Anda di halaman 1dari 68

PENGELOLAAN DATA SURAT PADA BAGIAN TATA USAHA KANTOR

WALIKOTA MENGGUNAKAN MICROSOFT EXCEL

LAPORAN
PRAKTEK KERJA LAPANGAN(PKL)

Oleh :

FIQRI SAPUTRA UATAMA


15010156

PROGRAM STUDI INFORMATIKA


FAKULTAS ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS DEHASEN BENGKULU
2019
PENGELOLAAN DATA SURAT PADA BAGIAN TATA USAHA KANTOR
WALIKOTA MENGGUNAKAN MICROSOFT EXCEL

Dibuat untuk memenuhi salah satu syarat Kurikulum dalam menyelesauikan strata
satu (1) pada program studi tehnik informatika

Oleh :
FIQRI SAPUTRA UTAMA
15010156

PROGRAM STUDI TEHNIK INFORMATIKA


FAKULTAS ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS DEHASEN BENGKULU
2019

i
ii

UNIVERSITAS DEHASEN (UNIVED) BENGKULU


FAKULTAS ILMU KOMPUTER
Jalan Meranti Raya No.32 Telp (0736) 22027 Sawah Lebar
Bengkulu Telp (0736) 22027

LEMBAR PERSETUJUAN UJIAN PKL

Laporan Praktik Kerja Lapangan ini di susun oleh :

Nama Mahasisawa : FIQRI SAPUTRA UTAMA

NPM : 15010156

Program studi : TEHNIK INFORMATIKA

Berdasarkan Kegiatan Mahasiswa pada PRAKTIK KERJA LAPANGAN Dari


tanggal 24 JUNI 2019 sampai dengan tanggal 24 JULI tahun 2019 dengan ini
Pembimbing menyetujui untuk melaksankan Ujian Praktik Kerja Lapngan (PKL)
oleh :

Bengkulu , ......................2019

Ketua Program StudiInformatika Dosen Pembimbing

Liza Yulianti,M.KOM Khairil, M.Kom


NIK : 1703012 NIDN : 02.130475.01

ii
PENGELOLAAN DATA SURAT PADA BAGIAN TATA USAHA KANTOR
WALIKOTA MENGGUNAKAN MICROSOFT EXCEL

LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN

Disusun Oleh :

FIQRI SAPUTRA UTAMA

15010156

Laporan PKL ini telah dipresentasikan di depan TIM penguji pada :

Hari : ...............................................

Tanggal : ...............................................

Waktu ujian : ...............................................

Ruang : Ujian PKL Program Studi Informatika

Tanda Tanggal
No Dosen Penguji Status
Tangan Perbaikan
1 Ketua

2 Anggota

3 Anggota

Mengesahkan

Dekan Ketua Program Studi


Fakultas Ilmu Komputer Informatika

Herlina Latipa Sari,M.Kom Liza Yulianti,M.KOM


NIK : 1703034 NIK : 1703012

iii
iv

KATA PENGANTAR

Dengan ini mengucapkan Puji Syukur Kehadirat Allah Swt yang telah
melimpahkan Rahmat dan Hidayah serta Karunia-Nya sehingga penulis dapat
menyusun dan menyelesaikan sebuah laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) yang
berjudul “ Pengelolaan Data Surat Pada Bagian Tata Usaha Kantor Walikota
Menggunakan Microsoft Excel ” Laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini
sebagai syarat Kurikulum dalam menyelesaikan Strata (S1) pada program Studi
Tehnik Informatika Universitas Dehasen Bengkulu. Dalam penyusunan laporan ini
penulis banyak mendapat bantuan dari berbagai pihak baik moril maupun materil,
oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih kepada :

1. Ibu Herlina Latipa Sari,M.Kom selaku dekan Fakultas Ilmu Komputer


Universitas Dehasen Bengkulu.
2. Ibu Liza Yulianti,M.Kom Kepala Prodi Tehnik Informatika Universitas
Dehasen Bengkulu.
3. Bapak Khairil,M.kom selaku Dosen Pembimbing Praktik Kerja Lapangan
Universitas Dehasen Bengkulu.

Semoga semua jasa dan bantuan yang telah diberikan akan mendapat balasan
dari Allah SWT. Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan laporan ini masih
banyak terdapat kesalahan dan kekurangan. Oleh karena itu penulis mengharapkan
kritik dan saran yang bersifat membangun khususnya bagi para pembaca sehingga
berguna untuk penulisan laporan Praktek Kerja Lapangan yang lebih baik dimasa
yang akan datang. Penulis juga berharap semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi
pihak-pihak yang membutuhkan

Bengkulu , 24 Juni 2019

Penulis

iv
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL
HALAMAN SAMPUL DALAM .............................................................................. i
HALAMAN PERSETUJUAN UJIAN ................................................................... ii
HALAMAN PENGESAHAN ................................................................................. iii
KATA PENGANTAR ............................................................................................. iv
DAFTAR ISI ............................................................................................................. v
DAFTAR GAMBAR .............................................................................................. vii
DAFTAR TABEL ................................................................................................. viii
DAFTAR LAMPIRAN ........................................................................................... ix

BAB I PENDAHULUAN ...................................................................................... 1


1.1 Latar Belakang ............................................................................................ 1
1.2 Rumusan Masalah ....................................................................................... 2
1.3 Batasan Masalah .......................................................................................... 3
1.4 Tujuan .......................................................................................................... 3
1.4.1 Tujuan Umum ...................................................................................... 3
1.4.2 Tujuan Khusus ..................................................................................... 3
1.5 Manfaat Praktek Kerja Lapangan ................................................................ 3
1.5.1 Manfaat bagi Kantor Walikota ............................................................. 3
1.5.2 Manfaat bagi pembaca ......................................................................... 3
1.6 Sistematika Penulisan .................................................................................. 4
BAB II LANDASAN TEORI ................................................................................. 5
2.1 Data dan Informasi ...................................................................................... 5
2.1.1 Pengertian Bentuk Data........................................................................ 6
2.1.2 Pengertian Sumber Data....................................................................... 7
2.1.3 Pengertian Hirarki data ........................................................................ 8
2.2 Definisi Informasi ........................................................................................ 9
2.2.1 Definisi Kualitas Informasi .................................................................. 9
2.2.2 Pengertian Fungsi Informasi .............................................................. 10
2.2.3 Pengertian Nilai Informasi ................................................................. 11
2.3 Surat........................................................................................................... 13

v
vi

2.3.1 Jenis Surat .......................................................................................... 14


2.3.2 Berdasarkan tujuan ............................................................................. 14
2.4 Sofware ...................................................................................................... 15
2.4.1 Fungsi Software.................................................................................. 15
2.4.2 Identifikasi Software .......................................................................... 16
2.4.3 Jenis – Jenis Software ........................................................................ 18
2.4.4 MicrosoftExcel ................................................................................... 20
2.5 Hardware................................................................................................... 24
2.6 Bagan Alir (Flowchart) ............................................................................. 32
BAB III PEMBAHASAN ....................................................................................... 36
3.1 Gambaran Umum Objek Penelitian .......................................................... 36
3.1.1 Profil Kantor Walikota Bengkulu ...................................................... 36
3.1.2 Visi dan Misi ...................................................................................... 37
3.1.3 Keadaan Pegawai ............................................................................... 37
3.1.4 TUPOKSI ........................................................................................... 42
3.2 Tempat dan Waktu PKL ............................................................................ 45
3.3 Metode Pengumpulan Data ....................................................................... 45
3.4 Diagram Alir Proses Surat Masuk ............................................................. 47
3.5 Langkah Langkah Membuat Form Surat Masuk Pada Excel 2007 ........... 49
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ............................................................... 55
4.1 Kesimpulan ................................................................................................ 55
4.2 Saran .......................................................................................................... 55
DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR LAMPIRAN
1. Surat Pengantar PKL
2. Surat Balasan dari Tempat PKL
3. Absensi PKL
4. Surat Keterangan Selesai PKL
5. Kartu Bimbingan

vi
DAFTAR GAMBAR

Gambar Halaman
2.1 prosessor Komputer ........................................................................................ 25
2.2 Keyboard QWERTY ........................................................................................ 28
2.3 Perangkat Mouse ............................................................................................. 30
2.4 Touch Pad ....................................................................................................... 30
2.5 perangkat Light Pen ........................................................................................ 31
2.6 Gambar Joy Stick dan Paddle Games ............................................................ 31
2.7 Barcode Readercontoh barcode....................................................................... 32
3.1 Struktur Organisasi .............................................................................................. 41
3.2 Mekanisme Surat Masuk Pada Kantor Walikota Bengkulu ................................. 47
3.3 Lembar Kerja Microsoft Excel............................................................................. 49
3.4 Menu Kerja Lembaran Microsoft Excel .............................................................. 50
3.5 Cara Membuat Tabel ............................................................................................ 51
3.6 AGENDA SURAT MASUK ............................................................................... 52
3.7 Cara Menyimpan Lembar Kerja .......................................................................... 53
3.8 Mencetak Lembar Kerja ....................................................................................... 54

vii
viii

DAFTAR TABEL

Tabel Halaman
2.1 Simbol-simbol Bagan Alir Sistem .................................................................. 34
3.1 Keadaan Pegawai Berdasarkan Pangkat/Golongan ........................................ 37
3.2 Keadaan Pegawai Dilihat Berdasarkan Tingkat Pendidikan ........................... 39

viii
DAFTAR LAMPIRAN

1. Surat Pengantar PKL


2. Surat Balasan dari Tempat PKL
3. Absensi PKL
4. Surat Keterangan Selesai PKL
5. Kartu Bimbingan

ix
BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dalam aktivitas sehari–hari kita akan selalu berhubungan dengan data.

