Kelompok 2 Presentasi MSDM

- Sufiyan Hariri(1712070335)
- Al Idrus (1712070357)
- Ria Sartika (1712070361)

Perencanaan Personel dan Perekrutan SDM

Perencanaan personel dan perekrutan SDM adalah bagian dari proses perekrutan dan seleksi dengan
berfokus pada hal meningkatkan efektivitas perusahaan dalam merekrut calon karyawan, sedangkan
tahapan selanjutnya yaitu teknik seleksi dan wawancara akan dibahas pada bab selanjutnya.

1. Merencanakan dan Memprediksi Pekerjaan

Merencanakan pekerjaan atau personel adalah proses menentukan posisi yang akan diisi dalam
perusahaan, dan bagaiman mengisinya.
a. Memprediksi Kebutuhan Personel
Pendekatan perencanaan personel yang paling umum adalah dengan memprediksikan
pendapatan. Kemudian memperkirakan ukuran staf yang dibutuhkan untuk mencapai volume
pendapatan yang diharapkan. Disini manajer SDM menggunakan beberapa teknik, yaitu:
- Analisis Tren
Mempelajari variasi dalam level pekerjaan perusahaan dalam beberapa tahun terakhir untuk
memprediksikan kebutuhan masa depan.
- Analisis Rasio
Membuat prediksi berdasarkan rasio diantara (1) faktor penyebab (seperti volume penjualan)
dan (2) jumlah karyawan yang dibutuhkan (misalnya jumlah tenaga penjual). Sebagai contoh,
misalnya seorang penjual biasanya menghasilkan Rp500.000 dalam penjualan. Bila
pendapatan penjualan untuk rasio penjual tetap, maka Anda membutuhkan enam penjual
baru pada tahun berikutnya (yang masing-masing menghasilkan tambahan Rp500.000) untuk
menghasilkan tambahan sebesar Rp3.000.000 dalam penjualan.
- Scatter Plot (Gambar Penyebar)
Memperlihatkan secara grafis bagaimana dua variabel berhubungan. Misal hubungan X =
Ukuran Rumah Sakit (Jumlah Tempat Tidur) dan Y = Jumlah Perawat.
 900

