BAB III

ANALISIS PEKERJAAN
(Job Analyses)

3.1 Pengertian

Desain pekerjaan adalah fungsi penetapan kegiatan kerja seorang atau

sekelompok karyawan secara organisasional. Terdapat beberapa terminology tentang
analisis pekerjaan, di antaranya seperti uraian berikut ini (Rivai, 2005).

1. Analisis pekerjaan adalah ilmu pengetahuan yang mempelajari tentang

pekerjaan dan proses menentukan persyaratan yang harus
dipersiapkannya, termasuk di dalamnya sistematika rekrutmen, evaluasi
atau pengendalian, dan organisasi atau perusahaannya. Jadi analisis
pekerjaan adalah proses mempelajari, mencari dan menentukan gambaran
atau desain dari aktivitas-aktivitas yang menentukan tugas, kewajiban dan
wujud tanggung jawab dari setiap pekerjaan yang dilakukan karyawan.
2. Analisis pekerjaan juga dapat diartikan sebagai proses pengumpulan dan
pemeriksaan atas aktivitas-aktivitas kerja pokok di dalam sebuah posisi
serta kualifikasi (keahlian, pengetahuan, kemampuan, serta sifat-sifat
individu lainnya) yang diperlukan untuk melakukan aktivitas-aktivitasnya.
3. Analisis pekerjaan merupakan kegiatan atau proses menghimpun dan
menyusun berbagai informasi yang berkenaan dengan setiap pekerjaan,
tugas-tugas, jenis pekerjaan, dan tanggung jawabnya secara operasional
untuk mewujudkan tujuan organisasi atau bisnis sebuah perusahaan.
4. Analisis pekerjaan adalah pengumpulan, penilaian, dan penyusunan
informasi secara sistematis mengenai tugas-tugas dalam perusahaan, yang
biasanya dilakukan oleh seorang ahli yang disebut sebagai job analyst.
Informasi yang secara lebih rinci meliputi tugas-tugas, tanggung jawab,
kemampuan manusia, dan standard kinerja.

16
 Di samping beberapa terminology tersebut, masih banyak lagi terminology
lainnya yang sepintas berbeda antara yang satu dengan yang lainnya, namun sebenarnya
mengandung pengertian yang sama. Dari beberapa terminology tersebut dapat diambil
suatu ringkasan bahwa analisis pekerjaan merupakan proses untuk memperoleh informasi
secara lengkap tentang aktivitas-aktivitas yang diperlukan untuk mewujudkan visi misi
organisasi atau perusahaan yang akan dijadikan dasar utama untuk menganalisis semua
persyaratan yang dibutuhkan untuk melaksanakan aktivitas tersebut, yang meliputi :

1. Fungsi organisasi yang diperlukan untuk mendukung terlaksananya aktivitas

yang diperlukan.
2. Jabaran tentang tugas dan tanggung jawab masing-masing fungsi organisasi
atau perusahaan.
3. Sarana, fasilitas dan teknologi yang diperlukan untuk menjalankan tugas dan
tanggung jawab masing-masing fungsi organisasi
4. Tingkat keahlian dan keterampilan SDM yang diperlukan untuk menjalankan
berbagai aktivitas yang diperlukan.

Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa hasil akhir yang diharapkan dari analisis
pekerjaan adalah tersedianya SDM yang tepat dengan keahlian dan keterampilan yang
sesuai dengan yang dibutuhkan untuk melakukan aktivitas organisasi atau perusahaan
(the right man in the right place). Untuk dapat melakukan analisis pekerjaan dedngan
benar, maka departemen SDM perlu dukungan dari semua unsur-unsur organisasi terkait
yang diharapkan mampu memberikan informasi yang diperlukan. Selanjutnya, hasil
analisis pekerjaan diharapkan mampu menjawab pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut :

1. Berapa banyak waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas

penting?
2. Tugas-tugas mana yang dapat dikelompokkan dengan mempertimbangkan
jenis suatu pekerjaan?
3. Bagaimana merancang pekerjaan sehingga kinerja karyawan dapat
ditingkatkan?
4. Jenis keahlian apa yang diperlukan untuk posisi jabatan tertentu?

17
 5. Jenis pendidikan apa yang diperlukan untuk meningkatkan kualitas
kinerja?
6. Jenis keterampilan apa yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan
tertentu?
7. karyawan yang mana yang terbaik dan sesuai untuk pekerjaan tertentu?
8. Informasi apa yang diperoleh dari hasil analisis pekerjaan yang dapat
digunakan untuk program pengembangan SDM?

