MAKALAH WAKTU TUNGGU PENGADAAN OBAT (LEAD TIME)

DI GUDANG FARMASI
RSUD PROF. DR. MARGONO SOEKARJO PURWOKERTO

DISUSUN OLEH :

KELOMPOK III
HEMA NOVIA DEWANTARI K11019R116
REFFADA MAHATVA YODHYASENA I4C019026
ZULFA MAZIDAH K11019R116

PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER

RSUD PROF. DR. MARGONO SOEKARJO PURWOKERTO
PERIODE DESEMBER-JANUARI
2019
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Rumah sakit merupakan salah satu sarana pelayanan kesehatan rujukan
yang berfungsi menyelenggarakan pengobatan dan pemulihan, peningkatan, serta
pemeliharaan kesehatan. rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan bagi
masyarakat dengan karateristik tersendiri yang dipengaruhi oleh perkembangan
ilmu pengetahuan kesehatan, kemajuan teknologi, dan kehidupan sosial ekonomi
masyarakat yang harus tetap mampu meningkatkan pelayanan yang lebih bermutu
dan terjangkau oleh masyarakat agar terwujud derajat kesehatan yang setinggi-
tingginya. Salah satu kegiatan yang ada di rumah sakit untuk menunjang
pelayanan kesehatan yang bermutu adalah pelayanan farmasi.
Pelayanan farmasi rumah sakit merupakan bagian yang tidak terpisahkan
dalam sistem pelayanan kesehatan rumah sakit yang berorientasi kepada
pelayanan pasien, penyediaan obat bermutu, termasuk pelayanan farmasi klinik
yang terjangkau bagi semua lapisan masyarakat. Pelayanan farmasi adalah
pelayanan penunjang sekaligus merupakan salah satu revenue center rumah
sakit.Karena lebih dari 90% pelayanan kesehatan di rumah sakit menggunakan
perbekalan farmasi (obat-obatan, bahan kimia, bahan radiologi, bahan alat
kesehatan habis pakai, alat kedokteran dan gas medik), dan 50 % dari seluruh
pemasukan 2 rumah sakit berasal dari pengelolaan perbekalan farmasi (Suciati,
2006). Oleh karena itu pengelolaan perbekalan farmasi yang hati-hati dan penuh
tanggung jawab diperlukan, agar pendapatan rumah sakit dapat terkontrol dengan
baik.
Pengelolaan obat merupakan suatu rangkaian kegiatan yang menyangkut
aspek pemilihan, perencanaan, pengadaan, penyimpanan dan pendistribusian obat
yang dikelola secara optimal untuk menjamin tercapainya ketepatan jumlah dan
jenis perbekalan farmasi dengan memanfaatkan sumber-sumber yang tersedia.
Tahap perencanaan dan pengadaan merupakan bagian dari pengelolaan obat yang
sangat berpengaruh terhadap persediaan obat dan biaya yang dikeluarkan oleh
rumah sakit. Oleh karena itu, untuk menjamin ketersediaan dan kualitas obat agar
selalu terjaga sebagai salah satu jaminan terhadap kualitas layanan kesehatan yang
diberikan, maka perencanaan dan pengadaan obat harus dikelola dengan baik.
 Pelaksanaan pengadaan harus tersedia dalam jumlah yang cukup pada
waktu yang tepat dan harus diganti dengan cara yang teratur, berdasarkan
ketentuan yang berlaku. Dalam menentukan kebutuhan perlu diperhatikan bahwa
barang yang dibutuhkan itu memerukan waktu, agar proses pengadaan tersebut
dapat dilaksanakan (Athijah et al, 2010). Salah satu faktor yang dapat
mendorong keefektifan pengadaan obat yakni dengan mengoptimalkan waktu
tunggu (Lead Time) pengadaan obat. Lead time dalah waktu tunggu obat mulai
direncanakan hingga obat diterima. Variabilitas dapat menyebabkan terjadinya
dua hal yakni kekosongan stok dan kelebihan stok yang dapat meningkatkan
biaya simpan (Anand, H., et al., 2016). Oleh karena itu perlu dilakukan
evaluasi waktu (Lead Time) pengadaan obat mulai dari perencanaan hingga
barang datang digudang farmasi Rumah Sakit.