Dengan data-data ini kita dapat mengolahnya agar mendapatkan sesuatu yang

bermanfaat. Agar data-data tersebut dapat dimanfaatkan dengan baik maka

harus diorganisir dalam suatu basis data yang bertujuan agar data-data tersebut

dapat memberikan informasi tertentu yang dibutuhkan. Cara penyajian datanya

pun bermacam-macam baik dalam bentuk gambar, teks, diagram, hingga

dijadikan sebuah aplikasi.

Bagi sebuah instansi atau perusahaan, informasi merupakan sesuatu yang

sangat dibutuhkan. Dengan informasi ini akan diketahui sejauh mana

perkembangan suatu perusahaan, dan juga dapat diketahui permasalahan yang

timbul melalui informasi yang diberikan oleh suatu data. Dan berdasarkan

informasi itu juga maka akan dapat ditemukan solusi untuk permasalahan yang

ada.

Suatu data dapat memberikan informasi yang baik ketika data tersebut

telah diolah dan diproses hingga menjadi sebuah aplikasi. Dengan aplikasi

yang dihubungkan dengan data inilah sebuah instansi atau perusahaan dapat

dengan mudah mengolah data yang ada tanpa melalui proses manual. Sebuah

aplikasi dibuat untuk mempermudah pengelolaan dan penyimpanan data

sehingga menghasilkan suatu informasi yang tepat dan akurat. Aplikasi yang

baik dan sesuai dapat meminimalisir terjadinya kesalahan dan dapat

1
2

meningkatkan kecepatan operasional serta meningkatkan efisiensi instansi

tersebut.

Kantor Walikota Bengkulu merupakan salah satu instansi yang bergerak

di bidang Pemerintahan. Namun dalam melaksanakan tugasnya Kantor

Walikota Bengkulu telah menerapkan sistem informasi dan aplikasi untuk

mempermudah pengelolaan data. Salah satu contohnya adalah pengelolaan data

surat masuk yang menggunakan MicrosoftOffice Excel. Dengan sistem tersebut

pengelolaan data dapat berjalan maksimal, cepat, dan efisien.

Berdasarkan hal tersebut penulis mengangkat judul berjudul “

Pengelolaan Data Surat Pada Bagian Tata Usaha Kantor Walikota

Menggunakan Microsoft Excel ”. laporan ini diharapkan mampu membantu

pengelolaan data surat masuk agar dapat berjalan maksimal, cepat, dan efisien.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarakan latar belakang di atas, maka dapat dirumuskan

permasalahan antara lain:

1. Bagaimana efisiensi kerja para pegawai dalam menginput data surat masuk

penggunaan aplikasi Microsoft Office Excel?

2. Apakah penggunaan Microsoft Office Excel dapat memudahkan pegawai

dalam pengelolaan data surat masuk ?

3. Bagaimana cara membuat Laporan Pengelolaan Surat masuk menggunakan

Microsoft Office Excel ?


3

1.3 Batasan Masalah

Berdasarkan judul Laporan Praktik Kerja Lapangan, penulis membatasi

masalah yang akan dibahas yaitu bagaimana proses pengelolaan data surat

Masuk pada kantor Walikota Bengkulu Menggunakan Microsoft Office Excel.

1.4 Tujuan

1.4.1 Tujuan Umum

Tujuan umum pembuatan Laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini

adalah salah satu syarat untuk memenuhi Kurikulum Strata Satu (S1) pada

Program Studi Teknik Informatika Universitas Dehasen Bengkulu.

1.4.2 Tujuan Khusus

Tujuan Khusus pembuatan Laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini

adalah untuk mengetahui bagaimana penggunaan MicrosoftExcel

untukmengetahui alur surat dan perekapan surat masuk pada Kantor Walikota

Bengkulu

1.5 Manfaat Prakter Kerja Lapangan

1.5.1 Manfaat bagi Kantor Walikota

Dengan adanya Laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini maka dapat

di jadikan pedoman bagaimana pengelolaan data surat masuk dan dapat

mengetahui Susunan atau Alur surat itu tertuju.

1.5.2 Manfaat bagi pembaca

Dengan adanya Laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL), di harapkan

pembaca dapat mengetahui dan memahami bagaimana Susunan dan Alur surat

itu tertuju pada Kantor Walikota Bengkulu

3
4

1.6 Sistematika Penulisan

Secara singkat,dapat diuraikan isi laporan Praktek Kerja Lapangan

(PKL) ini sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Didalam BAB 1 adalh pendahuluan yaitu menguraikan beberapa hal yang

diangkat oleh penulis mengenai latar belakang , rumusan masalah, tujuan

penulis, manfaat penulis.

BAB II LANDASAN TEORI

Pada BAB II ini berisi pengertian komputer, pengertian MicrosoftExcel,

pengertian Software, Hardware, Flowchart

BAB III PEMBAHASAN

Pada BAB III berisi pembahasan, ada beberapa hal yang di bahas diantaranya :

Sejarah berdirinya Kantor Walikota Bengkulu, Struktur Organisasi, Tugas dan

Wewenang,Visi dan Misi,Tempat dan Waktu metode pengumpulan

data,Susunan dan Alur surat bekerja menggunakan MicrosoftExcel,cara

membuat judul,cara membuat Tabel,cara pembuatan rekap surat masuk pada

kantor pemerintahan kota Bengkulu.

BAB IV PENUTUP

Berisi kesimpulan dan saran dari hasil pembahasan


BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Data dan Informasi

Sumber informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari

bentuk tunggal datum atau data item. Terdapat beberapa pengertian data

menurut beberapa ahli, diantaranya:

1. Data adalah fakta yang tidak sedang digunakan pada proses keputusan,

biasanya dicatat dan diarsipkan tanpa maksud untuk segera diambil

kembali untuk pengambilan keputusan (Kumorotomo dan Margono,

2010:11)

2. Data didefinisikan sebagai representasi dunia nyata mewakili suatu objek

seperti manusia, hewan, peristiwa, konsep, keadaan dan sebagainya yang

direkam dalam bentuk angka,huruf, simbol, teks, gambar, bunyi atau

kombinasinya. Dengan kata lain,data merupakan kenyataan yang

menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan yang nyata. Data merupakan

material atau bahan baku yang belum mempunyai makna atau belum

berpengaruh langsung kepada pengguna sehingga perlu diolah untuk

dihasilkan sesuatu yang lebih bermakna (Agus Mulyanto, 2009:15).

3. Menurut Kadir (2009:3),bahwa “data adalah suatu bahan mentah yang

kelak dapat diolah lebih lanjut untuk menjadi suatu yang lebih bermakna.

Data inilah yang nantinya akan disimpan dalam database”.

5
6

Dari poin-poin diatas mengenai data dapat disimpulkan bahwa data

merupakan bahan yang akan diolah menjadi suatu bentuk yang lebih

bergunadan bermanfaat. Proses pengelolaan data yang disebut siklus

pengelolaan data (Data Processing Cycle) terdiri dari tiga proses yaitu:

A. Tahapan Input

Dilakukan dengan pemasukan data ke dalam proses komputer lewat alat

input (input device).

B. Tahapan Process

Dilakukan proses pengelolaan data yang sudah dimasukkan yang

dilakukan oleh data pemroses (process device) yang dapat berupa proses

perhitungan, pengendalian, atau pencarian pada storage.

C. Tahapan output

Dilakukan proses penghasilan output dari hasil pengelolaan data ke alat

output (output device) yaitu berupa informasi.

2.1.1 Pengertian Bentuk Data

Menurut Yakub (2012:5)[6],data dapat dibentuk menjadi 5,antara lain:

1. Teks

Teks merupakan sederatan huruf, angka, dan simbol-simbol yang

kombinasinya tidak tergantung pada masing-masing item secara individual

misalnya, artikel,koran, majalah, dan lain-lain.

2. Data yang terformat

Data yang terformat merupakan data dengan suatu format tertentu,

misalnya, data yang menyatakan tanggal atau jam, dan nilai mata uang.
7

3. Citra (Image)

Citra (Image) merupakan data dalam bentuk gambar, citra dapat berupa

grafik, foto, hasil rontsen, dan tanda tangan.

4. Audio

Audio merupakan data dalam bentuk suara misalnya, instrument musik,

suara orang, suara binatang, detak jantung, dan lain-lain.

5. Video

Video merupakan data dalam bentuk gambar bergerak dan dilengkapi

dengan suara misalnya, suatu kejadian dan aktivitas dalam bentuk film.

