1 Tentang Aplikasi Sadia

Pendahuluan
Sadia adalah sebuah kepanjangan dari Sistem Administrasi Persediaan Barang. Aplikasi ini
diperutukkan khusus untuk mengelola data persediaan barang yang dikelola oleh setiap instansi
pemerintah sebagai alat bantu dalam menyediakan laporan pertanggungjawaban atas pemakaian
barang penunjang kegiatan pemerintahan. Baik itu berupa laporan masuk dan keluar barang, laporan
akhir stok maupun laporan akhir persediaan barang.

Sadia merupakan sebuah sistem aplikasi persediaan barang dengan menerapkan metode FIFO (First
In First Out) dan atau LIFO (Last In First Out). Mengapa dengan metode tersebut? Dalam setiap
kebutuhannya, lingkungan instansi atas penggunaan barang tidak hanya mengonsumsi atau
mendistribusikan suatu jenis barang dengan jenis barang yang tahan lama saja. Namun ada kalanya
penggunaan barang tersebut dengan jenis barang habis pakai dan tidak tahan lama ataupun dengan
batas kadaluarsa tertentu, sehingga harus dilakukan pencatatan sesuai dengan waktu akhir daya
tahan dari setiap register masuk jenis barang tersebut. Dan disamping itu, dengan metode ini dapat
pula membantu melakukan pencatatan atas pengadaan barang dengan harga yang berbeda-beda
oleh setiap unit dan bidang pengada.

Sadia adalah sistem aplikasi berbasis Windows khususnya Sistem Operasi 32bit, yang dapat
dijalankan secara Jaringan dan Multi User. Adapun rincian properti dan kebutuhan standar
aplikasinya adalah sebagai berikut:

Software

Nama Aplikasi Sadia v 1.1

Ukuran File 640 Kb
Memori Aplikasi 20 Mb
Bahasa Program VB 6.0
Report Program Crystal Repost 7.0

Database Utama MS-Access 2003 > Up to > MSSQL Server 2005 >

Ukuran File Data 2 GB > Up to > Disk Space Capacity
Min Memori SQL 512 Mb
Database Temp MS-Access 2003
Ukuran File Data 5 Mb
Min Memori Ac 128 Mb

Regional Setting Indonesian

Format Waktu DD-MM-YYYY HH:MM:SS

Minimal Hardware

Prosessor Core 2 Duo

Memori 1 Gb
Harddisk 80 Gb
Mothetboard LAN Support
Perangkat PC Lainnya Unit PC Lengkap sesuai selera

Printer Berfungsi sesuai selera

Aplikasi Sadia ini merupakan program aplikasi rilis kedua, setelah Sadia versi sebelumnya yang sudah
tidak dikembangkan. Untuk versi kali ini, Sadia dapat mengalami pemutakhiran sesuai dengan
kebutuhan dan prosedur pengelolaan persediaan barang yang berlaku di lingkungan pemerintah
daerah. Untuk itu kami membutuhkan sumbang saran dan kritik positif dalam melakukan
pengembangan dan perbaikan.
2 Mengenal Aplikasi dan Prosedur

Level dan Akses Menu

Dalam pengendalian dan pengaturan pengguna aplikasi, Sadia menyediakan 3 macam level pengguna
dalam satu tampilan layar yang sama. Level tersebut disusun berdasarkan 3 macam akses menu
pengguna (user), terdiri dari:

Akses Umum

Akses ini merupakan akses umum yang secara mendasar hanya dapat mengelola kegiatan transaksi
masuk dan keluar barang serta mengakses pelaporan tertentu. Pengguna program ini ditujukan untuk
petugas entri biasa. Namun dalam keterbatasan jumlah petugas entri, wewenang ini dapat berubah
sesuai keputusan penanggung jawab instansi dengan menambah akses atas ketersediaan menu
lainnya melalui akses admin.

Akses Khusus

Akses khusus adalah akses setiap user yang diberikan dengan ketersediaan menu khusus, seperti stok
opname, mengolah data master, mengolah data transaksi, pelaporan dan menjangkau sebagian akses
admin dengan batas tertentu. Menu ini pun dapat diperbaharui sesuia kebutuhan dan keputsan
penanggung jawab instansi melalui akses admin.

