Anda di halaman 1dari 36

Analisa Kondisi Lingkungan dan

Perumusan Gagasan Awal

• Pengertian AKL

Analisa Kondisi Lingkungan adalah Suatu kegiatan

mengamati, memahami, dan menganalisis apa yang ada pada

lingkungan baik fisik maupun sosial sehingga didapatkan

informasi yang berguna.

• Manfaat melakukan AKL


1. Mengambil tindakan sesuai kondisi

2. Menentukan prioritas

3. Mendapatkan informasi yang berguna

4. Mengetahui potensi yang ada

 Tahapan AKL
1. Siapa saya dan apa visi saya

2. Apa itu lingkungan dan lingkungan ideal itu seperti apa

3. Bagaimana lingkungan / kondisi sekarang

4. Menentukan skala prioritas masalah dan menganalisis

 Metode AKL
1. 5W1H (What, When, Why, Who, Where, and How)
2. Pencarian Informasi (pengamatan, wawancara, kuisioner,

data sekunder)

3. Analisa SWOT (Strenght, Weakness, Opportunity, Threat)

 Pengertian PGA
1. Ide awal yang muncul sebagai hasil dari analisis kondisi

lingkungan

2. Suatu ide atau pemikiran dari diri seseorang atau kelompok

dimana merupakan suatu permulaan atau langkah awal

sebelum melangkah lebih jauh.

 Alur PGA

 Batasan PGA
1. Jelas

2. Dapat dimengerti

3. Ambisius

4. Tetap Realistis

5. Bertahap
6. Berskala Prioritas

 Brainstorming dan penyampaian PGA


Ialah teknik merangsang arus bebas ide tanpa dihalangi

apapun dan siapapun. Proses brainstorming :

1. Berpikir liar tanpa batas

2. Menunda penilaian (jangan mengomentari)

3. Menggandeng pendapat orang lain ( merevisi pendapat

orang lain)

4. Daftar semua pertanyaan (meskipun tidak masuk akal)

5. Membahas ide satu per satu

 Penyampaian PGA
1. Menentukan tujuan, visi, dan misi pribadi yang dirumuskan

dalam “prinsip”,

2. Kenali tim dan kondisi eksternal yang terjadi dan resapi itu

3. Sampaikan ide itu

4. Perhatikan tanggapan tim

5. Evaluasi (jangan pakai emosi untuk menganalisis)

6. Follow Up
Tolok Ukur Keberhasilan
dan Performence Indicator

 Pengertian Tolok ukur keberhasilan (TUK)


Merupakan suatu patokan terukur yang dapat digunakan

untuk menilai suatu kegiatan atau merupakan suatu sasaran

minimal yang ditentukan dalam perencanaan suatu kegiatan.

Makna dari kata tolok adalah bandingan, Sehingga secara

bahasa dapat diartikan sebgaia ukuran pembanding suatu

kegiatan agara dapat dikatakan berhasil atau tidak.

 Fungsi TUK
1. Memotivasi untuk mencapai keberhasilan suatu kegiatan

2. Mengukur tingkat keberhasilan suatu kegiatan.

Dengan adanya TUK maka akan lebih mudah menentukan

apakah suatu kegiatan itu berhasil atau gagal

3. Membantu memberikan objektivitas evaluasi.

Evaluasi yang dimaksud bisa berupa evaluasi pelaksanaan

ataupun evaluasi total. Evaluasi pelaksanaan berarti jika

TUK yang dimaksud belum tercapai maka PGA yang sudah

dirumuskan perlu di AKL ulang sehingga TUK terpenuhi.

Jika pada evaluasi total menjadi penilaian komperehensif

terhadap suatu aspek yang menyebabkan TUK tidak

tercapai, dapat digunakan sebagai masukan untuk


penyempurnaan kegiatan di kemudian hari (jika kegiatannya

lebih dari 1 kali). Hasil dari evaluasi dapat menjadi

pertimbangan kepanitiaan selanjutnya dalam membuat

suatu acara dan menentukan TUK yang digunakannya.

 Teknik merumuskan TUK


1. Ukuran ukuran dicantumkan dalam mutu kuantitatif, Semua

hal yang dilakukan sebgai TUK harus dapat diukur dalam

bentuk angka yang jelas.

Contoh : suatu kontes sepakbola antar universitas diikuti

oleh 10 tim, mencantumkan mutu minimal.

