menjalankan Standard Operational Procedure sesuai
dengan keputusan yang telah ditetapkan.
Ketiga : Surat keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dengan ketentuan apabila
dikemudian hari terdapat kekeliruan dalam ketetapan ini akan ditinjau kembali
sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di : Pekanbaru
Pada tanggal : 12 Mei 2019
Bupati Mahasiswa
HIMAFI FMIPA UNRI,
Agam Mohammad Maulana

Tembusan : Kepada Yth. NIM. 1703113382
1. Dewan Perwakilan Mahasiswa FMIPA UNRI
2. Yang bersangkutan
3. Arsip
Contact Person:
Agam Mohammad Maulana (0822 8389 5423)
Vira Annisa Rosandi (0823 9115 5336)
UNIVERSITAS RIAU
Lampiran : Standard Operational Procedure Administrasi Himpunan Mahasiswa Fisika

Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Riau
Nomor : 005/SK/HIMAFI-F3/UNRI/KI/V/2019
Tanggal : 12 Mei 2019
STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE ADMINISTRASI

HIMPUNAN MAHASISWA FISIKA
UNIVERSITAS RIAU
A. Alur Surat Masuk HIMAFI FMIPA UNRI

1. Surat yang diterima oleh pengurus HIMAFI FMIPA UNRI wajib diberitahu kepada
Sekretaris Umum atau Staff Ahli Kesekretariatan.
2. Apabila terdapat surat dengan hal Undangan dapat langsung menghubungi Staff Ahli
Protokoler agar dapat dikonfirmasi oleh Bupati Mahasiswa/Wakil Bupati Mahasiswa.
3. Apabila terdapat surat dengan hal Permohonan agar dapat langsung menghubungi Sekretaris
Umum dan surat dengan hal Peminjaman dapat langsung diinformasikan kepada Staff Ahli
Rumah Tangga.
4. Pengirim surat diarahkan untuk mengisi buku surat masuk yang telah disediakan.
5. Surat yang diterima ditempel pada papan surat sesuai dengan kode surat yang diterima.
6. Staff Ahli Arsip Data bertanggung jawab penuh dalam seluruh surat yang masuk.
B. Alur Surat Keluar HIMAFI FMIPA UNRI

1. Surat yang akan dikeluarkan harus dicetak selambat-lambatnya 3 hari sebelum kegiatan.
2. Surat dibuat sesuai dengan format yang telah ditentukan Sekretaris Umum.
3. Surat yang telah selesai dibuat harus dikonfirmasi kepada Sekretaris Umum.
4. Jika surat salah, Sekretaris Divisi/Sekretaris Pelaksana akan dihubungi oleh Sekretaris
Umum agar surat diperbaiki dan dicetak.
5. Jika sudah benar, khusus Sekretaris Divisi nomor surat keluar diminta kepada Sekretaris
Umum.
6. Surat dicetak dengan didampingi oleh Sekretaris Umum.
7. Nomor surat yang telah digunakan disilang pada daftar nomor surat keluar yang telah
disediakan.
8. Setelah surat didisposisi Sekretaris Umum dan semua tempat tanda tangan telah
ditandatangani dan distempel, surat wajib di fotocopy untuk arsip.
9. Surat keluar untuk arsip langsung diarsipkan oleh Staff Ahli Arsip Data.
C. Panduan Pembuatan Surat HIMAFI FMIPA UNRI

1. KOP Surat
KOP surat merupakan identitas mutlak dari sebuah kelembagaan yang mesti ada sebagai
pemberitahuan dari sebuah kelembagaan. KOP surat terdiri dari logo, identitas lembaga dan
narahubung yang mudah dipahami serta dikenal. Peletakan logo lembaga diatur sebagai berikut:
LOGO NAMA LEMBAGA

LEMBAGA Alamat Lembaga dan Keterangan Lainnya
Contact Person:
UNIVERSITAS RIAU
Keterangan :
a. Peletakan logo lembaga berada disebelah kiri paling atas.
b. Jika terdapat lebih dari satu logo, maka urutannya mengikuti dimulai dari logo yang tinggi
ke logo yang rendah dan peletakannya tetap berada disebelah kiri.
c. Identitas dan narahubung lembaga dibuat rata tengah dan italic.
2. Format Penomoran Surat HIMAFI FMIPA UNRI