Akses Admin

Admin atau administrator memiliki peranan penting dalam mengelola pengguna program, mengelola
database khususnya dalam melakukan backup data, memelihara komputer server dan client serta
konektifitasnya, serta mengakskes data-data pokok. Selanjutnya dapat mengatur setiap user program
sistem aplikasi sebagai pemberian tugas para pengguna program dengan cara berbagi tanggung
jawab sesuai dengan menu yang diaksesnya masing-masing.

Jenis Pengolahan Data

Di dalam aplikasi Sadia, terdapat dua macam proses pengolahan data. Pengolahan data dimaksudkan
adalah memproses program dengan cara; Tambah, Edit, Hapus dan Simpan data. Adapun jenis
pengolahan data secara aplikasi Sadia terdiri dari: Pengolahan data master dan Pengolahan data
transaksi.

Pengolahan Data Master

Pengolahan data ini ditujukan untuk mengolah data-data pokok, seperti; data barang, data pemasok,
data unit dinas, data pegawai dan data pokok lainnya. Dalam penggunaannya secara aturan aplikasi
(default), pengolahan data ini diakses oleh pengguna utama yaitu user Admin dan atau user Khusus
yang diberikan akses oleh admin. Data master merupakan data utama yang dalam proses
pengolahannya dilakukan sesekali saja dan merupakan data inti ketika di akses oleh program
transaksi atau dapat diistilahkan sebagai Header.

Pengolahan Data Transaksi

Pengolahan data ini ditujukan untuk mengolah data-data transaksi, seperti; transaksi barang masuk
dan transaksi barang keluar yang dilakukan sesering mungkin, serta transaksi pengolahan inisialisasi
periode ataupun stok opname yang dilakukan secara periodik. Pengolahan data ini merupakan
sebuah proses terprogram sebagai pengolah stok dan pelaporan.
3 Masukan dan Keluaran

Tidak akan menghasilkan laporan (keluaran) tanpa adanya inputan (masukan). Proses input data
merupakan sebuah keharusan bagi pengguna program aplikasi sebagai bahan pemroses program
untuk menghasilkan keluaran otomatis melalui sebuah Form atau formulir aplikasi, adapun formulir
aplikasi yang menjadikan dasar dari aplikasi Sadia terdiri dari:

Form Masukan Program

Program entri data master, seperti:

• Form Daftar Pemasok
• Form Daftar Barang dan propertinya
• Form Daftar Unit Dinas dan propertinya
• Form Daftar Pegawai
Program entri data transaksi, seperti:
• Form Stok Opname
• Form Masuk Barang
• Form Keluar Barang

Form Keluaran Program

Program pemroses pelaporan (keluaran) dalam Sadia, terdiri dari:

• Laporan Masuk Barang
• Laporan Keluar Barang
• Laporan Stok Akhir barang
• Cetak Kartu Barang dan Kartu Persediaan Barang
• Laporan Rekap Persediaan barang

Metode Pendaftaran dan Properti Barang

Pada Alikasi Sadia Fifo ini, terdapat beberapa syarat utama dalam memberikan penggolongan
kategori, pengodean, penamaan serta pemberian satuan sebagai properti suatu barang.

Kategori Barang

Kategori barang dalam aplikasi ini sudah merupakan susunan yang tidak dapat diubah dan telah
ditetapkan sebagai kategori umum yang digunakan untuk menggolongkan suatu barang. Adapun
kode kategori yang digunakan dalam sistem ini, diinisialisasi berdasarkan alfabet dari A -> G dan Z,
yaitu terdiri dari:

Kode Keterangan Kode Keterangan

A Obat-obatan E Alat Listrik
B Material Kesehatan F Alat Pembersih
C Barang Cetakan G Makan Minum
D Alat Tulis Kantor Z Lainnya

Untuk sebagian lembaga pemerintah, masih terdapat turunan grup barang dari salah satu kategori
yang digunakan, semisal Obat-obatan dapat diuraikan lagi dengan Grup Antibiotik, Desinfektan dan
sub kategori lainnya. Untuk menampung sub ini, Sadia memberikan satu kolom tambahan properti
barang dengan nama kolom Grup (Jenis Barang). Kolom ini merupakan kolom bebas tanpa kode.

