APOTEK…
melakukan kegiatan.
BY : MBLIE 09-141
A. Perijinan Apotek
Dalam mendirikan apotek, apoteker harus
memiliki Surat Izin Apotek (SIA). Wewenang
pendirian SIA dilimpahkan oleh Menteri
Kesehatan kepada Kepala Dinas Kesehatan
Kabupaten/Kota. Selanjutnya Kepala Dinas
Kesehatan Kabupaten/Kota wajib
melaporkan pelaksanaan pemberian izin,
pembekuan izin, pencairan izin dan
pencabutan izin apotek sekali setahun
kepada Menteri Kesehatan dan tembusan
kepada Kepala Dinas Kesehatan Propinsi.
Selanjutnya Kepala Dinas Kesehatan wajib
melaporkan kepada Badan Pengawasan
Obat dan Makanan. Sesuai dengan
Keputusan Menteri Kesehatan Republik
Indonesia No. 1332/MENKES/SK/X/2002
tentang perubahan atas Peraturan Menteri
Kesehatan Republik Indonesia No.
922/MENKES/PER/X/1993 Apotek tentang
Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin
Apotek adalah sebagai berikut :
1. Permohonan izin apotek diajukan
kepada Kepala Dinas Kesehatan
Kabupaten/Kota dengan
menggunakan contoh formulir model
APT-1.
2. Dengan menggunakan formulir APT-
2, Kepala Dinas Kesehatan
Kabupaten/Kota selambat-lambatnya
6 (enam) hari kerja setelah menerima
permohonan dapat meminta bantuan
teknis kepada Kepala Balai
Pengawas Obat dan Makanan (Balai
POM) untuk melakukan pemeriksaan
terhadap kesiapan apotek untuk
3. Tim Dinas Kesehatan
Kabupaten/Kota atau Kepala Balai
POM selambat-lambatnya 6 (enam)
hari kerja setelah permintaan bantuan
teknis dari Kepala Dinas Kesehtan
Kabupaten/Kota melaporkan hasil
pemeriksaan setempat dengan
menggunakan contoh formulir APT-3.
4. Dalam hal pemeriksaan sebagaimana
dimaksud dalam (2) dan (3) tidak
dilaksanakan, Apoteker Pemohon
dapat membuat surat pernyataan siap
melakukan kegiatan kepada Kepala
Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota
setempat dengan tembusan kepada
Kepala Dinas Propinsi dengan
menggunakan contoh formulir model
APT-4.
5. Dalam jangka waktu 12 (dua belas)
hari kerja setelah diterima laporan
pemeriksaan sebagaimana dimaksud
ayat (3) atau pernyataan ayat (4)
Kepala Dinas Kabupaten/Kota
setempat mengeluarkan SIA dengan
menggunakan contoh formulir APT-5.
6. Dalam hal hasil pemeriksaan Tim
Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota
atau Kepala Balai POM dimaksud
ayat (3) masih belum memenuhi
syarat, Kepala Dinas Kabupaten/Kota
setempat dalam waktu 12 (dua belas)
hari kerja mengeluarkan Surat
Penundaan dengan menggunakan
contoh Formulir Model APT-6.
7. Terhadap Surat Penundaan
sebagaimana dimaksud dalam ayat
(6), Apoteker diberi kesempatan
untuk melengkapi persyaratan yang
belum dipenuhi selambat-lambatnya
 dalam jangka waktu satu bulan sejak
tanggal Surat Penundaan.
8. Terhadap permohonan izin apotek
yang ternyata tidak memenuhi
persyaratan APA dan atau
persyaratan apotek, atau lokasi
apotek tidak sesuai dengan
permohonan maka Kepala Dinas
Kesehatan Kabupaten/Kota setempat
dalam jangaka waktu selambat-
lambatnya 12 (dua belas) hari kerja
wajib mengeluarkan Surat Penolakan
disertai dengan alas an-alasannya,
dengan mempergunakan contoh
formulir model APT-7.
Apabila Apoteker menggunakan
sarana milik pihak lain, yaitu
mengadakan kerja sama dengan Pemilik
Sarana Apotek maka harus memenuhi
ketentuan-ketentuan sebagai berikut :
1. Pengguna saran yang dimaksud,
wajib didasarkan atas perjanjian karja
sama antara Apoteker dan pemilik
sarana.
2. Pemilik sarana yang dimaksud, harus
memenuhi persyaratan tidak pernah
terlibat dalam pelanggaran peraturan
perundang-undangan di bidang obat
sebagaimana dinyatakan dalam Surat
Pernyataan yang bersangkutan.
B. Bangunan, Tata letak dan Lokasi
 Sarana dan Prasarana
Apotek berlokasi pada daerah yang
mudah dikenali oleh masyarakat. Pada
bagian depan terdapat papan petunjuk
yang dengan jelas tertulis kata ‘Apotek’.
Apotek harus dapat dengan mudah
diakses oleh masyarakat. Pelayanan
produk kefarmasian diberikan pada
tempat terpisah dari aktivitas pelayanan
dan penjualan produk lainnya untuk
menunjukkan integritas dan kualitas
produk serta mengurangi resiko
kesalahan penyerahan, serta apoteker
mudah memberikan informasi obat dan
konseling. Lingkungan apotek harus
dijaga kebersihannya. Apotek harus
bebas dari hewan pengerat dan
serangga.
