Anda di halaman 1dari 27

DAFTAR ISI

 KATA PENGANTAR

 BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
B. Rumusan Masalah
C. Tujuan
D. Manfaat

 BAB II PEMBAHASAN
A. Teori Kearsipan
B. Sistem Kearsipan
C. Kearsipan Sistem Tanggal
D. Pemeliharaan Arsip
E. Penyusutan Arsip
F. Pengelolaan kearsipan
G. Korespondensi Kearsipan

 BAB III PENUTUP


A. Kesimpulan
B. Saran

 DAFTAR PUSTAKA
KATA PENGANTAR

Puji dan Syukur kami panjatkan ke Hadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena
berkat limpahan Rahmat dan Karunia-nya sehingga kami dapat menyusun makalah
ini dengan baik dan tepat pada waktunya. Dalam artikel ini kami membahas
mengenai Kearsipan.

Artikel ini dibuat dengan berbagai observasi dan beberapa bantuan dari
berbagai pihak untuk membantu menyelesaikan tantangan dan hambatan selama
mengerjakan makalah ini. Oleh karena itu, kami mengucapkan terima kasih yang
sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan
makalah ini.

Kami menyadari bahwa masih banyak kekurangan yang mendasar pada


makalah ini. Oleh karena itu kami mengundang pembaca untuk memberikan saran
serta kritik yang dapat membangun kami. Kritik konstruktif dari pembaca sangat
kami harapkan untuk penyempurnaan artikel selanjutnya.

Akhir kata semoga makalah ini dapat memberikan manfaat bagi kita sekalian.

Lawang, 27 November 2019

Penulis
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang

Dari semua aset organisasi yang ada, arsip adalah salah satu aset yang
berharga. Arsip merupakan warisan nasional dari generasi ke generasi yang perlu
dipelihara dan dilestarikan. Tingkat keberadaban suatu bangsa dapat dilihat dari
pemeliharaan dan pelestarian terhadap arsipnya tak terkecuali dalam perusahaan
ataupun kantor. Berkaitan dengan hal tersebut arsip perlu dikelola dengan baik
dalam sebuah kerangka sistem yang benar.
Di dalam sistem kegiatan perkantoran ada proses komunikasi organisasi salah
satunya komunikasi melalui tulisan yang terwujud melalui surat-menyurat
(korespondensi). Kegiatan ini sangat penting dalam sebuah organisasi perkantoran
karena korespondensi atau surat-meyurat merupakan rangkaian aktivitas yang
berkenaan dengan pengiriman informasi secara tertulis mulai dari penyusunan,
penulisan sampai dengan pengiriman informasi hingga sampai kepada pihak yang
dituju. Selain itu, proses korespondensi merupakan sarana untuk mengirim atau
memberi informasi tertulis kepada atasan atau pihak lain, baik sebagai laporan,
pemberitahuan, permintaan ataupun pertanyaan. Dalam penyusunan korespodensi
harus memperhatikan berbagai unsur-unsur dalam pembuatannya yaitu dari segi
tulisan dan pemakaian bahasa yang harus benar dan tepat.
Selain korespondensi yang ada dalam kegiatan kantor, penataan arsip pun
sangat diperlukan dalam suatu organisasi atau kantor. Arsip sebagai salah satu
sumber informasi memiliki fungsi yang sangat penting untuk menunjang proses
kegiatan administrasi. Masalah yang akan timbul nantinya adalah semakin
menumpuknya arsip dari tahun ke tahun secara tidak terkontrol. Agar arsip dapat
berperan sebagaimana fungsinya perlu dikelola dengan baik dan benar, artinya
ditata secara sistematis sehingga jika sewaktu-waktu diperlukan dapat dengan
cepat, tepat dan lengkap disajikan. Dalam pengelolaan arsip, termasuk di dalamnya
adalah upaya memelihara arsip baik dari segi fisik maupun kerusakan. Sedangkan
memelihara dari segi infomasi yaitu tidak terjadinya kebocoran informasi.
B. Rumusan Masalah
1. Apa yang dimaksud dengan Arsip dan Sistem Kearsipan ?
2. Bagaimana cara pengelolaan kearsipan ?
3. Apa Pengertian Kearsipan Sistem Tanggal ?
4. Apa Saja Perlengkapan Arsip Sistem Tanggal
5. Bagaimana Cara Kerja Sistem Tanggal ?
6. Apa Saja Kelebihan dan Kekurangan dari Sistem Tanggal ?
7. Bagaimana Prosedur Penyimpanan Arsip Sistem Tanggal?

C. Tujuan
Tujuan dari penyusunan makalah ini yaitu untuk mengetahui dan memahami
tentang kearsipan,sistem kearsipan, Memberikan pengetahuan secara umum
tentang cara penyimpanan arsip menggunakan sistem tanggal, cara pemeliharaan
arsip dan penyusutan arsip.

D. Manfaat
1. Siswa dapat memahami sistem kearsipan
2. Siswa dapat mempraktekkan teori kearsipan
3. Siswa dapat memahami lebih dalam perihal kearsipan sistem tanggal
BAB II
PEMBAHASAN
A. TEORI KEARSIPAN