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
 2.1 Manajemen logistic
Manajemen logistik merupakan suatu ilmu pengetahuan dan atau seni serta
proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan, pengadaan, penyimpanan
penyaluran dan pemeliharaan serta penghapusan material/alat (luqman, 2017).
Menurut febriawati, (2013) Prinsip dalam manajemen merupakan pegangan
umum untuk dapat terselenggaranya fungsi-fungsi logistik yang baik, berikut
fungsi manajemen fungsi logistik :

Skema 1. Sistem manajemen obat

2.2 Pengadaan obat di rumah sakit

Menurut Peraturan Menteri Kesehatan No. 72 tahun 2016 mengenai

Standar Pelayanan Rumah Sakit,terdapat beberapa metode pengadaan yaitu,
pembelian, produksi/ pembuatan sediaan farmasi, dan hibah/sumbangan. Secara
umum pengadaan sediaan farmasi pada Permenkes RI No.72 Tahun 2016
Pengadaan
mengenai Standar Pelayanan Rumah Sakit, pengadaan sediaan dapat dilakukan
dengan tiga metode yaitu pembelian, produksi, dan hibah/sumbangan. Hal ini
sesuai dengan sistem pengadaan yang ada di Rumah Sakit Umum Daerah Prof. dr.
Pembelian Produksi Hibah/Sumbangan
Margono Soekarjo Purwokerto terdapat tiga metode yaitu pembelian, produksi,
dan hibah/ sumbangan yang kemudian diNon
setiap metode tersebut akan
Steril dijelaskan
Reguler
E-Katalog
pada skema berikut.

Non E- Kasuistik
Katalog
 Skema 2. Sistem Pengadaan sediaan farmasi di RSUD Prof. dr. Margono
Soekarjo
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengadaan obat perbekalan kesehatan
adalah:
1. Kriteria obat dan perbekalan kesehatan
2. Persyaratan pemasok
3. Penilaian dokumen data dan teknis
4. Penentuan waktu pengadaan dan kedatangan obat
5. Penerimaan dan pemeriksaan obat dan perbekalan kesehatan
6. Pemantauan status pesanan
Penentuan waktu pengadaan dan kedatangan obat dari berbagai sumber
anggaran perlu ditetapkan berdasarkan hasil analisa dari data:
1. Sisa stok dengan memperhatikan waktu (tingkat kecukupan obat dan
perbekalan kesehatan).
2. Jumlah obat yang akan diterima sampai dengan akhir tahun anggaran.
3. Kapasitas sarana penyimpanan.
4. Waktu tunggu
Waktu Tunggu adalah waktu yang dihitung mulai dari permintaan obat
oleh unit pengelola obat sampai dengan penerimaan obat, umumnya waktu tunggu
berkisar antara 3 s/d 6 bulan.
 Secara umum pengadaan di Rumah Sakit Umum Daerah Prof. dr. Margono
Soekarjo Purwokerto sesuai dengan Peraturan Menteri Kesehatan No. 72 tahun
2016 mengenai Standar Pelayanan Rumah Sakit. Di dalam proses pengadaan pada
PMK RI No.72 tahun 2016 terdapat beberapa metode pengadaan yaitu,
pembelian, produksi/ pembuatan sediaan farmasi, dan hibah/sumbangan.
Pada sistem pengadaan secara pembelian terdapat beberapa tim atau pejabat
yang terlibat di dalam proses pembelian. Berikut merupakan struktur Unit
Layanan Pengadaan yang terdapat di RSUD Prof. dr. Margono Soekarjo
Purwokerto.

Pejabat Pembuat Komitmen

(PPKOM)

Pejabat Pelaksana Teknis

Kegiatan (PPTK)
Unit Layanan Pengadaan

Pejabat Pengadaan (PP)

Kelompok Kerja Pengadaan

Skema 3. Struktur Organisasi Unit Layanan Pengadaan di RSUD Prof. dr.

