Pengertian Procurement dan Purchasing

Procurement adalah proses keseluruhan untuk pengadaan atau pembelian barang dan

sering disebut sebagai procure to pay. Proses pengadaan ini sendiri terbagi kedalam 3

bagian, purchasing, expediting, dan traffic.

Proses tersebut dimulai dari purchasing atau pembelian barang yang dilanjutkan ke

pengawasan terhadap proses pembelian agar berjalan dengan lancar (expediting) dan

berakhir di traffic yang merupakan proses terakhir untuk pengiriman dan memastikan

barang agar sampai di tempat.

Purchasing bisa dilakukan sendiri tanpa perlu melakukan expediting dan traffic jika

hanya untuk pengadaan barang dalam jumlah yang kecil. Hal ini biasanya dilakukan

oleh kantor-kantor yang ingin membeli sejumlah barang untuk keperluan kantor.

Pembelian dalam jumlah besar akan membutuhkan procurement yang diikuti dengan

beberapa proses. Setiap perusahaan perlu menaati proses tersebut agar pembelian

barang dapat berjalan dengan lancar dan sesuai dengan prosedur.

Proses terjadinya procurement

Proses pengadaan barang terbagi kedalam beberapa tahap dan berikut tahap-tahap

pengadaan barang dan penjelasannya:

1. Requirement determination

Di awal, perusahaan akan membuat permintaan akan barang yang mereka

 butuhkan. Pembelian barang akan dilakukan berdasarkan SOP permintaan

barang dari masing-masing perusahaan atau departemen.

2. Source determination

Setelah membuat permintaan barang, perusahaan mencari individu atau

pemasok barang atau jasa. Mereka akan membuat inquiry document kepada

pihak penyedia barang atau jasa.

3. Vendor selection

Pihak perusahaan akan mencari pemasok yang pas. Mereka akan melakukan

negosiasi hingga terjadi kesepakatan antara pihak pembeli dan pemasok.

4. Order processing

Pihak perusahaan akan membuat purchase order yang sudah sah dan diberikan

kepada pihak pemasok untuk diproses.

5. Purchase order monitoring

Pihak pembeli akan melakukan pemantauan agar proses pembelian berjalan

lancar.
6. Goods receipt

Barang akan selesai dikirimkan sesuai dengan purchase order yang telah

dibuat sebelumnya.
7. Payment

Setelah barang diterima, pihak keuangan dari perusahaan yang membeli

produk itu akan melakukan pembayaran kepada pemasok barang sesuai

dengan kesepakatan.

Masalah yang sering terjadi dalam proses pengadaan barang

Ada beberapa masalah yang kerap terjadi baik dalam procurement maupun
purchasing. Salah satunya, pembuatan dokumen yang masih manual. Hal ini bisa
menyebabkan proses pembelian yang tersendat atau dokumen yang hilang dan
berdampak pada pembuatan laporan keuangan yang lambat.
Untuk mengatasi hal ini, kamu membutuhkan software bisnis yang dapat membantu
kamu untuk membuat dokumen pengadaan barang dengan mudah secara digital.
Paper.id hadir sebagai solusi akan masalah ini.

Perbedaan quotation dan invoice berdasarkan fungsinya

Pertama, mari kita lihat fungsi dari invoice dan quotation. Dalam bisnis B2B,

keduanya sama-sama digunakan. Perbedaannya terlihat dari fungsinya. Quotation

adalah surat penawaran yang diberikan kepada pelanggan setelah kamu membuat

permintaan.

Surat penawaran sering digunakan dalam transaksi B2B dan akan digunakan setelah

pelanggan kamu menghubungimu untuk pembelian barang atau penggunaan jasa.

Setelah itu, kamu bisa memberikan surat penawaran yang berisi harga dair barang

atau jasa yang kamu miliki.