1. Pengertian arsip dan kearsipan


Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu
archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu
memang menunjukkan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya,
tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat
itu sendiri. Schollenberg menggunakan istilah archives sebagai kumpulan warkat
itu sendiri, dan archives instution sebagai gedung arsip atau lembaga kearsipan.
Kata arsip dalam bahasa Latin disebut felum (bundle) yang artinya tali atau benang.
Dan memang pada zaman dahulu tali atau benang inilah yang digunakan untuk
mengikat kumpulan warkat/surat. Sehingga arsip-arsip itu mudah digunakan.
Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana,
karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat
cepat ditemukan kembali. Jadi sebagai intinya arsip adalah himpunan
lembaranlembaran tulisan. Catatan tertulis yang disebut warkat harus mempunyai
3 (tiga) syarat yaitu disimpan secara berencana dan teratur, mempunyai
sesuatu kegunaan, dan dapat ditemukan kembali secara tepat.
Kearsipan berasal dari kata arsip dalam bahasa Inggrisnya file sedangkan kearsipan
disebut filing. File adalah bendanya sedangkan filing adalah kegiatannya.
Menurut Kamus Administrasi Perkantoran oleh Drs. The Liang Gie :
a. Penyimpanan warkat (filing) merupakan kegiatan menaruh warkat-warkat dalam
suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan tata cara
yang telah ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu dapat dikendalikan
dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Lawan dari
penyimpanan warkat (filing) adalah pengambilan warkat (finding).
b. Sistem penyimpanan warkat (filing system) adalah rangkaian tata cara yang
teratur menurut suatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bilamana
diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.

2. Jenis – Jenis arsip


Jenis-jenis arsip dapat dibedakan sebagai berikut:
a. Arsip menurut subyek atau isinya dapat dibedakan menjadi 4 yaitu:
1) Arsip kepegawaian, contoh: Daftar riwayat hidup pegawai, surat lamaran,
surat pengangkatan pegawai dan rekaman prestasi.
2) Arsip keuangan, contohnya: laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar
gaji, bukti pembelian, dan dan surat perintah bayar
3) Arsip pemasaran, contoh: Surat penawaran, surat pesanan, surat
perjanjian penjualan, daftar pelanggan dan daftar harga.
4) Daftar pendidikan, contohnya: kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir
siswa, raport dan transkip mahasiswa.

b. Arsip menurut bentuk dan wujud fisiknya. Penggolongan arsip menurut


bentuk dan wujudnya, khususnya lebih didasarkan pada tampilan fisik media yang
digunakan dalam merekam informasi. Menurut bentuk dan wujud fisiknya, arsip
dapat dibedakan menjadi:
1) Surat, contohnya: naskah perjanjian/kontrak, akta pendirian perusahaan,
surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan dan tabel.
2) Pita rekaman
3) Mikrofilm
4) Disket
5) Compact disk
6) Flast disk

c. Arsip menurut nilai gunanya. Penggolongan arsip berdasarkan nilai dan


kegunaannya ada 7 macam, yaitu:
1) Arsip bernilai informasi, contoh: pengumuman, pemberitahuan dan undangan
2) Arsip bernilai administrasi, contohnya: ketentuan–ketentuan organisasi,
surat keputusan, prosedur kerja, dan uraian tugas pegawai.
3) Arsip bernilai hukum, contoh: akta pendirian perusahaan, akta kelahiran,
akta perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa dan keputusan pengadilan.
4) Arsip bernilai sejarah, contohnya: laporan tahunan, notulen rapat, dan
gambar foto dan peristiwa
5) Arsip bernilai ilmiah, contoh: hasil penelitian
6) Arsip bernilai keuangan, contoh: kuitansi, bon penjualan, dan laporan keuangan
7) Arsip bernilai pendidikan, contoh: karya ilmiah para ahli, kurikulum,
satuan pelajaran dan program pelajaran

d. Arsip Menurut Sifat Kepentingannya. Penggolongan arsip menurut


kepentingannya atau urgensinya ada beberapa macam, yaitu:
1) Arsip tak berguna, contohnya surat undangan dan memo
2) Arsip berguna, contohnya: presentasi pegawai, surat permohonan cuti dan
surat pesanan barang
3) Arsip penting, contohnya: surat keputusan, daftar riwayat hidup pegawai,
laporan keuangan, buku kas dan daftar gaji
4) Arsip vital, contohnya: akta pendirian perusahaan, buku induk pegawai,
sertifikat tanah/bangunan dan ijazah

e. Arsip Menurut Fungsinya. Penggolongan arsip berdasarkan fungsi arsip


dalam mendukung kegiatan organisasi ini ada dua, yaitu:
1) Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung
dalam kegiatan kantor sehari-hari
2) Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung
dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

F. Arsip Menurut Tempat/Tingkat Pengolahannya. Penggolongan arsip


berdasarkan tempat atau tingkat pengolahannya dan sekaligus siapa bertanggung
jawab, dapat dibedakan menjadi:
1) Arsip pusat, yaitu arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada di pusat
organisasi yang berkaitan dengan lembaga pemerintah dan arsip nasional pusat di
Jakarta.
2) Arsip unit, yaitu arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi yang
berkaitan dengan lembaga pemerintah dan arsip nasional di daerah ibu kota
propinsi.

g. Arsip Menurut Keasliannya. Penggolongan arsip berdasarkan pada tingkat


keaslian dapat dibedakan menjadi:
1) Arsip asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin tik,
cetakan printer, tanda tangan, serta legalisasi asli yang merupakan dokumen utama.
2) Arsip tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya yang dalam proses
pembuatannya bersama dokumen asli, tetapi ditujukan pada pihak
selain penerimaan dokumen asli.
3) Arsip salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama
dengan dokumen asli, tetapi memiliki kesesuaian dengan dokumen asli.

h. Arsip Menurut Kekuatan Hukum. Penggolongan arsip berdasarkan kekuatan


hukum atau legalitas dari sisi hukum dapat dibedakan menjadi 2 macam:
1) Arsip autentik, yaitu arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta
(bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip
bersangkutan. Arsip-arsip autentik dapat digunakan sebagai bukti hukum yang sah.
2) Arsip tidak autentik, yaitu arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan asli
dengan tinta, arsip ini dapat berupa fotokopi, film, mikrofilm dan hasil print komputer.

