Contoh Kasus Audit Siklus Pengeluaran : kasus AOE (alpha omega electronics)

Berikan contoh mengenai siklus pengeluaran dalam sebuah kasus dan keterkaitannya dengan proses
bisnis! Sebutkan dan jelaskan Control Objectives, Threats, dan prosedur pengendalian yang dapat
diterapkan

Bagan Alur Siklus Pengeluaran AOE

Prosedur pemrosesan informasi dimulai dari order, departemen manapun

dapat menyerahkan
permintaan untuk membeli barang, setelah permintaan disetujui system akan mencari file
utama
persediaan yang kemudian system akan membuat pesanan pembelian yang dikirim ke
pemasok
melalui EDI. Bagian penerimaan memiliki akses ke file pesanan pembelian yang belum
diselesaikan
agar bagian tersebut dapat merencanakan dan memverifikasi validitas pengiriman. Bagian
utang
usaha diberitahukan mengenai pesanan agar dapat merencanakan penundaan komitmen
keuangan.
Departemen yang membuat permintaan pembelian juga diberitahukan bahwa
permintaannya
telah dijalankan. Para pemasok utama mengirimkan pemberitahuan secara elektronis
mengenai
kiriman yang akan sampai. Ketika pengiriman datang para pekerja area penerimaan
menggunakan
system pemrosesan permintaan untuk memverifikasi pesanan. Para pekerja area penerimaan
memeriksa barang dan menggunakan terminal on-line untuk memasukkan nomor barang
persediaan, jumlah dan nomor pesanan pembelian. Pada saat pengiriman barang ke gudang,
bagian tempat penyimpanan persediaan memverifikasi jumlah barang yang dimasukkan dan
memasukkan data ke sistem. Bagi para vendor yang memiliki perjanjian ERS, system
tersebut
secara otomatis akan menjadwalkan pembayaran sesuai syarat. Vendor lainnya mengirimkan
faktur melalui EDI atau kadang dalam bentuk kertas yang akan dimasukkan ke system oleh
staf administrasi utang usaha. Bagi pembelian perlengkapan atau jasa yang biasanya tidak
melibatkan pesanan pembelian dan laporan, faktur dikirim ke supervisor untuk
dimintakan
persetujuan. Faktur yang telah disetujui kemudian disiapkan untuk pembayaran sesuai
tanggal jatuh tempo.
Setelah meninjau ulang cek-cek dengan bundel vouchernya, kasir akan
menandatanganinya.
Cek-cek di atas jumlah tertentu juga membutuhkan tanda tangan bendahara. Setelah
menandatanganinya, kasir kemudian mengirimkan cek dan pemberitahuan kiriman uang
kepada para pemasok.
Ancaman dan pengendalian dalam siklus pengeluaran

Proses Ancaman Prosedur pengendalian yang dapat

/Aktivitas diterapkan
Pesan barang 1. mencegah kehabisan atau Sistem pengendalian persediaan; Catatan
kelebihan persediaan persediaan perpetual; teknologi kode garis;
penghitungan persediaan secara periodik
 2.Meminta barang yang tidak
dibutuhkan
3. Membeli dengan harga yang
dinaikkan
4. Membeli barang berkualitas
rendah
5. Membeli dari pemasok yang
tidak diotorisasi
6. Komisi (kickback)
Terima dan 7. Menerima barang yang tidak
simpan dipesan
barang
8. Membuat kesalahan dalam
penghitungan
9. Mencuri persediaan
Setujui dan 10. Gagal menagkap kesalahan
bayar faktur dalam faktur dari vendor
dari vendor
11. Membayar barang yang
tidak diterima
12. Gagal memanfaatkan
diskon pembelian yang tersedia
13. Membayar faktur yang
sama 2x
14. Kesalahan mencatat dan
memasukkan data dalam utang
usaha
15. menyalahgunakan kas, cek.
Pengendalian 16. Kehilangan data
Catatan persediaan perpetual yang akurat;
persetujuan permintaan pembelian
Meminta penawaran kompetitif; gunakan
pemasok yang disetujui; persetujuan
pesanan pembelian; pengendalian
anggaran
Gunakan vendor yang disetujui; awasi
kinerja vendor; pengendalian anggaran
Persetujuan pesanan pembelian; batasi
akses ke file utama pemasok
Kebijakan; mintalah bag. Pembelian untuk
mengungkapkan kepentingan financial
dengan pemasok; audit vendor
Minta bagian penerimaan untuk
memverifikasi keberadaan pesanan
pembelian yang valid
Dokumentasikan kinerja pegawai; insentif
untuk penghitungan yang akurat
Pengendalian akses fisik; penghitungan
periodic persediaan dan rekonsiliasi
perhitungan fisik dengan catatan;
dokumentasikan semua kiriman persediaan
Periksa kembali akurasi faktur; training
bagi pegawai bag. Utang usaha
Hanya membayar faktur yang didukung
oleh laporan penerimaan asli
Penyimpanan file yang tepat; anggaran
arus kas
Hanya membayar faktur yang didukung
oleh bundle voucher asli
Pengendalian edit berbagai entri data dan
pemrosesan
Batasi akses ke cek kosong, mesin
penandatangan cek; pemisahan tugas
antara bagian utang usaha dengan kasir;
rekonsiliasi rek bank oleh orang yang
independent dari proses pengeluaran kas;
alat perlindungan cek termasuk positive
pay.
Buat cadangan dan rencana pemulihan dari
bencana; pengendalian akses fisik dan
umum logis
17. Kinerja kurang baik Pembuatan dan peninjauan ulang secara
periodic; laporan kinerja yang memadai