Pengodean Barang

Metode pengodean barang secara default merupakan urutan dengan format 4 digit angka ditambah
inisial jenis satuan barang jika ada dan yang diapit dengan titik (.). Kemudian diakhiri dengan kode
 Kategori. Dengan demikian jumlah kode yang disarankan berjumlah 6 – 7 digit. Dan dapat dituliskan
4 dengan format `9999.X` atau `9999X.X` Secara garis besar, pengodean barang pada aplikasi ini
merupakan satuan terkecil suatu unit barang dan sebagai satuan distribusi atau satuan yang dipakai
sebagai satuan barang yang dikeluarkan. Jadi, jika suatu barang masuk dengan satuan yang berbeda,
apakah itu lebih kecil atau pun lebih besar jumlah masuknya bila dibandingkan dengan jumlah satuan
yang telah terdaftar, maka konversi wajib dibentuk dan dilakukan. Berikut contoh penulisan kode
untuk balpen merk standard pada suatu barang dengan suatu kategori `D` atau Alat Tulis Kantor dan
satuan distribusi Buah untuk urutan pertama:

Kode 6 Digit Barang (Satu satuan utuh sebagai satuan distribusi)

Urutan Apitan Kategori Nama Barang Merk/Spesifikasi Satuan Harga @ Kode Utuh
0001 . C Balpen Standard Hitam Standard 0,7 mm Buah 1.000 0001.C

Kode 7 Digit dengan barang yang sama (Lebih dari satu satuan distribusi, kode harus dibedakan)
Urutan Apitan Kategori Nama Barang Merk/Spesifikasi Satuan Harga @ Kode Utuh
0001 B. C Balpen Standard Hitam Bh Standard 0,7 mm Buah 1.000 0001B.C
0001 L. C Balpen Standard Hitam Ls Standard 0,7 mm Lusin 12.000 0001L.C

Penamaan Barang

Untuk melakukan penamaan barang, Sadia tidak merekomendasikan nama barang yang sama dan
atau menyerupai nama barang lain walaupun kodenya telah berbeda. Disamping dapat ditambahkan
inisial satuan pada nama barang seperti pada contoh pengodean 7 digit di atas, pengguna juga dapat
memberikan tambahan karakter titik atau koma di akhir nama masing-masing barang untuk
memberikan spesifikasi nama barang yang berpengaruh terhadap pencarian barang pada saat
melakukan transaksi Masuk dan Keluar melalui pencarian nama barang. Pemilihan atas nama barang
tersebut mempengaruhi kode SQL `Like` pada Aplikasi ini. Berbeda dengan pencarian atas kode
barang yang memang sudah memiliki keunikan.

Contoh rekomendasi: Jika nama barang pertama adalah Kertas HVS dan barang kedua adalah Kertas
HVS 70g, maka Sadia mewajibkan nama Kertas HVS yang pertama diberikan tambahan karakter yang
berbeda dengan nama yang lebih spesifik seperti Ketas HVS. (titik), ataupun dengan nama lain yang
tidak mengacu pada penamaan barang yang sama seperti dengan cara menambahakan spesifikasi
atau merk atau pula inisial satuan barang pada akhir nama barang.

Satuan Barang

Sudah cukup jelas pada sub judul di atas, bahwa satuan barang memiliki peranan penting atas jumlah
unit barang dan harga yang dijadikan patokan pada suatu barang yang akan dikeluarkan atau
didistribusikan. Sadia memberikan inisial satuan dengan cara mengodekan satuan maksimal 5 digit,
untuk membedakan kebutuhan distribusi tersebut. Selain itu, properti satuan barang pada aplikasi
ini, juga dapat berfungsi sebagai acuan konversi satuan barang atas Pembelian atau Pengadaan
barang saat tersedia dengan satuan yang lebih global untuk diubah pada satuan ketetapan daftar
barang yang telah diregister ke dalam sistem database sebagai satuan resmi keluar. Contoh satuan
yang telah terdaftar:

Kode Keterangan Kode Keterangan Kode Keterangan

Bh Buah Pak Pak Lsn Lusin
Pcs Pisis Pak2 Pak Unt Unit
Kg Kilogram Ltr Liter ... Dll