B. SISTEM KEARSIPAN

1. Pengertian sistem kearsipan


system kearsipan adalah suatu rangkain kerja yang teratur yang dapat
dijadikan pedoman untuk menyimpan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut
dapat ditemukan cepat dan tepat.
kearsipan juga dapat didefinikasikan sebagai kegiatan yang meliputi
penciptaan arsip,penyimpanan arsip (filling),penemuan kembali arsip (finding) dan
penyusutan arsip (pengamanan,pemeliharaan,dan pemusnahan) sebagai bagian
dari kegiatan kearsipan,filling mempunyai peranan yang sangat penting.

2. Macam – macam sistem kearsipan


Menurut Atmosudirjo dalam Ig.Wursanto (1991 : 22) Mengatakan bahwa
pada pokoknya sistem kearsipan terdiri dari 2 (dua) bagian yaitu sebagai berikut:
1. Sistem pengatur tertiban atau arangement system
a. Sistem klasifikasi numerial (menurut angka)
b. Sistem klifikasi alfabetis (menurut abjad)
2. Sistem perawat simpanan atau safe keeping system
Pendapat G.R.Terry mengenai macam-macam sistem penyimpanan arsip seperti
yang di kutip oleh Sutarto(1992:173)adalah sebagai berikut:
1. Alphabetical arrangement (susunan abjad)
a. Subjet (pokok soal)
b. Phonetic (suara)
2. Numerical arrangement (susunan nomor)
a. Serial (seri)
b. Coded (kode)
3. Geographical arrangement (susunan wilayah)
4. Choronlogical arrangement (susunan tangal)
Menurut zulkifli amsyah (1992 : 71) menyatakan bahwa:
Pada dasarnya sistem penyimpanan arsip atau sistem kearsipan ada dua(2)
jenis urutan abdjad dan angka. Sistem penyimpanan yang berdasarkan urutan
abdjad adalah sistem nama (seing di sebut sistem abdjad), sistem gaografis, dan
sistem subjek. Sedangkan nama yang berdasrkan urutan angka adalah sistem
numeric (sistem subjek dengan kode no.).
Sedangkan menurut Geoffery Mills dan Oliver Standingford, dalam sutarto
(1992: 171) mengemukakan sistem penyimpanan warkat di golongkan menjadi
enam (6) macam sistem utama,yaitu:
a. alphabetical – sistem abjad
b. Subyek-sistem subjek
c. geographical- sistem wilayah
d. numerical- sistem nomor
e. choronological of them- sistem tanggal
Dari beberapa pendapat para ahli tersebut di atas mengenai macam-macam
kearsipan dapat peneliti simpulkan, pada dasarnya sistem kearsipan ada 5 (lima)
macam yaitu sebagai berikut:

1. Sistem Abjad
Sistem penyimpanan arsip menurut abjad berarti warkat yang di buat atau
yang di terima oleh lembaga atau instansi tertentu yang di dalamnya memuat nama
orang,nama organisasi, nama wilayah, ataupun juga nama pokok soal di simpan
menurut taat urutan abjad mulai dari huruf A sampai dengan Z. Abjad yang di
pergunakan adalah abjad huruf pertama dari suatu nama setelah nama-nama itu di
indeks menurut aturan atau ketentuan yang berlaku untuk masing-masing nama.
Setelah nama-nama tersebut di indeks barulah di susun menurut susunan
abjad. Peraturan atau filling tersebut merupakan standart peraturan-peraturan yang
di tentukan oleh organisasi, sehingga semua anggota organisasi harus mengikuti
prosedur yang telah di tentukan.
Sistem penyimpanan arsip menurut abjad dapat dilakukan dengan 2 cara:
a. Menurut susunan abjad huruf demi huruf istilah–istilah atau nama–nama yang
terdiri dari 2 ( dua ) kata atau lebih dianggap satu kata. Misal :
1. Gunung Merapi menjadi Gunungmerapi
2. Sinar harapan menjadi Sinarharapan.
b. Menurut susunan abjad kata demi kata. Dalam susunan abjad kata demi kata,
nama- nama yang terdiri dari 2 ( dua ) kata atau lebih, ditulis menjadi satu. Masing –
masing kata berdiri sendiri. Misal :
1. Jakarta Utara
2. Banjar Negara

2. Sistem subjek
Yang dimaksud dengan subjek ialah judul pokok masalah yang berhubungan
dengan instansi atau organisasi yang bersangkutan. Dalam pelaksanaan
penyimpanan arsip ini, seorang arsiparis harus dapat menentukan lebih dahulu
masalah – masalah apa yang menjadi fokus atau yang dipermasalahkan dalam
surat setiap harinya. Masalah – masalah tersebut dikelompokkan menjadi satu
subjek. Misal: masalah – masalah yang berkenaan dengan keuangan
dikelompokkan menjadi satu masalah pokok ( subjek ) dibawah keuangan, dan
seterusnya. Selanjutnya masalah –masalah itu dijadikan sub subjek dari pokok
masalah ( subjek ) misalnya Keuangan :Bonus, Gaji, Hadiah tahun baru, Lembur,
dan seterusnya

3. Sistem Geografis
Adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah
atau daerah tertentu. Dalam hal ini pengelompokkannya didasarkan atas satuan
daerah tertentu, seperti pulau, kepulauan, propinsi, kabupaten, dan sebagainya.
Dalam pelaksanaannya, yang harus dilakukan adalah menentukan satuan daerah
kemudian disusun menurut abjad agar mempercepat penemuannya kembali.
Contoh: berdasarkan Ibukota propinsi: Ambon, Banda Aceh, Bandung,
Banjarmasin, Bengkulu, Denpasar, Dili, dan seterusnya. Sehingga pada tiap – tiap
satuan tersebut diatas akan tersusun warkat - warkat yang bersangkutan dengan
nama orang, nama poikosoal yang telah di urutkan menurut urutan abjad pula agar
penemuannya kembali dapat dengan mudah dan cepat.

