BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1 Tinjauan Perusahaan

Sebelum membahas mengenai analisa sistem data statistika pada rekam medis

di RSIA Anugrah. Kita harus mengetahui beberapa hal penting di dalam perusahaan

tersebut seperti misalnya mulai berdirinya RSIA Anugrah Pontianak sehingga struktur

organisasi dalam perusahaan tersebut.

3.1.1 Sejarah Institusi/Perusahaan

RSIA Anugrah didirikan oleh Hj. Sundus, Amd. Keb. pada tahun 1995

sebagai Praktik Bidan Swasta yang kemudian dalam perjalanannya menjadi

Rumah Bersalin Anugrah.

Dan pada Agustus 2011 mendapatkan izin operasional sehingga

berkembang menjadi Rumah Sakit Ibu dan Anak Anugrah yang kini dipimpin

oleh dr. Hilmi K. Riskawa, Sp.A., M.Kes. sebagai direktur.

a. Visi

Menjadi rumah sakit ibu dan anak yang memberikan pelayanan

terbaik, mandiri dan mampu bersaing di era globalisasi.

b. Misi

Meningkatkan mutu pelayanan dan keselamatan pasien serta

memberikan pendidikan yang berkelanjutan terhadap karyawan

agar mampu memberikan pelayanan yang professional dan

berkualitas.
 3.1.2 Struktur Organisasi dan Fungsi

a. Struktur Organisasi

Gambar III.1 Struktur Organisasi

Tugas dan Tanggung Jawab

A. Kepala Unit Rekam Medis

1. Nama Jabatan : Kepala Unit Rekam Medis

2. Unit Kerja : Sub bagian rekam medis

3. Ikhtisar Jabatan :

Memimpin staff bagian rekam medis dalam rangka melaksanakan rekam medis

melalui kegiatan menghimpun, mengolah, menganalisa dan mensinkronisasi data

medis serta mengolah berkas rekam medis, menyediakan data rekam medis, dan

mengevaluasi pelaksanaannya agar tersedia informasi medis yang akurat dan tepat.

4. Uraian Tugas :
a. Mengawasi dan bertanggung jawab terhadap semua kegiatan di seksi rekam

medis, agar dapat terselenggara dengan baik.

b. Mengawasi dan bertanggung jawab terhadap tata tertib, disiplin, kebersihan,

keamanan dan kelancaran tugas di seksi rekam medis.

c. Melaksanakan pembinaan petugas di seksi rekam medis sehingga terjalin kerja

sama yang baik, semangat kerja yang tinggi, ketrampilan petugas yang memadai

dan loyal terhadap rumah sakit.

d. Menyusun dan melaksanakan program pendidikan / pelatihan bagi petugas seksi

rekam medis sehingga lebih trampil dan menguasai bidang tugasnya.

e. Mengadakan koordinasi dengan seksi lain yang terkait untuk kelancaran tugas di

seksi rekam medis dan seksi yang lain.

f. Mengatur, mengawasi dan bertanggung jawab terhadap semua peralatan dan

sarana yang ada di seksi rekam medis agar selalu dalam keadaan terawat dan siap

pakai.

g. Mengadakan / mempimpin rapat di seksi rekam medis.

h. Membuat Uraian Tugas bagi masing-masing petugas di seksi rekam medis.

i. Menyusun program kerja seksi rekam medis dalam rangka melengkapi

penyusunan renstra rumah sakit.

j. Mengevaluasi kebutuhan tenaga, peralatan dan sarana untuk menunjang

kelancaran tugas di seksi rekam medis.

k. Bersama - sama dengan koordinator pendaftaran & gudang RM. membuat jadwal

dinas.

l. Bertanggung jawab atas keamanan dan keutuhan peralatan di seksi rekam medis.

m. Melaksanakan tugas - tugas lain yang diperintahkan oleh atasan / rumah sakit.

n. Mengikuti kegiatan yang diadakan oleh rumah sakit atau seksi rekam medis.
 o. Menjaga ketertiban, keamanan dan kebersihan dilingkungan kerja seksi rekam

medis dan gudang rekam medis.