Format yang digunakan adalah:
a. Surat Sekretaris Umum
Nomor_Surat/Kode_Surat/Kode_HIMAFI-
Fakultas/Kode_Universitas/Kode_Tujuan/Bulan/Tahun
Contoh: 001/SPT/HIMAFI-F3/UNRI/KE/V/2019
b. Surat Sekretaris Divisi
Nomor_Surat/Kode_Surat/Kode_Divisi/Kode_HIMAFI-
Contoh: 002/SPH/Div-PPA/HIMAFI-F3/UNRI/KE/V/2019
c. Surat Sekretaris Pelaksana Kepanitiaan
Nomor_Surat/Kode_Surat/Kode_Acara/Kode_HIMAFI-
Contoh: 001/SPJ/Panpel-LKO/HIMAFI-F3/UNRI/KE/V/2019
3. Tata Cara Penomoran Surat Keluar HIMAFI FMIPA UNRI

a. Nomor surat menggunakan angka latin dengan 3 (tiga) digit angka
b. Penomoran surat dilakukan secara berurutan.
c. Jika pengeluaran nomor surat sampai 999, maka nomor surat yang selanjutnya dikeluarkan
adalah 001.
d. Penomoran dibedakan apabila kode dan/atau tanggal pada surat tersebut berbeda, kecuali
surat keputusan dan ketetapan dibedakan apabila kode dan/atau hal dan/atau tanggal.
e. Nomor surat yang dikeluarkan divisi mengikuti penomoran surat Sekretaris Umum.
Contoh: 001/SPT/HIMAFI-F3/UNRI/KE/V/2019
002/SPH/Div-PPA/HIMAFI-F3/UNRI/KE/V/2019
f. Nomor surat yang dikeluarkan panitia pelaksana mengikuti penomoran baru dimulai dari 001
dan seterusnya.
Contoh: 001/SPH/Panpel-LKO/HIMAFI-F3/UNRI/KE/V/2019
002/SPJ/Panpel-LKO/HIMAFI-F3/UNRI/KE/V/2019
4. Kode Surat
a. Surat Undangan : SU
b. Surat Permohonan : SPH
c. Surat Peminjaman : SPJ
d. Surat Pemberitahuan : SPT
e. Surat Rekomendasi : SR
f. Surat Mandat : MDT
g. Surat Keterangan : SKT
h. Surat Peringatan : SP
i. Surat Pemanggilan : SPM
j. Surat Keputusan : SK
k. Surat Ketetapan : TAP
l. Surat Tugas : ST
m. Surat Perjanjian : MOU
n. Sertifikat : SRTF
Contact Person:
UNIVERSITAS RIAU
5. Kode Divisi
a. Divisi Kaderisasi : Div-KDR
b. Divisi Advokasi : Div-ADV
c. Divisi Pengembangan Potensi Akademik : Div-PPA
d. Divisi Pengembangan Potensi Minat dan Bakat : Div-PMB
e. Divisi Informasi dan Komunikasi : Div-INF
f. Divisi Sosial dan Relasi : Div-SNR
g. Divisi Dana dan Usaha : Div-DNS
6. Kode Tujuan Surat

a. Surat Keluar Eksternal : KE
b. Surat Keluar Internal : KI
7. Susunan Surat
Susunan surat terdiri dari:
a. Kop surat
b. Nomor Surat
c. Lampiran (jika ada)
d. Perihal/Hal surat
e. Nama dan alamat penerima
f. Badan surat (meliputi : salam pembuka, pendahuluan, isi, penutup, dan salam penutup)
g. Tempat dan tanggal surat (pilih diatas atau dibawah)
h. Nama, jabatan, tanda tangan dan stempel
i. Tembusan (jika ada)
j. Contact Person
8. Format Penulisan Surat