4. Sistem Nomor
Dalam sistem penyimpana menurut nomor yang dipergunakan sebagai
pedoman mengatur arsip –arsip adalah urutan angka. Sistem nomor merupakan
sistem penyimpanan dan penyusunan arsip dengan mengunakan urutan angka
sebagai pedoman dalam mengaturnya. Seorang arsiparis harus lebih dahulu
menbuat daftar kelompok masalah-masalah seperti sistem subjek, baru kemudian di
berikan nomor di belakangnya.misalnya:
Kepegawaian 14
Cuti 14,1
Kenaikan pangkat 14,2
Lamaran 14,3
Seorang arsiparis dapat mengembangkan nomor-nomor ini menjadi
pembagian yang lebih ke dalam desimal, seperti 14.1,14.2,14.3, dan seterusnya.dan
menunjukkan nomor dari masing-masing masalah, daftar ini di sebut dengan kartu
indeks, selanjutnya juru arsip memproses menurut nomor-nomor yang telah di
tentukan dalam kartu indeks ini.

5. Sistem Tanggal
Sistem ini di gunakan untuk filing bahan-bahan yang di susun menurut urutan
tanggal dari datangnya surat atau bahan-bahan. Surat-surat atau bahan yang
datangnya lebih akhir akan di tempatkan pada tempat yang paling depan, tanpa
melihat masalah atau perihal surat. Selanjutnay arsiparis akan mengelompokan
surat-surat atau bahan-bahan yang di file dalam bulan-bulan setiap tahunya. Dalam
penyimpanan sistem tersebut menpunyai kegunaan tersendiri dan tidak dapat di
katakan bahwa sistem yang satu lebih baik dari sistem yang lain.

C. Kearsipan Sistem Tanggal

Penyimpanan arsip sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan


kembali arsip yang disusun berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal arsip dibuat.
Sistem ini merupakan sistem yang sederhana dan mudah, tetapi sistem ini
seringkali menggunakan alat bantu lain (kartu indeks) untuk menemukan arsip
yang dicari. Hal ini dekarenakan orang sangat sulit untuk mengingat tanggal kapan
surat tersebut dibuat. Apalagi jika arsip yang dicari sudah terjadi beberapa tahun
yang lalu.

Dalam sistem tanggal tidak memerlukan daftar klasifikasi karena bagian


tanggal sangat sederhana, yaitu hanya terdiri dari 3 bagian saja, yaitu nama tahun,
nama bulan, dan nama tanggal. Disamping itu, orang juga sangat hafal dengan
urutan bulan dalam setiap tahun masehi,(dimulai dari januari, februari, sampai
dengan desember), dan jumlah tanggal pada setiap bulannya (terdiri 28-31 hari).

Daftar klasifikasi tanggal terdiri dari:


 Tahun (tanggal utama) sebagai kode laci
 Bulan (sub tanggal) sebagai kode guide
 Tanggal (sub-sub tanggal) sebagai kode hanging folder.

Jenis Perlengkapan Arsip Sistem Tanggal


Jenis Perlengkapan Kearsipan Sistem tangggal meliputi:
1. Filing Cabinet
Banyaknya sesuai dengan kebutuhan. Jika tahun dijadikan kode laci maka 1
tahun cukup menggunakan 1 laci filing cabinet tetapi jika arsip yang disimpan
banyak bisa diperlukan lebih, sesuai kebutuhan.

2. Guide
kertas/karton dengan ukuran tertentu yang berfungsi sebagai petunjuk,
pembatas dan penyangga deretan arsip. Jumlahnya sebanyak pembagian pada
sub subyek. Jika tahun dijadikan kode laci maka guide diperlukan sebanyak 12
atau sejumlah bulan dalam setahun.
3. Map/folder
Jumlahnya sebanyak pembagian pada sub-sub subyek. Jika tahun dijadikan
kode laci dan guide berdasarkan bulan maka map/foldernya diperlukan sebanyak
hari dalam setahun (365 atau 366).

4. Kotak Sortir
kotak yang terdiri dari beberapa bagian untuk memisahkan arsip. Disiapkan
sesuai kebutuhan.

5. Kartu Indeks
kartu kecil yang dapat digunakan sebagai pedoman untuk menyimpan arsip.
Disiapkan bila diperlukan
6. Buku Arsip
Buku untuk mencatat arsip yang akan disimpan. Disiapkan sesuai kebutuhan.

Dari berbagai perlengkapan di atas pemberian kode-kodenya


disesuaikan dengan klasifikasi yang ditetapkan dalam kearsipan sistem tanggal..
Dalam menyusun dan menggunakan peralatan kearsipan sistem tanggal diatur
sebagai berikut:
1. Untuk kantor/organisasi yang kecil yang arsipnya belum banyak:
 Kode laci diambil dari tahun
 Kode guide diambil dari bulan
 Kode folder diambil dari tanggal
2. Untuk kantor/organisasi yang menengah dan besar:
 Kode laci diambil dari gabungan bulan (2 bulan atau 3 bulan)
Misalnya: laci untuk bulan Januari dan Februari atau Januari, Februari dan
Maret.
 Kode guide diambil dari bulan
 Kode folder diambil dari tanggal
Penyusunan guide pada laci filing cabinet dimulai dari dari belakang berurutan
ke depan dari bulan Januari hingga Desember. Jadi guide Desember letaknya
paling depan. Demikian juga untuk penyusunan map/foldernya, folder 1 paling
belakang dan 30/31 paling depan.

