BAB III Izza

BAB III
HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Manajemen Unit Kerja Rekam Medis di RSUD Kraton Kabupaten

Pekalongan
1. Perencanaan Sumber Daya Manusia (SDM) Unit Kerja Rekam
Medis di RSUD Kraton Kabupaten Pekalongan
Perencanaan SDM adalah serangkaian kegiatan atau aktivitas
yang dilakukan secara sistematis dan strategis yang berkaitan dengan
prediksi kebutuhan tenaga kerja/pegawai dimasa yang akan datang
dengan mengolah sumber informasi yang tepat guna.
Berikut tahapan perhitungan perencanaan SDM dengan metode
WISN berdasarkan analisis ketenagaan tahun 2019 pada unit kerja
rekam medis di RSUD Kraton Kabupaten Pekalongan:
a. Menetapkan waktu kerja tersedia
Data yang dibutuhkan :
1) Hari Kerja = A
Sesuai ketentuan, hari kerja unit kerja rekam medis di RSUD
Kraton Kabupaten Pekalongan tahun 2017:
1 Tahun = 365 – jumlah hari minggu
1 tahun = 365 – 52
Jadi A = 313 hari.
2) Cuti Tahunan = B
Setiap pegawai di unit kerja rekam medis mempunyai waktu
cuti 12 hari kerja setiap tahun. Jadi B = 12 hari.
3) Pendidikan dan Pelatihan = C
Setiap pegawai di unit kerja rekam medis mempunyai hak
untuk mempertahankan dan meningkatkan kompetensi atau
profesionalisme dengan mengikuti seminar/kursus/lokakarya
dalam 4 hari kerja dalam setahun. Jadi C = 4 hari kerja.
38
4) Hari Libur Nasional dan Cuti Bersama = D
Berdasarkan keputusan bersama menteri terkait tentang hari
libur nasional dan cuti bersama tahun 2017 ditetapkan bahwa
hari libur nasional 15 hari kerja.Jadi D = 15 hari.
5) Ketidakhadiran kerja = E
Rata-rata ketidakhadiran kerja selama kurun waktu 1 tahun
karena alasan sakit, tidak masuk, dengan atau tanpa
pemberitahuan/ ijin. Rata-rata ketidakhadiran kerja unit kerja
rekam medis di RSUD Kraton Kabupaten Pekalongan adalah 4
hari. Jadi E = 4 hari.
6) Waktu Kerja = F
Waktu kerja unit kerja rekam medis di RSUD Kraton
Kabupaten Pekalongan:
Senin – Kamis : 07.00 – 15.00 = 7 jam
Jumat : 07.00 – 12.00 = 5 jam
Sabtu : 07.30 – 12.00 = 4,5 jam
Rata rata sehari = [ ( 7 x 4 ) + 5 + 4,5 ] : 6
= 37,5 : 6
= 6,25 jam
= 6,3 jam
Jadi F = 6,3 jam / hari
Dari data yang didapat diatas dapat dihitung waktu kerja tersedia:
Waktu Kerja Tersedia = [A – (B + C + D + E) ] x F
Jadi untuk pegawai Instalasi Rekam Medis RSUD Karton

Kabupaten Pekalongan, waktu kerja tersedia
= [ 313 – (12 + 4 + 15 + 4 ) ] x 6,3
= [ 313 – 35 ] x 6,3
= 278 x 6,3
= 1737,5 jam/tahun
= 104250 menit/tahun
39
Dengan perhitungan tersebut, menunjukkan bahwa waktu kerja
tersedia unit kerja rekam medis di RSUD Kraton Kabupaten
Pekalongan tahun 2019 sebesar 1737,5 jam/tahun atau 104250
menit/tahun.
b. Menetapkan unit kerja dan kategori SDM

Pada perencanaan sumber daya manusia (SDM) metode
WISN ini unit kerja yang akan dilakukan perhitungan adalah:
1) Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ)
2) Tempat Pendaftaran Pasien Gawat Darurat (TPPGD)
3) Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap (TPPRI)
4) Assembling
5) Indexing
6) Coding (Rawat Inap dan Rawat Jalan)
7) Filling
Standar kompetensi tenaga unit kerja rekamm medis adalah
minimal D3 Perekam Medis/Manajemen Informasi Kesehatan guna
pemenuhan Standar Profesi Perekam Medis sesuai dengan SK
MENKES RI No. 377/MENKES/SK/III/2007. Berdasarkan
ketentuan tersebut maka diperlukan pengembangan pendidikan
berkelanjutan bagi tenaga pelaksana unit kerja rekam medis secara
bertahap.
40
c. Menyusun standar beban kerja
Tabel 3.1
Perhitungan Standar Beban Kerja per kategori SDM
a
n Rata-rata Waktu Standar
Kegiatan Beban
No. Waktu Kuantitas Kerja
Pokok Kerja
(menit) Tersedia
K
1. Tempat
e Pendaftaran
r Pasien 4 Menit 295 × 313 26062
104250
Rawat Jalan
j (TPPRJ)
2. a Tempat
Pendaftaran
Pasien
P Gawat 5 Menit 48 × 313 20850
104250
e Darurat
(TPPGD)
r
3. Tempat
Pendaftaran
K Pasien 12 Menit 40 × 313 104250 8687
a Rawat Inap
(TPPRI)
4. t Assembling 104250
5 Menit 49 × 313 20850
e
5. Indexing 3 Menit 47 × 313 104250 34750
g
6.
o Coding RJ 0,25Menit 250 × 313 104250 417000
7. r Coding RI 10 Menit 29 × 313 104250 10425

8. D
M Filling 5 Menit 295 × 313 104250 20850
d. Menyusun standar kelonggaran

1) Rapat/Pertemuan Rutin
Setiap bulannya Instalasi Rekam Medis di RSUD Kraton
Kabupaten Pekalongan melaksanakan rapat/pertemuan rutin
selama 2 jam. Jadi jika dihitung dalam satu tahun waktu
41
kelonggaran untuk rapat/pertemuan rutin 24 jam/tahun atau
1440 menit/tahun .
2) Briefing, Apel, Pengarahan
Waktu kerja yang dapat digunakan oleh pimpinan untuk
memberikan pengarahan ditetapkan 30 menit.
3) Istirahat Pribadi
Waktu kerja yang diperkenankan untuk menyelesaikan
kepentingan pribadi dan istirahat ditetapkan ± 15 menit.
Standar kelonggaran = Rata-rata waktu per Faktor Kelonggaran
Waktu Kerja Tersedia
Standar kelonggaran =1440+9390+4695

104250
= 0,148
e. Menentukan kebutuhan SDM per unit kerja
Kebutuhan Tenaga = Kualitas Kegiatan Pokok + Standar Kelonggaran
Standar Beban Kerja
42
Tabel 3.2
Perhitungan Kebutuhan Tenaga Kerja Instalasi Rekam Medis
RSUD Kraton Kabupaten Pekalongan
Standar Kuantitas Kebutuhan
Standar
Kegiatan Pokok Beban Kegiatan Tenaga
Kelonggaran
Kerja Pokok
Tempat
Pendaftaran
26062 295 × 313 0,148 3,7 = 4
Pasien Rawat
Jalan (TPPRJ)
Tempat
Pendaftaran
20850 48 × 313 0,148 0,87 = 1
Pasien Gawat
Darurat (TPPGD)
Tempat
Pendaftaran 1,59 = 2
8687 40 × 313 0,148
Pasien Rawat
Inap (TPPRI)
Assembling 20850 49 × 313 0,148 0,88 = 1
Indexing 34750 47 × 313 0,148 0,58 = 1
Coding RJ 417000 250 × 313 0,148 0,34=1
Coding RI 10425 29 × 313 0,148 0,2 =1
Filling 20850 295 × 313 0,148 4,57 = 5
Dari hasil analisa standar beban kerja, standar kelonggaran dan

jumlah kebutuhan tenaga di unit kerja rekam medis RSUD Kraton
Kabupaten Pekalongan tahun 2019 pada bagian pendaftaran rawat jalan,
pendaftaran rawat inap, assembling, coding, indexing, dan
fillingsebanyak 18 orang. Sedangkan jumlah petugas rekam medis yang
tersedia di RSUD Kraton Kabupaten Pekalongan pada bagian
pendaftaran rawat jalan, pendaftaran rawat inap, assembling, coding,
indexing, dan filling berjumlah 22 orang. Maka berdasarkan hasil
analisa tersebut dapat disimpulkan bahwa, kebutuhan jumlah tenaga
kerja pada bagian pendaftaran rawat jalan, pendaftaran rawat inap,
43
assembling, coding, indexing, dan filling unit kerja rekam medis tahun
2019 di RSUD Kraton Kabupaten Pekalongan sebenarnya belum ideal,
berdasarkan motode WISN adalah sejumlah 18 orang.
Tabel 3.3
Perbandingan Kebutuhan Jumlah Tenaga Kerja
Unit Kerja Rekam Medis di RSUD Kraton Pekalongan
Berdasarkan Perhitungan WISN dan Keadaan Riil
Jumlah Tenaga
Kegiatan Pokok Perhitungan Ket.
No. Keadaan Riil
WISN
1. TPPRJ 4 orang 4 orang Sesuai
2 orang/shift Sesuai
2. TPPRI 2 orang
(3 shift)
1 orang/shift Sesuai
3. TPPGD 1 orang
(3 shift)
Tidak
4. Assembling 1 orang 3 orang sesuai
5. Indexing 1 orang 1 orang Sesuai

Tidak
6. Coding 2orang 3 orang Sesuai
7. Filling 5 orang 5 orang Sesuai
Berdasarkan tabel di atas, jumlah tenaga di unit TPPRJ, TPPGD,

TPPRI, Indexing dan Filling sudah sesuai dengan hasil perhitungan
WISN. Sedangkan jumlah tenaga di unit Assembling dan Coding tidak
sesuai dengan hasil perhitungan WISN.
44
2. Pengorganisasian Unit Kerja Rekam Medis di RSUD Kraton
Kabupaten Pekalongan
a. Struktur Organisasi RSUD Kraton Kabupaten Pekalongan
Gambar 3.1 Struktur Organisasi RSUD Kraton Kabupaten Pekalongan
45
b. Struktur Organisasi Unit Kerja Rekam Medis RSUD Kraton
Gambar 3.2 Struktur Organisasi Unit Kerja Rekam Medis RSUD