Apotek memiliki suplai listrik yang
konstan, terutama untuk lemari
pendingin, dan apotek harus memiliki :
a. Ruang tunggu yang nyaman bagi
pasien.
b. Tempat untuk mendisplai
informasi bagi pasien, termasuk
penempatan brosur/materi
informasi.
c. Ruangan tertutup untuk konseling
bagi pasien yang dilengkapi
dengan meja dan kursi serta
lemari untuk menyimpan catatan
medikasi pasien.
d. Ruang racikan.
e. Keranjang sampah yang tersedia
untuk staf maupun pasien.
Perabotan apotek harus tertata rapi,
lengkap dengan rak-rak penyimpanan
obat dan barang-barang lain yang
tersusun dengan rapi, terlindung dari
debu, kelembapan, dan cahaya yang
berlebihan serta diletakkan pada
kondisi ruangan dengan temperatur
yang telah ditetapkan.
C. Organisasi dan Personalia
 Tenaga Kerja atau Personalia Apotek
Berdasarkan Keputusan Menteri
Kesehatan Republik Indonesia No.
1027/MENKES/SK/IX/2004, personil
apotek terdiri dari :
a. Apoteker Pengelola Apotek (APA),
yaitu Apoteker yang telah memiliki
Surat Izin Apotek (SIA).
b. Apoteker Pendamping adalah
Apoteker yang bekerja di apotek
disamping Apoteker Pengelola
Apotek dan atau menggantikan
pada jam-jam tertentu pada hari
buka apotek.
c. Apoteker Pengganti adalah
Apoteker yang menggantikan APA
selama APA tersebut tidak berada
di tempat lebih dari 3 (tiga) bulan
secara terus menerus, telah
memiliki Surat Izin Kerja dan tidak
bertindak sebagai APA di apotek
lain.
d. Asisten Apoteker adalah mereka
yang bedasarkan peraturan
perundang-undangan berhak
melakukan pekerjaan kefarmasian
sebagai Asisten Apoteker.
Sedangkan tenaga lainnya yang
diperlukan untuk mendukung kegiatan
di apotek terdiri dari :
a. Juru resep adalah petugas yang
membantu pekerjaan asisten
apoteker.
b. Kasir adalah orang yang bertugas
menerima uang, mencatat dan
pengeluaran uang.
c. Pegawai tata usaha adalah
petugas yang melaksanakan
administrasi apotek dan membuat
laporan pembelian, penjualan,
penyimpanan dan keuangan
apotek.
 Apotek KF No.1
Manajer
Apotek
Pelayanan
Apoteker
Supervisor
/Kortek
Pendamping
Asisten
Apote
Juru
Racik
Pegawai OTC
D. Pengendalian Persediaan dan
Pergudangan (FIFO/FEFO)
E. Pengelolaan Obat termasuk Psikotropik
dan Narkotik
1. NARKOTIK
Menurut Undang-Undang No.35 tahun
2009 tentang narkotika, narkotika adalah
zat atau obat yang berasal dari tanaman
atau bukan tanaman, baik sintetis
maupun semisintetis, yang dapat
menyebabkan penurunan atau
perubahan kesadaran, hilangnya rasa,
mengurangi sampai menghilangkan rasa
nyeri, dan dapat menimbulkan
ketergantungan. Narkotika bermanfaat
dan diperlukan untuk pengobatan dan
pelayanan kesehatan serta
pengembangan ilmu pengetahuan,
namun dapat menimbulkan
ketergantungan yang sangat merugikan
apabila dipergunakan tanpa
pengendalian dan pengawasan yang
ketat dan seksama. Untuk mencegah
 terjadinya penyalahgunaan narkotika,
maka diadakan pengawasan terhadap
penggunaan narkotika yang meliputi
pembelian, penyimpanan, penjualan,
administrasi serta penyampaian
laporannya. Untuk mempermudah
pengawasan tersebut maka Pemerintah
menetapkan PT. Kimia Farma sebagai
salah satunya perusahaan yang
diizinkan untuk memproduksi,
mengimpor dan mendistribusikan
narkotika di Indonesia. Pengelolaan
narkotika meliputi kegiatan:
a. Pemesanan Narkotika
 Format SP sudah ditentukan oleh
Departemen Kesehatan untuk
seluruh apotek dengan model N-9.
Pemesanan dilakukan ke Pedagang
Besar Farmasi Kimia Farma selaku
distributor tunggal dengan membuat
surat pesanan khusus narkotika yang
dibuat rangkap empat, yang masing-
masing diserahkan kepada Pedagang
Besar Farmasi yang bersangkutan
(Surat Pesanan asli dan 2 Lembar kopi
Surat Pesanan), dan satu lembar
sebagai arsip di apotek. Surat Pesanan
Narkotika ditandatangani oleh APA
dengan mencantumkan nama jelas,
nomor SIK dan stempel apotek. Satu
lembar Surat Pesanan hanya berlaku
untuk satu jenis narkotika.
b. Penerimaan Narkotik
 Penerimaan Narkotika dari PBF harus
diterima oleh Manajer Apotek Pelayanan
atau dilakukan dengan sepengetahuan
Manajer Apotek pelayanan. Apoteker akan
menandatangani faktur tersebut setelah
dilakukan pencocokan dengan surat
pesanan. Pada saat diterima dilakukan
pemeriksaan yang meliputi jenis dan jumlah
narkotika yang dipesan.
c. Penyimpanan Narkotik
 Narkotika yang berada di apotek wajib
disimpan secara khusus sesuai dengan
ketentuan yang ditetapkan oleh Menteri
Kesehatan dalam UU No. 22 tahun 1997
pasal 11 ayat (1). Adapun tata cara
penyimpanan narkotika diatur dalam
Keputusan Menteri Kesehatan RI No.
