Cara Efektif membuat proposal sponsorship

untuk kegiatan | Acara | Event

Membuat proposal bagi anak organisasi dan ekstrakurikuler sekolah adalah hal yang sudah
biasa. Pasti setiap tahunnya membuat proposal untuk kegiatannya tersebut.

Namun Sebelum membuat acara atau kegiatan yang keren biasanya kita membutuhkan dana
untuk kelangsungan acara tersebut.

Tetapi tidaklah mudah dalam membuat proposal sponsorship, banyak hal – hal yang harus
diperhatikan, Banyak juga proposal yang di tolak oleh sponsor yang kita tuju karena tidak
memenuhi syarat bersponsor.

Sebelum kita membuat proposal mari kita berkenalan dengan proposal agar kita tidak gagal
paham saat membuatnya.

Pengertian dan Tujuan Proposal

Proposal adalah rancangan suatu kegiatan yang akan dilaksanakan dalam bentuk tulisan atau
gambar dengan sistematis dan terperinci yang dibuat oleh pihak kegiatan untuk membuat
anggaran dana acara tersebut yang ditujukan kepada Instansi atau perusahaan.

Cara Membuat Proposal Sponsorship

Sebelum membuat proposal sponsorship kalian harus memperhatikan hal – hal berikut :
  Gunakan Bahasa yang jelas dan tegas, Jangan membuat bahasa yang bertele – tele dan membuat
pihak sponsor bingung membaca proposal kalian.

 Tonjolkan keunggulan dari kegiatan kalian, karena setiap sponsor pasti melihat keunggulan
kegiatan kalian terutama dari pengunjung atau peserta, apakah bisa membeli produk milik sponsor
atau tidak. Pastikan rancangan kegiatan kalian bisa mencapai pengunjung dalam jumlah banyak,
bisa gunakan kegiatan yang tingkat Nasional, karena peluang mendapatkan pengunjung atau
peserta bisa berjumlah banyak.

 Tentukan bentuk kerjasama. Ada beberapa bentuk kerjasama dengan pihak sponsor, Opsi Pertama
biasanya pihak sponsor meminta menjualkan produknya kepada kita dalam jumlah dan harga
tertentu. Dan Opsi Kedua ada juga pihak sponsor yang meminta memasangkan logo brand atau
merk di poster, spanduk, banner, dll.

*catatan :

1. Tetapi dilihat dari anggaran dana kalian, Jika Anggarannya berjumlah Besar maka pihak sponsor
akan meminta timbal balik yang besar juga seperti Opsi Pertama.
2. Jika anggaran dana kalian sedikit biasanya pihak sponsor bisa melakukan Opsi Kedua

 Jangan Bohong dan Muluk – muluk. Biasanya pihak kegiatan membuat proposal yang mengada-
ada jumlah anggaran di lebih – lebihkan. Gunakan Anggaran dana yang sesuai dengan kebutuhan,
dan sebelum menulis anggaran dana, kalian survei dulu harga-harga yang dibeli dan di sewa.
Awas pihak sponsor nanti meminta LPJ(Lembar Pertanggung Jawaban) dari kalian. Karena uang
perusahaan itu perhitungannya sangat rinci, bisa-bisa kalian dituntut oleh pihak sponsor.

Baca Juga : Apa itu Lembar Pertanggung Jawaban (LPJ)

Contoh dan Format Proposal Kegiatan

1. Halaman Judul / Cover

Di halaman ini kalian tulis judul dengan benar. Gunakan desain Cover yang semenarik
mungkin agar pihak sponsor sudah tertarik untuk membaca proposal kalian dan pihak sponsor
menilai kalian bersungguh-sungguh dalam membuat kegiatan, itu juga bisa jadi nilai plus
buat kalian.
Seperti Contoh :
 issuu.com reactionui.wordpress.com

2. Latar Belakang
Isi Latar belakang adalah penjelasan alasan mengapa kegiatan tersebut dilaksanakan. Dalam
menyusun latar belakang biasanya terdiri dari tiga bagian, yaitu :

• Pendahuluan
• isi dan
• penutup

Tersusun dalam bentuk teks. Adapun gaya penulisan menggunakan kata dari umum ke
khusus yaitu menyajikan data umum secara global lalu mengarah kepada pandangan khusus
yang berkaitan erat dengan kegiatan tersebut.