800

700

600

500

400

300

200

100

0
0 100 200 300 400 500 600 700 800 900

- Menggunakan Komputer untuk Meramalkan Kebutuhan Personel

Metode dengan menggunakan program software untuk meramalkan kebutuhan personel
(ramalan terkomputerisasi).
b. Meramalkan Pasokan Tenaga Kerja dari Dalam
Mengetahui kebutuhan pengisian staf hanya memenuhi setengah dari persamaan penyusunan
staf. Berikutnya kita harus memperkirakan kemungkinan pasokan calon karyawan, baik dari dalam
maupun dari luar. Kebanyakan perusahaan memulai dengan calon karyawan dari dalam dengan
beberapa cara, antara lain:
- Sistem Manual dan Bagan Pengganti
Para manajer menggunakan beberapa perangkat manual sederhana untuk menelusuri
kualifikasi karyawan serta bagan penggantian personel sebagai pilihan lain yang
memperlihatkan prestasi dan kemampuan promosi sebagai potensi pengganti untuk setiap
posisi.
- Sistem Informasi Terkomputerisasi
Sistem komputerisasi seperti ini, karyawan dan departemen SDM memasukan informasi latar
belakang karyawan, pengalaman dan keterampilan. Saat seorang manajer membutuhkan
seseorang untuk sebuah posisi, manajer memindai database kandidat yang mungkin,
kemudian sistem menghasilkan daftar kandidat yang memenuhi syarat.
Kedua system tersebut mempunyai masalah dalam hal privasi, terutama pada sistem informasi
terkomputerisasi sehingga pengamanan data dalam bank data personel perusahaan harus
menggunakan matriks akses yang dapat membatasi akses pemakai sesuai dengan
kewenangannya.
c. Meramalkan Pasokan Tenaga Kerja dari Luar
Ketika kita tidak memiliki cukup kandidat dari dalam untuk mengisi lowongan yang diantisipasi,
maka perusahaan harus berusaha untuk mengantisipasi ketersediaan kandidat dari luar. Banyak
hal yang dapat menjadi pertimbangan perusahaan dalam meramalkan tenaga kerja dari luar,
 misalnya kondisi ekonomi umum dan taraf pengangguran yang diperkirakan. Biasanya makin
rendah taraf pengangguran, akan makin sulit untuk merekrut personel.
2. Perekrutan yang Efektif
Rencana perekrutan harus konsisten secara internal dan sesuai dengan strategi perusahaan agar
dapat berjalan secara efektif.
a. Mengorganisasikan Fungsi Perekrutan
Dalam melakukan perekrutan dapat dilakukan secara sentralisasi dan desentralisasi, namun
metode perekrutan secara terpusat memiliki keuntungan lain yaitu mengurangi duplikasi,
memudahkan untuk menyebarluaskan biaya dari teknologi baru pada lebih banyak departemen,
membentuk tim ahli perekrutan, dan memudahkan untuk mengidentifikasi mengapa perekrutan
yang dilakukan berjalan dengan baik/gagal. Sebaliknya, jika divisi perusahaan membutuhkan
rekrutmen yang sangat bervariasi, akan lebih bijaksana untuk mendesentralisasikan fungsi
perekrutan tersebut.
b. Mengukur Efektivitas Perekrutan
Dalam rangka menarik pelamar yang berkualitas, perusahaan menggunakan berbagai media
dalam mengiklankan lowongan pekerjaan. Kemudian menilai kualitas dari setiap sumber
perekrutan, perusahaan kemudian mengubah biaya perekrutan dari sumber yang menghasilkan
banyak pelamar tapi berkualitas rendah ke sumber yang menghasilkan lebih sedikit pelamar
dengan calon karyawan yang lebih baik. Selain itu, untuk meningkatkan efektivitas perekrutan
perusahaan memberlakukan rencana penyusunan staf beberapa generasi, kerja praktik, dll.
c. Piramida Hasil Perekrutan
Menghitung jumlah pelamar yang harus perusahaan hasilkan untuk memperkerjakan jumlah
karyawan baru yang dibutuhkan.
3. Sumber Kandidat dari Dalam
Terkadang karyawan yang telah ada saat ini sering merupakan sumber kandidat yang terbaik untuk
mengisi posisi yang kosong, karena selain mengetahui dengan baik kekuatan dan kelemahan seorang
kandidat tetapi juga kandidat tersebut lebih berkomitmen pada perusahaan. Meski demikian,
memperkerjakan dari dalam juga memiliki kekurangan apabila karyawan yang melamar dan tidak
mendapatkannya mungkin menjadi tidak puas.
a. Menemukan Kandidat Internal
Untuk menjadi efektif, promosi dari dalam membutuhkan penggunaan publikasi pekerjaan,
catatan personel dan data bank keterampilan agar dapat mempertimbangkan calon karyawan
