1.

Urusan Wajib Bukan Pelayanan Dasar

Urusan wajib bukan pelayanan dasar didukung oleh 17 (tujuh belas) urusan
yang terdiri dari urusan tenaga kerja, urusan pemberdayaan perempuan dan
perlindungan anak, urusan pangan, urusan pertanahan, urusan lingkunagn hidup
urusan administrasi kependudukan dan pencatatan sipil, urusan pemberdayaan
masyrakat desa, urusan pengendalian penduduk dan keluarga berencana, urusan
perhubungan, urusan komunikasi dan informatika, urusan koperasi dan usaha kecil
menengah, urusan penanaman modal, urusan Kepemudaan dan Olah Raga, urusan
statistik, urusan kebudayaan, urusan perpustakaan dan urusan kearsipan adapun
penjelasan pada masing-masing urusan adalah sebagai berikut:

1.1. Urusan Kearsipan

Penyelenggaraan urusan kearsipan, dalam rangka pelestarian dan penataan
arsip daerah, yang ditujukan untuk meningkatkan tata kelola kearsipan yang baik
dan benar. Urusan tersebut memiliki sasaran yang mendukung misi ke enam yaitu
meningkatkan kualitas pelayanan publik dan tata pemerintahan yang baik dengan
tujuan untuk memantapkan pelaksanaan reformasi birokrasi untuk membangun
pelayanan publik dan tata pemerintahan yang baik.

A. Evaluasi Kinerja Indikator Urusan

Pengetahuan tentang kearsipan merupakan faktor yang menentukan kualitas
pengelolaan arsip unit kerja. Melalui Program Peningkatan Pengelolaan Arsip
Pembinaan Kearsipan ke unit kerja, maka akan terbuka wawasan dan pengetahuan
pengelolaan arsip yang baku di masing-masing unit kerja.Untuk itu Pemerintah
Kota Pasuruan melaksanakan Program Peningkatan Pengelolaan Arsip, sebagai
upaya untuk mewujudkan budaya tertib arsip dan untuk mendukung Misi 6 yaitu
Meningkatkan upaya penyelamatan dan pelestarian arsip yang bernilai guna.
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, senantiasa berupaya untuk mendorong
meningkatkan kualitas penyelenggara kearsipan di masing-masing unit kerja,untuk
mendorong terwujudnya tertib arsip di Lingkungan Pemerintah Kota Pasuruan.
Pengelolaan arsip yang dilaksanakan dengan baik dan benar sesuai dengan
kaidah yang ada akan menghadirkan kemanfaatan besar bagi kehidupan
organisasi,pemerintah dan masyarakat.Ketersediaan arsip secara utuh,otentik dan

LKPj Walikota Pasuruan Akhir Tahun Anggaran 2019 VII-1

terpercaya akan memberi dukungan nyata bagi pelaksanaan reformasi birokrasi
utama kinerja.
Kenyataan di lapangan, arsip di unit kearsipan umumnya masih belum
dikelola secara optimal. Ada beberapa faktor penyebab mengapa penyelenggara
kearsipan tidak berjalan sesuai keinginan,diantaranya yaitu keterbatasan sumber
daya manusia(arsiparis),kurangnya kepedulian terhadap pentingnya arsip,sarana dan
prasarana yang kurang memadai, lemahnya alokasi anggaran untuk pengelolaan
arsip.
Dengan adanya hal tersebut, maka Program Peningkatan Pengelolaan Arsip
perlu di pacu dan di tingkatkan, sehingga kearsipan di unit arsip dapat diterapkan
secara efektif dan efisien dan memberikan hasil nyata dan bermanfaat.
Pada tahun 2017 arsip in aktif yang dikelola 6.480 berkas, Pada tahun 2019
Arsip In-aktif yang dikelola ditargetkan sebesar 1.000 berkas terealisasi 2.000
berkas, kenaikan tersebut dikarenakan adanya arsip in aktif dari BPKA,
BAPPEMAS kami kelola di tahun 2019. Setiap tahunnya di harapkan akan terus
bertambah untuk mewujudkan budaya tertib arsip di Lingkungan Pemerintah Kota
Pasuruan.
Tabel 4.1
Capaian Target Indikator Kinerja Penyelenggaraan Urusan Kearsipan
No. Indikator Satuan Target Realisasi Capaian
1 Persentase In-aktif yang dikelola Unit Kerja 26,22 30,86 118%
Sumber: Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, 2019