Kraton Kabupaten Pekalongan
46
c. Analisis Jabatan SDM Unit Kerja Rekam Medis di RSUD Kraton
Berdasarkan bagan diatas, RSUD Kraton Kabupaten
Pekalongan mempunyai direktur utama. Kemudian direktur utama
membawahi wakil direktur administrasi umum dan keuangan dan
wakil direktur pelayanan. Untuk wakil direktur pelayanan sendiri
mempunyai 2 bawahan dimana ada bidang pelayanan dan
penunjang dan bidang keperawatan. Untuk wakil direktur
administrasi umum dan keuangan mempunyai 3 bawahan yaitu
bagian keuangan, administrasi, serta sarana dan prasarana.
Dan untuk unit kerja rekam medis sendiri termasuk ke dalam
kepala bidang penunjang medik dan non medik, kemudian
membawahi kepala seksi penunjang medik. Berdasarkan PERKA-
BKN-NOMOR-35-TAHUN-2011 (Pedoman Penyusunan Pola
Karir), analisis jabatan struktural (manajerial) setelah kepala
bagian (Eslon IIIB) dibawahi oleh kepala seksi atau kepala sub
bagian (Eslon IVA). Jadi Struktur Organisasi di RSUD Kraton
Kabupaten Pekalongan sudah sesuai teori yang ada.
1) Klasifikasi atau Spesifikasi/Persyaratan Jabatan Unit Kerja
Rekam Medis di RSUD Kraton Kabupaten Pekalongan
a) Ka. Instalasi Rekam Medis
Syarat Jabatan:
(1) Pangkat/Gol. Ruang : Minimal IID
(2) Pendidikan : D3 Perekam Medis atau S1
(3) Kursus/Diklat :
(a) Kepemimpinan: Manajemen Fungsi Kepala Instalasi
(b) Teknis :
i) Manajemen Rekam Medis tingkat lanjut
ii) Manajemen Informasi Kesehatan
iii) Akreditasi baru dalam pelayanan rekam medis
47
iv) Kelengkapan rekam medis terhadap
keselamatan pasien
(4) Pengalaman kerja: Minimal 5 Tahun di Instalasi
Rekam Medis
(5) Pengetahuankerja: Mengetahui Pengelolaan Sistem
Rekam Medis
(6) Keterampilan kerja :
(a) Assembling
(b) Koding
(c) Terminologi Medis
(d) Indeksing
(e) Analisa dan Pelaporan
(f) Filling
(g) Medico legal
(h) Komputer
(i) Komunikasi
b) Koordinator TPPRI
Syarat Jabatan:
(3) Kursus/Diklat :
(a) Kepemimpinan: -
(b) Teknis : Manajemen dasar Rekam Medisdan
Permenkes No 269/2008 tentang Rekam Medis
(4) Pengalaman kerja: Minimal 2 Tahun di Instalasi
Rekam Medis
Rekam Medis
(a) Komputer
(b) Komunikasi
48
(c) Teliti
(d) Tepat waktu
(e) Punya target waktu
c) Staff TPPRI
Syarat Jabatan :
(2) Pendidikan : Minimal SLTA Sederajat
(3) Kursus/Diklat :
(a) Penjenjangan : -
(b) Teknis : -
(4) Pengalaman kerja : -
(5) Pengetahuan kerja : Mengetahui Pengelolaan Sistem
Rekam Medis
(6) Ketrampilan kerja : Mengoperasikan komputer
d) Koordinator Pengolahan Rekam Medis dan Analisa Data
Syarat Jabatan:
(3) Kursus/Diklat :
(a) Kepemimpinan: -
(b) Teknis :
i) Menejemen Informasi Kesehatan
ii) Akreditasi baru dalam pelayanan rekam medis
iii) Kelengkapan rekam medis terhadap
keselamatanpasien
(4) Pengalaman kerja : Minimal 3 Tahun di Instalasi
Rekam Medis
Rekam Medis
49
(a) Komputer
(b) Komunikasi
(c) Menguasai sistem pelaporan SIRS On line
(d) Teliti
(e) Tepat waktu
(f) Punya target waktu
e) Staff Assembling
Syarat Jabatan:
(1) Pangkat/Gol. Ruang : Pengatur Muda / IIB
(2) Pendidikan : D3 Rekam Medis atau SLTA sederajat.
(3) Kursus/Diklat :
(a) Kepemimpinan : -
(b) Teknis : -
(4) Pengalaman kerja: Minimal 1 tahun di Instalasi Rekam
Medis
(5) Pengetahuankerja : Permenkes no 269 / tahun 2008dan
Pengelolaan sistem rekam medis
(a) Teliti
(b) Cakap
(c) Komunikatif
(d) Komputer dasar
f) Staff Koding
Syarat Jabatan :
(1) Pangkat/Gol. Ruang : -
(2) Pendidikan : D3 Perekam Medis
(3) Kursus/Diklat :
(a) Kepemimpinan: -
(b) Teknis : Diklat Coding
(4) Pengalaman kerja: Minimal 2 tahun di bagian Koding
50
(5) Pengetahuankerja:Manajemen Dasar Rekam Medis dan
Undang-Undang Rekam Medis
(6) Keterampilan kerja : Mengoperasikan komputer, koding
ICD 10 dan ICD-9 CM
g) Staff Indeksing
Syarat Jabatan :
(2) Pendidikan : D3 Perekam Medis atau SLTA sederajat.
(3) Kursus/Diklat :
(b) Teknis :-
(4) Pengalaman kerja : Sudah pernah bekerja di bagian
rekam medis
Undang-Undang Rekam Medis
(6) Keterampilan kerja : Mengoperasikan komputer
h) Staff Analisa dan Pelaporan
Syarat Jabatan :
(2) Pendidikan : D3 Perekam Medis, D3 Statistik, S1
Kesehatan Masyarakat
(3) Kursus/Diklat :
(b) Teknis :-
rekam medis
(5) Pengetahuankerja:
(a) Statistik Kesehatan
(b) Manajemen Dasar Rekam Medis dan Permenkes no
269 tahun 2008 tentang Rekam Medis
51
(a) Mengoperasikan komputer
(b) Menguasai sistem pelaporan SIRS On line
(c) Teliti
(d) Tepat waktu
i) Staff Medico Legal
Syarat Jabatan :
(3) Kursus/Diklat :
(a) Kepemimpinan: -
(b) Teknis: Manajemen Dasar Rekam Medis dan
Permenkes no 269 tahun 2008 tentang Rekam
Medis
Rekam Medis
(5) Pengetahuankerja: Mengetahui Pengelolaan tentang
pembuatan resume medis dan mekanisme pengajuan
serta pembuatan Visum Et Repertum
(a) Komputer
(b) Membaca dan menerjemahkan tulisan dokter
(c) Terminologi medis
j) Staff Filling
Syarat Jabatan :
(2) Pendidikan : D3 Perekam Medis atau SLTA sederajat.
(3) Kursus/Diklat :
(b) Teknis : -
52
rekam medis
Permenkes no 269 tahun 2008 tentang Rekam Medis
(a) Mengoperasikan komputer
(b) Menguasai sistem pengelolaan dokumen rekam
medis di bagian filing.
(c) Cekatan
(d) Tanggap
k) Koordinator TPPRJ
Syarat Jabatan :
(2) Pendidikan : D3 Perekam Medis
(3) Kursus/Diklat :
(a) Kepemimpinan: -
(b) Teknis : Manajemen dasar Rekam Medis dan
Permenkes No 269/2008 tentang Rekam Medis
Rekam Medis
Rekam Medis
(a) Komputer
(b) Komunikasi
(c) Teliti
(d) Tepat waktu
53
l) Staff TPPRJ
Syarat Jabatan :
(1) Pangkat/Gol. Ruang : Minimal IIC
(2) Pendidikan : D3 Perekam Medis atau SLTA sederajat
atau D3/S1 lain
(3) Kursus/Diklat
(a) Kepemimpinan: -
(b) Teknis : Diklat Service Excellent
(4) Pengalaman kerja: Minimal 3 bulan di Instalasi Rekam
Medis
Rekam Medis
(a) Komputer
(b) Komunikasi
m) Staff Distrbutor DRM
Syarat Jabatan :
(2) Pendidikan : SMP dan SLTA Sederajat
(3) Kursus/Diklat :
(a) Kepemimpinan: -
(b) Teknis : Diklat Service Excellent
(4) Pengalaman kerja : -
Rekam Medis
(a) Membawa kursi roda/troli
(b) Komunikasi
54
Tabel 3.4
Klasifikasi Pegawai Rekam Medis RSUD Kraton Kabupaten
Pekalongan
No Nama Jabatan Pendidikan
1. Nurul Af’idah, A.Md. Kepala Instalasi SI Kesehatan
PK, SKM Rekam Medis Masyarakat
2. Fatchurahman, A.Md. Koordinator
PIK Pengolahan Rekam
D III RMIK
Medis dan Analisa
Data
3. Silvia Ika Staff Koding
D III RMIK
Prasetyawathy, A.Md
4. Elia Setyani, A.Md Staff Koding DIII RMIK
5. Noerahma Widiati, Koordinator One Stop
DIII RMIK
A.Md.PIK Service (TPPRJ)
6. Era Sihdiana
Prihastiti, A.Md Staff Indeksing DIII RMIK
7. Indah Kurniawati,
Staff Indeksing DIII RMIK
A.Md
8. Sri Murjiati Staff Assembling SMA
9. Deni Winoto, A.Md Medico Legal DIII RMIK
10. Endang Kuswarini Staff Assembling SMA
11. Sri Wahyuni Staff Assembling SMA
12. Handoko Staff Distribusi RM SMA
13. Sony Hendriawan Staff Distribusi RM SMA
14. Moch. Mahlul Arizal Staff Filling SMA
15. Sri Widijaningsih Tri Staff DIII Akuntansi
Hardhati
16. Septiana Sari, Staff PJRM DIII RMIK
A.Md.PK
17. Sri Yanti, A.Md.PK Staff PJRM DIII RMIK
Indra Fajar Triyono,

18. Staff PJRM DIII RMIK
A.Md.PK
19. Firman Riyadi, Staff PJRM DIII RMIK

A.Md.PK
20. Anggoro Ami Luhur TPPRI SI Hukum
55
No Nama Jabatan Pendidikan
21. Siti Maryati Staff Koding DIII RMIK
22. Guruh Satrio Utomo,
A.Md.PK Staff PJRM DIII RMIK
23. Dwi Arief

Kurniawan, A.Md.PK Staff DIII RMIK
Utama Wahytu
24. Saputra, A.Md.PK Staff PJRM DIII RMIK
25. Wihes Ilmiyah,