yang berkualitas untuk pekerjaan tersebut.
b. Memperkerjakan Kembali Pegawai
Memperkerjakan kembali mantan karyawan memiliki pro dan kontra sendiri.
(+) Mantan karyawan adalah kuantitas yang telah dikenal (kurang lebih) dan telah mengenal
budaya, gaya, dan cara perusahaan melakukan banyak hal.
(-) Karyawan yang telah keluar mungkin kembali dengan perilaku yang kurang positif serta
kurangnya komitmen pada perusahaan.
(=) Diberikan penghargaan dengan tahun pelayanan yang telah mereka kumpulkan sebelum
mereka pergi untuk meningkatkan motivasinya.
c. Perencanaan Penggantian
Perencanaan penggantian adalah proses memastikan pasokan pengganti yang cocok untuk
pekerjaan senior atau pekerjaan kunci pada saat ini dan masa depan. Hal ini melibatkan tiga tahap
 mengidentifikasi dan menganalisis pekerjaan kunci; menciptakan dan menilai calon karyawan;
dan menyeleksi yang akan mengisi posisi kunci.
4. Sumber Kandidat dari Luar
Perusahaan tidak selalu mendapatkan semua karyawan yang mereka butuhkan dari staf mereka saat
ini, maka perusahaan akan menemukan kandidat dari luar.
a. Periklanan
Semua orang telah mengenal iklan pekerjaan, agar berhasil dalam menggunakan iklan lowongan
maka perusahaan harus menekankan dua masalah: media periklanan dan konstruksi iklat
tersebut.
- Media
Memilih media terbaik dengan dasar pada target posisi SDM yang ingin direkrut serta
teknologi memungkinkan perusahaan menjadi lebih kreatif dalam hal bagaimana mereka
memasang iklan bagi pelamar pekerjaan.
- Membuat Iklan
Pembuat iklan yang berpengalaman menggunakan bimbingan empat poin yang disebut AIDA
(attention, interest, desire, action) untuk membangun iklan. Perusahaan harus membuat iklan
yang menarik perhatian, atau pembaca akan melewatkannya atau mengabaikannya.
- Efektivitas Iklan Pekerjaan
Pengusaha harus mencoba untuk menciptakan kesan positif tentang perusahaan mereka
melalui pemasangan iklan pekerjaan, membangun reputasi dari mulut ke mulut juga penting.
Kesimpulannya bahwa perluasan dan kapitalisasi pada persetujuan komunikasi akan
[membuktikan] metode ekonomis dan sangat efektif untuk meningkatkan [investigasi]
pelamar.
b. Agen-agen Pekerjaan
- Agensi Publik dan Nonprofit
Agen yang memberikan bantuan dalam hal penyediaan bank data tenaga kerja yang
terkomputerisasi (Amerika) serta mampu memberi tahu para pelamar tentang pekerjaan
yang tersedia. Agen pekerjaan ini merupakan organisasi nonprofit yang bertujuan untuk
membantu anggotanya mendapatkan pekerjaan.
- Agen Swasta
Agen yang mengenakan upah untuk setiap pelamar yang mereka tempatkan. Biasanya yang
membayar upah adalah pengusaha, tetapi pengusaha dapat berasumsi ini cara terbaik untuk
menarik pelamar yang memenuhi syarat dan pekerja yang mungkin tidak akan bersedia bila
berganti pekerjaan dengan membayar biaya tersebut.
c. Agensi Temporer dan Penyusunan Staf Alternatif
Agensi yang menyediakan jasa para pekerja borongan atau temporer. Mereka dikenal sebagai
pekerja paruh-waktu atau pekerja untuk waktu tertentu.
- Keuntungan dan Biaya
Pengusaha selalu menggunakan pekerja temporer untuk menggantikan karyawan permanen
yang tidak masuk kerja karena sakit atau sedang berlibur. Disisi lain mereka lebih produktif
dan tidak terlalu mahal untuk direkrut dan dilatih, tetapi pekerja borongan dari agen
temporer umumnya menghabiskan biaya 20% hingga 50% lebih banyak daripada pekerja
permanen yang dapat dibandingkan (per jam atau per minggu) karena agen itu mendapatkan
bayaran.
 - Penyusunan Staf Alternatif
Karyawan temporer adalah contoh dari apa yang disebut para professional SDM dengan
penyusunan staf alternatif. Pengaturan penyusunan staf alternatif lainnya termasuk
karyawan temporer dalam organisasi dan mengontrak karyawan teknis.
d. Mengekspor/Mengontrakan Pekerjaan Profesional dan Pekerjaan Lain
Memperkerjakan tenaga kerja di luar negeri untuk melakukan pekerjaan pada perusahaan
cabang.
e. Perekrut Eksekutif
Adalah agensi pekerjaan khusus yang dipertahankan oleh pengusaha untuk mencari bakat
manajemen puncak untuk klien mereka.
- Pro dan Kontra