5. Hasil Kerja :

a. Rencana kebutuhan dan kegiatan

b. Program kerja

c. Berkas rekam medis

d. Berkas layanan informasi di front office

e. Hasil evaluasi dan laporan pertanggung jawaban tugas

6. Tanggung Jawab :

a. Memimpin kegiatan pelayanan rekam medis yang meliputi : rekam medis rawat

jalan, rawat inap, data dan pelaporan.

b. Merencanakan dan mengembangkan sistem penyelenggaraan rekam medis dan

informasi kesehatan, agar tercapai tujuan yang diinginkan.

c. Menyusun dan menyajikan data dan informasi yang bermutu bagi pimpinan/

manajemen rumah sakit.

d. Kebenaran hasil evaluasi dan laporan kegiatan.

7. Kewenangan :

a. Mengkoordinir pelayanan rekam medis di rumah sakit.

b. Mengatur seluruh sumber daya yang ada : staf, peralatan, ruangan dan fasilitas

lain yang diperlukan.

8. Jabatan Bawahan Langsung :

a. Koordinator Pendaftaran

b. Staff Rekam Medis

 9. Korelasi Jabatan :

a. Dengan Ketua Panitia rekam medis dalam hal konsultasi, menerima tugas dan

pertanggung jawaban pelaksanaan tugas.

b. Dengan kepala unit kerja di lingkungan rumah sakit dalam hal koordinasi tugas.

c. Dengan koordinator pendaftaran dan staff rekam medis dalam hal bimbingan,

pembinaan, dan pemberian perintah tugas.

B. Pendaftaran

1. Nama Jabatan : Koordinator Pendaftaran

2. Unit Kerja : Seksi Pendaftaran / Front Office

3. Ikhtisar Jabatan :

Memimpin unit kerja seksi pendaftaran dalam rangka melaksanakan layanan

informasi kepada pelanggan jasa rumah sakit dan layanan rekam medis melalui

kegiatan menghimpun data awal rekam medis agar tersedia informasi medis yang

akurat.

4. Tugas Pokok :

a. Menyusun rencana kebutuhan dan kegiatan seksi pendaftaran pasien agar

kegiatan operasional dapat terlaksana secara efektif dan efisien.

b. Membagi tugas dan memantau proses kegiatan pengelolaan seksi pendaftaran

agar dapat berjalan dengan lancar dan sesuai ketentuan yang berlaku.

c. Membina bawahan dalam menjalankan tugas melalui pemberian arahan dan

motivasi untuk meningkatkan etos kerja dan disiplin yang tinggi sehingga

tercapai kinerja yang optimal.

 d. Mengevaluasi seluruh kegiatan seksi pendaftaran pasien dan membuat laporan

pertanggung jawaban pelaksanaan tugas kepada pimpinan sebagai bahan

pertimbangan dalam rangka perbaikan dan peningkatan kinerja selanjutnya.

5. Uraian Tugas :

a. Mengawasi semua kegiatan pelayanan di pendaftaran, meliputi pendaftaran

pasien rawat jalan dan pasien rawat inap.

b. Bertanggung jawab terhadap administrasi dan semua kegiatan pelayanan di

pendaftaran.

c. Bertanggung jawab dan memberikan sosialisasi terhadap kegiatan yang menjadi

tugas dan tanggung jawab di pendaftaran.

d. Menjaga kerahasiaan, kerapihan dan keamanan berkas rekam medis di gudang

RM. maupun di pendaftaran.

e. Menyusun program pemindahan berkas rekam medis dan mengajukan program

tersebut ke kepala seksi rekam medis.

f. Mengevaluasi semua kegiatan yang menjadi tugas tanggung jawabnya.

g. Bersama - sama dengan kepala seksi rekam medis membuat dan mengatur jadwal

shift karyawan rekam medis dan pendaftaran.

h. Membuat laporan kunjungan pasien rawat jalan maupun rawat inap.

i. Mengadakan koordinasi dengan gugus tugas yang lain untuk kelancaran tugas

pekerjaan di pendaftaran.

j. Mencatat keluhan / masalah yang terjadi di pendaftaran baik masalah extern

maupun intern dan mencarikan jalan keluarnya.

k. Bertanggung jawab atas keamanan dan keutuhan peralatan yang ada di

pendaftaran.
 l. Melaksanakan tugas - tugas lain yang diperintahkan oleh atasan / rumah sakit.

m. Mengikuti kegiatan yang diadakan oleh rumah sakit atau seksi rekam medis.

n. Menjaga ketertiban, keamanan dan kebersihan dilingkungan kerja seksi rekam

medis dan gudang rekam medis.