Staff DIII RMIK
A.Md.PK
Staff One Stop Service
26. Ajeng Nur Falachati SMA
(TPPRJ)
27. Sari Amalia SMA
(TPPRJ)
28. Qoulan Karima, Staff Analisa
DIII RMIK
A.Md.PK &Pelaporan
29. Lilik Setiawati Staff Filling SMA
30. Atomosetyabudi Staff Filling SMA
31. Maulana Yusuf Eska Staff Filling SMA
32. Dwi Herlina SMA
(TPPRJ)
33. Dinda Herdian Staff Pelaporan &
SMA
Arindita Reporting
34. Fariz Imam Setyo Staff Filling SMA
35. Sri Margiati Staff TPPRI SMA
36. Rofiatun Aisyiyah, S1 Adiministrasi
Koordinator TPPRI
S.AP Publik
S1 Kesehatan
37. Farida, SKM Staff TPPRI
Masyarakat
DIII Manajemen
38. Hariyadi, A.Md Staff TPPRI
Informatika
39. Tutik Wulandari Staff TPPRI SMA
40. Muchammad Furqon Staff TPPRI SMA
41. Dewi Wijayanti Staff TPPRI SMA
42. Ana Yuliana Staff TPPRI SMA
43. Nur Masithoh Staff TPPRI SMA
44. Alif Laili Staff TPPRI SMA
45. Kukuh Adhitya Staff TPPRI SMA
56
Dari tabel diatas dapat disimpulkan bahwa klasifikasi
pegawai rekam medis RSUD Kraton Kabupaten Pekalongan belum
banyak yang sudah menempuh pendidikan DIII RMIK dengan
jumlah kurang dari 50% dari jumlah keseluruhan tenaga kerja unit
kerja rekam medis yaitu sebanyak 18 orang, kebanyakan
berpendidikan SMA dan berpendidikan S1 bukan rekam medis.
Tugas Pokok dan Fungsi Unit Kerja Rekam Medis di RSUD
a) Ka. Instalasi Rekam Medis
(1) Tugas Pokok :
Memimpin dan melaksanakan perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan, pengendalian dan
evaluasi di Instalasi Rekam Medis sesuai dengan
standar yang berlaku untuk memberikan pelayanan
yang berkualitas dan profesional di RSUD Kraton Kab.
Pekalongan.
(2) Uraian Tugas :
(a) Melakukan Perencanaan di Instalasi Rekam Medis
dalam hal :
i) Merencanakan kebutuhan sumber daya untuk
pelaksanaan kegiatan di Instalasi Rekam Medis.
ii) Merencanakan kebutuhan ATK.
iii) Merencanakan desain formulir rekam medis.
iv) Merencanakan pengelolaan dokumen rekam
medis.
v) Merencanakan sistem pelayanan di Instalasi
Rekam Medis.
(b) Melakukan pengorganisasian di Instalasi Rekam
Medis dengan tahapan:
i) Menentukan pembagian kerja alokasi SDM di
masing-masing koordinator.
57
ii) Menyusun uraian tugas dan prosedur yang
diperlukan oleh masing-masing bagian di
Instalasi Rekam Medis.
iii) Menetapkan struktur organisasi yang
menunjukkan garis kewenangan dan tanggung
jawab.
iv) Penyeleksian, pelatihan dan pengembangan
SDM di Instalasi Rekam Medis.
v) Penempatan SDM pada posisi yang paling
tepat untuk peningkatan kinerja.
vi) Melaksanakan koordinasi dengan staf
dibawahnya.
vii) Menerima jadwal pembagian shift dari TPPRI
setiap bulan.
viii) Melaksanakan koordinasi dengan unit terkait
ix) Melaksanakan koordinasi dengan instansi lain.
(c) Melaksanakan pengarahan terhadap staf
dibawahnyameliputi:
i) Memberian motivasi kepada tenaga kerja agar
dapat bekerja secara efektif dan efisien.
ii) Memberikan tugas dan penjelasan rutin
mengenai pekerjaan.
iii) Menjelaskan kebijakan yang ditetapkan.
iv) Mengatur jadwal diklat bagi masing-masing staf
dibawahnya.
v) Memberikan pengarahan dalam pemberian kode
diagnose dan tindakan.
(d) Melaksanakan Pengendalian terhadap pengelolaan
sistem rekam medis meliputi :
i) Menerima laporan berkala baik internal maupun
eksternal.
58
ii) Meneliti ketepatan kode diagnose dan tindakan.
iii) Mengawasi pelaksanaan kegiatan di masing-
masing koordinator.
(e) Melaksanakan evaluasi di Instalasi Rekam Medis.
(3) Tanggung Jawab :
(a) Ketepatan dan kesesuaian perencanaan dan
implementasi SDM dan tata kerja di Instalasi
Rekam Medis.
(b) Ketepatan dan kebenaran dalam pengorganisasian di
Instalasi Rekam Medis yang disesuaikan dengan
peraturan dan SPO yang berlaku .
(c) Menjalankan dan memotivasi bawahan agar semua
pihak dapat melaksanakan tugas sesuai dengan
tanggung jawab dengan penuh kesadaran dan
produktifitas yang tinggi.
(d) Memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah
direncanakan, diorganisasikan dan
diimplementasikan dapat berjalan sesuai dengan
target yang diharapkan.
(e) Membuat laporan evaluasi di Instalasi Rekam
Medis.
(4) Wewenang :
(a) Mengatur rencana kegiatan penyelenggaraan
(b) Mengatur, menegur dan memberi motivasi bawahan
di Instalasi Rekam Medis.
(c) Menyebar luaskan informasi yang dihasilkan
kepada unit yang terkait.
(d) Menetapkan prosedur kerja di Instalasi Rekam
Medis.
(e) Meminta arahan dari atasan.
59
(f) Meminta masukan dari bawahan dan unit kerja yang
terkait.
(g) Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.
b) Koordinator TPPRI
(1) Tugas Pokok :
Membantu Kepala Instalasi Rekam Medis dalam
mengkoordinir penerimaan pasien rawat inap dalam
proses pendaftaran, Admisi, penyediaan formulir dan
logistik di tempat pendaftaran rawat inap dan
memberikan informasi pelayanan pasien sesuai dengan
standar pelayanan yang berlaku untuk memberikan
pelayanan yang berkualitas dan profesional di TPPRI.
(2) Uraian Tugas :
(a) Menyusun langkah kegiatan penerimaan pasien dan
kegiatan pencatatan identifikasi pasien, serta teknis
wawancara terhadap pasien rawat inap.
(b) Membagi tugas dan memberi petunjuk serta
mengawasi pelaksanaan petugas TPPRI.
(c) Merencanakan kebutuhan alat dan bahan yang
dibutuhkan di TPPRI.
(d) Koordinasi ke bagian IT, TPPRJ, IRJ, IRNA,
Pengolahan RM, IGD dan Aset dengan tahapan :
i) Koordinasi ke Bagian IT dalam hal progran
SIMRS dan komputer
ii) Koordinasi dengan TPPRJ dalam hal konfirmasi
identitas pasien dan penggunaan nomor rekam
medis pasien .
iii) Koordinasi dengan Instalasi Rawat Jalan dalam
hal pencatatan data klinis dan perintah opname
dari IRJ.
60
iv) Koordinasi dengan Instalasi Rawat Inap dalam
hal informasi tempat tidur yang tersedia dan
alokasi penggunaanya.
v) Koordinasi dengan pengolahan rekam medis dan
analisa data dalam hal pengambilan rekam
medis pasien lama.
vi) Koordinasi dengan Instalasi Gawat Darurat
dalam hal penerimaan pasien yang di perintah
opname dari IGD.
vii) Koordinasi dengan Aset dalam hal pemenuhan
kebutuhan dokumen rekam medis dan ATK
lainnya.
(e) Membuat laporan evaluasi pelayanan di TPPRI
kepada Ka. Instalasi Rekam Medis sebagai dasar
penilaian kinerja di TPPRI.
(f) Menerima dan menangani keluhan / komplain pasin
maupun keluarga pasien.
(a) Kelancaran dan ketepatan waktu pendaftaran
pasien di TPPRI.
(b) Menjaga suasana kerja yang kondusif dan nyaman
di TPPRI.
(c) Mengawasi dan mengevaluasi seluruh kegiatan di
TPPRI.
(d) Membuat penilain kinerja bagi pelaksana di
TPPRI.
(e) Memecahkan permasalahan di TPPRI yang tidak
dapat di selesaikan bawahannya
61
(4) Wewenang :
(a) Mengatur pembagian tugas berdasarkan beban kerja
sesuai dengan wewenang yang telah di delegasikan
kepada pelaksana di TPPRI.
(b) Memberi teguran atau pembinaan dan memberi
motivasi terhadap pelaksana di TPPRI.
(c) Meminta arahan dari Ka. Instalasi Rekam Medis.
(d) Meminta masukan dari bawahan dan unit kerja yang
terkait.
(e) Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.
c) Staff TPPRI
(1) Tugas Pokok :
Membantu koordinator TPPRI dalam melakukan tugas
pendaftaran pasien rawat inap, wawancara,
memasukkan (entry) data pasien, dokumen rekam
medis dengan memberikan informasi berdasarkan
standar prosedur pelayanan untuk memberikan
pelayanan yang bermutu dan profesional di Tempat
Pendaftaran Pasien Rawat Inap (TPPRI).
(2) Uraian Tugas :
(a) Menerima pasien bersama surat perintah opname
(Admission Note) dari dokter IRJ maupun dari IGD.
(b) Menjelaskan tempat tidur dan kelas perawatan yang
masih kosong.
(c) Menjelaskan tarif dan fasilitas ruang perawatan.
(d) Bersama pasien dan keluarganya menetapkan ruang
dan kelas perawatan.
(e) Memberitahukan ruang perawatan untuk
mempersiapkan ruangan.
(f) Menyediakan kelengkapan formulir rekam medis.
62
(g) Membuat laporan harian pendaftaran pasien rawat
inap.
(a) Bertanggung jawab atas kebenaran data identitas
sosial yang di entry.
(b) Bertanggung jawab atas informasi yang diberikan.
(c) Bertanggung jawab atas pelayanan pendaftaran
pasien rawat inap.
(d) Bertanggung jawab atas perangkat kerja.
(4) Wewenang :
(a) Menghubungi dokter untuk menanyakan diagnosa,
jenis dan golongan operasi pasien apabila dokter
tidak menulis atau tidak jelas tulisannya.
(b) Menjelaskan kepada pasien tentang biaya perawatan
dan operasi.
(c) Menjelaskan kepada pasien tentang tempat tidur
penuh.
(d) Memberikan masukan kepada atasan langsung.
d) Koordinator Pengolahan Rekam Medis dan Analisa Data
(1) Tugas Pokok :
Membantu Ka. Instalasi Rekam Medis dalam
mengkoordinis pengelolaan dokumen rekam medis dan
analisa data sesuai dengan standar pelayanan yang
berkualitas dan profesional khususnya di rekam medis.
(2) Uraian Tugas :
(a) Menyusun langkah kegiatan di bagian pengelolaan
rekam medis dan analisa data.
mengawasi pelaksanaan pelaksana di bagian
pengelolaan rekam medis dan analisa data.
63
dibutuhkan di bagian pengelolaan rekam medis dan
analisa data.
(d) Koordinasi ke bagian IT, Aset, TPPRI, Instalasi
Rawat Jalan, Instalasi Rawat Inap.
(e) Membuat laporan evaluasi pelayanan di Bagian
Pengelolaan RM dan Analisa data kepada Ka.
Instalasi Rekam Medis sebagai dasar penilaian
kinerja di bagian pengelolaan rekam medis dan
analisa data.
(3) Tanggung Jawab
(a) Pelayanan di bagian Koordinator RM dan Analisa
data.
(b) Peningkatan Ketepatan dan kelengkapan dokumen
rekam medis.
(4) Wewenang :
(a) Mengawasi dan menegur pelaksanaan tugas
bawahannya.
(b) Mengoreksi dan mengembalikan laporan yang tidak
sesuai.
(c) Meminta arahan dari atasan.
(d) Meminta masukan dari bawahan dan unit kerja
yang terkait.
e) Staff Assembling
(1) Tugas Pokok :
Membantu Koordinator Pengolahan Rekam Medis dan
Analisa Data dalam menerima pengembalian, meneliti
kelengkapan, merakit dokumen rekam medis dari ruang
64
perawatan serta mengendalikan penggunaan formulir
rekam medis sesuai dengan standar pelayanan yang
berlaku untuk memberikan pelayanan yang bermutu dan
professional di bagian Assembling.
(2) Uraian Tugas:
(a) Menerima pengembalian dokumen rekam medis.
(b) Meneliti kelengkapan dokumen rekam medis.
(c) Merakit dokumen rekam medis.
(d) Mengendalikan penggunaan formulir-formulir
rekam medis.
(e) Membuat laporan ketepatan dan kelengkapan
dokumen rekam medis setiap bulan.
(f) Melayani peminjaman dokumen rekam medis yang
masih berada di bagian Assembling.
(a) Dokumen rekam medis yang masuk ke bagian
Assembling.
(b) Meneliti kelengkapan dokumen rekam medis.
(c) Mengendalikan formulir rekam medis.
(d) Meningkatkan angka ketepatan dan kelengkapan
rekam medis.
(4) Wewenang :
(a) Mengembalikan dokumen rekam medis tidak
lengkap.
(b) Meminta DPJP dan Perawat/Bidan dan tenaga
kesehatan lain untuk melengkapinya.
f) Staff Koding
(1) Tugas Pokok :
Analisa Data dalam meneliti dan memberikan kode
penyakit, kode Operasi dan kode sebab kematian yang
65
ditetapkan oleh dokter berdasarkan ICD-10 untuk kode
penyakit dan ICD-9 untuk kode tindakan/operasi rawat
jalan maupun rawat inap sebagai dasar
pengelompokkan penyakit, tindakan dan besaran tarif
paket pembiayaan pasien BPJS.
(2) Uraian Tugas:
(a) Memberikan kode penyakit rawat berdasarkan ICD
10.
(b) Memberikan kode tindakan/Operasi berdasarkan
ICD 9 CM.
(c) Memberikan kode diagnose sebab kematian.
(d) Memberikan plafonase tarif paket pembiayaan
pasien BPJS setiap hari.
(3) Tanggung Jawab:
(a) Menyelesaikan koding diagnose rawat inap dan
rawat jalan.
(b) Menyelesaikan koding tindakan/operasi rawat inap
dan rawat jalan.
(c) Menyelesaikan kode diagnose sebab kematian.
(d) Menginput plafonase tarif .
(e) Menyelesaikan kekurangan RITL dan RJTL BPJS.
(4) Wewenang :
(a) Menanyakan kejelasan diagnose dan
tindakan/operasi kepada DPJP.
(b)Mengembalikan dokumen rekam medis belum
lengkap ke bagian Assembling.
(c) Meminta sensus harian rawat jalan setiap hari untuk
klinik yang belum menyerahkan ke bagian Filling.
(d)Meminta petugas ruang perawatan untuk input
diagnose pada SIMRS.
66
(e) Memberikan tarif paket pembiayaan sesuai dengan
software INA CBG’s.
g) Staff Indeksing
(1) Tugas Pokok :
Analisa Data dalam mengumpulkan, menginput dan
mengelompokkan dalam indeks penyakit, indeks
tindakan, indeks kematian, indeks dokter dan indeks
lainnya baik rawat jalan maupun rawat inap sesuai
dengan kebutuhan data indeks baik internal maupun
eksternal sebagai dasar pembuatan laporan morbiditas
dan mortalitas di RSUD Kraton Kab. Pekalongan.
(2) Uraian Tugas:
(a) Mengumpulkan data indeks meliputi :
i) Indeks rawat inap.
ii) Indeks rawat jalan.
(b) Membuat indeks penyakit, indeks tindakan, indeks
dokter dan indeks kematian meliputi :
i) Indeks rawat inap.
ii) Indeks rawat jalan.
(a) Menyelesaikan semua indeks baik rawat inap
maupun rawat jalan di RSUD Kraton Kab.
Pekalongan.
(b) Menyelesaikan laporan di bagian indeksing setiap
bulan kepada Ka. Instalasi Rekam Medis.
(c) Memenuhi kebutuhan data internal maupun
eksternal sesuai dengan data indeks.
(4) Wewenang :
(a) Menanyakan ke Bagian koding tentang kode yang
kurang jelas dan tidak benar.
67
(b) Meminta kejelasan informasi permintaan data.
h) Staff Analisa dan Pelaporan
(1) Tugas Pokok :
Analisa Data dalam mengumpulkan, mengolah dan
menganalisa data sesuai dengan periode pelaporan
baik yang bersifat rutin maupun insidental agar
pelayanan rekam medis khususnya di bagian Analisa
dan Pelaporan dapat berjalan dengan baik, tepat waktu
dan sesuai dengan standar pelayanan minimal di
RSUD Kraton Kab. Pekalongan.
(2) Uraian Tugas:
(a) Mengumpulkan dan mengolah Sensus Harian Rawat
Inap.
(b) Membuat laporan efisiensi penggunaan tempat tidur
(BOR) harian.
(c) Membuat laporan mingguan wabah.
(d) Membuat laporan data kualitas pelayanan rumah
sakit.
(e) Membuat laporan kegiatan pelayanan rumah sakit.
(f) Melayani permintaan data insidental baik internal
maupun eksternal.
(g) Membuat Laporan Sertifikasi Medis Penyebab
Kematian.
(h) Membuat grafik perkembangan pasien rawat jalan
dan rawat inap perbulan.
(i) Membuat analisa kualitatif dan kuantitatif Dokumen
rekam medis.
(3) Tanggung Jawab:
(a) Mengumpulkan dan mengolah data rumah sakit.
(b) Menyajikan dan menganalisa data rumah sakit.
68
(c) Membuat laporan dan melaporkannya tepat waktu
dan valid.
(d) Memenuhi permintaan data insidentil baik internal
maupun eksternal.
(4) Wewenang :
(a) Meminta laporan kegiatan pelayanan rumah sakit
tiap ruang/unit/instalasi.
(b) Mengembalikan laporan yang tidak valid.
i) Staff Medico Legal
(1) Tugas Pokok :
Membantu Ka. Instalasi Rekam Medis dalam
menerima, membuat dan menyelesaikan permintaan
resume medis, keterangan medis dan Visum Et
Repertum sesuai dengan ketentuan yang berlaku agar
pelayanan rekam medis khususnya pembuatan
keterangan medis (Medico legal) dapat berjalan dengan
baik.
(2) Uraian Tugas :
(a) Menerima dan membuat resume medis pasien sesuai
dengan permintaan pasien.
(b) Menerima dan membuat surat keterangan medis
pasien.
(c) Menerima dan membuat hasil pemeriksaan Visum
Et Repertum dari Kepolisian dan pengambilannya.
(d) Menerima dan melayani permohonan penggantian
identitas pasien pada dokumen rekam medis pasien
karena ada alasan tertentu.
(e) Melaporkan seluruh kegiatan di bagian Medico
Legal ke Ka. Instalasi Rekam Medis
69
(3) Tanggung Jawab
(a) Menyelesaikan seluruh permintaan resume medis,
surat keterangan medis dan VER dengan cepat dan
tepat tanpa kesalahan.
(b) Memastikan penerima resume medis, surat
keterangan medis dan VER adalah yang berhak
untuk menerimanya.
(c) Menjaga kerahasiaan seluruh keterangan medis
yang telah dibuat.
(4) Wewenang :
(a) Menanyakan identitas dan hubungan pemohon
dengan pasien.
(b) Meminta tanda tangan dan nama terang pemohon
(c) Mengajukan dan meminta tanda tangan dokter.
(d) Menolak permohonan keterangan medis bagi yang
tidak berhak untuk mendapatkannya.
j) Staff Filling
(1) Tugas Pokok :
Analisa Data dalam menerima, menyimpan,
menyediakan kembali, melacak, melakukan retensi dan
memusnahkan dokumen rekam medis rawat jalan dan
rawat inap berdasarkan sistem pengelolaan rekam medis
yang berlaku dan sesuai dengan standar pelayanan
minimal agar pelayanan penyediaan dokumen rekam
medis di bagian filing dapat berjalan dengan baik di
(2) Uraian Tugas:
(a) Menerima dan menyimpan dokumen rekam medis.
(b) Menyediakan kembali dokumen rekam medis.
70
(c) Mengendalikan dokumen rekam medis keluar dan
masuk dari bagian filling.
(d) Menyimpan kembali dokumen rekam medis setelah
selesai digunakan.
(e) Melacak dokumen rekam medis salah letak (Miss
File) dan tidak ditemukan pada tempat
penyimpanan.
(f) Melakukan penyisiran dan retensi dokumen rekam
medis.
(g) Bersama tim pemusnah melakukan pemusnahan
dokumen rekam medis in aktif.
(h) Memelihara dokumen rekam medis pasien.
(3) Tanggung Jawab:
(a) Menyimpan dokumen rekam medis dan menjaga
kerahasiaanya.
(b) Menyediakan kembali dokumen rekam medis lama
yang akan digunakan kembali pada saat berobat
ulang.
(c) Mengelola dan mengelompokkan dokumen rekam
medis aktif dan in aktif.
(d) Mencari dokumen rekam medis yang salah letak.
(4) Wewenang :
(a) Menolak peminjaman dokumen rekam medis bagi
yang tidak berwenang.
(b) Mengembalikan dokumen rekam medis tidak
lengkap ke bagian Assembling sebelum disimpan.
(c) Menegur peminjam dokumen rekam medis yang
belum mengembalikan setelah batas waktunya
terlampaui.
(d) Meretensi formulir rekam medis.
71
k) Koordinator TPPRJ
(1) Tugas Pokok :
Membantu Kepala Instalasi Rekam Medis dalam
mengkoordinir penerimaan pasien rawat jalan dalam
proses pendaftaran, registrasi, penyediaan formulir dan
logistik di tempat pendaftaran rawat jalan dan
memberikan informasi pelayanan pasien sesuai dengan
standar pelayanan yang berlaku untuk memberikan
pelayanan yang berkualitas dan profesional di TPPRJ.
(2) Uraian Tugas :
(a) Menyusun langkah kegiatan penerimaan
pendaftaran pasien dan kegiatan pencatatan
identifikasi pasien, serta teknis wawancara terhadap
pasien rawat jalan.
mengawasi pelaksanaan petugas TPPRJ.
dibutuhkan di TPPRJ.
(d) Koordinasi ke bagian IT, Aset, TPPRI, Instalasi
Rawat Jalan, Instalasi Rawat Inap.
(e) Membuat laporan evaluasi pelayanan di TPPRJ
kepada Ka. Instalasi Rekam Medis sebagai dasar
penilaian kinerja di TPPRJ.
(a) Kelancaran dan ketepatan waktu pendaftaran pasien
di TPPRJ.
(b) Menjaga suasana kerja yang kondusif dan nyaman
di TPPRJ.
72
(c) Mengawasi dan mengevaluasi seluruh kegiatan di
TPPRJ.
(d) Membuat penilain kinerja bagi pelaksana di TPPRJ.
(e) Memecahkan permasalahan di TPPRJ yang tidak
dapat di selesaikan bawahannya.
(4) Wewenang :
(a) Mengatur pembagian tugas berdasarkan beban kerja
sesuai dengan wewenang yang telah di delegasikan
kepada pelaksana di TPPRJ.
(b) Memberi teguran atau pembinaan dan memberi
motivasi terhadap pelaksana di TPPRJ.
(c) Meminta arahan dari Ka. Instalasi Rekam Medis.
(d) Meminta masukan dari bawahan dan unit kerja yang
terkait.
l) Staff TPPRJ
(1) Tugas Pokok :
Membantu koordinator TPPRJ dalam melakukan tugas
pendaftaran pasien rawat inap, wawancara,
memasukkan (entry) data pasien dengan memberikan
informasi yang dibutuhkan pasien berdasarkan standar
prosedur pelayanan untuk memberikan pelayanan yang
bermutu dan profesional di Tempat Pendaftaran Pasien
Rawat Jalan (TPPRJ)
(2) Uraian Tugas :
(a) Menerima pendaftaran pasien rawat jalan.
(b) Memberikan informasi pelayanan RSUD Kraton
Kab. Pekalongan.
(c) Setelah selesai pelayanan melakukan kegiatan di
bagian filling.
73
(a) Kelancaran dan ketepatan waktu pendaftaran pasien
di TPPRJ.
(b) Kenyaman dan kepuasan pasien saat mendaftar di
TPPRJ.
(c) Pemberian informasi yang dibutuhkan oleh pasien.
(d) Tidak ada kesalahan dalam input identitas pasien di
SIMRS.
(e) Tidak ada nomor rekam medis ganda.
(4) Wewenang :
(a) Mengingatkan pasien tentang pentingnya membawa
KIB saat berobat ulang.
(b) Menanyakan identitas lengkap pasien.
(c) Menanyakan persyaratan pendaftaran pasien dengan
jaminan.
(d) Menolak pasien dengan jaminan yang
persyaratannya tidak lengkap.
(e) Meminta arahan dari Ka. Instalasi Rekam Medis.
(f) Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.
m) Staff Distributor DRM
(1) Tugas Pokok :
Membantu koordinator TPPRJ dalam melakukan tugas
mendistribusikan dokumen rekam medis pasien rawat
jalan ke Poliklinin dan mengantar pasien rawat jalan
yang diperintahkan opname oleh dokter Instalasi Rawat
Jalan sesuai dengan prosedur agar pelayanan di TPPRJ
khususnya Distribusi dokumen rekam medis berjalan
dengan baik di Instalasi Rekam Medis.
(2) Uraian Tugas :
(a) Mendistribusikan dokumen rekam medis rawat jalan
ke masing-masing klinik.
74
(b) Mengantar pasien klinik ke klinik konsulan.
(c) Mengantar pasien klinik yang di perintah opname
oleh dokter poliklinik.
(d) Menyisir dokumen rekam medis yang salah
distribus dengan distribusi.
(a) Mendistribusikan dokumen rekam medis sesuai
dengan masing-masing klinik.
(b) Mengantar pasien ke klinik konsulan.
(c) Mengantar pasien sampai ke TPPRI dan ruang
perawatan.
(d) Menemukan dokumen rekam medis yang salah
distribusi.
(4) Wewenang :
(a) Menanyakan kelengkapan surat perintah opname
dari poliklinik.
(b) Menanyakan ke masing-masing klinik dalam
mencari dokumen rekam medis salah distribusi.
3. Perencanaan Fasilitas Unit Kerja Rekam Medis di RSUD Kraton