Margono Soekarjo
Unit Layanan Pengadaan yaitu PPKOM akan menerima ajuan rencana
pengadaan dari gudang farmasi kemudian akan dilanjutkan ke bagian PPTK untuk
dipisahkan sesuai jenis atau kategori sediaan farmasi yang diajukan serta
mengkategorikan pembelian yang bernilai di bawah Rp 200.000.000 dan di atas
Rp 200.000.000. PP terbagi sesuai dengan jenis pembelian, contohnya bagian
obat-obatan, alat kesehatan, dsb. Kelompok kerja pengadaan merupakan sebuah
tim yang juga mengambil ranah pembelian dengan biaya pembelian maksimal Rp
200.000.000.
 Skema 4. Alur pembelian sediaan farmasi di RSUD Prof. dr. Margono Soekarjo
Metode E-Katalog atau disebut katalog elektronik adalah sistem informasi
elektronik yang memuat daftar, jenis, spesifikasi teknis dan harga Barang/Jasa
tertentu dari berbagai Penyedia Barang/Jasa Pemerintah. Katalog Elektronik (E-
Katalog) dikelola oleh Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
Nomor 2 Tahun 2018. Sesuai dengan skema 3 pembelian dengan metode e-katalog
dapat dilakukan untuk pembelian obat dengan maksimal Rp 200.000.000 ataupun
lebih dari Rp 200.000.000. Dimulai dari gudang farmasi mengirimkan ajuan
sediaan farmasi yang ingin dibeli diajukan ke pihak ULP kemudian apabila
disetujui pihak ULP akan mengeluarkan surat pemesanan yang melalui website e-
katalog yaitu lkpp.go.id dengan pihak user yaitu rumah sakit. SP 1 atau disebut
juga SP elektronik dikirimkan ke pihak principle/ industri farmasi. Apabila
disetujui maka pihak ULP akan mengirimkan SP 2 atau disebut juga SP Manual
dengan format RS kepada PBF yang ditunjuk oleh industri farmasi tersebut.
Terkhusus untuk obat narkotika, psikotropika, dan prekursor mengirimkan SP 3
kepada PBF. Apabila terdapat sediaan farmasi yang tidak terdapat di dalam daftar
e-katalog maka pihak rumah sakit dapat membuat surat bukti kekosongan obat
untuk pembeliannya dipindahkan ke metode non e-katalog.
Metode non e-katalog merupakan metode pembelian tidak melalui e-katalog.
Metode non e-katalog dibagi menjadi dua yaitu secara pembelian langsung dan
tender. Untuk metode pembelian langsung dilakukan untuk pembelian dengan
anggaran maksimal Rp 200.000.000 dan untuk pembelian secara tender dilakukan
untuk pembelian dengan anggaran lebih dari Rp 200.000.000.

BAB III
HASIL DAN PEMBAHASAN
 Manajemen logistik di rumah sakit merupakan salah satu aspek penting
di rumah sakit. Ketersediaan obat menjadi tuntutan pelayanan kesehatan saat ini.
Di rumah sakit manajemen logistik meliputi tahap-tahap yaitu perencanaan,
pengadaan, penyimpanan, pendistribusian, penghapusan, evaluasi dan monitoring
yang saling terkait satu sama lain, sehingga terkoordinasi dengan baik agar
masing-masing dapat berfungsi secara optimal. Salah satu faktor yang sangat
berpengaruh dalam persediaan obat di rumah sakit adalah pengontrolan jumlah
stok obat untuk memenuhi kebutuhan. Perencanaan dilakukan untuk menghindari
kekosongan obat sedangkan pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan
perencanaan. Pengadaan yang efektif harus menjamin ketersediaan, jumlah, dan
waktu yang tepat dengan harga yang terjangkau dan sesuai standar mutu. Salah
satu kegiatan pengadaan adalah pemantauan proses, yang dimaksud pemantauan
proses yaitu lamanya waktu tunggu pengadaan obat (lead time) yang dibutuhkan
dari tahap perencanaan sampai obat, alat kesehatan dan bahan medis habis pakai
sampai di gudang farmasi.
Lead time adalah waktu tunggu pemesanan obat atau waktu tunggu yang
dibutuhkan dari mulai perencanaan sampai obat diterima secara utuh beserta
dokumennya di gudang farmasi rumah sakit. Lead time merupakan salah satu
indikator penting yang berpengaruh terhadap perencanaan serta pengendalian
persediaan obat. Evaluasi waktu tunggu pengadaan obat (lead time) berfungsi
untuk membantu menentukan distributor mana yang memiliki waktu tunggu yang
cepat maupun lambat, sehingga unit layanan pengadaan (ULP) dapat
mempertimbangkan pemilihan distributor.
Gudang farmasi RSUD Prof. dr. Margono Soekarjo memiliki kebijakan
tersendiri untuk pengadaan, pada tahap perencanaan dimulai dari penanggung
jawab gudang yang menyusun kebutuhan sediaan farmasi kemudian mengajukan
ke pada unit pelayanan pengadaan (ULP), selanjutnya unit layanan pengadaan
(ULP) akan membuat surat pemesanan yang kemudian akan di kirimkan kepada
industri (PRINCIPLE) atau distributor (PBF) untuk dilakukan pembelian.
Berdasarkan data yang diperoleh dapat dilakukan perhitungan lead time surat
Pesan (SP), lead time PBF, dan lead time keseluruhan ( lead time over all).
 Grafik 1. Rata-rata Lead time Obat e-katalog