2. Hal yang digunakan sebagai TUK harus dicantumkan mutu

minimal sebagai penjelas tambahan.

Contoh : suatu kontes sepakbola antar perguruan tinggi

diikuti oleh 10 tim dengan rincian 7 tim dari PTS dan 3 tim

PTN.

3. Jumlah total TUK yang dibuat harus ganjil sehingga bisa

diambil kesimpulan tentang gagal atau berhilnya suatu

kegiatan.

 Hal-hal yang dapat dijadikan TUK


1) Man

a. Peserta yang datang mencapai 100 orang

b. Rata-rata nilai PA peserta mencapai 70


2) Money

a. Keuntungan kegiatan mencapai Rp 2.000.000,00

3) Management

a. Dilaksanakan Rakom seluruh panitia minimal dua kali

4) Machine

a. Peralatan kembali seperti semula setelah kegiatan selesai

5) Time

a. Acara dimulai tepat waktu

 Pengertian Performance Indicator


Performance Indicator (PI) adalah matriks yang digunakan

untuk mengukur performa kinerja sesuatu. TUK dan PI

memiliki fungsi yang sama, namun bentuknya berbeda, di

mana pada PI, nilai tiap tolok berupa persentase.

 Perbandingan TUK dan PI


1. Sistem penilaian

TUK : Zero one (jika tercapai dinilai penuh, jika tidak

tercapai dinilai 0)

PI : Zero one, Higher better (jika tercapai dan melampaui

bernilai 1, jika kurang memenuhi capaian maka bernilai

0,x), lower Better (jika tercapai dan lebih kecil bernilai 1,

jika melebihi target maka bernilai 0,x).

2. Pembobotan

TUK : Sama rata


PI : Menggunakan persentase

3. Jumlah

TUK : Wajib ganjil

PI : Tidak wajib dengan syarat pembobotan tidak boleh

seimbang jika indikator berjumlah genap.

 Komposisi PI

Kegiatan Deskripsi Tujuan Bobot Indikator Target Bobot Keterangan Realisasi Nilai Nilai

PI Tujuan

Catatan :

1. Satu Indikator hanya bisa merepresentasikan satu tujuan.

2. Satu tujuan bisa di representasikan dengan lebih dari satu

indikator.

3. Pembobotan PI dianjurkan untuk diisi oleh stakeholder yang

tidak termasuk

dalam bagian internal kepanitiaan.

4. Pada penggunaan yang lebih kompleks (contoh yang

dilampirkan),

PI digunakan untuk menilai secara keseluruhan tentang

kinerja satu

departemen secara utuh dan dilanjutkan dengan penilaian

keberhasilan organisasi. Sehingga menjadi KPI.


Perencanaan Jadwal Kegiatan

 Pengertian jadwal kegiatan :


Uraian jenis kegiatan dan waktu yang dibutuhkan secara

bertahap yang disusun secara sistematis dalam rangka

menyelesaikan rencana kegiatan dengan tepat dan berhasil.

 Manfaat PJK adalah :


1. Menjadi pedoman bagi anggota panitia tentang beban tugas

(volume kegiatan) dan batas waktu yang ditentukan

2. Membantu evaluasi selama proses kegiatan berlangsung

3. Mengidentifikasikan kegiatan yang dapat dikerjakan

bersama atau menjadi prasyarat

4. Membantu panitia agar dapat melaksanakan tugasnya secara

lebih efisien dan efektif

 Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam peyusunan


PJK
1. Rencana-rencana kegiatan yang harus dilaksanakan untuk

mencapai tujuan

2. Waktu dan dana yang diperlukan

3. Jumlah anggota panitia

4. Kegiatan yang menjadi prasyarat sehingga harus dikerjakan

terlebih dahulu
5. Kegiatan yang dapat dilaksanakan secara bersamaan dalam

waktunya

 Teknik penyusunan PJK :


1. Tabulasi dengan matrik
2. Jaringan kerja
Pengorgasisasian Kegiatan Kepanitiaan

 Pengertian Pengorganisasian
Suatu proses merancang struktur formal, mengelompokkan

dan mengatur serta membagi tugas-tugas pada tiap anggota.