2.1.2 Pengertian Sumber Data

Menurut Yakub (2012:6),data dapat diperoleh dari berbagai

sumber untuk memperolehnya. Sumber data diklasifikasikan sebagai

sumber data internal, sumber data personal, dan sumber data eksternal.

1. Data Internal

Data internal sumbernya adalah orang, produk, layanan, dan proses. Data

internal umumnya disimpan dalam basis data perusahaan dan biasanya

dapat diakses.

2. Data Personal

Sumber data personal bukan hanya berupa fakta, tetapi dapat juga

mencakup konsep, pemikiran dan opini.

3. Data Eksternal
8

Sumber data eksternal dimulai dari basis data komersial hingga sensor dan

satelit. Data ini tersedia di compact disk, flashdisk atau media lainnya

dalam bentuk film, suara, gambar, atlas, dan televisi.

2.1.3 Pengertian Hirarki data

Menurut Yakub (2012:6),Hirarki data dapat diorganisasikan

menjadi beberapa level, antara lain sebagai berikut:

a. Elemen Data

Elemen data adalah satuan data terkecil yang tidak dapat dipecah lagi

menjadi unit lain yang bermakna. Istilah lain dari elemen data dalam basis

data relasional adalah field, kolom, item, dan atribut.

b. Record

Record adalah gabungan sejumlah elemen data yang saling terkait. Istilah

lain dari record dalam basis data relasional adalah baris atau tupel.

c. File

File adalah kumpulan record sejenis yang mempunyai panjang atribut

sama, namun berbeda isinya. Istilah lain dari file dalam basis data

relasional adalah berkas, tabel, dan relasi. Informasi tanpa adanya data

maka informasi tersebut tidak akan terbentuk. Begitu pentingnya peranan

data dalam terjadinya suatu informasi yang berkualitas. Keakuratan data

sangat mempengaruhi terhadap keluaran informasi yang akan terbentuk.


9

2.2 Definisi Informasi

Berikut ini beberapa pendapat mengenai definisi informasi:

1. Informasi adalah sekumpulan fakta (data) yang diorganisasikan dengan

cara tertentu sehingga mereka mempunyai arti bagi si

penerima.Sutarman(2012:14)

2. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna atau

lebih berarti bagi yang menerimanya. (Hidayat, 2009:10)

3. Informasi adalah data yang sudah mengalami pemrosesan sedemikian rupa

sehingga dapat digunakan oleh pengunanya dalam membuat keputusan.

(Sarosa, 2009:12)

Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan di atas, maka dapat

disimpulkan bahwa “Informasi adalah data yang sudah diolah sehingga

mempunyai arti untuk dapat digunakan dalam membuat keputusan”.

2.2.1 Pengertian Kualitas Informasi

Kualitas suatu informasi tergantung dari 3 hal, yaitu informasi

harus akurat, tepat waktu, dan relevan. Penjelasan tentang kualitas

informasi tersebut dipaparkan di bawah ini menurut Tata sutabri

(2012:43):

1. Akurat (Accurate)

Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan.

Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.

Informasi harus akurat karena biasanya dari sumber informasi sampai


10

penerima informasi ada kemungkinan terjadi gangguan yang dapat

mengubah atau merusak informasi tersebut.

2. Tepat Waktu (Timelines)

Informasi yang datang pada si penerima tidak boleh terlambat. Informasi

yang sudah usung tidak akan mempunyai nilai lagi karena informasi

merupakan suatu landasan dalam pengambilan keputusan. Bila

pengambilan keputusan terlambat maka dapat berakibat fatal bagi

organisasi.

3. Relevan (Relevance)

Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya, dimana

relevansi informasi untuk tiap-tiap individu berbeda tergantung pada yang

menerima dan yang membutuhkan. Nilai informasi ditentukan oleh dua hal

yaitu manfaat dan biaya. Suatu informasi dikatakan bernilai apabila

manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.

2.2.2 Pengertian Fungsi Informasi

Menurut Jogiyanto H.M. (2010:10), “Fungsi informasi adalah

untuk menambah pengetahuan dan mengurangi ketidakpastian pemakai

informasi.Fungsi informasi tidak mengarahkan pengambilan keputusan

mengenai apa yang harus dilakukan, tetapi untuk mengurangi

keanekaragaman dan ketidakpastian yang menyebabkan diambilnya suatu

keputusan yang baik”.


11

2.2.3 Pengertian Nilai Informasi

Suatu informasi dikatakan bernilai bila informasi lebih efektif

dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Kegunaan informasi adalah

untuk mengurangi hal ketidakpastian didalam proses pengambilan

keputusan tentang suatu keadaan. Nilai dari informasi ditentukan dari dua

hal yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Akan tetapi perlu

diperhatikan bahwa informasi yang digunakan di dalam suatu sistem

informasi umumnya digunakan untuk beberapakegunaan. Pengukuran

suatu nilai informasi biasanya dihubungkan dengan Analysis Cost

Effectiveness atau Cost Benefit. Adapun 10 (sepuluh) sifat yangdapat

menentukan nilai informasi yaitu sebagai berikut:

1. Kemudahan dalam Memperoleh (Accesibility)

Informasi memiliki nilai yang lebih sempurna apabila dapat diperoleh

secara mudah. Informasi yang penting dan sangat dibutuhkan menjadi

tidak bernilai jika sulit diperoleh.

2. Sifat Luas dan Kelengkapannya (Comprehensiveness)

Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai

lingkup atau cakupan yang luas dan lengkap. Informasi sepotong dan tidak

lengkap menjadi tidak bernilai, karena tidak dapat digunakan secara baik.

3. Ketelitian (Accuracy)

Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai

ketelitian yang tinggi. Informasi menjadi tidak bernilai jika tidak akurat

karena akan mengakibatkan kesalahan pengambilan keputusan.


12

4. Kecocokan dengan Pengguna (Relevance)

Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila sesuai dengan

kebutuhan penggunanya. Informasi berharga dan penting menjadi tidak

bernilai jika tidak sesuai dengan kebutuhan penggunanya karena tidak

dapat dimanfaatkan untuk pengambilan keputusan.

5. Ketepatan Waktu (Timelines)

Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila dapat diterima

oleh pengguna pada saat yang tepat. Informasi berharga dan penting

menjadi tidak bernilai jika terlambat diterima atau usang, karena tidak

dapat dimanfaatkan pada saat pengambilan keputusan.

6. Kejelasan (Clarity)

Informasi yang jelas akan meningkatkan kesempurnaan nilai informasi.

Kejelasan informasi dipengaruhi oleh bentuk dan format informasi.

7. Fleksibilitas (Flexibility)

Nilai informasi semakin sempurna apabila memiliki fleksibilitas tinggi.

Fleksibilitas informasi diperlukan oleh para manager atau pimpinan pada

saat pengambilan keputusan.

8. Dapat Dibuktikan (Verified)

Nilai informasi semakin sempurna apabila informasi tersebut dapat

dibuktikan kebenarannya.

9. Tidak Ada Prasangka (Unprejudiced)

Nilai informasi semakin sempurna apabila informasi tersebut tidak

menimbulkan prasangka dan keraguan adanya kesalahan informasi.


13

10. Dapat Diukur (Measurable)

Informasi untuk pengambilan keputusan seharusnya dapatdiukur agar

dapat mencapai nilai yang sempurna. (Jogiyanto H.M., 2010:11)

2.3 Definisi Surat

Surat merupakan alat komunikasi di samping televisi, radio, telepon,

telegram, dan internet. Di antara sarana komunikasi yang disebut di atas,

surat memiliki beberapa kelebihan dibandingkan dengan yang lainnya, yaitu

dapat menyampaikan pikiran sesuai dengan kehendak secara lengkap, tanpa

dibatasi oleh ruang dan waktu, pembaca dapat membacanya berulang-ulang

bila dirasakan belum memahami isinya, dan dapat diarsipkan. Sebagai

sarana komunikasi tertulis surat sudah banyak dikenal oleh masyarakat.

Berikut ini dikemukakan beberapa pendapat dari beberapa pakar mengenai

pengertian surat, jenis surat, surat dinas, format surat dinas, dan bagian-

bagian surat dinas.

Surat adalah suatu sarana yang menyampaikan pernyataan maupun

informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak yang lain, baik

atas nama sendiri, maupun atas nama jabatannya dalam sebuah organisasi,

instansi, atau perusahaan (Tedjasutisna, 1995: 75). Senada dengan pendapat

Tedjasutisna surat adalah salah satu sarana komunikasi terulis untuk

menyampaikan informasi dari satu pihak(organisasi, orang atau instansi)

kepada pihak lain (orang, organisasi, atau instansi) (Arifin, 1996: 2). Dari
14

beberapa pendapat di atas, dapat dilihat adanya persamaan pengertian surat

yang dikemukakan Tedjasutisna dan Arifin.

