ADMINISTRASI
Dimas Ellix Ramadhan
Pendidikan Administrasi Perkantoran, Fakultas Ekonomi, UNY
Abstrak: Administrasi adalah sebuah kegiatan yang berhubungan dengan pekerjaan surat
menyurat, mengetik, dan pekerjaan kantor yang berhubungan dengan administrator. Tetapi,
administrasi bukan hanya sebuah pekerjaan yang sebatas surat menyurat dan mengetik, tetapi
administrasi dalam arti luas adalah sebuah pengorganisasian suatu kerja sama. Administrasi
sendiri dalam sebuah organisasi sangatlah penting. Bahkan administrasi memegang peranan
yang besar atas berjalannya organisasi. Di dalam pengertian administrasi, administrasi dapat
dikatakan sebagai sebuah pengurus organisasi ataupun pemimpin organisasi. Dalam hal ini
administrasi dapat dimaksudkan sebagai manajemen organisasi. Charles A. Beard
mengatakan bahwa tidak ada satu hal untuk abad modern sekarang ini yang lebih penting
dari administrasi. Administrasi disebut sebagai penentu citra suatu organisasi yang semua
baik buruknya organisasi tergantung pada administrasi yang dimiliki oleh organisasi. Suatu
organisasi dapat berjalan dengan baik, apabila unsur-unsur dalam administrasi tersebut
berjalan dengan baik .
Abstract: Judul Artikel dalam Bahasa Inggris. Abstrak ditulis dalam Bahasa Inggris.
Abstrak memuat uraian mengenai tujuan penelitian, metode yang digunakan, dan hasil
penelitian. Abstrak ditulis secara ringkas, padat dan ditulis dalam satu alinea (maksimal 200
kata). (shortcut layout CTRL+ALT+A)
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Manusia merupakan makhluk sosial. Dalam kehidupan manusia tidak akan terlepas dari
namanya kerja sama. Manusia pasti akan saling bekerja sama dalam rangka mencapai suatu
tujuan. Hal ini membentuk suatu pengertian mengenai administrasi. Apabila sejumlah
orang bersama-sama secara berkelompok bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu
maka diperlukan adanya penataan dari usaha kerja sama tersebut. Suatu kelompok dapat
dikatakan sebagai administrasi apabila kelompok tersebut memiliki tujuan yang terencana,
pengorganisasian yang terarah, dan dilaksanakan secara kerja sama demi tercapainya suatu
tujuan. Tidak semua kegiatan kerja sama dapat disebut dengan administrasi. Hanya kegiatan
yang sudah terarah dan terstruktur dari usaha kerja sama sekelompok orang itulah yang
disebut dengan administrasi.
Masyarakat mengenal istilah administrasi saat adanya kegiatan yang berhubungan dengan
instansi pemerintah atau swasta. Sebagai contoh, ketika dalam sebuah keluarga ada seorang
bayi yang lahir, maka orang tua dari anak tersebut akan datang ke kantor kelurahan untuk
membuat akta kelahiran. Dalam proses pembuatannya, orang tua bayi tersebut akan dikenai
biaya administrasi pembuatan akta kelahiran. Oleh petugas kantor kelurahan, warga desa
yang membuat akta kelahiran tersebut tersebut dikenalkan dengan istilah administrasi yang
berhubungan dengan permintaan biaya administrasi oleh petugas kantor, sebagai ganti
biaya pembuatan akta kelahiran tersebut.
Unsur-Unsur Administrasi
(Dimas Ellix Ramadhan)
Administrasi tidak sekadar pekerjaan-pekerjaan membuat surat, mengirim surat,
menyimpan dokumen, membayar rekening, dan pekerjaan ketik-mengetik saja, melainkan
segenap kegiatan penataan atau pengaturan yang dilakukan untuk menata dan menjalin
kerja sama yang dilakukan oleh sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu itu. Di
dalam administrasi terdapat beberapa unsur yang akan dibahas dibawah. Tujuan tertentu
tersebut dapat tercapai apabila unsur-unsur dalam administrasi berjalan dengan baik.
B. Rumusan Masalah
1. Apa yang dimaksud dengan administrasi ?
2. Apa saja unsur-unsur dalam administrasi ?
C. Tujuan
1. Untuk mengetahui apa itu administrasi.
2. Untuk mengetahui unsur-unsur dalam administrasi.
Unsur-Unsur Administrasi
(Dimas Ellix Ramadhan)
1. Administrasi dalam arti luas
Administrasi dalam arti luas merupakan kegiatan kerja sama yang dilaksanakan
oleh sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan
dalam struktur dengan mendayagunakan sumber-sumber untuk mencapai tujuan
secara efektif dan efisien”. (Silalahi, 2005:7).