28/Menkes/per/1978 pasal 5 yaitu apotek
harus memiliki tempat khusus untuk
menyimpan narkotika. Tempat khusus
tersebut harus memenuhi persyaratan
sebagai berikut:
1) Harus seluruhnya terbuat dari kayu
atau bahan lain yang kuat.
2) Harus mempunyai kunci ganda yang
kuat.
3) Dibagi menjadi 2 bagian, masing-
masing bagian dengan kunci yang
berlainan. Bagian pertama
digunakan untuk menyimpan morfin,
petidin dan garam-garamnya serta
persediaan narkotika, sedangkan
bagian kedua dipergunakan untuk
menyimpan narkotika lainnya yang
dipakai sehari-hari.
4) Apabila tempat tersebut berukuran
kurang dari 40 x 80 x 100 cm, maka
lemari tersebut harus dibuat
menempel pada tembok dan lantai.
Selain itu pada pasal 6 Peraturan Menteri
Kesehatan No. 28/Menkes/Per/I/1978
dinyatakan bahwa:
1) Apotek harus menyimpan narkotika
dalam lemari khusus sebagaimana
yang dimaksud dalam pasal 5
Peraturan Menteri Kesehatan No.
28/Menkes/Per/1978.
2) Lemari khusus tidak boleh
dipergunakan untuk menyimpan
 barang lain selain narkotika, kecuali
ditentukan oleh Menteri Kesehatan.
3) Anak kunci lemari khusus dikuasai
oleh penanggung jawab atau
pegawai lain yang diberi kuasa.
4) Lemari khusus diletakkan di tempat
yang aman dan tidak boleh terlihat
oleh umum.
d. Pelayanan Narkotik
Obat golongan narkotika hanya dapat
diberikan kepada pasien bila
menggunakan resep dokter atau kopi
resep dengan tanda nedet dari apotek
yang menyimpan resep asli. Hal ini
sesuai dengan surat edaran Ditjen POM
Nomor 336/E/SE/77 disebutkan sesuai
pasal 7 ayat 2 UU RI Nomor 9 tahun
1976 tentang narkotika, apotek dilarang
mengulangi menyerahkan narkotika atas
resep yang sama dari seorang dokter
atau atas dasar salinan resep.
Resep-resep tersebut kemudian
disimpan secara terpisah. Setiap
pengeluaran dicatat di kartu stelling
lengkap dengan nomor resepnya,
kemudian dicatat di buku narkotika dan
psikotropika. Resep yang mengandung
narkotika diberi tanda garis merah,
kemudian dipisahkan untuk dicatat
dalam buku register narkotika.
Pencatatan meliputi tanggal, nomor
resep, tanggal pengeluaran, jumlah obat,
nama pasien, alamat pasien, dan nama
dokter. Dilakukan pencatatan tersendiri
untuk masing-masing nama obat
narkotika.
Pengecekan resep dengan pengeluaran
obat tersebut dilakukan setiap bulan
untuk kemudian dibuat laporan bulanan.
Untuk setiap penggunaan abat golongan
narkotika dan psikotropika maka dicatat
jumlah pengeluaran dan sisa yang ada,
jika ada perbedaan maka dilakukan
kontrol lebih lanjut. Hal ini dilakukan
untuk menghindari adanya terjadi
penyalahgunaan obat dan juga
digunakan untuk membuat laporan.
e. Pelaporan Narkotik
Pelaporan penggunaan narkotika di
Apotek Kimia Farma dibuat setiap bulan
dan selambat-lambatnya tanggal 10
setiap bulannya. Laporan narkotika berisi
nomor urut, nama sediaan, satuan,
sediaan awal bulan, pemasukan,
persediaan akhir bulan, dan keterangan.
Laporan dibuat rangkap empat dan
ditandatangani oleh Manajer Apotek
Pelayanan dengan mencantumkan nama
jelas, alamat apotek, dan stempel apotek
yang kemudian dikirimkan kepada
Kepala Suku Dinas YanKes Wilayah
Jakarta Timur dengan tembusan kepada:
a) Kepala Kantor Dinas Kesehatan
Propinsi atau tingkat I.
b) Kepala Balai Besar Pengawas Obat
dan Makanan Propinsi Daerah
Khusus Ibukota Jakarta.
c) Pusat pelaporan narkotika Kimia
Farma.
d) Arsip apotek.
f. Pemusnahan Narkotik
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan RI
No. 28/Menkes/Per/I/1978 pasal 9
disebutkan bahwa pemegang izin khusus
dan atau APA dapat memusnahkan
narkotika yang rusak atau tidak
memenuhi syarat. Berdasarkan Undang-
undang No. 35 Tahun 2009 tentang
narkotika disebutkan bahwa
 pemusnahan narkotika dilakukan dalam
hal:
a) Diproduksi tanpa memenuhi standar
dan persyaratan yang berlaku dan
atau tidak dapat digunakan dalam
proses produksi
b) Kadaluarsa
c) Tidak memenuhi syarat lagi untuk
digunakan dalam pelayanan
kesehatan dan atau untuk
pengembangan ilmu pengetahuan
d) Berkaitan dengan tindak pidana
Berdasarkan pasal 61 Undang-undang
No. 22 Tahun 1997, pemusnahan
narkotika dilaksanakan oleh pemerintah,
orang atau badan usaha yang
bertanggung jawab atas produksi dan
atau peredaran narkotika, sarana
kesehatan tertentu serta lembaga ilmu
pengetahuan dengan disaksikan oleh
pejabat yang ditunjuk oleh Menteri
Kesehatan RI.