Surat dijelaskan sebagai sarana untuk menyampaikan informasi atau

pernyataan secara tertulis kepada pihak lain. Oleh karena itu, dalam

penelitian ini penulis merujuk kedua pendapat tersebut karena kedua

pendapat tersebut mengungkapkan pengertian surat yang sama, yakni

menyampaikan informasi dari pihak satu kepihak lain.

2.3.1 Pengertian Jenis Surat

Mustakim (1994: 162) mengemukakan bahwa surat dapat

dibedakan ke dalam beberapa jenis. Jenis-jenis tersebut sebagai berikut :

1. Berdasarkan kepentingan isi surat, surat dapat dibedakan atas tiga jenis

surat, yaitu

(a) surat dinas,

(b) surat pribadi,

(c) surat niaga/bisnis.

2. Berdasarkan kerahasiaan isi, surat mempunyai empat jenis, yaitu :

(a) surat sangat rahasia,

(b) surat rahasia,

(c) surat konfidensial,

(d) surat biasa.

2.3.2 Pengertian Surat Berdasarkan Tujuan

Surat dapat dibedakan menjadi lima jenis, yaitu


15

a) surat lamaran,

(b) surat panggilan,

(c) surat undangan,

(d) surat keterangan, dan

(e) surat peringatan.

2.4 Sofware

Sofware adalah sebuah data yang diprogram dan disimpan secara

digital yang tidak terlihat secara fisik tetapi terdapat dalam komputer.

Software atau perangkat lunak dapat berupa program atau menjalan suatu

perintah atau intruksi yang dengan melalui Software (perangkat lunak)

komputer dapat beroperasi atau menjalankan suatu perintah. Software juga

dapat dikatakan adalah penggerak dan pengontrol Hardware (perangkat

keras).

Software dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman yang

ditulis atau diciptakan oleh programmer yang selanjutnya dikompilasi

dengan aplikasi kompiler sehingga menjadi sebuah kode yang nantinya akan

dikenali oleh mesin Hardware.

2.4.1 Fungsi Software

Dalam peran yang penting dalam berjalannya sistem komputer,

tentu memiliki fungsi-fungsi khusus yang dimiliki Software. Fungsi-fungsi

Software tersebut antara lain sebagai berikut..


16

a. Software menyediakan fungsi dasar untuk kebutuhan komputer yang

dapat dibagi menjadi sistem operasi atau sistem pendukung

b. Software berfungsi dalam mengatur berbagai Hardware untuk bekerja

secara bersama-sama.

c. Sebagai penghubung antara Software-Software yang lain dengan

Hardware

d. Sebagai penerjemah terhadap Software-Software lain dalam setiap

instruksi-instruksi ke dalam bahasa mesin sehingga dapat di terima

oleh Hardware.

2.4.2 Identifikasi Software

Pembagian Sofware – Secara garis besar, Software dapat

dibedakan menjadi beberapa bagian antara lain sebagai berikut..

a. Sistem Operasi adalah perangkatl lunak yang mengorganisasikan

semua komponen mesin komputer.

Contoh-Contoh Sistem Operasi

1. Macintosh

2. Linux

3. Unix

4. MicrosoftWindows

b. Program Aplikasi (Siap Pakai) adalah suatu program yang ditulis dalam

bahasa pemrograman tertentu untuk diterapkan pada bidang tertentu. Program

Aplikasi dibedakan dalam beberapa jenis aplikasi antara lain sebagai berikut..
17

1. Pengolah kata (word processor), contohnya : Ms. Word, Word Star, Word

Perfect

2. Pengolah angka (spread sheet), contohnya : Exel, Lotus, Quattro pro

3. Pengolah data (database), contohnya : Ms. Access, Dbase, Foxpro

4. Pengolah citra (drawing, contohnya : Adobe photoshop, Corel Draw,

3DStudio.

c. Program Bantu (Utility)

Suatu program yang berfungsi untuk membantu sistem operasi.

Contoh-Contoh Program Bantu (Utility)

1. Mozilla firefox

2. Anti Virus

3. Winamp

4. FLV Player

5. PC Tools

d. Bahasa Pemrograman adalah suatu program yang berbentuk assambler

compiler atau interpreter. Contoh-Contoh Bahasa Pemrograman :

1. ASP

2. HTML

3. Visual Basic

4. Pascal

5. Java

6. Delphi

7. PHP
18

2.4.3 Jenis – Jenis Software

Software dibedakan dalam beberapa macam bagian yang terdiri

dari setiap jenis-jenis Software berdasarkan dari bentuk, dan fungsinya.

Jenis-jenis Software antara lain sebagai berikut;

1. Freeware

Perangkat lunak gratis yang dapat digunakan tanpa dengan batasan waktu.

Freeware umumnya disumbangkan kepada komunitas-komunitas, namun

memiliki hak sebagai pengembang dan pengontrol dalam pengembangan

aplikasi selanjutnya. Freeware akan memberikan source kode (kode

sumbernya) jika pengembang aplikasi berhenti mengembang produk

freeware kepada pengembang lain atau mengumumkan freeware tersebut

bebas untuk dikembangkan secara bersama-sama.

2. Shareware

Perangkat lunak uji coba yang diberikan secara gratis dengan keterbatasan

fitur-fitur tertentu seperi ketersediaan, fungsi, dan kenyaman yang tidak

dapat dimanfaatkan secara maksimal. Shareware merupakan perangkat

lunak uji coba yang bertujuan untuk memperkenalkan perangkat lunak

tersebut dan sebagai strategi marketing pengembangan aplikasi Shareware.

Shareware disebut juga dengan Trialware.

3. Firmware

Aplikasi perangkat lunak yang tersimpan di ROM (Read Only Memori).

Firmware tidak dapat berubah walau tidak dialiri oleh listrik dan tidak

dapat diubah tempat penyimpananya di ROM tetapi dapat dimodifikasi


19

bergantung dari jenis ROM nya seperti EEPROM atau Flash ROM, masih

dapat diubah sesuai dengan kebutuhan.

4. Commercial Software

Perangkat lunak untuk tujuan komersil yang dapat dibeli kepada

pendistribusi, pengembang Software, atau kepada rekan pengembang

Software. Pengguna yang membeli Software tersebut tidak dapat

menyebarluaskan atau membagikan ulang Software secra bebas dan tanpa

ijin penerbitnya akan diilegalkan. Contoh Software berbayar (commercial

Software) adalah Corel Draw, Adobe Photoshop, Microsoft Visual Basic

NET. Commercial Software dilindungi Undang-Undang Hak Cipta.

5. Free Software

Perangkat lunak yang bebas untuk di utak atik baik itu bebas digunakan,

disalin, dimodifikasi dan diubah dengan beberapa keharusan yang dapat

dinikmati oleh pengguna-pengguna berikutnya. Dalam konsep kebebasan,

setiap orang dalam perangkat lunak bebas ini, dapat mengkomersialkan

dan mengambil keuntungan dari pendistribusian dan modifikasi kode

sumbernya, serta dapat menyebarkan luas secara gratis. Istilah free

Software diciptakan oleh Richard Stallman dan Free Software Foundation

(organisasi nirlaba dan merupakan sponsor utama dari proyek GNU).

Sekarang ini, perangkat lunak bebas tersedia secara gratis dan dibangun

atau dikembangkan oleh suatu komunitas terbuka. Menurut Richard

Stallman mengenai Pengertian Free Software adalah perihal kebebasan,

bukan harga. Untuk mengerti konsepnya, Anda harus memikirkan kata


20

‘bebas’ seperti dalam “kebebasan berpendapat”, bukan bebas’ dalam arti

“bir gratis”.

6. Open Source Software

Perangkat lunak yang kode sumbernya untuk diubah, dipelajari,

ditingkatkan, dan disebarluaskan karena sifat perangkat lunak sumber

terbuka adalah pengembangan oleh suatu komunitas atau kelompok yang

terbuka mengembangkan perangkat lunak sumber terbuka.

7. Malware

Perangkat lunak yang diciptakan untuk merusak sistem komputer, jejaring

komputer tanpa izin dari pemiliknya. Malware disebut sebagai perangkat

perusak yang berasal dari kata Malicious dan Software. Istilah virus

komputer digunakan sebagai sebutan dalam jenis perangkat perusak. Jenis-

jenis perangkat perusak meliputi virus komputer, kuda troya (trojan horse),

perangkat iklan (adware), cacing komputer, rootkit, perangkat jahat

(crimeware) dan perangkat lunak jahat lainnya.

2.4.4 Microsoft Excel

MicrosoftExcel adalah Program aplikasi pada MicrosoftOffice

yang digunakan dalam pengelolaan angka Aritmatika. MicrosoftExcel

merupakan program kedua yang mendasar dalam suatu Komputer setelah

Microsoft Word, keduanya saling berkaitan dalam kehidupan sehari-hari.

MicrosoftExcel merupakan Software spreadsheet yang sangat populer dan

banyak digunakan oleh manajemen dan staf di hampir semua organisasi

baik profit maupun non profit. Walau tujuan utama MicrosoftExcel lebih
21

pada analisa data namun masih banyak pengguna Excel memanfaatkannya

hanya sebagai Software pengolah data. Analisa data seharusnya menjadi

kebutuhan manajer disemua level. Dengan kemampuan analisa data yang

baik maka informasi yang ada dapat dengan cepat disajikan dalam format

yang lebih mudah dipahami untuk pengambilan keputusan organisasi.

