1.

Tujuan
Standar Operational Prosedur (SOP) pada dasarnya adalah pedoman yang berisi prosedur-
prosedur operasional standar yang ada dalam suatu organisasi yang digunakan untuk memastikan
bahwa semua keputusan dan tindakan, serta penggunaan fasilitas-fasilitas proses yang dilakukan
oleh orang-orang dalam organisasi berjalan secara efisien dan efektif, konsisten, standar dan
sistematis. Dengan adanya sistem manual standar atau (SOP) diharapkan dapat meningkatkan
efisiensi dan efektifitas kinerja layanan yang diberikan oleh Bagian Akademik (BA). Dengan
adanya instruksi kerja yang terstandarisasi maka semua kegiatan layanan akan dapat dilakukan
secara konsisten oleh siapapun yang sedang bertugas melakukan layanan. Layanan-layanan yang
berbelit dan tidak jelas prosedur operasinya akan semakin terminimalisir. Disamping konsistensi
layanan hal lain yang akan dihasilkan adalah efisiensi dan efektifitas kerja. Dengan prosedur
yang terstandar setiap orang baik pengguna layanan maupun staf yang memberi layanan akan
dapat memanfaatkan ataupun melakukan layanan yang semakin hari semakin baik dan semakin
cepat karena terjadinya proses pembelajaran yang secara terus menerus terjadi selama proses
layanan. Dengan demikin dapat dipastikan melalui SOP ini akan dapat meningkatkan efisiensi
dan efektifitas kerja layanan serta memberikan informasi yang valid dan kredibel.
2. Standar Layanan Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan.
1. Masing-masing staf Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan bertanggung jawab untuk
melayani kampus sesuai dengan pembagian tugas yang ditentukan, seperti layanan kepada
mahasiswa untuk registrasi kembali, pengurusan nilai, cetak daftar hadir mahasiswa,
pendaftaran ujian tengah semester, pendaftaran ujian akhir semester, cetak hasil nilai, cetak
transkrip sementara dan sebagainya.
2. Penyelesaian ijazah dan transkrip dilaksanakan dengan melibatkan bagian-bagian lain
diluar bagain akademik
3. Masing-masing staf dalam memberikan layanan harus memperhatikan kebutuhan dari staf
lainnya, bila salah seorang staf terlalu berat beban kerjanya pada saat tertentu maka staf
lainnya berkewajiban membantunya.
3. Budaya Kerja
1. Mengutamakan kepuasan pelanggan.

2. Membangun kepercayaan antar staff

 3. Mengembangkan budaya team work

4. Menjalin komunikasi kekeluargaan

5. Memberikan pelayanan kepada pelanggan intern dan ekstern.

4. Tugas dan Tanggung Jawab Administrasi Akademik (BA) dan Kemahasiswaan
Tugas dan tanggung jawab Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan adalah sebagai
berikut :
1. Registrasi kembali mahasiswa setiap awal semester.

2. Cetak Daftar Hadir Kuliah dan Daftar Hadir Ujian.

3. Cetak kartu tanda mahasiswa dan Buku Induk.

4. Pendaftaran Ujian Tengah Semester dan Ujian Akhir Semester.

5. Memasukan nilai UAS, Cetak nilai, dan Cetak Transkrip.

6. Menyiapkan Ijazah dan Transkrip Lulusan.

7. Mengkoordinasikan perencanaan perkuliahan,dan menyusun kalender akademik.

8. Menyediakan informasi yang terkait dengan mahasiswa yang dibutuhkan oleh pihak lain
baik dari dalam kampus maupun luar kampus.

5. KEBIJAKAN MUTU
Untuk menjamin agar kinerja layanan Bagian Akademik dapat berkembang dengan baik dan
dapat mengikuti perkembangan kemajuan teknologi yang ada maka ada beberapa kebijakan
umum yang dilakukan oleh BA antara lain:
1. Secara rutin melakukan rapat internal untuk kegiatan-kegiatan berikut untuk
menjamin agar proses layanan terhadap pelanggan dapat dilakukan dengan baik

2. Evaluasi terhadap layanan harian yang dilakukan terhadap pelanggan

3. Koordinasi dalam rangka melakukan kegiatan-kegiatan rutin internal yang menjadi

tanggung jawab Bagian Akademik seperti wisuda, penerimaan mahasiswa baru,
registrasi kembali, dan lain-lain
4. Secara rutin melakukan pengembangan SDM melalui pendidikan dan pelatihan
ataupun kursus-kursus sesuai dengan kebutuhan perkembangan bidang layanan
maupun perkembangan teknologi informasi

5. Secara personal setiap individu melakukan perbaikan terhadap perilaku dan sikap
yang mengarah kepada budaya kerja untuk memuaskan pelanggan.

