6.

Sistem dan Prosedur Sistem Informasi Akademik

6.1 Pendahuluan

Teknologi Informasi berperan penting dalam memperbaiki kinerja suatu organisasi.

Penggunaannya tidak hanya sebagai proses otomatisasi terhadap akses informasi, tetapi
juga menciptakan akurasi, kecepatan, dan kelengkapan sebuah sistem yang terintegrasi,
sehingga proses organisasi yang terjadi akan efisien, terukur, fleksibel.

Pemanfaatan teknologi informasi menjadi kebutuhan yang tak dapat ditawar lagi, karena
ketersediaan informasi yang terintegrasi makin penting dalam mendukung upaya
menciptakan sistem perusahaan/organisasi yang efisien dan kompetitif.

Sistem Informasi Akademik secara khusus dirancang untuk memenuhi kebutuhan

Perguruan Tinggi yang menginginkan layanan pendidikan yang terkomputerisasi untuk
meningkatkan kinerja, kualitas pelayanan, daya saing dan kualitas SDM yang
dihasilkannya.

Sistem Informasi Akademik sangat membantu dalam pengelolaan data nilai mahasiswa,
mata kuliah, data staf pengajar (dosen) serta administrasi fakultas/jurusan yang sifatnya
masih manual untuk dikerjakan dengan bantuan perangkat lunak agar mampu
mengefektifkan waktu dan menekan biaya operasional.

Secara umum, Sistem Informasi Akademik yang digunakan di Perguruan Tinggi idealnya
memiliki fitur-fitur sebagai berikut:

1. Modul Data Sivitas Akademika

a. Registrasi
b. Kartu Tanda Mahasiswa
c. Biodata

2. Modul Data Nilai Akademik

 a. Biodata Akademik
b. Biodata Kegiatan
c. Grafik Prestasi
d. Kurikulum
e. Kartu Rencana Studi
f. Kartu Hasil Studi
g. Transkrip Akademik
h. Analisa Biodata
i. Analisa Akademik
j. Aplikasi Migrasi Data
k. Aplikasi Akuntansi

Yang menjadi tantangan dalam sistem dan prosedur Sistem Informasi Akademik adalah:

1. Bagaimana cara mengintegrasikan seluruh proses pengelolaan berbagai data

akademik didalam Perguruan Tinggi ke dalam SIA?
2. Bagaimana cara menjaga integritas SIA agar memiliki tingkat akurasi yang tinggi
dan selalu tersedia?
3. Bagaimana cara menjaga keamanan data yang tersimpan didalam SIA?
4. Bagaimana cara memasyarakatkan SIA didalam SDM Perguruan Tinggi agar
memanfaatkan SIA secara optimal?

6.2 Aktor Sistem dan Prosedur

Tabel 6.1 Aktor Sistem dan Prosedur

Aktor Skenario

Tim PPTIK  Pengadaan SIA.

 Pemeliharaan SIA.

Dosen  Akses data mahasiswa.

 Pengelolaan nilai mata kuliah.

Mahasiswa  Akses nilai ujian terbaru.

  Pengisian KRS.

Staf BAK  Pengelolaan data mahasiswa.

 Pengelolaan data dosen.
 Pengelolaan data KRS.
 Pengelolaan pengumuman.

Staf Keuangan  Pengelolaan biaya akademik.

Universitas/Fakultas/Prodi  Akses data keuangan.

 Pengelolaan jadwal kuliah dan jadwal ujian.

Umum (termasuk dosen,  Akses data mahasiswa.

 Akses data ringkas dosen.
mahasiswa, staf bak, staf
 Akses jadwal kuliah dan jadwal ujian.
keuangan,  Akses pengumuman.
universitas/fakultas/prodi

6.3 Bisnis Proses

1. Pengadaan SIA.

Aktor : Tim PPTIK

Deskripsi: Pengadaan SIA dari analisis kebutuhan hingga pengujian sistem.
Skenario : 1) Analisis kebutuhan SIA
2) Perancangan SIA
3) Implementasi SIA
4) Pengujian SIA
2. Pemeliharaan SIA.

Aktor : Tim PPTIK

Deskripsi : Pemeliharaan serta pengawasan penggunaan SIA
Skenario : 1) Pemeliharaan kredibilitas SIA melalui metode umpan
balik.
2) Pengawasan pada aspek keamanan pada SIA melalui
pemberian kredensial kepada pengguna yang berhak.
3. Akses data mahasiswa

Aktor : Dosen
Deskripsi : Mengakses data pribadi dan akademik mahasiswa.
 Skenario : 1) Login ke SIA (hanya untuk dosen)
2) Pemilihan menu Akses data mahasiswa
3) Pemilihan mahasiswa yang ingin dilihat datanya
4. Pengelolaan nilai mata kuliah.

Aktor : Dosen
Deskripsi : Menambah, mengubah, menghapus nilai mahasiswa atas mata
kuliah tertentu.
Skenario : 1) Login ke SIA
2) Pemilihan menu pengelolaan nilai.
3) Penambahan, pengubahan, penghapusan nilai mata
kuliah.
5. Akses nilai ujian terbaru.

Aktor : Mahasiswa
Deskripsi : Mengkases nilai ujian terbaru dari suatu mata kuliah
Skenario : 1) Login ke SIA
2) Pemilihan menu nilai ujian
3) Pemilihan mata kuliah yang ingin dilihat nilai UAS nya
6. Pengisian KRS.