Grafik 2. Rata-rata Lead Time Alat Kesehatan e-katalog

 Grafik 3. Rata-rata Lead Time Obat non e-katalog

Grafik 4. Rata-rata Lead Time Alat Kesehatan non e-katalog

Rata-rata waktu tunggu dari industri (PRINCIPLE) dan distributor (PBF)
untuk masing-masing jenis pengadaan yaitu untuk obat-obat e-katalog, alat
kesehatan e-katalog, obat-obatan non e-katalog dan alat kesehatan non e-katalog
yang terlampir pada grafik 1, grafik 2, grafik 3 dan grafik 4. Berdasarkan hasil
perhitungan rata-rata lead time obat e-katalog yang memiliki lead time tercepat
adalah PT Fresenius Kabi yaitu selama 20 hari sedangkan lead time terlama
adalah PT Rama Emerald, PT Pharma Healthcare dan PT Merck Sharp Dohme
yaitu selama 89 hari. Alat kesehatan e-katalog yang memiliki lead time tercepat
adalah PT Prima Alkesindo Nusantara yaitu selama 19 hari sedangkan lead time
terlama adalah PT Multi Guna Sentosa yaitu selama 57 hari. Obat non e-katalog
yang memiliki lead time tercepat adalah PT Bina San Prima yaitu selama 10 hari
sedangkan lead time terlama adalah Kebayoran yaitu selama 61 hari. Alat
kesehatan non e-katalog yang memiliki lead time tercepat adalah PT Anugerah
Pharmindo Lestari, Dos Ni Roha, Kebayoran, dan Sinar Rofa Utama yaitu selama
30-31 hari sedangkan lead time terlama adalah PT Gratiya Jaya Mulya yaitu
selama 64 hari.
Dalam penelitian ini juga membandingkan antara lead time dari
perencanaan hingga dibuatkannya Surat Pesanan (SP) dengan lead time dari
dibuatkannya Surat Pesanan hingga lead time kedatangan barang oleh distributor
(PBF). Berdasarkan data untuk obat E-Katalog diketahui rata-rata lead time untuk
Surat Pesanan (SP) adalah 26 hari, sedangkan rata-rata lead time untuk PBF
adalah selama 17 hari. Data obat Non E-Katalog diketahui rata-rata lead time
untuk Surat Pesanan (SP) selama 11 hari, sedangkan rata-rata lead time untuk PBF
adalah selama 15 hari. Sedangkan untuk Alat Kesehatan (Alkes) E-Katalog
diketahui dari data rata-rata lead time untuk Surat Pesanan (SP) selama 28 hari
hari, sedangkan rata-rata lead time untuk PBF adalah selama 23 hari. Data Alkes
Non E-Katalog diketahui rata-rata lead time untuk Surat Pesanan (SP) selama 22
hari, sedangkan rata-rata lead time untuk PBF adalah selama 15 hari
Berdasarkan data diatas dapat disimpulkan bahwa masih terdapat industri
(PRINCIPLE) dan distributor (PBF) yang memiliki lead time lebih dari 2 bulan.
Panjangnya lead time dapat dipengaruhi beberapa faktor antara lain tranportasi
(jarak yang jauh), sumber daya manusia terbatas, bahan baku habis, keterlambatan
dalam pengiriman dari industri/pabrik obat, administrasi dan pembuatan SP yang
lama. Administrasi merupakan permasalahan yang sering terjadi pada sistem
birokrasi di Indonesia. Hal tersebut terkait dengan pelaksanaan sistem dan
prosedur pelayanan yang kurang efektif, berbelit-belit, lamban, tidak merespon
kepentingan, sehingga harus melalui beberapa tahapan dan proses yang panjang
dan lama. Kondisi seperti ini yang dapat menyebabkan terlambatnya Surat
Pesanan yang berdampak pada kondisi stok kosong obat atau alkes dirumah sakit.
 BAB IV
PENUTUP
4.1 Kesimpulan