Pelaksanaan pemusnahan narkotika yang
rusak atau tidak memenuhi persyaratan pada
apotek adalah sebagai berikut:
a) Bagi apotek di tingkat propinsi,
pelaksanaan pemusnahan disaksikan
oleh petugas dari Balai POM
setempat.
b) Bagi apotek di tingkat Kabupaten/Kota
pemusnahan disaksikan oleh Kepala
Dinas Kesehatan Tingkat II.
Pemegang izin khusus atau Apoteker
Pengelola Apotek yang memusnahkan
narkotika harus membuat berita acara
pemusnahan paling sedikit 3 rangkap.
Adapun berita acara pemusnahan tersebut
memuat tentang:
a) Hari, tanggal, bulan dan tahun
pemusnahan
b) Nama pemegang izin khusus atau
Apoteker Pengelola Apotek
c) Nama seorang saksi dari pemerintah
dan seorang saksi lain dari apotek
tersebut
d) Nama dan jumlah narkotika yang
digunakan
e) Cara pemusnahan
f) Tanda tangan penanggung jawab
apotek dan saksi-saksi
g. Pelanggaran Narkotik
 Dalam Undang-undang No. 22 Tahun
1997 tentang narkotika, disebutkan
bahwa pelanggaran terhadap
ketentuan mengenai penyimpanan
dan pelaporan narkotika dapat
dikenai sanksi administratif oleh
Menteri Kesehatan, yang berupa:
teguran, peringatan, denda
administratif, penghentian sementara
kegiatan atau pencabutan izin.
2. PSIKOTROPIK
Menurut Undang-undang no. 5 tahun
1997 tentang Psikotropika, Psikotropika
adalah zat atau obat, baik alamiah
maupun sintetis bukan narkotika yang
berkhasiat psikoaktif melalui pengaruh
selektif pada susunan saraf pusat yang
menyebabkan perubahan khas pada
aktivitas mental dan prilaku. Psikotropika
dibagi menjadi beberapa golongan :
1) Psikotropika golongan I adalah
psikotropika yang hanya dapat
digunakan untuk tujuan ilmu
pengetahuan dan tidak digunakan
dalam terapi, serta mempunyai
potensi amat kuat mengakibatkan
sindroma ketergantungan.
Contoh : lisergida dan meskalina.
2) Psikotropika golongan II adalah
psikotropika yang berkhasiat
pengobatan digunakan dalam terapi,
dan atau untuk tujuan ilmu
pengetahuan serta mempunyai
potensi kuat mengakibatkan sindroma
ketergantungan.
Contoh : amfetamin dan
metamfetamin.
3) Psikotropika golongan III adalah
psikotropika yang berkhasiat
pengobatan dan banmyak digunakan
dalam terapi, dan atau untuk tujuan
ilmu pengetahuan serta mempunyai
potensi ringan mengakibatkan
sindroma ketergantungan.
Contoh : amobarbital, pentobarbital
dan pentazonia.
4) Psikotropika golingan IV adalah
psikotropika yang berkhasiat
pengobatan dan sangat luas
digunakan dalam terapi, dan atau
untuk tujuan ilmu pengetahuan serta
mempunyai potensi ringan
mengakibatkan sindroma
ketergantungan.
Contoh : barbital, alprazolam dan
diazepam.
Ruang lingkup pengaturan psikotropika
dalam Undang-undang No. 5 tahun 1997
adalah segala hal yang berhubungan
dengan psikotropika yang dapat
mengakibatkan ketergantungan. Tujuan
pengaturan psikotropika sama dengan
narkotika, yaitu :
1) Menjamin ketersediaan psikotropika
guna kepentingan pelayanan
kesehatan dan ilmu pengetahuan.
2) Mencegah terjadinya
penyalahgunaan psikotropika.
3) Memberantas peredaran gelap
psikotropika.
a. Pemesanan Psikotropik
 Format SP, ukuran dan bentuk sama
dengan SP untuk narkotika yaitu
sudah ditentukan oleh Departemen
Kesehatan, tetapi bisa dicetak
sendiri. Untuk Apotek WIPA
menggunakan model N-6. untuk SP
psikotropika tidak ada aturan jadi
satu lembar SP untuk satu distributor
boleh memuat beberapa item obat,
diberi nomor SP, ditandatangani oleh
APA dan cap apotek. Surat pesanan
psikotropika dibuat rangkap 2, yaitu
asli untuk PBF dan arsip apotek.
b. Penyimpanan Psikotropik
Obat golongan psikotropika disimpan
terpisah dengan obat-obat lain dalam
suatu rak atau lemari khusus dan
tidak harus dikunci. Pemasukan dan
pengeluaran psikotropika dicatat
dalam kartu stok psikotropika.
c. Pemusnahan Psiko
Berdasarkan UU No. 5 Tahun 1997
pasal 53 tentang psikotropika,
pemusnahan psikotropika dilakukan
bila berhubungan dengan tindak
pidana, diproduksi tanpa memenuhi
standar dan persyaratan yang berlaku
dan atau tidak dapat digunakan
dalam proses psikotropika,
kadaluarsa atau tidak memenuhi
syarat untuk digunakan pada
pelayanan kesehatan dan atau untuk
kepentingan ilmu pengetahuan.
Pemusnahan psikotropika wajib
dibuat berita acara dan disaksikan
 oleh pejabat yang ditunjuk dalam
waktu 7 hari setelah mendapat
kepastian.
