Berbagai Strategi Konversi Sistem Operasi TI pada Perusahaan

Proses konversi sistem operasi dari yang lama ke sistem operasi yang baru atau
aplikasi yang diperbaharui perlu dilakukan pada saat penerapan sistem bisnis baru. Dalam
memperkenalkan teknologi informasi baru ke dalam sebuah organisasi, perlu metode/cara
untuk memperlembut dampkanya. Ada empat bentuk sistem sistem konversi, yaitu
konversi paralel (paralel conversion), konversi pilot (pilot conversion), konversi
bertahap (phased conversion), dan konversi langsung (direct conversion).
Pertama, konversi langsung adalah strategi perubahan sistem operasi teknologi
yang paling sederhana dan mungkin paling mengacaukan (disruptive) jika diterapkan
dalam sebuah organisasi. Strategi konversi ini disebut sebagai pendekatan transisi langsung
atau disebut juga strategi slam-dunk atau strategi cold-turkey, yang merupakan sesuatu
yang kasar (tiba-tiba) sesuai dengan namanya. Dengan menggunakan sistem ini, maka
sistem yang lama tidak akan dipakai, diganti dengan sistem baru. Walaupun memang
metode ini adalah metode yang paling tidak mahal dari semua strategi yang tersedia
(mungkin juga strategi yang dapat bertahan dalam situasi dimana aktivasi sistem baru
adalah sesuatu yang darurat), namun juga merupakan sebuah strategi yang menunjukkan
resiko kegagalan terbesar. Jika suatu sistem baru sudah dijalankan, maka pengguna akhir
harus mengahadapi jika terjadi eror atau ketidakberfungsian dan tergantung pada tingkat
masalah. Pendekatan ini dapat memiliki pengaruh yang signifikan terhadap kualitas kerja
yang ditunjukkan. Konversi langsung ini hanya akan menjadi pertimbangan pada
lingkungan ekstrim ketika tidak ada strategi konversi lain yang dapat dijalankan.
Kedua, strategi konversi paralel adalah dengan menjalankan sistem lama dan
sistem baru secara bersama (simultan) sampai pengguna akhir (end users) dan koordinator
proyek merasa sangat puas dengan sistem baru yang berfungsi dengan benar dan sistem
yang lama tidak diperlukan lagi. Dalam menggunakan pendekatan ini, konversi paralel
dapat dipengaruhi oleh transisi tunggal (single cutover), dengan sekumpulan tanggal pra-
penentuan untuk memberhentikan operasi paralel atau transisi bertahap yang menggunakan
metode pra-penentuan secara bertahap dari tiap sistem baru dan mengganti sistem lama.
Walaupun sistem ini memiliki kentungan karena rendah resiko, namun pendekatan paralel
membutuhkan biaya yang paling tinggi. Untuk melaksanakan pendekatan paralel yang
tepat, maka para pengguna akhir harus menunjukkan secara literal segala fungsi harian dari
kedua sistem, dan dengan demikian menciptakan kelebihan masif (massive redundancy)
dari segala kegiatan dan secara literal menghasilkan dua kali kerja. Jika biaya operasional
sistem baru yang secara signifikan tidak lebih kecil dari sistem lama, maka biaya
operasional paralel akan sama mahal dengan tiga atau empat kali sistem lama. Selama
konversi paralel, semua hasil dari kedua sistem dibandingkan dengan persetujuan akhir dan
keakuratan, sampai ditententukannya bahwa sistem baru tersebut dapat berfungsi, paling
tidak sama baiknya dengan sistem yang digantikannya. Strategi konversi paralel dapat
menjadi pilihan terbaik dalam situasi dimana sebuah sistem yang terotomatisasi
menggantikan sistem manual. Dalam situasi tertentu, strategi konversi paralel mungkin
tidak dapat dilaksanakan. Terlebih lagi, konversi paralel tidak mungkin terjadi jika
organisasi itu tidak memiliki ketersediaan sumber daya untuk menghitung dalam
menjalankan dua sistem secara bersamaan.
Ketiga, strategi konversi pilot. Pada beberapa kondisi, sistem baru dapat dipasang
pada berbagai lokasi seperti serentetan cabang bank atau toko. Dalam kasus lain, konversi
juga dapat direncanakan sesuai dengan cara pandang geografis. Ketika skenario jenis ini
muncul, ada kemungkinan untuk menggunakan strategi konversi pilot. Keuntungan dalam
pendekatan ini adalah dapat memilih lokasi terbaik yang mewakili kondisi di luar
organisasi, tetapi juga memiliki resiko kecil dalam hal kehilangan waktu atau penundaan
dalam sistem processing-nya. Ketika sistem operasi sudah selesai dipasang pada tempat
percobaan (pilot), prosesnya dapat dievaluasi dan perubahan terhadap sistem dapat dibuat
untuk mencegah pada tempat percobaan dengan cara membuat-ulang pada instalasi yang
tersisa. Pendekatan ini juga diperlukan jika tempat individual atau lokasi percobaan
memiliki karakteristik yang unik yang dapat membuat pendekatan konversi langsung atau
konversi paralel menjadi tidak layak untuk digunakan. Keempat, strategi konversi
bertahap. Strategi konversi ini mencoba untuk mendapatkan keuntungan dari fitur terbaik
dari pendekatan konversi langsung dan konversi paralel sambil meminimalisir dapat yang
akan muncul. Pendekatan tambahan terhadap strategi konversi ini memampukan sistem
baru untuk dibeli secara online seperti serangkaian komponen fungsional yang dipesan
untuk meminimalisir kekacauan terhadap pengguna akhir dan terhadap alur usaha bisnis
organisasi tersebut. Strategi konversi bertahap adalah sama dengan versi multifungsi yang
dikeluarkan oleh aplikasi dari pengembang piranti lunak (software). Setiap versi dari
software itu harus memperbaiki setiap kerusakan yang didapati dan mengakomodir 100%
kecocokan dengan data yang dimasukkan atau diolah oleh versi sebelumnya. Walaupun
memang strategi konversi ini menghasilkan resiko yang lebih rendah, namun konversi ini
memerlukan waktu yang cukup lama, sehingga dengan demikian menghasilkan kekacauan
yang lebih pada terhadap organisasi dimana strategi konversi ini diterapkan.