3.2 Tujuan Analisis Pekerjaan

Job analysis atau analisa pekerjaan/jabatan sering dianggap sebagai pondasi dasar
dari sebuah sistem sumber daya manusia dalam organisasi. Restrukturisasi, inisiatif
perbaikan kualitas, perencanaan sumber daya manusia, desain jabatan, pelatihan,
pengembangan karir, sistem penilaian prestasi kerja, itu semua mendasarkan diri pada
hasil dari analisa pekerjaan/jabatan.

Pada kegiatan usaha dalam skala kecil, analisis pekerjaan dilakukan secara
informal dan tidak terstruktur. Pada perusahaan besar, untuk mampu menganalisis
pekerjaan/jabatan harus diperlukan satu pelatihan khusus. Ini sangat mudah dipahami
karena kompleksnya dan bermacam-macamnya tipe pekerjaan yang ada pada organisasi
besar tersebut. Analisis pekerjaan juga digunakan sebagai dasar perekrutan dan juga
untuk penunjukan seseorang untuk menduduki jabatan tertentu.

Secara umum, analisis jabatan digunakan untuk penyusunan:

1. deskripsi pekerjaan/jabatan (job description)

2. Klasifikasi pekerjaan/jabatan (job classification)

3. Evaluasi pekerjaan/jabatan (job evaluation)

4. Desain jabatan (job design)

5. Personnel requirements

18
 6. Penilaian prestasi kerja (performance appraisal)

7. Pelatihan karyawan (worker training)

8. Perencanaan Sumber Daya Manusia (HR Planning)

3.3 Elemen-elemen Desain Pekerjaan

Ada beberapa elemen desain pekerjaan sebagai berikut :

1. Elemen organisasional

- Pendekatan mekanistik

- Aliran kerja

- Praktek-praktek kerja

2. Elemen lingkungan

- Kemampuan dan ketersediaan karyawan

- Pengharapan sosial

3. Elemen keperilakuan

- Otonomi

- Variasi

- Identitas tugas

- Umpan balik

3.4 Trade-offs Keperilakuan dan Efisiensi

1. Produktifitas versus Spesialisasi

2. Kepuasan kerja versus Spesialisasi

19
 3. Proses belajar versus Spesialisasi

4. Perputaran karyawan versus Spesialisasi

3.5 Tahapan Analisis Pekerjaan

Job Analisis dilakukan melalui proses tiga arah antara pemangku jabatan (job
holder), atasan (superior) dan job analis. Terkadang bila diperlukan, dapat melibatkan
orang lain,misalnya orang yang memiliki job yang sama, atau orang yang lebih senior
yang berada dalam satu departemen dengan pemegang jabatan, atau bisa juga orang yang
mengerti dengan jabatan tersebut.

Pemangku jabatan merupakan sumber informasi utama karena dialah yang yang
lebih mengetahui pekerjaannya dibandingkan dengan orang lain. Atasan melihat jabatan
tersebut dalam prespektif : mampu melihat bagian yang lebih fokus yang tidak terlihat
oleh pemegang jabatan sebagaimana mestinya. Job analis adalah orang luar yang
independen dan terlatih untuk melihat job dan dan membantu pemangku jabatan dan
atasan memberikan draft dan menuntun perubahan-perubahan yang dilakukan semua
pihak terkait sampai hasil akhir.

Prinsip dasar dalam melakukan analisa jabatan adalah :

1. Melakukan analisis, bukan membuat list atau daftar tugas pekerjaan
2. Menganalisa job-nya bukan orang yang memangku jabatan
3. Fakta bukan judgement

Ada beberapa langkah yang harus ditempuh dalam analisis jabatan seperti uraian
berikut (Suryanto, D, 2009) :

1. Pertama tentukan lebih dulu tugas-tugas pokok yang harus ada dalam
jabatan itu, termasuk didalamnya perilaku dan aktivitas yang melekat pada
jabatan itu.

20
 2. Kedua, mengidentifikasi knowledge, abilities, skills, dan other
characteristics (KASOCs) yang diperlukan untuk melaksanakan tugas-
tugas itu. Knowledge berarti seperangkat informasi yang ada di dalam
prosedur yang harus diterapkan dalam pekerjaan itu.

