PERENCANAAN (PLANNING)

Noor Latifah A, SKM, MKM

PENDAHULUAN
 Perencanaan merupakan fungsi terpenting dari berbagai
fungsi manajemen  fungsi lain akan berjalan jika fungsi
perencanaan telah dilaksanakan.
 Fungsi perencanaan  landasan dasar bagi fungsi
manajemen secara keseluruhan.
 Perencanaan dalam organisasi  ESENSIAL, karena
perencanaan memegang peranan lebih dibandingkan
fungsi-fungsi manajemen lainnya.
 Sebelum seorang pemimipin melakukan fungsinya (POAC)
kegiatan organisasi hal utama yang dilakukan adalah
menetapkan rencana kegiatan.
PENGERTIAN PERENCANAAN
Robbins dan Coulter (2002)
Perencanaan merupakan proses dimulai dari penyusunan
tujuan organisasi, menentukan strategi untuk mencapai tujuan,
serta merumuskan sistem perencanaan yang menyeluruh untuk
mengintegrasikan dan mengkoordinasikan seluruh pekerjaan
organisasi hingga tercapainya tujuan organisasi.
Pengertian Perencanaan... lanjutan
 Perencanaan merupakan tahapan paling penting dari suatu
fungsi manajemen, terutama dalam menghadapi lingkungan
eksternal yang berubah dinamis.
 Era Globalisasi  Perencanaan harus lebih mengandalkan
prosedur yang rasional dan sistematis dan bukan hanya
pada intuisi dan firasat (dugaan).
Pengertian Perencanaan... lanjutan
 Secara garis besar, perencanaan yang baik dalah
perencanaan yang :
Mempunyai tujuan yang jelas

Uraian kegiatan yang lengkap

Ditetapkan jangka waktu pelaksanaannya

Memberi arahan bagi organisasi pelaksana

Memberikan arahan faktor penghambat dan pendukung serta

hal-hal yang perlu dilakukan
Tidak terlepas dari sistem yang ada dan diketahui kaitannya dengan
elemen-elemen sistem lainnya

Memenuhi standar yang dipakai untuk menilai dan mekanisme kontrol

Pengertian Perencanaan... lanjutan

Suhadi (2015)
Perencanaan Kesehatan merupakan suatu proses yang
dilaksanakan oleh seseorang atau sekelompok orang dengan
diawali :
- Penetapan tujuan
- Analisis situasi masalah kesehatan di masyarakat
- Mempersiapkan sumber daya yang dibutuhkan
- Menyusun kegiatan yang dilakukan
- Menganggarkan biaya yang digunakan
- Menentukan waktu pelaksanaan
- Menentukan tempat kegiatan
- Menentukan sasaran
- Menetapkan target yang akan dicapai
- Menyusun indikator serta evaluasi yang akan dilakukan
PERENCANAAN STRATEGIS
PERENCANAAN STRATEGIS :
Rencana jangka panjang yang bersifat menyeluruh,
memberikan rumusan arah organisasi atau perusahaan, dan
prosedur pengalokasian sumber daya untuk mencapai tujuan
selama jangka waktu tertentu dalam berbagai kemungkinan
keadaan lingkungan

PERENCANAAN STRATEGIS
Menguji bagaimana cara memilih sasaran hasil, tujuan
organisasi, dan rencana tindakan yang strategis untuk
disebarkan dan dirubah jika KEADAAN BERUBAH, serta
bagaimana kemajuan program yang telah ditetapkan.
Perencanaan Strategis... lanjutan
Menurut Stoner J.A., RE Freeman dan D.R. Gilbert Jr
(1995), Perencanaan dibagi menjadi 2 :

Rencana
Strategis
Perencanaan
Perencanaan
Operasional
Perencanaan Strategis... lanjutan

PERENCANAAN
STRATEGIS
Rencana yang berlaku PERENCANAAN
bagi organisasi secara OPERASIONAL
keseluruhan, menjadi Rencana yang
sasaran umum memerinci detail
organisasi tersebut dan cara mencapai
berusaha menempatkan
sasaran menyeluruh
organisasi tersebut ke
dalam lingkungannya
Perencanaan Strategis... lanjutan

PERENCANAAN
PERENCANAAN
OPERASIONAL
STRATEGIS
- Detail dari
- Dibuat oleh manajer
implementasi
level atas
rencana strategis
- Mendefinisikan
- Deskripsi mengenai
tujuan umum dari
aktivitas sehari-hari
organisasi
- Berbagai cara
- Perumusan sasaran
mencapai sasaran
- Kerangka waktu yang
- Periode waktu
lebih panjang
pendek
Perencanaan Strategis... lanjutan
Terdapat 3 perbedaan antara rencana strategis dan rencana
operasional :
Rencana Strategis
Jangka Waktu • Rencana ke depan dalam
beberapa tahun atau dekade.
• Bersifat jangka menengah
atau jangka panjang
Cakupan/Ruang • Melingkupi aktivitas
Lingkup organisasi dalam lingkup luas.
Degree of Detail • Bersifat umum dan
(Tingkat Rincian) sederhana, tetapi bersifat
mengarahkan semua anggota
organisasi
Rencana Operasional
• Rencana yang bersifat tahunan
pada tahun yang relevan.
• Bersifat jangka pendek
• Melingkupi aktivitas organisasi
dalam lingkupan yang lebih
sempit
• Turunan dari rencana
strategis sehingga bersifat
lebih detail
MANFAAT PERENCANAAN

