Pengolahan Data dan Informasi di Rumah Sakit

Data adalah hal yang merujuk pada fakta-fakta baik berupa angka-angka, teks, dokumen,
gambar, bagan, suara yang mewakili deskriptif verbal atau kode tertentu dan semacamnya. Data
akan menjadi sebuah informasi apabila telah disaring dan diolah melalui suatu sistem pengolahan
sehingga mempunyai arti dan nilai bagi seseorang atau organisasi. Jadi informasi merupakan
kumpulan data yang telah diolah dan disusun secara sistematik untuk tujuan informatif,
penarikan kesimpulan, argumentasi dan sebagai dasar peramalan serta pengambilan keputusan
(Rahayu, 2009).
Data dapat dikumpulkan dengan berbagai macam cara, yaitu: (1) metode rutin, dan (2)
metode non-rutin. Pengumpulan data secara rutin dilakukan untuk data yang berasal dari fasilitas
kesehatan. Data ini dikumpulkan atas dasar catatan atau rekam medik pasien/klien baik yang
berkunjung ke fasilitas pelayanan kesehatan maupun yang dilayani di luar gedung fasilitas
pelayanan kesehatan. Pengumpulan data secara rutin umumnya dilakukan oleh petugas
kesehatan. Akan tetapi pengumpulan data secara rutin juga dapat dilakukan oleh masyarakat
(kader kesehatan). Bentuk lain dari pengumpulan data secara rutin adalah registrasi vital. Adapun
pengumpulan data secara non-rutin umumnya dilakukan melalui survei, sensus, evaluasi cepat
(kuantitatif atau kualitatif), dan studi-studi khusus/penelitian. Intervensi kesehatan tidak efektif
dan tidak tepat sasaran tanpa informasi dan data yang akurat dan tepat waktu (Kemenkes RI,
2011).

Jenis Sumber Data

Menurut Kemenkes RI, 2011, sumber data kesehatan dapat dikelompokkan menjadi dua,
yaitu yang bersumber dari fasilitas dan masyarakat.
1. Fasilitas Pelayanan Kesehatan
a. Fasilitas kesehatan
Data di fasilitas kesehatan didapatkan dari format pencatatan dan pelaporan yang telah
ditetapkan. Data di fasiltas kesehatan mencakup data kegiatan dan data sumber daya.
Fasilitas kesehatan melingkupi fasilitas kesehatan pemerintah maupun swasta seperti
praktek swasta, Puskesmas, Rumah Sakit, Dinas Kesehatan, UPT kesehatan lain, dll.
b. Fasilitas selain kesehatan.
 Fasilitas selain kesehatan yang dimaksud di sini antara lain : BPS, Dinas Pendidikan,
Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil, dll.

2. Masyarakat
Data yang bersumber dari masyarakat biasanya digunakan untuk mengevaluasi dampak
(derajat kesehatan, lingkungan sehat, perilaku sehat, dan keterjangkauan pelayanan kesehatan).
Data ini dapat dikumpulkan melalui kajian cepat (rapid asessment) seperti observasi, wawancara
dan diskusi kelompok terfokus (FGD) dan Survei seperti Riskesdas, SKRT, Susenas, SDKI,
sistem registrasi penduduk dan lain-lain. Data berbasis masyarakat dapat menangkap informasi
tentang latar belakang sosial budaya masyarakat, harapan, perilaku, dan lain-lain secara lebih
lengkap. Kedua sumber data tersebut berfungsi saling melengkapi.

Pengumpulan Data

Standar Data
Standar data merupakan dataset minimal yang harus ada pada suatu sistem informasi
sehingga dapat menghasilkan keseragaman informasi dari berbagai sistem informasi yang ada.
Oleh karena itu, semua sistem informasi kesehatan di Indonesia harus menggunakan dataset dan
kode standar yang telah ditetapkan agar data dari sistem yang sudah dikembangkan dapat dikirim
dan diintegrasikan dengan Bank Data Kesehatan Nasional. Dataset minimal untuk masing-
masing fasilitas kesehatan akan dibahas pada petunjuk teknis (Kemenkes RI, 2011).