Berita acara pemusnahan tersebut
memuat:
1) Hari, tanggal, bulan dan tahun
pemusnahan
2) Nama pemegang izin khusus
atau Apoteker Pengelola Apotek
3) Nama seorang saksi dari
pemerintah dan seorang saksi
lain dari apotek tersebut
4) Nama dan jumlah psikotropik
yang dimusnahkan
5) Cara pemusnahan
6) Tanda tangan penanggung
jawab apotek dan saksi-saksi
d. Pelaporan Psiko
Laporan penggunaan psikotropika
dikirimkan kepada Kepala Dinas
Kesehatan setempat setiap bulan.
Laporan psikotropika memuat nama
apotek, nomor SIA, nama obat, nama
distributor, jumlah penerimaan,
jumlah pengeluaran, tujuan
pemakaian, stok akhir, bulan dan
tahun, nomor urut, kode, nama
bahan/sediaan, dan satuan. Laporan
ditanda tangani oleh Apoteker
Pengelola Apotek (APA), dilengkapi
dengan nama dan nomor SIK, serta
stampel apotek yang kemudian
ditujukan kepada Kepala Dinas
Kesehatan setempat dengan
tembusan kepada :
a) Kepala Balai Besar POM Jawa
Barat
b) Arsip apotek
3. Pemusnahan Resep
Tata cara pemusnahan resep telah diatur
dalam Keputusan Menteri Kesehatan
Republik Indonesia No. 280/MenKes/V/1981
tentang ketentuan dan Tata Cara
Pengelolaan Apotek pasal 7 ayat (1), (2),
(3), (4), (5) disebutkan tentang resep
sebagai berikut :
a. Apoteker Pengelola Apotek
mengatur resep menurut urutan
tanggal dan nomor urutan
penerimaan resep dan harus
disimpan sekurang–kurangnya 3
tahun.
b. Resep yang telah disimpan melebihi
jangka waktu 3 tahun dapat
dimusnahkan.
c. Pemusnahan resep dapat dilakukan
dengan cara dibakar atau cara lain
oleh Apoteker Pengelola Apotek
bersama–sama dengan sekurang–
kurangnya petugas apotek. Berita
acara pemusnahan dikirimkan ke
Dinas Kesehatan Kota dengan
tembusan Balai Besar Pengawas
Obat dan Makanan Daerah Khusus
Ibukota Jakarta dan arsip Apotek.
F. Pelayanan Resep dan Non Resep
Pelayanan penjualan di Apotek Kimia Farma
No. 1 meliputi pelayanan resep secara tunai,
resep kredit, penjualan bebas, dan penjualan
engross. Untuk resep tunai maupun kredit,
semua barang yang terjual dicatat dalam
Laporan Ikhtisar Penjualan Harian (LIPH).
Bentuk pelayanan lain yang disediakan oleh
Apotek Kimia Farma ini adalah menyediakan
fasilitas antar jemput resep/obat ke daerah
perumahan dan perusahaan-perusahaan.
1. Pelayanan Resep Tunai
Pelayanan resep tunai paling banyak
dilakukan di Apotek Kimia Farma No.1.
Resep sebagian besar berasal dari
praktek "in house" Apotek Kimia Farma
No. 1 dan lainnya.
Alur pelayanan resep adalah sebagai
berikut:
1) Penerimaan resep atau salinan resep
Pembeli datang menyerahkan
resep kepada bagian pelayanan,
kemudian resep atau salinan resep
diperiksa keabsahannya. Bila sah
diperiksa apakah obat ada dalam
resep terdapat dalam persediaan atau
tidak. Bila ada maka harga obat
ditentukan. Bila pasien setuju maka
dilakukan pencetakan harga berupa
struk penjualan. Dan bila pasien tidak
sanggup membayar ketika harga obat
telah ditentukan, maka ditawarkan
agar pasien menebus obat
setengahnya atau dengan mengganti
produk obat yang lebih murah.
Bila obat tidak tersedia maka
dilakukan negosiasi dengan pasien
atau dokter penulis resep untuk
mengganti obat yang setara. Cara lain
yaitu dengan melakukan pembelian
yang mendesak dan menawarkan
untuk mengantarkan obat bila alamat
terjangkau.
2) Perjanjian dan pembayaran
Dalam fase ini terdiri dari
pengambilan obat semua/ sebagian,
ada atau tidaknya penggantian obat
atas persetujuan dokter/pasien,
pembayaran tunai/credit, penyerahan
nomor resep, pembuatan kuitansi dan
salinan resep. Setelah itu, resep atau
salinan resep beserta uang atau alat
pembayaran sah lainnya yang
diterima.
3) Peracikan dan Penyiapan obat
Resep yang diterima dibaca dan bila
mengandung sediaan narkotika maka
diberi tanda merah. Obat yang
disiapkan meliputi obat jadi atau obat
racikan. Untuk obat jadi maka
pengambilan obat juga dilakukan
pencatatan dalam kartu stok meliputi
tanggal, nomor dokumen, jumlah obat
yang dikeluarkan, sisa pengurangan,
dan pembubuhan paraf. Dilanjutkan
dengan pemberian etiket dan
kemasan sesuai dengan perintah
yang tertera di resep. Dibuat kwitansi
dan salinan resep bila diperlukan.
Bila resep mengandung obat racikan
maka dilakukan pembuatan etiket,
yang sebelumnya dilakukan
pengecekan. Kemudian pengambilan
obat dan pencatatan di buku stok
kecuali untuk obat los dan bahan
obat. Dilakukan perhitungan dan
penimbangan bila obat berbentuk
serbuk atau salep, dan pengukuran
dengan gelas ukur bila berbentuk cair.