Adapun format yang dimaksud adalah:
a. Menggunakan Bahasa Indonesia dengan Ejaan Bahasa Indonesia (EBI). Apabila ada kata
sisipan selain Bahasa Indonesia, kata tersebut dimiringkan.
b. Menggunakan huruf cetaan Times New Roman berukuran 12 pt dengan menggunakan kertas
F4 terutama untuk surat resmi.
c. Surat disusun dengan format rata kiri kanan (justified).
d. Spasi yang digunakan dalam penulisan surat yaitu 1,0 line spacing dengan before and after 0
pt dan jarak dari setiap poin diatur sebagai berikut:
• Antara poin (iv) dengan poin (v) diberi jarak 1 spasi/enter.
• Antara poin (v) dengan poin (vi) diberi jarak 1 spasi/enter.
• Antara poin (vi) dengan poin (vii) diberi jarak 2 spasi/enter.
e. Tanda tangan sekretaris lembaga pada surat diperbolehkan, tetapi tidak disarankan. Apabila
tidak membubuhkan tanda tangan sekretaris lembaga, maka surat tersebut harus didisposisi
oleh sekretaris lembaga pada sebelah kiri jabatan ketua lembaga.
f. Pemberian stempel dilakukan pada tanda tangan dengan sedikit ditimpakan pada sebelah
kiri tanda tangan yang bersangkutan.
g. Bila penandatanganan dilakukan oleh pihak lain selain yang bersangkutan, maka
diharuskan membubuhkan atas nama (a.n) dengan kewenangan yang diberikan oleh nama
yang seharusnya menandatangani.
h. Surat yang ditandatangani ketua lembaga harus disertakan disposisi dari sekretaris
lembaga, kecuali SK dan TAP.
i. Tanggal surat adalah tanggal surat tersebut dicetak.
j. Untuk pengamplopan surat, berbeda nomor surat maka amplop surat harus berbeda pula.
Pengamplopan ini sangat disarankan tetapi diperbolehkan jika tidak memakai amplop.
Contact Person:
UNIVERSITAS RIAU
9. Model Surat
Model surat yang digunakan adalah:
D. Format Sertifikat HIMAFI FMIPA UNRI

Adapun dalam membuat sertifikat unsur-unsur yang harus ada adalah:
a. Logo Kemenristekdikti
b. Logo UNRI
c. Logo IHAMAFI
d. Logo HIMAFI
e. Logo Generasi
f. Logo Kepanitiaan (jika ada)
g. Nama Pelaksana Kegiatan
h. Tulisan Sertifikat
i. Nomor Sertifikat
j. Nama Penerima Sertifikat (atau diberikan space kosong)
k. Judul Kegiatan
Contact Person:
UNIVERSITAS RIAU
l. Tempat dan Tanggal Kegiatan

m. Tanda Tangan Ketua Panitia, Bupati Mahasiswa dan Ketua Jurusan FISIKA FMIPA UNRI
E. Sistem Pengarsipan Administrasi HIMAFI FMIPA UNRI

1. Sirkulasi Surat Masuk dan Surat Keluar
a. Surat yang masuk dicatat dalam form surat masuk yang telah disediakan.
b. Surat lalu diarsipkan oleh Staff Ahli Arsip Data didalam map holder yang telah
disediakan.
c. Surat masuk harus didata setiap sebulan sekali oleh Sekretaris Umum dan Staff Ahli
Kesekretariatan.
2. Pengarsipan Inventaris
a. Semua barang yang merupakan inventaris HIMAFI FMIPA UNRI diberi label.
b. Jika ada yang ingin meminjam inventaris wajib menghubungi Sekretaris Umum atau
Staff Ahli Rumah Tangga dan wajib mengisi form peminjaman dan buku peminjaman
inventaris.
c. Jika terjadi kerusakan pada inventaris yang dipinjam maka yang bersangkutan akan
dikenakan sanksi sesuai yang berlaku.
d. Seluruh inventaris HIMAFI FMIPA UNRI dicatat berdasarkan format yang telah
ditentukan kemudian diarsipkan.
F. Alat Kelengkapan Administrasi HIMAFI FMIPA UNRI