Abilities berarti kompetensi untuk menghasilkan hasil yang bisa diamati.

Misalnya kemampuan seorang pengetik yang baik adalah menghasilkan ketikan yang rapi
dan tidak banyak salahnya.

Skill berarti kompetensi untuk melakukan tindakan yang bisa dipelajari, baik yang
sifatnya motorik, verbal, manual, atau melakukan pengolahan mental yang menyangkut
data, orang atau barang.

Other characteristics meliputi faktor kepribadian, sikap, atau watak yang

diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan.

3.6 Jenis Analisis Pekerjaan/jabatan

1. Tradisional

- Informasi yang dikumpulkan hanya mencakup tanggungjawab,

kewajiban dan kualifikasi minimal untuk melaksanakan suatu
pekerjaan dalam jabatan tertentu.
- Tidak dapat digunakan untuk menyusun deskripsi pekerjaan karena
tidak terdapat rincian stndar kinerja yang diharapkan.

2. Berorientasi hasil

- Mencakup harapan organisasi terhadap karyawan

- Mencakup keterkaitan antara tugas, standar kinerja, kecakapan dan
kualifikasi minimal

- Contoh pertanyaan yang diajukan :

a. TUGAS :

21
 Perilaku, kewajiban/tanggungjawab apa yang penting bagi
perusahaan ?
b. KONDISI PEKERJAAN :
Bagaimana sifat dasar pekerjaan atau syarat apa yang
diperlukan agar pekerjaan terlaksana, petunjuk apa yang
tersedia untuk membantu pekerja melaksanakan tugasnya ?
c. STANDAR KINERJA :
Kinerja seperti apa yang diharapkan, baik berdasarkan standar
kualitas, kuantitas dan ketepatan waktu yang ditetapkan
perusahaan ?
d. KECAKAPAN :
Kemampuan, pengetahuan dan ketrampilan apa yang
dibutuhkan untuk melaksanakan setiap tugas dengan standar
minimal ?

e. KUALIFIKASI :
Pendidikan dan pengalaman apa yang dibutuhkan untuk
mampu melaksanakan suatu pekerjaan ?

3.7 Informasi Analisis Pekerjaan

3.7.1 Manfaat informasi analisis pekerjaan :

1. Menetapkan basis rasional untuk struktur kompensasi

2. Menghapuskan persyaratan kerja yang menimbulkan diskriminasi

3. Merencanakan kebutuhan SDM di masa yang akan datang

4. Meramalkan kebutuhan pelatihan bagi karyawan

5. Merencanakan pengembangan karier karyawan potensial

22
 6. Menetapkan standar prestasi kerja

7. Menempatkan karyawan sesuai keahliannya

8. Memperbaiki aliran kerja

9. Menetapkan garis promosi

10. Memadukan lamaran dan lowongan kerja

3.7.2 Tahapan pengumpulan informasi untuk analisis pekerjaan :

1. Persiapan analisis;

- merancang bentuk dan merencanakan penyelenggaraan analisis

pekerjaan/jabatan

- Koordinasi dengan semua pihak yang terlibat dalam analisis

jabatan.

- Mendapatkan gambaran tentang fungsi, arus proses, dan struktur

organisasi yang akan dianalisis, berdasarkan hasil analisis yang
pernah dilakukan (jika ada).

- Mengadakan inventarisasi pekerjaan dan tenaga kerja yang ada

sekarang.

2. Pengumpulan data

- Observasi, melakukan pengamatan langsung terhadap karyawan

selama melaksanakan tugas. Baik untuk pekerjaan yang sederhana.
Kelemahan : lambat, mahal, terkadang kurang akurat

23
 Kelebihan : memperoleh informasi dari tangan pertama, mengenal
kondisi kerja, ketrampilan yang diperlukan dan peralatan yang
digunakan secara riil.
- Wawancara, bertatap muka langsung dengan karyawan dan
atasannya.
- Kuesioner, menggunakan daftar pertanyaan yang telah disusun
sebelumnya.
Kelemahan : jika terjadi salah pemahaman maka data akan bias,
terkadang tanggapan kurang lengkap
Kelebihan : biaya relatif murah, waktu efisien
- Pelaporan, informasi diperoleh dari catatan yang disimpan
karyawan (Log).
Kelemahan : tidak dapat menunjukkan data penting, seperti kondisi
kerja, peralatan yang digunakan, dan terkadang karyawan enggan
untuk mengisi buku tersebut akibat kesibukannya sehingga data
tidak lengkap.