 Pengertian Pengorganisasian Kegiatan Kepanitiaan

Keseluruhan proses pengelompokan orang-orang, alat-alat,

tugas-tugas, kewenangan, dan tanggung jawab sedemikian

rupa sehingga terlaksanannya suatu kegiatan

 Faktor-faktor Pengorganisasian

1. Strategi organisasi untuk mencapai tujuannya.

2. Teknologi yang digunakan

3. Anggota ( Sumber Daya Manusia )

4. Ukuran organisasi

 Unsur-unsur Pengorganisasian

1. Spesialisasi pekerjaan : Spesifikasi tugas individual atau

kelompok kerja dalam organisasi

2. Standarisasi kegiatan : Prosedur standard organisasi untuk

menjamin terlaksananya kegiatan seperti yang direncanakan


3. Koordinasi kegiatan Integrasi : Fungsi-fungsi satuan-satuan

kerja dalam organisasi

4. Sentralisasi dan desentralisasi pengambilan keputusan : Pola

kekuasaan yang ada di tubuh organisasi. Pengambilan

keputusan oleh ketua (sentralisasi) atau pemberian

kepercayaan pada bawahan untuk mengambil keputusan

(desentralisasi)

 Pengertian proses Pengorganisasian

1. Perincian seluruh pengerjaan

2. Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan yang

logis yang bisa dikerjakan tiap anggota (departementalisasi )

3. Bagan organisasi formal

4. Pengembangan dan pengadaan suatu mekanisme untuk

mengkoordinasi pekerjaan tersebut (rantai perintah )

5. Tingkat hirarki manajemen

6. Saluran komunikasi

7. Penggunaan komite

 Faktor yang mempengaruhi


Pengelompokan/Departementalisasi

1. Fungsi

2. Produk / jasa

3. Wilayah

4. Langganan
5. Proses atau peralatan

6. Waktu

7. Pelayanan

 Pengertian dan jenis Struktur Organisasi

1. Struktur Organisasi adalah susunan atau pola tetap

hubungan antar fungsi-fungsi yang ada

2. Jenis-jenis bagan struktur organisasi :

B. Bentuk pyramid

C. Bentuk vertikal
D. Bentuk horizontal

E. Bentuk lingkaran

F. Rantai perintah
G. Tingkat hirarki manajemen

 Kelebihan dan kekurangan PKK


Kelebihan :

1. Keputusan-keputusan yang didapat kualitasnya lebih baik

2. Penyebaran kekuasaan

3. Meningkatkan pengembangan kreativitas pekerja

4. Produktifitas sangat besar

Keburukan :

1. Boros uang

2. Mekanisme Pertanggungjawabannya lama

3. Lama dalam mengambil keputusan

4. Ketergantungan

5. Konflik yang rumit antar bagian organisasi


Komunikasi Antar Unit Kerja

 Sifat komunikasi :
Semua komunikasi bersifat memberi-menerima

 Jenis komunikasi
a. Verbal (lisan dan tulisan)

b. Non verbal, menggunakan gerak-gerik badan, menunjukkan

sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan kepala,

mengangkat bahu.

 Definisi komunikasi
1. Turut serta memberi kepada pihak lain atau pertukaran

pikiran-pikiran, opini-opini, atau keterangan-keterangan.

Komunikasi merupakan suatu proses kerja sama (Webster).

2. Berbagi pikiran, informasi dan intelijen

(www.jakartaconsulting.com)

3. Segala bentuk aktivitas yang dilakukan oleh seseorang

dengan tujuan menyampaikan pesannya pada orang lain

4. Suatu proses penyampaian pesan (ide, gagasan) dari satu

pihak kepada pihak lain agar terjadi saling mempengaruhi

diantara keduanya.(Wikipedia)
 Elemen komunikasi
1. Pengirim/pemberi atau komunikator (sender) adalah pihak

yang mengurumkan pesan kepada pihak lain.

2. Penerima atau komunikan (receiver) adalah pihak yang

menerima pesan dari pihak lain.

3. Pesan (message) adalah isi atau maksud yang akan

disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lain.

4. Umpan balik (feedback) adalah tanggapan dari penerimaan

pesan atas isi pesan yang disampaikannya.

5. Media komunikasi.

 Proses komunikasi
1. Bagaimana dan seperti apa sudut maupun cara pandang

seseorang terhadap apa yang didengar, dilihat atau

dimengerti sangatlah di bentuk oleh latar belakang dan

pengalaman pribadi perorangan. (Indonesia.siutao.com-

hendra).

2. Melalui komunikasi, sikap dan perasaan seseorang atau

sekelompok orang dapat dipahami oleh pihak lain. (Memberi

dan menerima informasi).