1. Buku Tamu
2. Presensi Pengurus
3. Buku Surat Masuk dan Keluar
4. Buku Rapat
5. Biodata Pengurus
6. Daftar Inventaris
7. Struktur Kepengurusan
8. Timeline Program Kerja
9. Alat Tulis dan Cetak Kantor
10. Arsip Surat Masuk dan Keluar
11. Form Peminjaman Inventaris
12. Daftar Inventaris HIMAFI FMIPA UNRI
13. Buku Agenda Bupati Mahasiswa dan Wakil Bupati Mahasiswa
14. Map Holder
15. Kotak Surat
G. Sistem Pengaturan Jadwal Bupati Mahasiswa dan Wakil Bupati Mahasiswa HIMAFI
FMIPA UNRI
1. Pengaturan jadwal Bupati Mahasiswa dan Wakil Bupati Mahasiswa HIMAFI FMIPA
UNRI diatur oleh Staff Ahli Protokoler.
2. Surat undangan yang masuk harus diterima oleh Staff Ahli Protokoler.
3. Agenda yang masuk didata sesuai dengan format yang telah ditentukan.
4. Jika ada lebih dari satu agenda dalam satu waktu atau Bupati Mahasiswa dan Wakil
Bupati Mahasiswa tidak dapat menghadiri agenda tersebut, maka Staff Ahli Protokoler
harus menggantikannya, dan apabila Staff Ahli Protokoler tidak bisa menghadiri, Staff
Ahli Protokoler wajib mencari pengganti untuk menghadiri agenda tersebut.
H. Timeline Program Kerja HIMAFI FMIPA UNRI

1. Setiap divisi harus memberikan program kerja yang akan dilaksanakan selama satu
periode kepengurusan.
2. Pembahasan dan penetapan program kerja beserta timeline-nya yaitu pada Rapat Kerja
HIMAFI FMIPA UNRI
Contact Person:
UNIVERSITAS RIAU
3. Timeline Program Kerja dibuat sesuai dengan format yang telah ditentukan, kemudian
ditempel di dinding sekretariat HIMAFI FMIPA UNRI
I. Panduan Pembuatan Proposal HIMAFI FMIPA UNRI

1. Alur Pembuatan Proposal
a. Proposal kegiatan harus selesai paling lambat 20 hari sebelum kegiatan dimulai.
b. Proposal yang telah selesai dibuat harus diperiksa terlebih dahulu oleh Sekretaris
Umum.
c. Proposal yang telah selesai diperiksa Sekretaris Umum, ditandatangani dan di
stempel lalu diserahkan kepada DPM FMIPA UNRI.
d. Proposal yang diantar kepada DPM FMIPA UNRI disertai surat pengantar.
e. Apabila proposal sudah diperiksa, proposal di jilid spiral dengan cover berwarna
hijau, lalu diantar ketujuan proposal tersebut.
2. Format Penulisan Proposal

a. Halaman Sampul Muka
b. Halaman Pengesahan
c. Komponen Proposal:
 Latar Belakang
 Dasar Kegiatan
 Nama dan Tema Kegiatan
 Tujuan Kegiatan
 Waktu dan Tempat Kegiatan
 Sasaran Kegiatan (Target Peserta dan Komponen yang Terlibat)
 Bentuk dan Jenis Kegiatan
 Lampiran:
 Fotokopi SK Kepanitiaan
 Agenda Kegiatan/Susunan Acara
 Estimasi Dana
d. Penutup
Note:
Kertas ukuran A4, 1.5 line spacing, huruf Times New Roman ukuran 12pt.
Mencantumkan alamat organisasi, no telp./email.
Bubuhkan stempel panitia pelaksana dan lembaga.
Harus sesuai dengan EBI (Ejaan Bahasa Indonesia).
Contact Person:
UNIVERSITAS RIAU
3. Model Penulisan Proposal

a. Sampul Muka Proposal
Contact Person:
UNIVERSITAS RIAU
J. Panduan Pembuatan Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan HIMAFI FMIPA

