PENGANTAR ILMU ADMINISTRASI

Dosen pengampu :
Panji Asryawan,S.Sos,M.Si
Kelompok 6:
MONICA BERLIANA PUTRI(1800532001)
RATIH SRIWAHYUNI (1800532003)
MEGA PUTRI ELENA (1800532053)
NADYA BILTRY(1800532055)
WILLY HARFINDO (1800532063)

DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS ANDALAS
2019
1.PENGEETIAN ADMINISTRASI KANTOR.

Pengertian Administrasi Perkantoran adalah serangkaian aktivitas rutin di dalam suatu

organisasi yang berhubungan dengan pengelolaan data dan informasi untuk mencapai tujuan
organisasi tersebut secara sistematik.

etimologi kata Administrasi berasal dari bahasa Latin, yaitu Ad yang artinya intensif dan
ministrare atau dalam bahasa Indonesia berarti membantu, melayani, atau memenuhi.

Definisi administrasi perkantoran dalam arti sempit adalah semua kegiatan teknis dan
punya peranan pokok dalam pelaksanaan kegiatan operatif, menyajikan laporan pada direksi,
serta berperan dalam menciptakan organisasi perusahaan yang lebih efektif.

Sedangkan dalam arti luas, administrasi perkantoran dapat diartikan sebagai aktivitas
perencanaan, mengorganisir, mengarahkan, menyelenggarakan, serta mengawasi berbagai
pekerjaan yang berhubungan dengan ruang lingkup di kantor dan tata usaha yang tertib.

2.Pengertian Administrasi Perkantoran Menurut Para Ahli:

1. George Terry

Menurut George Terry pengertian administrasi perkantoran adalah suatu perencanaan,

pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan pada sebuah perkantoran serta menjadi penggerak
kepada mereka yang menjalankannya agar tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai.

2. Edwin Robinson dan wiliam Leffingwell

Menurut Edwin Robinson dan William Leffingwell pengertian Administrasi perkantoran

adalah turunan dari ilmu dan seni manajemen yang berkaitan dengan operasional tugas kantor
secara tepat.

3. Suparjati

Menurut Suparjati definisi Administrasi perkantoran adalah suatu proses kerja sama
dalam lingkup kantor untuk mencapai tujuan yang telah disepakati bersama dengan melakukan
fungsi manajemen.

4. Arthur Granger

Menurut Arthur Granger, administrasi perkantoran berfungsi untuk melaksanakan

komunikasi pekerjaan kantor dengan tepat dan tata pelayanan kegiatan dokumentasi.

5. William Spriegel dan Ernest Daview

 Menurut William Spriegel dan Ernest Daview, pengertian administrasi perkantoran
adalah pemberian yang tertuju pada semua kegiatan operasional seperti transportasi,
manufacturing, produksi, pengelolaan gudang, dan marketing.

3.Tujuan Administrasi Perkantoran

secara umum tujuan dari proses manajemen perkantoran ini adalah agar tujuan
perusahaan dapat tercapai secara efektif dan efisien serta memenuhi syarat dari sisi teknis,
ekonomi, dan psikologis.

Tujuan administrasi perkantoran secara lengkap:

 Menyediakan data dan informasi secara lengkap kepada pihak-pihak yang membutuhkan
untuk pelaksanaan tugas organisasi secara efektif dan efisien.

 Melakukan pengawasan pekerjaan kantor dan administrasi agar dapat memastikan

terlaksananya standar kualitas, tenggat waktu, serta prosedur yang tepat.

 Menerapkan kebijakan perusahaan atau departemen dan memberikan standar pelayanan

dalam kaitannya dengan manajemen.

 Berdiskusi dengan karyawan mengenai prestasi kerja untuk mengidentifikasi masalah dan
penyebabnya, serta berupaya untuk menyelesaikan masalah tersebut.

 Memberikan pelatihan atau perintah kerja kepada pegawai.

 Melakukan verifikasi, pemantauan, serta evaluasi kerja dengan membuat laporan terkait
kegiatan produksi, pengiriman, dan penggajian.

 Menafsirkan dan mengomunikasikan semua prosedur kerja dan kebijakan perusahaan

kepada para pegawai.

