BAB I

PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Selama ini administrasi hanya dipandang sebagai kegiatan tulis menulis
belaka. Pandangan orang demikian ini tentu bukan tidak beralasan. Secara phisik
kegiatan admninistasi memang banyak didominasi dalam kegiatan tulis menulis,
baik menggunakan tangan, alat tulis, mesin ketik atau komputer. padahal banyak
teori yang mengatakan kegiatan administrasi lebih dari pada itu. Bahkan ada
yang lebih keterlaluan lagi bahwa administrasi hanya dipandang sebagai
kegiatan pendukung saja dalam melengkapai kegiatan yang ada di lapangan
Tidak semuanya pandangan demikian itu benar. Kegiatan administrasi atau
tulis-menulis atau lebih dikenal dengan ketata usahaan di sebuah lembaga
mempunyai out put yang sangat penting, terkait di berbagai bidang, baik hukum,
sosial maupun ekonomi dan lain-lain, sehingga tidak bisa dipandang kurang
penting fungsinya. Lebih-lebih produk administrasi yang berupa dokumen
seperti Ijazah, Sertifikat dansurat-surat penting lainnya akan mempunyai nilai
tinggi sekali di mata hukum, jika akurasi isinya dijamin benar.
Oleh karena itu keakuratan data administrasi menunutut kejujuran dan
kedisiplinan baik pelaksana maupun pengelolanya, karena produk administrasi
yang demikian ini biasanya digunakan untuk memperkuat bukti-bukti hukum.
Dalam bidang pendidikan, kebutuhan informasi mulai tentang data lembaga,
sarana kurikulum sampai dengan data asal dan kondisi ekonomi siswa, banyak
ditanyakan baik oleh perorangan maupun lembaga-lembaga pemerintah dan
swasta.
Dalam rangka memberikan pelayanan yang baik bagi masyarakat umum,
tentu hal ini menjadi tantangan bagipara pemikir administrasi pendidikan untuk
menciptakan format data administrasi pendidikan dan sistem pengelolaan data
administrasi kependidikan yang mampu mengakomodir berbagai keperluan.
Seiring dengan kemajuan teknologi yang semakin cepat ini, sudah barang tentu
format administrasi pendidikan harus kapable terhadap teknologi informasi saat
ini.

1.2 Ruang Lingkup Pembahasan

 Bertolak dari pemikiran tersebut diatas, ditambah adanya kemajuan
teknologi dan informasi yang bisa dimanfaatkan untuk mendukunya saat ini,
kiranya perlu adanya sebuah pembakuan format administrasi pendidikan bagi
satuan-satuan pendidikan di Indonesia. Format administrasi pendidikan yang
dimaksudkan adalah mudah pengelolaannya, mudah pemahamannya dan bisa
ditangani oleh tenagatenaga yang pas-pasan pengetahuan Teknik Informasinya
(TI).
Padahal sementara ini banyak institusi baik dari pemerintah maupun non
pemerintah yang membutuhkan data pendidikan pada suatu lembaga
pendidikan dengan berbagai macam format administrasi, sesuai kepentingan
mereka.Oleh karena itu dalam lingkup masalah ini, penulis hanya membatasi
dalam membahas:
1. Format baku data administarsi kependidikan dan sistem pengelolaan
data administrasi kependidikan
2. Pelayanan informasi data administasi kependidikan.