Quotation berisi kode dan deskripsi barang atau jasa yang ditawarkan. Informasi

ditulis dalam satuan dan jumlah. Selain itu ada promo dan diskon juga dimasukkan

dan ada harga penawaran yang diberikan dalam transaksi tersebut.

Selain informasi mengenai barang atau jasa yang ditawarkan, quotation juga berisi

soal identitas perusahaan dan hal lainnya seperti tata cara pembayaran dan informasi

mengenai pembayaran berupa nomor rekening.

Berbeda dengan quotation yang diberikan diawal transaksi, invoice diberikan pada

bagian akhir transaksi. Invoice akan diberikan ketika barang telah diterima atau

layanan jasa telah selesai. Invoice merupakan bukti akan terjadinya transaksi antara

pembeli dan penjual mengenai barang atau jasa yang diberikan.

Pada umumnya, invoice akan berisi informasi yang hampir sama dengan quotation

(barang atau jasa yang diminta, harga satuan, total harga, identitas penerima dan

penjual).

Meski berbeda, baik quotation dan invoice memiliki satu kesamaan yakni, tanda

tangan, meterai dan logo perusahaan. Hal ini merupakan elemen tambahan yang
ditambahkan kedalam quotation atau invoice untuk mengesahkan surat tersebut

sekaligus menegaskan jika transaksi berjalan dengan serius.

Peran quotation dan invoice dalam transaksi purchasing

Surat penawaran dan faktur penjualan sama-sama berperan penting dalam transaksi

purchasing atau pembelian. Perbedaan quotation dan invoice hanya terlihat dari fungsi

dan penggunaannya dalam sebuah transaksi.

Diawal, perusahaan akan mengajukan permintaan mengenai suatu barang. Setelah itu,
mereka akan mencari supplier atau pemasok yang tepat untuk mereka. Dalam proses

ini, mereka akan mencari pemasok dengan harga serta penawaran yang pas.

Setelah menemukan pemasok yang pas, mereka akan mengajukan permintaan

mengenai sebuah barang. Disinilah, pihak pemasok akan memberikan quotation yang

berisi jenis dan jumlah barang, harga satuan dari setiap barang dan jumlah harga dari

barang yang diberikan.

Pada proses ini, harga masih bisa berubah tergantung penawaran yang diminta oleh

perusahaan yang memintanya. Setelah harga disetujui maka, proses pemesanan akan

terjadi. Pihak pemasok akan memasok barang yang diminta.

Setelah barang diterima, pihak penerima akan melakukan pengecekan pada barang

tersebut. Biasanya, mereka akan mengecek kondisi barang dan kuantitas barang. Jika

sesuai dengan permintaan maka, pihak penerima akan membuatkan invoice kepada

pemasok.
Perusahaan yang menerimanya akan membayar barang sesuai dengan tagihan yang

telah dibuat. Setelah itu, pihak pemasok akan memberikan dokumen pembelian

seperti kwitansi yang berisi mengenai pembayaran barang yang telah usai.

Alur diatas merupakan alur purchasing yang umum terjadi. Namun, masalah yang

sering ditemui adalah proses pemberian dokumen yang ribet dan seringkali hilang

karena kelalaian dan penyimpanan dokumen yang salah.

Untuk mengatasi ini, kamu bisa menggunakan software Paper.id! Paper.id merupakan

software invoice yang mudah untuk digunakan terutama untuk mereka yang tidak

mengerti akuntansi. Selain invoice, ada fitur lainnya yang bisa memudahkan transaksi

purchasing kamu seperti quotation.

Dengan begitu, transaksi kamu akan jauh lebih mudah dan praktis karena, kamu bisa

langsung membuat semuanya lewat PC/handphone kamu! Selain itu, ada

fitur reminder atau pengingat yang akan membantu kamu untuk mengetahui

pembayaran yang belum selesai. Karena itu, ucapkan selamat tinggal akan transaksi

yang belum selesai karena, proses transaksi akan berjalan dengan mudah.