BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
Rumah Sakit Umum Daerah Cicalengka adalah merupakan rumah sakit tipe C.
Menurut PERMENKES Nomor 340 Tahun 2010 tentang Klasifikasi Rumah Sakit,
salah satu kriteria yang harus dimiliki oleh rumah sakit tipe C adalah memiliki
Pelayanan Penunjang non Medik terdiri dari pelayanan Laundry/Linen, Jasa
Boga/Dapur, Teknik dan Pemeliharaan Fasilitas (IPSRS), Pengelolaan Limbah,
Gudang, Ambulance, Komunikasi, Pemulasaraan Jenazah, Pemadam Kebakaran,
Pengelolaan Gas Medik dan Penampungan Air Bersih.

B. TUJUAN
Sebagai panduan dalam melakukan pengelolaan, pemeliharaan dan perbaikan
demi tercapainya standar pelayanan minimal yang baik, sehingga pelayanan di Rumah
Sakit Umum daerah Cicalengka dapat berjalan dengan lancar.

C. DEFINISI
Instalasi Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Rumah Sakit (IPSRS) adalah
suatu instalasi penunjang yang berfungsi sebagai pelaksana kegiatan, agar fasilitas
yang menunjang pelayanan kesehatan di Rumah Sakit yaitu sarana dan prasarana
selalu dalam keadaan laik pakai.
 BAB II

RUANG LINGKUP

Ruang Lingkup Pelayanan pada Instalasi Pemeliharaan Sarana dan Prasarana

Rumah Sakit untuk dukungan secara teknis terhadap setiap kegiatan pelayanan di rumah
sakit melalui teknologi pelayanan pemeliharaan dan perbaikan serta pengembangannya
berorientasi pada kebutuhan instalasi/unit kerja lain di lingkungan rumah sakit secara
progresif dan memberikan mutu pelayanan,serta secara profesional memberikan servis
pelayanan dengan memperhatikan segi kualitas, keamanan, kebutuhan pelanggan,
efisiensi dan proaktif.

Ruang lingkup pelayanan pemeliharaan sarana rumah sakit meliputi:

1. Pelayanan pemeliharaan dan perbaikan gedung/ konstruksi

2. Pelayanan pemeliharaan dan perbaikan unit listrik
3. Pelayanan pemeliharaan dan perbaikan unit pengolahan air (air bersih dan air
kotor)
4. Pelayanan pemeliharaan dan perbaikan alat kesehatan
5. Pelayanan pemeliharaan dan perbaikan jaringan telekomunikasi (telepon dan
PABX)
6. Pelayanan pemeliharaan dan perbaikan fasilitas elektronik (TV, kulkas, dispenser,
kipas angin, audio system, fan, dsb)
7. Pelayanan pemeliharaan dan perbaikan unit mekanikal dan elektrikal
8. Pelayanan pemeliharaan dan perbaikan unit gas medik
9. Pelayanan pemeliharaan dan perbaikan generator set
10. Pelayanan pemeliharaan dan perbaikan hydrant
11. Pelayanan pemeliharaan dan perbaikan meubeler
12. Pelayanan pemeliharaan dan perbaikan alat pendingin ruangan/ AC
13. Pelayanan pemeliharaan dan perbaikan sarana/alat/fasilitas penunjang lainnya
 BAB III