6. Hasil Kerja :

a. Rencana kebutuhan dan kegiatan

b. Kelancaran pendaftaran pasien, kejelasan informasi di front office

c. Kelancaran permintaan sambungan telepon

d. Catatan permintaan sambungan telepon

e. Hasil evaluasi dan laporan pertanggung jawaban tugas.

7. Tanggung Jawab :

a. Terselenggaranya layanan informasi jasa pelayanan rumah sakit di front office.

b. Terjaminnya kelancaran layanan permintaan sambungan telepon rumah sakit.

c. Bertanggung jawab terhadap administrasi dan semua kegiatan pelayanan di

pendaftaran.

8. Wewenang :

a. Meminta data informasi layanan rumah sakit kepada unit kerja terkait.

b. Mengkoordinasikan dengan pejabat terkait dalam rangka penyelenggaraan

layanan informasi dan operator telepon.

c. Memberikan masukan, saran dan pertimbangan kepada atasan yang berkaitan

dengan tugas pengelolaan rekam medis.

9. Korelasi Jabatan :
 a. Dengan kepala unit rekam medis dalam hal konsultasi, menerima tugas dan

pertanggung jawaban pelaksanaan tugas.

b. Dengan bagian administrasi dan kesekretariatan dalam hal pertanggung jawaban

administrasi.

C. Staf Pelaksana Pendaftaran Pasien

1. Nama Jabatan : Staff Pelaksana Pendaftaran Pasien

2. Unit kerja : Sub bagian rekam medis

Sub bagian pendaftaran pasien

3. Ikhtisar Jabatan :

Seorang karyawan yang diberi tugas, wewenang dan tanggung jawab untuk

melaksanakan kegitan pendaftaran pasien rawat inap, rawat jalan, dan rawat darurat.

4. Tugas Pokok :

Melaksanakan program kerja pendaftaran pasien rawat jalan, rawat inap, rawat

darurat yang telah diputuskan oleh direktur.

5. Uraian Tugas :

a. Melaksanakan pendaftaran pasien gawat darurat, rawat jalan dan rawat inap,

yaitu mencatat data identitas pasien yang dibutuhkan sesuai dengan ketentuan

yang telah ditetapkan, memberikan nomor regiter baru bagi pasien baru,

mencarikan nomor register lama bagi pasien kunjungan ulang (pasien lama)

b. Memberikan informasi kepada pengguna jasa rumah sakit sesuai dengan batas

kewenangannnya.

c. Mengirim berkas rekam medis rawat jalan dari unit rekam medis ke bagian

rawat jalan sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan.

 d. Mengecek dan mengontrol kelengkapan data rekam medis rawat jalan dan

mengkoordinasikannya dengan bagian yang bersangkutan.

e. Melaksanakan tugas lain yang diberikan kepada atasan.

6. Hasil Kerja :

a. Berkas rekam medis

b. Pendaftaran pasien berjalan lancar

c. Dokumen pasien rawat jalan dan rawat inap

d. Hasil evaluasi dan laporan pertanggung jawaban tugas

7. Tanggung Jawab :

a. Keakuratan data identitas pasien

b. Kelancaran, kebenaran dan ketepatan pendaftaran pasien

c. Kerahasiaan dan keamanan data dan berkas rekam medis

d. Kebenaran hasil evaluasi dan laporan kegiatan

e. Terciptanya suasana lingkungan kerja yang kondusif dan harmonis

8. Wewenang :

a. Mengkoordinasikan dengan koordinator pendaftaran atau kepala unit rekam

medis yang terkait dalam rangka penyelenggaraan pendaftaran pasien.

b. Memberikan masukan, saran dan pertimbangan kepada atasan yang berkaitan

dengan tugas pengelolaan rekam medis.

9. Korelasi Jabatan :

a. Dengan koordinator pendaftaran dan kepala unit rekam medis dalam hal

konsultasi, menerima tugas dan pertanggung jawaban pelaksanaan tugas.

 b. Dengan kepala unit kerja di lingkungan rumah sakit dalam hal koordinasi

tugas.

D. STAF PELAKSANA ASSEMBLING, KODING DAN FILLING

1. Nama Jabatan : Staff Pelaksana Assembling

2. Unit kerja : - Sub bagian rekam medis

3. Ikhtisar Jabatan :

Melaksanakan proses pengolahan data dan pengarsipan melalui kegiatan

menghimpun, menyimpan, mengevaluasi dan menganalisis data rekam medis agar

tersedia informasi medis yang tepat dan akurat.