a. Ergonomi
1) Analisis Prinsip Ergonomi Ruang Filling RSUD Kraton
a) Formulir (berkas) rekam medis
Dokumen rekam medis RSUD Kraton Kabupaten
Pekalongan terdiri dari 2 berkas yaitu berkas rawat inap yang
di dalamnya terdapat berkas gawat darurat juga jika ada, dan
berkas rawat jalan.
(1) Ketebalan berkas rawat jalan : 0,42 cm
(2) Ketebalan berkas rawat inap : 1,86 cm
75
(3) Rata-rata ketebalan berkas : 1,14 cm
(4) Panjang dokumen :37 cm
(5) Lebar dokumen : 24 cm
b) Ruang penyimpanan
(1) Jarak antar rak : 60 cm
(2) Jarak antar rak berkas dengan tembok : 21 cm
(3) Luas ruangan :
Luas ruangan =pxl
= 1.270 cm x 960 cm
= 1.219.200 cm2
= 121,92 m2
(4) Jumlah rak : 13 rak
(5) Jumlah AC : 2 buah
c) Ukuran rak penyimpanan
(1) Panjang rak : 291,5 cm
(2) Tinggi rak : 240 cm
(3) Tinggi sub rak : 40,6 cm
(4) Lebar sub rak : 66,5 cm
(5) Jumlah sub rak : 130 rak
(6) Jarak rak ke tembok : 21 cm
(7) Jarak antar rak : 60 cm
2) File Expansion
a) Pengumpulan data (berkas) pasien rawat inap dan rawat jalan
Tabel 3.5
Pertambahan Jumlah DRM Pasien Baru Tahun 2014-2018
No. Tahun DRM Baru (Y) X 𝑋2 XY
1. 2014 22.738 -2 -2 -45.478
2. 2015 19.819 1 1 -19.819
3. 2016 17.937 0 0 0
4. 2017 15.292 1 1 15.292
5. 2018 12.558 2 4 25.116
Jumlah 88.344 0 10 -24.889
76
Menghitung tren dengan rumus
Y = a + b.x
ƩY ƩXY
𝑎 = 𝑏 =
𝑛 Ʃ𝑋 2
88.344 −24.889
= =
5 10
=17.668, =-2.488,9
Jadi Y = 17.668,8 + (-2.488,9) X
Tabel 3.6
Prediksi Jumlah DRM Pasien Baru Tahun 2019-2023
No. Tahun Y = a + bx Hasil
1. 2019 Y = 17.668,8+ (-2.488,9) (3) 10.202,1
2. 2020 Y = 17.668,8+ (-2.488,9) (4) 7.713,2
3. 2021 Y = 17.668,8+ (-2.488,9) (5) 5.224,3
4. 2022 Y = 17.668,8+ (-2.488,9) (6) 2.735,4
5. 2023 Y = 17.668,8+ (-2.488,9) (7) 246,5
Jumlah 26.121,5
b) Rak yang sudah tersedia dan sub rak