4) Pemeriksaan obat
Pemeriksaan kebenaran obat dengan
resep meliputi nomor resep, nama obat
dan dosis, jumlah obat, aturan pakai,
waktu kadaluarsa, dan harga. Obat
dikemas, dan resep disatukan dengan
obat yang diminta dan diserahkan ke
petugas penyerahan obat.
5) Penyerahan obat
Dilakukan pemeriksaan kembali
antara resep, struk harga, dan obat
yang telah disiapkan, untuk
memastikan obat akan diberikan pada
orang yang tepat, kemudian struk pada
pasien diberi paraf. Pada saat
penyerahan, pasien diberi informasi
tentang obat dan aturan pakai.

2. Pelayanan Resep Kredit
Pelayanan resep kredit adalah
penyaluran obat kepada pasien atas
permintaan resep dokter yang
pembayarannya dilakukan secara kredit
kolektif menurut kontrak kerjasama
dengan instansi tempat pasien atau
keluarga pasien tersebut bekerja.
Penagihan biaya resep kredit kepada
instansi terkait dilaksanakan oleh Bussines
Manager.
Untuk mambedakan dari resep lainnya,
setiap instansi memiliki blanko resep
khusus. Prosedur pelayanan resep
kredit adalah sebagai berikut:
1) Petugas memasukkan data
penjualan resep kredit ke dalam
komputer. Instansi terkait tersebut
dapat mengirimkan resep lewat fax
atau lewat telepon.
2) Resep diberi nomor urut resep
dalam lembar pemeriksaan proses
resep.
3) Obat disiapkan seperti pada
penjualan resep tunai, kemudian
apotek akan memeinta tanda tangan
atau paraf pasien terkait bila obat
diambil sendiri oleh pasien. Untuk
obat yang diantar disertai dengan
dengan truk pembelian dan surat
jalan (RM) yang didalmnya terdapat
no resep, nama pasien, jumlah obat
dan jumlah harga. Kemudian
diantarkan ke instansi terkait
4) Dalam hal pembayaran, apotek akan
memisahkan data antara pelayanan
resep tunai dan kredit. Untuk
layanan resep kredit dibuat data
untuk masing – masing instansi
terkait tipa bulannya kemudian
diserahkan ke Bussines Manger
disertai dengan blanko resep, struk
pembelian untuk kemudian oleh
pihak Bussines Manager dibuat
kwitansi dan ditagihkan ke instansi
terkait.
3. Pelayanan Tanpa Resep
Pelayanan farmasi tanpa resep
terdiri dari: Upaya Pengobatan
Sendiri dan Obat Bebas (HV). UPDS
dilakukan jika pasien berupaya
melakukan pengobatan dan perawatan
terhadap pasien yang ingin melakukan
pengobatan dan perawatan terhadap
penyakitnya secara mandiri. Biasanya
swamedikasi dilakukan untuk
pengobatan pertama sebelum ke
dokter, penyakit-penyakit yang dapat
dicegah dengan menggunakan obat non
resep, dan untuk penatalaksanaan
preventif penyakit degeneratif
maupun pencegahan. Produk obat yang
digunakan dalam swamedikasi biasanya
adalah golongan obat bebas dan
suplemen. Untuk obat-obat keras yang
boleh diberikan terhadap pasien yang
ingin melakukan pengobatan sendiri
hanya mencakup obat-obat yang ada
dalam daftar obat wajib apotek (DOWA).
Penanyaan data dan keluhan pasien
dilakukan terlebih dahulu untuk
mengetahui apakah pasien telah
terbiasa menggunakan obat tersebut
atau tidak. Bila pasien telah terbiasa
menggunakan obat tersebut, pasien
diberikan informasi tentang obat keras
yang terdapat dalam DOWA yang
dapat digunakan. Obat yang disepakati
dan identitas pasien akan dicatat dalam
formulir UPDS. Kemudian dilakukan
 pemeriksaan persediaan barang seperti
yang dilakukan pada resep tunai.
Pelayanan HV diantaranya meliputi
pelayanan atas permintaan obat bebas
dan obat bebas terbatas, kosmetika,
produk bayi, dan suplemen, dan lain-
lain. Adapun alur pelayanan HV dan
alat kesehatan adalah sebagai berikut :
a) Petugas OTC menerima permintaan
barang dari pembeli.
b) Setelah harga disetujui, pembeli
membayar ke kasir.
c) Kasir menerima pembayaran dan
membuat struk pembayaran
penjualan bebas.
d) Barang beserta struk pembayaran
diserahkan kepada pembeli disertai
dengan informasi pemakaian
seperlunya.
e) Bukti penjualan obat bebas
dikumpulkan dan diurutkan
berdasarkan nomor.
4. Penjualan engross
Penjualan engross adalah penjualan
barang dalam jumlah besar
berdasarkan pemesanan dengan resep
dokter rumah sakit/poliklinik, dokter
maupun balai pengobatan. Pembayaran
dapat dilakukan secara tunai atau
kredit.
G. Swamedikasi
Swamedikasi adalah upaya yang
dilakukan oleh individu yang bertujuan
untuk mengobati segala keluhan pada
diri sendiri dengan obat-obatan yang
dapat dibeli bebas di apotek atas inisiatif
sendiri tanpa nasehat dokter. Dalam hal
ini masyarakat merasa butuh akan
penyuluhan yang jelas dan tepat
mengenai penggunaan secara aman dai
obat-obatan yang dapat mereka beli
secara bebas tanpa resep dokter di
apotek.