- Kombinasi, dengan menggabungkan metode yang ada. Yang masih

dianggap terbaik adalah observasi dan wawancara karena mampu
menghasilkan data pekerjaan yang akurat dan lengkap. Namun
demikian, penggunaan kombinasi tersebut tergantung jenis
pekerjaan yang akan dianalisis.

3. Klarifikasi data, mlakukan penyaringan, pemisahan dan peninjauan

kembali informasi yang dikumpulkan agar diperoleh informasi yang
akurat dan tidak bias.

4. Output (deskripsi, spesifikasi, standar prestasi, dan standar kompetensi

untuk setiap jabatan)

24
3.7.3 Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan untuk menetapkan metode analisis
yang terbaik adalah :

1. Karakteristik pekerjaan (fungsi, tanggungjawab, dan kondisi)

2. Lokasi tempat kerja

3 Persiapan perndahuluan yang dilakukan oleh analisis

4. Sikap dan tanggapan karyawan

5. Standar kinerja yang ditetapkan

3.7.4 Penggunaan informasi analisis pekerjaan

1. Deskripsi pekerjaan (job description) :

Menguraikan tugas-tugas yang harus dilakukan dalam suatu

pekerjaan/jabatan

2. Spesifikasi pekerjaan

Menguraikan kualifikasi petugas yang harus melakukan tugas sesuai

deskripsi pekerjaan dalam suatu jabatan

3. Standar prestasi kerja

Standar yang digunakan untuk menilai apakah seseorang bekerja dengan

benar/sesuai standar atau belum

4. Standar kompensi

Standar kemampuan yang harus dimiliki oleh seorang karyawan dalam

melakukan suatu jenis pekerjaan

3.7.5 Penulisan/penyusunan deskripsi pekerjaan

1. Nama jabatan

2. Kode jabatan

3. Tanggal penetapan deskripsi

25
 4. Penyusun

5. Departemen

6. Lokasi

7. Fungsi jabatan

8. TugasWewenang

9. Tanggung jawab

10. Hubungan lini

11. Kondisi kerja

3.7.6 Penulisan spesifikasi pekerjaan

1. Nama jabatan

2. Kode jabatan

3. Tanggal penetapan

4. Penyusun

5. Departemen

6. Lokasi

7. Persyaratan pemangku jabatan :

- Pendidikan

- Pengalaman

- Persyaratan fisik

- Persyaratan mental

- Kemampuan/kompetensi

- Jalur karier sebelumnya

26
3.8 Keterkaitan Analisis Pekerjaan dengan masing-masing Fungsi/aspek
Organisasi

Analisis jabatan memiliki keterkaitan dengan fungsi organisasi lainnya lainnya

seperti rekrutmen, seleksi, penilaian prestasi kerja, pelatihan, penggajian, dan sebagainya.
Secara garis besar, keterkaitan tersebut disajikan pada Gambar 3.1 berikut ini.

Program
Pengembangan
Aspek legalitas
Diskripsi
pekerjaan
Lingkungan Analisis
eksternal : Pekerjaan
Tujuan top Spesifikasi
manajemen pekerjaan
Teknologi
Fungsi organisasi
lain :
1. Rekrutmen
1. Produktivitas 2. Seleksi
2. Kualitas Hidup 3. Penilaian
3. Pekerja 4. Kinerja
4. Pemenuhan Secara 5. Pelatihan
Legal 6. Penggajian

Gambar 3.1 Keterkaitan Analisis Pekerjaan Dengan masing-masing fungsi organisasi

Sumber : Anonim, 2009.

