AYUDA DE MEMORIA TELECONFERENCIA (Ajustada noviembre

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TEMAS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS
PROYECTO DE APOYO AL PROGRAMA TRINACIONAL OTCA GTZ

FECHA Y
Noviembre 5 de 2010
LUGAR
OTCA GTZ
Adriana Rivera
Antonio Espín
PERU
Teófilo Torres
Paola Angulo
Iveth Díaz
ECUADOR
Angel Onofa
PARTICIPAN
Luis Borbor
TES
COLOMBIA
Diana Castellanos
Jefferson Rojas
Verónica Leontes
FONDO PATRIMONIO NATURAL
Ana Isabel Martínez
Secretaria Técnica (ST):
Olga Lucía Toro

Aprovechando la participación en la Décima Conferencia de las

Partes realizada en Nagoya (Japón), integrantes del Programa
Trinacional Sr. Angel Onofa (Ecuador), Sra. Marina Rosales (Perú),
Sra. María Fernanda Cuartas (Colombia) y representantes de la
OTCA (Sr. Antonio Matamoros) se acordó realizar una
teleconferencia para viabilizar la ejecución del Proyecto de Apoyo
ANTECEDEN
al Programa Trinacional financiado con recursos OTCA GTZ. Es así
TES
como se definió el día 5 de noviembre a las 14 horas como la fecha
y hora de desarrollo de tal conversación grupal vía skype. Se
acordó que la convocatoria a los participantes estaría a cargo de
las autoridades de los Sistemas de Áreas Protegidas de cada país.
Se definió un temario a tratar con los puntos que se presentan a
continuación.
1. Ajuste presupuesto del Proyecto para Perú y Colombia,
mecanismos de comunicación con OTCA y mecanismos de
contratación.
2. Actualización de información sobre contactos Programa
Trinacional en cada país.
TEMAS
3. Auditorías: costos de las auditorías.
4. Garantías: porcentaje de las garantías.
5. Recursos del POA Regional
6. Manejo de recursos de contrapartidas con recursos CAN y su
armonización con presupuestos del Proyecto OTCA GTZ

Desarrollo de la Teleconferencia
ACUERDOS
SOBRE LOS 1. Ajuste presupuesto del Proyecto para Perú y Colombia,
TEMAS mecanismos de comunicación con OTCA y mecanismos de
DESARROLL contratación.
ADOS
Sobre el tema de los procedimientos para contrataciones y
adquisiciones GTZ aclara que para cada país los Fondos deben
adoptarse mecanismos y procedimientos ágiles, que garanticen el
cumplimiento de la normatividad vigente. Normalmente se trata
de procedimientos que contemplan 3 proformas para el caso de
adquisiciones y procesos de convocatoria para el caso de
contrataciones de personal.
En este sentido, para el caso de Ecuador dado que los recursos se
administrarán por parte de GTZ Ecuador, el MAE como autoridad
puede presentar sugerencias de las empresas a las cuales se
puede comprar, recomendar consultores a ser contratados y la GTZ
tendrá en cuenta tales recomendaciones en los procesos de
compras y contratación. La comunicación sobre los temas
relacionados con los convenios suscritos entre la GTZ y los Fondos
Patrimonio Natural y Profonanpe será canalizada hacia la OTCA a
través de los Fondos, para el caso de los temas procedimentales
financieros y administrativos.

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Cada Fondo deberá enviar a la OTCA los informes técnicos,
administrativos y financieros de cada convenio, previa aprobación
de la autoridad ambiental del país respectivo; el envío de la
información se hará a través de la Secretaría Técnica, la misma
que hará envío a la OTCA por vía cancillería y hará circular esa
información entre las autoridades de los Sistemas de Áreas
Protegidas de los países.

Tales informes deberán elaborarse en formatos trimestrales de

GTZ, los cuales serán enviados por el Sr. Antonio Espín
oportunamente, formatos que deberán ser puestos en
conocimiento de los integrantes del Programa Trinacional.

Los mecanismos al interior de cada país para elaboración de

informes deberán hacerse de acuerdo con lineamientos que
internamente se establezcan en el marco del Programa Trinacional
y sus diferentes instancias.