 Beberapa hal yang perlu diperhatikan
dalam swamedikasi adalah :
1. Baca secara teliti informasi yang
tertera pada kemasan atau brosur
yang disisipkan di dalam kemasan
meliputi : komposisi zat aktif, indikasi,
kontraindikasi, dosisi, efek samping
dan cara penggunaan.
2. Pilih obat dengan jenis kandungan zat
aktif sesuai keperluan, seperti jika
gejala penyakitnya hanya batuk maka
pilih obat yang digunakan untuk
mengatasi batuknya saja dan tidak
perlu obat penurun demam.
3. Penggunaan obat swamedikasi hanya
jangka pendek (seminggu), jika gejala
menetap atau memburuk maka
segera konsultasikan ke dokter.
4. Perhatikan aturan pakai, bagaimana
cara memakainya, berapa jumlahnya,
dipakai sebelum atau sesudah makan
serta berapa lama pemakaiannya.
5 pertanyaan penuntun sebagai
berikut :
W = Who : Untuk siapa obat tersebut?
W = What Symptoms : Gejala apa yang
dirasakan?
H = How Long : Sudah berapa lama
gejala tersebut berlangsung?
A = Action : Tindakan apa yang sudah
dilakukan untuk mengatasi gejala
tersebut?
M = Medicine : Obat-obat apa saja yang
sedang digunakan oleh pasien?
Dalam melakukan kegiatan swamedikasi
tidak selalu berjalan dengan lancar. Ada
berbagai hambatan yang dapat terjadi
 pada proses pengobatan dan pemberian I. Kegiatan non teknis KF No.1
konseling, diantaranya yaitu :
1. Hambatan yang berasal dari pasien
antara lain adalah perasaan malu,
marah, takut, ragu-ragu. Hal ini dapat
diatasi dengan bersikap empati,
mencari sumber timbulnya masalah
tersebut, tetap bersikap terbuka dan
siap membantu.
2. Hambatan yang berasal dari latar
belakang pendidikan, budaya dan
bahasa. Hal ini dapat diatasi dengan
menggunakan istilah sederhana yang
dapat dipahami. Berhati-hati dalam
menyampaikan hal yang sensitif.
3. Hambatan yang berasal dari fisik dan
mental. Ini dapat diatasi dengan
menggunakan alat bantu yang sesuai
atau melibatkan orang yang 1. Pengadaan barang
merawatnya. Pengadaan perbekalan farmasi yaitu
4. Hambatan yang berasal dari tenaga obat dan alat kesehatan di Apotek Kimia
farmasi, dapat berupa mendominasi Farma No. 1 dilakukan berdasarkan
percakapan, menunjukkan yang tidak buku defekta yang berisi data
memberikan perhatian, tidak persediaan barang yang sudah hampir
mendengarkan apa yang pasien habis, atau sudah habis. Bagian
sampaikan, menggunakan istilah pembelian atau pengadaan melakukan
medis yang tidak dipahami oleh pemeriksaan kembali kesesuaian
pasien. Upaya yang diberikan yaitu antara data pada buku defekta
dengan memberikan kesempatan dengan persediaan barang yang ada
kepada pasien untuk menyampaikan untuk menetukan jumlah barang yang
masalahnya dengan bebas dan akan dipesan. Selain itu diperhatikan
menunjukkan kepada pasien bahwa juga tingkat keterjualan barang agar
apa yang disampaikannya tidak terjadi kekosongan persediaan
didengarkan dan diperhatikan. atau penumpukkan barang di
5. Hambatan lain adalah kurangnya apotek. Pemesanan dilakukan setiap
tempat khusus dalam memberikan hari dengan memasukkan data
konseling guna memberikan rasa melalui sistem komputerisasi ke
privasi dan kenyamanan kepada bagian pengadaan Bussines Manager
pasien. untuk digabung dengan pesanan apotek
Kimia Farma lainnya. Pemesanan
H. Analisis Resep barang ke bagian pengadaan
Bussines Manager dengan
menggunakan Bon Permintaan Barang
Apotek (BPBA). Bussines Manager akan
membuat Surat Pemesanan (SP)
kepada PBF yang ditunjuk, lalu melalui
distributornya, PBF akan mengirimkan
barang-barang yang dipesan ke
Business Manager beserta faktur.
Selanjutnya Business Manager akan
mengirimkan barang ke apotek
pelayanan beserta dropping.
Pengadaan barang selain dilakukan
melalui pemesanan pada bagian
pembelian Bussines Manager, juga
dapat dilakukan dengan cara meminta
barang ke apotek lain ataupun
pembelian intern antar apotek Kimia
Farma. Pembelian seperti ini dilakukan
jika ada resep yang harus segera
dilayani sedangkan persediaan di
apotek kurang atau tidak ada.
Permintaan barang antar apotek Kimia
Farma diajukan dengan menggunakan
BPBA, sehingga apotek yang meminta
menambah pembelian dan apotek yang
memberikan barang menambah
penjualan.
Pembelian dikelompokkan menjadi:
1) Pembelian rutin
Pembelian rutin biasa dilakukan
melalui Bussines Manager
Jakarta PT. Kimia Farma Apotek,
berdasarkan SP atau BPBA.
Keuntungan dari sistem ini adalah
tercapainya efisiensi baik dari segi
waktu dan biaya. Selain itu
apotek yang bersangkutan
tidak perlu lagi memikirkan
diskon dan pemilihan PBF
tertentu. Untuk pesanan
narkotik dan psikotropik
dilakukan secara khusus yaitu
dengan surat pesanan tertentu
yang harus ditandatangani oleh
apoteker pengelola apotek.