Seperti Contoh :
Mengantisipasi terjadinya dekadensi moral remaja / pelajar yang terjadi akibat globalisasi
informasi di Indonesia maka perlu ditanamkan semangat kebangsaan, kebersamaan dan
solidaritas serta disiplin dan kepemimpinan bagi mereka agar mampu menghargai perjuangan
pendahulu atau pahlawan. Kemerdekaan dan upaya-upaya pembangunan serta kelak dapat
menjadi pemimpin bangsa yang bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa dan berkepribadian
pancasila.

Bertepatan dengan HUT Kabupaten Sidoarjo Ke-50 Purna Paskibraka Indonesia Kabupaten
Sidoarjo mengadakan Lomba Peraturan Baris – Berbaris (PBB) antar pelajar se- Jawa
Timur untuk memberikan kesempatan kepada pelajar untuk mengembangkan minat, bakat
dan kemampuan pelajar di bidang Baris – Berbaris.

3. Tujuan Kegiatan
Isi Tujuan Kegiatan adalah berisi penjelasan untuk apa kegiatan tersebut dilaksanakan. Disini
kalian jelaskan tujuan kegiatan secara detail dan jelas.

Seperti Contoh :
Tujuan kegiatan Lomba PBB ini adalah adalah:
1. Meningkatkan semangat kebangsaan.
2. Menggalang kebersamaan dan solidaritas sosial antar pelajar se-Jawa Timur.
3. Meningkatkan kedisiplinan dan kepemimpinan anak bangsa.

4. Nama dan Tema Kegiatan

Nama Kegiatan adalah Gambaran dari keseluruhan kegiatan kalian. Sedangkan Tema
Kegiatan adalah penjelasan tujuan dari nama kegiatan tersebut.
Seperti Contoh :

Nama Kegiatan : LKBB PEMUDA PASKIBRA

Tema Kegiatan : Menumbuhkan Semangat Kebangsaan, Patriotisme dan Cinta Tanah Air
Melalui Kegiatan Lomba PBB antar pelajar Se-Jawa Timur tahun 2018

5. Bentuk Kegiatan
Berisi penjelaskan singkat apa saja kegiatan yang akan dilaksanakan. Misalnya :
1. PBB
2. Cerdas Cermat
3. Fotografi, dll

6. Sasaran dan Target Kegiatan

Berisi Perkiraan berapa jumlah peserta atau pengunjung yang akan datang di kegiatan kalian.
Contohnya :
Sasaran Kegiatan :
- Siswa dan Siswi SMAN 1 Sidoarjo
- Siswa dan Siswi SD, SMP, dan SMA sederajat se-Kabupaten Sidoarjo
- Masyarakat Umum

Target Kegiatan :
- Dihadiri oleh peserta minimal 500 orang, Siswa-Siswi dan Umum.
- Meningkatkan Kreatifitas Siswa-Siswi dalam berkarya.
- Meningkatkan motivasi dalam berlomba untuk berkarya, berkreatifitas, dan disiplin sebagai
bentuk rasa cinta kepada orang tua.

7. Waktu dan Lokasi Kegiatan

Waktu pelakasanaan ditulis secara rapi dan singkat. Lalu Lokasi Kegiatan tulis dengan tepat
dan jelas agar peserta maupun pengunjung tidak bingung atau salah jalan ke acara atau
kegiatan kalian.
Contohnya :
Rangkaian kegiatan diatas akan dilaksanakan pada :

1. Technical Meeting
Hari / Tanggal : Minggu, 6 Mei 2012
Waktu : 15.00 WITA – selesai
Tempat : Aula SMAN 1 Sidoarjo

2. Pelaksanaan Lomba
Hari / Tanggal : Minggu, 10 Juni 2018
Waktu : Pukul 06.00 WIB – Selesai
Tempat : Lapangan SMAN 1 Sidoarjo.