TATA LAKSANA

A. PENYEDIAAN
Penyediaan dalam hal ini adalah tersedianya bahan atau fasilitas penunjang
yang berperan vital dalam sebuah Rumah Sakit, yaitu tersedianya air bersih, gas
medis, listrik dan listrik cadangan (genset), tersedianya udara segar, komunikasi,
sterilisasi, bahan pengganti sarana, prasarana, dan peralatan serta penyediaan jasa
teknis.
B. PENGELOLAAN
Pengelolaan adalah suatu proses yang berkesinambungan yang dimulai dari
perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, distribusi, pemusnahan,
pelaksanaan, pencatatan dan pelaporan, jaminan mutu serta monitoring dan evaluasi
yang didukung oleh kebijakan, SDM, pembiayaan dan manajemen yang efisien dan
efektif.
Berbagai kegiatan yang terkait dengan pengelolaan IPSRS di sarana pelayanan
kesehatan, yaitu:
1. Perencanaan
a. Menyusun rencana kerja dan kegiatan IPSRS tahunan, bulanan, mingguan dan
harian.
b. Menyusun petunjuk teknis dan petunjuk operasional dari pemakaian sarana
dan peralatan.
c. Menyusun peraturan kelaikan operasional sarana dan prasarana peralatan yang
menunjang pelayanan rumah sakit.

2. Pengadaan
Teknis pengadaan adalah kegiatan yang dimaksudkan untuk merealisasikan
hasil perencanaan.
Teknis pengadaan yang efektif harus menjamin ketersediaan dalam jenis dan
jumlah yang tepat dengan harga yang ekonomis dan memenuhi persyaratan mutu,
keamanan dan kemanfaatan. Teknis pengadaan dapat melalui pembelian,
pembuatan dan sumbangan.
 Teknis pengadaan merupakan kegiatan yang berkesinambungan yang dimulai
dari pengkajian peralatan, penentuan jumlah yang dibutuhkan, penyesuaian antara
kebutuhan dan dana, pemilihan metode teknis pengadaan, pemilihan waktu
pengadaan, pemilihan pemasok yang baik, pemantauan proses pengadaan dan
pembayaran. Teknis pengadaan merupakan penentu utama dari ketersediaan
bahan pengganti dan suku cadang serta total biaya pemeliharaan dan perbaikan.

3. Penerimaan
Merupakan kegiatan untuk menerima bahan pengganti dan suku cadang yang
telah diadakan sesuai dengan kebutuhan, melalui pembelian langsung, tender, atau
sumbangan.
Penerimaan adalah kegiatan untuk menjamin kesesuaian jenis, spesifikasi,
jumlah, mutu, waktu penyerahan dan harga yang tertera dalam kontrak/pesanan.

4. Penyimpanan
Penyimpanan adalah suatu kegiatan menata dan memelihara dengan cara
menempatkan bahan pengganti atau suku cadang sarana, prasarana dan alat
kesehatan yang diterima pada tempat yang dinilai aman dari pencurian dan
gangguan fisik yang dapat merusak.

5. Pendistribusian
Pendistribusian merupakan kegiatan mendistribusikan bahan pengganti atau
suku cadang di rumah sakit sehingga kegiatan pelayanan dapat berjalan dengan
lancar.

Sistem distribusi yang baik harus :

- menjamin kesinambungan penyaluran/penyerahan

- mempertahankan mutu
- meminimalkan kehilangan dan kerusakan
- menjaga ketelitian pencatatan

6. Penghapusan dan pemusnahan

Sediaan suku cadang/peralatan yang sudah tidak memenuhi syarat sesuai
standar yang ditetapkan harus dimusnahkan. Penghapusan dan pemusnahan
 peralatan atau suku cadang yang tidak dapat/boleh digunakan harus dilaksanakan
dengan cara yang baik dan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangan yang
berlaku. Prosedur pemusnahan hendaklah dibuat yang mencakup pencegahan
pencemaran di lingkungan dan mencegah jatuhnya peralatan dan suku cadang
tersebut di kalangan orang yang tidak berwenang. Peralatan/suku cadang yang
akan dimusnahkan supaya disimpan terpisah dan dibuat daftar yang mencakup
jumlah dan identitas produk.
Penghapusan dan pemusnahan baik yang dilakukan sendiri maupun oleh pihak
lain harus didokumentasikan sesuai dengan ketentuan dan peraturan perundang-
undangan yang berlaku.