UNRI
1. Alur LPJ HIMAFI FMIPA UNRI
a. LPJ Kegiatan paling lambat selesai 7 hari setelah kegiatan berlangsung
b. LPJ Kegiatan yang sudah selesai dijilid dengan menggunakan cover berwarna
hijau
c. LPJ Kegiatan ditujukan kepada Ketua Umum DPM FMIPA UNRI
d. LPJ Kegiatan disertai dengan surat pengantar
Contact Person:
UNIVERSITAS RIAU
e. LPJ Kegiatan diserahkan ke DPM FMIPA UNRI dan dicetak dua rangkap untuk
arsip HIMAFI
2. Format Penulisan Laporan pertanggungjawaban Kegiatan

c. Komponen Laporan pertanggungjawaban Kegiatan:
1. Pendahuluan
 Latar Belakang
 Tujuan
2. Pelaksanaan
 Waktu dan Tempat Pelaksanaan
 Sasaran dan Komponen yang Terlibat
3. Evaluasi
 Hasil yang Dicapai
 Kontribusi Kegiaan untuk Mahasiswa
 Kendala Kegiatan
4. Simpulan dan Saran
5. Penutup
d. Lampiran:
 Fotokopi SK Kepanitiaan
 Daftar Arsip Surat Keluar
 Laporan Unjuk Kerja
 Dokumentasi Kegiatan, Dll.
Note:
Kertas ukuran A4, 1.5 line spacing, huruf Times New Roman ukuran 12pt.
Mencantumkan alamat organisasi, no telp./email.
Bubuhkan stempel panitia pelaksana dan lembaga.
Harus sesuai dengan EBI (Ejaan Bahasa Indonesia).
Contact Person:
UNIVERSITAS RIAU
3. Model Penulisan Laporan pertanggungjawaban Kegiatan

Contact Person:
UNIVERSITAS RIAU
Standard Operational Procedure ini dibuat untuk dilaksanakan dengan penuh tanggung
jawab, agar terciptanya ketertiban dalam administrasi HIMAFI FMIPA UNRI. Terimakasih.
Ditetapkan : Pekanbaru
Pada Tanggal : 12 Mei 2019
Bupati Mahasiswa
HIMAFI FMIPA UNRI
Agam Mohammad Maulana

NIM. 1703113382
Contact Person:

005-Sop Administrasi PDF

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

005-Sop Administrasi PDF

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

HIMPUNAN MAHASISWA FISIKA (HIMAFI)

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM

KEPUTUSAN HIMPUNAN MAHASISWA FISIKA

Agam Mohammad Maulana

Lampiran : Standard Operational Procedure Administrasi Himpunan Mahasiswa Fisika

STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE ADMINISTRASI

A. Alur Surat Masuk HIMAFI FMIPA UNRI

B. Alur Surat Keluar HIMAFI FMIPA UNRI

C. Panduan Pembuatan Surat HIMAFI FMIPA UNRI

LOGO NAMA LEMBAGA

2. Format Penomoran Surat HIMAFI FMIPA UNRI

3. Tata Cara Penomoran Surat Keluar HIMAFI FMIPA UNRI

6. Kode Tujuan Surat

8. Format Penulisan Surat

D. Format Sertifikat HIMAFI FMIPA UNRI

l. Tempat dan Tanggal Kegiatan

E. Sistem Pengarsipan Administrasi HIMAFI FMIPA UNRI

F. Alat Kelengkapan Administrasi HIMAFI FMIPA UNRI

H. Timeline Program Kerja HIMAFI FMIPA UNRI

I. Panduan Pembuatan Proposal HIMAFI FMIPA UNRI

2. Format Penulisan Proposal

3. Model Penulisan Proposal

J. Panduan Pembuatan Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan HIMAFI FMIPA

2. Format Penulisan Laporan pertanggungjawaban Kegiatan

3. Model Penulisan Laporan pertanggungjawaban Kegiatan

Agam Mohammad Maulana

Anda mungkin juga menyukai