8. Panitia
Panitia adalah sebuah organisasi, instansi atau pihak yang memiliki kegiatan tersebut. Dalam
Acara atau Kegiatan List atau susunan panitia menjadi hal yang terpenting karena
menyangkut keefektifan dan kelancara acara atau kegiatan nanti. Tulis semua sie-sie yang
bersangkutan dalam kegiatan nanti agar pihak sponsor tahu berapa jumlah panitianya.

Seperti Contoh Lampiran Kepanitiaan :

SUSUNAN PANITIA LOMBA PBB TINGKAT SMP/Mts dan SMA/SMK/MA
SEDERAJAT
SE-JAWA TIMUR
Pelindung Bupati Sidoarjo
Pembina PPI Dra. Lesa Fahriana
Penanggung Jawab Taufik Rozana Rahman, S.Pd
 Supriadi, S.E
Ketua Pelaksana Pamula Brian Nawisworo
Wakil Ketua Ahmad Musafir
Nandya Cahya Puspita
Sekretaris
Juraida
Bendahara Dara Muharir
Seksi - Seksi
Seksi Acara
Koordinator Veryal Mahfoed
M. Cholik

Anggota Tri Wahyu Ningsih

M. Rizqi Huszain

Seksi Pelengkapan
Koordinator Rahmat Imam Muslim
Mira Puspa Melati
M. Cholik
Anggota
Tri Wahyu Ningsih
M. Rizqi Huszain

Seksi Konsumsi
Koordinator Monica Azalia
Mira Puspa Melati
M. Cholik
Anggota
Tri Wahyu Ningsih
M. Rizqi Huszain

Seksi Humas
Koordinator Bima Kurnia Mara Sakti
Mira Puspa Melati

Anggota M. Cholik
Tri Wahyu Ningsih

Seksi Dana
Koordinator Eka Hendiana Safitri
Mira Puspa Melati

Anggota M. Cholik
Tri Wahyu Ningsih

Seksi Keamanan
Koordinator Angger Prasetyo
Mira Puspa Melati

Anggota M. Cholik
Tri Wahyu Ningsih

Seksi Dokumentasi
Koordinator Naspi
Mira Puspa Melati

Anggota M. Cholik
Tri Wahyu Ningsih

9. Susunan Kegiatan / Acara

Bagian ini Berisi Susunan kegiatan yang akan dilaksanakan nanti dan berikan keterangan
waktu.
Seperti Contoh Lampiran Susunan Kegiatan :

JADWAL KEGIATAN LOMBA

Hari / Tanggal Waktu Kegiatan

Minggu, 29 April 10.00 – 16.00 WIB - Pendaftaran Lomba

2018
Langsung

Minggu, 6 April 2018 15.00 WIB – selesai - Technical Meeting

Lomba Baris – Berbaris

Sabtu, 12 Mei 2018 08.00 – 08.30 WIB Up. Pembukaan

09.00 – 12.00 WIB Lomba dimulai

12.00 – 13.00 WIB ISHOMA

13. 00 – 17.30 WIB Lomba dilanjutkan

 Minggu, 13 Mei 2018 08.00 – 12.00 WIB Lomba dimulai

12.00 – 13.00 WIB ISHOMA

13.00 – 16.30 WIB Lomba dilanjutkan

16.30 – 17.30 WIB Istirahat

17.30 – 18.00 WIB Pengumuman Pemenang Lomba

10. Rencana Anggaran

Bagian ini berisi perkiraan anggaran dana yang dibutuhkan dalam kegiatan, sebelum kalian
merencanakan anggaran sebisanya kalian survei dulu berapa nominal alat, barang dan lain-
lain agar tidak ngawur. Jika kalian ngawur yang terjadi malah pihak sponsor menolak
anggaran dana yang kalian rencanakan tadi.