Pada sebuah paking suatu barang pada saat pembelian ataupn pengadaan, terdapat perbedaan
jumlah isi buah atau satuan terkecil dari masing-masing packing tersebut. Dalam kasus ini kita
diwajibkan untuk teliti atas pemilihan satuan barang apakah itu masuk pada jumlah satuan Lusin,
Kodi ataupun Buah. Kita harus berpatokan wajib pada daftar barang yang telah tersedia pada daftar
barang yang telah kita sediakan. Namun jika kita sudah terbiasa dengan satuan barang yang telah
terdaftar semisal dengan satuan Pak seperti tabel di atas, ada Pak dan Pak1 namun keterangannya
tetap sama, maka kita perlu meneliti jumlah isi dari satuan pak tersebut.
 Konversi Satuan Barang
5
Seperti yang telah tertera pada kasus satuan pak di atas, Konversi satuan pada Sadia akan berperan
dalam memberikan solusi kemudahan jumlah yang akan ditransaksikan ke dalam sistem atas
penerimaan barang dengan kode yang sama dan memiliki satuan distribusi Buah. Mengapa Pak
memiliki 2 satuan atas Pak dan Pak2, sebagai contoh ketika kita menemukan jumlah yang berbeda
atas Pak dengan isi 10 buah dan Pak yang berisi 15 buah, maka untuk kode satuan diwajibkan atas
Pak dan Pak2 dengan keterangan Pak yang sama. Hal ini dapat diterjemahkan melalui proses program
konversi satuan dengan daftar Konversi sebagai berikut:

Jumlah 1 Satuan 1 Keterangan Jumlah 2 Satuan 2 Keterangan

1 Pak Pak 10 Bh Buah
1 Pak2 Pak 15 Bh Buah

Peranan daftar konversi satuan itu akan dirasakan pada saat melakukan transaksi Barang Masuk atas
jumlah dan satuan pengadaan yang berbeda dan akan diterjemahkan secara otomatis oleh sistem
Sadia pada nilai dan satuan yang telah ditetapkan pada daftaran barang, yaitu pada satuan Keluar
atau satuan Distribusi. Alhasil jumlah kedua barang tersebut akan bertambah 10 dan 15 buah atau
sejumlah perkalian jumlah barang masuk, dan tentunya dengan harga yang telah dibagi pula atas
jumlah buah tersebut. Catatan! Daftar konversi tersebut tidak langsung disertakan secara paket
program. Namun, pengguna program harus mengeset daftar konversi terlebih dulu.

Metode Opname Dan Entri Transaksi

Secara garis besar proses entri tidak jauh berbeda dengan aplikasi umum lainnya apalagi dalam
kaitannya dengan entri data pokok. Namun dalam Sadia entri transaksi pada data masuk ataupun
keluar memiliki kekhususan tersendiri.

Stok Opname

Proses stok opname sudah merupakan kegiatan umum dalam memalidasi keadaan dan jumlah
barang fisik persediaan sesuai periode tertentu. Dalam aplikasi Sadia ini, Proses stok opname tidak
berarti sebuah kegiatan fisik, namun merupakan sebuah proses validasi atas perbedaan jumlah stok
antara sistem dengan keadaan fisik. Hasilnya, memberikan catatan perbedaan jumlah fisik suatu
barang atas dokumen laporan lampiran pelengkap Berita Acara Stok Opname. Jadi, perbaikan atas
kekurangan dan kelebihan barang harus diinput sebelum proses ini dilakukan. Selain itu, proses stok
opname dalam Sadia akan menyebabkan:
• Stok dan persediaan awal diganti dengan stok akhir
• Pembentukan inisialisasi kode opname periode opname aktif baru
• Tersimpannya historis stok opname yang diproses sebagai opname periode lalu