Excel mempunyai kemampuan untuk itu dan tidak hanya itu, karena Excel

menyediakan fitur untuk menyajikan informasi dalam format yang

berbeda-beda secara dinamis dan real-time.

MicrosoftExcel pertama kali diluncurkan pada tahun 1985, namun

hanya tersedia untuk sistem operasi Mac OS atau Macintosh dan itupun

masih hanya bernama Excel, tanpa Microsoft di depannya.

Pada awal peluncuran Excel tersebut, microsoft sempat dituntut

perusahaan-perusahaan lainnya yang juga bergerak pada bidang finansial

yang juga mengeluarkan produk yang dinamai Excel. Pada akhir tuntutan

itu Microsoft dikalahkan perusahaan tersebut dan barulah sepenuhnya

berganti nama menjadi MicrosoftExcel .

Setelah penuntutan itu Microsoft tidak terlalu mengambil masalah

itu, malah akhirnya pihak Microsoft membeli nama Software dari

perusahaan penuntut tersebut untuk memastikan tidak ada masalah

persoalan nama Excel dikemudian hari.

Pada tahun 1987, microsoft meluncurkan Excel untuk sistem

operasi Windows yang dinamakan Excel versi 2.0. MicrosoftExcel

berhasil mendahului pesaing beratnya pada waktu itu untuk jenis aplikasi
22

sejenis, yakni lotus 1-2-3 yang terlambat mengeluarkan versi Windows nya

dan masih menggunakan MS-DOS.

Pada tahun 1988, Excel akhirnya berhasil total menggeser

pesaingnya itu dan menjadi salah satu Software spreadsheet yang sangat

populer dan handal dipasaran.

Ketika pertama kali dibundel ke dalam MicrosoftOffice pada tahun

1993, Microsoft pun mendesain ulang tampilan antar muka yang

digunakan oleh Microsoft Word dan Microsoft PowerPoint untuk

mencocokkan dengan tampilan MicrosoftExcel, yang pada waktu itu

menjadi aplikasi spreadsheet yang paling disukai.

Keberhasilan Microsoft ini membuat mereka selalu berkembang

dan terus mengeluarkan versi-versi terbaru sampai sekarang.

Sejak tahun 1993, Excel telah memiliki bahasa

pemrograman Visual Basic for Applications (VBA), yang dapat

menambahkan kemampuan Excel untuk melakukan automatisasi di dalam

Excel dan juga menambahkan fungsi-fungsi yang dapat didefinisikan oleh

pengguna (user-defined functions/UDF) untuk digunakan di dalam

worksheet.

Bahkan, dalam versi selanjutnya Microsoft menambahkan

sebuah integrated development environment (IDE) untuk bahasa VBA

Excel, sehingga memudahkan programmer untuk melakukan pembuatan

program buatannya. Selain itu, Excel juga dapat merekam semua aktifitas
23

yang dilakukan oleh pengguna untuk menjadi macro, sehingga mampu

melakukan automatisasi beberapa tugas.

VBA juga mengizinkan pembuatan form dan kontrol yang terdapat

di dalam worksheet untuk dapat berkomunikasi dengan penggunanya.

Bahasa VBA juga mendukung penggunaan DLL ActiveX/COM, meski

tidak dapat membuatnya. Versi VBA selanjutnya menambahkan dukungan

terhadap class module sehingga mengizinkan penggunaan teknik

pemrograman berorientasi objek dalam VBA

Fungsi automatisasi yang disediakan oleh VBA menjadikan Excel

sebagai sebuah target virus-virus macro. Ini merupakan problem yang

sangat serius dalam dunia korporasi hingga para pembuat antivirus mulai

menambahkan dukungan untuk mendeteksi dan membersihkan virus-virus

macro dari berkas Excel.

Akhirnya, meski terlambat, Microsoft juga mengintegrasikan

fungsi untuk mencegah penyalahgunaan macro dengan menonaktifkan

macro secara keseluruhan, atau menngaktifkan macro ketika mengaktifkan

workbook, atau mempercayai macro yang dienkripsi dengan menggunakan

sertifikat digital yang tepercaya.

Sampai versi 11.0 (MicrosoftExcel 2003), MicrosoftExcel masih

memakai ekstensi .xls, namun mulai pada versi 12.0 (MicrosoftExcel

2007) MicrosoftExcel mengenalkan ekstensi baru yakni .xlsx yang

dianggap lebih baik dari ekstensi sebelumnya. Sampai artikel ini di tulis
24

microsoftExcel masih menggunakan ekstensi .xlsx ini sebagai ekstensi

defaultnya.

Perkembangan MicrosoftExcel Untuk Windows

Berikut perkembangan microsoftExcel dari awal sampai saat ini untuk

versi Windows :

1. Tahun 1987 - MicrosoftExcel 2 (Versi 2.0)

2. Tahun 1990 - MicrosoftExcel 3 (Versi 3.0)

3. Tahun 1992 - MicrosoftExcel 4 (Versi 4.0)

4. Tahun 1993 - MicrosoftExcel 5 (Versi 5.0)

5. Tahun 1995 - MicrosoftExcel 95 (Versi 7.0)

6. Tahun 1997 - MicrosoftExcel 97 (Versi 8.0)

7. Tahun 2000 - MicrosoftExcel 2000 (Versi 9.0)

8. Tahun 2002 - MicrosoftExcel 2002 (Versi 10.0)

9. Tahun 2003 - MicrosoftExcel 2003 (Versi 11.0)

10. Tahun 2007 - MicrosoftExcel 2007 (Versi 12.0)

11. Tahun 2010 - MicrosoftExcel 2010 (Versi 14.0)

12. Tahun 2013 - MicrosoftExcel 2013 (Versi 15.0)

13. Tahun 2016 - Office Excel 2016 (Versi 16.0)

2.5 Hardware

Pengertian dari Hardware atau dalam bahasa indonesia-nya disebut

juga dengan nama “perangkat keras” adalah salah satu komponen dari

sebuah komputer yang sifat alat nya bisa dilihat dan diraba secara langsung
25

atau yang berbentuk nyata, yang berfungsi untuk mendukung proses

komputerisasi.

Gambar 2. 1 Prosessor Komputer

Hardware dapat bekerja berdasarkan perintah yang telah ditentukan ada

padanya, atau yang juga disebut dengan dengan istilah instruction set. Dengan

adanya perintah yang dapat dimengerti oleh Hardware tersebut, maka Hardware

tersebut dapat melakukan berbagai kegiatan yang telah ditentukan oleh pemberi

perintah.

Secara fisik, Komputer terdiri dari beberapa komponen yang merupakan

suatu sistem. Sistem adalah komponen-komponen yang saling bekerja sama

membentuk suatu kesatuan. Apabila salah satu komponen tidak berfungsi, akan

mengakibatkan tidak berfungsinya proses-proses yang ada komputer dengan baik.

Komponen komputer ini termasuk dalam kategori elemen perangkat keras

(Hardware). Berdasarkan fungsinya, perangkat keras komputer dibagi menjadi :

1. input divice (unit masukan)


26

2. Process device (unit Pemrosesan)

3. Output device (unit keluaran)

4. Backing Storage ( unit penyimpanan)

5. Periferal ( unit tambahan)

Komponen dasar pada komputer terdiri dari input , process, output dan

storage. Input device terdiri dari keyboard dan mouse, Process device adalah

microprocessor (ALU, Internal Communication, Registers dan control section),

Output device terdiri dari monitor dan printer, Storage external memory terdiri

dari harddisk, Floppy drive, CD ROM, Magnetic tape. Storage internal memory

terdiri dari RAM dan ROM. Sedangkan komponen Periferal Device merupakan

komponen tambahan atau sebagai komponen yang belum ada atau tidak ada

sebelumnya. Komponen Periferal ini contohnya : TV Tuner Card, Modem,

Capture Card.

1. Unit Masukan ( Input Device )

Unit ini berfungsi sebagai media untuk memasukkan data dari luar ke

dalam suatu memori dan processor untuk diolah guna menghasilkan

informasi yang diperlukan. Input devices atau unit masukan yang umumnya

digunakan personal computer (PC) adalah keyboard dan mouse, keyboard dan

mouse adalah unit yang menghubungkan user (pengguna) dengan komputer.

Selain itu terdapat joystick, yang biasa digunakan untuk bermain games atau

permainan dengan komputer. Kemudian scanner, untuk mengambil gambar

sebagai gambar digital yang nantinya dapat dimanipulasi. Touch panel,


27

dengan menggunakan sentuhan jari user dapat melakukan suatu proses akses

file. Microphone, untuk merekam suara ke dalam komputer.

Data yang dimasukkan ke dalam sistem komputer dapat berbentuk

signal input dan maintenance input . Signal input berbentuk data yang

dimasukkan ke dalam sistem komputer, sedangkan maintenance input

berbentuk program yang digunakan untuk mengolah data yang dimasukkan.