(+) Memiliki banyak kontak dan sangat mahir dalam menghubungi calon karyawan yang
memenuhi syarat yang saat ini telah bekerja, yang tidak secara aktif mencari pekerjaan untuk
mengubah pekerjaannya.
(+) Mempertahankan kerahasiaan nama perusahaan dalam proses pencarian.
(+) Menghemat waktu manajemen puncak bila mengiklankan posisi yang dibutuhkan dan
menyaring ratusan pelamar.
(+) Pembayaran perekrut sebenarnya tidak besar bila dibandingkan dengan biaya yang
dihemat oleh eksekutif itu.
(-) Rekrutan sering tidak benar-benar akurat dengan yang diinginkan oleh klien.
f. Jasa Perekrutan Berdasarkan Pemintaan (ODRS)
Jasa Perekrutan Berdasarkan Permintaan (On Demand Recruiting Service – ODRS) memberikan
perekrutan khusus jangka pendek untuk mendukung proyek tertentu tanpa biaya tetap dari
perusahaan pencarian tradisional. Pada dasarnya, mereka adalah para perkerut yang dibayar per
jam atau per proyek, bukan berdasarkan persentase gaji.
g. Perekrutan dari Perguruan Tinggi
- Tujuan Perekrutan Perguruan Tinggi
1. Menentukan apakah seorang calon karyawan mempunyai nilai untuk dipertimbangkan
lebih lanjut.
2. Mendapatkan calon karyawan yang baik.
- Kunjungan Lokasi
Untuk menarik pelamar, perusahaan mengundang calon karyawan terbaik datang ke kantor
atau pabrik untuk kunjungan ke lokasi.
- Kerja Praktik (Internship)
Banyak mahasiswa perguruan tinggi mendapatkan pekerjaan mereka melalui kerja praktik
atau magang. Kerja praktik dapat menjadi situasi yang sama-sama menguntungkan, baik bagi
mahasiswa maupun pengusaha.
h. Rujukan (referral) dan Datang-Langsung (walk-in)
Program “rujukan karyawan” adalah pilihan lain, yaitu perusahaan menempatkan pengumuman
tentang lowongan dan meminta rujukan dari karyawannya. Selain itu, perusahaan dapat
menempatkan tanda “Lowongan” di lokasi kantor dan setiap pelamar datang langsung ke kantor.
i. Merekrut dari Internet
Semakin banyak orang yang online untuk mencari pekerjaan, sehingga merekrut dari internet
dapat dipertimbangkan.
 - Pelacakan Pelamar
Iklan berbasis Web sering menghasilkan sangat banyak pelamar, jadi hamper seluruh
perusahaan memasang sistem pelacakan pelamar untuk mendukung upaya perekrutan online
dan offline mereka.
- Menggunakan Pelacakan Lamaran E-Recruiting ASP
Cara otomatis untuk mengevaluasi, menyusun dan menyesuaikan teknologi informasi dan
calon karyawan lain dengan lowongan tertentu.
- Mendesain Program Perekrutan Internet yang Efektif
Mendesain iklan lowongan pekerjaan di Internet yang efektif harus menghindari penulisan
yang buruk, singkatan yang tidak berguna dan tidak banyak memberikan informasi mengapa
pencari kerja akan menginginkan pekerjaan atau pengusaha tersebut.
5. Perekrutan Tenaga Kerja yang Lebih Beragam
Perekrutan tenaga kerja yang lebih beragam merupakan salah satu tanggungjawab secara social dari
perusahaan. Beberapa golongan yang dapat perusahaan rekrut adalah sebagai berikut:
a. Merekrut Orang Tua Tunggal
b. Para Pekerja yang Telah Berumur sebagai Sumber Calon Karyawan
c. Merekrut Minoritas dan Wanita
d. Bantuan Kesejahteraan Melalui Pekerjaan
e. Para Penyandang Cacat
6. Mengembangkan dan Menggunakan Formulir Aplikasi
a. Tujuan dari Formulir Aplikasi
Formulir aplikasi merupakan langkah pertama dalam proses seleksi. Formulir ini berisi empat jenis
informasi, yaitu: membuat penilaian untuk hal substantif, menarik kesimpulan tentang kemajuan
dan perkembangan pelamar, menarik kesimpulan tentatif mengenai stabilitas pelamar
berdasarkan catatan kerja sebelumnya, dan menggunakan data dalam aplikasi untuk
memprediksi calon karyawan mana yang akan berhasil dalam pekerjaan dan mana yang tidak.
b. Alternatif Pemecahan Perselisihan
Pengusaha meminta pelamar untuk menandatangani formulir alternative pemecahan
perselisihan sebagai bagian dari proses aplikasi biasanya mengatur terkait perselisihan hukum.
c. Menggunakan Formulir Aplikasi untuk Memprediksi Prestasi Kerja
Perusahaan menggunakan formulir aplikasi untuk memprediksi calon karyawan dengan
melakukan studi statistik untuk menemukan hubungan antara respon biodata pada formulir
aplikasi dan keberhasilan pada pekerjaan.