2) Pembelian mendesak
Pembelian mendesak dilakukan
bila pasien memerlukan obat yang
kurang atau tidak tersedia di
apotek Kimia Farma No. 1.
Pembelian ini dilakukan kepada
sesama apotek Kimia Farma
atau apotek swasta lainnya.
Untuk pemilihan apotek
swasta dilakukan berdasarkan
pengalaman dan berdasarkan
citra dari apotek swasta tersebut.
3) Pembelian tunai
Pembelian tunai dilakukan
berdasarkan kebutuhan dengan
persetujuan apoteker, kemudian
faktur atau nota yang ada di-entry
dan dilaporkan ke Bussines
Manager. Contoh pembelian tunai
yang dilakukan oleh Apotek Kimia
Farma No.1 adalah pembelian ke
Makro untuk keperluan swalayan
dan pembelian obat khusus
racikan.
4) Konsinyasi
Konsinyasi merupakan bentuk
kerjasama yang biasanya
dilakukan untuk produk atau
obat-obat baru, barang
promosi, alat kesehatan, food
supplement. Konsinyasi dilakukan
dengan cara menitipkan produk
dari perusahaan kepada Kimia
Farma lain, kemudian setiap
bulannya dilakukan pengecekan
dari pihak perusahaan untuk
mengetahui jumlah produk yang
 terjual. Barang konsinyasi ini
apabila tidak laku, maka dapat
diretur dan yang difakturkan untuk
dibayar adalah barang yang
terjual saja.
Pemilihan pemasok dilakukan
oleh Bussines Manager dengan
mempertimbangkan mutu
barang yang ditawarkan,
ketepatan waktu pengiriman,
masa kredit yang panjang, harga
yang bersaing serta potongan
harga yang diberikan, serta
pemasok tersebut merupakan
agen resmi yang ditunjuk oleh
industri farmasi. Pemesanan
barang hanya dilakukan kepada
pemasok yang telah mempunyai
ikatan kerjasama dengan Kimia
Farma sehingga masuknya obat
palsu dapat dicegah. Penggantian
pemasok yang sudah tidak
kompeten harus melalui Bussines
Manager Kimia Farma.
2. Penerimaan barang
Perbekalan farmasi yang telah
dipesan akan dikirim oleh Business
Manager ke Apotek Kimia Farma
No. 1 disertai dropping dan diterima
oleh petugas pembelian. Petugas
kemudian melakukan pengecekan
kesesuaian terhadap barang yang
diterima dengan dropping. Jika
barang telah sesuai maka dropping
diberi nomor unit penerimaan,
ditandatangani, dan distempel,
kemudian didokumentasikan ke
dalam buku penerimaan barang.
Jika barang tidak sesuai dengan
BPBA atau terdapat kerusakan fisik
maka bagian pembelian akan
membuat nota pembelian
barang/retur dan mengembalikan
barang tersebut ke Business
Manager yang kemudian akan
dikembalikan atau ditukar ke PBF
bersangkutan.
3. Penyimpanan barang
Barang yang telah diterima
langsung disimpan dalam ruang
penyiapan obat dan peracikan serta
swalayan farmasi.
1) Penyimpanan barang di ruang
penyiapan obat dan peracikan
Penyimpanan obat atau
pembekalan farmasi di ruang
peracikan dilakukan oleh Asisten
Apoteker. Setiap pemasukan dan
penggunaan obat atau barang
harus di input kedalam komputer
dan dicatat pada kartu stok yang
meliputi tanggal penambahan
atau pengurangan, nomor
dokumennya, jumlah barang yang
diisi atau diambil, sisa barang dan
paraf petugas yang melakukan
penambahan atau pengurangan
barang. Kartu stok ini diletakan di
masing-masing obat atau barang.
Penyimpanan barang disusun
menurut abjad berdasarkan
bentuk sediaan, kondisi
penyimpanan, kelompok tertentu
yaitu obat antibiotik, obat
psikotropik, obat narkotik, obat
generik dan obat mahal.
2) Penyimpanan barang di swalayan
farmasi
Barang yang disimpan di
swalayan farmasi adalah produk
yang dapat dijual bebas. Produk
ini diletakkan pada rak yang
 diatur sedemikian rupa agar
memudahkan pelanggan untuk
memilih produk yang diinginkan. J.
Produk yang dijual antara lain
obat bebas terbatas, obat bebas,
alat kesehatan, vitamin, susu,
produk bayi, kosmetika, jamu
serta makanan dan minuman
kesehatan.
4. Pengeluaran barang
Pengeluaran barang dilakukan
dengan mengacu pada sistem
FIFO (First In First Out) yaitu
barang (terutama obat) yang lebih
dahulu masuk maka dikeluarkan
terlebih dahulu daripada barang
yang masuknya lebih akhir. Hal ini
dilakukan untuk menghindari adanya
barang atau obat yang kadaluarsa
karena terlalu lama disimpan. Selain
itu pengeluaran perbekalan farmasi
juga tetap memperhatikan tanggal
kadaluarsa atau FEFO (First
Expired First Out), sehingga barang
yang mendekati kadaluarsa
dikeluarkan terlebih dahulu daripada
barang yang memiliki tanggal
kadaluarsa yang lebih lama.
Meskipun telah dilakukan
komputerisasi terhadap barang
yang masuk dan keluar, setiap
barang yang masuk dan keluar
juga tercatat dalam kartu stok
untuk pengecekan silang.