BAB 13

A. PENGANTAR
Komunikasi dalam organisasi
Komunikasi merupakan salah satu hal yang paling penting seiring dengan adanya kemajuan
teknologi yang ada. Saling adanya interaksi untuk tujuan tertentu dengan konsep
pemahaman yang sama, maka didirikanlah sebuah organisasi. Setiap orang anggota maupun
kelompok dalam organisasi tersebut saling berkomunikasi untuk tujuan yang sama. Gagasan
maupun ide yang muncul dikomunikasikan secara baik, meskipun terkadang terjadi
kesalahpahaman di dalam perbedaan pendapat, namun itu merupakan suatu proses dari
komunikasi yang ada.
Komunikasi dengan karyawan adalah suatu proses yang terus-menerus yang melibatkan
keterampilan mengirim dan menerima pesan. Oleh karena itu, peran komunikasi dalam
kehidupan berorganisasi tidak dapat diabaikan, sebab dalam semua kegiatan organisasi
dimana perintah dan pelaksana perintah selalu dilaksanakan melalui komunikasi.
Istilah komunikasi didefinisikan sebagi proses penyampaian informasi dan pemahaman dari
seseorang kepada orang lain (Bittel dan Newstrom:1990). Sebagai sebuah tanggung jawab
manajer, proses ini kerap kali disebu dengan komunikasi karyawan, walaupun komunikasi
sesungguhnya sama pentingnya, baik antar manajer maupun antar manajer dan pimpinan.
Manajer yang baik selalu belajar tentang komunikasi karyawan. Mereka menyadari bahwa
persepsi karyawan tentang kepemimpinannya dipengaruhi oleh cara mereka menyampaikan
informasi kepada orang-orang lain, melalui proses komunikasi. Komunikasi yang baik
sangat penting artinya pada saat seorang manajer sedang berupaya membangun semangat
kerja tim atau pada saat para karyawan merasa tidak aman oleh adanya perubahan-
perubahan organisasi yang sangat cepat atau ancaman PHK.
Komunikasi dalam organisasi yaitu proses menciptakan dan saling menukar pesan dalam
hubungan jaringan yang saling bergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang
selalu berubah-ubah.
Definisi komunikasi menurut para ahli :
1. Gatewood dan Taylor (1996)
Komunikasi sebagai suatu proses memindahkan informasi dan pengertian dari satu
orang kepada orang lain. Infromasi dan pengertian itu dapat dipindahkan dalam
berbagai macam bentuk (seperti tulisan atau lisan), dan metode-metode yang digunakan
 untuk memindahkan informasi dan pengertian dapat berupa; berhadpan, telepon, memo
atau laporan.
2. Stoner, Freemanm dan Gilbert (1996)
Komunikasi sebagai proses yang dipergunakan oleh manusia untuk mencari kesamaan
arti lewat transmisi pesan simbolik.
3. Newman dan Summer (1961)
Komunikasi sebagai proses pertukaran fakta, ide, opini atau emosi melalui kata-kata,
surat-surat simbol-simbol atau pesan. Dalam organisasi, komunikasi merupakan cara
bagi anggota untuk saling memahami dan saling mengerti.
Dari ketiga definisi tersebut terlihat adanya perbedaan dalam memberi pengertian tentang
komunikasi, namun ada satu hal yag mereka sepakati, yaitu komunikasi dipandang sebagai
suatu proses pertukaran informasi dan arti.
Dalam pengertian yang luas, proses komunikasi adalah serangkaian langkah yang
memungkinkan gagasan dalam benak seseorang disalurkan, dipahami, dan dilaksanakan oleh
orang lain.
Berikut ini merupakan beberapa alasan tentang pentingnya berkomunikasi :
a. Komunikasi mendatangkan efektivitas yang lebih besar
b. Komunikasi menempatkan orang-orang pada tempat yang seharusnya.
c. Komunikasi membawa orang-orang untuk terlibat dalam organisasi dan meningkatkan
motivasi untuk menghasilkan kinerja yang baik, dan meningkatkan komitmen terhadap
organisasi.
d. Komunikasi menghasilkan hubungan dan pengertian yang lebih baik antara bawahan,
kolega dan orang-orang didalam organisasi dan diluar organisasi.
e. Komunikasi menolong orang-orang untuk mengerti perlunya perubahan.