BAB II
 TINJAUAN TEORITIS

2.1 Pengertian Administrasi

Banyak pengertian administrasi yang dikemukanan oleh para ahli
administrasi, ada pengertian adminitasi secara luas dan ada pengertian
administrasi secara sempit, dan bahkan ada yang mengartikan sebagai proses
sosial.
Dalam pengertian yang luas menurut Musanef (1996:1) dalam bukunya
Manajemen Kepegawaian di Indonesia menyebutkan bahwa administrasi adalah
kegiatan sekelompok manusia melalui tahapantahapan yang teratur dan
dipimpin secara efektif dan efisien, dengan menggunakan sarana yang
dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang diinginkan Dalam implementasinya,
administasi berkembang dan mempunyai tugas-tugas yang biasa disebut sebagai
fungsi administrasi sebagaimana yang dikemukakan oleh para ahli seperti Henry
Faysol, Harold Koontz, George R. Terry dan lain-lain, diantaranya adalah fungsi
perencanaan, pengorganisasian sampai dengan fungsi pengawasan Salah satu
bentuk rumusan pengertian adminitasi secara luas yang sederhana antara lain
menyebutkan :bahwa administrasi adalah keseluruhan proses rangkaian
pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang terlibat
dalam suatu bentuk usaha bersama demi tercapainya tujuan yang telah
ditetapkan sebelumnya.
Meskipun rumusannya sederhana, pengertiannya tetap mempunyai
cakupan yang luas, yaitu seluruh proses kegiatan yang berencana dan
melibatkan seluruh anggota kelompok.
Sedangkan dalam pengertian sempit, sebagai yang dikemukakan oleh
Soewarno Handayaningrat (1996:2), dalam bukunya “Pengantar Studi Ilmu
Administrasi dan Manajemen” , administrasi adalah suatu kegiatan yang meliputi
catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda dan
sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan.
Selanjutnya, dalam makalah ini penulis mengartikan administrasi dalam
pengertian sempit sebagai ketata usahaan. Meskipun sebenarnya antara
administrasi dan ketatausahaan mempunyai arti yang jauh berbeda tetapi
penulis yakin bahwa antara administrasi dengan ketatausahaan masih
mempunyai keterkaitan yang sangat erat.
2.2 Pengertian Tata Usaha
 Ada beberapa pengertian tentang Tata Usaha, tetapi kesemuanya hampir
mempunyai kesamaan pengertian yang mengarah kepada pengaturan tulis
menulis dan catat mencatat. Berikut beberapa pengertian tentang Tata Usaha.
a. Ditinjau arai asal kata
Tata Usaha terdiri dari dua kata, yaitu “Tata” dan “Usaha” yang masing-masing
kurang lebih mempunyai pengertian sebagai berikut Tata adalah suatu
peraturan yang harus ditaati., danUsaha ialah suatu usaha dengan mengerahkan
tenaga, pikiran untuk mencapai suatu maksud. Jadi menurut arti kata, Tata
Usaha adalah suatu aturan atau peraturan yang terdapat dalam suatu proses
penyelenggaraan kerja.
b. Dalam Kamus Bahasa Indonesia
Dijelaskan bahwa yang dimaksud dengan istilah Tata Usaha ialah
penyelenggaraan tulis menulis(keuangan dan sebagainya) di perusahaan, negara
dan sebagainya, sedangkan penata usahaialah orang-orang yang
menyelenggarakan taha usaha.
c. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern
Memberikan pengertian bahwa tata usaha ialah segenap rangkaian aktivitas
menghimpun, mencatat, mengelola, mengadakan, mengirim dan menyimpan
keterangan-keteranagn yang diperlukan dalam setiap usaha kerja.
Selanjutnya, dalam makalah ini tata usaha diberi pengertian sebagai aktivitas
administrasi dalam arti sempit yaitu, kegiatan untuk mengadakan pencatatan
dan penyusunan keterangan-keterangan sehingga keterangan-keterangan itu
dapat digunakan secara langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan
organisasi yang bersangkutan atau dapat dipergunakan oleh siapa saja yang
membutuhkan.

