Anda di halaman 1dari 6

Tugas Pokok Dan Fungsi Tenaga Administrasi Sekolah

Keputusan Dirjen Dikdasmen No. 260 dan 261 Tahun 1996 Tugas pokok Kepala Tata Usaha sebagai
berikut :
a) Menyusun program kerja tata usaha sekolah
b) Pengelolaan keuangan sekolah
c) Pengurusan adminstrasi ketenagaan dan sisswaUU
d) Pembinaan dan pengembangan karier pegawai tata usaha sekolah
e) Penyusunan administrasi perlengkapan sekolah
f) Penyusunan dan penyajian data/statistik sekolah
g) Mengkoordinasikan dan melaksanakan 7 K
h) Penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan, pengurusan ketatausahaan secara berkala

1. Tugas Pokok dan Fungsi Tenaga Administrasi Sekolah


a. Tugas pokok urusan administrasi
Melaksanakan Ketatata Usahaan Sekolah dan bertanggung Jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan
rincian tugas sebagai berikut :
a) Menyusun Program Kerja tata usaha sekolah
b) Pengelolaan keuangan sekolah
c) Pengurusan administrasi ketenagaan dan siswa
d) Pembinaan dan pengembangan karier pegawai tata usaha sekolah
e) Penyusunan administrasi perlengkapan sekolah
f) Penyusunan dan penyajian data/statistik sekolah
g) Mengkoordinasikan dan melaksanakan 7 K
h) Penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan, pengurusan ketataushaan secara berkala.

b. Tugas Pokok Bendaharawan Sekolah


Melaksanakan seluruh Administrasi Keuangan Sekolah, meliputi keuangan rutin/UYHD/BOPS, Dana
BOS, Dana Komite Sekolah dan Dana dari sumber lainnya, bertanggung jawab langsung kepada Kepala
Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut:
a) Menyimpan Dokumen, Rekening Giro atau Bank Keuangan sekolah
b) Mengajukan Pembayaran
c) Membuat Laporan Penggunaan Keuangan BOPS, BOS, Komite Sekolah dan sumber lainnya.
d) Melaksanakan Pengambilan dan Pengembalian serta pembayaran Keuangan Negara sesuai petunjuk.
e) Menyimpan arsip/dokumen dan SPJ Keuangan
f) Membuat Laporan posisi anggaran (daya serap)
g) Membuat Lembar Hasil Waskat
h) Menjadi/ melaksanakan tugas kebendaharan dari setiap kepanitiaan yang dibentuk sekolah.
i) Membentuk Keuangan berdasarkan sumber keuangannya pada buku kas umum, pembantu dan
tabelaris.

c. Tugas pokok urusan inventarisasi dan perlengkapan


Melaksanakan Administrasi Inventarisasi dan Kelengkapan sekolah bertanggung jawab kepada Kepala
Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :
a) Mencatat Penerimaan Barang Inventaris dan Non Inventaris
b) Mengisi Buku Induk Inventaris
c) Mengisi Buku Golongan Inventaris
d) Membuat Buku Penerimaan dan Pengeluaran Barang Non Inventaris
e) Membuat Buku Pengeluaran / Penggunaan Barang Inventaris
f) Membuat Kode / Sandi pada Barang Inventaris
g) Membuat Laporan Keadaan Barang Inventaris
h) Mengisi Kartu Barang
i) Membuat Berita Acara Penghapusan Barang Inventaris
j) Menyimpan Dokumen Kepemilikan Barang-barang Inventaris dan dokumen lainnya
k) Membuat Daftar kebutuhan Sarana atau Prasarana atau ruang
l) Membuat Daftar Pengumuman Barang Inventaris pada setiap ruangan

d. Tugas Pokok Urusan Adminstrasi Kepegawaian


Melaksanakan Administrasi Kepegawaian, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan
rincian tugas sebagai berikut :
a) Mengisi Buku Induk Pegawai
b) Membuat DUK, R7/R6 (F-3) dan DSO (F-1,2) guru atau pegawai
c) Membuat Daftar Prediksi Kenaikan Tingkat atau Golongan gaji Berkala Guru/Pegawai
d) Membuat dan mengajukan berkas usul permohonan kenaikan Gaji Berkala Guru atau Pegawai
e) Membuat Daftar hadir Guru dan Pegawai
f) Menyimpan Berkas data atau arsip Kepegawaian
g) Membuat SK Pembagian Tugas dan Surat Tugas
h) Membuat Daftar Gaji
i) Membuat Daftar Pembayaran Honorarium dan Kesejahteraan