B. Evaluasi Kinerja Indikator Program

Pencapaian target indicator kinerja penyelenggaraan urusan Kearsipan ini,
antara lain didukung oleh pelaksanaan 1 program dan 10 kegiatan, dengan anggaran
senilai Rp.376.365.300,-.Sampai dengan akhir tahun 2019, anggaran ini terealisasi
sebesar Rp.358.034.520 atau tingkat serapannya mencapai 95.13%.
Pelaksanaan program Peningkatan Pengelolaan Arsip diukur dengan
indicator Unit Kerja yang melaksanakan pengelolaan arsip secara baku/ tertib arsip.
Pada tahun 2019, Unit Kerja yang melaksanakan pengelolaan arsip secara baku /
tertib arsip ditargetkan sebesar 19 Unit Kerja .Capaian indicator kinerja ini
didukung oleh kesadaran unit kerja tentang pengelolaan arsip secara baku dan tertib
arsip.

VII-2 Laporan Keterangan Pertanggungjawaban Walikota Pasuruan Tahun 2019

 Capaian kinerja indicator urusan Kearsipan dan program Peningkatan
Pengelolaan Arsip, antara lain, merupakan kontribusi akumulasi dari 10
kegiatan,yang lebih terperinci disajikan pada lampiran.Pada bagian berikut, akan
disajikan analisis ringkas atas kinerja penyelenggaraan urusan Kearsipan pada tahun
2019. Analisis ini didasarkan, antara lain, dari kinerja kegiatan yang diduga
memiliki kontribusi menonjol, ataupun dari kinerja agregat dari kegiatan-kegiatan
pada program Peningkatan Pengelolaan Arsip.
Tabel 4.2
Capaian Target Indikator Kinerja Penyelenggaraan Program dan Kegiatan
Urusan Kearsipan
No. Program / Kegiatan / Indikator Satuan Target Realisasi Capaian
I Program Peningkatan Pengelolaan Arsip
Outcome: Jumlah Unit kerja yang melaksankan Unit 11 11 100%
pengelolaan arsip secara baku kerja
Anggaran Rp ribu 376.365.300,- 358.034.520,- 95.13%
Sumber: Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, 2019

Program Peningkatan Pengelolaan Arsip pada tahun ini diawali Kegiatan

Penataan dan Pengelolaan Arsip In Aktif. Outcome dari Kegiatan ini adalah unit
kerja yang menerapkan pengelolaan arsip secara baku/ tertib arsip dengan
menerapkan aplikasi manejemen kearsipan yang telah tersedia oleh Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pasuruan.Target unit kerja yang menerapkan
aplikasi ini adalah 11 unit kerja, yaitu: Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil,
Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah, Dinas Penanaman Modal dan
Pelayanan Terpadu Satu Pintu, Puskesmas Sekargadung, Puskesmas Bugul Kidul,
Puskesmas Kandangsapi, Puskesmas Kebonagung, Puskesmas Kebonsari,
Puskesmas Trajeng, Puskesmas Gadingrejo dan Puskesmas Karangketug. Kegiatan
Penyusunan JRA (Jadwal Retensi Arsip), merupakan upaya dari Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pasuruan memberikan pedoman guna
keseragaman bagi unit kerja dalam penyimpanan arsip yang di kelola (umur arsip).
Pada tahun ini tersusun JRA subtantif dan fasilitatif sebanyak 31. Kegiatan
Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan, diawali Pembinaan Kearsipan yang
diikuti 39 unit kerja. Dengan adanya pembinaan kearsipan di harapkan dari masing-
masing unit kerja dapat langsung menerapkannya. Setelah pembinaan kearsipan,
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan mengadakan pengawasan keasipan di 11 Unit
Kerja yaitu Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil, Badan Pengelolaan Keuangan