Administrasi dalam arti luas dapat ditinjau dari 3 (tiga) sudut pandang pengertian,
yaitu sudut :
a. Proses
b. Fungsi, dan
c. Kepranataan (instutision)
Ditinjau dari sudut proses, administrasi merupakan keseluruhan proses yang
dimulai dari proses pemikiran, perencanaan, pengaturan, 10 penggerakan/bimbingan,
pengawasan sampai dengan proses pencapaian tujuan. Untuk mencapai suatu
tujuan, orang harus memikirkan dulu, kemudian mengatur/menentukan
baagaimana caranya untuk mencapai tujuan itu lalu pencapainya sendiri sampai
tujuan yang dikehendaki. Keseluruhan aktivitas-aktivitas tersebut dirangkum dalam
suatu pengertian administarasi.
Ditinjau dari sudut fungsi atau tugas, admisnitrasi berarti keseluruhan tindakan
(aktivitas) yang mau tidak mau harus dilakukan dengan sadar oleh seseorang
atau kelompok organisasi orang yang berkedudukan sebagai “administrator” atau
yang menduduki manajemen puncak suatu organisasi.Ditinjau dari sudut
kepranataan, administrasi diartikan sebagi suatu lembaga, misalnya PN
Pembangunanperumahan (sekarang PT Pembangunan perumahan). (Maringin,
2003: 15-16)
B. Unsur-Unsur Administrasi
Apabila administrasi sebagai suatu konsep diteliti maka selain bermacam-macam
pekerjaan pokok yang dilakukan masing-masing orang bagi tercapainya tujuan, terlihat
pula adanya unsur umum, yaitu unsur yang terdapat dalam kerja sama apa pun tujuan dan
corak kerja sama itu. Unsur di sini berbeda dengan ciri-ciri atau karakteristik yang harus
Unsur-Unsur Administrasi
(Dimas Ellix Ramadhan)
ada dalam administrasi. Menurut The Liang Gie (1993), dalam aktivitas penataan tugas-tugas
pokok dari usaha kerja sama sekelompok orang untuk mencapai tujuan bersama itu terdapat
bermacam ragam isinya, yang dapat dirinci lagi menjadi sebanyak delapan unsur.
Unsur umum yang terdapat di dalam rangkaian kegiatan penataan yang dinamakan
administrasi tersebut ada delapan macam yang merupakan subkonsep administrasi, yaitu
sebagai berikut.
1. Organisasi
Organisasi merupakan suatu wadah dari sebuah usaha kerja sama. Organisasi
merupakan salah satu unsur administrasi yang menunjukkan adanya suatu proses
penataan, pengaturan, penyusunan, pembagian kerja dari usaha kerja sama. Hal
tersebut lebih tepatnya disebut sebagai pengorganisasian. Organisasi sebagai suatu
proses adalah merupakan rangkaian kegiatan penataan yang berupa penyusunan
suatu kerangka yang menjadi wadah bagi segenap kegiatan kerja sama dengan jalan
mengelompokkan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan, membagi tugas di
antara para pejabat yang harus melaksanakan, menetapkan wewenang dan tanggung
jawab masing-masing, serta menyusun jalinan hubungan kerja di antara para
pejabatnya. Dengan dilakukan rangkaian kegiatan penataan maka akan tercipta
suatu kerangka kerja sama yang biasa disebut dengan organisasi.
Adapun pengorganisasian sebagai rangkaian aktivitas-aktivitas, meliputi berikut ini.
a. Penyusunan bentuk dan pola usaha kerja sama.
b. Mengolong-golongkan tindakan yang harus dijalankan dalam kesatuan-
kesatuan kerja tertentu.
c. Menentukan tugas pekerjaan orang-orang yang tergabung dalam usaha
kerja sama itu.
d. Membagi-bagi wewenang masing-masing pelaksana.
e. Menentukan jalinan hubungan kerja di antara mereka, serta seluruh
perintah dan tanggung jawab.
2. Manajemen
Manajemen disini sebagai suatu proses rangkaian kegiatan penataan yang berupa
pengarahan anggota dan pengerahan fasilitas kerja agar kerja sama dalam mencapai
tujuan dapat terwujud. Terdapat enam fungsi dari manajemen, yaitu sebagai berikut :
A. Perencanaan
Perencanaan merupakan suatu kegiatan menentukan hal-hal yang harus
dikerjakan dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan serta
cara-cara mengerjakannya.
B. Pembuatan keputusan
Pembuatan keputusan adalah kegiatan melakukan pemilihan di antara
berbagai kemungkinan untuk menyelesaikan suatu masalah, perselisihan,
keraguan yang timbul dalam kerja sama mencapai tujuan
C. Pengarahan
Pengarahan adalah suatu kegiatan pembimbingan bawahan dengan jalan
memberi perintah, memberikan petunjuk, mendorong semangat kerja,
Unsur-Unsur Administrasi
(Dimas Ellix Ramadhan)
menegakkan disiplin, memberikan teguran, dan lain usaha semacam itu agar
mereka dalam melakukan pekerjaan mengikuti aturan yang telah ditetapkan.