7. Pelaksanaan
a. Melakukan penilaian uji fungsi dan uji coba sarana, prasarana dan peralatan
baik yang baru maupun yang selesai diperbaiki.
b. Melakukan pemeliharaan dan perbaikan

8. Pengendalian
Pengendalian persediaan dimaksud untuk membantu pengelolaan perbekalan
(supply) bahan pengganti atau suku cadang dan alat kesehatan agar mempunyai
persediaan dalam jenis dan jumlah yang cukup sekaligus menghindari kekosongan
dan menumpuknya persediaan. Pengendalian persediaan yaitu upaya
mempertahankan tingkat persediaan pada suatu tingkat tertentu dilakukan dengan
mengendalikan arus barang yang masuk melalui pengaturan system
pesanan/pengadaan, penyimpanan dan pengeluaran untuk memastikan persediaan
efektif dan efisien atau tidak terjadi kelebihan dan kekurangan/kekosongan,
kerusakan, kadaluarsa dan kehilangan serta pengembalian pesanan suku cadang
dan bahan pengganti.

9. Pencatatan dan Pelaporan

Pencatatan dan pelaporan kegiatan perencanaan kebutuhan, pengadaan,
pengendalian pesediaan, pengembalian, penghapusan dan pemusnahan harus
dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangan yang berlaku.
 10. Jaminan Mutu
Bahwa peralatan yang tersedia telah mempunyai mutu sesuai dengan Standar
Nasional Indonesia (SNI) serta telah terkalibrasi terutama untuk peralatan medis,
oleh BPFK maupun badan/perusahaan kalibrasi yang telah terverifikasi.

11. Monitoring dan Evaluasi

Monitoring dan evaluasi merupakan tahapan untuk mengamati dan menilai
keberhasilan atau kesesuaian pelaksanaan. Untuk evaluasi mutu proses
pengelolaan suku cadang dan alat kesehatan, dapat diukur dengan indicator
kepuasan dan keselamatan pasien, pemangku kepentingan (stakeholders), dimensi
waktu (time delivery), standar prosedur operasional.