LKPj Walikota Pasuruan Akhir Tahun Anggaran 2019 VII-3

dan Aset Daerah, Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu,
Puskesmas Sekargadung, Puskesmas Bugul Kidul, Puskesmas Kandangsapi,
Puskesmas Kebonagung, Puskesmas Kebonsari, Puskesmas Trajeng, Puskesmas
Gadingrejo dan Puskesmas Karangketug. 11 unit kerja ini merupakan target
Pengelolaan arsip secara baku / tertib arsip tahun 2019. Adapun pengawasan
kearsipan ini dilaksanakan oleh Tim Pengawasan Kearsipan yang telah dibentuk.
Tim ini beranggotakan ganjil. Sebelum pelaksanaaan kegiatan,Tim Pengawasan
Kearsipan di Bintek Pengawasan Kearsipan. Bintek ini dapat meningkatkan
pemahaman dan pengetahuan tentang pengawasan penyelenggaraanKearsipan.
Kegiatan Penyusunan Petunjuk Pedoman Kearsipan, juga merupakan salah satu
upaya dariDinas Perpustakaan dan Kersipan dalam mewujudkanpengelolaan arsip
yang baku /tertib arsip. pada kegiatan ini, masing-masing unit kerja di kumpulkan /
rapat guna keseragaman pendapat dalam penyusunan Kode Klasifikasi Arsip di
Lingkungan Pemerintah Kota Pasuruan. Kode Klasifikasi Arsip ini merupakan
patokan/ dasar pengeloaan arsip (pengkodean surat masuk dan keluar). Sosialisasi
Pengelolaan Arsip Keluarga merupakan kegiatan yangmemberikan pengetahun
masyarakat tentang arti penting arsip. Masyarakat di 34 kelurahan sebanyak 358
Kepala Keluarga, dibina dan diberi penyuluhan tentang penataan arsip yang
dimiliki,serta di beri bantuan stopmap. Kegiatan ini digarapkan mampu
mewujudkan masyarakat yang sadar arsip.
Dengan adanya Program Peningkatan Pengelolaan Arsip, di harapkan untuk
merangsang penataaan dan pengelolaan arsip di Lingkungan Pemerintah Kota
Pasuruan yang sesuai Undang –undang Nomer 28 Tahun 2012Tentang pelaksana
undang –undang nomor 43 tahun 2009 Tentang Kearsipan.

C. Permasalahan dan Solusi Urusan

Secara umum, kinerja penyelenggaraan urusan Kearsipan beserta program
dan kegiatan pendukungnya, menunjukkan prospek yang positif.

C.1. Permasalahan
Namun demikian, terdapat beberapa kendala yang dihadapi dalam urusan
Kearsipan pada tahun 2019, yakni:

VII-4 Laporan Keterangan Pertanggungjawaban Walikota Pasuruan Tahun 2019

1. Kurangnya kesadaran masyarakat baik perseorangan maupun kelompok
tentang pentingnya arsip yang di sebabkan:
a) Kurangnya sosialisasi tentang arsip;
b) Pola penyimpanan arsip tidak sesuai standar sehingga banyak arsip yang
rusak,lapuk dan tidak teridentifikasi lagi.
2. Tidak tersedianya tenaga arsiparis pada setiap unit kerja
a) Belum tersedianya arsiparis, sehingga keselamatan arsip pada setiap
instansi pencipta arsip tidak terjamin;
b) Kurangnya alokasi anggaran untuk kegiatan kearsipan,sehingga
pertambahan volume arsip dari waktu ke waktu dari organisasi pencipta
arsip tidak diimbangi dengan penarikan arsip in aktif;
c) Depo penyimpanan arsip sudah tidak bisa menampung karena sudah
sangat penuh.
3. Hasil Audit/Monitoring Kearsipan tahun 2019 yang dilaksanakan oleh Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Propinsi Jawa Timur:
a) Tata Naskah Dinas yang dipakai di Lingkungan Pemerintah Kota
Pasuruan tidak mencatumkan UU Nomor 43 tahun 2009 tentang
Kearsipan,Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 Tentang
Pelaksanaan UU Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan
Kepala ANRI Nomor 2 Tahun 2014 Tentang Pedoman Tata Naskah
Dinas di dalam dasar hukum yang diawali dengan kata “Mengingat”pada
kebijakan yang memuat ketentuan mengenai Tata Naskah Dinas.Maka
dari itu, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pasuruan selaku
lembaga kearsipan berkoordinasi dengan Sekretariat Daerah Kota
Pasuruan untuk melakukan perubahan diawali dengan kata
“Mengingat”pada kebijakan yang memuat ketentuan mengenai Tata
Naskah Dinas dan UU Nomor 43 tahun 2009 tentang
Kearsipan,Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 Tentang
Pelaksanaan UU Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan
Kepala ANRI Nomor 2 Tahun 2014;
b) Pemerintah Daerah Kota Pasuruan melalui Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Pasuruan segera merevisi kebijakan yang memuat