4.Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Seorang administrator bertanggungjawab dalam perencanaan kerja bagi pegawai,

pengawasan pegawai, serta meminta pengadaan sarana dan prasarana yang diperlukan atau
perbaikan peralatan kantor yang sudah ada.

Berikut ini adalah Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran selengkapnya:

1. Aktivitas Kantordalam ruang lingkup administrasi perkantoran diantaranya:

Perencanaan Perkantoran (office planning)

Pengorganisasian Perkantoran (office organizing)

Pengarahan Perkantoran (office actuating)

Pengawasan Perkantoran (office controlling)

2. Sarana/ Fasilitas Kerja

Beberapa sarana/ fasilitas yang termasuk di dalam ruang lingkup administrasi perkantoran
adalah:

 Lokasi kantor

 Gedung

 Peralatan

 Interior

 Mesin-Mesin Kantor

5.Fungsi Administrasi Perkantoran

 Fungsi Rutin

Fungsi Rutin Administrasi perkantoran adalah fungsi administrasi perkantoran yang

membutuhkan pemikiran minimal yang mencakup pengarsipan, penggandaan dan lainnya.
Biasanya fungsi rutin dilakukan oleh para staf administrasi yang harus bertanggung jawab atas
aktivitas administrasi dalam sehari-hari.

 Fungsi Teknis

Fungsi teknis administrasi perkantoran yaitu fungsi yang membutuhkan pendapat,

keputusan dan keterampilan dalam perkantoran yang memadai, misalnya mengetahui
penggunaan beberapa software. Fungsi teknis ini sering dilakukan para staf administrasi yang
berada di departemen Teknologi Informasi.

 Fungsi Analisis

Fungsu ini dalam administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran yang kreatif
dan kritis diikuti dengan adanya kemampuan dalam mengambil keputusan. Fungsi analisis ini
biasanya dilakukan oleh seorang asisten manajer yang memiliki tanggung jawab dalam
mendukung keputusan yang dibuat atasannya.

 Fungsi Interpersonal

Fungsi pada administrasi perkantoran ini membutuhkan penilaian dan analisis yang akan
menjadi dasar pengambilan keputusan serta keterampilan yang berkaitn dengan orang lain.
Fungsi interpersonal ini sering dilakukan oleh staf administrasi sebagai jenjang karir sebelum
naik jabatan menjadi manajer dalam suatu organisasi.

 Fungsi Manajerial

Fungsi administrasi perkantoran ini membutuhkan perencanaan, pengoraganisasi,

pemotivasian dan pengukuran. Biasanya fungsi manajerial ini dilakukan oleh staf yang setingkat
dengan manajer yang akan bertanggung jawab akan pelaksanaan sistem dan prosedur dalam
administrasi organisasi.

5.Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran

Unsur-unsur administrasi perkantoran melputi:

 Organisasi, yaitu tempat dan kerja sama langkah kerja dalam mewujudkan tujuan
penyelesaian pekerjaan yang telah ditetapkan)

 Manajemen, yaitu rangkaian kegiatan penataan secara teratur agar pelaksanaan kegiatan
administrasi perkantoran berjalan secara teratur dan terkendali.

 Personalia, yaitu bentuk aktivitas yang berhubungan dengan pengelolaan sumber daya
manusia yang dibutuhkan dalam organisasi kerja.

 Keuangan, yaitu kegiatan yang dilakukan terkait dengan pengelolaan anggaran.

 Perlengkapan, yaitu kegiatan mengelola segala kebutuhan perabotan kantor, mesin

kantor, alat tulis kantor, dan perlengkapan ruang kerja lainnya.

 Ketatausahaan, yaitu aktivitas pengolahan informasi yang dibutuhkan untuk membantu

proses penyelesaian pekerjaan pokok organisasi.

 Komunikasi, yaitu aktivitas yang menyelenggarakan pendistribusian informasi pada

proses penyelesaian pekerjaan pada organisasi kerja.

 Hubungan masyarakat, kegiatan yang menghubungkan kepentingan internal organisasi

kerja dengan eksternal organisasi kerja yang ada kepentingan dengan organisasi kerja
atau sebaliknya.

