Standard Operating Procedure

PENYIMPANAN ARSIP

BIRO UMUM DAN KEPEGAWAIAN

UNIVERSITASBRAWIJAYA
MALANG
2017
 LEMBAR IDENTIFIKASI

UN10/B20/HK.01.02.a/41
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
19 Oktober 2017

2
PENYIMPANAN ARSIP
3 Halaman

PENYIMPANAN ARSIP

Penanggungjawab
Proses Tanggal
Nama Jabatan Tandatangan

1. Perumusan Wulan Widhiatma, S.AB Staf Tata Usaha 19 Oktober 2017

Kasubbag TU dan 19 Oktober 2017

2. Pemeriksaan Benny Widodo, SH, MH
Protokoler
19 Oktober 2017
3. Persetujuan Dra. Rosadah Agustin Kabag Umum
Syarief, M.AB dan HTL

Ka. Biro Umum 19 Oktober 2017

4. Penetapan Drs. Syarif Utomo, MM
dan Kepegawaian
19 Oktober 2017
5. Pengendalian Dra. Rosadah Agustin Kabag Umum
Syarief, M.AB dan HTL

i
 DAFTAR ISI

Lembar Identifikasi ----------------------------------------------------------------------------- i

Daftar Isi ---------------------------------------------------------------------------------------- ii

A. Tujuan -------------------------------------------------------------------------------------- 1

B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait ------------------------------------------------ 1

C. Istilah dan Definisi ----------------------------------------------------------------------- 1

D. Urutan Prosedur -------------------------------------------------------------------------- 1

E. Bagan Alir ---------------------------------------------------------------------------------- 2

F. Referensi ----------------------------------------------------------------------------------- 3

ii
A. Tujuan :
Memastikan agar proses dan prosedur yang dilaksanakan sesuai dengan
ketentuan yang berlaku dalam penyimpanan arsip dokumen secara
sistematis.

B. Ruang Lingkup :
Dokumen/arsip yang sudah diklasifikasi, diberi nomor dan dicatat dalam
buku besar, disusun dan ditata dalam tempat penyimpanan sesuai dengan
jenis dan sifat arsip.

C. Definisi :
Arsip : rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
(UU No. 43 Tahun 2009 psl 1)
Penyimpanan Arsip : adalah kegiatan dalam rangka mengatur,
menyusun, menata semua jenis arsip dalam bentuk tatanan yang
sistematis agar dapat ditemukan dengan kecepatan dan ketepatan yang
optimal.

D. Urutan Prosedur :
A. Kaur Arsip Menerima Dokumen Arsip dari TU
B. Kaur arsip menerima surat dari staf arsip
C. Staf arsip Mengecek surat
D. Kaur arsip memberi kode pada surat sesuai pokok masalah
E. Staf arsip Mencatat surat ke buku agenda
F. Setelah selesai dicatat ke buku agenda surat diserahkan kepada Kaur
Arsip untuk di Arsipkan

1
E. Bagan Alir

mulai

Menerima berkas Folder

Staf arsip arsip (5 menit)

Kaur/Bagian Kearsipan Pemberian Kode Arsip yg sudah

dan label arsip ( 3 diberi kode dan label
menit)

Pencatatan surat di
Staf Arsip buku agenda (2 Buku
Menit)

Pengarsipan surat
Folder
Kaur/Bagian Kearsipan (5 Menit)

Selesai

2
F. Referensi
 UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
 Keputusan Presiden RI No. 26 Tahun 1974 tentang Arsip Nasional
Indonesia.
 PeraturanPemerintah No. 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip (Surat
Edaran No : SE/01/1981).
 Peraturan Rektor Universitas Brawijaya Nomor 7 Tahun 2014 tentang Tata
Naskah Dinas.