 Lead time adalah waktu tunggu pemesanan obat atau waktu tunggu yang
dibutuhkan dari mulai perencanaan sampai obat diterima secara utuh beserta
dokumennya di gudang farmasi rumah sakit. Lead time merupakan salah satu
indikator penting yang berpengaruh terhadap perencanaan serta pengendalian
persediaan obat. Waktu tunggu (lead time) rata-rata kedatangan obat e-katalog
tercepat adalah PT Fresenius Kabi yaitu selama 20 hari sedangkan alat kesehatan
e-katalog yang memiliki tercepat adalah PT Prima Alkesindo Nusantara yaitu
selama 19 hari. Obat non e-katalog yang memiliki lead time tercepat adalah PT
Bina San Prima yaitu selama 10 hari sedangkan alat kesehatan non e-katalog yang
memiliki lead time tercepat adalah PT Anugerah Pharmindo Lestari, Dos Ni Roha,
Kebayoran, dan Sinar Rofa Utama yaitu selama 30-31 hari. Waktu tunggu (lead
time) rata-rata kedatangan obat e-katalog terlama adalah PT Rama Emerald, PT
Pharma Healthcare dan PT Merck Sharp Dohme yaitu selama 89 hari sedangkan
alat kesehatan e-katalog lead time terlama adalah PT Multi Guna Sentosa yaitu
selama 57 hari. Obat non e-katalog yang memiliki lead time terlama adalah
Kebayoran yaitu selama 61 hari sedangkan lead time terlama adalah PT Gratiya
Jaya Mulya yaitu selama 64 hari. Panjangnya lead time dapat dipengaruhi
beberapa faktor antara lain tranportasi (jarak yang jauh), sumber daya manusia
terbatas, bahan baku habis, keterlambatan dalam pengiriman dari industri/pabrik
obat, administrasi dan pembuatan SP yang lama.
4.2 Saran
Saran yang dapat diberikan dari hasil evaluasi waktu tunggu pengadaan
obat ini adalah adanya koordinasi dengan pejabat layanan pengadaan mengenai
hasil evaluasi waktu tunggu pengadaan obat disetiap melakukan pembelian obat,
untuk item yang memiliki waktu tunggu yang paling lama perlu dilakukan
perencanaan yang lebih baik dengan menambahkan jumlah obat sebanyak 50 atau
100 item per sediaan agar tidak terjadi kekosongan obat di gudang farmasi, dan
melakukan koordinasi internal antara penanggungjawab gudang dengan unit
pelayanan pengadaan tentang pembuatan surat pesanan. Jika ternyata waktu yang
dibutuhkan tetap lama maka dapat mengganti pabrik atau distributor yang lain,
melakukan perencanaan yang lebih baik sebelum terjadi hal seperti kekosongan
obat, dan terlu dilakukan evaluasi lebih spesifik terkait penyebabnya.

DAFTAR PUSTAKA
Athijah, U., Zairini, E., Sukorini, A.I., Rosita, E.M., Putri, A.P. 2010. Perencanaan
dan Pengadaan Obat di Puskesmas Surabaya Timur dan Selatan. Jurnal
Farmasi Indonesia. Vol. 5 No. 1, 15-23

Suciati, Suci dan Adisasmoto, Wiku B.B. 2006. Analisis Perencanaan Obat
Berdasarkan ABC Indeks Kritis di Instalasi Farmasi. Jurnal Managemen
Pelayanan Kesehatan. Vol. 1 No. 1. 1-6

Febriawati, 2003, Gambaran Sistem Perencanaan dan Pengadaan Persediaan Obat

di Sub Bagian Gudang Farmasi RS Medika Permata Hijau. Progam
Sarjana Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Indonesia.

Kepmenkes RI, 2008, Menteri Kesehatan RI, Jakarta, Menteri Kesehatan RI,
Jakarta.

Luqman, Muhammad., 2016, Gambaran Penerapan Pengadaan Obat Secara E-

Purchasing di Rumah Sakit Umum Kota Tanggerang Selatan Tahun 2016.