 Kesalahan komunikasi
Mis-komunikasi (pesan yang kita maksudkan tersebut tidak

sesuai dengan penangkapan lawan bicara kita) artinya

komunikasi kita belum efektif.


 Hambatan komunikasi karena ketidakmampuan seorang
penyampai pesan dalam :
1. Berkomunikasi sesuai tingkatan bahasa para pendengarnya.

Seorang pedagang makanan yang hanya lulusan SMP

tentunya akan kesulitan mengerti pembicaraan seorang

sarjana teknik yang berbicara menggunakan istilah-istilah

tekniknya.

2. Mengerti keinginan arah pembicaraan dari para

pendengarnya. Sekelompok remaja SMA tentunya wajar jika

tidak tertarik pada pembicaraan mengenai permasalahan

bagaimana merawat dan mendidik balita yang disampaikan

seorang ibu rumah tangga.

3. Mengerti kelas sosial para pendengarnya. Sekelompok petani

didesa tentunya tidak mengerti dan tidak tertarik pada

pembicaraan seorang pialang mengenai perdagangan saham.

4. Memahami latar belakang serta nilai-nilai yang dipegang

teguh para pendengarnya. Seorang ahli presentasipun akan

sangat kesulitan menembus dan merubah "kekebalan"

(kekeras-kepalaan) pendapat seorang individu apalagi

kelompok masyarakat yang mengkonsumsi makanan pokok

nasi menjadi gandum, kentang atau lainnya walaupun

didukung "buktibukti dan alasan yang kuat dan benar".


 Faktor-faktor untuk mencapai komunikasi yang efektif:
1. Mendapat keterangan yang lengkap (misal:

keinginan/kemauan dari masing2 pihak, dll).

2. Kepercayaan antar kedua belah pihak.

3. Persamaan pengalaman.

4. Menggunakan kata-kata yang dikenal.

5. Mendapat perhatian dari pendengar - Menggunakan contoh

dan alat-alat visual.

 5 hukum Komunikasi yang efektif (REACH)


A. Respect

Respect adalah rasa hormat dan saling menghargai, hal

tersebut merupakan hukum yang pertama dalam kita

berkomunikasi dengan orang lain. menghasilkan sinergi

yang akan meningkatkan efektifitas kinerja kita baik sebagai

individu maupun secara keseluruhan sebagai sebuah tim.

Cara : dengan memberikan penghargaan yang jujur dan

tulus.

Cara memunculkan/menunjukkan respect :

1) Kontak mata.

2) Ekspresi wajah, tunjukan ekspresi bahwa anda tertarik

dengan bahan pembicaraan.

3) Postur tubuh / gerak-gerik tubuh

Sebagai contoh :
a) Menundukan kepala menunjukkan penyelesaian

pernyataan

b) Mengangkat kepala menunjukkan akhir pertanyaan,

c) Terlalu sering menggerakan bagian tubuh

mengungkapkan sedang bergegas atau kebingungan.

Untuk itu perhatikan gerak-gerik anda saat melakukan

komunikasi dengan lawan bicara.

4) Selera Berbusana

Busana memiliki tugas penting dalam menimbulkan kesan

penampilan fisik seseorang dan busana yang dikenakan

membuat dampak pasti pada proses komunikasi. Kita

semua berbusana dan mungkin banyak diantara kita tak

terlalu memperhatikan, namun hal kecil ini memiliki peran

untuk sebuah efektif. Jika kita memperhatikan bagaimana

cara berbusana, hal itu akan memperbaiki kemampuan

komunikasi kita.

B. Empathy

Emphaty adalah kemampuan kita untuk menempatkan

diri kita pada situasi atau kondisi yang dihadapi oleh orang

lain., menerima masukan ataupun umpan balik dengan sikap

yang positif (komunikasi 2 arah). Salah satu prasyarat utama

dalam memiliki sikap empati adalah kemampuan kita untuk

mendengarkan atau mengerti terlebih dulu sebelum

didengarkan atau dimengerti oleh orang lain. Kita perlu


saling memahami dan mengerti keberadaan orang lain dalam

tim kita. Rasa empati akan menimbulkan respect atau

penghargaan, dan rasa respect akan membangun

kepercayaan yang merupakan unsur utama dalam

membangun teamwork.

C. Audible

Audible adalah dapat didengarkan atau dimengerti

dengan baik. Kemampuan menggunakan berbagai media

maupun perlengkapan atau alat bantu audio visual yang

akan membantu kita agar pesan yang kita sampaikan dapat

diterima dengan baik.