Jadi Input device selain digunakan untuk memasukkan data dapat pula

digunakan untuk memasukkan program. Berdasarkan sifatnya, peralatan input

dapat digolongkan menjadi dua yaitu :

a. Peratalan input langsung, yaitu input yang dimasukkan langsung

diproses oleh alat pemroses. Contohnya : keyboard, mouse, touch screen,

light pen, digitizer graphics tablet, scanner.

b. Peralatan input tidak langsung, input yang melalui media tertentu

sebelum suatu input diproses oleh alat pemroses. Contohnya : punched

card, disket, harddisk.

Unit masukan atau peralatan input ini terdiri dari beberapa macam peranti yaitu :

a. Keyboard

Keyboard merupakan unit input yang paling penting dalam suatu

pengelolaan data dengan komputer. Keyboard dapat berfungsi

memasukkan huruf, angka, karakter khusus serta sebagai media bagi user

(pengguna) untuk melakukan perintah-perintah lainnya yang diperlukan,

seperti menyimpan file dan membuka file. Penciptaan keyboard komputer


28

berasal dari model mesin ketik yang diciptakan dan dipatentkan oleh

Christopher Latham pada tahun 1868, Dan pada tahun 1887 diproduksi

dan dipasarkan oleh perusahan Remington. Keyboard yang digunakanan

sekarang ini adalah jenis QWERTY, pada tahun 1973, keyboard ini

diresmikan sebagai keyboard standar ISO (International Standar

Organization). Jumlah tombol pada keyboard ini berjumlah 104 tuts.

Keyboard sekarang yang kita kenal memiliki beberapa jenis port, yaitu

port serial, ps2, usb dan wireless.

Gambar 2. 2 Keyboard QWERTY

Jenis-Jenis Keyboard :

1.) QWERTY

2.) DVORAK

3.) KLOCKENBERG

Keyboard yang biasanya dipakai adalah keyboard jenis QWERTY, yang

bentuknya ini mirip seperti tuts pada mesin tik. Keyboard QWERTY memiliki

empat bagian yaitu :

1. typewriter key
29

2. numeric key

3. function key

4. special function key.

b. Mouse

Mouse adalah salah unit masukan (input device). Fungsi alat ini adalah

untuk perpindahan pointer atau kursor secara cepat. Selain itu, dapat sebagai

perintah praktis dan cepat dibanding dengan keyboard. Mouse mulai digunakan

secara maksimal sejak sistem operasi telah berbasiskan GUI (Graphical User

Interface). sinyal-sinyal listrik sebagai input device mouse ini dihasilkan oleh bola

kecil di dalam mouse, sesuai dengan pergeseran atau pergerakannya. Sebagian

besar mouse terdiri dari tiga tombol, umumnya hanya dua tombol yang digunakan

yaitu tombol kiri dan tombol kanan. Saat ini mouse dilengkapi pula dengan

tombol penggulung (scroll), dimana letak tombol ini terletak ditengah. Istilah

penekanan tombol kiri disebut dengan klik (Click) dimana penekanan ini akan

berfungsi bila mouse berada pada objek yang ditunjuk, tetapi bila tidak berada

pada objek yang ditunjuk penekanan ini akan diabaikan. Selain itu terdapat pula

istilah lainnya yang disebut dengan menggeser (drag) yaitu menekan tombol kiri

mouse tanpa melepaskannya dengan sambil digeser. Drag ini akan mengakibatkan

objek akan berpindah atau tersalin ke objek lain dan kemungkinan lainnya.

Penekanan tombol kiri mouse dua kali secara cepat dan teratur disebut dengan

klik ganda (double click) sedangkan menekan tombol kanan mouse satu kali

disebut dengan klik kanan (right click)Mouse terdiri dari beberapa port yaitu

mouse serial, mouse ps/2, usb dan wireless.


30

Gambar 2. 3 Perangkat Mouse

c. Touchpad

Unit masukkan ini biasanya dapat kita temukan pada laptop dan

notebook, yaitu dengan menggunakan sentuhan jari. Biasanya unit ini dapat

digunakan sebagai pengganti mouse. Selain touchpad adalah model unit

masukkan yang sejenis yaitu pointing stick dan trackball.

Gambar 2. 4 Touch Pad

d. Light Pen

Light pen adalah pointer elektronik yang digunakan untuk modifikasi dan

men-design gambar dengan screen (monitor). Light pen memiliki sensor yang

dapat mengirimkan sinyal cahaya ke komputer yang kemudian direkam,


31

dimana layar monitor bekerja dengan merekam enam sinyal elektronik setiap

baris per detik.

Gambar 2. 5 perangkat Light Pen

e. Joy Stick dan Games Paddle

Alat ini biasa digunakan pada permainan (games) komputer. Joy Stick

biasanya berbentuk tongkat, sedangkan games paddle biasanya berbentuk

kotak atau persegi terbuat dari plastik dilengkapi dengan tombol-tombol yang

akan mengatur gerak suatu objek dalam komputer.

Gambar 2. 6 Gambar Joy Stick dan Paddle Games


32

f. Barcode

Barcode termasuk dalam unit masukan (input device). Fungsi alat ini

adalah untuk membaca suatu kode yang berbentuk kotak-kotak atau garis-garis

tebal vertical yang kemudian diterjemahkan dalam bentuk angka-angka. Kode-

kode ini biasanya menempel pada produk-produk makanan, minuman, alat

elektronik dan buku. Sekarang ini, setiap kasir di supermarket atau pasar

swalayan di Indonesia untuk mengidentifikasi produk yang dijualnya dengan

barcode.

Gambar 2. 7 Barcode Readercontoh barcode

2.6 Bagan Alir (Flowchart)

Bagan Alir (Flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir

(flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir

digunakan terutama untuk alat Bantu komunikasi dan untuk dokumentasi.

Beberapa symbol yang akan digunakan dalam Flowchart, yaitu :


33

Simbol Keterangan

Simbol Dokumen;

Menunjukkan input dan output baik untuk proses manual,

mekanik atau computer

Simbol manual;

Menunjukkan pekerjaan manual

Simbol simpanan offline ;


N
file nonkomputer yang diarsip urut angka (numerical)

Simbol simpanan offline;


A
file nonkomputer yang diarsip `urut huruf (akphabetical)

Simbol simpanan offline;


C
file non komputer yang diarsip urut tanggal

(chronological)

Simbol kartu punc;

menunjukkan i/o yang menggunakan kartu punch

Ada lima macam bagan alir :

1. Bagan alir sistem (systems Flowchart) merupakan :

 Bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem.

 Menjelaskan urut-urutan dari prosedur-prosedur yang ada didalam sistem.

 Menunjukkan apa yang dikerjakan di sistem

 Simbol-simbol :
34

TABEL 2. 1 Simbol-simbol Bagan Alir Sistem

SIMBOL FUNGSI
Simbol Proses;

Menunjukkan kegiatan proses dari operasi program

computer

Simbol operasi luar;

Menunjukkan operasi yang dilakukan diluar operasi

computer

Simbol sort offline;

Menunjukkan proses pengurutan data diluar proses

Komputer

Drum magnetik;

menunjukkan i/o menggunakan drum magnetic

Simbol pita magnetic;

menunjukkan i/o menggunakan pita magnetic

Pita kertas berlubang;

menunjukkan i/o menggunakan pita kertas pita berlubang

Input /output;

digunakan untuk mewakili data i/o

Proses;

digunakan untuk mewakili suatu proses

Garis alir;

Menunjukkan arus dari proses


35

Keputusan;

digunakan untuk suatu selrksi kondisi didalam program

Penghubung;

Menunjukkan penghubung ke halaman yang sama atau

halaman lain

Proses terdefinisi;

Menunjukkan suatu operasi yang rinciannya ditunjukkan

ditempat lain

Persiapan;

digunakan untuk memberi nilai awal suatu besaran

Terminal;

Menunjukkan awal dan akhir dari suatu proses


BAB III

PEMBAHASAN

3.1 GAMBARAN UMUM OBJEK PENELITIAN

3.1.1 Profil Kantor Walikota Bengkulu

Secretariat Daerah Kota Bengkulu terletak di jalan WR Supratman

Kelurahan Bentiring Permai. Berkenaan dengan peraturan Walikota

Bengkulu No. 41 Tahun 2016 Pasal 3, Sekretariat Daerah Kota

mempunyai tugas membantu walikota dalam penyusunan dan

pengorganisasian administrative terhadap pelaksanaan tugas perangkat

daerah serta pelayanan administrative.