Saat ini RSUD Kraton Kabupaten Pekalongan memiliki
13 rak DRM dengan 5 sub rak dengan dua sisi terbuka yang
terbuat dari besi, sehingga dalam satu rak terdapat 10 sub rak.
c) Panjang pengarsipan
Panjang pengarsipan yang terdapat pada rak filling di RSUD
Kraton Kabupaten Pekalongan adalah :
PP = Panjang sub rak xΣsub rak kapasitas
= 291,5 x 10.cm
= 2915 cm
77
Jadi kapasitas atau isi dokumen rekam medis dalam satu rak
tersebut adalah :
= Jumlah sub rak x (panjang sub rak/rata-rata tebal DRM)
= 10 x (291,5/1.14)
= 10 x 255,70
= 2557 DRM
d) Kebutuhan rak
Tabel 3.7
Prediksi Kebutuhan Rak Filling Tahun 2019-2023
dengan File Expension 25%
No. Tahun File PP PP Kebutuhan
Expension Dibutuhkan Tersedia Rak
1. 2019 0,285 14.538 2915 5
2. 2020 0,285 10.991 2915 4
3. 2021 0,285 7.445 2915 3
4. 2022 0,285 3.898 2915 1
5. 2023 0,285 351 2915 0
Keterangan :
File Expension = rata-rata tebal DRM x 25%
= 1.14 x 25%
= 0,285
PP dibutuhkan = jumlah DRM X ( tebal DRM + hasil
hitung expansion)
PP tersedia = jumlah sub rak X panjang sub rak
Kebutuhan rak = PP dibutuhkan

PP tersedia
Jadi untuk prediksi kebutuhan rak DRM periode tahun 2019-

2023 dengan file expansion 25% adalah berjumlah 13 rak DRM,
78
jika saat ini tersedia sejumlah 13 rak DRM, maka sampai tahun
2023 tidak perlu menyediakan penambahan rak DRM lagi.
b. Work Flow Unit Kerja Rekam Medis RSUD Kraton Kabupaten

