Anda di halaman 1dari 3

PEDOMAN ADMINISTRASI

PEDOMAN PENULISAN SURAT


SMK ISLAM TERPADU TEBUIRENG III
HAJARUN NAJAH - PETALONGAN

Penyelenggaraan tata cara penulisan surat menyurat dimaksudkan untuk terwujudnya


keseragaman dan tata tertib administrasi surat menyurat serta kearsifan pada SMK ISLAM
TERPADU TEBUIRENG III HAJARUN NAJAH – PETALONGAN. Maka dengan ini
diterbitkan beberapa tata aturan penomoran surat sebagai pedoman dan panduan dalam hal surat
menyurat sebagai berikut:

A. Kop surat dan kepala surat

Kepala surat dicetak di tengah bagian atas kop.


Kepala surat memuat :
 Logo/ lambang Yayasan Hajarun Najah, dibagian kiri atas kop surat
 Logo/ lambang SMK IT Tebuireng III Hajarun Najah – Petalongan (jika ada)
 Mencantumkan Nama Yayasan pada bagian teratas kemudian diikuti nama sekolah di bawahnya.
 Mencantumkan Alamat Sekolah(Jl, Desa, Kecamatan, Kode Pos, Email sekolah)
.
B. Nomor dan kode surat
1. Penomoran ditulis pada satu baris yang memuat: nomor surat, kode surat, satuan unit kerja,
kode SMK, kode bulan dan kode tahun kalender.
2. Nomor surat menggunakan tiga digit, dimulai dari nomor urut 001
3. Kode surat dapat berupa singkatan dari kode acara yang akan dilaksanakan atau kode surat
yang sesungguhnya.

kode surat:

1. Kode surat terdiri dari :


a. Surat Keputusan = SKep

b. Surat Keterangan = SKet

c. Surat Edaran = SEd

d. Surat Tugas = ST

e. Surat Kuasa = SK

f. Surat Peringatan = SP

g. Surat Ijin Kegiatan = SIK

h. Surat Perjanjian = SPn

i. Surat Undangan = Und

j. Memorandum = Mem

k. Nota Dinas = Nd

l. Pengumuman = Peng

m. Surat Ketetapan = STap


n. Surat Perintah = SPer

o. Surat Pemberitahuan = SPh

p. Surat Pengantar = SPeng

q. Surat-surat lainya =L

2. Satuan Unit Kerja


No Nama Satuan Unit Kerja Kode
1 Kepala Sekolah KS
2 Wakasek kurikulum KUR
3 Wakasek Kesiswaan KSW
4 Wakasek Humas HMS
5 Wakasek Sarana Prasarana SAR
6 Administrasi ADM
7 Bendahara BDH

3. Kode Sekolah
Kode sekolah ditulis: SMK-IT-TI3HN_PTLN

4. Kode Bulan
Kode Bulan ditulis dengan menggunakan hurup Romawi dari bulan Januari sampai
dengan Desember yaitu dengan kode I – XII

5. Kode Tahun
Tahun Kalender ditulis lengkap dan tidak boleh di singkat, contoh: 2013

CONTOH :

001/ Skep/BDH/IX/2015

C. Penandatanganan surat dan stempel surat

1. Penandatanganan Surat
Surat-surat penting yang menyangkut sekolah harus ditandatangani oleh Kepala
Sekolah. Dalam hal Kepala Sekolah berhalangan, penandatanganan dapat dilakukan oleh
struktur yang ada di bawahnya dengan ketentuan sudah ada persetujuan dari Kepala Sekolah
terlebih dahulu, dengan penambahan simbol Atas Nama di atas tanda tangan.Surat-surat yang
ditandatangani ditempatkan di sudut kanan bawah setelah kata penutup surat.

2. Stempel Surat
 Surat-surat sekolah yang sudah ditandatangani baru dianggap sah apabila dibubuhi stempel surat.
 Stempel surat adalah stempel resmi SMK IT Tebuireng III Hajarun Najah - Petalongan yang
bentuk serta susunannya telah ditentukan.
 Surat-surat yang hanya ditandatangani oleh Kepala Sekolah dibubuhkan stempel dengan posisi
disebelah kiri tanda tangan dan harus mengenai tanda tangan tersebut, tetapi tidak boleh
menutupinya.

D. Agenda Surat Dan Arsip Surat


Semua surat masuk atau surat keluar, harus dicatat di buku agenda, dan setiap surat
keluar harus dibuat rangkap (dilebihkan satu rangkap dari jumlah keperluan) untuk disimpan
sebagai arsip.
Buku agenda surat keluar
Berisi kolom catatan : nomor urut, tanggal surat, nomor surat, alamat dan tujuan, perihal
surat serta keterangan.

Buku Agenda Surat Masuk


Berisi kolom catatan : nomor urut, tanggal surat, nomor surat, alamat Pengirim, perihal
surat, diteruskan Pada Tanggal, serta keterangan.
Semua surat masuk diserahkan kepada kepala sekolah setelah di catat di buku agenda
surat masuk dan dilengkapi dengan lembar disposisi oleh pegawai tata usaha Sekolah.
Selanjtunya kepala sekolah akan menentukan kepada Struktur Sekolah yang berkenaan dengan
perihal surat.

Anda mungkin juga menyukai