Dalam aplikasi Sadia, khusunya versi ini, inisialisasi opname merupakan sebuah proses inisialisasi
periode yang wajib dilakukan sebagai pengganti penanggalan sejak mengawali keaktifan entri barang
masuk maupun barang keluar sampai pada proses stok opname periode berikutnya. Inisialisasi ini
akan berpengaruh langsung terhadap tata cara menampilkan Laporan-laporan data hasil input,
dimana periode pemilihan laporan tidak berdasarkan pemilihan penanggalan, tapi berdasarkan kode
opname hasil proses opname program yang sebelumnya diinput. Artinya, jika opname periode awal
tanggal 31-12-20X0 kemudian tanggal mulai entri 01-01-20X1 dengan kode inisial aktif adalah OP-
20X1001 dan berakhir pada opname periode berikutnya tanggal 31-03-20X1 kemudian tanggal mulai
entri berikutnya adalah 01-04-20X1 lalu membentuk kode inisial OP-20X1002, maka kegiatan entri
barang dengan kode inisial opname OP-20X1001 telah berakhir. Semua persedian akhir barang
menjadi persediaan awal barang pada periode aktif berikutnya dengan kode inisial opname OP-
20X1002.
 Berdasarkan prosedur aplikasi versi lanjutan ini, pelaporan yang akan dihasilkan oleh sistem aplikasi
6 Sadia dari hasil entri sejak tanggal 01-01-20X1 s.d 31-03-20X1 akan ditampilkan berdasarkan kode
inisial opname OP-20X1001. Jadi, jika pengguna program ini masih melakukan entri pada tanggal-
tanggal di bulan XX-04-20X1 dan melakukan opname pada pertengahan bulan 04-20X1 tersebut,
maka periode tanggal yang dihasilkan oleh inisial opname OP-20X1001 menjadi 01-01-20X1 s.d XX-
04-20X1. Artinya proses entri pata bulan 04-20X1 itu masih berada pada periode OP-20X1001
tersebut. Dan tentunya data-data laporan yang akan ditampilkan akan tampil menurut periode inisial
OP-20X1001.

Dengan prosedur opname ini, kebutuhan pelaporan periode akan dibatasi dengan pengodean.
Artinya pengguna tidak dapat melaporkan data berdasarkan pemilihan penanggalan 01-01-20X1 s.d
28-02-20X1. Dengan kata lain jika perencanaan pelaporan adalah triwulan maka akan menghasilkan
data laporan triwulan pula.

Entri Barang Masuk

Ingat kembali konversi barang, di dalam aplikasi Sadia entri data masuk memiliki kekhususan dalam
memilah satuan unit barang, dimana satuan unit barang harus melalui proses konversi jumlah atas
satuan masuk barang. Terlebih jika jumlah satuan barang akan berdampak pada stok akhir barang
yang ada. Sadia memberikan keleluasaan konversi barang sesuai dengan keinginan setiap instansi
dengan menyususn daftar konversi satuan terlebih dulu. Namun ingat! Daftar konversi merupakan
sebuah daftar statis suatu satuan barang yang tidak mudah untuk dilakukan pengubahan dan
pengapusan tanpa ketelitian dan wewenang khusus. Jika tidak, akan berpengaruh terhadap nilai dan
jumlah unit setiap barang yang dientrikan.

Satuan unit barang dalam Sadia merupakan satuan distribusi. Artinya, setiap unit barang dengan
satuan yang berbeda harus diidentifikasi berdasarkan kode barang yang berbeda pula. Alhasil untuk
kode barang yang sama, sistem konversi satuan merupakan jawaban untuk mengendalikannya secara
otomatis. Perlu diketahui akhirnya, satuan distribusi merupakan satuan tetap barang dalam proses
pengeluaran barang dan pelaporan stok barang per masing-masing kode.

Contoh kasus: Suatu unit barang dengan kode 0005.C memiliki atribut satuan stok dan satuan
distribusi/keluar buah, tidak serta merta dapat dientrikan pada saat proses masuk barang dengan
satuan kodi. Tapi, dalam kasus ini jika tidak dengan kode barang yang lain, dan tetap dengan kode
0005.C, konversi satuan harus tersedia pada nilai 1 kodi ke 20 buah, alhasil jumlah harga pun berubah
berdasarkan pembagian jumlah unit barang, jika 1 kodi harga barang tersebut adalah Rp. 20.000
maka harga setelah konversi atas satuan Buah menjadi 1000. Dengan demikian jumlah barang
dengan kode 0005.C akan bertambah sejumlah konversi dalam satuan buah dan memiliki jumlah nilai
transaksi masuk yang sama.

