PANDUAN PENDOKUMENTASIAN

FILE KARYAWAN
DI RUMAH SAKIT ISLAM BANJARMASIN

Disusun Oleh :
Rumah Sakit Islam Banjarmasin

Alamat : Jl. Letjend. S. Parman No. 88 Banjarmasin 70115

Telp./Fax. : (0511) 3354896, 3350332, 3350335
Website : www.rsibanjarmasin.com
Email : rs_islambjm@yahoo.com
 DAFTAR ISI

Halaman Judul ...........................................................................................................................

Visi Misi Moto dan tujuan ..........................................................................................................
Daftar Isi .....................................................................................................................................
SK Direktur Rumah Sakit islam Banjarmasin Nomor : ...............................................................
Tentang : Panduan Pendokumentasian File
Karyawan Rumah Sakit Islam Banjarmasin ................................................................................
A. Latar Belakang ....................................................................................................................
B. Tujuan .................................................................................................................................
C. Definisi ................................................................................................................................
D. Ruang Lingkup ....................................................................................................................
E. Tata Laksana .......................................................................................................................
F. Dokumentasi .......................................................................................................................
G. Penutup ..............................................................................................................................
 PANDUAN PENDOKUMENTASIAN FILE KARYAWAN

A. LATAR BELAKANG
File karyawan merupakan dokumen resmi milik Rumah Sakit Islam Banjarmasin
sebagai bentuk informasi yang valid atas keberadaan karyawan sebagai penerima kerja di
Rumah Sakit Islam Banjarmasin. File karyawan berupa informasi karyawan tentang
kualifikasi karyawan, riwayat pekerjaan, dan hasil evaluasi kinerja sebagai bentuk
perjalanan karir karyawan.
File karyawan perlu didokumentasikan untuk setiap karyawan melalui proses
mengumpulkan, menyimpan, mengelola, dan validasi data karyawan baik berupa kualifikasi
karyawan, riwayat pekerjaan, dan evaluasi kinerja. Pendokumentasian ini dapat berguna
untuk pencarian informasi sumber daya manusia agar diperoleh informasi yang tepat
waktu, akurat, dan lengkap.
Pendokumentasian file karyawan perlu distandarisasi, sehubungan dengan hal
tersebut maka perlu dibuat panduan pendokumentasian file karyawan yang dapat
mempermudah bagian Personalia dalam mendokumentasikan file karyawan Rumah Sakit
Islam Banjarmasin.

B. TUJUAN
1. Tujuan Umum
Mendapatkan informasi sumber daya manusia yang tepat waktu, akurat, dan lengkap.

2. Tujuan Khusus
1. Staf bagian Personalia mengetahui tata cara pendokumentasian file karyawan.
2. Menyimpan data kepegawaian secara sistematis sehingga memudahkan
penemuan kembali pada saat data diperlukan.
3. Memiliki track record karyawan dari proses penerimaan sampai dengan karyawan
pensiun yaitu usia 55 tahun.
C. DEFINISI
File karyawan merupakan dokumen yang berisi :
1. Kualifikasi karyawan yang terdiri dari surat lamaran kerja, data edukasional, surat ijin
profesi.
2. Uraian tugas karyawan.
3. Riwayat pekerjaan karyawan.
4. Hasil penilaian kinerja.
5. Catatan pelatihan yang pernah diikuti.

D. RUANG LINGKUP
Panduan pendokumentasian file karyawan dipakai sebagai acuan dalam pendokumentasian
file karyawan oleh bagian Personalia Rumah Sakit Islam Banjarmasin.

E. TATA LAKSANA
Sistem pendokumentasian file kekaryawanan dibagi menjadi 5 bagian yang terdiri dari :
1. Data kualifikasi staf
a. Surat lamaran kerja
 Surat lamaran
 CV
2. Data edukasional
a. Ijazah
b. Transkrip nilai
3. Surat Perijinan (STR/SIP/SIPB) dan sejenisnya
a. Uraian tugas
 Uraian tugas karyawan
b. Riwayat pekerjaan karyawan
 Surat Keputusan Pengangkatan Karyawan Tetap
 Surat Keputusan Pengangkatan Karyawan Honor
 Kontrak Kerja
 Kontrak Kerja I
 Kontrak Kerja II
 Kontrak Kerja III
 Kontrak Kerja IV
 Perubahan Status
 Riwayat Pekerjaan
 Mutasi
  Rotasi
 Promosi
 Demosi
4. Sumber informasi kinerja
a. Hasil penilaian kinerja
b. Tindakan indisipliner
5. Informasi pelatihan dan pengembangan
Catatan Diklat karyawan

Teknik pendokumentasian file karyawan adalah sebagai berikut :

1. Menerima dokumen asli dan arsip file karyawan dari bagian Administrasi Umum.
2. Memasukan arsip file karyawan setiap karyawan ke dalam arsip karyawan berdasarkan
nama masing-masing.
3. Memasukan file karyawan elektronik setiap karyawan ke dalam data elektronik
karyawan tersebut.
4. Melaporkan setiap ada file baru untuk ketertiban administrasi.

F. DOKUMENTASI
1. Setiap dokumen baru dicatat dalam buku penerimaan dokumen baru.
2. Dokumen baru dimasukan ke dalam file karyawan sesuai dengan namanya masing-
masing.
3. Dokumen dalam buku penerimaan dokumen baru direkap dan setiap bulan dilaporkan
kepada Pimpinan Rumah Sakit Islam Banjarmasin.
4. Evaluasi kelengkapan dokumen dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut :
Jenis Dokumen Frekuensi Pengecekan
Sertifikat 6 bulan sekali
Keseluruhan File 1 tahun sekali

G. PENUTUP
Demikian panduan pendokumentasian file karyawan Rumah Sakit Islam
Banjarmasin. Dengan adanya panduan ini diharapkan dapat meningkatkan mutu kerja
Personalia dan dapat membantu manajemen dalam mendapatkan informasi yang tepat
terkait sumber daya manusia.
 Daftar Pustaka

Standar Akreditasi Rumah Sakit, Kerjasama Direktorat Jenderal Bina Upaya Kesehatan,
Kementerian Kesehatan Republik Indonesia dengan Komisi Akreditasi Rumah Sakit (KARS),
September 2011.