D. Pengoordinasian
Pengoordinasian adalah suatu kegiatan menghubung-hubungkan orang-
orang dan tugas-tugas sehingga terjamin adanya kesatuan atau keselarasan
keputusan, kebijaksanaan, tindakan, langkah, sikap serta mencegah
timbulnya pertentangan, kekacauan, kekembaran/duplikasi, dan kekosongan
tindakan.
E. Pengontrolan
Pengontrolan adalah suatu kegiatan mengusahakan agar pelaksanaan
pekerjaan serta hasil kerja sesuai dengan rencana, perintah, petunjuk atau
ketentuan-ketentuan lain yang telah ditetapkan
F. Penyempurnaan
Penyempurnan adalah kegiatan memperbaiki segenap segi penataan agar
tujuan organisasi dapat tercapai secara efisien.
3. Komunikasi
Unsur ketiga dari administrasi adalah komunikasi sebagai suatu proses, yang berarti
rangkaian kegiatan yang berupa penyampaian pesan dari seseorang kepada orang
lain dalam kerja sama mencapai tujuan tersebut.
4. Informasi
Unsur keempat dari administrasi adalah informasi sebagai suatu proses, yaitu
rangkaian kegiatan yang berupa penghimpunan, pencatatan, pengolahan,
penggandaan, pengiriman, penyimpanan, pemeliharaan, penyusutan, dan pemusnahan
informasi.
5. Personalia
Unsur kelima dari administrasi adalah personalia sebagai suatu proses, yaitu
rangkaian kegiatan yang berupa pencarian, pelamaran, pengujian, penerimaan,
pengangkatan, penempatan, kepangkatan, pengembangan, kesejahteraan,
pemutasian, dan pemberhentian tenaga kerja dalam kerja sama mencapai suatu
tujuan tertentu.
6. Finansial
Unsur keenam dari administrasi adalah finansia sebagai suatu proses yaitu
rangkaian kegiatan yang berupa penyusunan anggaran belanja, penentuan sumber
biaya, cara pemakaian, pembukuan, dan pertanggung jawaban atas pembiayaan
dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu.
7. Materia
Unsur ketujuh dari administrasi adalah kriteria sebagai suatu proses yaitu rangkaian
kegiatan yang berupa pengadaan, pencatatan, pengaturan pemakaian, pemeliharaan,
dan penyingkiran benda dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu.
8. Relasi Publik
Unsur-Unsur Administrasi
(Dimas Ellix Ramadhan)
Unsur kedelapan dari administrasi adalah relasi publik sebagai suatu proses, yaitu
rangkaian kegiatan yang berupa usaha pengenalan kegiatan organisasi kepada
lingkungan dan penangkapan hasrat serta suasana lingkungan dalam kerja sama
mencapai tujuan tertentu. Fungsi ini yang menjadi tanggung jawab seorang pejabat
dalam kerja sama berarti bahwa ia harus mewakili kerja sama itu dalam hubungan
dengan lingkungan sekelilingnya.
Unsur-Unsur Administrasi
(Dimas Ellix Ramadhan)
beberapa unsur, yang diantaranya adalah organisasi, manajemen, komunikasi, informasi,
personifikasi, finansia, materia, dan relasi publik.
Contoh:
(Jenis: buku author sama dengan penerbit)
American Psychological Association. (2010). Publication manual of the American Psychological
Association (6 ed.). Washington, DC: Author. (Shortcut Layout CTRL+ALT+R)
(Jenis: e-book)
Bransford, J. D., Brown, A. L., & Cocking, R. R. (2005). How people learn: Brain, mind, experience
and school. Diambil dari: https://www.nap.edu/catalog/9853/how-people-learn-brain-mind-
experience-and-school-expanded-edition.
Unsur-Unsur Administrasi
(Dimas Ellix Ramadhan)
Nurgiyantoro, B. & Efendi, A. (2017). Re-Actualization of Puppet Characters in Modern Indonesian
Fictions of The 21st Century. 3L: The Southeast Asian Journal of English Language Studies. 23
(2), 141-153, diambil dari: http://doi.org/10.17576/3L-2017-2302-11.
(Jenis: prosiding)
Retnowati, E. (2012, 24-27 November). Learning mathematics collaboratively or individually. Paper
presented at the The 2nd International Conference of STEM in Education, Beijing Normal
University, China. Diambil dari:
http://stem2012.bnu.edu.cn/data/short%20paper/stem2012_88.pdf.
Appendix
(jika ada)
CATATAN:
Artikel ditulis dalam 10-15 halaman sesuai template artikel jurnal ‘EFISIENSI – Kajian Ilmu
Administarsi”
Unsur-Unsur Administrasi
(Dimas Ellix Ramadhan)
Artikel dikirimkan SECARA ONLINE menggunakan sistem OJS. Jika kesulitan bisa
menghubungi pengelola jurnal.
Template ini berlaku sejak edisi tahun 2019 dan seterusnya
Ketua Redaksi
Arwan Nur Ramadhan
arwan@uny.ac.id
WA: 085 643 514 510
Unsur-Unsur Administrasi
(Dimas Ellix Ramadhan)