6. Melakukan proses evaluasi terus menerus terhadap prosedur kerja dan layanan
melalui masukan dari pelanggan dalam bentuk penyebaran kuesioner.
 STANDAR OPERSAIONAL PROSEDUR REGISTRASI PENDAFTARAN
MAHASISWA BARU

1. Pengertian dan tujuan

Registrasi mahasiswa baru dilaksanakan setelah mahasiswa memenuhi persyaratan sebagai
mahasiswa baru. Manual prosedur ini dibuat dengan tujuan untuk menerangkan proses
registrasi mahasiswa baru di kampus Indonesia Tourism School.
2. Pihak-pihak yang terkait
a. Front office
b. Marketing
c. Akunting
d. Akademik
3. Mekanisme dan prosedur
a. Pendaftaran Mahasiswa Baru
1. Calon mahasiswa baru wajib melakukan regristrasi dengan mengisi formulir registrasi
yang telah disediakan Bagian Akademik (BA).
2. Syarat-syarat registrasi mahasiswa baru adalah;
a. Menyerahkan bukti Pendaftaran Calon Mahasiswa Baru
b. Membayar biaya registrasi dikampus Indonesia Tourism School
c. Mengisi Formulir Registrasi
d. Melampirkan foto copy Ijazah yang telah dilegalisir sebanyak 2 lembar
e. Melampirkan foto berwarna terbaru (formal) ukuran 3x4cm sejumlah 3 lembar
3. Calon mahasiswa yang telah dinyatakan diterima di Indonesia Tourism School, apabila
tidak melakukan registrasi ulang dan tidak memenuhi persyaratan yang telah
ditentukan tepat pada waktunya, maka haknya sebagai mahasiswa Indonesia Tourism
School dinyatakan gugur.
 PROSEDUR REGISTRASI MAHASISWA BARU

SOP Registrasi Mahasiswa Baru

PMB ITS BA
(Pendaftaran Mahasiswa Baru) (Indonesia Tourism School) (Bagian Akademik)

Mulai

Pendaftaran
calon
mahasiswa baru
kampus ITS

Pembayaran
biaya
registrasi Input dan scan
data mahasiswa
baru

Pengarsipan
data
mahasiswa
baru dalam
buku induk
mahasiswa

Selesai
 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR INPUT NILAI UTS

1. Pengertian dan tujuan

Manual Prosedur ini dibuat untuk menjelaskan tentang prosedur input nilai UTS. Input nilai
UTS dilaksanakan maksimal 2 minggu setelah kegiatan ujian tengah semester dilaksanakan.
Manual prosedur ini dibuat dengan tujuan untuk menerangkan proses input nilai bagi
instruktur pengampu mata kuliah
2. Pihak-pihak yang terkait
a. Instruktur
b. Akademik
c. Mahasiwa
3. Mekanisme dan prosedur
SOP Input Nilai UTS 1. Bagian Akademik (BA)
BA KAMPUS menetapkan jadwal input
nilai UTS.
Mulai
2. Instruktur pengampu
melakukan pengumpulan
nilai hasil ujian tengah
Penetapan jadwal input
nilai UTS semester ke Bagian
Akademik paling lambat
Pengumuman ke 2 (dua) minggu setelah
Instruktur Pengampu
Batas Waktu Input pelaksanaan UTS.
Nilai UTS 3. BA melakukan
verifikasi nilai yang telah
dukumpulkan instruktur.
Pengarsipan data
mahasiswa baru
Pembayaran biaya dalam buku induk
registrasi mahasiswa

Selesai
 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR INPUT & PENYERAHAN NILAI AKHIR