Prosedur penyimpanan arsip sistem tanggal

Langkah-langkah penyimpanan arsip sistem tanggal pada dasarnya


sama dengan langkah sebelumnya, antara lain sebagai berikut:

a) Memeriksa surat/berkas
Surat/berkas diperiksa dengan melihat tanda-tanda perintah
penyimpanan dan menentukan identitas surat, yaitu tanggal surat tersebut dibuat.
Contoh: Agus akan menyimpan arsip dari PT Surya Kencana tertanggal 1 Maret
2013.

b) Mengindeks
Membagi tanggal menjadi tanggal utama, sub tanggal, dan sub-sub
tanggal. Contoh:Surat tanggal 1 Maret 2013 terdiri dari tanggal utama (2013), sub
tanggal (Maret), sub-sub tanggal (1).

c) Mengode
Memberi kode pada surat dengan kode tanggal. Pembuatan kode
dengan menuliskan kode tanggal pada sebelah kanan atas sebagai penanda surat.
Hal ini dimaksudkan agar mempermudah pada saat pencarian kembali arsip.

d) Menyortir
Kegiatan menyortir dilakukan tergantung situasi dan kondisi, menyortir
dilakukan jika kuantitas surat masuk dan keluarnya banyak pada hari yang sama.

e) Menempatkan
Langkah terakhir dalam penyimpanan surat adalah menempatkan
arsip sesuai dengan kode dan klasifikasi surat. Contoh: arsip tertanggal 1 Maret
2013 disimpan pada laci berkode 2013, dibelakang guide Maret, di dalam hanging
folder berkode 1. Perlu diingat bahwa penyimpanan sistem tanggal pun harus
menyediakan kartu indeksnya, jadi kartu indeks untuk surat tertanggal 1 Maret
2013 harus dibuat juga.

Prosedur penemuan kembali arsip sistem tanggal


Langkah-langkah penemuan kembali arsip pada sistem tanggal adalah
sebagai berikut:

 Tentukan identitas surat, berupa tanggal berapa surat tersebut dibuat.


Contoh Arip ingin meminjam arsip lamaran kerja Retno Ismaningsih
tertanggal 5 Februari 2012. Berarti identitas arsip tersebut adalah 5 Februari
2012.
 Cari arsip tersebut dalam laci berkode 2012, dibelakang guide februari
didalam hanging folder 5.
 Lihat arsip tersebut apakah benar sesuai yang dicari. Jika ya, ambil arsip
tersebut dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1).
 Berikan arsip tersebut kepada peminjam berikut dengan lembar pinjaman
arsip (lembar 2).
 Simpan lembar pinjam arsip (lembar 3) ke dalam tickler file
Jika identitas arsip tidak diketahui maka proses mencari arsipnya menggunakan
kartu indeks. Adapun langkahnya adalah sebagai berikut.
 Tentukan identitas arsip, berupa nama orang/badan/perusahaan. contoh, Arip
akan meminjam arsip Retno Ismaningsih yang tidak diketahui tanggal
pembuatannya. Berarti identitas arsip tersebut adalah Retno Ismaningsih.
 Indekslah nama tersebut menjadi Ismaningsih, Agus.
 Tentukan kodenya menjadi Is
 Carilah kartu indeks di dalam laci berkode I, dibelakang guide berkode I dan
hanging folder Is.
 Lihatlah kartu indeks tersebut dan lihat kode surat. contoh untuk kasus diatas
setelah dilihat ternyata arsip tersebut mempunyai kode surat 5 Februari 2012.
 Ambillah arsip yang dimaksud tadi pada laci berkode 2012, dibelakang guide
Februari, dalam hanging folder 5.
 Jika arsip tersebut benar, ambillah dari folder dan ganti dengan lembar pinjam
arsip (lembar 1).
 Berikan kepada peminjam berikut lembar pinjam arsip (lembar 2).
 Simpan lembar pinjaman arsip tersebut (lembar 3) pada ticker file.

D. Pemeliharaan Arsip

1. Pemeliharaan
Pemeliharaan arsip ini di maksudkan untuk menjaga rasip-arsip tersebut dari
segala kerusakan dan kemusnahan. Kemusnahan dan kerusakan arsip dapat di
sebabkan oleh factor sebagai berikut:
a. Factor dari dalam
seperti kertas yang akan kita pakai sangat berpengaruh pada awet atau
tidaknya tulisan dan dalam pengunaan kertas hendaknya di pilih yang baik dan kuat,
tinta pengunaan tinta yang akan di gunakan hendaknya di sesuaikan dengan
kebutuhan dan sebaiknya yang berkualitas, pasta/lem pengunaan perekat harus di
carikan yang baik jangan mengunakan perekat yang di buat dari getah arab ataupun
selulosa tape dan sejenisnya.

b. Factor dari luar


Seperti kelembapan udara yang tidak terkontrol akan menimbulkan jamur
sehingga kertas menjadi lembab dan rusak, udara yang terlampau kering yang akan
merusak kertas, sinar matahari sangat menbahayakan kertas-kertas arsip untuk itu
tidak boleh ada sinar matahari yang jatuh langsung pada karats, debu, jamur dan
sejenisnya, rayap dan gegat yang biasanya terdapat pada dinding-dinding yang
basah. Bukan hanya kertas tersebut yang menjadi lembab, tetapi juga di rusak oleh
gegat dan juga serangga lain.