D. Clarity

Clarity adalah Keterbukaan dan transparansi & kejelasan.

Dalam berkomunikasi kita perlu mengembangkan sikap

terbuka (tidak ada yang ditutupi atau disembunyikan),

sehingga dapat menimbulkan rasa percaya (trust) dari

penerima pesan atau anggota tim kita. Karena tanpa

keterbukaan akan timbul sikap saling curiga dan pada

gilirannya akan menurunkan semangat dan antusiasme

kelompok atau tim kita.


E. Humble

Humble adalah sikap rendah hati. Wujudnya : sikap yang

penuh melayani (dalam bahasa pemasaran Customer First

Attitude), sikap menghargai, mau mendengar dan menerima

kritik, tidak sombong dan memandang rendah orang lain,

berani mengakui kesalahan, rela memaafkan, lemah lembut

dan penuh pengendalian diri, serta mengutamakan

kepentingan yang lebih besar, dll.

 Hasil dari berkomunikasi efektif


Membangun jaringan hubungan dengan orang lain yang penuh

dengan penghargaan (respect), karena inilah yang dapat

membangun hubungan jangka panjang yang saling

menguntungkan dan saling menguatkan.

 Kunci Komunikasi tertulis (4C)


1. Complete (lengkap)

2. Clear (jelas)

3. Concise (singkat)

4. Correct (tepat)
Hakikat Motivasi

 Pengertian motivasi menurut KBBI


 Dorongan yang timbul pada diri sendiri secara sadar maupun

tidak

 Usaha yang dapat menyebabkan seseorang atau kelompok

bergerak melakukan sesuatu untuk mencapai tujuan yang

dikehendaki
 Hakikat Motivasi
Hakikat motivasi adalah suatu hal yang mampu meningkatkan

keinginan dalam mencapai tujuan.


 Fungsi motivasi a
1. Mendorong timbulnya perilaku atau suatu perbuatan

2. Sebagai pengarah

3. Sebagai penggerak
 Faktor-faktor yang mempengaruhi motivasi

Faktor internal Faktor eksternal

 Presepsi  Lingkungan
 Penting  Keadaan Tim
tidaknya tujuan  Nilai (jenis dan sifat)
 Kebutuhan Pekerjaan
 Kepuasan  Reward and Punishment
 Harga diri

 Prestasi
Faktor internal : faktor yang bisa dikontrol

Fakotr external : faktor yang tidak bisa dikontrol

 Penting atau tidaknya motivasi tergantung pada kebutuhan

dari individu atau kelompok tersebut


 Cara menjaga motivasi
- Memiliki panutan (figur) sebagai contoh

- Mencari tantangan atau hal yang baru

- Memperluas wawasan untuk menambah presepsi berfikir

- Positive Thinking

- Pantang menyerah

- Mempunyai tujuan ( target )

- Mencari alasan yang tak terbantahkan


 Teknik memotivasi :
- Hindari kekecewaan

- Bantulah menemukan kelebihan

- Hidangkan konsekuensi

- Beri penghargaan
Administrasi Kesekretariatan
dan Keuangan

A. Pengertian umum :
 Macam ADUM : Kesekretariatan dan keuangan

 Administrasi : kegiatan mencatat, menghimpun, mengolah,

memperbanyak, mengirim, dan menyimpan bahan-bahan

keterangan dalam rangka mencapai tujuan tertentu

 Kesekretariatan berasal dari kata sekretariat. Sekretariat

adalah tempat kerja, kantor administrasi atau tempat

melakukan aktivitas kesekretariatan, ketatausahaan,

keuangan, kepegawaian.

 Fungsi sekretariat :

1. Pusat aktivitas organisasi.

2. Pusat informasi dan komunikasi organisasi (intern dan

ekstern).

3. Pusat kegiatan administrasi dan dokumentasi organisasi.

4. Fasilitator aktivitas manajemen dan memudahkan fungsi

kontrol

5. Mengamankan rahasia organisasi.

6. Penyimpanan pengolahan pemeliharaan seluruh

dokumentasi.

7. Mengatur mekanisme kerja dan tertib administrasi.

8. Menjaga dan merawat inventaris sebagai asset organisasi.


9. Mengembangkan networking dalam pihak pihak yang

terkait dengan kepentingan organisasi.

