Procurement Dan Purchasing
Procurement Dan Purchasing
Procurement adalah proses keseluruhan untuk pengadaan atau pembelian barang dan
sering disebut sebagai procure to pay. Proses pengadaan ini sendiri terbagi kedalam 3
Proses tersebut dimulai dari purchasing atau pembelian barang yang dilanjutkan ke
pengawasan terhadap proses pembelian agar berjalan dengan lancar (expediting) dan
berakhir di traffic yang merupakan proses terakhir untuk pengiriman dan memastikan
Purchasing bisa dilakukan sendiri tanpa perlu melakukan expediting dan traffic jika
hanya untuk pengadaan barang dalam jumlah yang kecil. Hal ini biasanya dilakukan
oleh kantor-kantor yang ingin membeli sejumlah barang untuk keperluan kantor.
Pembelian dalam jumlah besar akan membutuhkan procurement yang diikuti dengan
beberapa proses. Setiap perusahaan perlu menaati proses tersebut agar pembelian
Proses pengadaan barang terbagi kedalam beberapa tahap dan berikut tahap-tahap
1. Requirement determination
pemasok barang atau jasa. Mereka akan membuat inquiry document kepada
Pihak perusahaan akan mencari pemasok yang pas. Mereka akan melakukan
Pihak perusahaan akan membuat purchase order yang sudah sah dan diberikan
lancar.
6. Goods receipt
Barang akan selesai dikirimkan sesuai dengan purchase order yang telah
dibuat sebelumnya.
7. Payment
dengan kesepakatan.
Ada beberapa masalah yang kerap terjadi baik dalam procurement maupun
purchasing. Salah satunya, pembuatan dokumen yang masih manual. Hal ini bisa
menyebabkan proses pembelian yang tersendat atau dokumen yang hilang dan
berdampak pada pembuatan laporan keuangan yang lambat.
Untuk mengatasi hal ini, kamu membutuhkan software bisnis yang dapat membantu
kamu untuk membuat dokumen pengadaan barang dengan mudah secara digital.
Paper.id hadir sebagai solusi akan masalah ini.
permintaan.
Surat penawaran sering digunakan dalam transaksi B2B dan akan digunakan setelah
Setelah itu, kamu bisa memberikan surat penawaran yang berisi harga dair barang
Quotation berisi kode dan deskripsi barang atau jasa yang ditawarkan. Informasi
ditulis dalam satuan dan jumlah. Selain itu ada promo dan diskon juga dimasukkan
Selain informasi mengenai barang atau jasa yang ditawarkan, quotation juga berisi
soal identitas perusahaan dan hal lainnya seperti tata cara pembayaran dan informasi
Berbeda dengan quotation yang diberikan diawal transaksi, invoice diberikan pada
bagian akhir transaksi. Invoice akan diberikan ketika barang telah diterima atau
layanan jasa telah selesai. Invoice merupakan bukti akan terjadinya transaksi antara
Pada umumnya, invoice akan berisi informasi yang hampir sama dengan quotation
(barang atau jasa yang diminta, harga satuan, total harga, identitas penerima dan
penjual).
Meski berbeda, baik quotation dan invoice memiliki satu kesamaan yakni, tanda
tangan, meterai dan logo perusahaan. Hal ini merupakan elemen tambahan yang
ditambahkan kedalam quotation atau invoice untuk mengesahkan surat tersebut
Surat penawaran dan faktur penjualan sama-sama berperan penting dalam transaksi
purchasing atau pembelian. Perbedaan quotation dan invoice hanya terlihat dari fungsi
Diawal, perusahaan akan mengajukan permintaan mengenai suatu barang. Setelah itu,
mereka akan mencari supplier atau pemasok yang tepat untuk mereka. Dalam proses
ini, mereka akan mencari pemasok dengan harga serta penawaran yang pas.
mengenai sebuah barang. Disinilah, pihak pemasok akan memberikan quotation yang
berisi jenis dan jumlah barang, harga satuan dari setiap barang dan jumlah harga dari
Pada proses ini, harga masih bisa berubah tergantung penawaran yang diminta oleh
perusahaan yang memintanya. Setelah harga disetujui maka, proses pemesanan akan
Setelah barang diterima, pihak penerima akan melakukan pengecekan pada barang
tersebut. Biasanya, mereka akan mengecek kondisi barang dan kuantitas barang. Jika
sesuai dengan permintaan maka, pihak penerima akan membuatkan invoice kepada
pemasok.
Perusahaan yang menerimanya akan membayar barang sesuai dengan tagihan yang
telah dibuat. Setelah itu, pihak pemasok akan memberikan dokumen pembelian
seperti kwitansi yang berisi mengenai pembayaran barang yang telah usai.
Alur diatas merupakan alur purchasing yang umum terjadi. Namun, masalah yang
sering ditemui adalah proses pemberian dokumen yang ribet dan seringkali hilang
Untuk mengatasi ini, kamu bisa menggunakan software Paper.id! Paper.id merupakan
software invoice yang mudah untuk digunakan terutama untuk mereka yang tidak
mengerti akuntansi. Selain invoice, ada fitur lainnya yang bisa memudahkan transaksi
Dengan begitu, transaksi kamu akan jauh lebih mudah dan praktis karena, kamu bisa
fitur reminder atau pengingat yang akan membantu kamu untuk mengetahui
pembayaran yang belum selesai. Karena itu, ucapkan selamat tinggal akan transaksi
yang belum selesai karena, proses transaksi akan berjalan dengan mudah.