Petugas Data
Hal yang saat ini sering dibicarakan sehubungan dengan pengelolaan Sistem Informasi
Kesehatan (SIK) adalah mengenai kebijakan penambahan tenaga khusus pengelola SIK pada
fasilitas kesehatan baik itu yang masih manual maupun komputerisasi. Dapat pula
memberdayakan tenaga medis yang bertugas memberikan pelayanan dan mencatat data di dalam
SIK manual (berbasis kertas) untuk menjadi tenaga pengelola SIK, karena tenaga medis yang
memberikan pelayanan lebih tahu data yang harus dicatat dengan akurat. Bila proses pencatatan
bisa diintegrasikan dengan proses kerja (khususnya melalui pemanfaatan Teknologi Informasi
dan Komunikasi), hal ini tidak akan menjadi beban dan dapat membantu dalam pengambilan
keputusan. Diupayakan dibentuk tim pengelola SIK/data yang terdiri dari staf dengan
kompetensi pengelolaan SIK dan TIK Dalam proses implementasi SIK komputerisasi, waktu
transisi dari sistem manual ke sistem komputerisasi menambah beban karena sistem manual dan
sistem komputer harus dijalankan secara bersamaan. Maka disarankan proses transisi harus
pendek dan migrasi ke sistem komputerisasi penuh harus disegerakan agar beban data entri
ganda ini tidak diperpanjang (Kemenkes RI, 2011).

Kualitas Data
Prinsip kualitas data berhubungan dengan kelengkapan, keakuratan, konsistensi dan
ketepatan waktu. Data yang berkualitas harus dapat diandalkan (reliable) dan bermanfaat. Agar
data dapat diandalkan harus tepat waktu (up to date) dan relevan. Data akan bermanfaat apabila
sesuai dengan keadaan yang sebenarnya (Objektif), mewakili objek yang diteliti/diamati
(Representatif) dan mengandung sedikit kesalahan (minimum error). Hal ini menjadi
tanggungjawab semua petugas data entri, pengelola data dan kepala fasilitas pelayanan untuk
memastikan bahwa data yang tercatat di dalam SIK berkualitas tinggi (Kemenkes RI, 2011).
a. Akurat: data yang tersimpan nilainya benar (nama cocok dengan alamatnya);
b. Konsisten: nilai sebuah field data akan sama semua dalam berbagai berkas (field produk
A dengan kode 123, akan selalu sama kodenya di setiap berkas lain);
c. Tidak Redundan: tidak boleh ada data yang sama disimpan di tempat yang berbeda
dalam satu system;
d. Lengkap: tidak ada nilai atribut salah yang diberikan dalam sistem

Survey Kualitas Data Survey adalah metoda pengumpulan data melalui instrumen
(kuesioner dan wawancara) yang bisa merekam tangapan-tanggapan responden dalam sebuah
sampel penelitian. Dalam survei ada 6 tahap yang harus dilakukan, yaitu:
a. Tahap pertama terdiri dari: mengembangkan hipotesis, memutuskan jenis survei (Surat,
wawancara, telepon), menulis pertanyaan survey, menentukan kategori respons,
mendesain lay out.
b. Tahap kedua: merencanakan penyimpanan data dan melakukan pilot test.
c. Tahap ketiga: menentukan target populasi, menentukan batasan sampel, menentukan
jumlah sampel dan memilih sampel.
 d. Tahap keempat merupakan tahapan penting yaitu: menentukan lokasi responden,
melakukan wawancara dan merekam data secara hati-hati.
e. Tahap kelima: memasukkan data ke dalam komputer, melakukan cek ulang data dan
melakukan analisis statistik.
f. Tahap keenam: menjelaskan metode dan temuan dalam laporan, mempresentasikan
temuan pada publik untuk mendapatkan evaluasi.

Keenam tahapan dalam survei itu harus dilakukan untuk memperoleh data yang akurat.
Untuk menjaga kualitas data yang dihasilkan harus dilakukan pencatatan sesuai dengan form
yang disediakan dan data yang telah dicatat dicek kebenarannya. Untuk yang menggunakan
system terkomputerisasi data harus dientri sesuai dengan form yang disediakan, sebelum data
disimpan harus dicek ulang validitasnya. Dan bila menggunakan data bersumber dari hasil
survey, perlu dipertimbangkan apakah yang mengeluarkan data tersebut dapat dipercaya atau
tidak (Kemenkes RI, 2011).

Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit

Pengolahan data hingga menjadi sebuah informasi yang berguna membutuhkan sistem
informasi yang telah terorganisir dengan baik. Sistem Informasi tidak hanya untuk mengolah
data, melainkan perlu untuk mendukung keperluan evaluasi pelayanan serta membantu dalam
pengambilan keputusan di beberapa level manajerial (McLeod, 2001).
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 82 Tahun 2013 tentang
Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) adalah suatu sistem teknologi informasi
komunikasi yang memproses dan mengintegrasikan seluruh alur proses pelayanan Rumah Sakit
dalam bentuk jaringan koordinasi, pelaporan dan prosedur administrasi untuk memperoleh
informasi secara tepat dan akurat, dan merupakan bagian dari Sistem Informasi Kesehatan.

Pengisian formulir Sistem Informasi Rumah Sakit

1. Data Dasar Rumah Sakit

Pengisian data dasar Rumah sakit menggunakan formulir RL1 dan dilaporkan setiap 1
tahun. Data tersebut meliputi :

a. Nomor kode rumah sakit

 b. Nama Rumah sakit
c. Jenis rumah sakit (RSU, RS Jiwa, RS Mata, RS Kanker, RSB, Rumah sakit khusus,
dsb)
d. Kelas Rumah sakit
e. Nama direktur Rumah sakit
f. Alamat lokasi rumah sakit
g. Luas Rumah sakit
h. Surat Izin
i. Penyelenggara Rumah sakit
j. Akreditasi
k. Fasilitas tempat tidur
2. Data Keadaan Tenaga Rumah Sakit
Pengisian data keadaan tenaga rumah sakit menggunakan formulir RL2. Data berisi
rekapitulasi semua tenaga yang ditetapkan secara resmi bekerja di Rumah sakit berdasar
jenis kelamin. Data berisi tenaga medis maupun non medis.
3. Data Kegiatan Pelayanan Rumah Sakit
Pengisian data kegiatan pelayanan rumah sakit menggunakan formulir RL3. Pelayanan
Rumah sakit berupa pelayanan rawat inap dan rawat jalan tertentu antara lain KB, jiwa,
gigi dan mulut, radiologi, unit darurat, rehabilitasi medis, dan sebagainya.
4. Data morbiditas dan mortalitas
Formulir RL4a adalah formulir untuk data keadaan morbiditas pasien rawat inap yang
merupakan formulir rekapitulasi dari jumlah pasien keluar rumah sakit (hidup dan mati)
untuk per semester. Data dikumpulkan dari tanggal 1 Januari sampai dengan 30 Juni dan
1Juli sampai dengan 31 Desember setiap tahunnya.
Formulir RL4b adalah formulir standar untuk data keadaan morbiditas pasien rawat
jalan yang merupakan formulir rekapitulasi dari jumlah kasus baru dan jumlah
kunjungan yang terdapat pada unit rawat jalan rumah sakit untuk periode triwulan. Data
dikumpulkan dari tanggal 1 Januari sampai dengan 30 Juni dan 1Juli sampai dengan 31
Desember setiap tahunnya.

5. Data Kegiatan pelayanan rumah sakit

Didalamnya terdapat data pengunjung rumah sakit, kunjungan rawat jalan, daftar 10
besar penyakit rawat jalan,dan data keadaan morbiditas pasien rawat jalan.

Setiap rumah sakit wajib menjalankan SIMRS, sebab Pengaturan SIMRS bertujuan
meningkatkan efisiensi, efektivitas, profesionalisme, kinerja, serta akses dan pelayanan
Rumah Sakit. Banyak Ukuran yang dapat digunakan untuk menilai Sistem informasi
diantaranya adalah dengan metode PIECES yang terdiri dari Performance,
Information/Data, Economic, Control/Security, Efficiency, Service (Whitten,2006).
Masing- masing kategori tersebut dapat dibagi lagi menjadi beberapa kriteria, yakni :