Contoh Lampiran Rencana Anggaran :

RENCANA PEMBIAYAAN KEGIATAN

LOMBA PBB TINGKAT SMP dan SMA/SMK/MA
SEDERAJAT
SE-JAWA TIMUR
DALAM RANGKA HUT KAB. SIDOARJO
TAHUN 2018

I. Rencana Pengeluaran
Dana yang diperlukan sebesar Rp. 16.210.000,-

11. Penutup
Bagian ini bersisi kesimpulan proposal yang disertai ucapan terima kasih kepada pihak calon
sponsor.

Dalam Proposal yang akan diserahkan kepada pihak sponsor biasanya dilengkapi dengan
tawaran – tawaran menarik terkait benefit yang didapat jika menjadi sponsorship. Pihak
sponsor biasanya dibagi menjadi 3 atau lebih.

Sponsor Tunggal
Sponsor Non Tunggal, Terdiri dari :

 Sponsor Utama
 Sponsor Pendukung
 Sponsor Partisipan

Contoh Lampiran Sponsorship

Sponsor Tunggal yaitu sponsor yang menjadi satu satunya pihak yang membiayai 100%
kegiatan.

Sponsor Non Tunggal bisa terdiri dari

Sponsor Utama : sponsor yang memberikan kontribusi terbesar untuk pendanaan.
Sponsor Madya : Sponsor yang memberikan dana lebih kecil dari sponsor utama
Sponsor Partisipan : Sponsor yang memberikan bantuan dana terkecil.

Contoh dalam sebuah kegiatan festival, Panitia penyelenggara dapat menawarkan kompensasi
untuk pihak sponsor tunggal seperti :

1. Pemasangan Banser atau umbul - umbul pada 12 titik strategis

2. Logo pada ID Card Panitia
3. Logo pada Background Panggung
4. Satu lokasi untuk selling product sponsor

Adapun jika pengajuan adalah permintaan sponsor utama, madya dan partisipan anda bisa
menuliskannya seperti dibawah ini :
Sponsor Utama adalah pihak yang membantu pendanaan sebesar 75% dari total rencana
anggaran
Sponsor Madya adalah Pihak yang membantu pendanaan sebesar 50% dari total rencana
anggaran
Sponsor Partisipan adalah Pihak yang membantu pendanaan sebesar 10% dari total rencana
anggaran.

Kompensasi Sponsor Utama :

1. Pemasangan umbul - umbul di 10 titik strategis
2. Logo sponsor berukuran 4 x 6 pada ID Card
3. satu lokasi selling product

Kompensasi Sponsor Madya :

1. Pemasangan umbul - umbul di 4 titik strategis
2. Logo sponsor berukuran 2x3 pda ID Card
3. Tidak ada lokasi selling product

Kompensasi Sponsor Partisipan :

1. Pemasangan umbul - umbul di 2 titik strategis
2. Logo Sponsor berukuran 2x3 pada ID Card
3. Tidak ada lokasi selling product

Bentuk kompensasi di atas dapat anda rubah sesuai dengan keinginan anda serta bentuk
kegiatannya. Misalkan kegiatan tersebut menggunakan MC, maka kompensasi yang
ditawarkan bisa dalam bentuk promosi oleh MC secara langsung.

Untuk melihat contoh proposal bentuk Microsoft Word Silakan Download disini

Sumber :
www.usaharumahan19.com/2016/04/contoh-cara-membuat-proposal-sponsor.html
sharingkali.com/contoh-proposal

Cara Mendapatkan Sponsor dengan Mudah

Saat ini banyak anak sekolahan mulai sibuk mencari cara mendapatkan sponsor dengan
mudah untuk acara pensi di sekolahan mereka. Karena baik itu pensi ataupun prom night
merupakan 2 acara besar di sekolah yang umumnya diadakan secara meriah. Sehingga,
dibutuhkan biaya yang cukup besar untuk bisa mengaplikasikannya. Maka dari itulah,
dibutuhkan sponsor untuk acara ini. Tapi, bagaimana caranya ya?