Pekalongan
Menurut hasil analisis penulis alur kerja di unit kerja rekam
medis RSUD Kraton Kabupaten Pekalongan adalah sebagai
berikut:
1) Alur Kerja TPPRJ dan Filling
Pasien yang akan berobat atau melakukan kontrol rutin ke
RSUD Kraton Kabupaten Pekalongan harus mendaftar dahulu
ke loket rawat jalan dengan mengambil nomor antrian untuk
selanjutnya dilakukan registrasi oleh petugas pendaftaran. Setiap
pasien diidentifikasi apakah sudah pernah berobat ke RSUD
Kraton Kabupaten Pekalongan atau belum, jika sudah maka
pasien menunjukkan kartu berobat untuk pasien lama dan KTP
untuk pasien baru. Setelah petugas pendaftaran meregistrasi
pasien, maka secara otomatis tracer akan tercetak di ruang
filling, setelah tracer tercetak maka petugas filing mencari
dokumen rekam medis milik pasien.
Untuk pasien SMS prosedurnya hampir sama, bedanya
pasien melakukan pendaftaran sehari sebelum pemeriksaan dan
hanya berlaku untuk pasien kontrol rutin. Pada saat hari
pemeriksaan pasien, pasien cukup membawa kartu kontrol dan
menunjukkannya pada petugas pendaftaran untuk selanjutnya
dilakukan registrasi.
Selanjutnya petugas distributor DRM akan mengantarkan
rekam medis dari fillingke poliklinik sesuai dengan poli tujuan
pasien. Setelah proses di poliklinik selesai perawat poli
mengembalikan DRM ke ruang filling untuk kemudian
79
dikembalikan ke rak penyimpanan rekam medis oleh petugas
filling.
Dalam pelaksanaan pendaftaran pasien rawat jalan di
RSUD Kraton Kabupaten Pekalongan sudah menggunakan
sistem rekam medis elektronik yang secara otomatis data
tersebut sudah tersimpan dalam sistem rumah sakit dan bisa
dibuka oleh bagian atau ruangan lain yang mempunyai ID
Password yang sesuai.
2) Alur Kerja TPPGD/TPPRI dan Filling
Setiap pasien yang datang untuk melakukan pendaftaran
rawat inap harus melakukan pendaftaran terlebih dahulu di
gawat darurat atau rawat jalan dengan menunjukkan SPO atau
surat perintah opname. Untuk pendaftaran pasien gawat darurat,
petugas TPPGD meminjam KIB dan KTP milik pasien untuk
registrasi pasien lama, jika pasien belum pernah berobat di
RSUD Kraton Kabupaten Pekalongan petugas melakukan
registrasi dan membuat KIB sesuai dengan kartu identitas
pasien.
Untuk pendaftaran pasien rawat inap terdapat dua jenis
prosedur, yaitu pesien rawat inap dari rawat jalan atau poliklinik
dan pasien rawat inap daari IGD. Kedua jenis pasien tersebut
harus membawa surat rujukan atau surat perintah opname agar
dapat dilakukan registrasi rawat inap oleh petugas. Setiap
permintaan dokumen rawat inap maupun gawat darurat tracer
tidak tercetak secara otomatis di ruang filling, tetapi petugas
akan menghubungi bagian ruang filling untuk peminjaman
DRM pasien dan petugas filling akan membuatkan tracer secara
manual.
3) Alur Kerja Assembling, Coding, Indexingdan Filling
Proses assembling di RSUD Kraton Kabupaten
Pekalongan dilakukan dengan close review yaitu kajian kualitas
80
isi berkas rekam medis terhadap pasien yang sudah selesai
mendapatkan pelayanan di rumah sakit. Close review bertujuan
untuk mengevaluasi kelengkapan isi rekam medis dan perakitan
rekam medis. Setelah rekam medis selesai di assembling,
selanjutnya dilakukancoding untuk diberikan kode diagnosis
dan tindakan.Setelah itu petugas codingakan menyerahkan
rekam medis ke bagianindexing, kemudian petugas indexing
akan melakukan pengindeksan rekam medis.Selanjutnya
petugas indexingmengembalikan berkas rekam medis ke bagian
fillinguntuk dikembalikan ke rak penyimpanan rekam medis.
4) Alur Kerja Pengolahan Rekam Medis dan Analisa Data
RSUD Kraton Kabupaten Pekalongan sudah
menggunakan SIMRS yang sudah terintegrasi jadi untuk
pengambilan pengolahan data rekam meis dan analisa data dapat
langsung di SIMRS RSUD Kraton Kabupaten Pekalongan..
Dari hasil pengamatan yang dilakukan, diketahui bahwa
alur kerja unit kerja rekam medis RSUD Kraton Kabupaten
Pekalongan sudah sesuai dengan teori yaitu mulai dari
assembling, coding, indexing, pengolahan rekam medis dan
analisa data kemudian kembali lagi ke filling.
c. Work Space
Letak Bagian-Bagian Area Kerja Unit Kerja Rekam Medis di
RSUD Kraton Kabupaten Pekalongan diantaranya terdiri dari:
1) TPPRJ
Tempat pendaftaran pasien rawat jalan di RSUD Kraton
Kabupaten Pekalongan terletak di sisi kiri lurus dari pintu
masuk rumah sakit dan terdiri dari 6 loket, 1 loket untuk
pendaftaran pasien umum, 3 loket untuk pendaftaran pasien
BPJS, dan 2 loket untuk pendaftran pasien SMS.
Fasilitas di tempat pendaftaran pasien rawat jalan antara
lain sebagai berikut:
81
a) Komputer : 4 unit
b) Printer : 5 unit
(1) Printer biasa : 1 unit
(2) Printer KIB : 1 unit
(3) Printer SEP : 3 unit
c) Meja panjang : 2 buah
d) Kursi : 6 buah
e) Telepon : 1 unit
f) Seperangkat ATK
2) TPPRI dan TPPGD
Tempat pendaftaran pasien rawat inap dan gawat darurat
terletak di pintu utama RSUD Kraton Kabupaten Pekalongan
dan terdiri dari 3 loket pendaftaran.
Fasilitas di tempat pendaftaran rawat inap dan gawat
darurat antara lain sebagai berikut::
b) Printer : 7 unit
(1) Printer biasa : 1 unit
(2) Printer SEP : 1 unit
(3) Printer label : 1 unit
(4) Printer gelang : 4 unit
c) Meja : 1 buah
d) Kursi : 4 buah
e) Telepon : 2 unit
f) Seperangkat ATK
3) Assembling, Indexing, dan Medico Legal
Bagian assembling terletak dalam satu ruang dengan
indexing dan medico legal. Fasilitas di bagian assembling,
indexing, dan medico legal antara lain sbagai berikut:
a) Meja : 6 buah
b) Kursi : 6 buah
82
c) Pembolong kertas : 2 buah
d) Telepon : 1 unit
e) AC : 1 unit
f) Paper clip
g) Gunting kertas
h) Stiker warna
i) Seperangkat ATK
4) Coding dan Casemix
Fasilitas yang ada pada bagian coding dan casemix antara
lain adalah sebagai berikut:
b) Meja : 12 buah
c) Kursi : 15 buah
d) Telepon : 1 unit
e) AC : 2 unit
f) Printer : 4 unit
g) Buku ICD-10 : 4 buah
h) Buku ICD 9 CM : 2 buah
5) Pengolahan Rekam Medis dan Analisa Data
b) Meja : 5 buah
c) Kursi : 6 buah
d) Telepon : 1 unit
e) Printer : 1 unit
f) AC : 2 unit
g) Seperangkat ATK
6) Filling
b) Telepon : 1 unit
c) Meja : 3 buah
d) Kursi : 4 buah
83
e) Printer : 2 unit
(1) Printer Label : 1 unit
(2) Printer Biodata : 1 unit
f) Rak berkas : 13 rak
g) Rol o’pack : 2 unit
h) Tas distribusi : 2 buah
i) Trolly : 2 buah
j) AC : 2 unit
k) Tracer
l) Outguide
m) Seperangkat ATK
Adapun gambar denah unit kerja rekam medis RSUD
Kraton Kabupaten Pekalongan diantaranya adalah:
1) TPPRJ
U
Gambar 3.3 Denah Ruang TPPRJ
Keterangan:
1: Meja pendaftaran
2: Meja pendaftaran
3: Meja pendaftaran
84
4: Meja pendaftaran
5: Kasir rawat jalan
6: Ruang tunggu pasien
7: Mesin nomor antrian
2) TPPRI dan TPPGD
Gambar 3.4 Denah Ruang TPPRI dan TPPGD

3) Assembling, Indexing, dan Medico Legal
Gambar 3.5 Denah Ruang Assembling, Indeksing dan

Medico Legal
85
4) Filling
Gambar 3.6 Denah Ruang Filling

Anthopometri Work Space pada bagian Filing di RSUD
Kraton Kabupaten Pekalongan:
1) Meja Panjang
a) Tinggi meja kerja : 77,7 cm
b) Panjang meja kerja : 218 cm
c) Lebar meja kerja : 49,2 cm
2) Meja Pendek
a) Tinggi meja kerja : 63,2 cm
b) Panjang meja kerja : 115,7 cm
c) Lebar meja kerja : 67,2 cm
d) Jarak monitor komputer ke pengguna : 50 cm
Dari hasil pengamatan , letak sarana kerja meja petugas di unit
kerja rekam medis RSUD Kraton Kabupaten Pekalongan belum
ergonomis karena hal ini dapat dilihat dari tata letak meja antar
bagian berada di lain ruangan.
86
B. Manajemen Mutu Unit Kerja Rekam Medis di RSUD Kraton
1. Quality Assurance Unit Kerja Rekam Medis di RSUD Kraton
Untuk mengetahui suatu quality assurance dirumah sakit, salah
satunya dapat kita lihat dari suatu pelayanan dirumah sakit tersebut.
Sasaran mutu yang digunakan di unit kerja rekam medis RSUD Kraton
Kabupaten Pekalongan berupa pemenuhan standar pelayanan minimal
pelayanan rekam medis dan menyediakan informasi untuk memenuhi
kebutuhan pihak manajemen guna dasar pengambilan keputusan.
Standar pelayanan minimal yang diterapkan di pelayanan rekam medis
RSUD Kraton Kabupaten Pekalongan sesuai dengan Kepmenkes No.
129 Tahun 2008, yaitu
a) Kelengkapan pengisian rekam medis 1 x 24 jam setelah selesai
pelayanan, dengan standar 100%.
b) Kelengkapan informed concent setelah mendapatkan informasi
yang jelas, dengan standar 100%.
c) Waktu penyediaan dokumen rekam medis pelayanan rawat jalan,
dengan standar ≤ 10 menit.
d) Waktu penyediaan dokumen rekam medis pelayanan rawat inap,
dengan standar ≤ 15 menit.
Dokumen standar pelayanan minimal direkap dan dilaporkan ke
PMKP setiap bulan, untuk selanjutnya dilaporkan setiap tahunnya ke
direktur rumah sakit. Untuk membantu terselenggaranya program
peningkatan mutu pelayanan rekam medis di RSUD Kraton
Kabupaten Pekalongan maka unit kerja rekam medis melaksanakan
kegiatan rapat rutin setiap bulan untuk mengevaluasi hasil kinerja
selama kegiatan pelayanan rekam medis dan rapat insidental yang
diselenggarakan sewaktu-waktu bila ada masalah atau sesuatu hal
yang perlu dibahas segera.
87
2. Manajemen Risiko Unit Kerja Rekam Medis di RSUD Kraton
Konsep manajemen risiko di fasilitas pelayanan kesehatan unit
kerja rekam medis RSUD Kraton Kabupaten Pekalongan adalah
ketepatan identifikasi pasien yang terdiri dari:
a) Pemasangan gelang identitas pasien
1) Warna Biru (untuk pasien laki-laki)
2) Warna Pink (untuk pasien perempuan)
b) Pemasangan gelang penanda
1) Warna Merah (untuk pasien dengan alergi)
2) Warna Kuning (untuk pasien resiko jatuh)
3) Warna Ungu (untuk pasien dengan kategori Do Not Resucitate
(DNR)
c) Identifikasi pasien dengan menggunakan 4 identitas yaitu : Nama,
No. RM, Tanggal Lahir, dan Alamat (sesuai KTP). Di SIMRS
identifikasi pasien menggunakan minimal 3 identitas yaitu Nama
Pasien, No. RM dan Alamat (sesuai KTP).
(1) Saat memasang gelang harus dijelaskan manfaat gelang pasien
dan bahaya bagi pasien yang menolak, melepas, menutupi gelang
dsb.
(2) Pasien di identifikasi :
(a) Sebelum pemberian obat, tranfusi atau produk darah
(b) Sebelum diambil sampai darah, urine atau cairan tubuh lain
untuk pemeriksaan klinis / laboratorium
(c) Sebelum dilakukan tindakan / prosedur
(3) Meminta pasien untuk mengingatkan petugas bila petugas tidak
melihat gelang identitas saat akan melakukan tindakan atau
memberi obat.
(4) Menerapkan labeling identitas pasien pada produk darah, obat,
cairan, jaringan dan makanan pasien.
88
(5) Proses identifikasi dengan cara :
(a) Pertemuan pertama dengan pasien :
i) Secara verbal, (tanyakan nama pasien, tanggal lahir dan
atau umur, alamat sesuai KTP).
ii) Secara visual (lihat ke gelang pasien, cek 3 dari 5
identitas yang ada, berikutnya croscek dengan dokumen
RM pasien).
(b) Pertemuan berikutnya : lihat secara visual ke gelang
identitas.
(6) Pengecualian prosedur identifikasi dapat dilakukan pada pasien
dengan kondisi gawat darurat atau tidak sadar baik di IGD, ICU,
kamar operasi dan ruang rawat lain dengan tetap memperhatikan
data pada gelang identitas pasien dan dokumen RM.
(7) Pasien dengan Nama Sama atau Hampir Sama harus diberi tanda
Hati Hati Pasien Dengan Nama Sama / Hampir Sama pada RM
dan semua formulir permintaan.
(8) Gelang identitas dipasang pada seluruh pasien rawat inap dan
pasien rawat jalan dengan tindakan Hemodialisa, Radioterapi dan
Kemoterapi.
(9) Pelepasan gelang identitas dilaksanakan pada saat :
(a) Pasien pulang dengan ijin, dilepas oleh perawat ruang rawat.
(b) Pasien pulang atas permintaan sendiri, dilepas oleh perawat
ruang rawat.
(c) Pasien meninggal dunia, dilepas oleh petugas kamar jenazah.
(d) Pasien dirujuk dengan indikasi, dilepas oleh perawat
pendamping saat operan dengan perawat rumah sakit yang
dituju.
89
3. Standar Pelayanan Minimal Unit Kerja Rekam Medis di RSUD
Standar Pelayanan Minimal Unit Kerja Rekam Medis dalam
Standar Pelayanan Rumah Sakit di RSUD Kraton Kabupaten
Pekalongan:
a) Kelengkapan pengisian rekam medis 1 x 24 jam setelah selesai
pelayanan, dengan standar 100%
Untuk mengetahui kelengkapan pengisian rekam medis setelah
selesai pelayanan, dilakukan analisa berdasarkan pengambilan data
AKPLRM yang didapatkan dari data rekapitulasi dokumen rekam
medis. Dari hasil analisa tersebut diperoleh data sebagai berikut :
Tabel 3.8
Kelengkapan pengisian rekam medis 1 x 24 jam setelah selesai
pelayanan, dengan standar 100 %
Kelengkapan
No Jumlah
Periode % Tidak %
. Lengkap
Lengkap
1. Jan 968 94,35 58 5,65 1.026
2. Feb 899 94,83 49 5,17 948
Jumlah 1867 94,57 107 5,43 1.974
Berdasarkan data diatas, dari 1.974 rekam medis rawat inap,