1. Pengertian dan tujuan

Manual Prosedur ini dibuat untuk menjelaskan tentang prosedur pengumpulan nilai Akhir.
Pengumpulanan nilai akhir dilaksanakan maksimal 2 minggu setelah kegiatan ujian akhir
semester dilaksanakan. Manual prosedur ini dibuat dengan tujuan untuk menerangkan proses
pengumpulan dan penyerahan nilai akhir bagi instruktur pengampu mata kuliah
2. Pihak-pihak yang terkait
a. Instuktur
b. Kampus/prodi
c. Akademik
d. Mahasiwa
3. Mekanisme dan prosedur
SOP Input Nilai UTS 1. BA menetapkan jadwal
penyerahan nilai akhir
BA Prodi
2. Instruktur pengampu
melakukan pengumpulan
Mulai
nilai hasil akhir paling
lambat 2 (dua) minggu
Pengumuman ke
Penetapan jadwa input & setelah pelaksanaan UTS.
instruktur pengampu
penyerahan nilai akhir batas waktu input & 3. BA melakukan verifikasi
penyerahan nilai akhir nilai akhir yang telah
kumpulkan instruktur.
Penyerahan Salinan 4. Salinan nilai hasil ujian
nilai akhir tengah semester (UTS) dan
Instruktur mengumpulkan
nilai akhir ke akademik ujian akhir semester (UAS)
diserahkan ke BA paling
lambat 2 (dua) minggu
Verifikasi nilai akhir
yang telah setelah pelaksanaan ujian.
dikumpulkan oleh 5. BA mengarsip salinan &
instruktur mencetak nilai akhir sesuai
Pengarsipan data
prodi
mahasiswa baru
dalam buku 6. BA menyerahkan nilai
Pengarsipan Salinan sementara ke prodi
induk mahasiswa
nilai akhir sesuai prodi/
kampus

Cetak hasil nilai Selesai

 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR CETAK IJAZAH & TRANSKRIP

1. Pengertian dan tujuan

Manual Prosedur ini dibuat untuk menjelaskan tentang prosedur cetak ijazah dan transkrip.
Cetak ijazah dan transkrip dilaksanakan maksimal 1 bulan setelah kegiatan wisuda
dilaksanakan. Manual prosedur ini dibuat dengan tujuan untuk menerangkan proses cetak
ijazah dan transkrip dan pihak-pihak yang terkait dengan proses tsb.
2. Pihak-pihak yang terkait
a. Kampus/prodi
b. Akademik
3. Mekanisme dan prosedur

Proses cetak ijazah dan transkrip nilai mengikuti alur sebagai berikut:
a. Prodi/kampus melakukan koreksi nilai mahasiswa semester akhir

b. Bagian Akademik memverifikasi/finalisasi nilai mahasiswa semester akhir

c. Prodi/kampus memplotting mahasiswa yang lulus tugas akhir dan input nilai tugas akhir

d. Kampus menerbitkan sertifikat dan persyaratan cetak ijazah (salinan ijazah SMA, foto
berwarna ukuran 3x4 (2 lembar), 4x6 (2 lembar), lembar pengesahan tugas akhir, surat
keterangan bebas tanggungan.

e. Bagian Akademik melakukan koreksi data mahasiswa, foto, dan judul tugas akhir.

f. Bagian Akademik melakukan cetak ijazah dan transkrip nilai

g. Bagian Akademik menggandakan ijazah dan transkrip dan melakukan legalisir

 SOP Cetak Ijazah dan Transkrip
Kampus Akademik

Mulai

Koreksi nilai
mahasiswa semester
akhir

Finalisasi nilai
mahasiswa semester
akhir

Plotting mahasiswa
lulus tugas akhir
dan input nilai Penerbitan nilai dan
persyaratan cetak
ijazah

Cetak ijazah dan

traskrip

Penggandaan dan
legalisir ijazah &
transkrip

Selesai
 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENGAMBILAN IJAZAH

1. Pengertian dan tujuan

Mahasiswa yang telah menyelesaikan program studinya dan dinyatakan lulus dari kampus
berhak untuk memperoleh sertificat. Manual prosedur ini dibuat agar mahasiswa yang telah
lulus mengetahui proses pengambilan ijazah.
2. Pihak-pihak yang terkait
a. Directur kampus Indonesia Tourism School
b. Akunting
c. Akademik
d. Mahasiswa
3. Mekanisme dan prosedur

Mahasiswa yang tercantum di dalam SK Yudisium Fakultas wajib untuk dicetak ijazahnya
dan mengikuti prosedur pengambilan ijazah dengan persyaratan berikut :
a. Mahasiswa namanya tercantum dalam sertifikat

b. Mahasiswa menyiapkan dan melengkapi persyaratan yang ada di formulir pengambilan

ijazah

c. Meminta persetujuan Director Kampus/kaprodi

d. Meminta surat keterangan bebas tanggungan administrasi keuangan

e. Meminta surat keterangan telah menyerahkan tugas akhir dalam bentuk hardcopy maupun
softcopy.
Prosedur pengambilan ijazah