Además de los informes a la GTZ seguirán implementándose otros

mecanismos de evaluación e informes definidos por el Programa
Trinacional en el marco del Comité Técnico (semestrales, otros).

Para aclaración de dudas sobre temas administrativos y financieros

se establecerán comunicaciones directas entre los Fondos y la GTZ,
con el fin de agilizar la ejecución de las diferentes actividades.

Lo relativo a modificaciones en temas estructurales del Proyecto

(objetivos, metas, indicadores) éstas deberán ser aprobadas por el
Directorio del Programa e informadas a OTCA por la vía de las
cancillerías.

Con respecto a contrataciones específicas, se aclara que la

selección del Coordinador Regional del Proyecto ya fue realizada
por el Directorio del Programa Trinacional siguiendo un proceso
liderado por las autoridades de los Sistemas de Áreas Protegidas
de los tres países, el cual ha sido documentado y cuyos resultados
fueron informados mediante oficio de la Secretaría Técnica del
Programa a la OTCA, enviado por vía cancillería colombiana en el
mes de octubre.

Podrán hacerse ajustes al presupuesto que manejan Patrimonio

Natural (Colombia y componente Regional) y PROFONANPE (Perú)
los cuales se deberán desglosar indicando los rubros
correspondientes a los costos administrativos que correspondan
al 7%. Esto no aplica para el caso de Ecuador dado que GTZ
Ecuador asumirá con su equipo todo el tema administrativo, según
lo manifestado por Antonio Espín y Adriana Rivera.

TAREA PENDIENTE

Se acuerda que la delegada de Patrimonio Natural realizará éstos

ajustes para el caso de Colombia y el tema Regional, y socializará
esta necesidad a su par en PROFONANPE, de manera que tales
ajustes sean realizados durante la próxima semana (8 al 12 de
noviembre), facilitando que la firma de convenios entre los Fondos
y GTZ se haga en la tercera semana del mes de noviembre.

2. Actualización de información sobre contactos Programa

Trinacional en cada país
Se enviará desde la Secretaría Técnica un mensaje vía correo
electrónico a los integrantes del Programa indicando los
cambios que se han dado a nivel de cada país y en la
Secretaría Técnica del Programa.
Se aclara que tal oficio ya fue enviado desde la Secretaría
Técnica a las cancillerías por la vía de la cancillería
colombiana.
Se acuerda que la Secretaría Técnica elaborará una
comunicación dirigida a la OTCA indicando cuáles son las
personas delegadas al Programa Trinacional en cada país y
Fondo, oficio que serán enviado con copia a las distintas
autoridades de los Sistemas de Áreas Protegidas.

Los contactos directos con la GTZ serán los delegados de los

Fondos, ya que estos son los responsables de la ejecución
financiera y el cumplimiento de las metas establecidas en el

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acuerdo. Cada país organizará internamente la relación
financiera y técnica, responsabilidad directa de los Fondos, así
como la responsabilidad de cada una de las autoridades de los
sistemas de áreas protegidas y los Jefes de las mismas..

3. Auditorías: costos de las auditorías.

El Grant Agreement exige la realización de una auditoría para el

caso de cada Fondo administrador de recursos, punto en el que los
Fondos proponen dos alternativas frente a estos puntos: a).
Aumentar el porcentaje de recursos administrativos para realizar
una auditoría externa, punto frente al cual se aclara que tal
aumento no es posible dados los acuerdos en tal sentido que se
han dado desde las conversaciones iniciales con Alemania.
b).Una segunda alternativa es que GTZ apruebe que tales
auditorías se hagan por las firmas que los Fondos tienen
contratadas en el marco de sus procesos normales.
Se acuerda que la segunda alternativa es la adecuada y por tanto
los Fondos comunicarán y argumentarán ésta posibilidad a la
Secretaría Técnica quien hará llegar tal información a la OTCA por
la vía de cancillería.
GTZ aclara que para el caso de Ecuador el mecanismo de auditoría
no aplica por tratarse de recursos a ser ejecutados por la misma
agencia.

TAREA PENDIENTE
Se acuerda enviar comunicación de los Fondos a la Secretaría
Técnica del Programa y ésta, vía cancillería a la GTZ, con el fin
de solicitar formalmente el que la auditoria sea realizada por
las firmas externas que auditan a los Fondos Patrimonio Natural
y PROFONANPE.