LKPj Walikota Pasuruan Akhir Tahun Anggaran 2019 VII-5

 ketentuan mengenai klasifikasi arsip.Jenis arsip pada klasifikasi arsip
harus selaras dengan jenis arsip pada JRA. Penyusunan klasifikasi arsip
harus disusun berdasar Peraturan Kepala ANRI Nomor 19 Tahun 2012
Tentang Pedoman Klasifikasi Arsip. Dan hal ini sudah ditindak lanjuti
dengan Penyusunan Kode Klasifikasi Kearsipan;
c) Untuk mendukung pengelolaan arsip Dinamis yang efektif dan efisien di
Lingkungan Pemerintah Kota Pasuruan,Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Pasuruan sebagai Lembaga Kearsipan harus menyusun
Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis sesuai Perka
ANRI Nomor 17 Tahun 2011 Tentang Pedoman Pembuatan Sistem
Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis. Dan permasalahan ini
belum bisa ditindak lanjuti;
d) JRA di lingkungan Pemerintah Kota Pasuruan belum mencakup
keseluruhan jenis arsip yang tercipta dari fungsi fasilitatif dan subtantif,
dengan mencantumkan UU Nomor 43 tahun 2009 tentang
Kearsipan,Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 Tentang
Pelaksanaan UU Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan
Kepala ANRI Tentang Pedoman Retensi Arsip.Permasalahan ini sudah
ditindak lanjuti dengan Penyusunan JRA fasilitatif dan subtantif;
e) Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pasuruan belum melaksanakan
penyusutan arsip yang sesuai prosedur. Dan hal ini sudah bisa
ditindaklanjuti dengan dilaksanakannya penyusutan arsip 8 OPD yang
sesuai prosedur;
f) Kebijakan yang memuat ketentuan mengenai pengelolaan arsip in
aktif,tidak memuat mengenai azas penataan arsip in aktif berupa azas
asal-usul dan azas aturan asli serta daftar arsip in aktif.Permasalahan ini
sudah ditindak lanjuti;
g) Pemerintah Kota Pasuruan belum menetapkan kebijakan tentang
pengelolaan/program arsip vital di lingkungannya.Permasalahan ini
belum ditindaklanjuti;

VII-6 Laporan Keterangan Pertanggungjawaban Walikota Pasuruan Tahun 2019

 h) Dinas Perpustakaan dan Kearsipan harus segera menyempurnakan
kegiatan pengolahan arsip statis sesuai standar ketentuan yang ada. Dan
permasalahan ini belum ditindaklanjuti.
i) Dinas Perpustakaan dan Kearsipan belum menyusun sarana penemuan
kembali arsip dalam bentuk Guide Arsip.Permasalahan ini belum
ditindaklanjuti;
j) Dinas Perpustakaan dan Kearsipan belum melaksanakan preservasi
preventif melalui pengendalian hama terpadu , penggandaan arsip ke
dalam satu jenis media yang sama/alih media dan Kegiatan perencanaan
menghadapi bencana yang sesuai peraturan perundang-undangan yang
berlaku. Permasalahan ini belum ditindaklanjuti;
k) Dinas Perpustakaan dan Kearsipan belum memberikan akses layanan
arsip statis sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.dan
permasalahan ini belum ditindaklanjuti;
l) Dinas Perpustakaan dan Kearsipan belum membuat Daftar Pencarian
Arsip terhadap arsip statis yang belum di serahkan kepada Lemabaga
Kearsipan Daerah Kota Pasuruan.dan permasalahan ini juga belum
ditindaklanjuti;
m) Dinas Perpustakaan dan Kearsipan belum menjadi simpul jaringan pada
JIKN (Jaringan Informasi Kearsipan Nasional);
n) Dinas Perpustakaan dan Kearsipan belum punya Arsiparis;
o) Depo Arsip Pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan belum memenuhi
amanat perundang-undangan yang berlaku.
C.2. Solusi
Berdasarkan inventarisasi permasalahan di atas, maka berikut ini
direkomendasikan solusi untuk perbaikan urusan kearsipan di tahun-tahun yang
akan datang, yakni:
a. Meningkatkan kinerja Sumber Daya Aparatur (SDA) Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan,dengan cara mengikut sertakan SDA pada berbagai
diklat/bintek/seminar/workshop Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.
b. Menambah fasilitas penyimpanan arsip agar terhindar dari kerusakan berbagai
unsur(jamur,serangga,dll)

LKPj Walikota Pasuruan Akhir Tahun Anggaran 2019 VII-7

c. Menindaklanjuti Hasil Audit/Monitoring Kearsipan tahun 2019 yang
dilaksanakan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Propinsi Jawa Timur,
yang belum ditindak lanjuti pada tahun 2019, akan kami tindak lanjuti pada
usulan program kegiatan di tahun 2019 dan tahun 2020.

d. Penghargaan/Prestasi

VII-8 Laporan Keterangan Pertanggungjawaban Walikota Pasuruan Tahun 2019