E. Penyusutan Arsip

1. Penyusutan
Untuk meningkatkan effisiensi dan effektifnya pengelolaan kearsipan setiap
Satuan kerja wajib melakukan upaya penyusutan arsip sebagai berikut :
a. Penyusutan arsip dilaksanakan oleh pencipta arsip.
b. Penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,
perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan berdasarkan
JRA dengan memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan
masyarakat, bangsa dan negara.
c. Ketentuan lebih lanjut mengenai penyusutan arsip diatur dengan peraturan
pemerintah.
Menurut Basir Barthos (1997 : 101) manyatakan bahwasanya penyusutan adalah
kegiatan pengurangan arsip dengan cara sebagai berikut:
1) Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan
lembaga-lembaga nagara atau badan-badan pemerintah masing-masing.
2) Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.
3) Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada arsip nasional.
Tahap – tahap penyusutan arsip :
1. Penilaian Arsip
Sebelum melakukan penyusutan arsip diperlukan penilaian terhadap setiap
jenis arsip yang akan dipindahkan atau dimusnahkan. Hasil penilaian menentukan
berapa lama arsip disimpan dalam arsip aktif dan inaktif, serta menentukan apakah
arsip tersebut akan dimusnahkan atau dikirim untuk menjadi arsip statis.
Ada 4 golongan arsip, yaitu:
a. Arsip vital
Arsip vital ini penting bagi kehidupan bisnis dan tidak dapat diganti kembali
bilamana dimusnahkan. Arsip ini tergolong arsip statis yang bersifat historis
sehingga tidak dapat dipindahkan atau dimusnahkan dan disimpan abadi
selamanya. Misalnya akte pendirian perusahaan, sertifikat bangunan atau tanah,
Izin Mendirikan Bangunan (IMB), dan sebagainya.
b. Arsip penting
Arsip ini melengkapi bisnis rutin dan dapat digantikan dengan biaya yang
relatif tinggi dan lama. Arsip ini disimpan di arsip aktif selama 5 tahun dan di arsip
inaktif selama 25 tahun. Misalnya, bukti – bukti keuangan.
c. Arsip berguna
Arsip ini berguna sementara dan dapat diganti dengan biaya rendah. Arsip ini
disimpan di arsip aktif selama 2 tahun dan disimpan di arsip inaktif selama 25 tahun.
Misalnya, surat pesanan, neraca dan laporan tahunan.
d. Arsip tidak berguna
Arsip ini dapat dimusnahkan seusai pakai untuk sementara waktu. Arsip ini
disimpan paling lama selama 3 bulan di arsip aktif. Misalnya, surat undangan rapat
dan pengumuman.

2. Pemindahan arsip aktif menjadi inaktif atau kemedia lain


Seperti telah diuraikan diatas, peralihan arsip aktif menjadi arsip inaktif dapat
dilakukan setelah suatu periode kegiatan tertentu, dimana suatu arsip sudah tidak
atau jarang digunakan tetapi masih harus disimpan. Pemindahan arsip juga dapat
dilakukan melalui tempat penyimpanan atau pemindahan ke media lain, seperti:
micro film, CDROM atau CD- WROM

3. Pemusnahan arsip
Tidak semua arsip aktif yang telah dipindahkan akan disimpan sebagaiarsip
inaktif untuk selamanya. Ada beberapa jenis arsip yang dapat dimusnahkan setelah
jangka waktu tertentu. Tetapi ada pula arsip inaktif yang dialihkan statusnya menjadi
arsip statis karena alasan historis.

4. Pencatatan pemindahan atau pemusnahan


Arsip inaktif kemudian disimpan pada tempat penyimpanan khusus yang
dibedakan dengan arsip aktif, misalnya gudang khusus untuk arsip inaktif.
Pemindahan dapat dilakukan melalui tempat penyimpanan atau pemindahan ke
media lain. Kemajuan teknologi memungkinkan dokumen perusahaan yang dibuat
dari kertas dialihkan ke dalam micro film atau media yang lain atau dibuat secara
langsung dalam media elektronik.
Setiap pemindahan yang menyebabkan perubahan pihak penanggungjawab
perlu dilengkapi dengan berita acara. Berita acara memuat daftar subjek arsip yang
akan dipindahkan, indeks arsip yang baru, tanggal pemindahan, lokasi dan tempat
pemindahan yang baru serta bukti tanda terima yang ditandatangani oleh orang
yang menyerahkan arsip dan orang yang menerima arsip sebagai
penanggungjawab arsip.

Cara pemindahan arsip atau pemusnahan arsip dapat dilakukan berdasarkan :


a. Pemindahan secara terus – menerus
Arsip dipindahkan menjadi inaktif setelah arsip tersebut selesai digunakan.
Pemindahan ini tidak tentu. Pemindahan arsip umumnya dilakukan pada
perusahaan seperti kantor pengacara, pelaksana proyek, kantor arsitek, konsultan
dan sebagainya, dimana seluruh dokumen menjadi inaktif setelah suatu proyek atau
kegiatan selesai.
b. Pemindahan secara periodik
Arsip dipindahkan menjadi inaktif setelah satu periode atau jangka waktu
tertentu. Umumnya dilakukan setiap satu tahun sekali. Misalnya, bukti – bukti
keuangan dipindahkan menjadi inaktif setelah perusahaan melakukan tutp buku
pada akhir periode akutansi.