4. Garantías: porcentaje de las garantías.

De acuerdo con el Grant del Proyecto, la GTZ estipula que debe

reservarse un 10% del monto total a ejecutar, como garantía de la
capacidad de las instituciones para ejecutar adecuadamente los
recursos.

Una vez finalice la ejecución del Proyecto, los Fondos presentarán los
respectivos informes finales (técnico, administrativo y financiero) que
una vez sean aprobados y recibidos a satisfacción por parte de GTZ
darán vía a la entrega de los recursos del 10% que los Fondos
ejecutaron como garantía (por ejemplo con recursos propios, etc.).
De no ser posible que los Fondos asuman ese 10%, significará que el
Proyecto solo podrá ejecutarse hasta un 90% y que la GTZ no hará
devolución de ese 10% dado que corresponde a la garantía de
ejecución adecuada. Solo se hará entrega de ese 10% de garantía
una vez se ejecute todo el Proyecto.

Al respecto, los Fondos solicitan que se disminuya ese porcentaje al

5%, frente a lo cual GTZ aclara que tal disminución no es posible y
que el porcentaje del 10% destinado a garantía deberá mantenerse
hasta tanto se ejecute todo el proyecto.

La delegada del Fondo Patrimonio Natural (Colombia) aclara que

elevará esta información a la Dirección del Fondo de manera que se
definan las acciones a seguir en tal sentido. Así mismo, informará a
sus pares en Profonanpe (Perú) con el fin de facilitar el que durante la
próxima semana (en el marco de la reunión de los Fondos de Áreas
Protegidas a realizarse en México), los Directores conjuntamente
puedan discutir y tomar las decisiones pertinentes en aras de cumplir
con la exigencia de la garantía.

GTZ aclara que en el caso de Ecuador este tema no tiene aplicación

dado que será GTZ Ecuador la encargada del manejo de los recursos.

TAREA PENDIENTE
Cada uno de los Fondos deberá definir e informar a la
Secretaría Técnica y a la autoridad del sistema de áreas
protegidas respectivo si se encuentra en capacidad de asumir
la garantía solicitada.

3
5. Recursos POA Regional

Frente al tema de la ejecución del POA Regional del Proyecto, a

cargo del Fondo Patrimonio Natural la delegada del Fondo
manifiesta que no se incluyeron en los gastos administrativos lo
relativo a gastos bancarios y que la ejecución de recursos
regionales implicará un alto porcentaje de tales gastos, dado que la
sede del Proyecto estará en Tarapoa (Ecuador) y esto exige
transferencias de recursos entre los dos países. Por tanto,
presenta dos propuestas a saber:
a). Una primera alternativa que consiste en aumentar el monto del
rubro administrativo (actualmente en el 7%) para incluir lo que se
calcule corresponderá a los gastos bancarios de acuerdo con las
programaciones de pagos para el tema regional.
b). Una segunda alternativa consistente en que sea GTZ Ecuador la
que se encargue de la administración de los recursos regionales
dado que la sede del Proyecto está localizada en Tarapoa
(Ecuador), lo cual disminuiría tales gastos bancarios con el
consiguiente ahorro de recursos.
Al respecto GTZ aclara que dado que la administración de los
recursos regionales quedó por decisión del Directorio del Programa,
motivada por la oferta de tal servicio que hizo el mismo Fondo en
reunión del mes de junio de 2010 en Quito y por la política del
Programa Trinacional de fortalecer las instancias y organizaciones
de los países, razón por la cual GTZ desde un principio no se
consideró como alternativa para el manejo de los recursos, salvo
el caso de Ecuador en el que se presta esa colaboración dada la
coyuntura interna del país en temas de Fondos.

Lo anterior implica que las decisiones tomadas por el Directorio del

Programa solo podrán ser modificadas por esta misma instancia y
deberán ser comunicadas a la GTZ Alemania, lo cual conllevaría a
un considerable retraso en la ejecución del Proyecto por cuanto se
aproxima fin de año y la temporada navideña en la que hay un
cese de actividades en esa agencia de cooperación. Todo lo cual
pone en riesgo la posibilidad de ejecutar el Proyecto.