1. Performance/Kinerja, diperlukan untuk menilai kinerja dari sistem informasi yang telah
dirancang, terdiri dari :
a. Throughput, dimana sistem dinilai dari banyaknya kerja yang dilakukan pada
beberapa periode waktu.
b. Respon time, yaitu delay rata-rata antara transaksi dan respon dari transaksi tersebut.
c. Audibilitas, yaitu kecocokan dimana keselarasan terhadap standar dapat diperiksa.
d. Kelaziman komunikasi, yaitu tingkat dimana interface standar, protokol, dan
bandwith digunakan.
e. Kelengkapan, yaitu derajat di mana implementasi penuh dari fungsi yang diharapkan
telah tercapai.
f. Konsistensi, yaitu penggunaan desain dan teknik dokumentasi yang seragam pada
keseluruhan proyek pengembangan perangkat lunak.
g. Toleransi kesalahan, yaitu kerusakan yang terjadi pada saat program mengalami
kesalahan.
h. Generalitas, yaitu luas aplikasi potensial dari komponen program.
2. Information and Data/Informasi dan Data, untuk menilai informasi yang dihasilkan dari
data yang digunakan, terdiri dari :
a. Accuracy (akurat), dimana informasi atas hasil evaluasi memiliki tingkat
ketepatan tinggi.
b. Relevansi Informasi, dimana informasi yang dihasilkan sesuai dengan
kebutuhan.
c. Penyajian Informasi, dimana informasi disajikan dalam bentuk yang sesuai.
d. Fleksibilitas Data, dimana informasi mudah disesuaikan dengan kebutuhan.
e. Kelaziman data, yaitu penggunaan struktur dan tipe data standar pada seluruh
program.
f. Ekspandibilitas, yaitu tingkat dimana arsitektur, data atau desain prosedural
dapat diperluas.
3. Economic/Ekonomi, untuk menilai kinerja sistem informasi yang dihasilkan
berdasarkan nilai ekonomis, terdiri dari :
a. Reusabilitas, tingkat dimana sebuah program atau bagian dari program tersebut
dapat digunakan kembali di dalam aplikasi yang lain.
b. Sumber Daya, jumlah sumber daya yang digunakan dalam pengembangan
sistem, meliputi sumber daya manusia serta sumber daya ekonomi.
 4. Control and Security/Kontrol dan Keamanan, menilai tingkat keamanan dari sistem
informasi, yang terdiri dari :
a. Integritas, tingkat dimana akses ke perangkat lunak atau data oleh orang yang
tidak berhak dapat dikontrol.
b. Keamanan, yaitu mekanisme yang mengontrol atau melindungi program dan
data.
5. Efficiency/Efisiensi, menilai tingkat kemudahan penggunaan dari sistem informasi yang
digunakan, yang terdiri dari :
a. Usabilitas, usaha yang dibutuhkan untuk mempelajari, mengoperasikan, menyiapkan
input, dan menginterpretasikan output suatu program.
b. Perbaikan, usaha yang diperlukan untuk mencari dan membetulkan kesalahan pada
sebuah program.
6. Service/Pelayanan, untuk mengetahui bagaimana sistem informasi meningkatkan
kepuasan pelanggan, pegawai dan manajemen.
a. Akurasi, yaitu ketelitian komputasi dan kontrol.
b. Reliabilitas, tingkat dimana sebuah program dapat dipercaya melakukan fungsi yang
diminta.
c. Kesederhanaan, yaitu tingkat dimana sebuah program dapat dipahami tanpa
kesukaran

Sumber :

Kementrian Kesehatan Republik Indonesia. 2011. Pedoman Sistem Informasi Kesehatan.Jakarta:

Bakti Husada

Rahayu, Sri. 2009. Sistem Informasi Rumah Sakit pada Instalasi Radiologi Rawat Jalan untuk
Mendukung Evaluasi Pelayanan di Rumah Sakit Paru Dr. Ario Wirawan Salatiga. Tesis.
Semarang: Fakultas Kesehatan Masyarakat, Universitas Diponegoro.

Simarmata, Janner. 2006. Pengenalan Teknologi Komputer dan Informasi..Yogyakarta: Andi

Offset

Permenkes RI No. 82 tahun 2013 Tentang Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit. Dalam
www.hukor.depkes.go.id/up_prod_permenkes/PMK%20No.%2082%20ttg%20Sistem
%20Informasi%20Manajemen%20RS.pdf [Online]. Diakses pada tanggal 18 September
2015 pukul 12.30 WIB.