 Kelengkapan sekretariat :

a) Identitas organisasi

b) Peralatan administrasi

c) Struktur organisasi

d) Papan koordinasi dan informasi

e) Time schedule

f) Sarana hiburan

 Surat menyurat dan penomoran surat

a) Laporan penanggungjawaban

b) Administrasi keuangan

c) Anggaran

d) Proses perumusan anggaran

e) Langkah penyusunan anggaran

f) Pengontrolan anggaran

g) Pembuatan SPJ

h) Alur birokrasi dan alur pencairan dana


B. Administrasi Kesekretariatan
1. Fungsi dan prinsip administrasi kesekretariatan.

2. Klasifikasi dan bentuk surat surat (surat undangan, Surat

Keputusan, Surat Ketetapan, surat permohonan, surat

penyataan, surat rekomendasi, dll).

3. Cara Membuat surat serta aturan penomoran surat

(komponen penting dalam surat).

4. Alur birokrasi (SOP).

C. Administrasi Keuangan
1. Fungsi dan prinsip administrasi keuangan.

2. Klasifikasi dan bentuk laporan keuangan (kuitansi

(SPONSOR), buku kas, laporan keuangan(SPJ)).

3. Pembuatan laporan keuangan (SPJ), dan hal penting

lain dalam pembendaharaan kegiatan.

4. Alur birokrasi (SOP).


Pengendalian Konflik dan Teknik
Pengambilan Keputusan

 Pengertian konflik :

Konflik berasal dari bahasa latin “Configere” yang berarti

saling memukul. Secara sosiologis, konflik diartikan sebagai

suatu proses sosial antara dua pihak atau lebih (juga bisa terjadi

antara dua/lebih pemikiran dalam diri seseorang) di mana

salah satu pihak berusaha menyingkirkan pihak lain dengan

menghancurkannya ataupun membuatnya tidak berdaya.

 Faktor- faktor potensi terjadinya konflik :

a) Diri sendiri

b) Perbedaan tujuan

c) Sumber daya

d) Kekuasaan

e) Perbedaan ideology

f) Keanekaragaman norma

g) Faktor internal dan eksternal

 Arti dan macam - macam konflik

a) Interpersonal

b) Intrapersonal

c) Antara individu dan kelompok

d) Antara kelompok dan satu organisasi


e) Antar organisasi

 Cara menyelesaikan konflik

a) Berkompetisi (win lose solution, antara atasan dan bawahan)

b) Menghindari konflik / menunda konflik

c) Akomodasi (mengalah)

d) Kompromi (win win solution)

e) Berkolaborasi (kerjasama, menciptakan solusi baru).

 Dampak konflik :

a. Positif :

1. Motivasi meningkat

2. Loyalitas meningkat

3. Ikatan Kelompok Lebih Erat

4. Kreativitas Meningkat

5. Membantu Upaya Mencapai Tujuan

b. Negatif :

1. Produktivitas Menurun

2. Kepercayaan Merosot

3. Informasi Dirahasiakan/arus komunikasi berkurang

4. Timbul masalah moral

5. Proses pengambilan keputusan tertunda


 Pengertian Keputusan

Keputusan adalah pengakhiran dari proses pemikiran

tentang apa yang dianggap sebagai “masalah”, sebagai sesuatu

yang merupakan penyimpangan dari yang dikehendaki,

direncanakan, atau dituju dengan menjatuhkan pilihan pada

salah satu alternatif pemecahannya.

 Prinsip pengambilan keputusan

- Prinsip efisiensi

- Prinsip keluwesan (fleksibilitas)

- Prinsip ketersediaan alternatif

- Prinsip adanya kendala

 Langkah-langkah dalam pengambilan keputusan

- Observasi

- Merumuskan masalah secara lugas

- Mengajukan alternatif-alternatif

- Menentukan alternatif terbaik menurut kriteria tertentu

- Melakukan validasi melalui implementasi pemecahan

masalah

- Merumuskan skenario pengendalian


Tenik Penyusunan dan Penyempurnaan
Usulan Kegiatan

 Pengertian proposal
Proposal kegiatan adalah laporan tertulis yang berisi tentang

usulan dari suatu hal / kegiatan yang merupakan rencana

kegiatan

 Sistem penyusunan usulan kegiatan


1. Cover

2. Pendahuluan

3. Latar belakang

4. Nama kegiatan

5. Tema kegiatan

6. Waktu dan tempat kegiatan

7. Tujuan kegiatan

8. Bentuk kegiatan

9. Susunan kepanitiaan

10.Anggaran dana

11.Sumber dana

12.TUK

13.Penutup (lembar pengesahan dan lampiran)

 Cara menyusun usulan kegiatan


- Memiliki target
- Rencana kerja yang BEST (bright, effective efficient, specific,

time frame)

 Bright : Kegiatan yang diajukan berdasarkan pada ide

awal yang cemerlang (sudah berdasar AKL yang bagus),

harus bisa dikomunikasikan dalam bahasa yang

meyakinkan ke dalam proposal.