B. PROSES KOMUNIKASI
Proses komunikasi merupakan proses penyampaian pesan dari pengirim kepada penerima,
menggunakan isyarat tangan, atau menggunakan sarana komunikasi tertentu lainnya.
1. Pengirim (sender)
Proses komunikasi diawali oleh pengirim sebagai sumber pesan. Pengirim, dalam
kerangka keorganisasian dapat berupa karyawan biasa, manajer, atau pihak luar yang
memberikan gagasan, maksud, informasi dan bertujuan mengadakan komunikasi.
2. Penyandian (encoding)
 Proses selanjutnya, setelah sender memiliki informasi atau pesan yang akan disampaikan
adalah membuat sandi (penyadian). Penyadian itu perlu karena informasi hanya dapat
dikirimkan dari seorang kepada orang lain lewat perwakilan atau sandi. Bentuk utama
sandi adalah bahasa. Misalnya, informasi keuangan, laporan penjualan, dan data
komputer diterjemahkan ke dalam sebuah pesan.
3. Saluran Komunikasi (communication channel)
Pesan yang telah dibuatkan melalui sandi-sandi kemudian dikirim kepada penerima
(receiver). Fungsi saluran komunikasi disini adalah sebagai alat menyampaikan pesan.
4. Pengartian Sandi (decoding)
Pesan yang diterima kemudian diinterpestasikan dan diterjemahkan ke dalam informasi
yang mempunyai arti.
5. Penerima (receiver)
Bila pesan tidak sampai pada penerima, maka komunikasi itu belum terjadi. Artinya,
pesan yang dikirimkan itu harus diterima baik (dipahami) oleh penerima. Oleh karena itu
pesan yang dikirmkan harus jelas kepada siapa pesan itu ditujukan.
6. Umpan Baik (feedback)
Sebuah rangkaian umpan balik memberi saluran bagi tanggapan penerima yang
memungkinkan sender untuk menentukan apakah pesan telah diterima dan menghasilkan
tanggapan yang dimaksudkan.
7. Kegaduhan (noise)
Dalam setiap proses komunikai, kegaduhan atau kendala-kendala dalam berkomunikasi
akan selalu ada. Gangguan dapat timbul dalam saluran komunikasi, atau metode
pengiriman seperti udara dan kertas.

C. BENTUK-BENTUK KOMUNIKASI
1. Komunikasi lisan dan tertulis
Komunikasi jenis banyak dipraktekan sehari-hari khususnya dalam komunikasi antar
pribadi. Pemilihan bentuk komunikasi lisan atau tertulis dipengaruhi oleh faktor-faktor
waktu, kecepatan, biaya, preferensi pribadi, keterampilan individu dalam berkomunikasi,
fasilitas yang tersedia untuk berkomunikasi. Komunikasi lisan atau tertulis memiliki
keuntungan dan kerugian, seperti kalau tertulis keuntungannya pesan dapat disimpan,
tetapi kerugiannya memakan waktu jika dibandingkan dengan komunikasi lisan.
Bentuk komunikasi lisan terbagi dalam tiga jenis, yaitu :
 1. Perbincangan tak resmi. Merupakan bentuk komunikasi yang paling dasar. Cocok
untuk hubungan sehari-hari, pengarahan, tukar-menukar informasi, meninjau
kemajuan, acara pendisiplinan, maupun untuk memelihara efektivitas hubungan
pribadi.
2. Janji terencana. Cara ini cocok untuk diskusi dalam rangka penilaian secara
berkala, meninjau kegiatan bersama, dll. Kedua belah pihak harus cukup siap untuk
mengupayakan agar pertemuan selesai dan efektif dengan cara memberikan data
dan informasi yang cukup serta membatasi interupsi semaksimal mungkin.
3. Pembicaraan telepon. Panggilan telepon bermanfaat untuk pengecekan cepat atau
pengiriman dan penerimaan informasi, instruksi atau data.
Bentuk komunikasi tertulis terbagi menjadi beberapa jenis, yaitu :
1. Memo. Memo digunakan untuk merekam pertanyaan atau jawaban yang bersifat
tidak resmi.
2. Surat. Surat ditujukan kepada individu, dan sifatnya lebih resmi di banding memo.
3. Laporan. Laporan lebih bersifat tidak pribadi di banding surat, dan kerapkali
bahkan lebih resmi. Laporan digunakan untuk menyampaikan informasi, analis,
dan rekomendasi kepada atasan atau sejawat.