Meningkatkan fokus dan fleksibilitas

Meningkatkan koordinasi

Meningkatkan pengendalian dan kontrol

Meningkatkan kualitas manajemen waktu

Manfaat Perencanaan... lanjutan
1. Meningkatkan fokus dan fleksibilitas
 Adanya perencanaan yang baik  organisasi mampu
beradaptasi dengan perubahan di masa yang akan datang,
sehingga organisasi tersebut bersifat fleksibel dan tidak
kaku.
 Perencanaan yang baik  memperbaiki kinerja organisasi,
dikarenakan :
a. Berfokus pada hasil (result oriented)
b. Menekankan adanya prioritas
c. Berorientasi pada alokasi sumber daya untuk
mengoptimalkan kekuatan organisasi
d. Mengakomodasi perubahan (change oriented), yaitu
mengantisipasi adanya masalah dan peluang
Manfaat Perencanaan... lanjutan
2. Meningkatkan koordinasi
 Perencanaan yang baik  tujuan yang telah
ditetapkan akan diraih dengan cara yang
terkoordinasi.
 Tidak ada koordinasi :
- Menimbulkan konflik
- Pemborosan sumber daya
- Ketidakberhasilan mencapai tujuan disebabkan
bagian-bagian dari organisasi yang bekerja sendiri-
sendiri
Manfaat Perencanaan... lanjutan
3. Meningkatkan pengendalian dan kontrol
 Fungsi perencanaan  penetapan standar kualitas
yang harus dicapai oleh suatu organisasi.
 Penetapan standar dan sasaran  dilakukan dengan
spesifik, jelas, realitas, dan terdapat batasan waktu.
 Semakin optimal penetapan sasaran dan standar
kualitas, maka akan semakin mudah proses
pengendalian dan pengawasan.
Manfaat Perencanaan... lanjutan
4. Meningkatkan kualitas manajemen waktu
 Perencanaan dapat memperbaiki manajemen waktu.
 Perencanaan waktu yang baik  pengelolaan waktu
dapat dilakukan secara optimal dengan memberikan
prioritas pada kepentingan yang bersifat strategis
dan harus didahulukan.
PROSES PERENCANAAN

IDENTIFIKASI
MASALAH

EVALUASI

BAGAN PRIORITAS
PROSES PERENCANAAN MASALAH

PELAKSANAAN

PERENCANAAN

Siklus atau Proses Perencanaan

Proses Perencanaan... lanjutan

1. Analisis Situasi

2. Mengidentifikasi Masalah dan

Prioritasnya

3. Menentukan tujuan program

4. Mengkaji hambatan dan kelemahan

program

5. Menyusun Rencana Kerja Operasional

(RKO)
Proses Perencanaan... lanjutan
1. Analisis Situasi
Menganalisis data laporan yang dmiliki oleh organisasi
(data primer) dan mengkaji laporan dari lembaga lain
(data sekunder).

Data primer dan data sekunder diobservasi, bahkan jika

perlu dilakukan wawancara kepada pihak-pihak terkait
untuk mendapatkan informasi yang banyak dan valid
Proses Perencanaan... lanjutan