Letak sekretatiat daerah kota Bengkulu sangat kondisif dan

strategis, mudah dijangkau melalui kendaraan, baik roda empat maupun

roda dua. Secara geografis letak secretariat daerah kota Bengkulu adalah

sebagai berikut:

1. Sebelah utara berbatasan dengan jalan raya perumahan penduduk

2. Sebelah selatan berbatasan dengan kantor dinas pekerjaan umum dan

penataan ruang

3. Sebelah timur berbatasan dengan perumahan penduduk

4. Sebelah barat berbatasan dengan kantor DPRD Kota Bengkulu.

36
37

3.1.2 Visi dan Misi

1. Visi

‘’Terwujudnya Bengkulu yang sejahtera dan bermartabat, APBD untuk

rakyat”

2. Misi

Sementara misi pemerintahan daerah kota Bengkulu adalah sebagai

berikut:

a. Mewujudkan tata kelolah pemerintahan yang baik

a. Mewujudkan percepatan pembangunan infrastruktur perkotaan

b. Mewujudkan masyarakat cerdas, sehat dan berahlak mulia

c. Membangkitkan ekonomi kreatif dan iklim usaha yang kondusif

3.1.3 Keadaan Pegawai

1. Menurut Pangkat/Golongan

Dilihat dari pangkat/golongan, maka pegawai secretariat

pemerintahan kota Bengkulu adalah sebagai berikut:

TABEL 3.1 Keadaan Pegawai Berdasarkan Pangkat/Golongan

Jenis Kelamin
No Pangkat GOL Jumlah
Laki-laki Perempuan

1 Juru Muda Ia 0 0 0

2 Juru Muda 1 Ib 0 0 0

3 Juru Muda Ic 1 0 1

4 Juru TK.I Id 0 0 0

5 Pengatur Muda II a 3 1 4
38

6 Pengatur Muda Tk.I II b 2 1 3

7 Pengatur II c 4 2 6

8 Pengatur Tk.I II d 1 3 4

9 Peñata Muda III a 10 16 26

10 Peñata Muda Tk.I III b 24 30 54

11 Peñata III c 8 10 18

12 Peñata Tk.I III d 10 8 18

13 Pembina IV a 4 1 5

14 Pembina Tk.I IV b 4 2 6

15 Pembina Utama Muda IV c 6 0 6

16 Pembina Utama Madya IV d 0 0 0

17 Pembina Utama IV e 0 0 0

Jumlah Total 77 74 151

Berdasarkan table tersebut dapat diketahui secara garis besar

bahwa jumlah pegawai laki-laki sedikit lebih banyak dibandingkan dengan

pegawai berjenis kelamin perempuan. Namun untuk pelaksana tugas yang

dilihat berdasarkan pangkat dan jabatan maka antara laki-laki perempuan

sebanding.

2. Berdasarkan Tingkat Pendidikan

Sementara dilihat berdasarkan pendidikan jumlah pegawai

secretariat kota Bengkulu adalah sebagai berikut:


39

TABEL 3.2 Keadaan Pegawai Dilihat Berdasarkan Tingkat Pendidikan

Jenis kelamin
No Tingkat Pendidikan Jumlah
Laki-laki Perempuan

1 SD/SR 1 0 1

2 SLTP/ST 2 0 2

3 SLTA/MAN/SMK 12 6 18

4 D.I 0 0 0

5 D.II 0 0 0

6 D.III 2 6 8

7 D.IV 4 0 4

8 S.1 43 58 101

9 S.2 13 4 17

10 S.3 0 0 0

Jumlah 77 74 151

Berdasarkan table diatas, maka dapat didefinisikan bahwa dilihat

dari tingkat pendidikan yang dimiliki oleh sejumlah pegawai secretariat

daerah kota Bengkulu sudah sangat baik, hal ini dibuktikan dengan jumlah

pegawai dengan pendidikan S.1 sebanyak 101 orang yang terdiri dari 43

orang laki-laki dan 58 orang perempuan, serta ditambah dengan pegawai

dengan berbagai tingkat pendidikan lainnnya, yang tujuannya menambah

SDM guna menghasilkan hasil kerja yang baik.


40

3. Struktur Organisasi

Adapun struktur organisasi pada kantor walikota bengkulu adalah

sebagai berikut:
41

WALIKOTA
WAKIL WALIKOTA

SEKDA KOTA

JABATAN FUNGSIONAL STAFF AHLI

ASISTEN PEREKONOMIAN DAN


ASISTEN PEMERINTAHAN DAN ASISTEN ADMINISTRASI UMUM
PENGEMBANGAN
KESEJAHTERAAN SOSIAL

TATA BAGIAN BAG, ADM, PEMB KERJASAMA BAG UMUM ORTALA BAG
PEMERINTAHAN BINA KESOS
UMUM PEREKONOMIAN PROTOKOLOER

Gambar 3. 1 Struktur Organisasi


42

3.1.4 TUPOKSI

Berdasarkan Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014, maka tugas

dan fungsi walikota adalah sebagai berikut:

1. Tugas Wali Kota:

a. Memimpin pelaksanaan Urusan Pemerintahan Kota.

b. Menyusun dan mengajukan rancangan Perda RPJPD dan

rancangan Perda RPJMD kepada DPRD serta menyusun dan

menetapkan RKPD;

c. Menyusun dan mengajukan rancangan Perda APBD, APBD-P, dan

pertanggungjawaban APBD kepada DPRD.

d. Mewakili daerahnya di dalam dan di luar pengadilan, dan dapat

menunjuk kuasa hukum untuk mewakilinya sesuai ketentuan

peraturan perundang-undangan.

2. Tugas Lain yang Melekat:

a. Ketua FORKOPIMDA Kota

b. Pemegang Kekuasaan Pengelolaan Keuangan Daerah dan serta mewakili

pemerintah daerah dalam kepemilikan kekayaan daerah yang dipisahkan.

c. Ketua KOMINDA (Komunitas Intelijen Daerah)

3. Kewenangan:

a. Mengajukan rancangan Perda.

b. Menetapkan Perda yang telah mendapat persetujuan bersama DPRD.

c. Menetapkan Perkada dan Keputusan Bupati.

d. Mengambil tindakan tertentu dalam keadaan mendesak yang sangat

dibutuhkan oleh Daerah dan/atau masyarakat.


43

Bagian Asisten Pemerintahan dan Kesra mempunyai tugas dan fungsi

membantu Sekretaris Daerah dalam menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan

penyelenggaraan tugas-tugas pemerintahan, hukum dan kesejahteraan rakyat,

tugas dan fungsinya antara lain:

1. Penyusunan kebijakan pemerintahan, hukum dan kesejahteraan rakyat

2. Pengkoordinasian penyelenggaraan tugas-tugas administrasi pemerintahan

3. Pelaksanaan pengkoordinasian dan fasilitasi penyusunan peraturan perundang-

undangan daerah pelaksanaan bantuan hukum

4. Pengkoordinasian penyelenggaraan tugas-tugas administrasi dan

penyelenggaraan kebijakan kesejahteraan rakyat

5. Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan penyusunan pelaporan dan

6. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan pimpinan sesuai bidang tugasnya

2. Asisten Perekominan dan Pembangunan

a. Tugas

Membantu Sekretaris Daerah dalam mengkoordinasikan, melaksanakan

penyusunan pedoman dan Petunjuk teknis, Pembinaan bidang

Administrasi Pembangunan, Perekonomian dan Sumber Daya Alam,

Humas dan Protokol, serta Pengadaaan Barang dan Jasa;

b. Fungsi

1. Pengkoordinasian penyusunan program dan petunjuk teknis

pembinaan di bidang administrasi pembangunan, ekonomi dan sumber

daya alam, humas dan protokol serta pengadaan barang dan jasa;
44

2. Pelaksanaan tugas lain yang berikan oleh sekretaris daerah sesuai

dengan tugas dan fungsi

3. Tugas Pokok dan fungsi asisten Pemerintahan

a. Tugas Pokok

1. Asisten Pemerintahan adalah unsur staf Sekretariat Daerah yang

dipimpin oleh seorang Asisten berkedudukan di bawah dan

bertanggung jawab kepada Sekretaris Daerah;

2. Asisten Pemerintahan mempunyai tugas membantu pelaksanaan tugas

Sekretaris Daerah dalam penyelenggaraan tata pemerintahan, hukum,

organisasi dan tata laksana serta kesatuan bangsa, perlindungan

masyarakat dan

3. Tugas pokok dan fungsi Asisten Administrasi Umum

Asisten Administrasi Umum mempunyai tugas dan kewajiban

membantu Sekretaris Daerah dalam melaksanakan penyusunan dan evaluasi

kebijakan bidang hukum, organisasi, ketatalaksanaan, kepegawaian,

umum,humas dan keprotokolan serta dalam melaksanakan pengoordinasian

dinas daerah dan lembaga teknis daerah bidang hukum,organisasi,

umum,humas dan keprotokolan.

Dalam menyelenggarakan tugasnya, Asisten Administrasi Umum

mempunyai fungsi:
45

a. Pelaksanaan koordinasi kegiatan penyelenggaraan tugas bidang hukum,

organisasi,ketatalaksanaan, kepegawaian, umum, humas dan

keprotokolan.

b. Perumusan kebijakan dan petunjuk teknis serta pemantauan

penyelenggaraan urusan peningkatan supremasi hukum

c. Perumusan kebijakan dan petunjuk teknis serta pemantauan

penyelenggaraan urusan organisasi, ketatalaksanaan dan kepegawaian;

d. Perumusan Kebijakan dan petunjuk teknis serta pemantauan

penyelenggaraan urusan umum, humas dan keprotokolan;

e. Pelaksanaan evaluasi kebijakan bidang hukum, organisasi,

ketatalaksanaan, kepegawaian, umum, kehumasan dan keprotokolan.

f. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris Daerah sesuai

dengan tugas pokok dan fungsinya.