Dengan metode FIFO ini, entrian barang masuk akan teregister dan tersimpan berdasarkan kode
registri masuk dan dapat menampilkan tanggal kadaluarsa suatu jenis barang tertentu hingga
manampilkannya berdasarkan harga yang berbeda-beda atas pengadaan barang yang berbeda pula.

Entri Barang Keluar

Berbeda dengan proses entri masuk, proses entri barang keluar adalah suatu proses eksekusi atas
permintaan barang suatu unit ataupun bidang yang memintannya. Dalam aplikasi Sadia metode FIFO
ini, proses pengeluaran barang ditujukan berdasarkan unit kode barang dan tanggal registri dan atau
kadaluarsa suatu jenis barang, sehingga suatu unit barang dengan kode yang sama akan nampak
duplikat merujuk pada registri masuk dengan jumlah unit yang berbeda-beda pula. Artinya, jika total
unit suatu barang 100 buah dapat berupa satu jumlah entrian masuk, ataupun lebih dari satu jumlah
register entri saat masuk barang yang berasal dari beberapa kali pengadaan atas barang yang sama.
Dan tentunya belum mengalami pengurangan stok atas proses register pengeluaran barang.
 Contoh Kasus: Jika suatu permintaan atas kode barang 0005.C sejumlah 70 buah dan barang tersebut
7 memiliki stok dengan jumlah total 100 buah, dan jumlah tersebut berasal dari 2 kali register masuk,
misalnya register masuk ke-1 sebanyak 40 buah dan register masuk ke-2 sebanyak 60 buah bahkan
dengan harga yang berbeda pula, maka pada pilihan entri barang keluar dalam Sadia FIFO ini, barang
dengan kode 0005.C tersebut akan terdaftar seperti tabel berikut ini:

Nomor Masuk Kode – Nama Barang Tgl. Kadaluarsa Harga Jumlah Satuan
1 0005.C – Barang 0005.C 05-05-2015 6000 40 Buah
2 0005.C – Barang 0005.C 10-08-2015 5000 60 Buah

Dengan demikian, untuk mengeluarkan barang tersebut, user program harus memilih barang dengan
kode 0005.C sebanyak 2 kali pilihan. Pilihan pertama merujuk pada nomor register ke-1 sejumlah 40
dan pilihan kedua merujuk pada nomor register ke-2 sejumlah 30, maka akan terjawab permintaan
barang sejumlah 70 buah dan secara tidak disadari pilihan tersebut adalah metode FIFO. Jika pilihan
jatuh pada nomor register ke-2 lebih awal sehingga pilihan ke-2 sejumlah 60 buah dan pilihan ke-1
sejumlah 10 buah, secara tidak disadiri pilihan tersebut adalah metode LIFO.

Kedua metode ini akan bersamaan muncul tergantung dengan kebijakan pilihan proses transaksi
pengeluaran barang sesuai dengan harga dan tanggal kadaluarsa serta nomor register masuk suatu
barang atas eksekusi user program.

Pada saat proses pengeluaran barang sistem akan memalidasi data berdasarkan jumlah stok yang ada
dan memberikan peringatan mengenai waktu kadaluarsa suatu jenis barang tertentu, selain itu dapat
pula menghasilkan cetak berita acara penyerahan barang.

Diagram Alir (Flowchart) Transaksi

Diagram alir berikut merupakan aliran proses transaksi yang disajikan secara global sebagai
gambaran sistem transaksi aplikasi Sadia. Proses pada kedua transaksi masuk dan keluar merupakan
sebuah proses yang menyatu (ditunjukan dengan gambar persegi) namun disajikan secara grafis
terpisah. Hal ini hanya menggambarkan proses khusus (istimewa) dari rancangan aplikasi.

Flowchart Barang Masuk

Gambar diagram di bawah menunjukan alur proses entri barang masuk berdasarkan bukti pembelian
ataupun dokumen pengadaan.

Bukti Beli / Dok.

Pengadaan Input Barang Daftar Barang Stok dan
Konversi Satuan
Barang Masuk Masuk Persediaan

Flowchart Barang Keluar

Gambar diagram di bawah menunjukan alur proses entri barang keluar berdasarkan nomor register
masuk atau tanggal akhir kadaluarsa suatu jenis barang yang merujuk pada metode pengeluaran
barang.
8

2015