a. Keterkaitan Analisis Jabatan dengan Rekrutmen dan Seleksi

27
 Analisis jabatan menyajikan banyak sasaran dan berhubungan secara ekstensif
dengan sejumlah aktivitas personalia. Sebagai contoh, dasar analisis pekerjaan dan
perencanaan SDM organisasi dapat digunakan untuk mengetahui siapa yang akan
direkrut. Tanpa perencanaan SDM dan analisis pekerjaan, organisasi tidak akan
mampu menspesifikasikan tipe pegawai seperti apa yang dibutuhkan, bilamana
direkrut dan dimana direkrut. Hal ini akan berakibat negatif pada produktifitas
organisasi dan validitas masing-masing prosedur dan keputusan seleksi. Hanya
dengan informasi analisis pekerjaan organisasi dapat memperlihatkan bahwa
prosedur seleksi berkaitan dengan pekerjaan.
b. Keterkaitan Analisis Jabatan dengan Penilaian Kinerja dan Pelatihan
Untuk mengefektifkan evaluasi kinerja pekerja, metode penilaian yang digunakan
haruslah merefleksikan kepentingan tugas dari pekerjaan. Hanya dengan menguji
persyaratan ketrampilan untuk pekerjaan (yang didefinisikan sebagai spesifikasi
pekerjaan), pelatihan dan promosi pekerja dapat diorganisasikan bersamaan dengan
kebutuhan SDM yang diterjemahkan oleh aktivitas perencanaan SDM. Dengan kata
lain, seleksi dan program pelatihan harus didasarkan pada kriteria adanya hubungan
dengan pekerjaan.

c. Keterkaitan Analisis Jabatan dengan Penggajian

Salah satu bentuk perhatian terhadap individu pegawainya adalah penggajian.
Analisis jabatan dapat digunakan untuk membantu menentukan seberapa besar
layaknya seorang pegawai mendapatkan gaji/upah untuk jenis dan tingkat pekerjaan
tertentu. Analisis jabatan juga penting untuk memastikan tingkat upah suatu
pekerjaan. Adalah adil mengkaitkan tingkat upah dengan tingkat pekerjaan dan
prestasi kerja.

d. Keterkaitan Analisis Jabatan dengan Program Perbaikan

Program untuk memperbaiki organisasi seringkali meliputi perubahan rancangan
pekerjaan. Tanpa memperhatikan hasil rancangan pekerjaan alamiah, tugas, sasaran
dan kondisi yang baru harus dianalisis. Sejak awal, pekerjaan dirancang untuk
individu. Hal ini lebih kompleks untuk menganalisis rancangan pekerjaan grup per

28
 grup atau tim. Saat fokus kerja dipindahkan dari tugas individu ke tugas grup, hal
ini akan lebih sulit untuk menganalisis apakah tugas masing-masing individu serta
pengetahuan, ketrampilan dan kemampuan individu memungkinkan. Salah satu
konsekuensi hal ini berawal dari evaluasi pekerjaan dan rata-rata bayaran untuk
pekerjaan spesifik untuk mengevaluasi ketrampilan dan pembayaran pengetahuan
yang dimiliki pekerja.

e. Keterkaitan Analisis Jabatan dengan Lingkungan Internal

Dua aspek lingkungan internal yang sangat erat kaitannya dengan analisis jabatan
adalah target yang ditetapkan oleh top manajemen dan teknologi yang digunakan
untuk menterjemahkan tujuan organisasi ke dalam bentuk program kegiatan. Tugas
top manajemen menetapkan target yang hendak dicapai dalam program tersebut.
Penetapan target dapat dilakukan secara sendiri oleh top manajemen atau bersama-
sama dengan bawahannya. Bersamaan dengan penetapan target, maka ditetapkan
pula kriteria evaluasi pekerjaan. Adanya penetapan target dan kriteria evaluasi akan
sangat membantu bagi tercapainya tujuan organisasi. Berdasarkan penetapan target
dan evaluasi pencapaian target inilah analisis jabatan dibuat.

f. Keterkaitan Analisis Jabatan dengan Lingkungan Eksternal

Kaitan analisis jabatan dengan teknologi yang digunakan terletak pada rancangan
pekerjaan. Berdasarkan rancangan pekerjaan tersebut dapat diketahui teknologi apa
dan yang bagaimana yang semestinya diterapkan. Teknologi yang digunakan saat
ini adalah evaluasi dalam analisa jabatan. Hasil analisis dapat menunjukkan tepat
tidaknya teknologi yang digunakan serta pengaruh teknologi terhadap pencapaian
tujuan organisasi.

29
Pertanyaan dan Tugas :

Pertanyaan No. 1 :

Apakah yg dimaksud dengan analisis jabatan ?

1 Pertanyaan No.2 :
2
Mengapa diperlukan analisis jabatan dalam setiap organisasi ?

Tugas :

Dapatkan sebuah Rencana Kerja dan Syarat-syarat pekerjaan beton bertulang

untuk pembangunan sebuag konstruksi, selanjutnya buatlah analisis pekerjaan
untuk mengetahui jenis, tingkat keahlian dan jumlah tenaga yang diperlukan
untuk pekerjaan tersebut!

30