sebanyak 1867 rekam medis terisi lengkap dalam waktu kurang dari
2x24 jam setelah selesai pelayanan. Indikator kelengkapan rekam
medis dilihat dari terisi atau tidaknya identitas pasien, data riwayat
perjalanan penyakit pasien (anamnesis,pemeriksaan fisik dan
pemeriksaan penunjang, diagnosis, terapi dan tindakan yang
dilengkapi denganinformed consent dan laporan operasi), tanda
tangan/paraf dokter nama/inisial dokter, resume medis dan
keperawatan, kode penyakit dan tindakan pada ICD.
90
Kelengkapan = Jumlah RM Lengkap ≤ 24 𝑗𝑎𝑚 × 100%
Jumlah RM rawat inap
1867
= × 100% = 94,57 %
1974
Ketidaklengkapan = Jumlah RM Lengkap ≤ 24 𝑗𝑎𝑚 × 100%

Jumlah RM rawat inap
107
= × 100% = 5,43 %
1974
b) Kelengkapan informed concent setelah mendapatkan informasi yang
jelas, dengan standar 100%
Untuk mengetahui kelengkapan informed consent, penulis
mengambil sampel secara acak pada rekam medis rawat inap. Dari 5
sampel informed consent yang sudah diamati, tidak ada informed
consent yang tidak terisi lengkap. Karena kelengkapan informed
consent tersebut sudah di cek kelengkapannya oleh PJRM pada item
tanda tangan dan tanggal pembuatan informed consent, sebelum
akhirnya sampai pada bagian assembling.
c) Waktu penyediaan dokumen rekam medis pelayanan rawat jalan,
dengan standar ≤ 10 menit
Tabel 3.9
Waktu penyediaan rekam medis pelayanan rawat jalan
Waktu Kriteria
No Rekam
No. pengambilan yang (tercapai/tidak
Medis
dibutuhkan tercapai)
1. 478133 3' Tercapai
2. 473151 2' 46'' Tercapai
3. 478998 3'10'' Tercapai
4. 477065 2' 55'' Tercapai
5. 443326 2' 30'' Tercapai
91
Untuk mengetahui waktu penyediaan dokumen rekam medis
rawat alan penulis melakukan pengamatan pada pengambilan DRM
dengan menggunakan 10 sampel acak. Waktu untuk penyediaan
dokumenrawat jalan sekitar 2-3 menit, dihitung dari tercetaknya
tracer dirunag filing sampai rekam medis ditemukan. Waktu
penyediaannya sudah sesuai standar yang ditentukan yaitu ≤ 10
menit.
d) Waktu penyediaan dokumen rekam medis pelayanan rawat inap,
dengan standar ≤ 15 menit
Tabel 3.10
Waktu penyediaan rekam medis pelayanan rawat inap
Waktu Kriteria
No Rekam
No. pengambilan (tercapai/tidak
Medis
yang dibutuhkan tercapai)
1. 405223 8' 13'' Tercapai
2. 478220 9' 37'' Tercapai
3. 478081 8' 58'' Tercapai
4. 478729 8' 36'' Tercapai
5. 477047 10' 02'' Tercapai
Untuk mengetahui waktu penyediaan dokumen rawat inap,