Frente al tema de los gastos bancarios se aclara que éstos deben

estar incluidos en los gastos administrativos (7%), porcentaje que a
su vez deberá presentarse por parte de los Fondos detalladamente,
de manera que se muestren claramente los gastos que son
cubiertos con dichos recursos. Se reitera por parte de GTZ que el
monto destinado a gastos administrativos no podrá ser modificado.

Con respecto al 7% del presupuesto destinado a administración

para el caso de Ecuador, la GTZ indica que tal porcentaje debe ser
removido del Presupuesto Regional y por tanto no será ejecutado
dado que será asumido por GTZ Ecuador.

TAREA PENDIENTE
El Fondo Patrimonio Natural enviará la respectiva modificación del
presupuesto regional a la Secretaría Técnica, quien a su vez deberá
reenviarla a los países a fin de ser analizado y aprobado en el
Directorio.

Tal supresión implica que deben realizarse ajustes al presupuesto

Regional, los cuales deberán ser hechos durante la segunda
semana de noviembre y deberán ser enviados a las autoridades
ambientales de los países para ser aprobados, una vez surtido este
trámite deberán enviarse a la OTCA por vía cancillería. Se aclara
por parte de GTZ que no se requiere de envío de los mismos para
aprobación de GTZ Alemania de modo que no se generen demoras
adicionales para la ejecución del Proyecto.

Con respecto a estos temas la delegada del Fondo Patrimonio

Natural indica que elevará estos temas a la Dirección del Fondo de
manera que se tomen las decisiones correspondientes; por lo cual
se solicitó a esta delegada que el Fondo se pronuncie la próxima
semana sobre estos particulares de manera que se agilice el
proceso y pueda darse en la tercera semana del mes de noviembre
los contratos con GTZ para la ejecución del componente regional
del POA del Proyecto y de los recursos destinados a Colombia. Esto
dada la urgencia puesto que el plazo máximo de ejecución es a
noviembre de 2011, razón por la cual las actividades proyectadas a
12 meses están en mora de ser iniciadas.

4
 TAREA PENDIENTE
El Fondo Patrimonio Natural deberá valorar los gastos
financieros (tipo de cambio y gastos bancarios) y ajustar
presupuesto del componente regional, el cual será enviado a la
Secretaría Técnica quien lo presentará a las autoridades de los
Sistemas de Áreas Protegidas de los países para su aprobación
y reenvío a la OTCA vía Cancillería.

6. Manejo de recursos de contrapartidas con recursos CAN

y su armonización con presupuestos del Proyecto OTCA
GTZ

Se aclara que dado que los recursos de la CAN no pueden ser

transferidos, la ejecución de contrapartidas con recursos de este
financiador se hará directamente por parte del mismo, atendiendo
a recomendaciones en materia de contrataciones, equipos a
adquirir y proveedores.

La Secretaría Técnica facilitará la armonización de los presupuestos

de los proyectos del Programa, de manera que se evidencie su
complementariedad y esto pueda ser debidamente soportado ante
GTZ y otras entidades financiadoras.

En este punto se presenta una inquietud con respecto a la

armonización presupuestal, específicamente en el numeral 3.1.3
del Proyecto de Apoyo al Programa Trinacional, por lo cual se
acordó entre los tres Jefes de las Áreas Naturales Protegidas y la
Secretaría Técnica la discusión de ese tema durante la segunda
semana de noviembre, de manera que puedan realizarse las
aclaraciones y tomarse las medidas que se requieran para
garantizar la armonización del presupuesto. Esto aprovechando la
posibilidad de realizar una reunión en Lima en la que participarían
la Dra. Mariella Cánepa (CAN), el Jefe de la ZR Güeppí y la
Asistente Técnica de la Secretaría del Programa.

El Ecuador pidió a través del Jefe de Área de la Reserva Cuyabeno

cómo será el trámite en el caso de actividades que son
compartidas entre CAN y OTCA, tema que tiene una alta
importancia debido a que dicha área protegida ya presentó su plan
de inversión para el periodo octubre-diciembre de 2010.

Elaborada por: Olga Lucía Toro C.

Asistente Técnica. Secretaria Técnica Programa Trinacional