2. Komunikasi verbal dan non verbal

Komunikasi verbal yaitu komunikasi melalui kata-kata baik baik lisan atau tertulis.
Komunikasi non verbal adalah komunikasi yang menggunakan bahasa badan atau tubuh,
seperti gerakan tangan, jari, mata, kepala dan lain-lain. Alasan penggunaan jenis
komunikasi ini biasanya berkaitan dengan masalah waktu dan situasi saat komunikasi
terjadi.
Kesulitan utama dalam komunikasi verbal dengan menggunakan kata-kata adalah bahwa
hampir setiap kata biasanya mengandung beberapa arti. Arti ganda diperlukan karena kita
mencoba berbicara tentang dunia yang sangat rumit sedangkan jumlah kata-kata yang
digunakan terbatas.
Jenis alat bantu visual kedua dalam komunikasi verbal adalah tulisan atau gambar.
Gambar terutama digunakan untuk menjelaskan komunikasi dengan kata-kata.
Dalam komunikasi verbal, bagian terpenting adalah menyangkut penggunaan bahasa
tubuh (body language), yang artinya orang-orang mengkomunikasikan arti kepada orang
lain dengan tubuh mereka dalam interaksi antar pribadi. Wajah dan tangan merupakan
 bahasa tubuh yang sangat penting dalam situasi kerja. Contohnya, adalah pandangan
mata, gerakan mata, senyum dan bermuka masam, sentuhan dan kernyit alis.

D. KOMUNIKASI DALAM KOMUNIKASI

Ada tiga hal penting dalam mempelajari komunikasi yang terjadi dalam suatu organisasi :
a. Informasi yang menjadi sumber komunikasi
b. Bagaimana proses komunikasi tersebut
c. Komunikasi antar orang dalam organisasi

Menurut Gibson dkk, komunikasi dalam organisai harus dilakukan dari segala arah :
1. Komunikasi ke bawah
Yaitu ia mengalir dari wewenang yang lebih tinggi ke wewenang yang lebih rendah.
Atau komunikasi yang mengalir dari orang jenjang hinarki yang lebih tinggi ke jenjang
yang lebih rendah. Dalam banyak organisasi, komunikasi ke bawah seringkali kurang
tepat dan kurang teliti. Hal ini terlihat dari pernyataan yang sering terdengar diantara
para anggota organisasi bahwa mereka kurang memahami apa yang sebenarnya terjadi.
2. Komunikasi ke atas
Alat komunikasi ke atas yang sering digunakan secara luas terdiri dari kotak saran, rapat
kelompok, laporan kepada penyedia dan prosedur permohonan atau keluhan. Saluran
komunikasi ke atas yang efektif penting karena saluran itu memberikan kesempatan
bagi pegawai untuk berbicara. Komunikasi ke atas cenderung bergerak lamban. Bentuk
komunikasi ini biasanya tersendat-sendat dan tersaring. Setiap jenjang pimpinan
enggan meneruskan masalah ke atas karena hal itu dapat dipandang sebagai pengakuan
kegagalan.
3. Komunikasi horisontal
Komunikasi horisontal sangat penting bagi koordinasi dan integrasi dari beraneka
ragam fungsi keorganisasian, misalnya antara bagian produksi dan penjualan dalam
organisasi bisnis.
4. Komunikasi diagonal
Jenis komunikasi ini jarang sekali di pergunakan, namun komunikasi diagonal adalah
penting dalam keadaan dimana para anggota tidak dapat berkomunikasi secara efektif
lewat jalur lain.