Aktor : Mahasiswa
Deskripsi : Mengisi KRS online
Skenario : 1) Login ke SIA
2) Pemilihan menu isi KRS
3) Memilih mata kuliah dan rincian KRS lainnya
7. Pengelolaan data mahasiswa.

Aktor : Staf BAK

Deskripsi : Akses dan modifikasi data pribadi maupun data akademik
mahasiswa
Skenario : 1) Login ke SIA
2) Pemilihan menu Pengelolaan data mahasiswa
3) Akses atau modifikasi data pribadi atau data akademik
mahasiswa
8. Pengelolaan data dosen.

Aktor : Staf BAK

Deskripsi : Akses dan modifikasi data pribadi maupun data akademik dosen
Skenario : 1) Login ke SIA
2) Pemilihan menu Pengelolaan data dosen
 3) Akses atau modifikasi data pribadi atau data akademik
dosen
9. Pengelolaan data KRS.

Aktor : Staf BAK

Deskripsi : Akses dan modifikasi data KRS
Skenario : 1) Login ke SIA
2) Pemilihan menu Pengelolaan data KRS
3) Akses atau modifikasi data KRS
10. Pengelolaan pengumuman

Aktor : Staf BAK

Deskripsi : Akses dan modifikasi pengumuman
Skenario : 1) Login ke SIA
2) Pemilihan menu Pengelolaan pengumuman
3) Akses atau modifikasi data pengumuman
11. Pengelolaan biaya akademik

Aktor : Staf Keuangan

Deskripsi : Akses dan modifikasi data pembayaran biaya akademik
Skenario : 1) Login ke SIA
2) Pemilihan menu Pengelolaan biaya akademik
3) Akses atau modifikasi data biaya akademik
12. Akses data keuangan

Aktor : Universitas/Fakultas/Prodi
Deskripsi : Akses total dana, tunggakan, dan penerimaan dari mahasiswa
Skenario : 1) Login ke SIA
2) Pemilihan menu akses data keuangan
3) Akses total dana, tunggakan, atau penerimaan dari
mahasiswa
13. Pengelolaan jadwal kuliah dan jadwal ujian.

Aktor : Universitas/Fakultas/Prodi
Deskripsi : Pengaturan beban SKS dosen, jadwal kuliah dan jadwal ujian
Skenario : 1) Login ke SIA
2) Pemilihan menu Pengelolaan jadwal kuliah dan ujian
3) Pengaturan beban SKS dosen, jadwal kuliah dan jadwal
ujian
14. Akses data ringkas mahasiswa
 Aktor : Umum (termasuk pengguna yang memiliki kredensial)
Deskripsi : Akses nama, nim, prodi dan angkatan mahasiswa
Skenario : 1) Masuk ke SIA (tidak harus login)
2) Pemilihan menu akses data ringkas mahasiswa
3) Pemilihan mahasiswa yang ingin dilihat datanya
15. Akses data ringkas dosen

Aktor : Umum (termasuk pengguna yang memiliki kredensial)

Deskripsi : Akses nama, prodi, mata kuliah yang diajarkan, jadwal, dll
Skenario : 1) Masuk ke SIA (tidak harus login)
2) Pemilihan menu akses data ringkas dosen
3) Pemilihan dosen yang ingin dilihat datanya
16. Akses jadwal kuliah dan jadwal ujian

Aktor : Dosen, mahasiswa, staf bak, univ/fak/prodi, umum

Deskripsi : Mengakses jadwal kuliah dan jadwal ujian dari semester
bersangkutan.
Skenario : 1) Login ke SIA (hanya dosen dan mahasiswa)
2) Pemilihan menu tampil jadwal kuliah atau tampil jadwal
menu.
3) Pemilihan jadwal yang ingin dilihat
17. Akses pengumuman

Aktor : Umum (termasuk pengguna yang memiliki kredensial)

Deskripsi : Akses pengumuman terbaru yang disiarkan oleh PT
Skenario : 1) Masuk ke SIA (tidak harus login)
2) Pemilihan menu akses data ringkas dosen
3) Pemilihan dosen yang ingin dilihat datanya

6.4 Bagan Sistem dan Prosedur

SISDUR SIA
TIM PPTIK DOSEN MHS STAF BAK STAF KEU UNIV/FAK/ UMUM
PRODI
 Pengadaa
n SIA
Login
Pemeliha
raan SIA Akses Akses Pengel Pengel Akses
data nilai olaan olaan data
mhs ujian mhs biaya keuang
an
akade
Pengel Pengi Pengel
mik
olaan sian olaan Pengel
nilai KRS dosen olaan
Pengel jadwal
olaan
krs

Pengelol
aan
pengum
uman

Akses data ringkas mahasiswa, Akses data ringkas dosen,

Akses jadwal kuliah dan jadwal ujian, Akses pengumuman

SIA

6.5 Kesimpulan dan Rekomendasi

Sistem Informasi Akademik secara khusus dirancang untuk memenuhi kebutuhan
Perguruan Tinggi yang menginginkan layanan pendidikan yang terkomputerisasi untuk
meningkatkan kinerja, kualitas pelayanan, daya saing dan kualitas SDM yang
dihasilkannya. Oleh karenanya penggunaan SIA sudah menjadi wajib hukumnya didalam
PT, sekaligus menjadi kewajiban bagi PT untuk mensosialisasikan SIA bagi SDM-nya agar
SIA yang dimiliki dapat dimanfaatkan secara optimal.