3.2 Tempat dan Waktu PKL

Praktik Kerja Lapangan (PKL) dilaksanakan selama 1 bulan yang

mana dimulai pada Tanggal 24 juni 2019 dan berakhir pada tanggal 24 Juli

2019. Peraktik Kerja Lapangan (PKL) ini di laksanakan pada Kantor

Walikota Bengkulu Jl. Wr Supratman kel. Bentiring Permai

3.3 Metode Pengumpulan Data

Metode pengumpulan data yang di lakukan dalam Praktik Kerja

Lapangan (PKL) ini adalah :


46

1. Metode Observasi

Pada metode ini penulis mengamati secara langsung terhadap hal-hal yang

berkaitan dengan Data Surat dan Alur Surat yang di lakukan pada Kantor

Walikota

2. Studi Pustaka

Pada metode ini melakukan pengumpulan data dengan cara membaca buku-

buku yang berhubungan langsung tentang penggunaan Microsoft Excel dalam

pembuatan Alur Surat


47

3.4 Diagram Alir Proses Surat Masuk

Gambar 3. 2 Mekanisme Surat Masuk Pada Kantor Walikota Bengkulu

Keterangan :

PETUGAS PIKET :

1. Petugas Piket menerima surat yang masuk,

2. Petugas piket melakukan pencatatan pada buku surat

masuk,

3. Setelah melakukan pencatatan pada buku Surat Masuk

selanjutnya petugas menyerahkan kepada Agendaris.


48

AGENDARIS :

1. Agendaris menerima surat masuk dari petugas piket,

2. Agendaris melakukan proses penginputan surat masuk,

3. Membuat salinan surat masuk sebagai arsip (Photo

Copy/ Scan),

4. Kemudian surat tersebut diteruskan kepada

KASUBBAG UMUM serta melampirkan berkas

disposisi.

5. Menerima surat yang telah di tanda tangani dan di paraf

untuk diteruskan sesuai dengan tujuan surat.

KASUBBAG UMUM :

1. Menerima surat yang berisi lembar disposisi dari

agendaris,

2. Surat masuk tersebut diperiksa oleh KASUBBAG

UMUM,

3. Setelah diperiksa KASUBBAG UMUM memberikan

paraf pada lembar disposisi untuk diteruskan kepada

KABAG.

KABAG :

1. Menerima surat masuk yang telah di paraf oleh

kasubbag Umum

2. Mendatangani lembar disposisi pada lampiran surat,

3. Setelah di Tanda Tangani Surat masuk diberikan

kepada agendaris untuk diteruskan sesuai tujuan surat.


49

3.5 Langkah Langkah Membuat Form Surat Masuk Pada Excel 2007

4. Lembar Kerja Microsoft Excel

Dalam membuat form Surat Masuk pada Kantor Walikota Bengkulu

yaitu pertama adalah membuka lembar kerja berupa aplikasi Microsoft

Excel seperti pada gambar dibawah ini

Gambar 3. 3 Lembar Kerja Microsoft Excel

Setelah membuka lembaran kerja pada Microsoft Excel kita melakukan

tahap selanjutnya yaitu pembuatan judul pada lembar kerja.

2. Cara Membuat Judul

a. Letakkan kursor pada Cell A1.

b. Ketik judul yang akan dibuat,Surat Masuk pada Kantor Walikota

Bengkulu.
50

c. Klik Format.

d. Klik Cell 1.

e. Klik Aligament.

Hasilnya seperti pada gambar gambar di bawah ini

Gambar 3. 4 Menu Kerja Lembaran Microsoft Excel

3. Cara Menbuat Tabel

a. Blok daerah yang akan di buat table.

b. Klik menu Format,pilih Cell,pilih Border.

c. Tentukan garis yang akan diperlukan

d. Klik ok.
51

Gambar 3. 5 Cara Membuat Tabel

Selanjutnya pada tabel yang sudah di buat dengan jumlah 15 kolom yang

di butuhkan dapat diisi sesuai urutan yang ingin dituliskan yaitu :

1. Kolom 1 di isi dengan “NO“

2. Kolom 2 di isi dengan “DARI“

3. Kolom 3 di isi dengan “TANGGAL“

4. Kolom 4 di isi dengan “NOMOR “

5. Kolom 5 di isi dengan “KODE “

6. Kolom 6 di isi dengan “JENIS SURAT “

7. Kolom 7 di isi dengan “ISI RINGKAS “

8. Kolom 8 di isi dengan ISI DISPOSISI

a. SESDA KOTA

b. WALIKOTA

9. Kolom 9 di isi dengan “PENGARAH SURAT “

10. Kolom 10 di isi dengan UNIT PENGELOLA


52

A. KEPALA

B. PENGOLAH

11. Kolom 11 di isi dengan “FILE MENURUT KODE PADA TU

PENGELOLA “

12. Kolom 12 di isi dengan “KETERANGAN “

4. Hasil Pembuatan FORM

Adapun hasil dari Form Surat Masuk pada Kantor Walikota Bengkulu yang

menggunakan aplikasi Microsoft Excel setelah melalui cara-cara yang ada

diatas adalah sebagai berikut :

Gambar 3. 6 AGENDA SURAT MASUK

5. Menyimpan File Atau Dokumen

a. Klik File pilih Save.

b. Tekan Ctrl + S dari lembar kerja.


53

Tampilan menyimpan File seperti pada gambar dibawah ini

Gambar 3.7 Cara Menyimpan Lembar Kerja

6. Cara Percetakan Lembar Kerja

a. Buka dokumen yang akan dicetak.

b. Siapkan kertas dan printer.

c. Tekan Ctrl + P dari lembar kerja.

d. Tekan ok.
54

Gambar 3.8 Mencetak Lembar Kerja


BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan
Dari pengalaman Praktek Kerja Lapangan (PKL) yang dilaksanakan

di KANTOR WALIKOTA selama 1 bulan dapat diambil kesimpulan :

a. Pengelolaan Surat Masuk menggunakan Microsoft excel sudah

Rapi,Efektif, dan Efisien.

b. Setelah pelaksanaan Praktek Kerja LapanganData Surat Masuk yang

telah di buat oleh Penulis sudah Tersimpan dengan baik Rapi dan

Terstruktur.

c. Mekanisme Pengelolaan Data Surat Masuk yang sudah di buat

Terstruktur dengan baik sehingga tidak sulit untuk di tuliskan.

d. Pengalaman saat Praktek Kerja Lapangan Mengelola Surat Masuk

penulis dapat mengetahui Alur dan Tujuan Surat tersebut.

4.2 Saran

a. Dalam proses Praktek Kerja Lapangan ini dibutuhkan kedisiplinan dan

keseriusan dalam mengerjakannya.

b. Orang yang Mengoperasikan Komputer hendaknya sudah mengetahui

Struktur Surat dan pengalaman yang lebih dalam Mengoperasikan

Komputer.
DAFTAR PUSTAKA

Abdul Kadir.2009. Membuat Aplikasi Web dengan PHP + Database MySQL.


Andi. Yogyakarta
Agus Mulyanto. 2009. Sistem Informasi Konsep dan Aplikasi. Pustaka Pelajar.
Yogyakarta
Alimul Hidayat, Aziz. 2009. Metodologi Penelitian Keperawatan dan Tekhnik
Analisis Data. Jakarta: Salemba Medika.
Jogiyanto, 2010. Analisis dan Desain Sistem Informasi, Edisi IV, Andi Offset,
Yogyakarta
Kumorotomo dan Margono. (2010 : 11). Pengertian Data dan Informasi.
Sarosa, Samiaji, 2009; “Sistem Informasi Akuntansi”, Jakarta: Grasindo
Sutarman. 2012. “Buku Pengantar Teknologi Informasi”. Jakarta: Bumi Aksara.
Tata Sutabri. 2012. Analisis Sistem Informasi. Andi. Yogyakarta
Yakub. (2012). Pengantar Sistem informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu.
http://www.pln.co.id/eng/?p=102
http://www.umm.ac.id/files/file/FileDownload/Panduan_Excel_2007.pdf
http://www.google.com/url?sa=t&rct=j&q=peraturan+disiplin+pegawai+pt+pln&
source=web&cd=1&cad=rja&ved=0CCkQFjAA&url=http%3A%2F%2Fsp.pln-
jatim.co.id%2FKKB.doc&ei=gsSqUeCcLczQrQfe14DYCw&usg=AFQjCNEZVo
daaDBc0bJq_y1axSpL6oNQnQ&bvm=bv.47244034,d.bmk
http://didiindra.student.esaunggul.ac.id/2012/10/05/pengertian-ms-office/
http://arikus.web.id/2013/05/11/pengertian-dan-fungsi-microsoft-excel/