F. Pengelolaan Kearsipan
Pengelolaan arsip sebenarnya telah dimulai sejak suatu surat (naskah, warkat)
dibuat atau diterima oleh suatu kantor atau organisasi sampai kemudian ditetapkan
untuk disimpan, selanjutnya disusutkan (retensi) dan atau dimusnahkan. Oleh
karena itu, didalam kearsipan terkandung unsur – unsur kegiatan penerimaan,
penyimpanan, temu balik, dan penyusutan arsip. Arsip disimpan karena mempunyai
nilai atau kegunaan tertentu.
Oleh karena itu, hal yang perlu diperhatikan dalam hal ini ialah bagaimana
prosedurnya, bagaimana cara penyimpanan yang baik, cepat, dan tepat, sehingga
mudah ditemu – balikkan atau ditemukan kembali sewaktu – waktu diperlukan, serta
langkah – langkah apa yang perlu diikuti/dipedomani dalam penyimpanan arsip
tersebut. Untuk menyelenggarakan penyimpanan arsip secara aman, awet, efisien
dan luwes (fleksibel) perlu ditetapkan asas penyimpanan yang disesuaikan dengan
kebutuhan dan kondisi masing – masing kantor/instansi yang bersangkutan.

G. Korespondensi kearsipan

1. Pengertian Surat-Menyurat
Surat adalah suatu alat untuk menyampaikan informasi atau pernyataan
secara tertulis yang dibuat oleh seseorang atau penjabat kepada pihak lain baik
atas nama sendiri maupun jabatan dalam organisasi. Isi surat dapat berupa berita
yang berwujud pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan,
catatan aktiitas pribadi atau organisasi seperti perjanjian, keputusan, tanda bukti
dan sebagainya.
Menurut pendapat Drs. I.G Wursanto dalam bukunya Teknologi
Perkantoran menyatakan bahwa surat dapat diartikan dengan berbagai cara,
antara lain:
a. Surat merupakan helai kertas dalam bentuk maupun dalam wujud apa pun yang
berisi keterangan-keterangan tertulis untuk disampaikan kepada pihak lain yang
membutuhkannya.
b. Surat adalah media komunikasi secara tertulis untuk disampaikan kepada pihak
lain dalam rangka mendapatkan pengertian dan kerja sama antara kedua belah
pihak.
c. Surat ialah suatu pernyataan bahasa secara tertulis, untuk menyampaikan suatu
informasi atau keterangan dari satu pihak kepada pihak lain.
Dari pengertian tersebut terdapat dua pihak yang terlibat dengan surat, yaitu
pengirim dan penerima. Apabila terjadi hubungan terus-menerus dan
berkesinambungan antara dua pihak yaitu pengirim dan penerima dengan saling
berkiriman surat, maka terjadilah surat-menyurat atau koresponden. Secara
sederhana surat menyurat dapat diartikan sebagai suatu kegiatan pengendalian
arus berita tertulis yang timbul dari adanya sutau pencatatan, laporan atau
keputusan yang memungkinkan terjadinya permintaan, pemberitahuan, dan
sebagainya.
2. Tujuan Dan Fungsi Surat-Menyurat
Setiap orang atau lembaga yang melakukan kegiatan penulisan surat tentu
mempunyai suatu tujuan, di mana tujuan yang satu dengan yang lainnya mungkin
berbeda. Apakah untuk mencari informasi, memberi informasi, memesan barang,
memberi perintah, atau hanya memberikan jasa-jasa yang menarik. Namun, pada
intinya terdapat tiga tujuan menulis surat, yaitu sebagai berikut :
1. Memberitahu atau menyampaikan informasi, penjelasan kepada pihak lain
2. Menerima atau mendapatkan informasi, penjelasan kepada pihak lain
3. Memperlancar arus informasi, sehingga informasi yang diterima jelas dan tidak
salah pengertian.
Agar tujuan penulisan surat dapat tercapai, maka penulis surat harus
menguasai pengetahuan dan keterampilan surat-menyturat. Penulisan surat yang
kurang baik akan mempengaruhi arus informasi, sehingga dapat terjadi salah
pengertian dan tujuan penulisan surat pun tidak akan tercapai.
Syarat-syarat yang perlu diperhatikan oleh penulis surat agar dapat menulis surat
dengan baik adalah :
a. Memahami prosedur surat-menyurat
b. Memahami segala permasalahan yang akan ditulis
c. Memahami teknik penulisan surat yang baik
d. Memahami penggunaan tata bahasa dalam surat-menyurat
e. Memahami posisi penulis dan penerima surat

3. Fungsi Surat Menyurat


Dalam ruang lingkup surat sebagai dokumen kantor, surat berfungsi sebagai berikut
a. Tanda bukti tertulis otentik
surat dapat digunakan untuk pembuktian apabila terjadi perselisihan antar
kantor-kantor atau pejabat-pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi.
Contoh: surat perjanjian, surat kuasa, dan sebagainya.
b. Pedoman
Surat digunakan sebagai pedoman untuk melakukan sesuatu atau bertindak.
Misalnya surat perintah, surat instruksi, surat keputusan, dan sebagainya.
c. Alat pengingat atau berfikir
Surat dapat digunakan untuk mengetahui hal-hal yang telah terlupakan atau
telah lama. Misalnya surat-surat yang diarsipkan.
d. Duta atau wakil dari penulis, pejabat atau organisasi pengirim surat.
Surat sebagai wakil organisasi dianggap sebagai mentalitas jiwa dan kondisi
intern dari organisasi yang bersangkutan.
4. Penggolongan Surat
Jenis-jenis surat dapat digolongkan menurut wujud, pemakaian, banyaknya
sasaran yang dituju, isinyam sifatnya dan proses penyelesaiannya. Untuk itu
penggolongan surat dapat dibedakan berdasarkan :
a. Menurut wujud surat
1. Surat biasa atau bersampul, adalah surat yang ditulis di atas kertas yang
biasanya dimasukkan ke dalam sampul yang akan dikirimkan.
2. Memo dan nota, adalah surat yang dipakai secara intern dalam sutau organisasi.
Memo dan note dipergunakan untukmeminta atau memberi informasi serta petunjuk
antar pejabat kantor.
3. Kartu pos, adalah benda pos berbetuk kartu berukuran 10×15 cm atau 15×20 cm
yang dipakai apabila isi surat itu singkat dan tidak rahasia.
4. Warkat pos, adalah surat yang wujudnya berupa gabungan sampul dan kertas
surat. Warkat pos digunakan apabila isi surat lebih panjang dari kartu pos. Isinya
hanya boleh dibaca oleh orang yang berhak yaitu yang tercantum pada alamat
surat.
5. Telegram, adalah surat yang ditulis pada blanko telegram yang berisi pokok-
pokok singkat permasalahan.
6. Surat tanda bukti, adalah surat berbentuk formulir yang dipakai sebagai tanda
bukti keabsaha aktivita antara dua pihak, misalnya kuitansi, faktur, tanda terima,
kartu identitas, dan sebagainya.