E. HAMBATAN TERHADAP EFEKTIVITAS KOMUNIKASI

 Komunikasi secara sederhana diartikan sebagai penyampaian informasi yang jelas dan
ditangkap secara baik oleh pendengar. Namun tak jarang kita mengalami hambatan dalam
komunikasi.
Berikut adalah hal-hal yang menghambat komunikasi, yaitu :
1. Hambatan fisik
Hambatan fisik menyangkut hal-hal yang berkaitan dengan fisik atau badan seseorang,
misalnya tuna rungu atau orang yang tidak bisa mendengar.
2. Hambatan kepribadian
Hambatan ini biasanya terjadi kepada orang yang malu untuk berbicara di depan umum
(introvert).
3. Hambatan usia
Hambatan ini biasanya terjadi kepada orang yang lebih muda ke orang yang lebih tua.
Contohnya, yang lebih muda takut menyampaikan sesuatu kepada yang lebih tua. Atau
sebagai contoh lain, yang lebih tua terkadang sulit mengerti dengan apa yang di bicarakan
dengan yang lebih muda (bahasa kekinian).
4. Hambatan budaya
Hambatan budaya dapat terlihat seperti anda menjumpai seorang perempuan saat berada
dibandara. Ia membutuhkan informasi tetapi anda tidak bisa membalasnya karena
perbedaan bahasa dan budaya.
5. Hambatan bahasa
Bahasa kerap menjadi hambatan bila kita berada dinegara yang berbeda .
6. Hambatan kecakapan teknologi
Hambatan jenis ini biasanya terjadi ketika komunikan menggunakan teknologi untuk
menyampaikan pesannya.
7. Hambatan lingkungan alam dan kondisi sekitar
Hal ini bisa mudah ditemui semisal kita menjadi salah menangkap maksud komunikasi
karena suara yang bising .

Kegagalan dalam berkomunikasi sering timbul karena hambatan dalam proses komunikasi.
Berikut ini adalah tindakan-tindakan yang dapat kita tempuh untuk mencapai hal tersebut :
Pengirim :
 SIAPA : kepada siapa pesan harus disampaikan?
 MENGAPA : mengapa saya berkomunikasi? Apa motivasi saya?
  APA : putuskan apa yang hendak disampaikan. Apa yang perlu dikomunikasikan itu
harus jelas.
 KAPAN : pilih waktu terbaik untuk penerimaan yang optimal
 BAGAIMANA : gunakan bahasa yang dapat dipahami penerima dan yang tidak
bermakna ganda.
 DIMANA : pilih lokasi yang tidak akan menggangguu proses penerimaan, pemahaman,
dan penyambutan berita : secara pribadi? Dirumah atau jauh dari rumah? Dalam sebuah
kelompok? Ditempat kerja atau diluar?
 Tetap bekerja sama dengan penerima

Penerima:
 Sepenuhnya MEMPERHATIKAN pengirim
 Mendengarkan SECARA AKTIF berita yang disampaikan
 Bila perlu MINTALAH penegasan atau pengulangan
 Tetap bekerja sama dengan pengirim

Bersama-sama:
 Menyadari bahwa kesalahpahaman sangat mungkin terjadi, dan waspadalah terhadap
gejala-gejalanya
 Dengarkan, dengarkan, dengarkan dan dengarkan lagi.
 Ujilah pemahaman anda terhadap pesan.
 Bagikan pendapat, perasaan dan persepsi yang dihasilkan oleh pesan.

Beberapa persyaratan yang perlu di perhatikan dalam mewujudkan komunikasi yang efekrif
adalah:
1. Komunikasi harus bersifat manusiawi atau selalu memperhatikan sifat-sifat manusia.
2. Komunikasi harus diusahakan seharmonis mungkin.
3. Komunikasi disesuaikan dengan kebiasaan yang berlaku selama ini.
4. Komunikasi dilakukan melalui jalur kelembagaan yang tersedia dalam organisasi.
5. Komunikasi disesuaikan dengan iklim atau situasi dan kondisi saat komunikasi
berlangsung.
6. Memanfaatkan teknologi modern guna memperlancar komunikasi.
7. Memanfaatkam simbol-simbol maupun gerakan-gerakan yang sudah difahami semua
orang.
8. Komunikasi disesuaikan dengan kondisi si penerima.
9. Pesan dirumuskan secara ringkas dan jelas.