4. Tugas Pokok :

a. Melaksanakan administrasi sub bagian rekam medis

b. Melakukan proses koding berkas rekam medis

c. Melaksanakan pengarsipan berkas rekam medis

d. Melaksanakan layanan peminjaman dan pengambilan berkas rekam medis

5. Uraian Tugas :

a. Melakukan pengecekan dan monitoring kelengkapan berkas rekam medis pasien

pulang

b. Mengkoordinasikan upaya pemenuhan kelengkapan data berkas rekam medis

sesuai dengan prosedur yang ditetapkan

c. Melakukan proses pengkodingan diagnosa berkas rekam medis rawat jalan dan

rawat inap.

d. Mengarsipkan berkas rekam medis yang telah lengkap sesuai dengan ketentuan

yang berlaku
 e. Melayani peminjaman berkas rekam medis sesuai dengan ketentuan dan prosedur

yang berlaku

f. Memberikan informasi kepada pengguna jasa rumah sakit sesuai dengan batas

kewenangannya

g. Melaksanakan pengumpulan, penyimpanan dan pengarsipan surat – surat dinas

dan berkas sub bagian rekam medis

h. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan

6. Hasil Kerja :

a. Berkas dan catatan rekam medis

b. Check list kelengkapan berkas rekam medis

c. Berkas rekam medis lengkap dan akurat serta terjaga kerahasiaannya

d. Inputan hasil pengkodingan diagnosa

e. Laporan pengkodean diagnosa dalam sebulan

f. Hasil evaluasi dan laporan pertanggung jawaban tugas

7. Tanggung Jawab :

a. Tersedianya data medis yang cepat, tepat, akurat dan mutakhir

b. Ketertiban dan kerapian penyimpanan berkas rekam medis sesuai ketentuan

c. Kerahasiaan dan keamanan data dan berkas rekam medis

d. Tercipta suasana linkungan kerja yang kondusif dan harmonis

8. Wewenang :

a. Mengelola data medis dan berkas rekam medis

b. Meminta data medis dan berkas rekam medis kepada unit kerja terkait
 c. Meniliti dan mengoreksi kelengkapan data dan berkas rekam medis

d. Memasukkan data diagnosa ke dalam komputer

e. Mengkoordinasikan dengan pejabat terkait dalam rangka penyelenggaraan

pengarsipan dan kelengkapan berkas rekam medis

f. Memberikan masukan, saran, dan pertimbangan kepada atasan yang berkaitan

dengan tugas pengelolaan rekam medis

9. Korelasi Jabatan :

a. Dengan koordinator pendaftaran dan kepala unit rekam medis dalam hal

konsultasi, menerima tugas dan pertanggung jawaban pelaksanaan tugas.

b. Dengan kepala unit kerja di lingkungan rumah sakit dalam hal koordinasi tugas.

E. Staf Pelaksana Pelaporan

1. Nama Jabatan : Staff Pelaksana Reporting

2. Unit kerja : - Sub bagian rekam medis

3. Ikhtisar Jabatan :

Seorang karyawan yang ditugaskan untuk melaksanakan kegiatan pengolahan dan

pelaporan rekam medis sehingga tersedia informasi medis yang akurat dan tepat.

4. Tugas Pokok :

a. Melaksanakan pengolahan dan analisis data rekam medis

b. Menyusun pelaporan data rekam medis sesuai dengan ketentuan yang telah

ditetapkan

5. Uraian Tugas :

a. Melaksanakan pengolahan dan analisa data rekam medis sesuai dengan ketentuan

yang berlaku
 b. Melakukan analisa data rekam medis sesuai dengan jenis-jenis analisi yang telah

ditetapkan

c. Melaksanakan bentuk-bentuk laporan rutin, baik ditingkat unit, bagian maupun

laporan-laporan yang ditentukan dan atau diminta oleh Departemen Kesehatan.

d. Melaksanakan permintaan layanan rekam medis lainnya, antara lain : resume dan

visum

e. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan

6. Hasil Kerja :

a. Dokumen analisis data rekam medis

b. Laporan rekam medis

c. Hasil evaluasi dan laporan pertanggung jawaban tugas

g. Tanggung Jawab :

a. Kesesuaian dan terlaksananya program kerja

b. Tersedianya analisis data medis yang akurat dan mutakhir

c. Kelancaran, kebenaran dan ketetapan analisis dan pelaporan data rekam medis

d. Kerahasiaan dan keamanan data dan berkas rekam medis

e. Kebenaran hasil evaluasi dan laporan kegiatan

f. Terciptanya suasana lingkungan kerja yang kondusif dan harmonis

h. Wewenang :

a. Mengelola dan menganalisis data medis dan berkas rekam medis

b. Mengkoordinasikan dengan pejabat terkait dalam rangka analisis dan penyusunan

laporan rekam medis

 c. Memberikan masukan, saran dan pertimbangan kepada atasan yang berkaitan

dengan tugas pengelolaan rekam medis

i. Korelasi Jabatan :

a. Dengan koordinator pendaftaran dan kepala unit rekam medis dalam hal

konsultasi, menerima tugas dan pertanggung jawaban pelaksanaan tugas.