2.4 Pengertian Pelayanan

Ada beberapa pengertian tentang Pelayanan, antara
lain :Pelayanan merupakan serangkaian kegiatan, karena itu pelayananuga
merupakan suatu proses. Sebagai proses,pelayanan berlangsung secara rutin
dan berkesinambungan yang meliputi seluruh kehidupan orang dalam
masyarakat (Munir, 2000; 17). Yang dimaksud pelayan umum adalah setiap
kegiatan yang dilakukan oleh pihak lain yang ditujukan guna memenuhi
kepentingan orang banyak Menurut Ahmad Batinggi (1999; 12)Pelayanan
Umum dapat diartikan sebagai perbuatan atau kegiatan yang dilakukan oleh
pemerintah untuk mengurus hal-hal yang diperlukan masyarakat/ khalayak
umum. Dengan demikian, pelayanan yang baik dan berkualitas adalah pelayanan
yang cepat, menyenangkan, tidak mengandung kesalahan, mengikuti prosedur
yang telah ditetapkan Masih banyak pengertian pelayanan yang dikemukakan
oleh beberapa pakar, diantaranya Fandi Ciptono dan lain-lainnya.
Pada prinsipnya dapat disimpulkan bahwa pelayanan yang baik yang
dilakukan oleh suatu organisasi baik pemerintah maupun swasta termasuk
bidang ketata usahaan harus memuat beberapa aspek, antara lain :
1) Keterbukaan, yaitu adanya informasi pelayanan yang berupa loket informasi
yang dimilikinya dan terpampang dengan jelas
2) Kesederhanaan yaitu mencakup prosedur palayanan dan persyaratan
pelayanan
3) Kepastian yaitu menyangkut informasi waktu, biaya dan petugas pelayanan
yang jelas
4) Keadilan yaitu memberi perhatian yang sama terhadap pelanggan tanpa
adanya diskriminasi yang dapat dilihat dari materi atau kedekatan seseorang
5) Keamanan dan kenyamanan hasil produk pelayanan memenuhi kualitas
teknis dan dilengkapi dengan jaminan purna pelayanan secara administrasi
6) Perilaku petugas pelayanan menyenangkan pelanggan, yaitu harus tanggap
dan peduli dalam memberikan pelayanan dengan tidak mempersulit pelanggan
untuk mencari keuntungan pribadi.
BAB III
PEMBAHASAN DAN KESIMPULAN
A. PEMBAHASAN
Dengan melihat latar belakang, ruang lingkup masalah serta membandingkan
dengan berbagai pengertian administrasi dan pelayanan, banyak hal tentang
administrasi data kependidikan di sekolah-sekolah yang masih perlu dibenahi
sehingga memudahkan dalam memberikan pelayanan bagi masyarakat
pengguna informasi kependidikan, maupun kepada siswa yang membutuhkan
informasi atau dokumen kependidikan dirinya Dengan adanya teknologi
informasi / komputer, selama ini setiap satuan pendidikan atau sekolah memiliki
format data administrasi kependidikan dan sistem pengelolaan data adminitrasi
kependidikan yang berbeda-beda.
Begitu juga program aplikasi yang digunakan juga berbeda-beda, menurut
kemampuan petugas pengelolanya. Beberapa sekolah ada yang mengelola data
administasii kependidikannya dengan program aplikasi Excel, Word dan
Acces(Microsoft Ofice), tetapi juga ada yang mengelola dengan program aplikasi
dBase Visual atau Foxpro dan bahkan ada yang menggunakan My SQL. Demikian
juga petugas pengelolanya juga berbeda-beda peranan dan jabatannya di
sekolah. Ada petugas pengelola data administasii kependidikan dari staf Tata
Usaha, ada yang berasal dari seorang guru yang dianggap mumpuni penguasaan
komputernya, tetapi juga ada yang berasal dari staf administrasi jurusan.
Hal ini paling tidak menjadi hambatan dalam rangka tukar informasi antar
sekolah atau dalam rangka memberikan pelayanan informasi tentang data
administasii kependidikan seperti data kelembagaan, kurikulum, peralatan
maupun siswa dan keuangan. Belum lagi kalau melayani institusi yang
membutuhkan data administasi kependidikan sesuai dengan kepentingan
mereka seperti data siswa yang khusus berasal dari desa “X” karena akan diberi
beasiswa, atau siswa dari keluarga kurang mampu, dan sebagainya Dari pihak-
pihak yang berkopenten dan berwenang dibidang pendidikan seperti Depdiknas,
Dinas Pendidikan Propinsi dan Dinas Pendidikan Kab/Kota, kelihatannya telah
menyadari kondisi ini. Telah diujicobakan dan disosialisasikan sistem
pengelolaan data administasii kependidikan dan format data administasii
kependidikan melalui berbagai jenis pelatihan maupun workshop. Akan tetapi
kurang mendapat respon baik dari sekolahsekolah dengan berbagai alasan.
Banyak sekolah yang kurang bersedia memanfaatkan sistem tersebut, karena
harus entry data ulang, juga kurang kapable dengan kepentingan sekolah yang
bersangkutan. Sebagai contoh, walaupun telah mengisi sistem pengelolaan data
administasii kependidikan yang disosialisasikan oleh Dinas Pendidikan, tetapi
untuk kepentingan Ujian Nasional sekolah masih harus mengisi PCPU yang
didistribusikan ke sekolah-sekolah oleh Dinas yang sama.
Demikian juga format data administasii kependidikan dan sistem pengelolaan
data administasii kependidikan yang menggunanan NISN sekolah masih harus
memenuhi permintaan data siswa kelas III Dinas Pendidikan Kota sehubungan
dengan Uji kompetensi, walaupun semua siswa kelas III telah mempunyai NISN,
yang data administasii kependidikan sudah ada disana.