b. Menurut sifat isinya


1. Surat pribadi, adalah surat yang dibuat seseorang yang isinya menyangkut
kepentingan pribadi.
2. Surat dinas, adalah surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh suatu lembaga baik
pemerintah maupun swasta dan di tandatangani oleh pejabat atau yang
mewakilinya.

c. Menurut keamanan isinya


1. Surat biasa, yaitu surat yang tidak akan menimbulkan akibat buruk atau
merugikan organisasi yang bersangkutan jika isinya diketahui atau dibaca orang
lain.
2. Surat rahasia, yaitu surat yang isinya tidakboleh diketahui oleh orang lain karena
akan menimbulkan kerugian bagi organisasi atau pejabat yang bersangkutan.
3. Surat sangat rahaisa, yaitu surat yang berisi masalah yang sangat penting dan
hanya boleh dibaca atau diketahui isinya oleh orang tertentu yang berhak
menyelesaikan atau mengambil keputusan.

d. Menurut proses penyelesaiannya


Pengiriman surat menghendaki agar surat yang dikirimnya segera
memperoleh tanggapan sesuai dengan kepentingan surat. Berdasarkan proses
penyelesaiannya, surat digolongkan menjadi tiga macam, yaitu :
1. Surat biasa adalah surat yang tidak memerlukan tanggapan atau penyelesaian
secepatnya, tetapi dapat diselesaikan menurut urutan surat yang diterima.
2. Surat segera adalah surat yang isinya memerlukan tanggapan atau penyelesaian
dengan segera lebih cepat dari surat biasa.
3. Surat sangat segera adalah surat yang isinya memerlukan tanggapan
penyelesaian yang secepatnya, harus dilakukan atau diselesaikan pada
kesempatan pertama atau prioritas utama

e. Menurut kegiatan
1. Surat intern, adalah surat yang ditujukan untuk lingkungan suatu organisasi atau
instansi sendiri
2. Surat ekstern, adalah surat yang ditujukan keluar lingkungan organisasi atau
instansi.

f. Menurut sasaran yang dituju


1. Surat biasa, adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau organisasi
tertentu.
2. Surat edaran, adalah surat yang ditujukan kepada orang atau organsiasi yang
jumlahnya tidak terbatas.
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Korespondensi sangat penting dalam sebuah organisasi perkantoran karena
korespondensi atau surat-meyurat merupakan rangkaian aktivitas yang berkenaan
dengan pengiriman informasi secara tertulis mulai dari penyusunan, penulisan
sampai dengan pengiriman informasi hingga sampai kepada pihak yang dituju.
Proses korespondensi merupakan sarana untuk mengirim atau memberi informasi
tertulis kepada atasan atau pihak lain, baik sebagai laporan, pemberitahuan,
permintaan ataupun pertanyaan.
Arsip sebagai salah satu sumber informasi memiliki fungsi yang sangat
penting untuk menunjang proses kegiatan administrasi. Agar arsip dapat berperan
sebagaimana fungsinya perlu dikelola dengan baik dan benar, artinya ditata secara
sistematis sehingga jika sewaktu-waktu diperlukan dapat dengan cepat, tepat dan
lengkap disajikan.

B. Saran
1. Untuk memperlancar kegiatan korespondensi perlu adanya pembagian tugas
antara petugas pembuat dan petugas pengagendaan.
2. Perlu adanya penambahan fasilitas kearsipan sehingga pengelolaan dan
penyimpanan arsip dapat berjalan lebih baik
3. Perlunya meningkatkan pemeliharaan di gudang arsip in-aktif
DAFTAR PUSTAKA

http://www.scribd.com/doc/46063825/Sistem-Penyimpanan-Arsip-Aktif#download
http://abidzare.wordpress.com/2009/06/23/5-sistem-pengarsipan/
download.portalgaruda.org/article.php?article=24668&val=1516
www.slideshare.net/.../modul-12-dan-13-peny-arsip-dan-pemeliharaan
https://dwilestariyuniawati.wordpress.com/...5/manajemen-perkantoran
library.unej.ac.id/.../en.../detailnonmodal;...KORESPONDENSI
yuliansah,S.Pd.,M.Pd//manajemen kearsipan
http://ulyluthfiaadm.blogspot.com/2016/03/kearsipan-sistem-tanggal-
penyimpanan.html
http://jamaludinhasan.blogspot.com/2013/06/kearsipan-sistem-tanggal-
chronological.html
http://brangkas.id/tag/sistem-penyimpanan-arsip-sistem-tanggal/
XII OTOMATISASI TATA KELOLA
PERKANTORAN
MAKALAH SISTEM KEARSIPAN

Disusun Oleh :
 Alifia Dinayu
 Arman Armadhani
 Arracely Riesta Tania

YAYASAN PENDIDIKAN SMK KOSGORO 1 LAWANG


Jl. Madukoro No.14, Lawang, Kec. Lawang, Malang, Jawa Timur 65211 Telp. (0341) 426161