C. PEMELIHARAAN DAN PERBAIKAN

Pola Dasar Pemeliharaan dibedakan menjadi dua, yaitu :
a. Pemeliharaan Pencegahan (Preventif) ialah pemeliharaan yang dilakukan pada
selang waktu tertentu, dimaksudkan untuk mengurangi kemungkinan
kerusakan atau bagian-bagiannya tidak memenuhi kondisi yang bisa diterima.
Contoh : Pemeliharaan Harian, Mingguan, Bulanan, dan Tahunan.
b. Pemeliharaan Korektif adalah pemeliharaan yang dilakukan untuk
memperbaiki suatu bagian atau seluruhnya, termasuk penyetelan, penggantian
bagian yang telah rusak untuk memenuhi kondisi yang dapat diterima.
Contoh : Perbaikan Ringan, dan Perbaikan Besar ( overhault )
1. PEMELIHARAAN
a. Pemeliharaan dilaksanakan oleh IPSRS sepanjang memiliki fasilitas kerja,
tenaga yang mampu, dan peralatan kerja tersedia dengan cukup serta sesuai
dengan norma keselamatan kerja yang berlaku.
b. Pemeliharaan dilaksanakan oleh pihak ke-3 yaitu dengan cara :
1) Pemeliharaan Insidentil terhadap peralatan tanpa terikat waktu.
2) Kontrak Service yaitu peralatan dipelihara atau diperbaiki dalam jangka
waktu yang ditentukan misalnya jangka waktu Triwulan, Semester atau
Tahunan. Jenis kegiatan disesuaikan dengan ketentuan pabrik.
c. Melakukan pekerjaan teknis dalam tindakan medis yaitu :
1) Mempersiapkan pelayanan teknis dalam tim medis
 2) Melakukan pelayanan teknis dalam tim medis
3) Mengambil tindakan dalam keadaan darurat terhadap peralatan medis dan
penunjangnya
d. Melakukan telaahan terhadap sarana dan prasarana serta peralatan, yaitu :
1) Dalam rangka pengadaan
2) Dalam hal pemeliharaan dan perbaikan
3) Pengukuran dan kalibrasi
4) Serta pendayagunaan dan penghapusan
e. Menyusun laporan teknis mengenai sarana, prasarana dan peralatan, yaitu :
1) Menyusun laporan data keadaan atau inventarisasi
2) Menyusun laporan kegiatan
f. Melakukan pengelolaan teknis, yaitu :
1) Melaksanakan pengelolaan teknis pengamanan lingkungan
2) Mengelola kegiatan teknis dalam jam kerja 24 jam
3) Bertugas dalam tim pengadaan, pembanding harga, penerima barang
maupun pengujian teknis
2. PERBAIKAN
Alur Perbaikan di IPSRS adalah sebagai berikut :
a. Surat permohonan perbaikan (SPP) dari masing-masing instalasi / UPF /
Ruangan ditujukan kepada Kepala IPSRS
b. Secara administrasi diproses oleh Sub Instalasi Administrasi untuk diteruskan
ke masing-masing Sub Intalasi antara lain : Sub Instalasi Listrik dan Genset,
Sub Instalasi Bangunan dan Meubeler, Sub Instalasi Elektronika dan
Komunikasi, IPAL dan Water Threatment, Peralatan Medik serta Sub Instalasi
Sanitasi
c. Pelaksanaan pekerjaan dilaksanakan di tempat Instalasi / UPF / Ruangan
setempat dengan prosedur sebagai berikut :
1) Untuk kegiatan yang dapat dilakukan di ruangan tanpa membutuhkan suku
cadang.
Peralatan yang telah selesai diperbaiki, diserahkan langsung kepada
Instalasi dengan menambahkan laporan perbaikan dan tanda tangan user.
2) Untuk kegiatan yang dapat dilaksanakan di ruangan namun membutuhkan
suku cadang.
 Suku cadang dimintakan ke IPSRS, peralatan yang telah diperbaiki
dikembalikan ke Instalasi dengan disertakan laporan dan rincian perbaikan
serta suku cadang yang diganti.
3) Untuk kegiatan yang tidak dapat dilaksanakan oleh IPSRS yang
disebabkan karena keterbatasan keterampilan, alat kerja, suku cadang
khusus.
Kepala IPSRS membuat perencanaan untuk perbaikan yang nantinya
dilakukan oleh pihak ke-3. Peralatan yang telah selesai diperbaiki
dikembalikan ke Instalasi dengan disertai berita acara perbaikan dari pihak
ke-3.

D. PENGAWASAN
Melaksanakan pengawasan dalam kegiatan pembangunan, pemasangan,
pemeliharaan, dan perbaikan sarana, prasarana maupun peralatan yang dilaksanakan
oleh pihak ke-3.

E. PELATIHAN
Dilaksanakan secara terjadwal berlaku bagi operator maupun petugas teknis
sehingga program pelayanan pemeliharaan dan perbaikan berjalan dengan lancar.
Dalam waktu tertentu mendatangkan tenaga ahli untuk menjabarkan perkembangan
dan system peralatan lama / akan datang.
 BAB IV
DOKUMENTASI

A. PENGELOLAAN SUKU CADANG DAN ALAT KESEHATAN

1. SPO Pemasangan Kartu
2. SPO Permintaan Pemeliharaan/Perbaikan Alat
3. SPO Pembelian Alat/Suku cadang
4. SPO Penerimaan Alat/Suku cadang
5. SPO Kalibrasi
6. SPO Pemusnahan Barang
7. SPO Peremajaan Alat Medis

B. PELAYANAN IPSRS
1. SPO Instalasi Alat
2. SPO Pemantauan Fungsi
3. SPO Pengoperasian
4. SPO Pemeliharaan
5. SPO Perbaikan