 Effective & efficient : Dalam membuat rencana

kegiatan yang akan diwujudkan dalam bentuk proposal

kegiatan, usahakan untuk efektif dan efisien dalam

penggunaan kata/kalimat dan susun kegiatan yang tidak

terkesan monoton.

 Specific : Kegiatan yang akan disusun dalam proposal

harus spesifik untuk satu jenis kegiatan saja. Jika kegiatan

ada dalam rangkaian acara, susun proposal dalam satu

acara, namun jangan lupa sertakan susunan sub acara.

 Time frame : Kegiatan yang terkesan memakan banyak

waktu dan monoton, harus dikemas dalam bentuk

ungkapan kata yang sedemikian rupa sehingga dalam

proposal tetap kelihatan menarik.

 Hal – hal yang perlu diperhatikan dalam penyempurnaan


usulan kegiatan
1. Biaya

2. Waktu pelaksanaan

3. Kondisi lingkungan ( internal maupun external )


 Pengertian Laporan Pertanggungjawaban (LPJ)
Merupakan laporan tertulis yang berisi tentang hasil-hasil dari

sebuah realisasi rencana kegiatan.

 SPONSORSHIP

Pengertian sponsorship :

1. Orang atau perusahaan yang mengusahakan/memprakarsai

suatu kegiatan-kbbi

2. Sokongan – google translate

3. Kegiatan tukar menukar kelebihan antara 2 belah pihak

 Mengapa butuh sponsorship ?

1. Modal

2. Untuk memenuhi kebutuhan

3. Branding acara di ranah perusahaan

4. Mengoptimallkan kegiatan

 Acara yang kayak gimana sih yang sponsor mau gabung??

1. Tujuan Acara

2. Traffic Acara

3. Segmen

4. Space Sponsor

5. Dukungan Stakeholder lain

6. Hubungan sponsor dengan acara


 Apa aja yang harus disiapin?

1. Event yang well prepared

2. Pasukan Sponsorship

3. Senjata Sponsorship, yang isinya :

- Proposal

- Surat Penawaran Kerjasama

• How? (cara mendapatkan sponsor)

Kontak Presentasi Deal !

• Prioritas Link

1. Sponsor taun lalu

– Soale mereka sudah pernah sejalan sama kita

2. Alumni

3. Sponsor bapak kamu aku dan mereka, maut nih (keluarga)

– Relasi dari panitia atau temen. Usahakan maju dengan ank yg

punya relasi

4. Kontak katanya (katanya acara ini dapet ini)

– Gak baik sebenernya tapi kalo sejalan sama acara kita ya why not

5. No Link

6. Google

– Gak recommended banget. Buat kalo udah buntu banget


• Kesalahan – kesalahan dalam sponsorship

1) Sponsorship = minta uang

2) Support event satu sama dengan lainnya

3) Link kuat = sponsor dapat

4) Mengandalkan pemasukkan dari sponsor (tidak

memperhatikan pengeluaran)

• Negosiasi

Negosiasi adalah pembicaraan dengan orang lain dengan

maksud untuk mencapai kesepakatan, untuk mengatur, atau

untuk mengemukakan.

• Prinsip Negosiasi :

1. Trust : Dapat Dipercaya oleh lawan bicara

2. Opennes : Terbuka dengan lawan bicara

3. Responsible : Saling Bertanggung Jawab

4. Independency : Saling Menguntungkan satu sama lain

• Tips n trick negosiasi

1. Percaya diri

2. Terpercaya

3. Menguasai substansi materi

4. Menguasai teknik komunikasi


• Langkah - langkah negosiasi :

1. Persiapan (apa yang ingin kita capai)

2. Riset terhadap perusahaan lawan bicara sebelumnya

3. Pembukaan (tentukan atmosfer)

4. Negosiasi (sampaikan keinginan anda)