Menurut pengamatan penulis rekam medis rawat inap tracer nya
tidak secara otomatis tercetak diruang filing. Akan tetapi petugas
TPPRI akan menelepon keruang filing untuk meminjam rekam
medis pasien dan petugas filing akan membuatkan tracer secara
manual yang berisi nomor rekam medis dan tanggal peminjaman.
Setela dokumen rekam medis ditemukan, petugas filling akan
mengantarkandokumen rekam medis ke loket TPPRI Jadi waktu
penyediaan dokumen rekam medis disediakan mulai dari petugas
TPPRI menelpon sampai dokumen rekam medis ditemukan ≤ 15
menit.
92
4. Akreditasi RSUD Kraton Kabupaten Pekalongan
RSUD Kraton Kab. Pekalongan adalah rumah sakit tipe B Non
Pendidikan yang terakreditasi paripurna tahun 2016.
Berdasarkan wawancara, RSUD Kraton Kab. Pekalongan telah
mengikuti akreditasi, yaitu:
a) Tahun 2002 : Standarisasi Rumah Sakit melalui KARS, RSUD
Kraton Kabupaten Pekalongan lulus akreditasi 5 pelayanan.
b) Tahun 2005 : Standarisasi Rumah Sakit melalui KARS dan lulus
terakreditasi 16 bidang pelayanan.
c) Tahun 2013 : Standarisasi Rumah Sakit melalui KARS dan lulus
terakreditasi 16 bidang pelayanan..
Tahun 2016, RSUD Kraton Kab. Pekalongan melakukan akreditasi
melalui KARS 2012. RSUD Kraton Kab. Pekalongan telah
mempersiapkan akreditasi tersebut dengan membentuk tim akreditasi
RSUD Kraton Kab. Pekalongan. Pada tanggal 24 – 26 November 2016
kegiatan akreditasi dilaksanakan dengan adanya surveyor dari tim
akreditasi KARS 2012. Hasil akreditasi tersebut, RSUD Kraton Kab.
Pekalongan lulus tingkat paripurna dengan sertifikat akreditasi rumah
sakit nomor KARS-SERT/489/XII/2016..
Dengan adanya perubahan kebijakan baru tentang Standar
Akreditasi Rumah Sakit (SNARS), RSUD Kraton Kabupaten
Pekalongan sedang mempersiapkan beberapa hal yang berkaitan dengan
akreditasi SNARS sesuai dengan tabel yang tertera di bawah ini :
93
Tabel 3.11
Aspek Persiapan Akreditasi SNARS di RSUD Kraton Kabupaten Pekalongan
UNIT REGULASI DOKUMEN OBSERVASI SIMULASI WAWANCARA
No
KERJA (R) (D) (O) (S) (W)
Mempraktikan pelayanan
UU KIB ( Kartu Indeks
Mengamati Pelayanan di TPPRJ di TPPRJ sesuai standar
Kesehatan Berobat )
yang berlaku
Mengamati fasilitas di TPPRJ Ditujukan untuk
1. TPPRJ Permenkes Trecer Hand Hygiene
efektif atau tidak petugas TPPRJ
SK Direktur Tempat pendaftaran rawat jalan
Biodata pasien baru BHD
SPO sudah sesuai standar/ tidak
Mempraktekan pelayanan
UU
General Consent Mengamati Pelayanan di TPPRI di TPPRI sesuai standar
Kesehatan
yang berlaku
Mengamati fasilitas di TPPRI Ditujukan untuk
2. TPPRI Permenkes Biodata Hand Hygiene
efektif atau tidak petugas TPPRI
SK Direktur Ceklis kelengkapan Tempat pendaftaran rawat inap
BHD
SPO RM 1 sudah sesuai standar atau tidak
,klkkmckb
UU Serifikat pelatihan Mengamati pelaksanaaan
Melakukan pengkodingan
Kesehatan pegawai pengkodingan Ditujukan untuk
3. Koding diagnosa dan tindakan
petugas Koder
Ijazah sesuai Fasilitas di Koding efektif atau
Permenkes Hand Hygiene
profesi tidak
SK Direktur STR Tempat Koding sudah sesuai
BHD
SPO Rekam Medis standar atau tidak
94
UU Mengamati pelaksanaaan Mengecek kelengkapan
Kesehatan pengkodingan rekam medis
Ditujukan untuk
Rekam medis Mengamati fasilitas di
4. Assembling Permenkes Hand Hygiene petugas
lengkap Assembling efektif atau tidak
assembling
SK Direktur Tempat Assembling sudah
BHD
SPO sesuai standar atau tidak
Mengamati pelaksanaaan Penyediaan rekam medis
UU kegiatan pada Filing dalam rawat inap dan rawat jalan
Kesehatan pengembalian dan sesuai standar yang
pengamambilan rekam medis berlaku
Mengamati fasilitas di Filing Ditujukan untuk
5 Filing Permenkes Hand Hygiene
efektif atau tidak petugas filing
Tempat Filing sudah sesuai
SK Direktur
standar atau tidak
Keamanan pada Filing sesuai BHD
SPO
standar atau tidak
95
C. Klasifikasi dan Kodefikasi Diagnosis Dan Tindakan Medis Unit Kerja
Rekam Medis di RSUD Kraton Kabupaten Pekalongan
Pemberian kode diagnosis penyakit dan tindakan di RSUD Kraton
Kabupaten Pekalongan dilakukan dengan cara manual dan elektronik.
Untuk kode diagnosis penyakit menggunakan panduan ICD-10 CM dan
untuk tindakan menggunakan pedoman ICD-9 CM. Sistem pengkodean di
RSUD Kraton Kabupaten Pekalongan ada 2 macam, yaitu pengkodean
pada rawat inap dan rawat jalan.
1. Pemberian Kode Diagnosis Penyakit Pasien Rawat Jalan
a) Petugas koding menerima lembar formulir verifikasi dari poliklinik
rawat jalan.
b) Petugas koding membaca diagnosa pasien.
c) Petugas melakukan konfirmasi kepada dokter atau perawat jika
diagnosa pasien tidak jelas, tulisan tidak terbaca dan/atau belum ada
diagnosa.
d) Petugas koding mencari kode diagnosa penyakit pada buku ICD-10
atau ICD-10 elektronik.
e) Petugas koding menulis kode penyakit pada formulir verifikasi pada
kolom kode diagnosa untuk pasien BPJS.
f) Petugas koding menyerahkan lembar formulir verifikasi yang telah
dikode ke bagian indeksing.
2. Pemberian Kode Tindakan dan Operasi Rawat Jalan
a) Petugas koding menerima lembar formulir verifikasi dari poliklinik
rawat jalan.
b) Petugas koding membaca tindakan atau operasi kecil.
c) Petugas melakukan konfirmasi kepada dokter, perawat, atau petugas
radiologi jika tindakan atau operasi kecil tidak jelas, tulisan tidak
terbaca dan/atau belum ada tindakan.
d) Petugas koding mencari kode tindakan atau operasi kecil pada buku
ICD-9 CM atau ICD-9 CM elektronik.
96
e) Kode ditulis pada lembar verifikasi pada kolom kode tindakan atau
operasi kecil.
f) Petugas koding menyerahkan formulir verifikasi yang telah dikode
ke bagian indeks.
3. Pemberian Kode Penyakit Pasien Rawat Inap
a) Petugas koding menerima dokumen rekam medis yang sudah
lengkap dari bagian assembling untuk dikoding.
b) Petugas koding membaca diagnosa pasien.
diagnosa pasien tidak jelas dan/atau tulisan tidak terbaca.
d) Petugas koding mencari kode diagnosa penyakit pada buku ICD-10
atas diagnosa yang ditulis oleh DPJP.
e) Petugas koding menulis kode penyakit pada lembar RM 1 dan
resume medis untuk pasien BPJS pada kolom kode diagnosa.
f) Petugas koding menyerahkan dokumen rekam medis yang telah
4. Pemberian Kode Tindakan dan Operasi Rawat Inap
a) Petugas menerima dokumen rekam medis yang sudah lengkap dari
bagian assembling untuk dikoding.
b) Petugas koding membaca tindakan atau operasi pasien.
tindakan atau operasi pasien tidak jelas dan/atau tidak terbaca.
d) Petugas koding mencari kode tindakan atau operasi pasien pada
buku ICD-9 CM atau ICD-9 CM elektronik.
e) Petugas koding menulis kode tindakan dan/atau operasi pada
lembar RM 1 dan resume medis untuk pasien BPJS pada kolom
kode tindakan.
f) Petugas koding menyerahkan dokumen rekam medis yang telah
Bila dilihat berdasarkan hasil analisis di lapangan, proses
pengkodean penyakit dan tindakan di RSUD Kraton Kabupaten
97
Pekalongan sudah sesuai dengan Standar Operasional Prosedur
Pengkodean RSUD Kraton Kabupaten Pekalongan. Berdasarkan
Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan,
pengkodean penyakit harus menggunakan ICD-10 Volume 1 dan 3
sedangkan untuk pengkodean tindakan ICD-9 CM. RSUD Kraton
Kabupaten Pekalongan telah melakukan pengkodean penyakit
menggunakan ICD-10 Volume 1 dan 3 serta pengkodean tindakan
menggunakan ICD-9 CM sesuai dengan Pedoman Manajemen
Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan. Namun pada kenyataan di
lapangan, petugas koding lebih banyak menggunakan hafalan saat
proses pengkodean, petugas koding juga seringkali menggunakan
bantuan Buku Pintar dalam melakukan pengkodean. Buku Pintar
tersebut berisi daftar penyakit, tindakan dan singkatan-singkatan
beserta kodenya, yang sering terjadi terhadap pasien rawat jalan, rawat
inap dan gawat darurat.
98
BAB IV
PENUTUP
A. Kesimpulan
1. Manajemen Unit Kerja Rekam Medis Di RSUD Kraton Kabupaten
Pekalongan
a) Berdasarkan metode WISN kebutuhan jumlah tenaga kerja unit kerja
rekam medis pada bagian TPPRJ, TPPRI, TPPGD, filling dan indexing
sudah sesuai. Sedangkan pada bagian assembling dan coding belum
sesuai.
b) Struktur organisasi RSUD Kraton Kabupaten Pekalongan dan unit kerja
rekam medis sudah sesuai dengan tipe rumah sakit. Pada instalasi kerja
rekam medis jumlah pegawai rekam medis RSUD Kraton Kabupaten
Pekalongan sebagian besar masih berpendidikan non D III rekam medis.
Dengan rincian 17 orang pegawai berlatar pendidikan DIII Rekam Medis
dan 28 pegawai dengan latar pendidikan non DIII Rekam Medis.
2. Manajemen Mutu Pelayanan Rekam Medis Di RSUD Kraton Kabupaten

Pekalongan
a) Dalam meningkatkan dan mempertahankan mutu pelayanan rekam medis
di RSUD Kraton Kabupaten Pekalongan memiliki 4 sasaran mutu, yang
terdiri dari kelengkapan pengisian rekam medis 1 × 24 jam setelah
selesai pelayanan, kelengkapan informed consent setelah mendapatkan
informasi yang jelas, waktu penyediaan dokumen rekam medis pelayanan
rawat jalan, dan waktu penyediaan dokumen rekam medis pelayanan
rawat inap.
b) Unit kerja rekam medis di RSUD Kraton Kabupaten Pekalongan telah
menerapkan konsep manajemen risiko ketepatan identifikasi pasien.
99
c) Standar Pelayanan Minimal unit kerja rekam medis di RSUD Kraton
Pekalongan untuk presentase kelengkapan pengisian rekam medis 1 × 24
jam setelah pelayanan sebesar 94,57% sehingga belum mencapai standar
yaitu 100% dan kelengkapan pengisian informed consent setelah
mendapatkan informasi jelas sudah sesuai standar yaitu lengkap 100%.
d) RSUD Kraton Kabupaten Pekalongan adalah rumah sakit tipe B Non
Pendidikan yang terakreditasi paripurna tahun 2016, dan sedang
mempersiapkan untuk akreditasi SNARS pada bulan Agustus 2019.
3. Klasifikasi dan Kodefikasi Penyakit Dan Tindakan Di RSUD Kraton

Pelaksanaan pengkodean di RSUD Kraton Kabupaten Pekalongan
sudah sesuai dengan Standar Operasional Prosedur Pengkodean RSUD
Kraton Kabupaten Pekalongan dengan menggunakan ICD-10 Volume 1 dan
3 serta ICD-9 CM baik manual maupun elektronik.
B. Saran
1. Pengurangan tenaga kerja di bagian assembling dan coding dengan cara
dialihkan ke bagian lain atau dengan penambahan tugas pokok dan fungsi.
2. Peningkatan kinerja PJRM sehingga kelengkapan pengisian rekam medis
dapat dilengkapi 1 x 24 jam setelah selesai pelayanan.
3. Peningkatan persiapan Akreditasi SNARS agar MIRM bisa dinilai dengan
nilai maksimal.
4. Peningkatan kejelasan dalam menulis diagnosa penyakit maupun tindakan
bagi dokter, sehingga perlu diadakan sosialisasi terkait kejelasan penulisan
diagnosa penyakit dan tindakan kepada dokter penanggung jawab pasien
agar ketepatan kode lebih akurat.
100

BAB III Izza

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

BAB III Izza

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

BAB III

HASIL DAN PEMBAHASAN

A. Manajemen Unit Kerja Rekam Medis di RSUD Kraton Kabupaten

Waktu Kerja Tersedia = [A – (B + C + D + E) ] x F

Jadi untuk pegawai Instalasi Rekam Medis RSUD Karton

b. Menetapkan unit kerja dan kategori SDM

7. r Coding RI 10 Menit 29 × 313 104250 10425

d. Menyusun standar kelonggaran

Standar kelonggaran =1440+9390+4695

Dari hasil analisa standar beban kerja, standar kelonggaran dan

5. Indexing 1 orang 1 orang Sesuai

7. Filling 5 orang 5 orang Sesuai

Berdasarkan tabel di atas, jumlah tenaga di unit TPPRJ, TPPGD,

Gambar 3.1 Struktur Organisasi RSUD Kraton Kabupaten Pekalongan

Gambar 3.2 Struktur Organisasi Unit Kerja Rekam Medis RSUD

Indra Fajar Triyono,

19. Firman Riyadi, Staff PJRM DIII RMIK

23. Dwi Arief

25. Wihes Ilmiyah,

3. Perencanaan Fasilitas Unit Kerja Rekam Medis di RSUD Kraton

Jadi Y = 17.668,8 + (-2.488,9) X

b) Rak yang sudah tersedia dan sub rak

PP tersedia = jumlah sub rak X panjang sub rak

Kebutuhan rak = PP dibutuhkan

Jadi untuk prediksi kebutuhan rak DRM periode tahun 2019-

b. Work Flow Unit Kerja Rekam Medis RSUD Kraton Kabupaten

Gambar 3.3 Denah Ruang TPPRJ

Gambar 3.4 Denah Ruang TPPRI dan TPPGD

Gambar 3.5 Denah Ruang Assembling, Indeksing dan

Gambar 3.6 Denah Ruang Filling

Berdasarkan data diatas, dari 1.974 rekam medis rawat inap,

Ketidaklengkapan = Jumlah RM Lengkap ≤ 24 𝑗𝑎𝑚 × 100%

Untuk mengetahui waktu penyediaan dokumen rawat inap,

2. Manajemen Mutu Pelayanan Rekam Medis Di RSUD Kraton Kabupaten

3. Klasifikasi dan Kodefikasi Penyakit Dan Tindakan Di RSUD Kraton

Anda mungkin juga menyukai