b. Dengan kepala unit kerja di lingkungan rumah sakit dalam hal koordinasi tugas.

3.2 Prosedur Sistem Berjalan

Sistem pencatatan sensus yang saat ini berjalan adalah, lembar sensus di isi

setiap harinya oleh ruang unit perawatan, kemudian diambil oleh bagian assembling

untuk pencocokan data, kemudian dikasih ke bagian analising untuk di entry ke

Microsoft Excel, data yang di entry ini setiap akhir bulannya akan di hitung

indikatornya yaitu BOR, LOS, TOI, BTO untuk dibuat laporan bulanan ke direktur

rumah sakit dan dibuat laporan tahunan ke Dinkes.

3.3 Activity Diagram Sistem yang Berjalan

Secara grafis untuk menggambarkan rangkaian aliran aktivitas proses sistem

berjalan pada RSIA Anugrah. Activity Diagram dapat juga digunakan untuk
memodelkan aksi yang akan dilakukan saat operasi dieksekusi, dan memodelkan hasil
dari aksi tersebut. Adapun gambar diagram activity terhadap analisis sistem yang
berjalan sebagai berikut :
3.3.1 Activity Diagram Proses Pendataan Statistika
 Sumber : Hasil Observasi (2019)

Gambar 3.2 Activity Diagram Proses Pendataan Statistika

3.4 Spesifikasi Dokumen Masukan

3.4.1 Nama dokumen : Sensus Harian Rawat Inap RSIA Anugrah

Fungsi : Untuk mengetahui pasien keluar dan masuk setiap harinya

Sumber : ruang unit perawatan

Tujuan : rekam medis

Media : kertas

Jumlah : 1 rangkap

Frekuensi : setiap hari atau setiap ada pasien keluar dan masuk

Bentuk : Lampiran 1

3.5 Spesifikasi Dokumen Keluaran

3.5.1 Nama dokumen : rekapitulasi Sensus Harian Rawat Inap RSIA Anugrah

Fungsi : sebagai laporan bulanan dan tahunan

Sumber : rekam medis

Tujuan : direktur dan dinkes

Media : kertas
 Jumlah : 2 rangkap

Frekuensi : setiap bulan dan setiap tahun

Bentuk : Lampiran 2

3.5.2 Nama dokumen : rekapitulasi Sensus Bulanan Rawat Inap RSIA Anugrah

Fungsi : sebagai laporan bulanan dan tahunan

Sumber : rekam medis

Tujuan : direktur dan dinkes

Media : kertas

Jumlah : 2 rangkap

Frekuensi : setiap bulan dan setiap tahun

Bentuk : Lampiran 3

3.6 Permasalahan Pokok

Berdasarkan analisa yang telah dilakukan, terdapat permasalahan yang dihadapi,

antara lain yaitu sebagai berikut :

Pencatatan statistik rawat inap masih dilakukan secara manual, dan

penginputan yang tidak dilakukan setiap hari mengakibatkan keterlambatan

pelaporan karena membutuhkan waktu yang lama untuk mengurutkan kembali

lembar sensus dari setiap ruang unit perawatan dan mengentry nya ke komputer dan

kadang ada lembar sensus yang tercecer atau hilang.

3.7 Pemecahan Masalah

Berdasarkan analisa sistem yang berjalan dapat diambil kesimpulan, kekurangan dan

kebutuhan dari pihak stakeholder, pengembangan sistem hendaknya dilakukan yatu,

Menganalisa kebutuhan tersebut dapat diambil beberapa pemecahan masalah antara

lain yaitu sebagai berikut :

 Diperlukan sebuah sistem yang terkomputerisasi berbasis web pencatatan

statistik rawat inap untuk mempermudah dan menghemat waktu dalam pencatatan,

penginputan serta pelaporan statistik rawat inap rumah sakit.