Cara Mendapatkan Sponsor Dengan Mudah agar Acara

Sekolahmu Sukses Besar
1. Sebaiknya teliti dulu calon sponsormu. Ini termasuk salah satu point penting saat kamu mencari
sponsor. Kamu bisa memilih sponsor yang paling potensial dan berkaitan dengan sekolahmu agar
tepat sasaran. Misalnya saja mencari dari lembaga bimbingan belajar, perusahaan, atau yayasan
yang sekiranya mau membiayai acara sekolahmu. Setelah itu, perhatikan background calon
sponsor agar kamu tahu seperti apakah minat kebutuhan mereka.
 2. Jangan lupa untuk membuat proposal yang menarik sebagai salah satu cara mendapatkan
sponsor dengan mudah. Karena proposal itu termasuk kunci utama agar kamu bisa mendapat
perhatian penuh dari calon sponsor. Pakai kalimat yang mudah dipahami dan lengkap dengan
penjelasan konsep acaramu. Selain bahasa, tunjukkan keunikan dari proposalmu agar mereka
tertarik membacanya. Tapi, jangan berlebihan, karena itu akan membuatnya ragu.

3. Cobalah untuk melakukan presentasi yang bisa meyakinkannya. Bila calon sponsor memberi
waktu untukmu melakukan presentasi, sebaiknya jangan disia-siakan peluang ini untuk
merayunya. Umumnya, waktu presentasinya hanya sebentar, jadi persiapkan bahan yang singkat
tapi bisa mengcover informasi secara keseluruhan. Tampil dengan rasa percaya diri ketika
menjelaskan kelebihan acaramu agar mereka percaya.

Baca Juga : Inilah Bagian Terpenting dalam Kepanitiaan Event di Sekolah

Memberikan Penawaran kepada Sponsor itu Perlu, Ini

Buktinya
Memberi penawaran kepada sponsor itu sangat diperlukan sekali sebagai salah satu cara
mendapatkan sponsor dengan mudah. Ini adalah point penting agar sponsor tertarik untuk
mesponsori acara kamu. Karena pastinya, calon sponsor akan menilai seberapa besarkah
acara yang akan kamu buat dan apakah acaramu bisa memberikan keuntungan untuknya jika
mereka mensponsori acaramu.
Jadi, ini seperti imbal balik yang saling menguntungkan. Maka dari itulah, pastikan untuk
meyakinkan mereka dengan cara membuat penawaran yang menarik, misalnya saja kamu
bisa mempromosikan perusahaannya dengan baik lewat acaramu itu dengan tepat sasaran.
Jadi, kamu bisa menawarkan logo perusahaan sponsor yang nantinya akan dicetak ke dalam
sebuah banner acara dan spanduk.
Selain itu, kamu juga akan menawarkan bahwa MC nanti akan menyebutkan nama sponsor
perusahaan saat berada di atas panggung. Bisa pula bahwa kamu menawarkan akan mention
sponsor ketika promosi acaranya diunggah di sosial media sekolah atau website sekolah. Jika
sekolahmu memiliki majalah sekolah, tawarkan kepada mereka untuk mengiklankan
perusahaan calon sponsor secara gratis pada majalah sekolahmu.

Baca Juga : Cara Membuat Event Sekolah dengan Dana Minim tapi Mewah

Hal-Hal yang Harus Dilakukan setelah Mendapat Sponsor

Kalau kamu sudah mendapatkan sponsor untuk acaramu, maka jangan lupa mengundang
sponsormu untuk datang ke acaramu. Mengundang sponsor menjadi tamu spesial dalam
acara sekolah yang kamu buat ini akan membuat mereka merasa dihargai. Disaat itulah, pihak
sponsor juga dapat melihat seberapa meriahnya acara yang kamu buat dan bagaimana cara
kamu mempromosikan perusahaan mereka dengan tepat sasaran.
Selain itu, jangan lupa untuk memberikannya sebuah piagam penghargaan. Jadi, piagam ini
nanti adalah tanda terima kasih kamu atas sponsornya dan bisa juga menjadi kenang-
kenangan. Sehingga, mereka akan mengingat acara sekolahmu dan kamu bisa tetap
berhubugan baik dengan sponsor tersebut. Bahkan, ini bisa jadi cara mendapatkan sponsor
dengan mudah di kemudian hari saat kamu mengadakan acara lagi.