e. Tugas Pokok Urusan Adminstrasi Kesiswaan


Melaksanakan Administrasi Kesiswaan, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian
tugas sebagai berikut :
a) Membuat Daftar Nomor Induk Siswa
b) Mengisi Buku Klaper Siswa
c) Mengisi Buku Induk Siswa
d) Mengisi Buku Mutasi Siswa
e) Membuat Daftar Keadaan Siswa
f) Membukukan Daftar Keadaan Siswa
g) Membukukan Daftar Siswa perkelas
h) Mencatat Pendaftaran Siswa Baru
i) Membuat usulan peserta ujian
j) Menyimpan daftar Lulusan
k) Menyimpan Daftar Penerimaan atau penyerahan STTB
l) Menyimpan Daftar kumpulan nilai (leger)
m) Menyediakan Blanko Pemanggilan Orang Tua Siswa
n) Membuat Surat Keterangan dan surat mutasi siswa
o) Menyediakan Blanko izin keluar masuk kelas
p) Mengisi papan data keadaan siswa

f. Tugas Pokok Urusan Adminstrasi persuratan


Melaksanakan Administrasi Persuratan, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian
tugas sebagai berikut :
a) Membuat Nomor Agenda Surat Masuk dan keluar
b) Mengisi Buku Agenda Surat Masuk dan Keluar
c) Mengangandakan/tikrey surat atau dokumen sekolah
d) Mengisi Buku Ekspedisi
e) Menyimpan Arsip dan menyampaikan surat
f) Memelihara dan menata kearsipan dan dokumen surat keputusan, laporan dan lainnya.
g) Membantu kelancaran administrasi sekolah
h) Membuata Administrasi Bendahara

i) Membuat Administrasi Kepegawaian


j) Menyimpan dan menjaga kerahasiaan data-data sekolah

g. Tugas Pokok Pengelola perpustakaan


Melaksanakan Administrasi Perpustakaan, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan
rincian tugas sebagai berikut :
a) Mengisi buku induk Perpustakaan dan Buku Paket
b) Membuat Nomor / Kode Klasifikasi Buku
c) Membuat Buku Pengunjung Perpustakaan
d) Membuat Kelengkapan Kartu, Date due slip, Katalog Anggota Peminjam
e) Membuat Statistik/Grafik Pengunjung dan peminjam
f) Membuat Laporan Keadaan Buku
g) Membuat Daftar pengunaan barang inventaris di perpustakaan
h. Tugas Pokok Pengelola Laboratorium

Melaksanakan Administrasi Laboratorium, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan
rincian tugas sebagai berikut :
a) Mencatat / Membukukan barang-barang laboratorium
b) Menyediakan Buku Penggunaan barang lab
c) Membuat daftar penggunaan laboratorium
d) Melayani kebutuhan alat-alat praktikum
e) Menata, menjaga, dan merawat alat-alat lab
f) Membuat daftar laporan keadaan dan mutasi alat-alat
g) Membuat daftar kebutuhan bahan pratikum
i. Tugas Pokok Pembantu/Penjaga sekolah

Melaksanakan Kegiatan kebersihan dan pengamanan sekolah, bertanggung jawab kepada Kepala Tata
Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :
a) Menjaga dan melaksanakan kebersihan ruang seluruh bangunan sekolah,
b) Membantu menyediakan kebutuhan guru/pegawai
c) Menyiapakan air minum
d) Mencuci dan menyimpan alat-alat minum dan makan
e) Membuka dan mengunci seluruh ruangan
f) Kebersihan WC Siswa
g) Kebersihan WC Guru dan Kepala Sekolah
h) Melaksnakan piket malam

Program Rencana Kerja Tata Usaha Sekolah


Kepala sekolah mengembangkan menyusun program kerja tata usaha secara sistematis, terarah, jelas,
realitistis, agar dapat petugas ketatausaha laksanakan agar pelayanan pendidikan yang guru berikan
kepada siswa dan pelayanan sekolah kepada masyarakat berjalan seoptimal mungkin.

Program peningkatan mutu pengembangan sistem informasi, pelayanan administrasi, pelayanan


dukungan penyelenggaraan pembelajaran, pelayanan dukungan pengembangan mutu lingkungan
sekolah dalam rangka membangun suasana sekolah sebagai tempat belajar, dan pelayanan administrasi
kepada publik perlu dikembangkan oleh tim pengembang tata usaha sekolah dengan target mutu yang
jelas, indikator mutu yang jelas, dan kriteria keberhasilan yang terukur.