SOP Pengambilan Ijazah

Mahasiswa Kampus Akunting Akademik

Mulai

Nama
tercantum
Formulir
dalam
pengambilan
sertifikat
ijazah

Persetujuan
director/ Bebas
kaprodi tanggungan
administrasi
keuangan

Penyerahan
tugas akhir
(hard & sift
copy)

Pengambilan
ijazah & transkrip

Selesai
 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PINDAH PROGRAM STUDI

1. Pengertian dan tujuan

Pindah program studi adalah perpindahan mahasiswa antar prodi kampus Indonesia Tourism
School atas ijin Director yang diketahui oleh Bagian Akademik, karena adanya
alasan/kepentingan yang mengharuskan pindah program studi. Dengan prosedur ini
diharapkan dapat memberikan penjelasan terkait syarat-syarat dan prosedur pengajuan pindah
program studi yang benar. Pengurusan pindah program studi dilayani bersamaan dengan
registrasi kembali, selambat-lambatnya 1 minggu setelah periode registrasi. Apabila lewat dari
periode tsb, mahasiswa tidak diperkenankan pindah.
2. Pihak-pihak yang terkait
a. Directur kampus Indonesia Tourism School
b. Akademik
c. Akunting
d. Mahasiswa
3. Mekanisme dan prosedur
Pindah program studi dimungkinkan dengan beberapa pertimbangan dan alasan/kepentingan.
Mahasiswa yang menghendaki pindah program studi harus mengikuti prosedur sebagai
berikut:
a. Mahasiswa mengajukan permohonan/pengajuan pindah program studi ke Bagian
Akademik
b. Bila disetujui mahasiswa membuat surat alasan pindah program studi yang disahkan
Bagian Akademik
c. Mengisi formulir rekomendasi pindah program studi dan mengajukan pindah program
studi kepada director dan Akademik (BA)
d. Permohonan pindah program studi diajukan bersamaan periode registrasi kembali,
selambat-lambatnya 1 minggu setelah periode registrasi
e. Melunasi biaya pindah program studi
f. Bagian Akademik melakukan perubahan data mahasiswa
g. Bagian Akedemik melakukan pengarsipan surat pindah program studi
 Prosedur Pengajuan Pindah Program Studi

SOP Pindah Program Study

BA Kampus Akunting

Mulai

Pengajuan
pindah Membuat surat alas an
prodi pindah program study

tidak

Rekomendasi Pembayaran biaya

Mahasiswa tetap di director & pindah program
jurusan yang sama akademik (tujuan & study
alasan)

Selesai

Verifikasi pengajuan
pindah program study

Pengarsipan surat
pindah kelas

Selesai
 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PELAPORAN EMIS

(EDUCATION MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM)

1. Pengertian dan tujuan

Pelaporan EMIS dimaksudkan untuk melaporkan data mahasiswa, dosen, non dosen, dan
lulusan yang ada dibawah kampus Indonesia Tourism School (ITS). Laporan dilaksanakan
satu kali semester ganjil.
a. Terkendalinya pelaksanaan pelaporan EMIS
b. Menjamin terpenuhinya seluruh komponen pelaporan EMIS
c. Meningkatkan dukungan layanan administratif terhadap kinerja pengelolaan program
kampus.
2. Pihak-pihak yang terkait
a. Akademik
b. Kampus/prodi
3. Ruang lingkup
a. Pelaporan data mahasiswa, dosen, non dosen, lulusan, dan buku sekali persemester
b. Ukuran kinerja program studi
c. Monitoring kinerja akademik program studi
4. Mekanisme dan prosedur
Proses pelaporan EMIS dilaksanakan oleh operator dalam periode semester tertentu.
Mekanisme dan langkah-langkah pelaporan antara lain :
a. Penetapan periode laporan EMIS
b. Validasi data mahasiswa, dosen, non dosen, lulusan, dan buku
c. Pengolahan data EMIS
d. Input/upload data ke EMIS
e. Dowload data EMIS yang sudah benar
f. Verifikasi data EMIS
g. Melakukan validasi laporan dan tanda tangan pimpinan director kampus
h. Upload data yang sudah ditanda tangani pimpinan kampus
i. Bagian Akademik melakukan pengarsipan laporan
Prosedur pelaporan EMIS

SOP Pelaporan EMIS

BA Kampus

Mulai

Penetapan periode Validasi pelaporan

laporan EMIS EMIS

Pengolahan data

Input data ke EMIS

Verifikasi Download data EMIS

Data EMIS

ya
Pengarsipan
Laporan

Selesai