GAMBARAN KANTOR MASA DEPAN

Berkembangnya zaman membuat banyak hal datang yang semakin membaik. Salah satu
contohnya adalah kemajuan dalam bidang Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK).
Berkembangnya ilmu pengetahuan diiringi dengan teknologi yang semakin membooming untuk
melakukan riset-riset penelitian. Teknologi yang digunakan tidak hanya sekedar alat elektronik
dan internet yang sudah tidak asing lagi bagi kita. Pengolahan data, penyimpanan dan
pengarsipan data serta penyampaian informasi mulai berkembang lebih baik. Jika dahulu orang
harus membukukannya dengan banyak kesalahan dalam pencatatan dan penghitungan, maka
sekarang dengan adanya teknologi, semua pekerjaan dapat dilakukan satu kali tulis
menggunakan aplikasi komputer untuk mengerjakannya.

IPTEK pun ikut membantu meningkatnya proses ekonomi, bisnis, dan menejemen.
Perusahaan-perusahaan besar saat ini sudah memanfaatkan teknologi yang ada, semua arsip dan
data-data perusahaan terhubung online sehingga segala proses dapat berjalan dengan lebih cepat
dan hemat .

Kantor masa depan

Suatu perusahaan dalam mengembangkan pemrosesan data dibutuhkan suatu kecepatan

dalam memproses data menjadi sebuah informasi. Karena bagaimanapun kita dituntut untuk
memberikan yang terbaik dalam waktu yang seefisien mungkin sehingga bisa memberikan suatu
kepuasan, baik untuk perusahaan maupun pelanggan perusahaan. Maka didalam perusahaan yang
akan kita pimpin harus menggunakan system CBIS untuk menunjang pekerjaan manajer dan para
karyawan.

Tak bisa dipungkiri, untuk melakukan perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi
meningkatkan produktifitas pekerja, kita harus menggunakan mesin berteknologi tinggi. Seperti
yang ada didalam aplikasi otamasi kantor, seperti word processing, video conference, audio
conference, computer conference dan lain-lain. Tapi tidak semua pegawai diperusahaan kita
menggunakannya hanya staf yang berkepentingan yang dapat menggunakan aplikasi tersebut,
misalnya manajer, professional, sekretaris dan staf administrative.

Tidak hanya menggunakan peralatan berteknologi tinggi, didalam perusahaan harus ada bagian
pengolahan data yang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan informasi untuk semua manager
dalam perusahaan agar menghasilkan keputusan yang berguna bagi pemakainya.

Diperusahaan juga harus ada keterbukaan akuntansi adan keuangan, yang bertugas
mengumpulkan data yang menjelaskan kegiatan perusahaan, menguba data tersebut menjadi
informasi serta menyediakan informasi bagi pemakai di dalam maupun diluar perusahaan. Agar
ada kesejahteraan pegawai didalam perusahaan.

Sistem CBIS

Computer Based Information System (CBIS) atau Sistem Informasi Berbasis Komputer
merupakan suatu sistem pengolah data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan
dipergunakan untuk suatu alat bantu pengambilan keputusan.

Sistem Informasi “berbasis komputer” mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan
penting dalam sebuah sistem pembangkit informasi. Dengan integrasi yang dimiliki antar
subsistemnya, sistem informasi akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas, tepat,
cepat dan akurat sesuai dengan manajemen yang membutuhkannya. Secara teori, penerapan
sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi
pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan
baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya
selalu berhubungan dengan istilah “computer-based” atau pengolahan informasi yang berbasis
pada komputer.

Agar suatu perusahaan dapat bersaing dengan perusahaan lain dalam memperkenalkan produk
barang maupun jasa yang dimilikinya kepada konsumen diberbagai belahan dunia, maka
dibutuhkan suatu sistem informasi yang tepat agar dapat memberikan petunjuk aktual tentang
kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh setiap komponen dalam perusahaan tersebut. Sistem
informasi yang tepat, tentunya akan menghasilkan informasi yang cepat, akurat dan dapat
dipercaya. Informasi yang cepat, akurat dan dapat dipercaya tersebut sangat diperlukan dalam
rangka pengambilan keputusan keputusan strategis perusahaan untuk dapat semakin maju dan
bersaing di lingkungan yang penuh gejolak ini.

Penerapan Sistem Informasi Akuntansi berbasis komputer misalnya, merupakan salah satu
alternatif jawaban yang tepat jika pihak manajemen menginginkan suatu sumber informasi yang
dapat menghasilkan masukan sesuai yang diinginkannya.