Yang penting pula dalam penyusunan program adalah sekolah memiliki standar prosedur peningkatan
mutu sistem administrasi yang pentahapan prosesnya disepakati dan didokumentasikan. Pencapaian
targetnya diukur dengan alat evaluasi yang sederhana, namun dapat merekam perkembangan proses
dan hasil pekerjaan secara akurat. Instrumen yang sekolah miliki selanjutnya dapat kepala sekolah
gunakan untuk melakukan supervisi dalam rangka memetakan mutu proses dan program tata usaha
sekolah.

Struktur organisasi Tata Usaha Sekolah


Pengorganisasian merupakan penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi,
sumberdaya yang dimilikinya, dan lingkungan yang melingkupinya. Sekolah sebagai UPT wajib dikelola
kepala sekolah dengan sebaik–baiknya agar sumber daya yang ada dapat dimanfaatkan secara efektif
dan efisien untuk mencapai tujuan sekolah yang telah ditetapkan.
Struktur organisasi SMK terdiri dari :
Kepala sekolah
Wakil kepala sekolah di Bidang Akademik
Wakil kepala sekolah di Bidang Kesiswaan
Wakil kepala sekolah di Bidang Sarana dan Prasarana
Wakil kepala sekolah di Bidang Hubungan Dunia Industri / Dunia Usaha
Urusan Tata Usaha Sekolah
Kepala Program Studi
Unit laboratorium
Unit perpustakaan
Dewan guru
Pada struktur organisasi tersebut perlu ada pembagian tugas, rincian tugas dan pendelegasian
wewenang.

Administrasi Kurikulum Dalam Menerapkan Standar Isi


Penerapan standar isi adalah ruang lingkup penerapan kurikulum dan pengembangan kompetensi yang
dituangkan dalam kriteria tentang kompetensi tamatan, kompetensi bahan kajian, kompetensi mata
pelajaran, dan silabus pembelajaran yang harus dipenuhi oleh peserta didik pada jenjang dan pendidikan
tertentu (PPRI No. 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan, Pasal 1 ayat 5). Standar isi
yang memuat administrasi struktur kurikulum, beban belajar, kurikulum SMA/MA/SMK/MAK, dan kalender
akademik.

Administrasi Peningkatan Mutu Proses


Penerapan standar proses adalah standar nasional pendidikan yang berkaitan dengan pelaksanaan
pembelajaran pada satuan pendidikan unuk mencapai standar kompetensi lulusan (PPRI No. 19 Tahun
2005 tentang Standan Nasional Pendidikan, Pasal 1, ayat 6). Administrasi standar proses memuat
administrasi:
• perencanaan proses pembelajaran
• pelaksanaan proses pembelajaran
• penilaian hasil pembelajaran
• pengawasan proses pembelajaran

Administrasi Pendidik Dan Tenaga Kependidikan


Penerapan standar pendidik dan tenaga kependidikan adalah kriteria pendidikan prajabatan dan
kelayakan fisik maupun mental, serta pendidikan dalam jabatan yang meliputi kualifikasi akademik dan
kompetensi pendidik dan tenaga kependidikan.

Standar pendidik dan tenaga kependidikan meliputi kualifikasi dan kompetensi. Seseorang yang telah
memiliki kompetensi ditandai lulus sertifikasi. Administrasi standar pendidik dan tenaga kependidikan
sekolah akan lebih cepat, tepat, dan mudah dikerjakan apabila menggunakan program komputer,
meskipun dengan program yang sangat sederhana.

Administrasi Sarana Dan Prasarana


Penerapan standar sarana dan prasarana adalah peningkatan mutu standar nasional pendidikan yang
berkaitan dengan criteria minimal tentang ruang belajar, tempat berolah raga, tempat beribadah,
perpustakaan, laboratorium, bengkel kerja, tempat bermain, tempat berkreasi dan berekreasi serta
sumber belajar lain, yang diperlukan untuk menunjang proses pembelajaran, termasuk penggunaan
teknologi dan komunikasi.

Administrasi Keungan
Penerapan standar pembiayaan adalah standar yang mengatur sistem anggaran, pengalokasian
anggaran, dan mempertanggung jawabkan biaya operasi satuan pendidikan yang berlaku selama satu
tahun. Pembiayaan pendidikan terdiri atas:
(1) Biaya investasi,
(2) Biaya operasi, dan
(3) Biaya personal .

Administrasi standar pembiayaan akan lebih cepat, tepat, dan mudah dikerjakan apabila menggunakan
program komputer, meskipun dengan program yang sangat sederhan