Data yang diperlukan untuk menyusun perencanaan

kesehatan, antara lain :
a. Data tentang penyakit dan kejadian sakit
b. Data kependudukan, keadaan lingkungan dan geografi
c. Data potensi organisasi kesehatan
d. Data sarana dan prasarana
Proses Perencanaan... lanjutan
2. Mengidentifikasi Masalah dan Prioritasnya
 Mengidentifikasi masalah  melalui analisis situasi yang
dihasilkan dari berbagai macam data
 Kriteria dalam menentukan prioritas masalah :
a. Apakah masalah tersebut menimpa sebagian besar
penduduk ?
b. Apakah masalah tersebut potensial sebagai penyebab
tingginya kematian bayi ?
c. Apa masalah tersebut mempengaruhih kesehatan dan
kematian anak balita ?
d. Apakah masalah kesehatan tersebut mengganggu
kesehatan dan mengakibatkan kematian ibu hamil ?
e. Apakah masalah kesehatan tersebut bersifat kronis dan
dapat mempengaruhi produktivitas kerja kelompok
masyarakat tertentu di suatu wilayah ?
f. Apakah masalah kesehatan tersebut menyebabkan
kepanikan masyarakat secara luas ?
Proses Perencanaan... lanjutan
3. Menentukan tujuan program
 Semakin jelas rumusan masalah yang dibuat 
semakin mudah dalam menentukan tujuan program
 Perumusan sebuah tujuan operasional program
kesehatan harus bersifat SMART :
- S : Specific (jelas sasarannya dan mudah dipahami)
- M : Measurable (dapat diukur kemajuannya
- A : Appropriate (sesuai dengan strategi nasional,
tujuan program dan visi misi organisasi)
- R : Realistic (dapat dilaksanakan sesuai dengan
kapasitas organisasi yang tersedia)
- T : Time bound (dapat mencapai target waktu
yang ditentukan)
Proses Perencanaan... lanjutan
4. Mengkaji hambatan dan kelemahan program
 Kajian ulang terhadap hambatan dan kelemahan
program sejenis yang pernah dilakukan.
 Tujuan  mencegah terjadinya hambatan yang
serupa dengan program yang akan dilakukan.
 Jenis hambatan :
a. Bersumber pada kemampuan organisasi :
motivasi kerja staf rendah, keterampilan staf
kurang.
b. Bersumber pada lingkungan : jalan rusak, musim
hujan, tingkat pendidikan sasaran rendah
Proses Perencanaan... lanjutan
 Langkah-langkah mengkaji hambatan dan kelemahan
program :
a. Susun semua daftar hambatan
b. Pilih hambatan dan kendala yang dapat dihilangkan,
mana hambatan yang dapat dimodifikasi atau dikurangi
dan mana yang sama sekali tidak dapat dihilangkan
c. Penyusunan strategi atau alternatif kegiatan untuk
mencapai tujuan dengan mempertimbangkan
hambatan dan kendala yang mungkin akan dihadapi di
lapangan.
Proses Perencanaan... lanjutan
5. Menyusun Rencana Kerja Operasional (RKO)
Sebuah RKO yang baik harus dilengkapi dengan
informasi-informasi sbb :
a. Alasan utama disusunnya RKO/mengapa program ini
perlu dilaksanakan (why)
b. Apa yang ingin dicapai (what)
c. Bagaimana cara mengerjakannya (how)
d. Siapa yang akan mengerjakannya dan siapa sasaran
kegiatannya (who)
e. Sumber daya pendukung (what support)
f. Di mana kegiatan akan dilaksanakan (where)
g. Kapan kegiatan akan dilaksanakan (when)
JENIS-JENIS PERENCANAAN
Berdasarkan jangka waktu :

Jangka panjang
(long range planning)
12 – 20 tahun

Jangka menengah
Perencanaan (medium range planning)
5 – 7 tahun

Jangka pendek
(short range planning)
1 tahun
Jenis-jenis Perencanaan... lanjutan
Berdasarkan frekuensi penggunaan :

Perencanaan

1. Sekali Pakai (Single Use

Planning)
Rencana yang
digunakan untuk
mencapai suatu tujuan
tertentu dan tidak
digunakan kembali bila
tujuan tersebut telah
dicapai
2. Digunakan berkali-kali
Rencana yang dipakai
lebih dari satu kali
untuk menangani
situasi yang dapat
diperkirakan dan
terjadi berulang-ulang
Jenis-jenis Perencanaan... lanjutan
Berdasarkan tingkatan rencana :

Perencanaan Inti

Perencanaan Perencanaan Operasional

Perencanaan Harian
Jenis-jenis Perencanaan... lanjutan
Berdasarkan tingkatan rencana :
1. Perencanaan Inti
Menitikberatkan pada aspek kebijakan, memiliki ruang
lingkup kebijakan yang luas, mencakup semua aspek, dan
masa berlaku perencanaan inti sangat panjang
2. Perencanaan Operasional
Menitikberatkan pada aspek pedoman pelaksanaan yang
akan dipakai sebagai petunjuk pada waktu melaksanakan
kegiatan
3. Perencanaan Harian
Rencana harian biasanya disusun untuk program yang
telah bersifat rutin.
Jenis-jenis Perencanaan... lanjutan
Berdasarkan ruang lingkup :
1. Perencanaan Strategis (strategic planning)
 Perencanaan yang cenderung sulit diubah.
 Berisi uraian lengkap kebijakan yang akan diterapkan,
tujuan yang ingin dicapai dalam jangka panjang
 Berisi penjelasan rangkaian dan tahapan kegiatan yang
akan dilaksanakan
2. Perencanaan Taktis (tactical planning)
Perencanaan taktis adalah rencana yang mengandung uraian
kebijakan, tujuan dan kegiatan jangka pendek yang ingin
dicapai saja.
Perbedaan rencana strategis dan rencana taktis  memiliki
kemudahan dalam beradaptasi dengan perkembangan situasi
dan kondisi
Jenis-jenis Perencanaan... lanjutan
Berdasarkan ruang lingkup :
3. Perencanaan Menyeluruh (comprehensive planning)
Merupakan rencana yang menjelaskan uraian secara
lengkap dan global kegiatan yang akan dilakukan.
4. Perencanaan Terpadu (integrated planning)
Merupakan rencana yang mengandung keterpaduan
antara kegiatan yang disusun dengan kegiatan yang
sedang berlangsung atau telah selesai dilakukan.
SEKIAN